Księgowanie listy płac do Księgi Podatkowej (KP)

Cel ćwiczenia: Pokazanie prostego mechanizmu księgowania zamkniętych list płac do KP.

  • Z menu modułu Płace i Kadry wybieramy Listy płac.
  • Podświetlamy listę płac etatową za bieżący miesiąc wyświetlaną w kolorze czarnym, czyli zamkniętą.
  • Po użyciu ikony księgi pojawi się pytanie: „Czy chcesz wykonać zaksięgowanie zaznaczonych pozycji do Księgi Podatkowej?” – akceptujemy TAK.
  • Lista automatycznie zmienia kolor na niebieski, co oznacza, że jest zaksięgowana.
  • Edytujemy tę listę i widzimy w polu: Zapis księgowy z dnia. Dostępny jest przycisk lupy – po jej naciśnięciu przechodzimy do zapisu księgowego w KP.




Podstawa wymiaru świadczenia z tytułu choroby w pierwszym miesiącu pracy

Jeśli niezdolność do pracy powstała przed upływem pierwszego miesiąca kalendarzowego zatrudnienia, z zachowaniem prawa do świadczeń z tytułu choroby, to podstawa wymiaru zasiłku chorobowego zostanie wyliczona z elementów z bieżącej wypłaty. Do podstawy zasiłku wliczana  jest kwota poszczególnych elementów wypłaty pomniejszona o składki ZUS i odpowiednio przeliczona, w zależności od ustawionego sposobu wliczania danego składnika do podstawy zasiłku:

  • nie wliczać – składnik nie jest uwzględniany w podstawie zasiłku,
  • wliczać – składnik jest wliczany do podstawy w kwocie faktycznie wypłaconej pomniejszonej o składki ZUS,
  • dopełniać wg godzin – wartość elementu wypłaty jest dzielona przez czas pracy w godzinach powiększony o czas urlopów i mnożona przez czas normatywny pracownika za cały miesiąc według jego planu pracy pomniejszony o czas nieobecności typu nieusprawiedliwiona w godzinach,
  • dopełniać wg dni – wartość elementu wypłaty jest dzielona przez czas pracy w dniach powiększony o czas urlopów i mnożona przez czas normatywny pracownika za cały miesiąc według jego planu pracy pomniejszony o czas nieobecności typu nieusprawiedliwiona w dniach,
  • wliczać w pełnej wysokości – wartość składnika podstawowego jest dzielona przez czas normatywny pracownika w danym miesiącu wynikający z jego planu pracy, pomniejszony o czas nieobecności typu nieusprawiedliwiona oraz zawężony do okresu zatrudnienia na etat w godzinach i mnożona przez czas normatywny pracownika za cały miesiąc według jego planu pracy pomniejszony o czas nieobecności typu nieusprawiedliwiona w godzinach,
  • wliczać jak zasadnicze – wartość składnika podstawowego jest dzielona przez czas normatywny pracownika w danym miesiącu wynikający z jego planu pracy, pomniejszony o czas nieobecności typu nieusprawiedliwiona oraz zawężony do okresu zatrudnienia na etat w godzinach i mnożona przez czas normatywny pracownika za cały miesiąc według jego planu pracy pomniejszony o czas nieobecności typu nieusprawiedliwiona w godzinach.

Przykład
Pracownik zatrudniony 1 maja 2017 na stawce zaszeregowania 2.500,00zł/miesiąc. Pracownik nie ma żadnych dodatków. Zwolnienie chorobowe 9-14.05.2017  (6 dni).
Przychód pracownika za maj 2017  wyniósł:
2500,00 – [(2.500,00/30)* 6dni] = 2.000,00zł.
Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego:
2.500,00 (składnik podstawowy) – 13,71% = 2.157,25zł.

Przykład
Pracownik zatrudniony 1.03.2017, stawka zaszeregowania 3000 zł/miesiąc, na stałe ma przypisaną w dodatkach premię procentową 10 % (algorytm 2 – procent od zasadniczego nominalnego) pomniejszaną proporcjonalnie za zwolnienie chorobowe, wliczana do zasiłku metodą dopełniać wg dni.
Pracownik zgodnie z planem pracy miał przepracować w marcu 23 dni (184 godziny), w okresie 24-31.03.2017 miał zwolnienie chorobowe (8 dni kalend,  6 dni pracy, 48 godz), przepracował 17 dni (136 godz).

