Zaliczka na deklarację PIT-4R

Zaliczka na deklarację PIT-4R (zaliczka miesięczna na podatek dochodowy od łącznej kwoty wypłat dokonanych w miesiącu) program generuje na podstawie danych wprowadzonych do Ewidencji wynagrodzeń. Aby poprawnie wyliczyć deklarację wynagrodzenia nie muszą być zaksięgowane.

Lista deklaracji jest otwierana z menu przez wybór: Księgowość/ Wynagrodzenia/ Zaliczka na deklarację PIT-4R lub przez naciśnięcie przycisku Zaliczka na deklaracje PIT-4R w menu Nawigacji Comarch ERP Optima: Wynagrodzenia.

Na liście deklaracji użytkownik ma przede wszystkim możliwość dodawania i obliczania nowych deklaracji, jak również przeglądania, ponownego przeliczania czy też całkowitego usuwania wcześniej obliczonych deklaracji. Na liście znajdują się następujące informacje: Miesiąc i Rok deklaracji, Wersja formularza deklaracji, zgodnie z którą została wyliczona deklaracja, Data obliczenia deklaracji, Kwota należna z tytułu deklaracji oraz Status, określający stan deklaracji (obliczona lub zamknięta).

Istnieje możliwość wyświetlania listy deklaracji tylko za konkretny rok przez zaznaczenie parametru Rok i wybranie konkretnego roku.

Uwaga
Jeżeli deklaracja została zablokowana przed zmianami, wówczas jej zmiana ani usunięcie nie jest możliwe. W takim przypadku należy najpierw odblokować deklarację, korzystając z funkcji dostępnej w menu kontekstowym.




Wyliczenie wynagrodzenia

Wynagrodzenie można wyliczyć wchodząc z menu w Księgowość/ Wynagrodzenia/ Lista wynagrodzeń w jedną z zakładek: [W miesiącu] lub [Dla pracownika] i naciśnięcie przycisku Dodaj , który otwiera okno dla wprowadzenia elementów wynagrodzenia. Formatka dodania wynagrodzenia składa się z trzech zakładek:

Wynagrodzenie – zakładka Ogólne

Na zakładce Ogólne znajdują się następujące pola i przyciski:

Pracownik – w tym polu wprowadzany jest kod pracownika. Pracownika można wybrać również z listy pomocniczej poprzez wciśnięcie przycisku . Obok kodu wyświetlane są nazwisko i imię pracownika.

Kategoria – w tym polu znajduje się opis zdarzenia gospodarczego. Opis wynagrodzenia można również wprowadzić z listy pomocniczej kategorii, poprzez wpisanie kodu kategorii lub otwierając listę kategorii przyciskiem . Jeżeli opis nie został wybrany z listy kategorii, wówczas należy go uzupełnić ręcznie w polu Opis kategorii.

Zakład – pole jest widoczne tylko wtedy, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową oraz w Konfiguracji zaznaczono parametr Firma wielozakładowa. Na formularz wypłaty przenoszony jest zakład wybrany na formularzu pracownika

Wynagrodzenie za miesiąc – wybieramy miesiąc, za który ma być wyliczone wynagrodzenia.

Data dokonania wypłaty – data, z jaką wypłata była dokonana. Domyślnie program proponuje datę dokonania wypłaty jako ostatni dzień miesiąca, za który liczone jest wynagrodzenie.

Wypłata z tytułu – informacja czy pracownik otrzymał wynagrodzenie z tytułu etatu czy innej umowy.

Zapis księgowy – jeżeli dokument jest zaksięgowany, w polu tym znajduje się numer dokumentu księgowego. Zapis księgowy może być otwarty do podglądu przez naciśnięcie przycisku . Pole jest widoczne tylko wtedy, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową.

Zapis wynagrodzenia – zakładka Ogólne

Składniki wynagrodzeń – zawiera listę składników wynagrodzenia. Jeżeli na wynagrodzenie składają się elementy (kwoty) podlegające w różny sposób opodatkowaniu, obliczaniu składek na ubezpieczenie itp., wówczas każdy taki składnik należy wprowadzić za pomocą oddzielnej pozycji (elementu wynagrodzenia). Aby wprowadzić poszczególne składniki wynagrodzenia należy nacisnąć przycisk Dodaj , który otwiera formatkę dodawania nowego składnika wynagrodzenia.

Formatka składnika wynagrodzenia

Poszczególne pola i składniki wynagrodzenia:

Opis – jest to pole na wprowadzanie opisu zdarzenia gospodarczego. Opis składnika wynagrodzenia można również wprowadzić z listy pomocniczej kategorii, poprzez wpisanie kodu kategorii lub otwierając listę kategorii przyciskiem . Jeżeli opis nie został wybrany z listy kategorii, wówczas należy go uzupełnić ręcznie w polu Opis kategorii.

Kwota wynagrodzenia – w polu wpisujemy kwotę danego składnika wynagrodzenia. Jeżeli na łączną kwotę wynagrodzenia składają się części opodatkowane i nieopodatkowane lub podlegające różnym rodzajom ubezpieczeń, należy je wprowadzać oddzielnymi pozycjami.

Uwaga
Pola poniżej zaznaczamy, gdy chcemy, aby dany parametr odnosił się do danego składnika wypłaty (np. ma być liczona od niego wartość poszczególnych składek ubezpieczeń). Dane pole jest zaznaczane lub odznaczane z użyciem przycisku <SPACJA> lub przez kliknięcie prawym przyciskiem myszy.

Przychód opodatkowany – pole jest zaznaczane w przypadku, gdy dany składnik wynagrodzenia ma być opodatkowany podatkiem dochodowym.

Przychód stanowi koszt pracodawcy – pole jest zaznaczane w przypadku, gdy dana część wynagrodzenia stanowi koszt dla pracodawcy.

Wpływa na kwotę wypłaty – pole jest zaznaczane w przypadku, gdy składnik wynagrodzenia brutto jest uwzględniany przy wyliczaniu kwoty wypłaty netto (przykładowo – wynagrodzenia w naturze nie powinny mieć zaznaczonego tego parametru).

