Standardowe wydruki w programie Comarch ERP Optima Płace i Kadry

W programie istnieje wiele standardowych wydruków, dostępnych z poziomów list i formularzy.

Kilka uwag do wydruków:  

  • Świadectwo pracy (Crystal, xml) – okresy nieskładkowe – na podstawie ustawy o emeryturach i rentach z FUS do okresów nieskładkowych należą: wynagrodzenia chorobowe, zasiłki chorobowe, opiekuńcze, rehabilitacyjne oraz wychowawcze, nieobecności usprawiedliwione (kod świadczenia/przerwy 151) oraz inna nieobecność 350.
  • Tylko standardowo zdefiniowana nieobecność służba wojskowa (kod 350) zostanie wydrukowana wyłącznie w pkt 7. świadectwa pracy. Nieobecność zdefiniowana przez użytkownika (nawet skopiowana ze standardowej) będzie wykazana w okresach nieskładkowych, a nie będzie jej w pkt. 7.
  • Wydruk Nieobecności RSA uwzględnia następujące „pozycje na deklaracji ZUS”: 111,112, 121, 122, 151, 152, 155, 350, 311, 312, 313, 314, 321, 322, 331, 332, 333, 334.
  • Nieobecności ZUS – warunki do wykazywania nieobecności na tym raporcie: wykazywane są wszystkie nieobecności, które w konfiguracji mają ustawiony typ nieobecności „zwolnienie ZUS”, wykazywane są również nieobecności, które w konfiguracji maja ustawiony typ nieobecności „usprawiedliwiona” i jednocześnie jedną z „pozycji na deklaracji ZUS”: 155, 311, 312, 313, 314, 321, 322, 331, 332, 333, 334.
  • Podsumowanie list płac wg deklaracji / wg okresu – nie wymaga zaznaczenia odpowiednich list. Ustawienia filtra na oknie list płac nie ma wpływu na ten wydruk – jedynym kryterium wykazywania wypłat jest wskazany w parametrach przed wydrukiem miesiąc deklaracji/okres wypłaty.  



Wydruki do Worda (XML)

Poza standardowymi wydrukami program Comarch ERP Optima został wzbogacony o najczęściej używane wydruki, które są edytowane w programie Word i pozwalają na modyfikację jego treści.

Uwaga

Parametr Nazwa programu dla wydruków do Worda (XML): dostępny z poziomu Konfiguracji /Stanowisko /Ogólne/ Wydruki, pozwala na określenie domyślnego programu, w którym będą edytowane standardowe wydruki do Worda (XML).

Standardowo podpowiada się winword.exe co oznacza, że wydruki podnoszą się w aplikacji MS Word, również wtedy, gdy oprócz niego zainstalowany na stanowisku jest Open Office Writer.

Jeżeli w konfiguracji wpisany został swriter.exe, to wydruki edytowane są poprzez Open Office Writer, również wtedy, gdy na stanowisku zainstalowany jest także MS Word.

W pozostałych sytuacjach program Comarch ERP Optima nie będzie generował poprawnych wydruków. Jeżeli zostanie wprowadzony dowolny ciąg znaków, niepozwalający na uruchomienie wskazanej aplikacji, to w momencie wywołania wydruku pojawi się komunikat Błąd uruchamiania programu [Nazwa_programu]. Nie można odnaleźć określonego pliku.

Uwaga
Wydruki edytowalne w programie MS Word (oznaczone jako Wydruki do Worda (XML)) dostępne są tylko z poziomu przycisku Wydruk danych . Nie jest możliwe wygenerowanie wydruku za pomocą Podglądu wydruku.




Wydruki wysyłane za pośrednictwem e-maila

Wysyłanie wydruku jako załącznik wiadomości e-mail

Z poziomu Formularza danych kadrowych pracownika, formularza deklaracji podatkowej pracownika (PIT-11, PIT-8C, IFT-1R/IFT-1), Formularza wypłaty pracownika oraz Formularza umowy możliwe jest wysłanie wybranego wydruku na E-mail podany na formularzu danych kadrowych (zakładka [Ogólne]).