Przychód pracownika za marzec 2017:

  • wynagrodzenie zasadnicze = 2200,00 (składnik podstawowy = 3000,00, pomniejszenie o 1/30 = -800,00),
  • premia procentowa = 221,74 (składnik podstawowy = 300,00, pomniejszenie proporcjonalne = -78,26),

Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego:
Wynagrodzenie zasadnicze – 2588,70 (3000-13.71%),
Premia procentowa –258,87(221,74–13.71%=191,34 -> 191,34 /17*23)

Przykład
Pracownik zatrudniony 7.03.2017, stawka zaszeregowania 3000 zł/miesiąc, na stałe ma przypisane w dodatkach:

  • dodatek motywacyjny w kwocie 100,00 automatycznie pomniejszany za nieobecności, w tym za zwolnienie chorobowe proporcjonalnie – wliczany do zasiłków metodą wliczać w pełnej wysokości,
  • dodatek kasowy w kwocie 100,00 automatycznie pomniejszany za nieobecności, w tym za zwolnienie chorobowe proporcjonalnie – wliczany do zasiłków metodą wliczać jak zasadnicze,

Norma w marcu za cały miesiąc według planu pracy 23 dni (184 godziny), norma zawężona do okresu zatrudnienia 19 dni 152 godz); zwolnienie chorobowe 24-31.03 (8 dni kalend, 6 dni pracy, 48 godz); pracownik przepracował 11 dni = 88 godz.

Przychód pracownika za marzec 2017:
wynagrodzenie zasadnicze = 1678,26 (składnik podstawowy = 2478,26 pomniejszenie o 1/30 = -800,00)
dodatek motywacyjny = 56,52 (składnik podstawowy = 82,61, pomniejszenie proporcjonalne = -26,09),
dodatek kasowy = 56,52 (składnik podstawowy = 82,61, pomniejszenie proporcjonalne = -26,09),

 Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego:
Wynagrodzenie zasadnicze – 2588,70 (3000-13.71%),
Dodatek motywacyjny – 86,29 (82,61-13.71%=71,28 -> 71,28/152*184),
Dodatek kasowy – 86,29 (82,61-13.71%=71,28 -> 71,28/152*184).




Udzielamy pracownikowi pożyczki

Cel ćwiczenia: Odnotowanie na liście „Pożyczka” udzielonej pracownikowi pożyczki z określeniem wysokości rat spłat.

  • Wybieramy z menu głównego modułu Płace i Kadry Listy płac.
  • Otwieramy nowy Formularz listy płac i wybieramy (pod przyciskiem Dokument) symbol P (Pożyczka).
    • Rodzaj: Pożyczka
    • data wypłaty: 25 dzień następnego miesiąca
  • W oknie Wypłaty pracowników zfiltrem Wszyscy wybieramy wcześniej zdefiniowaną listę płac o symbolu P za następny miesiąc.
  • Ustawiamy kursor na pracowniku Jan Kowalski i uruchamiany proces naliczenia wypłaty.
  • Na Formularzu wypłaty przechodzimy na zakładkę Elementy wypłaty i dodajemy nowy element Pożyczka i wpisujemy kwoty:
    • Wartość (pożyczki): 5000
    • Wysokość raty: 250
    • Kwota odsetek (dla każdej raty): 2
  • Zapisujemy wypłatę pożyczki – pierwsza rata zostanie potrącona już przy naliczaniu wypłaty etatowej z datą wypłaty późniejszą niż 25-ty dzień miesiąca.

Uwaga
Spłaty rat pożyczek proponują się na liście wypłat etatowych i umów zleceń. W celu wyłączenia generowania spłat przy wypłacaniu umów zleceń należy w Konfiguracji firmy/ Płace/ Parametry zaznaczyć pole Nie generuj spłaty pożyczki na liście wypłat z tytułu umów cywilnoprawnych.




Udzielamy pracownikowi zaliczki netto

Cel ćwiczenia: Odnotowanie na liście typu „Zaliczka netto” udzielonej pracownikowi zaliczki na poczet przyszłych wynagrodzeń.

  • Wybieramy z menu głównego modułu Płace i Kadry Listy płac.
  • Otwieramy nowy Formularz listy płac i wybieramy (pod przyciskiem Dokument) symbol Z (Zaliczka).
    • Rodzaj: Zaliczka netto
    • data wypłaty: 25 dzień następnego miesiąca
  • W oknie Wypłaty pracowników z filtrem Wszyscy wybieramy wcześniej zdefiniowaną listę płac o symbolu Z za następny miesiąc.
  • Ustawiamy kursor na pracowniku Jan Kowalski i ikoną plusa uruchamiany proces naliczenia wypłaty. Przechodzimy na zakładkę Elementy wypłaty i dodajemy nowy element Zaliczka netto,  wpisujemy kwotę 200 zł.




