Księgowanie według opisu analitycznego

W programie Comarch ERP Optima istnieje możliwość księgowania według opisu analitycznego następujących dokumentów:

  • Dokument TaxFree,
  • Dokument wewnętrzny sprzedaży,
  • Dokument wewnętrzny zakupu,
  • Ewidencja kosztów,
  • Ewidencja przychodów,
  • Faktury sprzedaży,
  • Faktury zakupu,
  • Kompletacja przyjęcie produktów,
  • Kompletacja rozchód składników
  • Paragony,
  • Przesunięcia międzymagazynowe,
  • Przyjęcie kaucji,
  • Przyjęcie wewnętrzne,
  • Przyjęcie zewnętrzne,
  • Rejestr sprzedaży,
  • Rejestr zakupu,
  • Rozchód wewnętrzny,
  • Wydanie kaucji,
  • Wydanie zewnętrzne.

Użytkownik ma możliwość księgowania dokumentów na konta związane z elementami wymiaru oraz tworzenia kont księgowych na podstawie segmentów składających się z numerów kont lub nazw elementów. W schematach o typie: Dokumenty wewn. sprz., Dokumenty wewn. zak., Ewidencja kosztów, Ewidencja przychodów, Faktury sprzedaży, Faktury zakupu,Paragony, Przesunięcie międzymagazynowe, Przyjęcia kaucji, Przyjęcia wewnętrzne, Przyjęcia zewnętrzne, PW produkcyjne, Rejestr sprzedaży VAT Rejestr zakupów VATRozchody wewnętrzne, RW produkcyjne, Tax Free, Wydania kaucji oraz Wydania kaucji w pozycji Konto, Kwota, Opis  oraz Warunek (w elemencie schematu) dostępne są makra pozwalające na księgowanie według uzupełnionego na dokumencie opisu analitycznego.

Odwołanie się w schemacie księgowym w polu Konto do makra OpisAnalitycznyKonto1(‚NAZWA WYMIARU’) umożliwia księgowanie:

  • w przypadku wymiaru o typie Opisowy na konto wskazane na elemencie wybranego w schemacie wymiaru,
  • w przypadku wymiaru o typie Z planu kont na konkretne konto z planu kont uzupełnione na pozycji opisu analitycznego na dokumencie,
  • w przypadku wymiaru o typie Kategoria na konto wskazane na formularzu kategorii w polu Konto – segment Wn,
  • w przypadku wymiaru o typie Słownik – Kontrahent/ Pracownik/ Wspólnik na konto wskazane na formularzu danego podmiotu w polu Przychód/ Konto 1,
  • w przypadku wymiaru o typie Słownik – Towar/ Środek trwały/ Bank/ Urząd nie ma możliwości skorzystania z powyższego makra.

Odwołanie się w schemacie księgowym w polu Konto do makra OpisAnalitycznyKonto2(‚NAZWA WYMIARU’) umożliwia księgowanie:

  • w przypadku wymiaru o typie Opisowy na konto wskazane na elemencie wybranego w schemacie wymiaru,
  • w przypadku wymiaru o typie Z planu kont na konkretne konto z planu kont uzupełnione na pozycji opisu analitycznego na dokumencie,
  • w przypadku wymiaru o typie Kategoria na konto wskazane na formularzu kategorii w polu Konto – segment Ma,
  • w przypadku wymiaru o typie Słownik – Kontrahent/ Pracownik/ Wspólnik na konto wskazane na formularzu danego podmiotu w polu Rozchód/ Konto 2,
  • w przypadku wymiaru o typie Słownik – Towar/ Środek trwały/ Bank/ Urząd nie ma możliwości skorzystania z powyższego makra

Odwołanie się w schemacie księgowym w polu Konto do makra @OpisAnalitycznyElement(‚NAZWA WYMIARU’) umożliwia księgowanie:

  • w przypadku wymiaru o typie Opisowy na konto utworzone na podstawie kodu podwymiaru lub kodu elementu wymiaru,
  • w przypadku wymiaru o typie Z planu kont na konkretne konto z planu kont uzupełnione na pozycji opisu analitycznego na dokumencie,
  • w przypadku wymiaru o typie Kategoria na konto utworzone na podstawie kodu kategorii,
  • w przypadku wymiaru o typie Słownik na konto utworzone na podstawie kodu danego słownika.

Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa zaznaczono parametr Automatyczne zakładanie kont analitycznych niesłownikowych to użytkownik ma możliwość tworzenia kont analitycznych niesłownikowych poprzez łączenie  ze sobą elementów – przykładowo wprowadzając w polu Konto ‘501-’+@OpisAnalitycznyElement(‘NAZWA WYMIARU’).

W polu Kwota dodano makro @OpisAnalitycznyKwota pobierające wartość z pozycji, która jest księgowana.

W polu Opis (w elemencie schematu) oraz Warunek (w elemencie schematu) dodano makra:

  • OpisAnalitycznyKonto1(‚NAZWA WYMIARU’) – pobiera informację o numerze konta,
  • OpisAnalitycznyKonto2(‚NAZWA WYMIARU’) – pobiera informację o numerze konta,
  • @OpisAnalitycznyElement(‚NAZWA WYMIARU’) – pobiera informację o kodzie podwymiaru, kodzie elementu wymiaru, koncie księgowym, kodzie kategorii lub akronimie słownika. Przykładowo jeżeli na pozycji opisu analitycznego na dokumencie dla wymiaru KATEGORIA wskazano KATEGORIA/AMORTYZACJA/KUP to do opisu przeniesie się: KUP.
  • @OpisAnalitycznyPozycja(‚NAZWA WYMIARU’) – pobiera informację o całej pozycji opisu analitycznego na dokumencie z pominięciem kodu wymiaru. Przykładowo jeżeli na pozycji opisu analitycznego na dokumencie dla wymiaru KATEGORIA wskazano KATEGORIA/AMORTYZACJA/KUP to do opisu przeniesie się: AMORTYZACJA/KUP. 

Przykład

Aby zaksięgować na wszystkie konta poszczególnych elementów dla wymiaru KATEGORIA w schemacie ksiegowym należy wskazać:

W polu Konto: @OpisAnalitycznyKonto1(‚KATEGORIA’)

W polu Kwota: @OpisAnalitycznyKwota

Dodatkowo aby wykluczyć próbę księgowania pozycji opisu analitycznego w których nie wybrano kategorii (aby nie pojawiał się komunikat o braku kategorii), w polu Warunek należy wskazać: @OpisAnalitycznyPozycja(‚KATEGORIA’)<>’’

Przykład

Aby zaksięgować na konto1 wymiaru KATEGORIA tylko dla konkretnej kategorii AMORTYZACJA w schemacie ksiegowym należy wskazać:

W polu Konto: @OpisAnalitycznyKonto1(‚KATEGORIA’)

W polu Kwota: @OpisAnalitycznyKwota

W polu Warunek:

@OpisAnalitycznyElement(‚KATEGORIA’) = ‘AMORTYZACJA’ lub @OpisAnalitycznyPozycja(‚KATEGORIA’) = ‘AMORTYZACJA’ (jeżeli nie ma kolejnych poziomów) lub

@OpisAnalitycznyPozycja(‚KATEGORIA’) LIKE ‚%AMORTYZACJA%’ (jeżeli ma zawierać w pozycji kategorię AMORTYZACJA).

Makra związane z opisem analitycznym można łączyć jedynie z makrami dotyczącymi nagłówka dokumentu. Nie można łączyć ich z makrami odwołującymi się do pozycji dokumentu.




Lista wymiarów analitycznych

Istnieje możliwość generowania opisu analitycznego na słownikach (grupy towarowe, towary, konta księgowe) oraz na dokumentach (Faktury zakupu i sprzedaży, rejestry VAT zakupu i sprzedaży, ewidencja dodatkowa kosztów i przychodów oraz dokumenty polecenia księgowania). Funkcja jest dostępna jeżeli pobrano moduł Opis analityczny (w Menadżerze Kluczy numer 1700 – Optima – Opis analityczny) oraz w wersji DEMO programu. Funkcja opisu analitycznego nie jest dostępna jeżeli użytkownik zaloguje się do programu w trybie tylko do odczytu.

