Logi systemowe

Program posiada logi systemowe, tzn. zapis procedury obliczeniowej, który pozwala na analizę wyników otrzymanych w programie. Logi generują się po zaznaczeniu ich w Konfiguracja/ Program/ Płace/ Parametry w momencie naliczania wypłaty. Jest to warunek konieczny do ich generowania.

W programie istnieją dwa sposoby zapisywania logów:

  • W formie pliku tekstowego – dotyczy to logów związanych z wyliczaniem:
    • Nadgodzin,
    • Limitów,
    • Stażu pracy,
  • Bezpośrednio w bazie danych – dotyczy to logów związanych z wyliczeniem podstawy dla:
    • Urlopu,
    • Ekwiwalentu,
    • Chorobowego,
    • Wychowawczego 

Logi, zapisywane w bazie danych dostępne są w programie z poziomu:

  1. Formularza elementu wypłaty ,
  2. Formularza danych kadrowych pracownika (wyświetlane są wszystkie logi zapisane dla tego pracownika).

 

Uwaga
 Logi dotyczące naliczania podstawy wynagrodzenia urlopowego, ekwiwalentu, wynagrodzenia/zasiłku chorobowego oraz urlopu wychowawczego dostępne są bezpośrednio w programie. Warunkiem generowania się tych obliczeń jest zaznaczenie logów systemowych w Konfiguracji /Program /Płace/ Parametry.

Formularz podstawy obliczeniowej: zwolnienie chorobowe

Wprowadzając do programu nieobecność typu zwolnienie lekarskie i naliczając wypłatę , na formularzu wypłaty pojawi się element wypłaty stosowny do wprowadzonej nieobecności, na przykład „wynagrodzenie za czas choroby”.

Uwaga
 Obowiązujące w Polsce przepisy dotyczące naliczania podstawy zasiłków chorobowych dopuszczają wiele różnych metod wyliczania podstawy zasiłku, zależnie od zapisów zawartych w układach zbiorowych, czy regulaminach wynagrodzeń, a dotyczących uprawnień do należnych pracownikom składników płacowych. Na sposób liczenia podstawy zasiłku wpływa dodatkowo historia podlegania ubezpieczeniom społecznym przez osobę uprawnioną do zasiłku. W szczególnych, nietypowych przypadkach zaleca się sprawdzenie poprawności wyliczenia podstawy zasiłku (można do tego wykorzystać standardowy wydruk Naliczanie podstawy zasiłku – szczegóły dostępny z formularza elementu wypłaty będącego rozliczeniem nieobecności typu ZUS) i w razie potrzeby skorygowanie kwoty podstawy zaproponowanej przez program.

Aby zobaczyć podstawę do chorobowego obliczoną przez program, należy edytować ten element wypłaty. Można to zrobić na dwa sposoby, po zaznaczeniu – przykładowego – „wynagrodzenia za czas choroby” otworzyć go przy pomocy  lub 2-krotnie klikając. Pojawi się okno z formularzem wypłaty tego składnika. Z tego poziomu można odczytać: 

  • Procent wynagrodzenia/zasiłku chorobowego,
  • Podstawę wymiaru zasiłku,
  • Ilość dni, za które wypłacono wynagrodzenie/zasiłek,
  • Wartość tego składnika.

Chcąc uzyskać podstawę obliczeniową należy kliknąć na ikonę   Podstawa obliczeniowa. Na liście podstaw chorobowych będą wyświetlane podstawy naliczenia:

  • Wynagrodzenia za czas choroby,
  • Oraz zasiłków finansowanych przez ZUS: chorobowego, chorobowego wypadkowego, macierzyńskiego, opiekuńczego i rehabilitacyjnego.

Formularz ten stosownie do obliczanego składnika zawiera informacje o:

  • Nazwie wypłacanego elementu,
  • Okresie, za jaki zostanie wypłacony,
  • Kwocie,
  • Symbolu listy płac, na której się znajduje,
  • Kwocie podstawy wymiaru,
  • Przepisaniu podstawy z poprzedniej nieobecności typu chorobowego. Parametr ten jest zaznaczony, jeśli podstawa dla danego zasiłku (wynagrodzenia chorobowego) nie była liczona, tylko pobrana z poprzedniego zasiłku,
  • Podstawie wyliczonej z  bieżącej wypłaty – parametr ten jest zaznaczony, jeśli w taki sposób podstawa została policzona. Na przykład, nie było wcześniejszych wypłat lub nastąpiła zmiana wymiaru etatu,
  • Podstawie wyliczonej z poprzednich wypłat – jeżeli podstawa była liczona ze średniej – to wartości pojawią się w kolejnych polach,
  • Okresie, z którego uwzględniono składniki miesięczne,
  • Średniej ze składników miesięcznych – tj. kwocie podstawy bez dodatków okresowych,
  • Składnikach za dłuższe okresy wyliczone z okresu – zakres miesięcy, z których wliczono dodatki okresowe do podstawy,
  • Podstawie ze składników należnych za okresy dłuższe niż miesiąc – kwota podstawy z dodatków okresowych.

Z poziomu formularza podstawy chorobowej dostępna jest ikona drukarki . W celu wydrukowania loga do chorobowego należy rozwinąć dodatkowe menu i wybrać Naliczenie podstawy zasiłku. Przygotowano dwa rodzaje wydruku – uproszczony i szczegółowy.

Uwaga
 Wydruk „Naliczania podstawy zasiłku” można zobaczyć po uprzednim zapisaniu wypłaty i ponownym wejściu do formularza wypłaty, a następnie do formularza podstawy obliczeniowej.

Zasady wliczania składników wynagrodzenia do podstawy wymiaru zasiłków chorobowych:

  • Do podstawy nie wliczają się stałe dodatki (typy wypłat) wpisane w kadrach, które w definicji nie mają zdefiniowanego wliczania do podstawy zasiłków (dotyczy liczenia podstawy chorobowej z danych kadrowych).
  • Stawka zasadnicza pobierana jest z miesiąca, w którym rozpoczęło się chorobowe, a nie z ostatniego zapisu historycznego (dotyczy liczenia podstawy chorobowej z danych kadrowych).
  • W przypadku zmiany wymiaru etatu do podstawy wymiaru liczona jest stawka (pomniejszona o składki ZUS) z tej części etatu, na które przypadało zwolnienie.
  • Do podstawy wliczają się typy wypłaty, w których w konfiguracji okres wypłaty określono jako „jednorazowa” a w pozycji nieobecności „wliczać do podstawy zasiłków”.
  • Dla pracownika rozliczanego według zestawienia nie wliczają się do podstawy oskładkowane wypłaty do umów, które zakończyły się przed rozpoczęciem nieobecności chorobowej (zgodnie z przepisami traktowane są elementy wynagrodzenia, do których pracownik stracił prawo).

Jeśli program wylicza podstawę z bieżącej wypłaty, (bo jest to pierwsza wypłata) – a z ręki zostanie zmieniona podstawa w wypłacie, to w bazie danych podstawa wymiaru zapisuje się jako wartość wyliczona przez program, a nie ta zmieniona przez użytkownika. Podstawa ma być pokazywana taka, jaką wyliczył program; Kwota zasiłku ma być zgodna z faktycznie wypłaconą kwotą.

Uwaga
 Zarówno formularz podstawy wyświetlany w programie, jak i wydruk zawsze pokaże taką wartość podstawy, jaką wyliczył program w chwili naliczania zasiłku. W przypadku ręcznej zmiany podstawy w wypłacie, kwota podstawy wyświetlana na formularzu podstawy pozwoli sprawdzić, jaką podstawę program wyliczył przed wprowadzeniem ręcznych zmian przez użytkownika.

Formularz podstawy obliczeniowej urlopu

Podstawy urlopowe są liczone w inny sposób niż podstawy do chorobowego, zawartość zapisanych w bazie podstaw obliczeniowych nieco się różni. Jak już wspomniano, warunkiem pojawienia się podstawy wynagrodzenia urlopowego jest zaznaczenie logu naliczania urlopu w Konfiguracji programu/ Płace/ Parametry.

Uwaga
 Z podstawą obliczeniową do urlopu powiązany jest również inny parametr, dostępny w Konfiguracji firmy/ Płace/ Parametry  . Funkcja ta wpływa na sposób wyliczania dodatku urlopowego przez program. Zaznaczenie parametru oznacza obliczanie przeciętnego wynagrodzenia do urlopu „wg daty wypłaty”. Na przykład: wynagrodzenie za urlop udzielony w maju 2005 liczyć się będzie ze średniej z wypłat: za styczeń (wypłaconej w lutym), za luty (wypłaconej w marcu) i za marzec (wypłaconej w kwietniu).