Naliczać składki ubezpieczenia:

  • Emerytalnego – pole jest zaznaczone, gdy od danej kwoty wynagrodzenia wyliczamy składkę ubezpieczenia emerytalnego.
  • Rentowego – pole jest zaznaczone, gdy od danej kwoty wynagrodzenia wyliczamy składkę ubezpieczenia rentowego.
  • Chorobowego – pole jest zaznaczone, gdy od danej kwoty wynagrodzenia wyliczamy składkę ubezpieczenia chorobowego.
  • Wypadkowego – pole jest zaznaczone, gdy od danej kwoty wynagrodzenia wyliczamy składkę ubezpieczenia wypadkowego.
  • Zdrowotnego – pole jest zaznaczone, gdy dla danej kwoty wynagrodzenia wyliczamy składkę ubezpieczenia zdrowotnego.

Zapis wynagrodzenia – zakładka Kwoty

Zapis wynagrodzenia – zakładka Kwoty

Zakładka [Kwoty] podzielona jest na dwie części:

  • Wynagrodzenie,
  • Składki na ubezpieczenia społeczne.

W części wynagrodzenia widoczne są następujące pola:

Suma wynagrodzeń – jest to sumowana wartość poszczególnych elementów wynagrodzenia wprowadzonych na zakładce [Ogólne] wypłaty.

Razem składki na ubezpieczenie – wartość składek na ubezpieczenia społeczne zapłacona przez pracownika (emerytalne, rentowe, chorobowe) obliczone wg stawek procentowych wprowadzonych w Konfiguracji programu/ Płace/ Składki ZUS.

Kwota po odliczeniu składki – wynagrodzenie brutto po odliczeniu sumy składek na ubezpieczenia społeczne, płaconych przez pracownika.

Koszty uzyskania – wartość kosztów uzyskania przychodów. W zależności od rodzaju wynagrodzenia, pole to jest domyślnie proponowane jako:

  • Dla wynagrodzeń z tytułu umowy o pracę (etatu) – jako kwota kosztów uzyskania przychodu wprowadzona w Konfiguracji programu, pomnożona przez współczynnik kosztów uzyskania przychodu wprowadzony na karcie pracownika.
  • Dla wynagrodzeń z tytułu innych umów – jako 20% kwoty po odliczeniu składki na ubezpieczenia społeczne.

Pole Koszty uzyskania jest polem edytowalnym, przez co użytkownik może zamienić jego wartość.

Podstawa opodatkowania – jest to kwota, która stanowi podstawę obliczenia podatku dochodowego. Jest ona liczona jako suma kwot brutto składników podlegających opodatkowaniu, pomniejszonych o sumę składek na ubezpieczenie społeczne płaconych przez pracownika i kwotę kosztów uzyskania przychodu. Kwota jest zaokrąglona do wartości zaokrąglenia podanej w Konfiguracji programu.

Podatek od podstawy – wartość podatku wyliczona jest wg algorytmu zależnego od rodzaju wypłaty:

  • Dla wynagrodzeń z tytułu umowy o pracę (etatu) – jest to wartość podatku obliczona od podstawy opodatkowania z uwzględnieniem progów i stóp podatkowych (skali podatkowej) podanych w Konfiguracji programu (przy czym „przejście” do następnego progu podatkowego obliczane jest narastająco za poprzednie miesiące). Od podatku odliczana jest 1/12 część ulgi podatkowej (zdefiniowanej w Konfiguracji programu), pomnożonej przez współczynnik liczenia ulgi podany na kartotece pracownika.

Uwaga
Jeżeli dochód narastająco od początku roku przekroczy kwotę pierwszego progu podatkowego to na wypłatach naliczanych w miesiącach następujących po miesiącu, w którym nastąpiło przekroczenie progu nie jest odliczana kwota wolna od podatku.

  • Dla wynagrodzeń z tytułu innych umów jest to wartość podatku obliczona od podstawy opodatkowania pomnożonej przez stawkę podatku od umów zleceń zdefiniowaną w Konfiguracji programu.

Pole Podatek od podstawy jest polem edytowalnym, przez co użytkownik może zamienić jego wartość.

Ubezpieczenie zdrowotne pobrane – jest to ta część podatku dochodowego, która jest przeznaczona na ubezpieczenie zdrowotne pobrane podatnika. Wartość ubezpieczenia zdrowotnego wyliczona jest zgodnie z obowiązującymi przepisami od sumy brutto składników podlegających ubezpieczeniu zdrowotnemu, pomniejszonej o sumę składek na ubezpieczenia społeczne płaconych przez pracownika. Ubezpieczenie zdrowotne jest polem edytowalnym, przez co użytkownik może zamienić jego wartość.

Ubezpieczenie zdrowotne odliczone – jest to ta część podatku dochodowego, która jest przeznaczona na ubezpieczenie zdrowotne możliwe do odliczenia od podatku przez podatnika.

Kwota do zapłaty US – jest to wartość do przekazania do urzędu skarbowego, wyliczana jako różnica podatku od podstawy i ubezpieczenia zdrowotnego. Pole jest zaokrąglane zgodnie z ustawieniami w Konfiguracji programu.

Data wpłaty zaliczki do US – jest to data, z jaką przekazano zaliczkę do urzędu skarbowego. Pole jest edytowalne, przez co użytkownik może zamienić jego wartość.

Kwota do wypłaty – jest to wartość wypłaty netto liczona jako suma brutto składników mających wpływ na kwotę do wypłaty, pomniejszonych o składki na ubezpieczenia społeczne płacone przez pracownika, składkę ubezpieczenia zdrowotnego i zaliczki podatku dochodowego przekazanej do urzędu skarbowego.

W tym gotówka – wartość wynagrodzenia netto przekazana pracownikowi w gotówce. Jest to pole edytowalne, jego wartość nie może przekroczyć całkowitej wartości kwoty do wypłaty.