Lista wymiarów analitycznych

W menu Ogólne po naciśnięciu przycisku  użytkownik ma możliwość dodania wymiarów służących do opisania słowników oraz dokumentów. W programie dostępne są predefiniowane wymiary:

Lista predefiniowanych wymiarów analitycznych

Lista wymiarów może składać się z dowolnej liczby poziomów, gdzie pierwszy poziom to wymiar, kolejne to podwymiary, a ostatni poziom w przypadku wymiarów opisowych to elementy. Każdy wymiar może posiadać dowolną ilość podwymiarów, a w ramach podwymiarów opisowych dowolną ilość elementów. Istnieje możliwość zwijania listy  oraz rozwijania listy .

Kod wymiaru analitycznego/ podwymiaru/ elementu wymiaru powinien być unikalny w obrębie jednego poziomu. Kod wymiaru analitycznego nie może zaczynać się od cyfry, wyrażeń typu AND, OR, ALL itp. Po wpisaniu w kodzie znaków: , ,, -, ‘,’’,<>, [], (), ^, ~, !, ?, @, #, %, &, $, *, |, /\, +, = lub spacji, są one zamieniane na znak podkreślenia dolnego. Kod wymiaru będzie nieaktywny jeżeli jego element zostanie wybrany na dokumencie/słowniku. Jeżeli wymiar będzie miał podwymiar i dopiero ten podwymiar będzie miał element to zablokowany będzie kod podwymiaru a wymiar będzie ciągle aktywny do zmiany.

Po rozwinięciu strzałki obok przycisku plusa oraz w menu kontekstowym dostępnym pod prawym przyciskiem myszy widoczne są opcje: 

  • Dodaj wymiar – pozwala na dodanie formularza wymiaru analitycznego,
  • Dodaj podwymiar – opcja aktywna jeżeli na liście wskazano wymiar lub podwymiar,
  • Dodaj element – opcja aktywna jeżeli na liście wskazano wymiar lub podwymiar opisowy. 

 




Generowanie opisu analitycznego

Opis analityczny dla słownika/dokumentu można wprowadzić z listy dokumentów/słowników lub z poziomu otwartego formularza dokumentu/słownika po naciśnięciu przycisku  lub za pomocą skrótu klawiaturowego <Ctrl>+<F7> . Na oknie opisu analitycznego nie można usunąć żadnej kolumny.

Opis analityczny na słownikach

Opis analityczny na formularzu konta księgowego

Dodając opis analityczny na słowniku należy wskazać co najmniej jeden element dla dowolnego wymiaru. Nie można zapisać pozycji bez wskazanych elementów.

Wprowadzając opis na słowniku program pilnuje poprawności opisu, tzn. słownik musi być opisany w 100% – czyli suma procentów na słowniku musi wynosić 100%. W przeciwnym wypadku nie będzie możliwości zapisania opisu na słowniku. Przy próbie zapisu opisu pojawi się odpowiedni komunikat.

Opis analityczny dodany na koncie syntetycznym przenoszony jest na wszystkie jego konta analityczne (w tym na konta dodane już po uzupełnieniu opisu analitycznego na koncie nadrzędnym). Istnieje możliwość jego edycji. Opis analityczny przenosi się podczas dodawania nowego okresu obrachunkowego na podstawie kont z poprzedniego okresu oraz podczas aktualizacji planu kont z poprzedniego okresu, ale tylko w stosunku do kont nowo dodawanych. Dla kont analitycznych nowo dodawanych opis przenoszony jest zawsze z syntetyki danego konta. Zmiana opisu analitycznego na koncie syntetycznym powoduje zmianę opisu na wszystkich jego kontach analitycznych (ewentualne indywidualne ustawienia konta analitycznego są usuwane). Opis analityczny nadawany jest również w momencie zakładania konta poprzez grupę kont – przenosi się z konta syntetycznego, do którego dodano analitykę.

Opis analityczny dodany na grupie towarowej przenosi się na jej podgrupy oraz na wszystkie towary znajdujące się w danej grupie. Podczas dodawania nowego towaru opis analityczny przenosi się z grupy wskazanej jako domyślna dla towaru. Jeżeli towar należy do wielu grup towarowych to opis na towar przenosi się z ostatnio modyfikowanej grupy, do której towar należy. Usunięcie opisu z grupy towarowej usuwa opis z jej podgrup towarowych oraz z towarów należących do danej grupy.