Na liście podstaw urlopowych będą wyświetlane zarówno podstawy naliczenia urlopów (wypoczynkowych i okolicznościowych), jak i podstawy do wyliczonych ekwiwalentów za niewykorzystany urlop.

Po zaznaczeniu w Konfiguracji logu do naliczania urlopu, należy wprowadzić do programu nieobecność typu urlop wypoczynkowy/ okolicznościowy. Po naliczeniu wypłaty, na formularzu wypłaty pojawi się element wypłaty stosowny do wprowadzonej nieobecności, na przykład „wynagrodzenie za czas urlopu”.

Aby zobaczyć podstawę do urlopu obliczoną przez program, należy edytować ten element wypłaty. Można to zrobić na dwa sposoby, po zaznaczeniu – przykładowego – wynagrodzenia za czas urlopu otworzyć go przy pomocy  lub dwukrotnie klikając. Następnie, chcąc uzyskać podstawę obliczeniową należy kliknąć na ikonę   Podstawa obliczeniowa.

Na formularzu podstawy urlopowej będą wyświetlone następujące informacje:

  • Nazwa wypłacanego składnika wynagrodzenia,
  • Okres, za jaki wypłacany jest ten element,
  • Kwota do wypłaty,
  • Symbol listy płac, na której się znajduje,
  • Wartość godziny urlopu (ekwiwalentu) – wartość godziny urlopu, jaka została wyliczona przy liczeniu wynagrodzenia za urlop w wypłacie,
  • Podstawa wyliczona jak za urlop okolicznościowy z bieżącego miesiąca –parametr nie będzie zaznaczony, jeśli nie było wcześniejszych wypłat,
  • Stawka wyliczona ze składników stałych (z bieżącego miesiąca) – kwota policzona z bieżącej wypłaty (całość dla urlopu okolicznościowego, stałe składniki dla wypoczynkowego),
  • Składniki miesięczne wyliczone z miesięcy – informacja, które miesiące zostały uwzględnione do obliczenia wynagrodzenia urlopowego,
  • Stawka wyliczona ze składników zmiennych – kwota policzona ze średniej.

Z poziomu formularza podstawy urlopowej dostępna jest na pasku zadań ikona drukarki  . Po wywołaniu dodatkowego menu drukarki należy wybrać rodzaj Naliczenie podstawy urlopu. W programie dostępne są dwa rodzaje wydruku loga do urlopu – uproszczony i ze szczegółami.

Uwaga
 Wydruk „Naliczania podstawy urlopu” można zobaczyć po uprzednim zapisaniu wypłaty i ponownym wejściu do formularza podstawy obliczeniowej.

Formularz podstawy obliczeniowej ekwiwalentu

Podstawa ekwiwalentu liczona jest w inny sposób niż podstawy do chorobowego, zawartość zapisanych w bazie podstaw obliczeniowych nieco się różni. Jak już wspomniano, warunkiem pojawienia się podstawy ekwiwalentu jest zaznaczenie logu naliczania ekwiwalentu w Konfiguracji programu/ Płace/ Parametry.

Aby można było zobaczyć formularz podstawy obliczeniowej ekwiwalentu należy na formularzu wypłaty naliczyć wypłatę typu Ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Aby zobaczyć podstawę do ekwiwalentu obliczoną przez program, należy edytować ten element wypłaty. Można to zrobić na dwa sposoby, po zaznaczeniu tego elementu wynagrodzenia otworzyć go przy pomocy  lub 2-krotnie klikając. Następnie, chcąc uzyskać podstawę obliczeniową należy kliknąć na ikonę    Podstawa obliczeniowa.

Na formularzu podstawy ekwiwalentu będą wyświetlone następujące informacje:

  • Nazwa wypłacanego elementu,
  • Okres za jaki wypłacany jest ten element,
  • Kwota do wypłaty,
  • Symbol listy płac, na której się znajduje,
  • Wartość godziny urlopu (ekwiwalentu) – wartość godziny ekwiwalentu, jaka została wyliczona przy liczeniu ekwiwalentu za urlop w wypłacie,
  • Stawka wyliczona ze składników stałych (z bieżącego miesiąca) – kwota składników stałych z bieżącego miesiąca,
  • Współczynnik ekwiwalentu – współczynnik według którego ekwiwalent jest obliczany, wartość pobierana ze zdefiniowanego typu wypłaty „Ekwiwalent za urlop”,
  • Składniki miesięczne uwzględnione z miesięcy – informacja, które miesiące zostały uwzględnione do obliczenia ekwiwalentu za urlop,
  • Stawka wyliczona ze składników zmiennych (ze średniej) kwota policzona ze średniej,
  • Składniki za dłuższe okresy wliczone z miesięcy – okres, z którego uwzględnione zostały do ekwiwalentu składniki za okresy dłuższe niż miesiąc,
  • Średnia ze składników należnych za okresy dłuższe niż miesiąc – średnia stawka wyliczona ze składników za okresy dłuższe niż miesiąc.

Z poziomu formularza podstawy urlopowej dostępna jest na pasku zadań ikona drukarki . Po wywołaniu dodatkowego menu drukarki (czarna strzałka obok ikony z drukarką) należy wybrać rodzaj „Naliczenie podstawy ekwiwalentu”. W programie dostępne są dwa rodzaje wydruku loga do ekwiwalentu – uproszczony i ze szczegółami.

Uwaga
 Wydruk Naliczania podstawy ekwiwalentu można zobaczyć po uprzednim zapisaniu wypłaty i ponownym wejściu do formularza podstawy obliczeniowej.

Uwaga
 Do podstawy ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wliczane są składniki okresowe, czyli składniki wypłacane co kilka miesięcy (co 2, 3, 4, 6, 12 m-cy) oraz nadgodziny (Dopłata do nadgodzin 50%, Dopłata do nadgodzin 100% oraz Dopłata do nadgodzn średniotygodn. 100%) w przypadku, gdy na kalendarzu przypisanym do pracownika ustawiony jest okres rozliczeniowy większy niż 1 miesiąc. Dodatki okresowe są wliczane do podstawy ekwiwalentu w wysokości, w jakiej został wypłacony dodatek na liście płac i dodatkowo w konfiguracji typu wypłaty ustawiono sposób wliczania do podstawy naliczania ekwiwalentu za czas urlopu różny od Nie wliczać.

Formularz podstawy obliczeniowej: urlop wychowawczy

Pracownicy przebywający na urlopie wychowawczym mają finansowane z budżetu państwa składki na ubezpieczenie emerytalne-rentowe oraz ubezpieczenie zdrowotne. Podstawę składki na ubezpieczenie zdrowotne stanowi stała kwota 520 zł, odpowiadająca wysokości specjalnego zasiłku opiekuńczego przysługującego na podstawie przepisów o świadczeniach rodzinnych. Podstawę składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym rozpoczęła się nieobecność. Wprowadzając do programu nieobecność typu urlop wychowawczy i naliczając wypłatę, na formularzu wypłaty pojawi się element „zasiłek wychowawczy”. W tym elemencie zapisana jest podstawa, od której zostaną naliczone składki emerytalno-rentowe.

Uwaga
 Podstawa składek emerytalno-rentowych dla pracowników przebywających na urlopie wychowawczym jest naliczana jako średnia z wypłat w przypadku, gdy dla pracownika w zapisie historycznym aktualnym na moment naliczania wypłaty nie jest uzupełniona kwota w polu Podstawa składek emerytalno-rentowych – średnia z 12 miesięcy przed urlopem.

Aby zobaczyć podstawę składek dla urlopu wychowawczego obliczoną przez program, należy edytować ten element wypłaty. Można to zrobić na dwa sposoby, po zaznaczeniu „zasiłku wychowawczego” otworzyć go przy pomocy  lub 2-krotnie klikając. Pojawi się okno z formularzem wypłaty tego składnika. Z tego poziomu można odczytać:

  • Podstawę – pełna, miesięczna kwota podstawy składek emerytalno-rentowych pobrana z formularza danych kadrowych pracownika lub wyliczona jako średnia z wypłat,
  • Podstawę składek E/R – faktyczna kwota podstawy składek emerytalno-rentowych. Jest to kwota pobrana z pola Podstawa, ewentulanie odpowiednio podwyższona do kwoty minimalnej lub obniżona do kwoty maksymalnej. Podstawa składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe nie może być wyższa niż kwota stanowiąca 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego przyjętego do ustalania kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek ani niższa niż 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia.