W tym ROR – wartość wynagrodzenia netto przekazana bezpośrednio na rachunek bankowy. Jest ona liczona jako różnica kwoty do wypłaty i kwoty wypłaconej w gotówce. Domyślnie, jeżeli na karcie pracownika wprowadzono numer rachunku bankowego, program proponuje całą kwotę do wypłaty do przekazania na ROR. W przeciwnym wypadku, program proponuje całą kwotę do wypłaty w gotówce.

W drugiej części zakładki [Kwoty] widoczne są wartości poszczególnych rodzajów ubezpieczeń płacone zarówno przez pracownika jak i przez pracodawcę. Wszystkie składki są wyliczane przez program jako iloczyn sumy składników podlegających odpowiedniemu ubezpieczeniu i stawki wpisanej w Konfiguracji programu. Wszystkie pola ubezpieczeń są polami edytowalnymi i użytkownik może je dowolnie korygować.

Składki na ubezpieczenia społeczne:

  • Emerytalne – wartość ubezpieczenia emerytalnego wykazywana jest osobno w części płaconej przez pracownika i osobno przez pracodawcę,
  • Rentowe – wartość ubezpieczenia rentowego wykazywana jest osobno w części płaconej przez pracownika i osobno przez pracodawcę,
  • Chorobowe – wartość ubezpieczenia chorobowego płacona przez pracownika,
  • Wypadkowe – wartość ubezpieczenia wypadkowego płacona przez pracodawcę.

Podstawa składek na:

  • FGŚP – wartość składki na FGŚP jest liczona od łącznej wartości wynagrodzenia brutto dla wszystkich pracowników,
  • Fundusz pracy – wartość składki na Fundusz pracy jest liczony od łącznej wartości wynagrodzenia brutto dla wszystkich pracowników.

Fundusz Emerytur Pomostowych:

  • Podstawa – podstawa naliczania składki na Fundusz Emerytur Pomostowych,
  • Składka – wartość składki na FEP jest liczona jako iloczyn podstawy i procentu składki zapisanego w Konfiguracji/ Program/ Płace/ Składki ZUS: Fundusz Emerytur Pomostowych.

Zapis wynagrodzenia – zakładka Dodatkowe

Zapis wynagrodzenia – zakładka Dodatkowe

Zakładka [Dodatkowe] zawiera informacje podsumowujące wprowadzone wartości dla danego pracownika. Na zakładce tej żadne pole nie jest edytowalne, ma ona charakter informacyjny.

Na zakładce znajdują się następujące pola:

Suma wynagrodzeń – łączna wartość wynagrodzenia brutto dla danego pracownika. Jest sumą brutto wszystkich składników wynagrodzenia.

Wpływa na kwotę do wypłaty – w polu tym wykazywana jest tylko ta cześć wynagrodzenia brutto, która jest uwzględniana przy wyliczaniu kwoty wypłaty netto. Jest sumą brutto składników wynagrodzenia z zaznaczonym parametrem Wpływa na kwotę do wypłaty.

Przychód opodatkowany – wartość wynagrodzenia, która podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Jest sumą brutto składników wynagrodzenia z zaznaczonym parametrem Przychód opodatkowany.

Stanowi koszt pracodawcy – ta część wynagrodzenia, która stanowi koszt pracodawcy. Jest sumą brutto składników wynagrodzenia z zaznaczonym parametrem Stanowi koszt pracodawcy.

Podstawa składek na ubezpieczenie:

  • Zdrowotne – wartość wynagrodzenia, która stanowi podstawę wyliczenia ubezpieczenia zdrowotnego. Jest sumą brutto składników wynagrodzenia z zaznaczonym parametrem Naliczać składki ubezpieczenia zdrowotnego.
  • Emerytalne – wartość, która stanowi podstawę wyliczenia składki na ubezpieczenie emerytalne. Jest sumą brutto składników wynagrodzenia z zaznaczonym parametrem Naliczać składki ubezpieczenia emerytalnego.
  • Rentowe – wartość, która stanowi podstawę wyliczenia składki na ubezpieczenie rentowe. Jest sumą brutto składników wynagrodzenia z zaznaczonym parametrem Naliczać składki ubezpieczenia rentowego.
  • Chorobowe – wartość, która stanowi podstawę wyliczenia składki na ubezpieczenie chorobowe. Jest sumą brutto składników wynagrodzenia z zaznaczonym parametrem Naliczać składki ubezpieczenia chorobowego.
  • Wypadkowe – wartość, która stanowi podstawę wyliczenia składki na ubezpieczenie wypadkowe. Jest sumą brutto składników wynagrodzenia z zaznaczonym parametrem Naliczać składki ubezpieczenia wypadkowego.

Wprowadził/ Zmodyfikował – kod operatora, który dany zapis wprowadził, a jeżeli zapis był zmieniany to kod operatora, który dany zapis zmodyfikował.




Ewidencja wynagrodzeń – scenariusze

Jak dodać nowego pracownika?

Aby wprowadzić do bazy danych nowego pracownika należy:

  1. Otworzyć listę pracowników wybierając z menu: Ogólne/ Pracownicy.
  2. Kliknąć przycisk Dodaj lub wcisnąć klawisz <INSERT>.
  3. Wypełnić kolejno dane pracownika. Program wymaga, aby na formularzu pracownika bezwzględnie wypełnione były pola KodNazwisko. Jeżeli którekolwiek z tych pól jest niewypełnione, wówczas program nie pozwoli zatwierdzić formularza.
  4. Zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany  lub wciskając klawisz <ENTER>.

Uwaga
Kod pracownika musi być unikalny, tzn. program nie pozwoli dodać dwóch pracowników o identycznym kodzie.

Jak usunąć pracownika?

Aby usunąć kartotekę pracownika należy:

  1. Otworzyć listę pracowników wybierając z menu: Ogólne/ Pracownicy.
  2. Odszukać pracownika na liście i ustawić na nim kursor (podświetlić wybrany wiersz).
  3. Kliknąć przycisk Usuń  lub wcisnąć klawisz <DELETE>.
  4. Program wyświetli pytanie: Czy chcesz skasować podświetlony rekord? Po potwierdzeniu wybrany rekord zostanie skasowany.