Dopełnienie do minimalnej

Program kontroluje, czy wynagrodzenie pracownika naliczone za czas przepracowany nie jest za niskie i czy nie należy dopełnić go do obowiązującego w danym roku minimalnego wynagrodzenia. Kwotę minimalnego wynagrodzenia podajemy w Konfiguracji programu/ Płace/ Wynagrodzenia. Jeśli po wyliczeniu wypłaty zostały dokonane zmiany w wypłacie (dodano, usunięto składnik wypłaty) konieczne jest usunięcie i ponowne dodanie elementu „Wyrównanie do najniższego wynagrodzenia” w celu obliczenia przez program odpowiedniej kwoty. Przeliczenie (piorunek) w elemencie wypłaty nie działa. Wyrównanie do minimalnej o zerowej wartości nie pojawia się w wypłacie, na wydrukach list płac i kwitkach wypłat. Zasady obliczania wyrównania wynagrodzenia do płacy minimalnej określa Ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz.U. z 2005 r. nr 157, poz.1314 ze zm.).




Podwyższenie zasiłku macierzyńskiego do kwoty świadczenia rodzicielskiego

Podwyższenie zasiłku macierzyńskiego przysługuje w okresie pobierania zasiłku macierzyńskiego za okres ustalony przepisami Kodeksu pracy jako okres urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu macierzyńskiego oraz urlopu rodzicielskiego w przypadku, gdy miesięczna kwota zasiłku macierzyńskiego pomniejszonego o zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych jest niższa niż kwota świadczenia rodzicielskiego. Dochody przysługujące za okres pobierania zasiłku macierzyńskiego, np. wynagrodzenie z tytułu łączenia korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy nie mają wpływu na kwotę podwyższenia zasiłku macierzyńskiego.

W konfiguracji programu w gałęzi Zasiłki znajduje się wskaźnik Świadczenie rodzicielskie. Kwotę zasiłku macierzyńskiego pomniejszonego o zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych podwyższa się do wysokości obowiązującej w danym roku kwoty świadczenia rodzicielskiego. Kwota ta jest naliczana jako oddzielny element wypłaty Podwyższenie zasiłku macierzyńskiego. Są od niego naliczane składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe finansowane z budżetu państwa z kodem tytułu ubezpieczenia 1240xx. Nie jest od niego naliczana zaliczka podatku. Na oknach związanych z wypłatami oraz wydrukach podwyższenie zasiłku macierzyńskiego wykazywane jest w części Nieopodatkowane > Zasiłki (rozlicz.nieobecności).

Podwyższenie zasiłku macierzyńskiego jest ustalane jako różnica między kwotą świadczenia rodzicielskiego (1000 zł), a miesięczną kwotą zasiłku macierzyńskiego, pomniejszonego o zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych. Jeżeli zasiłek macierzyński przysługuje za część miesiąca, kwota podwyższenia jest ustalana w stosunku do pomniejszonej proporcjonalnie kwoty świadczenia rodzicielskiego. Kwotę świadczenia rodzicielskiego za część miesiąca oblicza się poprzez podzielenie miesięcznej kwoty świadczenia rodzicielskiego przez liczbę dni kalendarzowych miesiąca, za który zasiłek macierzyński przysługuje oraz pomnożenie przez liczbę dni, za które przysługuje zasiłek macierzyński. Otrzymany wynik podlega zaokrągleniu do 10 gr w górę.

Przykład

W styczniu bieżącego roku pracownica przebywała na urlopie macierzyńskim od 4.01. Zasiłek macierzyński za styczeń przysługuje pracownicy po pomniejszeniu o zaliczkę na podatek dochodowy w kwocie 713,28 zł. Kwota podwyższenia zasiłku macierzyńskiego za okres od 4 do 31 stycznia wynosi 190,02 zł. Kwota ta została obliczona następująco:

  • kwota świadczenia rodzicielskiego, do której zasiłek macierzyński ulega podwyższeniu (od 4 do 31 stycznia) wynosi 903,30 zł (1000,00 zł: 31 * 28 = 903,225806 – > po zaokrągleniu w górę do 10 gr -> 903,30 zł),
  • podwyższenie zasiłku macierzyńskiego za okres od 4 do 31 stycznia wynosi 190,02 zł (903,30 zł – 713,28 zł = 190,02 zł).  

Element Podwyższenie zasiłku macierzyńskiego jest zapisywany w wypłacie z zakresem dat obejmującym cały miesiąc kalendarzowy, za który jest liczona wypłata, niezależnie od tego, czy zasiłek macierzyński wypłacony w tej wypłacie jest w jednej części, czy w kilku i jakie są zakresy dat poszczególnych zasiłków.