Chcąc uzyskać podstawę obliczeniową należy kliknąć na ikonę   Podstawa obliczeniowa.

Formularz ten stosownie do obliczanego składnika zawiera informacje o:

  • Nazwie wypłacanego elementu,
  • Okresie, za jaki zostanie wypłacony,
  • Symbolu listy płac, na której się znajduje,
  • Kwocie podstawy wymiaru – kwota pobrana z kadr lub wyliczona z wypłat,
  • Przepisaniu podstawy z poprzedniej nieobecności typu chorobowego – parametr ten jest zaznaczony, jeśli podstawa dla zasiłku wychowawczego nie była liczona, tylko pobrana z poprzedniego zasiłku. Podstawa jest przepisywana, jeśli przerwa między kolejnymi nieobecnościami typu urlop wychowawczy jest krótsza niż 3 miesiące kalendarzowe.
  • Podstawa pobrana z formularza pracownika – parametr będzie zaznaczony, jeśli podstawa zostanie pobrana z formularza pracownika z zakładki Ubezpieczenie cd.
  • Podstawie wyliczonej z  bieżącej wypłaty – parametr ten jest zaznaczony, jeśli podstawa zostanie naliczona z elementów z bieżącej wypłaty pracownika, w której jest naliczony zasiłek wychowawczy np. nie było wcześniejszych wypłat lub pracownik w okresie 12 miesięcy był nieobecny,
  • Podstawie wyliczonej z poprzednich wypłat – jeżeli podstawa była liczona ze średniej – to wartości pojawią się w kolejnych polach,
  • Okresie, z którego uwzględniono składniki miesięczne,
  • Średniej ze składników miesięcznych – tj. kwocie podstawy bez dodatków okresowych,
  • Składnikach za dłuższe okresy wyliczone z okresu – zakres miesięcy, z których wliczono dodatki okresowe do podstawy,
  • Podstawie ze składników należnych za okresy dłuższe niż miesiąc – kwota podstawy z dodatków okresowych.

Z poziomu formularza podstawy obliczeniowej dla urlopu wychowawczego dostępna jest ikona drukarki   W celu wydrukowania loga dla urlopu wychowawczego należy rozwinąć dodatkowe menu i wybrać Naliczenie podstawy składek E-R dla urlopu wych. Dostępne są dwa rodzaje wydruku – uproszczony i szczegółowy.

Uwaga
 Wydruk „Naliczanie podstawy składek E-R dla urlopu wych.” można zobaczyć po uprzednim zapisaniu wypłaty i ponownym wejściu do formularza wypłaty, a następnie do formularza podstawy obliczeniowej.

Zasady wliczania składników wynagrodzenia do podstawy składek emerytalno-rentowych dla urlopu wychowawczego:

  • uwzględniamy wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy, o ile stanowiło podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe.
  • premie, nagrody i inne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy miesięczne uwzględnia się przy ustalaniu podstawy wymiaru składek z tytułu urlopu wychowawczego w kwocie wypłaconej pracownikowi za miesiące kalendarzowe, z których wynagrodzenie przyjmuje się do podstawy wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym. W przypadku, gdy przysługują za okresy kwartalne wlicza się je do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w wysokości 1/12 kwot wypłaconych pracownikowi za cztery kwartały poprzedzające miesiąc, w którym rozpoczął się urlop wychowawczy. Natomiast jeśli przysługują za okresy roczne uwzględnia się je w wysokości stanowiącej 1/12 kwoty wypłaconej pracownikowi za rok poprzedzający miesiąc, w którym rozpoczął się urlop wychowawczy.
  • jeżeli w okresie 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających rozpoczęcie urlopu wychowawczego pracownik nie otrzymał oskładkowanego wynagrodzenia (np. z powodu przebywania na urlopie macierzyńskim, czy rodzicielskim), jako podstawę wymiaru składek emerytalno-rentowych przyjmuje się kwotę wynagrodzenia wynikającą z umowy o pracę
  • przeciętne miesięczne wynagrodzenie ustala się przez podzielenie wynagrodzenia osiągniętego przez ubezpieczonego przez liczbę miesięcy, w których wynagrodzenie to zostało osiągnięte. W przypadku, gdy ubezpieczony rozpoczął korzystanie z urlopu wychowawczego przed upływem 12 miesięcy kalendarzowych zatrudnienia, należy uwzględniać wynagrodzenie uzyskane u danego płatnika składek za pełne miesiące kalendarzowe zatrudnienia.
  • jeżeli w okresie, za który wynagrodzenie uwzględnia się przy ustalaniu podstawy wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym pracownik nie osiągnął pełnego wynagrodzenia wskutek nieprzepracowania części miesiąca z przyczyn usprawiedliwionych:
    • wyłącza się wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował mniej niż połowę obowiązującego go w danym miesiącu czasu pracy,
    • przyjmuje się, po uzupełnieniu według zasad opisanych dalej, wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował co najmniej połowę obowiązującego go w danym miesiącu czasu pracy.

Na równi z dniami, w których pracownik świadczył pracę, traktuje się dni urlopu wypoczynkowego i inne dni nieobecności w pracy, za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

  • jeśli pracownik był zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy, a więc miał zagwarantowane minimalne wynagrodzenie, to podstawa wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym nie może być niższa niż aktualnie obowiązująca kwota minimalnego wynagrodzenia. W przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy, które w umowie o pracę miały zagwarantowaną kwotę minimalnego wynagrodzenia odpowiednio zmniejszoną proporcjonalnie do tego wymiaru, podstawę wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym stanowi odpowiednio pomniejszona kwota aktualnego minimalnego wynagrodzenia, z tym że nie może być ona niższa niż 75 % minimalnego wynagrodzenia.
  • zmiana wymiaru czasu pracy nie wpływa na zmianę zasad ustalania przeciętnego wynagrodzenia za 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy. Nie stosuje się zasady wynikającej z art. 40 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. To oznacza, że do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia należy przyjmować zarówno wynagrodzenie z okresu przed, jak i po zmianie wymiaru czasu pracy.




Korekty wypłat

Funkcjonalność ta pozwala na nowo naliczyć wypłatę dla pracownika, bez konieczności usuwania z bazy pierwotnie naliczonej wypłaty. W praktyce, potrzeba korygowania wypłat może wynikać z różnych przyczyn, na przykład:

  • Zwrot nadpłaconych składek,
  • Rozliczenie nieobecności nieuwzględnionej wcześniej w wypłacie,
  • Zmiana nieobecności (np. z nieobecności usprawiedliwionej na zwolnienie lekarskie).

Funkcjonalność dotycząca korygowania wypłat wraz z przykładami jest szczegółowo przedstawiona w biuletynie OPT- 050 Korygowanie wypłat, który jest dostępny z poziomu zakładki [Pomoc] w programie w części Biuletyny oraz na Indywidualnych Stronach dla Klientów/Partnerów.

Definicje dokumentów

W Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Płace/ Lista płac korygująca – domyślnie – zdefiniowany jest schemat listy płac korygującej dla rodzaju etat – EKOR (Etat korygująca).

Jeśli u użytkownika zaistnieje konieczność założenia nowego schematu dla korekt można przez <CTRL> <INS> skopiować istniejący schemat (wystarczy zmienić pola: SymbolNazwa) i zapisać.

Listy płac

Wypłaty i listy płac mogą przyjmować różny status. Dostępne są 4 stany (statusy) związane z korygowaniem:

  • Podstawowa (P) – wypłata normalna, to znaczy taka, która nie jest ani korektą, ani do niej nie ma korekty.
  • Anulowana (A) – w wyniku operacji anulowania wykonanej przez Operatora. Wyświetlana na czerwono. Nie jest brana pod uwagę przy żadnych obliczeniach, deklaracjach, wydrukach.
  • Stornująca (S) – automatycznie tworzona „odwrotność” (ze znakiem przeciwnym) wypłaty anulowanej, do wykorzystania wyłącznie przy księgowaniu. Pomijana przy obliczeniach, deklaracjach, wydrukach.
  • Korygująca (K) – wypłata naliczona na liście typu „Korekta” z poprawnym wyliczeniem w stosunku do wypłaty Anulowanej.