Uwaga
Jeżeli dla pracownika została wyliczona wypłata za dowolny miesiąc lub pracownik figuruje w ewidencji środków trwałych, wyposażenia lub samochodowej (jako dysponent pojazdu lub osoba odpowiedzialna), wówczas usunięcie karty pracownika nie jest możliwe. W takim przypadku zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat i kasowanie zostanie anulowane.

Jak zmienić dane pracownika?

Aby zmienić dane pracownika, należy:

  1. Otworzyć listę pracowników wybierając z menu: Ogólne/ Lista pracowników.
  2. Odszukać pracownika na liście i ustawić na nim kursor (podświetlić wybrany wiersz).
  3. Kliknąć przycisk Zmień  lub wcisnąć klawisze <CTRL>+<ENTER>.
  4. Program wyświetli formularz karty pracownika, na którym można wówczas dokonać wymaganych zmian.
  5. Po dokonaniu zmian należy je zapisać klikając na formularzu pracownika przycisk Zapisz zmiany  lub wciskając klawisz <ENTER>. Jeżeli chcemy wycofać się z edycji bez zapisywania dokonanych zmian należy kliknąć przycisk Anuluj  lub wcisnąć klawisz <ESC>.

Uwaga
Jeżeli w tym samym czasie, na dwóch stanowiskach w sieci, będą poprawiane dane tego samego pracownika, wówczas program pozwoli zapisać zmiany tylko pierwszemu operatorowi. Zmiany wprowadzone przez drugiego operatora zostaną anulowane, a on zostanie o tym poinformowany odpowiednim komunikatem.

Jak wyszukać pracownika?

Aby odszukać na liście pracownika, można posłużyć się kilkoma metodami, zależnie od tego, jakie posiadamy informacje. Przed rozpoczęciem poszukiwania należy najpierw otworzyć listę pracowników wybierając z menu: Ogólne/ Pracownicy.

Następnie, w zależności od wybranej metody poszukiwań, możemy posłużyć się jedną z poniższych metod.

Aby znaleźć pracownika, jeżeli znamy jego Kod należy:

  1. Upewnić się, czy kursor jest ustawiony na liście.
  2. Wpisać Kod poszukiwanego pracownika (wpisywany Kod powinien być widoczny pod nagłówkiem kolumny Kod).

Aby znaleźć pracownika, jeżeli znamy jego dokładne Nazwisko:

  1. Otworzyć listę. Upewnić się, czy kursor jest ustawiony na liście.
  2. Wpisać Nazwisko poszukiwanego pracownika (wpisywane Nazwisko powinno być widoczne pod nagłówkiem kolumny Nazwisko).

Aby znaleźć pracownika, jeżeli znamy inne jego dane:

Aby znaleźć pracownika, jeżeli nie znamy jego kodu ani dokładnego nazwiska, ale znamy inne jego dane (np. imię, NIP, Pesel, adres zamieszkania, opis), należy skorzystać z filtra.

Jeżeli znamy fragment jednej spośród następujących danych kontrahenta: Kod, Nazwisko, Imiona, NIP, Pesel, Adres, Opis możemy skorzystać z filtra uproszczonego. W tym celu należy:

  1. Otworzyć listę.
  2. Ustawić kursor w polu Filtr i wpisać tam poszukiwany fragment adresu lub nazwisko.
  3. Jeżeli pinezka (widoczna obok ikony filtrowania) jest włączona, zmiany będą widoczne od razu.
  4. Jeżeli pinezka jest wyłączona , po wpisania poszukiwanego fragmentu należy kliknąć przycisk . Na liście zostaną wyświetleni wyłącznie pracownicy spełniający zadane kryterium.

Poszukiwanie pracownika posiadającego w nazwisku słowo Krakowski

Jeżeli znamy inne dane pracownika (np. telefon), możemy posłużyć się Konstruktorem filtra. W tym celu należy:

  1. Kliknąć przycisk Konstruktor filtra .
  2. W otwartym oknie konstruktora stworzyć odpowiednie zapytanie.
  3. Zatwierdzić utworzony filtr klawiszem Akceptacja filtra . Na liście zostaną wyświetleni wyłącznie pracownicy spełniający zadane kryterium.

Jak dodać i wyliczyć wynagrodzenie pracownika?

Aby dodać i wyliczyć wynagrodzenie dla danego pracownika należy:

  1. Otworzyć listę wypłat wybierając z menu: Księgowość/ Wynagrodzenia/ Lista wynagrodzeń lub przycisk Lista wynagrodzeń w menu Nawigacji Comarch ERP Optima/ Wynagrodzenia.
  2. Wybrać pracownika i miesiąc, w którym chcemy wyliczyć wypłatę nacisnąć przycisk Dodaj , który otwiera formatkę dodania nowego wynagrodzenia.
  3. W celu dodania poszczególnych elementów wynagrodzenia należy na formatce Zapis wypłatyOgólne nacisnąć przycisk Dodaj , przez co otwiera się formatka dodania składników wynagrodzenia. 
    Uwaga
    W przypadku, gdy wynagrodzenie brutto składa się z elementów opodatkowanych i nieopodatkowanych lub takich, które podlegają różnym rodzajom ubezpieczeń, należy poszczególne składniki wprowadzać oddzielnie zaznaczając właściwe parametry.
  4. Po wprowadzeniu poszczególnych elementów należy nacisnąć przycisk Zapisz zmiany  lub wcisnąć klawisz <ENTER>. Jeżeli chcemy wycofać się z edycji bez zapisywania dokonanych zmian, należy kliknąć przycisk Anuluj  lub wcisnąć klawisz <ESC>
  5. Na zakładce [Kwoty] istnieje możliwość podglądnięcia wyliczonej kwoty wynagrodzenia netto oraz wprowadzenia zmian niektórych wartości takich jak: Koszty uzyskania przychodu, Podatek od podstawy, Ubezpieczenie zdrowotne, Data przekazania zaliczki do US. Część wynagrodzenia płaconą gotówką należy wprowadzić w odpowiednim polu, pozostała część będzie przeniesiona automatycznie do pola w tym ROR.
  6. Po zmianie wartości na zakładce [Kwoty] należy je zapisać przez przycisk Zapisz zmiany lub wciskając klawisz <ENTER>. Jeżeli chcemy wycofać się z edycji bez zapisywania dokonanych zmian, należy kliknąć przycisk Anuluj  lub wcisnąć klawisz <ESC>.