W momencie wybrania odpowiedniego wydruku z opcji Wyślij (dostępnej na wstążce) podnosi się okno wiadomości z uzupełnionym odbiorcą e-maila (adres e-mail pracownika) oraz załącznikiem (do nazwy załącznika wstawia się na początku Nazwisko_Imię, a na końcu dodatkowo data i godzina, np.: Zama_Robert_Wydruki kadrowe_Karta pracy_20110210_120323.pdf).

Wydruk kaskadowy do e-maila

Z poziomu listy Deklaracje PIT pracowników dostępne są dla deklaracji PIT-11, PIT-8C i IFT-1/1R (dla najnowszych wersji tych deklaracji) wydruki kaskadowe do emaila z zapisem wydruku dla każdej zaznaczonej pozycji do oddzielnego pliku PDF. Omawiane wydruki są oznaczone jako nazwa wydruku plus informacja wiele plików – e-mail np.: PIT11(XX) – (wiele plików e-mail).

Z poziomu listy Wypłaty pracowników dostępne są również wydruki kaskadowe Kwitek wypłaty (wiele plików e‑mail), Kwitek wypłaty dla oddeleg.(wiele plików – e-mail) i Rachunek do umowy (wiele plików – e-mail).

Jeżeli użytkownik posiada licencję na moduł Comarch ERP Optima CRM i ma skonfigurowaną skrzynkę pocztową w programie Comarch ERP Optima, to może te wydruki wykorzystać do seryjnej wysyłki e-maili do pracowników. W takiej sytuacji dla każdego z zaznaczonych pracowników zostanie utworzona oddzielna wiadomość pocztowa z jego adresem i załączonym wydrukiem, dotyczącym konkretnego pracownika.

 




Archiwum wydruków

Uwaga
Podgląd elektronicznych kopii wydruków jest możliwy tylko w przypadku posiadania licencji na moduł Comarch ERP Optima Obieg Dokumentów.

Funkcjonalność została szczegółowo opisana w Archiwum wydruków.

Dodatkowo lista rodzajów jest uzależniona od pobranych modułów. Jest zawężana do takich, jakie są dostępne w ramach wykorzystywanych modułów. Przykładowo, jeśli użytkownik nie zalogował się do modułu Comarch ERP Optima Kadry i Płace – automatycznie nie będzie widział wydruków wykonywanych z poziomu tego modułu.

Wydruki zapisywane jako kopia elektroniczna (widoczne w Archiwum wydruków) zawierają informacje pozwalające na ich łatwe zidentyfikowanie (wyszukanie):

  • wydruki wykonane z poziomu formularza pracownika – nazwisko i imię pracownika,
  • wydruki wykonane z poziomu formularza umowy cywilnoprawnej – nazwisko i imię pracownika, numer umowy i okres jej trwania,
  • wydruki wykonane z poziomu formularza wypłaty pracownika – nazwisko i imię pracownika, numer wypłaty, jej rodzaj (np. etat, umowa) i okres za jaki została naliczona,
  • wydruki wykonane z poziomu formularzy deklaracji podatkowych pracownika – nazwisko i imię pracownika, typ deklaracji (np. PIT-11) i rok za który została naliczona.




Udostępnianie wydruków w Comarch ERP Optima do aplikacji Comarch HRM

W Comarch ERP Optima jest możliwość udostępnienia wydruków do aplikacji Comarch HRM. Wydruki w Comarch HRM będą widoczne dla zalogowanego użytkownika. W Comarch ERP Optima można udostępnić wydruki dotyczące pracowników z poziomu:

  • formularza danych kadrowych pracownika,
  • listy pracowników,
  • formularza wypłaty,
  • listy wypłat,
  • formularza deklaracji pracownika: PIT-11, IFT-1/1R, PIT-8C,
  • listy deklaracji pracowników.

W Comarch ERP Optima można wskazać, które wydruki mają być udostępnione w aplikacji Comarch HRM z dwóch poziomów:

  • z menu Wydruk danych,
  • w Archiwum wydruków.

W celu udostępnienia wydruku na przykład Skierowanie na badanie lekarskie należy wejść na formularz pracownika, wybrać Wydruk danych, wskazać odpowiedni wydruk i wybrać opcję Udostępnij do Comarch HRM.