W oknie Listy płac w kolumnie Korekta pojawia się informacja o statusie utworzonych list płac. Stosowane jest oznaczenie literowe:

A – oznacza, że na tej liście znajduje się co najmniej jedna wypłata anulowana,
K – lista płac korygująca,
Brak oznaczenia – dla list płac podstawowych, na których nie ma żadnej anulowanej wypłaty

Uwaga
 Nie można kopiować list płac korygujących <CTRL> + <INS>.

Dodatkowo jest możliwość filtrowania typów list płac z następującymi opcjami do wyboru:

  • Wszystkie – w oknie pojawią się wszystkie, dotychczas utworzone listy płac,
  • Podstawowe – wyświetlą się wyłącznie listy podstawowe, niekorygowane,
  • Korygujące – odfiltrowane zostaną tylko listy płac korygujące.

Obok filtru Typ listy płac znajduje się parametr Znajdź powiązane. Parametr aktywny jest tylko wtedy, gdy zaznaczona lub podświetlona lista płac powiązana jest z inną listą.

Lista Listy płac

Formularz listy płac

Zaznaczenie parametru Lista płac korygująca uaktywnia pola:

  • Dokument – związane ze schematem numeracji dla list płac korygujących, standardowo zdefiniowany jest jeden schemat o symbolu EKOR,
  • Korekta do listy – z możliwością wyboru listy podstawowej, do której tworzone będą wypłaty korygujące.

Uwaga
 W momencie wybrania listy płac, która będzie korygowana pola: wydział, zakład, rodzaj, okres Od – Do, rok i miesiąc deklaracji, miesięcy wstecz nie podlegają edycji, ponieważ są ustawiane automatycznie zgodnie z ustawieniami powiązanej listy płac podstawowej.

Formularz listy płac korygującej

Uwaga
 Ustawienie daty wypłaty na liście płac korygującej jest bardzo istotne w przypadku liczenia średniej (z elementów zmiennych) do urlopu wypoczynkowego wg daty wypłaty, (gdy w Konfiguracji firmy/ Płace/ Parametry jest zaznaczony parametr Średnia do urlopu wypoczynkowego wg daty wypłaty). W takiej sytuacji data wypłaty na liście korygującej powinna być zgodna z datą wypłaty na liście płac, gdzie została anulowana wypłata.

Aby w bieżącej (najbliższej) wypłacie wygenerowała się „Spłata korekty netto wypłaty” (różnica w płatnościach między wypłatą anulowaną a korygującą), data wypłaty na liście płac korygującej powinna być przynajmniej o jeden dzień wcześniejsza, niż data na liście płac dla bieżącego miesiąca.

Prawidłowe wykonanie operacji korygowania wypłat(y) składa się z kilku kroków:

  • Użytkownik musi anulować wypłatę podstawową (ta operacja wystąpi zawsze),
  • Jeśli korekta wypłaty dotyczy zmiany w rozliczeniu nieobecności, to należy również anulować Nieobecność(i),
  • Gdy wystąpi krok poprzedni to należy wprowadzić nieobecność korygującą,
  • Następnie należy naliczyć wypłatę korygującą (ta operacja występuje zawsze).

Anulowanie wypłaty

Funkcja Anuluj wypłatę dostępna jest tylko w oknie Wypłaty pracownikówmenu kontekstowego (prawy klawisz myszy). Operację anulowania wypłaty można wykonać na zamkniętych lub zaksięgowanych listach płac podstawowych (P) o rodzajach: Etat, Umowa, Inna, Właściciel.

Funkcja działa tylko na tej wypłacie, na której znajduje się kursor. Nie ma możliwości seryjnego anulowania wypłat.

W przypadku, gdy na jednej liście płac pracownik ma wiele wypłat wówczas funkcja anulowania wypłaty nie jest dostępna z poziomu okna Wypłaty pracowników, tylko z poziomu Listy wypłat (podnoszonej ikoną „Lupy” na pracowniku), gdzie należy wskazać konkretną wypłatę i tu anulować (prawy klawisz myszy).

Wypłaty anulowane (status A) wyświetlane są kursywą w kolorze czerwonym.

Należy pamiętać o tym, że przed naliczeniem wypłaty korygującej należy anulować wypłatę pierwotną (podstawową).

Funkcja anuluj wypłatę

Uwaga
 Funkcja anulowania wypłaty jest nieodwracalna, co oznacza, że wypłata o statusie a nie uzyska ponownie statusu wypłaty P, ponadto nie może być: otwarta, usunięta, przeliczona, ani zaksięgowana. Istnieje tylko możliwość podglądu wypłaty. Nie jest brana pod uwagę przy wszelkich obliczeniach i wydrukach (poza dedykowanymi).

Uwaga
 Dla wypłaty anulowanej można naliczyć tylko wypłatę korygującą (to znaczy tylko na liście płac korygującej).

Naliczanie wypłaty korygującej

Wypłata korygująca naliczana jest – podobnie jak „zwykła” wypłata – z poziomu Wypłaty pracowników, po wybraniu listy płac typu korekta (EKOR lub o innym symbolu, wcześniej zdefiniowanym przez użytkownika). Po wybraniu listy płac korygującej wyświetlają się nazwiska tylko tych pracowników, którzy mają anulowane wypłaty (A) na liście płac podstawowej, z którą powiązana jest lista płac korygująca.

Operacja naliczania spowoduje powstanie równocześnie dwóch wypłat:

  • Stornującej (S) – nalicza się automatycznie jako ujemna wypłata anulowana (A). Nie podlega edycji, nie można jej samodzielnie dodać ani usunąć, nie jest automatycznie wyświetlana na liście, użytkownik może ją jedynie podejrzeć w oknie Wypłaty pracowników, z menu kontekstowego (prawy klawisz myszy) Pokaż wypłaty stornujące,
  • Korygującej (K) – wypłata podlega edycji, można ją usunąć, naliczyć ponownie.

Uwaga
 Usunięcie wypłaty korygowanej (K) równocześnie kasuje powiązaną z nią wypłatę stornującą (S).

Kopiowanie zaliczki podatku z anulowanej wypłaty

Tylko na formularzu wypłaty korygującej na zakładce Podatki, dostępna jest funkcja kopiowania zaliczki podatku z anulowanej wypłaty:

  • Naciśnięcie ikonki spowoduje zaznaczenie pola Korekta podatku i ubezpieczeń oraz skopiuje kwotę zaliczki podatku z wypłaty anulowanej, czyli będzie to kwota zaliczki podatku, jaką już prawdopodobnie przekazano do urzędu skarbowego, nie ulegnie zmianie: zaliczka na PIT-4R, karta podatkowa/wynagrodzeń, deklaracja PIT.
  • Jeśli funkcja kopiowania nie zostanie uruchomiona, zaliczka podatku będzie różna od anulowanej wypłaty. Wówczas ponowne przeliczenie deklaracji pomocniczej PIT-4R zmieni wartość deklaracji. Również nowa wartość zaliczki podatku zostanie pobrana na wydruki karty podatkowej/wynagrodzeń, deklarację PIT.

Uwaga
 Skopiowanie kwoty zaliczki podatku nie wpływa na żadne inne wartości, poza automatycznym przeliczeniem kwoty netto wypłaty i płatności wygenerowanej do wypłaty.

Kopiowanie płatności z anulowanej wypłaty

Tylko w wypłacie korygującej dostępna jest funkcja kopiowania płatności z anulowanej wypłaty. Chcąc skopiować płatność, należy:

  1. Edytować wypłatę korygującą,
  2. Otworzyć Schemat płatności Zaznaczyć pole Ręczna korekta płatności w wypłacie (warunek konieczny),
  3. Na dole okna pojawi się ikona Kopiowania listy płatności 

Uwaga
 Pewne informacje nie podlegają kopiowaniu: termin płatności (ma być zgodny z datą wypłaty ustawioną na liście płac korygującej, na której naliczono wypłatę) i status Nie podlega rozliczeniu.

Wykonanie kopiowania płatności z anulowanej wypłaty – w większości przypadków – może spowodować rozbieżność między sumą płatności w PLN, a kwotą netto wypłaty. Jeżeli taka rozbieżność wystąpi, to przy zatwierdzaniu okna z listą płatności będzie automatycznie dodawany do wypłaty element Korekta netto wypłaty na kwotę wyrównującą powstałą różnicę między wartością netto wypłaty, a sumą płatności. Pojawi się stosowny komunikat, a rozliczenie korekty wypłaty netto nastąpi w kolejnych wypłatach pracownika. Jeżeli:

  • Kwota netto wypłaty mniejsza od skopiowanej sumy płatności – wygenerowana zostanie dodatnia spłata Korekta netto wypłaty (na kwotę równą różnicy netto i sumy płatności),
  • Kwota netto wypłaty większa od skopiowanej sumy płatności – powstanie ujemna spłata Korekta netto wypłaty i tak zostanie rozliczona, aby nie została do wypłaty kwota ujemna,
  • W przypadku, gdy nie wystąpi różnica, Korekta netto wypłaty nie pojawi się w ogóle.