Jak usunąć wynagrodzenie pracownika?

Aby usunąć wyliczone wynagrodzenie dla pracownika należy:

  1. Otworzyć listę wypłat wybierając z menu: Księgowość/ Wynagrodzenia/ Lista wynagrodzeń lub przycisk Lista wynagrodzeń w menu Nawigacji Comarch ERP Optima/Wynagrodzenia
  2. Odszukać wypłatę na liście i ustawić na niej kursor (podświetlić wybrany wiersz).
  3. Kliknąć przycisk Usuń  lub wcisnąć klawisz <DELETE>.
  4. Program wyświetli pytanie: Czy chcesz skasować podświetlony rekord?. Po potwierdzeniu wybrany rekord zostanie skasowany.

Jak zmienić wynagrodzenie pracownika?

Aby zmienić wyliczone wynagrodzenie dla pracownika należy:

  1. Otworzyć listę wypłat wybierając z menu: Księgowość/ Wynagrodzenia/ Lista wynagrodzeń lub przycisk Lista wynagrodzeń w menu Nawigacji Comarch ERP Optima/ Wynagrodzenia.
  2. Odszukać wypłatę na liście i ustawić na niej kursor (podświetlić wybrany wiersz).
  3. Kliknąć przycisk Zmień  lub wcisnąć klawisze <CTRL>+<ENTER>.
  4. Program wyświetli formularz wypłaty pracownika, na którym można wówczas dokonać wymaganych zmian.
  5. Po dokonaniu zmian należy je zapisać, klikając na formularzu pracownika przycisk Zapisz zmiany  lub wciskając klawisz <ENTER>. Jeżeli chcemy wycofać się z edycji bez zapisywania dokonanych zmian, należy kliknąć przycisk Anuluj  lub wcisnąć klawisz <ESC>.

Jak zaksięgować wynagrodzenie pracowników do KPiR?

Aby zaksięgować wyliczone wynagrodzenie do Księgi przychodów i rozchodów należy:

  1. W pierwszej kolejności wyliczyć wynagrodzenia dla poszczególnych pracowników, zgodnie z opisem w podrozdziale Jak wyliczyć wynagrodzenie pracownika.
  2. Otworzyć listę wypłat wybierając z menu: Księgowość/ Wynagrodzenia/ Lista wynagrodzeń i wybrać zakładkę w [Miesiącu].
  3. Kiedy na ekranie pojawią się wynagrodzenia za dany miesiąc, należy zaznaczyć te wypłaty, które mają być zaksięgowane. Zaznaczmy przez ustawienie kursora na odpowiednim zapisie i naciśnięcie klawisza <SPACJA> lub po naciśnięciu prawego klawisza myszy wybraniu opcji Zaznacz lub Zaznacz wszystkie (aby zaznaczyć wszystkie dokumenty można nacisnąć kombinacje klawiszy <CTRL>+<A>). 
    Uwaga
    W przypadku, gdy brak jest zaznaczonych wypłat, program sam zaznacza podświetlony rekord.
  4. Następnie należy nacisnąć przycisk Księguj  lub klawisz <F7>. Program wyświetli komunikat: Czy chcesz wykonać księgowanie zaznaczonych pozycji do Księgi Podatkowej? Potwierdzenie pytania powoduje utworzenie zapisu zbiorczego, który jest księgowany do Księgi przychodów i rozchodów. Data księgowania jest określana na podstawie ustawień w Konfiguracji firmy jako ostatni dzień miesiąca, za który jest wypłacane wynagrodzenie lub jako dzień bieżący. W momencie księgowania dokumenty zmieniają kolor wyróżnienia z czarnego na niebieski. 
    Uwaga
    Lista płac księgowana jest z datą ostatniego dnia miesiąca lub z datą bieżącą, zależnie od ustawienia parametru Księgowanie dokumentów z datą wprowadzonego w Konfiguracji firmy/ Księgowość /Parametry. Jeżeli w Konfiguracji wybrano opcję Operacji lub Zapisu, a na liście wynagrodzeń znajdują się zapisy z wypłatą z konkretnego miesiąca (np. czerwiec), ale różnymi datami (miesiącami) wypłaty (np. czerwiec oraz lipiec) to zostaną utworzone zapisy księgowe dla każdego miesiąca wypłaty osobno (za czerwiec oraz za lipiec). Lista płac księgowana jest do bufora lub bezpośrednio do księgi, zależnie od ustawienia parametru Księgowanie wypłat przez bufor wprowadzonego w Konfiguracji programu/ Użytkowe/ Operatorzy/ zakładka [Parametry].

Jak zaimportować dane z programów Comarch ERP Klasyka -PL, PLP i PIK?

Aby zaimportować dane z programu płacowego, należy:

  1. Wyeksportować dane z programów płacowych w postaci pliku tekstowego bezpośrednio lub za pomocą dyskietki.
  2. W programie Comarch ERP Optima otworzyć listę płac (menu Księgowość/ Wynagrodzenia/ Lista wynagrodzeń) i wybrać zakładkę w miesiącu, a następnie nacisnąć przycisk Import z pliku COMMA (lub klawisz <F11>) i wybrać odpowiedni plik źródłowy gdzie dane były zapisane.
  3. Program importuje dane o wynagrodzeniach dla poszczególnych pracowników. Jeżeli danego pracownika nie ma na liście pracowników w programie Comarch ERP Optima, kartoteka dla pracownika jest zakładana automatycznie (przy czym na karcie zapisywane są tylko imię i nazwisko – pozostałe dane należy uzupełnić). Program rozpoznaje danego pracownika po jego kodzie w programie PIK i liczbie porządkowej w programie PL – jeżeli kod ulegnie zmianie, wówczas karta pracownika zostanie zdublowana. Po dokonaniu importu poszczególne składniki wynagrodzenia można przeglądać otwierając z menu: Księgowość / Wynagrodzenia/ Lista wynagrodzeń. 
    Uwaga
    Import odbywa się zawsze do miesiąca, dla którego otwarta jest w danym momencie lista wynagrodzeń.