Opis analityczny na dokumentach

W programie Comarch ERP Optima istnieje możliwość dodania opisu analitycznego do następujących dokumentów:

  • Dokument TaxFree,
  • Dokument wewnętrzny sprzedaży,
  • Dokument wewnętrzny zakupu,
  • Ewidencja kosztów,
  • Ewidnecja przychodów,
  • Faktury sprzedaży,
  • Faktury zakupu,
  • Kompletacja przyjęcie produktów,
  • Kompletacja rozchód składników
  • Paragony,
  • Przesunięcia międzymagazynowe,
  • Przyjęcie kaucji,
  • Przyjęcie wewnętrzne,
  • Przyjęcie zewnętrzne,
  • Rejestr sprzedaży,
  • Rejestr zakupu,
  • Rozchód wewnętrzny,
  • Wydanie kaucji,
  • Wydanie zewnętrzne.

Aby „ręcznie” opisać dokument należy:

  1. Dodać pozycję opisu wybierając w kolumnie Pozycja odpowiednią wartość, którą użytkownik chce opisać z dokumentu.
  2. Uzupełnić wymiary elementami.
  3. Określić, jaki procent danej pozycji ma zostać w ten sposób opisany – wyliczy się wartość lub:
  4. Wpisać wartość pozycji, co spowoduje automatyczne wyliczenie procentu.

Aby wygenerować opis analityczny na podstawie słownika należy nacisnąć ikonę   lub przycisk <F8>.

Opis analityczny na towarze

Opis analityczny na formularzu Faktury sprzedaży

Okno opisu analitycznego na dokumencie zawiera domyślne kolumny: Pozycja, Procent oraz Wartość. Dla każdego typu dokumentu w kolumnie Pozycja do wyboru są inne wartości. Nie można zapisać opisu analitycznego na dokumencie bez uzupełnienia kolumny Pozycja.

W programie istnieje kontrola 100% oraz wartości dokumentu lub pozycji – sumarycznie musi się zgadzać z wartością dokumentu lub pozycji. Jeżeli ze wskazanego procentu podczas podziału kwoty wyniknie różnica groszowa to różnica groszowa jest dodawana do ostatniej pozycji z kwotą. Analogicznie jeżeli ze wskazanej wartości podczas podziału procentu wyniknie konieczność zaokrąglenia procentu to jest on aktualizowany w ostatniej pozycji.

Uwaga
Po zmianie kwot na pozycji, dodaniu nowej pozycji lub usunięciu pozycji na dokumencie należy ponownie wprowadzić opis analityczny.

Opis analityczny na dokumencie zapisywany jest w bazie danych w momencie zapisywania dokumentu. Jeżeli dokument został zablokowany przed zmianami to opis analityczny można dodać tylko z poziomu listy dokumentów.

Uwaga
Dodanie opisu analitycznego na dokumencie, a następnie zapisanie dokumentu nie powoduje modyfikacji w polach Wprowadził, Zmodyfikował.

Opis na podstawie słownika lub ręczny

Dokumenty handlowe oraz magazynowe

Użytkownik może uzupełnić opis analityczny na dokumentach handlowych oraz magazynowych „ręcznie” lub wygenerować go za pomocą ikony  lub przycisku <F8> na podstawie zdefiniowanego wcześniej opisu na towarze.

Aby opis analityczny ze słownika (towaru, konta) w całości przeniósł się na dokument należy ustawić takie same wymiary na słowniku, jak i na dokumencie, na którym wybierany jest dany słownik. Jeżeli wymiary będą różne to na dokument zostanie przeniesiony tylko opis z elementami dla wymiarów, które pokrywają się na słowniku i na dokumencie. Ponowne użycie ikony pioruna powoduje nadpisanie poprzedniego opisu nowo wygenerowanym.

Na dokumentach handlowych oraz magazynowych użytkownik ma możliwość wyboru pozycji: 

  • Pozycja/Lp/Kod towaru/[Kwota netto pozycji],
  • Pozycja/Dokument/[Kwota netto dokumentu].

Na dokumencie WZ użytkownik dodatkowo ma możliwość wyboru pozycji:

  • Pozycja/Koszt_zakupu/Lp/Kod towaru/[Kwota kosztu zakupu pozycji],
  • Pozycja/Koszt_zakupu/Dokument/[Kwota kosztu zakupu dokumentu.

