Formularz wzorca zlecenia cyklicznego – zakładka Dokumenty
Wyświetla listę wszystkich powiązanych zleceń utworzonych ręcznie lub automatycznie do danego wzorca.
Wyświetla listę wszystkich powiązanych zleceń utworzonych ręcznie lub automatycznie do danego wzorca.
W programie istnieje możliwość dodatkowego opisywania zleceń cyklicznych za pomocą atrybutów (dokumentu lub kontrahenta). Lista atrybutów jest dostępna w programie na zakładce Ogólne/ Atrybuty.
Na zakładce [Atrybuty] wyświetlana jest lista atrybutów przypisanych do zlecenia cyklicznego. Na liście są dwie kolumny: Kod i Wartość.
Lista obsługiwana jest przez przyciski:
– Dodaj – umożliwi dodanie atrybutu dla dokumentu.
– Otwórz – edycja szczegółów o atrybucie. Przycisk nie jest dostępny, jeśli lista atrybutów jest pusta.
– Usuń – powoduje usunięcie atrybutu. Przycisk nie jest dostępny, jeśli lista atrybutów jest pusta.
Dopisywanie atrybutów na zlecenie cykliczne jest możliwe po wciśnięciu przycisku Dodaj (klawisz <INSERT>) lub wybraniu z menu kontekstowego pozycji Dodaj. Jeśli kursor znajduje się w polu Atrybut – można go wpisać z klawiatury lub wybrać z listy atrybutów, która pojawi się na ekranie po naciśnięciu myszką przycisku Atrybut. Na wyświetlonej liście atrybutów znajdują się dwie zakładki: [Atrybuty dokumentu] oraz [Kontrahenta]. Atrybuty można wcześniej zdefiniować na zakładce Ogólne/ Atrybuty lub dopisać z tego poziomu. Po wybraniu atrybutu na zlecenie cykliczne przyciskiem albo klawiszem <ENTER> pojawi się kod atrybutu, nazwa, format (tekst/ liczba/ lista/ data) oraz pole wartość, gdzie użytkownik może określić wartość atrybutu.
Wprowadzone na zakładce atrybuty wraz z przypisanymi wartościami będą przenoszone na Zlecenia serwisowe powstałe na podstawie wzorca.
Zakładka widoczna jest po skonfigurowaniu Automatu zleceń cyklicznych.
Jeżeli użytkownik zaznaczy parametr Generuj zlecenia automatyczne, wówczas zlecenie zostanie wygenerowane po uruchomieniu się Automatu w dniu, jaki jest podany na Wzorcu Zlecenia na zakładce [Ogólne] w polu Data kolejnego zlecenia.
Po zaznaczeniu parametru Generuj zlecenia automatyczne użytkownik będzie miał możliwość wyboru, w jaki sposób klient zostanie powiadomiony o planowanym dla niego zleceniu serwisowym. Po zaznaczeniu wiadomości e-mail i/lub SMS, należy wskazać szablon, jaki będzie stosowany dla tych powiadomień oraz podać adres e-mail i/lub numer telefonu, na jaki zostanie wysłane powiadomienie. Adres oraz telefon jest wczytywany automatycznie na podstawie danych Kontrahenta, Odbiorcy i Osoby zlecającej, wprowadzonych na zakładce [Ogólne]. Użytkownik może wybrać inne dane wskazując je z rozwijanej listy lub wpisać je ręcznie.
W przypadku zmiany Kontrahenta na zakładce [Ogólne], dane kontaktowe na zakładce [Zlecenia automatyczne] zostaną zaktualizowane.
Po wygenerowaniu Zlecenia pole Data kolejnego zlecenia zostanie zaktualizowane.
Dopisywanie nowych czynności jest możliwe po wciśnięciu przycisku Dodaj (klawisz <INSERT>) lub wybraniu z menu kontekstowego pozycji Dodaj. Ponadto z poziomu Tabeli Czynności możliwe jest również ich kopiowanie za pomocą skrótu klawiszowego <CTRL+INSERT>.