Lista wypłat

Lista wypłat (Księgowość/ Wynagrodzenia/ Lista wynagrodzeń) pozwala na prowadzenie, wydrukowanie i zaksięgowanie ewidencji wynagrodzeń dla poszczególnych pracowników. Z tego poziomu użytkownik programu ma możliwość wprowadzenia poszczególnych składników wynagrodzenia brutto i na podstawie zaznaczonych parametrów wyliczenia wartości wynagrodzenia netto. Na podstawie wprowadzonych informacji program będzie drukował kartę przychodu pracownika, jak również listę płac za poszczególne miesiące. Na podstawie ewidencji wynagrodzeń generowana jest deklaracja PIT-4R.

W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową, wartości wynagrodzenia brutto dla wszystkich pracowników wprowadzone do programu można zaksięgować w odpowiedniej wartości do Książki przychodów i rozchodów (kolumna 12). Do książki przychodów i rozchodów księgowane są również ubezpieczenia społeczne płacone przez pracodawcę (kolumna 13).

Lista wypłat składa się z dwóch zakładek:

  • [W miesiącu],
  • [Dla pracownika].


Lista wypłat – zakładka w miesiącu

Na liście wypłat w danym miesiącu znajdują się następujące informacje: kod danego pracownika, jego nazwisko i imię, data wpływu, łączna kwota brutto wynagrodzenia, czy pracownik zatrudniony jest na etacie czy na podstawie innej umowy oraz opis zdarzenia w postaci pola Kategoria.

Lista wypłat – zakładka W miesiącu

W tym miejscu zostaną opisane przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy.

 Import z pliku COMMA – przycisk ten pozwala na zaimportowanie wypłat z programów płacowych firmy Comarch ERP Klasyka – PL, PLP i PIK.

 Księguj – ikona jest widoczna tylko wtedy, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową. Pozwala na zaksięgowanie wynagrodzenia brutto i ubezpieczenia płaconego przez pracodawcę za dany miesiąc.

Wynagrodzenia, które mają być zaksięgowane, muszą zostać przez Użytkownika zaznaczone. Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry dla parametru Księgowanie dokumentów z datą wybrano opcję Operacji lub Zapisu, a na liście wynagrodzeń znajdują się zapisy z wypłatą z konkretnego miesiąca (np. czerwiec), ale różnymi datami (miesiącami) wypłaty (np. czerwiec oraz lipiec) to zostaną utworzone zapisy księgowe dla każdego miesiąca wypłaty osobno (za czerwiec oraz za lipiec). Wybór Daty wystawienia powoduje księgowanie za okres wypłaty.

Koszty ubezpieczenia społecznego płaconego przez pracodawcę są księgowane do KPiR zgodnie z ustawieniami w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Parametry, gdzie użytkownik ma możliwość zaznaczenia parametru, który decyduje o tym czy ZUS pracodawcy ma być księgowany w miesiącu następnym po dacie wypłaty oraz wybrania dnia księgowania.

Istnieje możliwość zaksięgowania składek ZUS właścicieli i osób współpracujących do odpowiedniej kolumny Księgi przychodów i rozchodów.

Zaznaczenie w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Parametry parametru Księgowanie dokumentów z datą: Przychody: Operacji/ Koszty: Wystawienia spowoduje, że jako data księgowania wpisywany jest ostatni dzień miesiąca, za który naliczane jest wynagrodzenie.

Uwaga
Użytkownik ma dwie możliwości uwzględnienia kwoty składek na zaliczkę na deklaracji PIT-36: zaksięgowanie kosztów do odpowiedniej kolumny lub wprowadzanie odliczeń bezpośrednio na kwotach zaliczki na deklaracje PIT-36 na karcie właściciela. Sposób odliczenia składek ZUS właściciela zależy od użytkownika systemu.

Można również zaksięgować w koszty kwoty przeznaczonej na Fundusz Pracy, a wyliczonej na liście płac właścicieli.

Uwaga
Jeśli w firmie jest kilku właścicieli i dla nich generowana jest jedna lista płac, kwota składek i Funduszu Pracy zostanie zaksięgowana w łącznej wartości i na deklaracji koszty zostaną rozdzielone wg udziałów, a nie faktycznie poniesionych wydatków w części przypadającej na danego właściciela

 Operacje seryjne – ikona jest widoczna tylko wtedy, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową oraz w Konfiguracji zaznaczono parametr Firma wielozakładowa. Funkcja umożliwia ustawienie zakładu na podświetlonej/zaznaczonych wypłatach.

Lista wypłat – zakładka Dla pracownika

Lista wypłat dla pracownika

Lista wypłat dla pracownika pozwala na wyświetlenie wszystkich wynagrodzeń dla danej osoby za cały rok.

Na liście wynagrodzeń dla pracownika widnieje parametr Wg daty wypłaty. Jego zaznaczenie spowoduje wyświetlenie wynagrodzeń, których data wypłaty przypada w roku wybranym w polu Rok. Gdy parametr jest odznaczony, na liście wyświetlane są wynagrodzenia wypłacone za okres, który przypada w roku wybranym w polu Rok. Wydruki generowane są dla wypłat widocznych na liście.

Na liście działają te same przyciski i są takie same pola jak w przypadku zakładki [W miesiącu]. Pracownik jest wybierany poprzez wpisanie kodu pracownika lub z listy pracowników, którą otwieramy w trybie wyboru przez naciśnięcie przycisku .  Po otwarciu listy pomocniczej, aby wybrać pracownika, należy go wskazać i nacisnąć przycisk Wybierz , klawisz <ENTER> lub dwukrotnie kliknąć na wybranym pracowniku.