Uwaga
 Kopiowanie płatności z wypłaty anulowanej dotyczy wyłącznie płatności pracownika. Płatności dla komornika z tytułu zajęć wynagrodzenia zawsze wynikają z kwot potrąceń w danej wypłacie i nie podlegają kopiowaniu.

Uwaga
 Nie można wykasować wypłat korygujących, z którymi powiązane są spłaty Korekty netto wypłaty.

Spłata Korekty netto wypłaty naliczana jest wyłącznie na listach płac podstawowych o rodzaju: Etat i Umowa. Dopuszczalne jest „ręczne” dodanie przez użytkownika spłaty Korekty netto wypłaty. Dodawany element podpowie się z kwotą pozostającą do spłaty, którą można skorygować.

Kopiowanie kwot spłat zajęć wynagrodzenia z anulowanej wypłaty

W wypłacie korygującej naliczonej do wypłaty anulowanej, w której były zajęcia wynagrodzenia jest możliwość skopiowania wartości tego zajęcia z wypłaty anulowanej.

Chcąc skopiować kwotę spłaty zajęcia wynagrodzenia, należy:

  1. Edytować wypłatę korygującą,
  2. Otworzyć element wynagrodzenia będący spłatą zajęcia wynagrodzenia,
  3. Skopiować kwotę  zajęcia za pomocą przycisku. W polu Wartość pojawi się kwota spłaty z wypłaty anulowanej.

Anulowanie i korygowanie nieobecności

Na liście nieobecności pracownika z menu kontekstowego (prawy klawisz myszy) dostępna jest funkcja Anuluj nieobecność. Anulować można tylko nieobecność podstawową (pierwotnie dodaną), dlatego funkcja anulowania aktywna jest tylko wtedy, gdy kursor ustawiony jest na tej nieobecności.

Anulować można tylko taką nieobecność, która została rozliczona w wypłacie, którą następnie anulowano.

Anulowana nieobecność pojawi się na liście nieobecności pracownika w kolorze czerwonym, podobnie jak anulowane wypłaty.

Chcąc nanieść nieobecność korygującą, należy:

  • Ustawić się kursorem na nieobecności anulowanej,
  • Nacisnąć prawy klawisz myszy, pojawi się menu kontekstowe i wybrać Koryguj nieobecność,
  • Otworzy się formularz nieobecności z domyślnie podpowiadającym się zakresem dat odpowiadającym okresowi z nieobecności anulowanej. Dokonujemy stosownych zmian i zapisujemy formularz,
  • Na liście nieobecności pracownika pojawi się nieobecność korygująca. Nieobecności korygujące wyświetlane są w kolorze niebieskim.

Uwaga
 W przypadku, gdy do jednej nieobecności anulowanej ma być dodana więcej niż jedna nieobecność korygowana, to wykorzystując funkcję Koryguj nieobecność, program będzie odpowiednio zawężał daty wpisywanej nieobecności korygowanej do dat nieobecności anulowanej.

Przykład
 Pracownik miał wpisany urlop wypoczynkowy 1 – 6 luty 2016. Za okres 1 – 4 luty 2016 dostarczył zwolnienie lekarskie. Od 5 – 6 luty 2016 ponownie miał urlop wypoczynkowy. Po anulowaniu wypłaty z pierwotnie rozliczonym urlopem, należy anulować tą nieobecność (1-6.02.2016). Następnie funkcją Koryguj nieobecność wykonujemy korektę nieobecności, podpowiada się okres 1 – 6.02.2016, zawężamy datę do 4.02.2016 i wpisujemy Zwolnienie chorobowe, zapisujemy formularz nieobecności. Ponownie wykonujemy operację Koryguj nieobecność, tym razem na formularzu nieobecności okres zawęzi się do 5 – 6.02.2016, czyli do pozostałego okresu nieobecności anulowanej, wybieramy urlop wypoczynkowy i zapisujemy formularz.

Lista nieobecności pracownika z funkcją Koryguj nieobecność

Uwaga
 Anulowanie nieobecności jak i dodawanie nieobecności korygującej dostępne jest tylko w operacjach indywidualnych. Funkcje te, nie są dostępne, ani w operacjach seryjnych, ani przez importy nieobecności z arkuszy kalkulacyjnych.

Należy pamiętać o kilku warunkach:

  • Funkcja Anuluj nieobecność działa tylko dla nieobecności rozliczonych w całości w anulowanej wypłacie, to znaczy najpierw należy anulować wypłatę, a następnie samą nieobecność,
  • Nieobecność wprowadzona w zakresie dat nieobecności anulowanej automatycznie zmieni status na nieobecność korygującą,
  • Nieobecność korygująca może być wpisana na okres nie dłuższy niż okres, jaki obejmowała nieobecność anulowana, natomiast dopuszczalne jest wpisanie więcej niż jednej nieobecności korygującej, pod warunkiem, że wpisywane nieobecności nie zachodzą na siebie (opisane powyżej),
  • Na dzień / okres, w którym jest odnotowana nieobecność anulowana można również odnotować informację o obecności w pracy,
  • Nie ma potrzeby anulowania nieobecności rozliczonych w anulowanych wypłatach, jeżeli korekta wypłaty nie jest związana ze zmianą w nieobecnościach. Taka nieobecność zostanie ponownie rozliczona w wypłacie korygującej naliczanej za dany okres,
  • Nieobecności korygujące uwzględniane są przy naliczaniu wypłat, deklaracji i na wydrukach w taki sam sposób, jak nieobecności Podstawowe (niekorygowane),
  • Nie można anulować nieobecności korygującej.

Uwaga
 Funkcja anulowania nieobecności jest nieodwracalna, co oznacza, że nieobecność o statusie a nie uzyska ponownie statusu nieobecności podstawowej (P). Ponadto nie może być: modyfikowana ani usunięta. Dostępna tylko w trybie do podglądu. Nieobecność anulowana jest pomijana przy generowaniu wypłat (również korygujących) i naliczaniu deklaracji ZUS, PFRON, w procedurze do kart pracy, a także na wszelkich wydrukach poza dedykowanymi.

Na liście nieobecności pracownika (Kalendarz, zakładka [Nieobecności]) w sekcji dotyczącej filtrowania dostępny jest filtr – Status nieobecności. Są cztery opcje do wyboru:

  • Wszystkie (domyślnie) – widoczne są wszystkie nieobecności,
  • Podstawowe – wyświetlane są tylko podstawowe, pozostałe nieobecności – ukryte,
  • Anulowane – wyświetlane są tylko anulowane,
  • Korygujące – wyświetlane są tylko korygujące.

Anulowanie i korygowanie zestawień czasu pracy

Dla pracowników rozliczanych według zestawienia udostępniono funkcję anulowania zestawień czasu pracy i dopisywania zestawień korygujących. Funkcje dostępne są wyłącznie na liście zestawień pracownika (Nie)obecności, zakładka [Zestawienia].

Anulować można tylko takie zestawienie, które rozliczono w wypłacie, a tą wypłatę następnie anulowano.

Anulowane zestawienia pomijane są przy: obliczaniu czasu pracy, wypłat, deklaracji i na wszelkich wydrukach.

Należy pamiętać, że:

  • Nie można anulować zestawienia korygującego,
  • Zestawienie korygujące może być wpisane za okres nie dłuższy niż okres, jaki obejmowało zestawienie anulowane,
  • Jeśli korygowana wypłata nie jest związana z zestawieniem czasu pracy, to zestawienia nie trzeba anulować.

Lista zestawień czasu pracy pracownika z opcją Anuluj zestawienie

Uwaga
 Operacje: Anuluj zestawienie i Koryguj zestawienie dostępne są wyłącznie w operacji indywidualnej.

Zestawień anulowanych i korygujących nie można zaimportować z arkuszy kalkulacyjnych.