Uwaga
Opis analityczny na dokumencie WZ należy wygenerować dopiero po zapisaniu dokumentu. Wynika to z tego, iż w przypadku WZ koszt zakupu wyliczany jest po zapisaniu dokumentu. Ponadto jeżeli użytkownik dokona zmian na dokumencie WZ (np. zmieni ilość) to po zapisaniu dokumentu powinien zmodyfikować opis analityczny (nie aktualizuje się on automatycznie).

Opisu analitycznego nie można generować dla faktur pierwotnych, faktur korygujących dane, faktur anulowanych oraz not korygujących. Jeżeli przed anulowaniem dokumentu dodano do niego opis analityczny, w momencie anulowania faktury jest on usuwany.

Rejestr VAT zakupu oraz sprzedaży

Opis analityczny na dokumentach w rejestrze VAT należy uzupełnić „ręcznie”.

Na dokumencie w rejestrze VAT zakupu oraz sprzedaży użytkownik ma możliwość wyboru pozycji:

  • Pozycja/Lp/Netto, Stawka VAT/[Kwota netto pozycji],
  • Pozycja/Dokument/Netto/[Kwota netto dokumentu],
  • Pozycja/Lp/Kwota dodatkowa/[Kwota z pozycji kwot dodatkowych].

Na oknie opisu analitycznego związanego z dokumentem w rejestrze VAT zakupu w kolumnie Pozycja wyświetlane są poszczególne pozycje w wartości zależnej od wybranego rodzaju odliczeń:

  • odliczenia Tak i Warunkowo:
    • Pozycja/Lp/Netto, Stawka VAT/[Kwota netto pozycji],
    • Pozycja/Lp/Koszt, Stawka VAT/[Kwota netto pozycji],
    • Pozycja/Lp/VAT_KOSZT, Stawka VAT/[0.00].
  • odliczenia Nie:
    • Pozycja/Lp/Netto, Stawka VAT/[Kwota netto pozycji],
    • Pozycja/Lp/Koszt, Stawka VAT/[Kwota brutto pozycji],
    • Pozycja/Lp/VAT_KOSZT, Stawka VAT/[Kwota VAT pozycji].

Ewidencja dodatkowa kosztów oraz przychodów

Opis analityczny na dokumentach w ewidencji dodatkowej należy uzupełnić „ręcznie”.

Na dokumencie w ewidencji dodatkowej kosztów oraz przychodów użytkownik ma możliwość wyboru pozycji:

  • Pozycja/Dokument/[Kwota dokumentu],
  • Pozycja/Lp/Kwota dodatkowa/[ Kwota z pozycji kwot dodatkowych].

Opis analityczny można uzupełnić również na dokumentach zaksięgowanych, z uzupełnioną predekretacją, wyeksportowanych lub przekształconych do wewnętrznych.

Dokument polecenia księgowania

Na dokumencie PK Użytkownik może uzupełnić opis analityczny „ręcznie” lub wygenerować za pomocą ikony  lub przycisku <F8> na podstawie zdefiniowanego wcześniej opisu na koncie księgowym.

Na dokumencie PK użytkownik ma możliwość wyboru pozycji:

  • Pozycja/Lp/Numer konta/[Kwota pozycji] Strona Wn,
  • Pozycja/Lp/Numer konta/[Kwota pozycji] Strona Ma.

Uwaga
Jeżeli na dokumencie dodano opis analityczny związany z wymiarem, na formularzu którego odznaczono później dany typ dokumentu to na tym dokumencie nie ma możliwości modyfikacji istniejących pozycji opisu analitycznego. Użytkownik może je usunąć, a następnie wprowadzić nowe. Na nowych dokumentach tego wymiaru już nie będzie widać ale na dokumentach, które były wcześniej wprowadzone i opisane tym wymiarem nadal będzie można podglądnąć jakimi elementami ten wymiar był opisany.