Z poziomu Ewidencji wynagrodzeń zakładki [Dla pracownika] możliwe jest wydrukowania Indywidualnej karty przychodu pracownika po naciśnięciu przycisku drukarki . Zawiera ona następujące informacje: Imię i nazwisko pracownika, NIP, miesiąc wypłaty, kwotę brutto wynagrodzenia (osobno elementy opodatkowane i nieopodatkowane – w kolumnie Elementy opodatkowane drukowane są składniki, które mają zaznaczony parametr Przychód opodatkowany. W kolumnie Elementy nieopodatkowane drukowane są składniki, które mają odznaczony parametr Przychód opodatkowany, ubezpieczenie społeczne, koszty uzyskania przychodu, dochód do opodatkowania, zaliczkę na podatek dochodowy, podstawę składki na ubezpieczenie zdrowotne, składkę na ubezpieczenie zdrowotne, kwotę do wypłaty, zaliczkę do US, datę przekazania zaliczki.]




Karta pracownika

W celu dodania nowego pracownika należy otworzyć z menu: Ogólne/ Pracownicy. Naciskamy przycisk Dodaj , otworzy się formatka, która pozwoli na dodanie nowej karty pracownika.

Karta pracownika dzieli się na cztery zakładki:

  • [Ogólne]
  • [Szczegółowe]
  • [Dodatkowe]

 
 
Dotyczy wersji: 2018.5.1

  • [Zgody]

 

Karta pracownika – zakładka Ogólne

Karta pracownika, zakładka Ogólne

Na zakładce [Ogólne] karty pracownika uzupełniamy poszczególne dane na jego temat, takie jak: Akronim – unikalny dla danego pracownika, Nazwisko i imiona, Imiona rodziców oraz Nazwisko rodowe, numer NIP i PESEL, Data i miejsce urodzenia oraz dane adresowe.

Karta pracownika – zakładka Szczegółowe

Karta pracownika, zakładka Szczegółowe

Na zakładce karta pracownika – informacje Szczegółowe – należy wprowadzić następujące dane:

Data zatrudnienia – data zatrudnienia danego pracownika.

Forma płatności – formy płatności zdefiniowane w konfiguracji. Po wyborze formy płatności z odroczonym terminem płatności uaktywnia się pole na wpisanie informacji o banku.

Współczynnik kosztów uzyskania – w przypadku, gdy pracownik odlicza standardowe koszty uzyskania przychodu – wpisujemy 1, w przypadku, gdy podatnik nie odlicza kosztów uzyskania przychodu – wpisujemy 0, w przypadku, gdy podatnik korzysta z podwyższonych kosztów uzyskania przychodu – wpisujemy odpowiedni współczynnik, np. 1,25.

Współczynnik ulgi podatkowej – w przypadku, gdy podatnik korzysta ze standardowej ulgi podatkowej – wpisujemy 1; w przypadku, gdy podatnik nie korzysta z ulgi podatkowej (np. praca na drugi etat) – wpisujemy 0; w przypadku, gdy podatnik korzysta z podwyższonej ulgi podatkowej – wpisujemy odpowiedni współczynnik, np. 2.

Kod pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze – istotny z punktu widzenia naliczania i odprowadzania od pracownika składki na Fundusz Emerytur Pomostowych (FEP).

Urząd Skarbowy – właściwy dla danego pracownika. Urząd skarbowy może zostać wybrany z listy urzędów, która otwierana jest przez naciśnięcie przycisku lub przez wpisanie akronimu danego urzędu.

Bank – informacje na temat banku pracownika, jak również konto, na które np. jest przelewana wypłata. Dane banku są pobierane z listy banków, która otwierana jest przez naciśnięcie przycisku . Automatyczne uzupełnienie danych banku następuje również po wpisaniu akronimu Banku, który znajduje się na liście banków.

Kategoria – miejsce na wprowadzenie dodatkowej cechy opisującej danego pracownika. Przy wyliczaniu Listy płac kategoria ta jest automatycznie przypisywana poszczególnym elementom wypłaty.

Nie rozliczaj płatności – parametr stosowany w przypadku, gdy z pracownikiem nie są prowadzone rozliczenia. Jeśli jest on zaznaczony – wszystkie płatności i zapisy kasowe związane z tym pracownikiem od razu otrzymują status Nie podlega i nie ma możliwości ich rozliczenia.

Karta pracownika – zakładka Dodatkowe

Karta pracownika, zakładka Dodatkowe

W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową, na zakładce istnieje możliwość wskazania domyślnych kont księgowych pracownika.

W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową oraz w Konfiguracji zaznaczono parametr Firma wielozakładowa widoczne jest pole Zakład. Podczas dodawania formularza nowego pracownika/właściciela podpowiada się zakład domyślny.

Na zakładce wyświetlana jest również informacja na temat tego, kto dany zapis wprowadził i zmodyfikował, jak również daty tych operacji. Na tej zakładce znajduje się również pole na dodatkowe uwagi.

Dotyczy wersji: 2018.5.1

Karta pracownika – zakładka Zgody

Karta pracownika, zakładka Zgody

Na tej zakładce możliwe jest przypisywanie nowych zgód dla pracownika, ich przeglądanie oraz edycja (np. wycofanie udzielonej zgody) za pomocą ikony lupy  oraz usuwanie za pomocą ikony kosza .

Kliknięcie ikony plusa  bądź naciśnięcie klawisza <Insert> powoduje otwarcie formularza nowej zgody pracownika.




Wyliczenie zaliczki na deklarację PIT-4R

Uwaga
Wszelkie obliczenia przychodów i podatku są realizowane przez program automatycznie na podstawie zgromadzonych w programie danych. Jednakże w przypadku błędnie wprowadzonych danych wyniki obliczeń będą oczywiście różne od oczekiwanych. Dlatego na użytkowniku spoczywa obowiązek kontroli, czy wprowadzone i przetwarzane dane są poprawne.

Aby obliczyć nową zaliczkę, należy na liście zaliczek na deklarację PIT-4R wcisnąć przycisk Dodaj .