Chcąc skorygować zestawienie czasu pracy pracownika należy:

  • Anulować wypłatę, na której znajduje się rozliczone zestawienie,
  • Na liście zestawień pracownika zaznaczyć zestawienie, które będzie skorygowane i z menu kontekstowego (prawy klawisz myszy) wybrać opcję Anuluj zestawienie. Anulowane zestawienie będzie widoczne w kolorze czerwonym,
  • Następnie z menu kontekstowego wybieramy Koryguj zestawienie. Funkcja dostępna tylko wtedy, gdy kursor ustawiony jest na anulowanym zestawieniu. Na korygującym zapisie (zestawieniu) automatycznie podpowiada się okres z anulowanego zapisu,
  • Zapisane zestawienie korygujące pojawi się w kolorze niebieskim.

Zestawienia korygujące uwzględniane są – podobnie jak zestawienia podstawowe – przy naliczaniu wypłat, deklaracji i na wydrukach.

Uwaga
 Funkcja anulowania zestawienia czasu pracy jest nieodwracalna. Anulowane zestawienie nie może być usunięte ani zmodyfikowane, dostępne jest tylko w trybie do podglądu.

Eksport wypłat do arkusza Excel

Do arkusza MS Excel nie są eksportowane wypłaty anulowane i stornujące.

Podczas eksportu, jeśli pracownik w obrębie wypłaty ma więcej niż jeden tytuł ubezpieczenia, to dla takiego pracownika kwoty z wypłat będą podzielone na tyle wierszy ile ma tytułów ubezpieczenia w wypłatach na danej liście – np. osoba przebywająca przez część miesiąca na urlopie macierzyńskim będzie miała w wypłacie elementy z kodem 1240xx (zasiłek macierzyński i składki od niego) i elementy z kodem 0110xx (wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca).

Wydruki związane z korektami

Do raportowania anulowanych nieobecności i wypłat, służą następujące wydruki:

  • Nieobecności anulowane i korygujące – dostępny z listy pracowników w kadrach, w wydrukach kadrowych dla zaznaczonych pracowników,
  • Lista pracowników z anulowanymi wypłatami dostępny z opcji Listy płac dla zaznaczonych list,
  • Kwitek wypłaty korygującej dostępny z formularza listy płac, tylko dla list płac korygujących, kwitek taki zawiera informacje zarówno o wypłacie anulowanej, jak i naliczonej do niej korekcie, a także informację „różnicową”.

Księgowanie listy płac

Przy księgowaniu listy płac schematem księgowym wypłaty anulowane są pomijane.

Lista płac korygująca zawiera:

  • Wypłatę stornującą, która jest przeciwieństwem wypłaty podstawowej,
  • Oraz wypłatę skorygowaną – naliczoną poprawnie.

Podczas księgowania schematem księgowym, domyślnie zaksięgowana zostanie różnica pomiędzy wypłatą podstawową i skorygowaną. Jeżeli użytkownik chce zaksięgować wypłatę skorygowaną w całości, w warunku pozycji schematu musi dodać warunek Lista płac korygująca -> Wypłata korygująca.

  • Jeżeli w schemacie księgowym nie jest zaznaczony parametr Brak kontroli po wygenerowaniu dekretu [v], dla listy płac korygującej, poszczególne dekrety będą zawierały pozycje z wypłaty stornującej ze znakiem przeciwnym, niż na liście płac podstawowej oraz osobne pozycje z poprawnie naliczonym wynagrodzeniem,
  • Jeżeli w schemacie księgowym jest zaznaczony parametr Brak kontroli po wygenerowaniu dekretu [ ], dla listy płac korygującej, dekrety będą różnicą pomiędzy wypłatą stornującą i korygującą.

Księgowanie listy płac w module Księga Podatkowa. Przy księgowaniu listy płac do zapisów Księgi Przychodów i Rozchodów pomijane są wypłaty anulowane. Dla listy płac korygującej księgowana jest różnica pomiędzy wypłatą oryginalną i skorygowaną. Przed anulowaniem wypłaty należy upewnić się, że lista płac została zaksięgowana, jeżeli anulowana wypłata powinna być wcześniej zaksięgowana.




Formularz wypłaty – zakładka Ogólne

Sekcja Razem:

  • Suma elementów wypłaty – suma wszystkich elementów wynagrodzenia, zarówno opodatkowanych jak i nie, w tym zasiłki ZUS,
  • Składki ZUS pracownika – suma naliczonych w wypłacie składek na ubezpieczenia społeczne odprowadzanych przez pracownika,
  • Koszty uzyskania (naliczone) – faktycznie uwzględnione w wypłacie koszty uzyskania. Dla odpowiednio niskich wypłat kwota naliczonych kosztów uzyskania może być niższa od kosztów nominalnych (przysługujących pracownikowi do rozliczenia w danym miesiącu). Naliczone w danej wypłacie koszty uzyskania nie mogą być większe niż suma opodatkowanych elementów wynagrodzenia pomniejszona o składki ZUS pracownika,
  • Zaliczka podatku wraz z ubezpieczeniem zdrowotnym – naliczona zaliczka podatku pomniejszona wyłącznie o należną pracownikowi ulgę podatkową (zaliczka podatku w rozbiciu na składkę na ubezpieczenie zdrowotne oraz zaliczkę podatku przekazywaną do urzędu skarbowego wykazywana jest na zakładce Podatki),

Sekcja Opodatkowane elementy wynagrodzenia:

  • Wynagrodzenie zasadnicze – wynagrodzenie nominalne po pomniejszeniu z tytułu odnotowanych nieobecności, skorygowane o ewentualne odchyłki od przyjętej normy czasu pracy (w przypadku dodatniej odchyłki wynagrodzenie powiększone o iloczyn: wartość jednej godziny pracy x liczba nadgodzin). W wynagrodzeniu zasadniczym NIE są wykazywane dopłaty z tytułu rozliczenia nadgodzin). Dodatkowo w tym elemencie sumowany jest akord oraz wszystkie typy wypłat definiowane według algorytmu 13.
  • Dodatki – suma opodatkowanych, dodatnich elementów wynagrodzenia niebędących zasiłkami (w tym wynagrodzenie za czas choroby),
  • Potrącenia – suma opodatkowanych, ujemnych elementów wynagrodzenia niebędących zasiłkami, w tym spłaty udzielonych zaliczek,
  • Zasiłki (rozliczenie nieobecności) – suma zasiłków chorobowych, opiekuńczych, macierzyńskich oraz świadczeń rehabilitacyjnych,
  • Zasiłki (opodatkowane, niebędące rozliczeniem nieobecności) zasiłki wyrównawcze.

Sekcja Dopłaty do wynagrodzenia:

  • Za pracę w nocy,
  • Nadgodziny z dopłatą +50%, (wyłącznie same dopłaty, „podstawowa” część dodatku uwzględniona została w wynagrodzeniu zasadniczym) nadgodziny z dopłatą +100% (jak wyżej).

Uwaga
 Nadgodziny wypłacane, co n-miesięcy, (gdy n>1) są wliczane do podstawy chorobowego jak dodatki okresowe, czyli w wysokości 1/12 wypłaconej kwoty.

Sekcja Nieopodatkowane elementy wynagrodzenia:

  • Dodatki (bez zasiłków) – suma nieopodatkowanych, dodatnich elementów wynagrodzenia,
  • Potrącenia (w tym spłaty udzielonych zaliczek) – suma nieopodatkowanych, ujemnych elementów wynagrodzenia (np. składki PKZP, składki PZU, spłata nieopodatkowanej zaliczki),
  • Zasiłki (rozliczenie nieobecności) – suma zasiłków wychowawczych,
  • Zasiłki – suma zasiłków rodzinnych i pielęgnacyjnych,
  • Korekta zaliczki podatku z tytułu rozliczenia za ubiegły rok – suma elementów wykazywanych na PIT-4R.

Sekcja Kwota do wypłaty:

  • Razem – wartość netto wypłaty z podziałem na ROR i wypłatę gotówkową – kasa.




Zaliczki brutto/netto

W programie istnieje możliwość udzielania i rozliczania:

  • Zaliczek brutto (opodatkowanych, oskładkowanych),
  • Jak i zaliczek netto (nieopodatkowane, nieoskładkowanych).

Zasady naliczania są analogiczne jak dla pozostałych wypłat (etaty czy inne wypłaty). Należy pamiętać, że zaliczki muszą być związane z odpowiednią listą płac zaliczek i nie mogą być przypięte do np. listy wypłat etatowych.