Wszystkie informacje ujęte na oknie Czynności będą przenoszone na zlecenie serwisowe wygenerowane na podstawie wzorca.
Dodając czynność można posłużyć się listą usług z Cennika.
Po wybraniu usługi na zlecenie przyciskiem albo klawiszem <ENTER> pojawi się kod usługi nazwa. Podgląd pełnej karty cennikowej (bez możliwości edycji), jest możliwy po naciśnięciu przycisku obok pola z nazwą usługi.
W oknie Czynności można wpisać usługi, które nie mają odpowiednika w cenniku. Należy wtedy uzupełnić tylko pole Nazwa bez podawania kodu. Dla czynności wpisanych „ręcznie” nie jest aktywny przycisk do podglądu karty towaru.
W górnej części formularza znajduje się parametr Uwzględniaj na FA/ PA. Użytkownik może wskazać, które czynności mają być uwzględnione jako pozycja na Fakturze Sprzedaży/ Paragonie, a które pozostają kosztem serwisowym. Parametr jest dostępny jeśli jako Czynność dodana zostanie usługa z cennika (domyślnie zaznaczony). Domyślne ustawienia parametru można zdefiniować w Konfiguracji firmy/ Serwis/ Parametry w panelu Pobieraj ustawienia domyślne o fakturowaniu.
Na zakładkę [Atrybuty] (widoczną dla czynności powiązanych z cennikiem) będą przenoszone odpowiednio atrybuty z formularza usługi wybranej na zakładce [Ogólne]. Zasady dotyczące obsługi atrybutów czynności opisano TUTAJ.
Na zakładce tej użytkownik może określić czynności do wykonania typowe dla danego zlecenia cyklicznego.
Na liście czynności znajdują się domyślnie następujące kolumny: Lp., Nazwa czynności, Fakturować (Tak/ Nie), Ilość. Dodatkowo pod prawym przyciskiem myszy (będąc ustawionym na nazwie kolumny) można wybrać opcję Wybór kolumn. Użytkownik może wyświetlić takie kolumny jak: Cena brutto, Cena netto, Wartość brutto, Wartość netto.
Dla czynności wprowadzonych bezpośrednio na wzorcu, bez pobierania z cennika oraz dla czynności z opcją Cena kontrahenta w kolumnach tych wartości nie są wyświetlane.
Na formularzu Wzorca zlecenia cyklicznego za pomocą przycisków , dostępnych na zakładkach [Czynności] i [Części], możliwy jest eksport oraz import pozycji z/do Zlecenia za pośrednictwem plików w formacie *.txt lub *.csv. Niezależnie od zakładki, z której zostanie uruchomiona funkcjonalność, eksportowane i importowane są jednocześnie czynności i części. Pliki z pozycjami zlecenia mogą być umieszczane na dysku lokalnym lub iBard24. Eksport można wykonać według kodów towarów lub kodów EAN (pod warunkiem, że każda pozycja ma przypisany kod EAN). Eksport i import dotyczy kodów czynności i części oraz ich ilości, jako cena pozycji ustawiana jest domyślnie cena kontrahenta.
Jeśli w Konfiguracji/ Firma/ Serwis/ Parametry jest zaznaczone zbiorcze fakturowanie czynności na wzorcu zlecenia pod tabelą z czynnościami pojawi się sekcja:
Jeśli w konfiguracji zaznaczono parametr Ustaw domyślnie to parametr Zbiorcze fakturowanie czynności zostanie zaznaczony. Wartość w polu Cennik również pobierana jest z konfiguracji (z możliwością zmiany).
Zakładka obsługiwana jest przez standardowe przyciski, szczegółowo opisane w rozdziale Standardy w programie:
– Dodaj pozycję,
– Zmień pozycję,
– Usuń pozycję,
– Podnieś – Obniż – użytkownik ma możliwość pozycjonowania czynności na liście, dzięki czemu może ustalać priorytety dla poszczególnych czynności.