Formularz zaliczki na deklarację PIT-4R składa się z następujących zakładek:

  • [Sekcja C] – zakładka zawiera dane ogólne deklaracji oraz część danych zawartych w sekcji C formularza Zaliczki na PIT-4R.
  • [Sekcja C, D, E] – zakładka ta odpowiada pozostałej części sekcji C, D oraz sekcji E formularza Zaliczki na PIT‑4R.

Uwaga
Podręcznik omawia zaliczkę na PIT-4R w wersji formularza 18. W przypadku wprowadzenia nowej wersji formularza, pewne dane (np. numery rubryk) mogą ulec zmianie.

Zaliczka na deklarację PIT-4R sekcja C

Przed wykonaniem obliczenia zaliczki, należy na zakładce [Sekcja C] uzupełnić informacje, takie jak rok i miesiąc zaliczki, czy sposób uwzględniania zapisów w buforze.

Zakładka [Sekcja C] w części Ogólne zawiera następujące informacje:

  • Rok i miesiąc, za który zaliczka ma być obliczona,
  • Zablokuj deklarację przed zmianami – zabezpiecza zaliczkę przed skasowaniem i zmianami,
  • Obliczona przez, zatwierdzona przez – kod operatora, który dokonał obliczenia i zatwierdzenia (zablokowania) zaliczki oraz daty tych operacji.

Formularz obsługują standardowe przyciski, opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie niniejszego podręcznika.

W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tego formularza.

 Przelicz deklarację – przycisk pozwala na przeliczenie zaliczki na deklarację PIT-4R za wybrany miesiąc, deklaracja może zostać przeliczona również za pomocą klawisza <F8>.

Uwaga
Po obliczeniu deklaracji, użytkownik powinien sprawdzić w dalszej części formularza te pola, które nie są pobierane automatycznie przez program i wymagają ewentualnego uzupełnienia.

Po przeliczeniu deklaracji, na zakładce [Sekcja C] obliczane są rubryki od numeru 19 do 42, związane z wynagrodzeniami ze stosunku pracy, pod warunkiem, ze są one zdefiniowane jako typy wypłat i wykorzystane na listach płac pracowników za dany okres. Pola te są edytowalne, więc można je wypełnić „ręcznie”.

W razie konieczności pozostałe rubryki (od 22 do 42) Użytkownik powinien uzupełnić samodzielnie.

Zaliczka na deklarację PIT-4R sekcja C, D, E

Na zakładce [Sekcja C, D, E] widoczne są wartości związane z obliczeniem pobranego podatku oraz dane związane z uiszczeniem należności. Pola od pozycji 44 do 50 oraz 52, 54, 55, 56 są edytowalne i w razie konieczności powinny zostać uzupełnione przez Użytkownika. Pozostałe pola są wyliczane przez program.

Pole 50 na zaliczce na deklarację PIT-4R pozwala na wprowadzenie wartości kwoty pobranych zaliczek na podatek dochodowy od wypłat należności z tytułu działalności określonej w art. 13 pkt 2 i 5-9 ustawy, z praw autorskich i praw pokrewnych. W programie Comarch ERP Optima pole to jest liczone jako suma wszystkich zaliczek od wynagrodzeń liczonych jako INNE w Ewidencji wynagrodzeń. Pole to jest przeliczane przez program w momencie, gdy pojawił się typ wypłaty umowa zlecenia lub inna.

Pola 51, 53 nie są edytowalne




Lista pracowników

Jedna z Ewidencji dodatkowych w programie to Ewidencja wynagrodzeń. W programie Comarch ERP Optima oprócz możliwości wyliczania i drukowania kart przychodów pracowników można w prosty sposób wprowadzać poszczególne składniki wynagrodzenia, które składają się na łączną kwotę wynagrodzenia brutto. Na podstawie wartości wynagrodzenia brutto program wylicza wartość netto oraz wartość poszczególnych ubezpieczeń społecznych płaconych zarówno przez pracownika, jak i przez pracodawcę. Program wylicza również wartość podatku dochodowego oraz ubezpieczenia zdrowotnego i na podstawie tych informacji automatycznie generuje deklarację na zaliczkę miesięczną na podatek dochodowy od łącznej kwoty wypłat dokonanych PIT-4R.

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie prowadzenia Książki przychodów i rozchodów osoby prowadzące księgi obowiązane są do prowadzenia indywidualnych kart przychodów pracowników. W programie Comarch ERP Optima w module Księga Podatkowa wartość wynagrodzenia brutto poszczególnych pracowników może być automatycznie przenoszona do kolumny 12 (Wynagrodzenia w gotówce i w naturze) Księgi przychodów i rozchodów. Dodatkowo w momencie księgowania wynagrodzeń do kolumny 13 (Pozostałe wydatki) przenoszona jest wartość ubezpieczeń społecznych płaconych bezpośrednio przez pracodawcę wraz ze składką na FGŚP oraz Fundusz Pracy.

Lista pracowników

Poszczególnych pracowników dodajemy w programie na liście pracowników, która jest otwierana z menu: Ogólne/ Pracownicy lub przez naciśnięcie przycisku Pracownicy w menu Nawigacji Comarch ERP Optima/ Ogólne.

Na liście pracowników możliwe jest dokonywanie wszelkich operacji dotyczących pracowników, takich jak przeszukiwanie, dodawanie czy kasowanie kart pracowników.

Lista pracowników

Na liście znajdują się następujące informacje: Kod pracownika, Nazwisko i Imię.

W tym miejscu zostaną opisane przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy.

 Eksport danych kadrowych – przycisk dostępny z listy pracowników pozwala na wyeksportowanie informacji o pracowniku do MS Excel.

 Operacje seryjne – w przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową funkcja umożliwia ustawienie domyślnych kont księgowych na formularzach zaznaczonych pracowników.

W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową oraz w Konfiguracji zaznaczono parametr Firma wielozakładowa, funkcja umożliwia ustawienie zakładu na formularzach zaznaczonych pracowników