Udzielenie zaliczki brutto/netto:

  • Należy z menu Płace i Kadry wybrać Listy płac, następnie klawiszem <INS> lub ikoną plusa otworzyć nowy formularz listy płac.
  • Wybrać symbol listy. Dla zaliczek zostały predefiniowane dwa symbole: ZB – zaliczki brutto, z – zaliczki netto.
  • Zależnie od wybranego symbolu listy płac (ZB lub Z) podpowie się odpowiedni rodzaj listy płac (Zaliczka brutto/netto).

Formularz listy płac Zaliczka brutto (fragment okna)

  • W oknie Wypłaty pracowników należy wybrać listę płac zaliczkową, naliczając wypłatę podnosi się pusty formularz. Na formularzu wypłaty na zakładce [Elementy wypłaty] za pomocą klawisza <INSERT> lub ikoną plusa dodać zaliczkę i uzupełnić pole Wartość (kwotę udzielonej zaliczki brutto/netto), a następnie zapisać wprowadzone zmiany.

Kwota udzielonej zaliczki brutto/netto zapamiętana jest w programie jako kwota do spłaty do tej zaliczki.

Uwaga
 płata zaliczki brutto/netto automatycznie generowana jest tylko w wypłacie o rodzaju etat. Rozpoczęcie spłat zaliczki brutto/netto następuje na liście płac mającej datę wypłaty co najmniej 1 dzień późniejszą niż data wypłaty na liście płac, na której wypłacono daną zaliczkę.

Spłata zaliczki brutto/netto zostaje ograniczona do kwoty, jaką można potrącić w wyliczanej wypłacie. Jeśli wypłacona zaliczka brutto/netto przekracza kwotę spłaty, będzie ona potrącana w kolejnych wypłatach, aż do jej całkowitego rozliczenia.

Uwaga
 Kwota spłaty zaliczki brutto generowanej automatycznie w wypłacie etatowej ograniczona jest do wysokości sumy elementów wypłaty zdefiniowanych jako opodatkowane, oskładkowane i „wpływające na kwotę do wypłaty”. Może się zdarzyć, że w wypłacie etatowej nie nastąpi automatyczna spłata zaliczki brutto, na przykład w sytuacji, gdy przez cały miesiąc pracownik jest na zwolnieniu lekarskim i wypłacono mu jedynie wynagrodzenie chorobowe/zasiłek chorobowy (są to elementy opodatkowane, ale nieoskładkowane).

Pole z kwotą spłaty podlega edycji. Ponadto, w programie możliwe jest indywidualne dodanie na listę płac (etat lub inna) elementu wypłaty Spłata zaliczki brutto/ Spłata zaliczki. W przypadku, gdy kwota dodawanej ręcznie spłaty byłaby większa od sumy dodatnich elementów wypłaty (w przypadku zaliczki brutto – opodatkowanych i oskładkowane), pojawi się na zapisie komunikat:

Lista wszystkich niespłaconych zaliczek brutto/netto związanych z danym pracownikiem dostępna jest na górnej belce z poziomu formularza danych kadrowych pracownika jak i z poziomu formularza wypłaty zaliczki brutto/netto pod klawiszem . Lista składa się z 2 zakładek:

  • [Ogólne] – wyświetlane są tutaj informacje o kolejnych spłatach danej zaliczki: numer i okres listy płac, w której dokonano kolejnej spłaty, wartość netto (kwota do wypłaty) uwzględniająca potrącenie i wartość spłaty.
  • [Szczegółowe] (elementy wypłaty) – lista elementów wypłaty, jakie znalazły się na poszczególnych listach.

Korekty wypłat dla zaliczek brutto – istnieje możliwość anulowania i korygowania wypłat dla list płac Zaliczka brutto. Wypłata zaliczki brutto może być anulowana tylko wtedy, gdy nie ma do niej naliczonych żadnych spłat w wypłatach o statusie innym niż Anulowana. W praktyce, wymaga to anulowania (lub usunięcia) najpierw wszystkich wypłat pracownika ze spłatami zaliczki brutto, a dopiero w kolejnym kroku można anulować samą wypłatę zaliczki brutto.

Wydruki

Dostępne są następujące wydruki, które dotyczą niespłaconych zaliczek:

  • Raport zaliczek brutto dostępny z listy pracowników,
  • Raport zaliczek netto dostępny z listy pracowników,
  • Zaliczki brutto pracownika z poziomu formularza danych kadrowych pracownika,
  • Zaliczki netto pracownika z formularza danych kadrowych.




Opis analityczny (Płace i Kadry Plus)

Opis analityczny pracownika pozwala na szczegółowe opisanie za pomocą trzech wymiarów: Wydziału, Lokalizacji i Projektu każdego elementu wypłaty i rozksięgowanie kwoty na koszty cząstkowe. Opis predefiniowany jest w kadrach, z możliwością dodatkowej edycji w wypłacie.

Uwaga
Funkcjonalność ta dostępna jest tylko w module Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus.

Na liście pracowników w Kadrach na pasku zadań znajduje się przycisk Generowanie opisu analitycznego z menu dostępnych opcji:

  • Dodanie domyślnego opisu analitycznego dla pracownika – pozwala na dodanie opisu dla zaznaczonych pracowników, ich dodatków, umów, akordów i pożyczek w bazach, do których zaimportowano pracowników z programów Comarch ERP Klasyka (PIK, PLP, PL), Comarch ERP XL, z arkusza MS Excel, czy z plików KEDU.
  • Kopiowanie opisu analitycznego z pracownika – istnieje również możliwość przepisania aktualnego opisu analitycznego z pracownika do jego wszystkich lub wybranych aktualnych:
    • dodatków,
    • akordów,
    • umów,

bez konieczności wchodzenia kolejno do formularza każdego dodatku (akordu, umowy). Wybór rodzaju elementów, do których ma być skopiowany opis nastąpi przez zaznaczanie odpowiedniej flagi (flag) spośród wyżej wymienionych. Opis analityczny pobierany jest zawsze z ostatniego zapisu historycznego pracownika. Kopiując opis program sprawdza zapis historyczny dodatku z datą aktualności na liście pracowników i kopiuje tylko dla tych dodatków (akordów, umów), których:

  • okres wypłacania (w dodatku),
  • ważności (w akordzie),
  • trwania (w umowie),

obejmuje datę wskazaną na liście pracowników.

Uwaga
 Opcja kopiowania opisu analitycznego z pracownika uwzględnia również Pożyczki PKZP (traktuje je jak dodatki).

Z poziomu formularza dodatku (podobnie na formularzach umowy i akordu) z menu dostępnych opcji pod przyciskiem  dostępny jest:

  • opis analityczny dodatku (odpowiednio umowy, akordu),
  • możliwość skopiowania opisu analitycznego z pracownika – jeśli dodatek (umowa, akord) zawiera opis domyślny Firma 100%, a pracownik ma już zdefiniowany nowy opis dostosowany do potrzeb użytkownika , to poprzez wybranie tej opcji do dodatku zostanie skopiowany opis analityczny pracownika.

Z poziomu formularza pracownika  dostępnych jest więcej opcji:

  • opis analityczny – do którego aktualnie przypisany jest pracownik, może to być wydział pracownika 100% lub uzupełniony przez użytkownika,
  • ustawienie domyślnego opisu dla pracownika – przypisanie pracownikowi wydziału zgodnego z przypisanym pracownikowi na formularzu danych kadrowych 100%,
  • przypisanie aktualnego wydziału do wszystkich pozycji opisu,
  • przepisanie opisu analitycznego z poprzedniego zapisu historycznego.

Opis analityczny z pozycji formularza pracownika

Na formularzu opisu analitycznego dostępne są następujące funkcje:

Przypisz domyślny opis analityczny – funkcja pozwala na wygenerowanie opisu analitycznego, zgodnie z wydziałem, do którego przynależy pracownik.

Uzgodnij procenty – podczas zamykania okna opisu analitycznego w kadrach program kontroluje, czy suma procentów wpisanych na wszystkich pozycjach opisu analitycznego wynosi 100% -jeżeli jest ona różna od 100%, to program po uprzednim wyświetleniu komunikatu „Wykonano automatyczną korektę wartości opisu tak, aby suma procentów wynosiła 100” dokonuje korekty na ostatniej pozycji na liście.

Przypisz aktualny wydział do wszystkich pozycji opisu – operacja pozwala na automatyczne przypisanie aktualnego wydziału, do którego przynależy pracownik do wszystkich pozycji opisu analitycznego.

Kopiuj opis analityczny z poprzedniego zapisu historycznego – opis analityczny dziedziczony jest z ostatniego zapisu historycznego pracownika.