Składnik Podwyższenie zasiłku macierzyńskiego naliczany jest tylko w przypadku , gdy firma wypłaca zasiłki w imieniu ZUS i na formularzu pracownika nie został zaznaczony parametr Nie generuj podwyższenia zasiłku macierzyńskiego. Jeśli kwota netto zasiłku macierzyńskiego przewyższa kwotę świadczenia rodzicielskiego, składnik Podwyższenie zasiłku macierzyńskiego nie jest zapisywany w wypłacie. Podwyższenie zasiłku macierzyńskiego jest naliczane w wypłacie etatowej, a w przypadku zleceniobiorcy, w tej samej wypłacie na liście Umowy, w której jest naliczany zasiłek macierzyński. Na raporcie ZUS RSA podwyższenie zasiłku macierzyńskiego jest wykazywane z kodem 329.

 

Podstawa prawna:
Ustawa z dnia 24 lipca 2015 r. o zmianie ustawy o świadczeniach rodzinnych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. 2015, poz. 1217).




Rozliczanie wypłat w walucie obcej

Z uwagi na coraz częściej występującą sytuację zatrudniania pracowników poza Polską i wypłacania im wynagrodzeń w walucie obcej (przy zachowaniu polskich przepisów podatkowych i składkowych przy naliczaniu wypłat) i braku modułu Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus (funkcjonalności dla rozliczania osób oddelegowanych) w module Kasa/Bank – Preliminarz płatności istnieje możliwość przeliczenia wypłaty (kwoty netto) na inną walutę, niż wynika z dokumentu źródłowego według kursu aktualnego na dany dzień. Oznacza to, że wypłaty są policzone w walucie PLN, tym samym powstają zdarzenia w walucie PLN, a w Preliminarzu płatności jest możliwość przeliczenia wypłaty na wybraną – przez użytkownika – walutę obcą.

W Konfiguracji/ Program/ Ogólne/ Waluty należy dodać waluty, które będą potrzebne do przeliczeń wynagrodzenia. Należy uzupełnić kurs waluty (np. przez import z NBP). Następnie trzeba sprawdzić czy są naliczone wypłaty. Jeśli nie ma, należy je naliczyć i zamknąć. Po wykonaniu wymienionych czynności, można przejść do modułu Kasa/Bank – Preliminarz płatności i dokonać zmiany waluty w płatnościach z PLN na inną.

Uwaga
Funkcja przeliczania wypłaty na inną walutę dostępna jest tylko dla wypłat o statusie Zamknięta. Płatność (w preliminarzu płatności) ma status Do realizacji.

W module Kasa / Bank – Preliminarz płatności można zmienić walutę na inną niż PLN dla pojedynczej wypłaty lub seryjnie: 

  • zmiana waluty na pojedynczej płatności pracownika należy edytować płatność ikoną lupki lub 2-krotnie klikając, przejść na zakładkę Rozliczenia, w polu Waluta rozl. wybrać z rozwijanej listy walutę,
  • seryjna zmiana waluty rozliczenia – funkcja działa dla zaznaczonych zdarzeń, i tak po zaznaczeniu płatności, należy nacisnąć prawy klawisz myszy, pojawi się menu kontekstowe i wybieramy opcję Zmień walutę rozliczenia. Pojawi się pytanie, które potwierdzamy TAK, następnie podajemy informacje dotyczące wybranej waluty (innej niż PLN).

Uwaga
W przypadku, gdy na dany dzień nie będzie podanego kursu wybranej waluty, należy kurs wprowadzić ręcznie.
W danej płatności – zakładka [Rozliczenia], pole Waluta rozliczenia aktywne jest tylko wtedy, gdy w polu Waluta dokumentu wybrano walutę PLN. W przeciwnym wypadku będzie nieaktywne (wyszarzone).
Pole Waluta rozliczenia będzie nieaktywne również wtedy, gdy dokument został już rozliczony przynajmniej częściowo.

Po zmianie waluty w płatnościach – wszystkie wydruki płacowe z kwotami płatności: gotówka i ROR drukowane są zawsze w PLN (w walucie systemowej). Dotyczy to wydruków: 

  • Kwitek wypłaty (z formularza listy płac i z listy Wypłaty pracowników),
  • Lista płac skrócona (obydwa – j.w.),
  • Lista płac szczegółowa (z czasem pracy i bez),
  • Lista ROR,
  • Lista wypłat gotówkowych,
  • Zestawienia list płac (z formularza listy płac i z listy list płac).