Wydruk danych – udostępnianie wydruku

Po wybraniu tej opcji w module Obieg dokumentówArchiwum wydruków pojawia się udostępniony wydruk. W analogiczny sposób można udostępnić seryjnie wydruki dla wielu pracowników (PIT-11, Raport roczny ZUS RMUA, kwitki wypłat), korzystając z wydruków seryjnych na przykład kwitek wypłaty (wiele plików – e-mail).

Archiwum wydruków – udostępniony wydruk do HRM

Drugi sposób udostępniania wydruków do Comarch HRM dostępny jest  po wejściu w Archiwum wydruków (moduł Obieg dokumentów).

Z poziomu Archiwum wydruków udostępniamy te kopie elektroniczne, które mają:

  • uzupełnioną nazwę wydruku,
  • powiązane są z pracownikiem.

Udostępnienie wydruku wywołujemy z menu kontekstowego. Z tego też poziomu możemy zablokować wyświetlanie wydruku w aplikacji Comarch HRM.

Menu kontekstowe

W Archiwum wydruków kolumny Comarch HRM oraz Nazwa wydruku można wywołać na listę poprzez wybór kolumn. W kolumnie Comarch HRM znajduje się informacja czy wydruk jest dostępny w aplikacji Comarch HRM. W kolumnie Nazwa wydruku jest informacja pod jaką nazwę dany wydruk będzie widoczny w Comarch HRM.




Współpraca Comarch ERP Optima z Formularzami IPS

Uwaga
Opcja dostępna tylko w wersji stacjonarnej programu Comarch ERP Optima. Współpraca z formularzami IPS jest niedostępna w wersji usługowej Comarch ERP Optima.

Programy Formularze IPS i Biuro Rachunkowe IPS oferują niemal 3 000 wzorów różnego rodzaju druków i formularzy. Dzięki integracji programu Formularze IPS z systemem Comarch ERP Optima Klienci obydwóch systemów mają możliwość szybszego wypełniania formularzy – dane identyfikacyjne i adresowe mogą być pobierane z bazy Comarch ERP Optima.

Z poziomu słownika pracowników oraz z poziomu formularza pracownika, udostępniono pod ikoną  – funkcję dodatkową: Formularze IPS / Lista druków. Funkcja umożliwia wywołanie listy druków z najnowszej wersji programu Formularze IPS.

Na wybrane druki np. NIP-1, VAT-R itd. przenoszą się tylko dane identyfikacyjne i/lub teleadresowe:

  • firmy (np. na formularze z grupy VAT przenoszą się dane z gałęzi Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ VAT‑7,VAT-UE, poza danymi identyfikacyjnymi można przenosić również numery firmowych rachunków bankowych),
  • pracowników, wspólników,
  • kontrahentów.

Po wybraniu formularza z listy, jeżeli formularz pobiera dane pracownika, wspólnika lub kontrahenta – wyświetli się lista podmiotów, z której należy wybrać odpowiedni podmiot.

Producent programu Formularze IPS udostępnia również narzędzie: IpsOptimaTools, za pomocą którego można wypełniać kolejne formularze lub modyfikować istniejące. Instrukcja obsługi tego narzędzia dostępna jest w programie Formularze IPS oraz na stronie producenta: http://www.ips-infor.com.pl/dlaoptimy/.

Funkcję dodatkową można podłączyć na dowolnej liście lub formularzu w systemie Comarch ERP Optima z każdego miejsca w programie użytkownik będzie miał wtedy dostęp do wszystkich rodzajów formularzy zgodnie z posiadaną licencją autora.

Wszelkie informacje dotyczące zakupu licencji dostępne są na stronie: http://www.ips-infor.com.pl/dlaoptimy/.

W szczególności funkcja może zostać udostępniona w każdym z miejsc gdzie jest dostępna ikona Funkcji dodatkowych. Aby to zrobić należy:

  • Z poziomu Ogólne / Pracownicy uruchomić Konfigurację funkcji dodatkowych <CTRL+F11>.
  • W oknie „Konfiguracja funkcji dodatkowych” nacisnąć i przytrzymać klawisz <CTRL> a następnie kliknąć na zestaw „Formularze IPS”, przytrzymać, przesunąć, a następnie upuścić na gałęzi najwyższej czyli „Procedury”.

Jeżeli decyzją Administratora systemu nie każdy z użytkowników ma mieć dostęp do tej funkcjonalności należy użyć standardowych blokad dla funkcji dodatkowych.