Opis analityczny w wypłacie

Zdefiniowany z pozycji kadr opis analityczny, przepisywany jest do elementów wypłaty, jeżeli w pozycji Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Parametry zaznaczony jest parametr Automatyczne generowanie opisu analitycznego w wypłatach.

Opis analityczny w wypłacie wyświetlany jest zgodnie z opisem zadeklarowanym w kadrach na formularzu: pracownika, dodatku, akordu lub umowy. Można go zmodyfikować ręcznie. Dla elementów wypłaty dodawanych bezpośrednio w wypłacie oraz takich, którym w wypłacie zmieniono kwotę zalecane jest zapisanie elementu (bądź przeliczenie go „błyskawicą”) przed wejściem w edycję opisu analitycznego. Edycja opisu w elemencie wypłaty, który nie został jeszcze zapisany (przeliczony) wymaga od Operatora ręcznego poprawienia pozycji opisu (uzgodnienia).

Jeżeli na formularzu wypłaty dodajemy element wynagrodzenia, to opis analityczny widoczny jest dopiero po zapisaniu formularza elementu wypłaty.

Jeśli opis analityczny nie był dodany ręcznie to tworzy się domyślnie taki opis, jaki jest na formularzu pracownika. Przy ręcznej edycji opisu analitycznego na elemencie wypłaty – przy zatwierdzeniu okna przeliczają się wartości we wszystkich kolumnach (poza „Brutto”).

Podczas zamykania okna opisu analitycznego elementu wypłaty program kontroluje, czy suma kwot wpisanych na wszystkich pozycjach opisu analitycznego równa się kwocie „brutto” elementu – jeżeli jest ona różna, to program dokonuje korekty na ostatniej pozycji listy opisu analitycznego.

Precyzja procentu dla zapisu analitycznego w elementach wypłat wynosi cztery miejsca po przecinku, pozwala to na dowolną modyfikację kwoty z groszami.

Opis analityczny w wypłacie zaliczki dziedziczony jest z opisu analitycznego wypłaty i wypełnia się dopiero po zapisie elementu wypłaty.

Rozliczone nieobecności oraz elementy wypłaty naliczane automatycznie na podstawie czasu pracy (dopłata do nadgodzin 50%, dopłata do nadgodzin 100%, dopłata za pracę w nocy – Wyrównanie do minimalnego wynagrodzenia) dziedziczą opis analityczny z pracownika.

Można również dostosować opis analityczny dopłat do nadgodzin do czasu pracy pracownika, jeżeli w pozycji Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Parametry zaznaczony jest Opis analityczny dopłat do nadgodzin zgodny z opisem czasu pracy.

Opis analityczny dla wynagrodzenia zasadniczego tworzony jest na podstawie opisu wejść w kalendarzu lub zestawieniu (dla pracowników, rozliczanych według zestawienia). Natomiast dla czasu przepracowanego, ale nieopisanego w kalendarzu (zestawieniu) opis dziedziczony jest z formularza pracownika.




Schemat płatności w wypłacie

Schemat płatności w wypłacie    dostępny jest z każdej zakładki formularza wypłaty. Domyślnie wypełniany w oparciu o ustawienia zadeklarowane na formularzu danych kadrowych pracownika, z możliwością ręcznej edycji tych płatności bezpośrednio w wypłacie. Poszczególne kolumny na oknie Schemat płatności zawierają następujące informacje:

Płatności dla pracownika:

  • Termin – domyślnie proponowany zgodnie z datą wypłaty,
  • Forma płatności – sposób zapłaty(np. gotówka, przelew, czek),
  • Bank – nazwa banku, w którym pracownik ma rachunek,
  • Nr konta bankowego (tylko dla płatności przelewowych),
  • Odbiorca płatności,
  • Kwota w PLN,
  • Kwota w walucie,
  • Waluta – domyślnie PLN. W przypadku przeliczenia wypłaty na inną walutę, zostanie zmieniona, zgodnie z modyfikacją użytkownika,
  • Rozliczono – pojawi się napis „Rozliczono” w przypadku rozliczenia całej kwoty,
  • Kwota rozliczona – w przypadku częściowego rozliczenia wypłaty, pojawi się informacja o kwocie, która została już rozliczona.

Płatności związane z zajęciem wynagrodzenia (Płace i Kadry Plus):

  • Termin – domyślnie proponowany zgodnie z datą wypłaty,
  • Forma płatności – sposób zapłaty(np. gotówka, przelew, czek),
  • Bank – nazwa banku komornika,
  • Nr konta bankowego (tylko dla płatności przelewowych),
  • Odbiorca płatności,
  • Kwota w PLN,
  • Kwota w walucie,
  • Waluta,
  • Rozliczono – pojawi się napis „Rozliczono” w przypadku rozliczenia całej kwoty,
  • Kwota rozliczona – w przypadku częściowego rozliczenia wypłaty, pojawi się informacja o kwocie, która została już rozliczona.

Na Liście płatności wypłaty jest dostępny parametr Ręczna korekta płatności w wypłacie – po jego zaznaczeniu program pozwala edytować płatność i zmodyfikować: formę płatności, odbiorcę płatności, bank i kwotę. Zaznaczony parametr informuje również o tym, że płatność nie została rozliczona zgodnie ze schematem zadeklarowanym w kadrach, tylko została zmodyfikowana na formularzu wypłaty.

Jeżeli po ręcznej modyfikacji płatności wartość netto wypłaty nie zgadza się z kwotą zdefiniowanych płatności to pojawia się następujący komunikat przy zapisie formularza wypłaty: „Suma kwot płatności dokumentu nie zgadza się z kwotą na dokumencie. Różnica wynosi [xxx]”. Gdzie xxx to kwota niezgodności. W takim przypadku należy ponownie wejść do schematu i dokonać korekty wybranej płatności.

Jeżeli chcielibyśmy przywrócić Schemat płatności na taki, jaki został zadeklarowany na formularzu danych kadrowych to należy:

  • Usunąć znaczek w polu Ręczna korekta płatności w wypłacie,
  • Zatwierdzić zmiany

Pod Listą płatności wypłaty znajdują się pola informacyjne, wyświetlane w walucie PLN i obcej, z podziałem na ROR i gotówkę:

  • Suma płatności do wypłaty;
  • Wartość netto wypłaty.

Każdorazowa modyfikacja wypłaty (dodawanie, usuwanie, zmiana elementów wypłaty) powoduje automatyczne przeliczenie kwot płatności, o ile nie zaznaczono parametru Ręczna korekta płatności w wypłacie. Przy zaznaczonym parametrze, w takim przypadku należy ręcznie skorygować płatności.




Formularz wypłaty – zakładka Ubezpieczenia

Zakładka [Ubezpieczenia] zawiera szczegółową informację o podstawach naliczania składek ZUS oraz naliczonych składkach (finansowanych zarówno ze środków pracownika jak i pracodawcy), w szczególności są to:

  • Kod tytułu ubezpieczenia
  • Podstawa naliczania składki:
    • Emerytalnej (w przypadku przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe podstawa zostanie automatycznie odpowiednio pomniejszona (wyzerowana)),
    • Rentowej (jak wyżej),
    • Chorobowej,
    • Wypadkowej,
    • FP (Fundusz Pracy),
    • FGŚP (Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych),
    • FEP (Fundusz Emerytur Pomostowych),
    • Zdrowotnej (na ubezpieczenie zdrowotne).
    • W tym opodat. (podstawa, od której została naliczona składka zdrowotna odliczona)
  • Składki na ubezpieczenie:
    • Emerytalna (dla pracownika, dla pracodawcy),
    • Rentowa (dla pracownika, dla pracodawcy),
    • Chorobowa (wyłącznie dla pracownika),
    • Wypadkowa (wyłącznie dla pracodawcy),
    • Suma składek ZUS płaconych ze środków pracownika,
    • FP (Fundusz Pracy) zawsze po stronie Płatnika (pracodawcy),
    • FGŚP (Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych) – po stronie Płatnika,
    • FEP (Fundusz Emerytur Pomostowych) – po stronie Płatnika,
    • Zdrowotna (pob.) – składka zdrowotna odliczona od dochodu pracownika,
    • Zdrowotna (pob.) po stronie Płatnika – składka właściciela, składki płacone np. od urlopów wychowawczych,
    • Zdrowotna (odl.) – składka zdrowotna odliczona od podatku pracownika,
    • Zdrowotna (od netto) – składka zdrowotna odliczona od dochodu pracownika.