Wymiar, podwymiar oraz element

Wymiar

Formularz wymiaru analitycznego

Na formularzu wymiaru należy określić typu wymiaru: 

  • Opisowy – w przypadku wymiaru opisowego istnieje możliwość dodania elementu bezpośrednio do wymiaru (z pominięciem podwymiaru).
  • Z planu kont – pozwala na wskazanie konta z planu kont bieżącego okresu obrachunkowego (zarówno syntetyki, jak i analityki). Jeżeli wybrane zostanie konto syntetyczne to na dokumencie/słowniku lista elementów zostanie zawężona do tego konta syntetycznego i wszystkich jego analityk. Jeżeli użytkownik nie wskaże żadnego konta to na dokumencie/słowniku widoczne będą wszystkie konta z bieżącego okresu obrachunkowego.
  • Kategoria – pozwala na wskazanie kategorii ogólnej lub szczegółowej z listy kategorii. Jeżeli wybrana zostanie kategoria główna to na dokumencie/słowniku lista elementów zostanie zawężona do tej kategorii i jej kategorii podrzędnych. Jeżeli użytkownik nie wskaże żadnej kategorii to na dokumencie/słowniku widoczna będzie pełna lista kategorii. Nie można usunąć z programu kategorii użytej w definicji wymiaru.
  • Słownik – pozwala na wybór jednego ze słowników: Kontrahent, Bank, Pracownik, Wspólnik, Środek trwały, Towar lub Urząd. Jeżeli wybrany zostanie konkretny element słownika to na dokumencie/słowniku lista elementów zostanie zawężona do tej konkretnej pozycji. Jeżeli użytkownik nie wskaże żadnego elementu słownika to na dokumencie/słowniku widoczna będzie pełna lista elementów danego słownika. 

Zmiana typu wymiaru nie jest możliwa jeżeli wykorzystano jego element do opisania dokumentu/słownika, a w przypadku wymiaru o typie Opisowy nie jest również możliwa jeżeli dodano do niego podwymiar/element.

Na formularzu wymiaru użytkownik powinien wskazać, na jakich dokumentach/słownikach wymiar może zostać wykorzystany.

Dotyczy wersji: 2018.2.1
Użytkownik ma możliwość oznaczenia wymiaru jako wymaganego. Powoduje to konieczność wybrania jego elementu podczas dodawania opisu analitycznego na dokumencie/słowniku. Jeżeli wymiar oznaczony został jako wymagany to podczas próby zapisania pozycji bez wskazanego elementu pojawia się komunikat: Opis analityczny jest niepełny. Nie wybrano elementu dla wymiaru [Kod wymiaru]. 

Podczas próby dodania wymiaru o kodzie WYDZIAŁ pojawia się komunikat: Nie można dodać wymiaru o kodzie [WYDZIAŁ], gdyż jest zarezerwowany dla opisu analitycznego w płacach. Analogicznie dla wymiaru o kodzie PROJEKT i LOKALIZACJA pojawia się odpowiedni komunikat.

Podwymiar

Podczas dodawania podwymiaru domyślnie zaznaczany jest typ Opisowy. Do wymiarów o typie Opisowy można dodawać kolejnej podwymiary nawet jeżeli wymiar/podwymiar posiada elementy.

Formularz podwymiaru

Elementy wymiaru

Elementy wymiaru można dodawać tylko dla wymiarów/podwymiarów o typie Opisowy. Na formularzu elementu istnieje możliwość wskazania konta księgowego, które istnieje w bieżącym okresie obrachunkowym oraz możliwe jest wpisanie „z ręki” konta, które nie istnieje w planie kont, a może posłużyć do przyszłego księgowania.

Formularz elementu wymiaru opisowego

Użytkownik ma możliwość seryjnego usunięcia z listy wymiarów tych pozycji, które nie zostały wykorzystane w programie do wygenerowania opisu analitycznego. Nie ma możliwości usunięcia domyślnie zdefiniowanych wymiarów/podwymiarów. W przypadku pozycji wykorzystanych do opisania dokumentów/słowników można oznaczyć je jako nieaktywne. Jeżeli na formularzu wymiaru/ podwymiaru/ elementu zaznaczono parametr Nieaktywny to jest on widoczny na liście w kolorze czerwonym pod warunkiem wskazania w filtrze opcji Nieaktywne. Zaznaczenie/odznaczenie parametru przenosi się z gałęzi nadrzędnej na podrzędną. Nie ma możliwości odznaczenia parametru na gałęzi podrzędnej, jeżeli został on zaznaczony na gałęzi nadrzędnej. Możliwe jest zaznaczenie parametru na gałęzi podrzędnej, bez zaznaczenia na gałęzi nadrzędnej.