Zmiany wymagań sprzętowych i systemowych

• Procesor firmy Intel lub AMD min. 2 GHz
• 2 GB pamięci RAM
• Dysk: 5 GB wolnej przestrzeni
• System operacyjny Windows 10, Windows 8, Windows 7, Windows Server 2008 Service Pack 2, Windows Server 2008 R2, Windows Server 2012, Windows Server 2012 R2, Windows Server 2016
• Microsoft .NET Framework w wersji minimum 4.5
• Drukarka pracująca w systemie Microsoft Windows

W instalacjach wielostanowiskowych zalecamy wykorzystanie dedykowanego serwera bazy danych. W sprawie konfiguracji sprzętowej dla takich instalacji prosimy o kontakt z Autoryzowanym Partnerem Comarch.

• Pocztex (Ekspres24, Krajowy)
• Pocztex Kurier 48 (Przesyłka biznesowa)
• Usługa paczkowa (Paczka24, Paczka Ekstra 24, Paczka48)
• Paczka Pocztowa (Ekonomiczna, Priorytet)
• Przesyłka polecona (Ekonomiczna, Priorytet)
• Przesyłka Firmowa polecona (Ekonomiczna, Priorytet)

Konfiguracja

W menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Przesyłki/ Poczta Polska należy podać dane dostępowe do e-Nadawcy. Dodatkowo można zdefiniować domyślne parametry przesyłek oraz określić usługi dodatkowe.

Uwaga

Trzykrotne wprowadznie błędnego hasła skutkuje jego dezaktywacją

Wybierając opcję zmiany hasła należy pamiętać, że musi ono zawierać co najmniej 8 znaków, małe i wielkie litery oraz cyfry lub znaki specjalne.

Poprzez przycisk Urząd nadania należy wskazać Urząd pocztowy, w którym będą nadawane przesyłki. Urząd nadania można wskazać również dla konkretnego adresu nadawczego (który można wybrać na zleceniu) – menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Adresy nadawcze. W pierwszej kolejności na Zleceniu nadania przesyłki podpowiada się Urząd pocztowy z adresu nadawczego.

Dane wprowadzone w polu Konto bankowe będą wykorzystywane przy zlecaniu przesyłek za pobraniem (gdy oznaczone zostanie, że kwota pobrania ma być kierowana przelewem na rachunek bankowy nadawcy). Pole jest obowiązkowe, jeśli w konfiguracji na zakładce [Usługi dodatkowe] zaznaczono Ustawiaj domyślnie pobranie.

Domyślna numeracja – należy wskazać domyślny schemat numeracji dla Zleceń nadania przesyłki spośród zdefiniowanych w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Wspólne/ Zlecenia nadania paczek.

Domyślna seria – dla Zleceń nadania przesyłki można wskazać domyślną serię numeracji spośród zdefiniowanych w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Wspólne/ Serie dokumentów – Zlecenie nadania przesyłki.

Na zakładce [Parametry przesyłki] można określić podstawowe parametry paczki dodawanej domyślnie na nowo tworzone Zlecenie nadania przesyłki.

Wybór domyślnej usługi pocztowej:

• Pocztex (Ekspres24, Krajowy)
• Pocztex Kurier 48 (Przesyłka biznesowa)
• Usługa paczkowa (Paczka24, Paczka Ekstra 24, Paczka48)
• Paczka Pocztowa (Ekonomiczna, Priorytet)
• Przesyłka polecona (Ekonomiczna, Priorytet)
• Przesyłka Firmowa polecona (Ekonomiczna, Priorytet)

Domyślna definicja paczki – dla poszczególnych usług można określić wagę, gabaryt, zaznaczyć adnotację o tym, że przesyłka jest niestandardowa, oraz że należy obchodzić się z nią ostrożnie.

W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych – po zaznaczeniu parametru, przy generowaniu Zlecenia nadania przesyłki wyliczana jest sumaryczna waga pozycji z dokumentu, na podstawie którego powstało ZNP (waga, która jest brana do wyliczenia znajduje się na formularzu towaru, na zakładce [Dodatkowe]). Jeśli łączna waga pozycji przekracza wagę maksymalną, na zleceniu zostanie ona zaokrąglona do wartości granicznej – 999,99 kg. Jeśli nie podano wagi dla pozycji dokumentu, zostanie ona pobrana z konfiguracji.

Na etykiecie przesyłki można drukować dodatkowe informacje, w związku z tym w sekcji Informacje dodatkowe przekazywane do zlecenia można ustawić domyślne parametry:

• Informacja o zawartości (wymagane dla opcji Pocztex i Usługa paczkowa):
• Ustalona treść – jeśli zostanie wpisana w konfiguracji, będzie domyślnie przenoszona na Zlecenie nadania przesyłki. Wartość można uzupełnić/ zmodyfikować z poziomu ZNP.
• Nazwa pierwszej pozycji – brana z dokumentu, do którego tworzone jest Zlecenie nadania przesyłki,
• Nr dokumentu (FA/ PA/ WZ/ RO) – z którego powstało ZNP,
• Nr powiązanego zamówienia (RO) – zostanie przeniesiony zarówno kiedy ZNP jest tworzone bezpośrednio z RO, jak i kiedy jest tworzone z FA/ PA/ WZ powstałych na podstawie RO.
• Opis/ uwagi dla odbiorcy (wartość można uzupełnić/ zmodyfikować z poziomu ZNP):
• Ustalona treść – jeśli zostanie wpisana w konfiguracji, będzie domyślnie przenoszona na Zlecenie nadania przesyłki.
• Nr dokumentu (FA/ PA/ WZ)– z którego powstało ZNP,
• Nr powiązanego zamówienia (RO)– zostanie przeniesiony zarówno kiedy ZNP jest tworzone bezpośrednio z RO, jak i kiedy jest tworzone z FA/ PA/ WZ powstałych na podstawie RO.

Na zakładce [Usługi dodatkowe] można określić domyślne usługi dodatkowe dla tworzonych ZNP:

Ustawiaj domyślnie pobranie – po zaznaczeniu parametru na ZNP (zakładka [Paczki i usługi]) będzie zaznaczona opcja Pobranie – parametr dotyczy kwoty, jaka ma zostać pobrana od odbiorcy przesyłki:

• jeśli forma płatności na dokumencie to – po zaznaczeniu parametru należy wybrać formy płatności, których ma dotyczyć pobranie. Na ZNP tworzonym do dokumentu FA, PA, RO ustawiane będzie pobranie w sytuacji, kiedy na dokumencie wskazano jako główną formę płatności, taką samą jak ta wskazana w konfiguracji.

Na Zleceniu nadania przesyłki powstałym z Wydania Zewnętrznego:

• zostanie ustawione pobranie w sytuacji, kiedy WZ generuje płatność i w konfiguracji wskazano taką samą formę płatności jak na WZ,
• dla WZ niegenerującego płatności zostanie ustawione pobranie na ZNP w oparciu o formę płatności z powiązanego dokumentu FA, PA. Jeśli WZ jest powiązane tylko z RO, pobranie zostanie ustawione na ZNP w oparciu o formę płatności z RO.
• dla WZ niegenerującego płatności i niepowiązanego z dokumentem handlowym, pobranie na ZNP nie zostanie zaznaczone.
• Kwota pobrania:
• z dokumentu – wartość na ZNP zostanie wyliczona w PLN na podstawie wartości brutto dokumentu, z którego powstało zlecenie. W przypadku zaznaczenia tej opcji, na zleceniu tworzonym ręcznie wartość domyślnie wynosi 0,00 PLN.
• ustalona – podana wartość domyślnie podpowie się na Zleceniu nadania przesyłki.
• Sposób pobrania:
• Rachunek bankowy – w przypadku wybrania rachunku można dodatkowo ustalić domyślny tytuł przelewu jako Numer (FA/ PA/ WZ/ RO)/ Numer powiązanego zamówienia (RO)/ Numer zlecenia przesyłki.
• Przekaz pocztowy.

Wartość ubezpieczenia (dotyczy pojedynczej przesyłki na zleceniu):

• z dokumentu – wartość na ZNP zostanie wyliczona w PLN na podstawie wartości brutto dokumentu, z którego powstało zlecenie. W przypadku zaznaczonej tej opcji, na zleceniu tworzonym ręcznie wartość domyślnie wynosi 0,00 PLN.
• ustalona – podana wartość domyślnie podpowie się na Zleceniu nadania przesyłki (wartość maks. 250 000,00 PLN).

Deklarowana wartość (dotyczy pojedynczej przesyłki na zleceniu):

• z dokumentu – wartość na ZNP zostanie wyliczona w PLN na podstawie wartości brutto dokumentu, z którego powstało zlecenie. W przypadku zaznaczonej tej opcji, na zleceniu tworzonym ręcznie wartość domyślnie wynosi 0,00 PLN.
• ustalona – podana wartość domyślnie podpowie się na Zleceniu nadania przesyłki (wartość maks. 70 000,00 PLN).

Potwierdzenie odbioru – po zaznaczeniu tej opcji należy wybrać formę, w jakiej chcemy otrzymać potwierdzenie klienta o odbiorze przesyłki (maksymalnie w ilości 9 szt.):

• List zwykły priorytetowy,
• Kurier Ekspres 24,
• Paczka Ekstra 24.

Ustawienie można edytować z poziomu zlecenia

Potwierdzenie doręczenia (sms/ e-mail) – w wybranej formie dotrze do nadawcy informacja o doręczeniu przesyłki.

Dokumenty zwrotne – usługa, która powoduje, że kurier dostarczając przesyłkę odbierze od odbiorcy podpisany dokument (np. fakturę, umowę..). Po zaznaczeniu tej opcji, należy wybrać formę zwrotu:

• List zwykły priorytetowy,
• List zwykły ekonomiczny,
• List polecony priorytetowy,
• List polecony ekonomiczny,
• Kurier Ekspres 24,
• Paczka 24,
• Paczka 48.

Wydruki seryjne

Dla zaznaczonych na liście Zleceń nadania przesyłek, można seryjnie wydrukować bądź wyeksportować na dysk etykiety (listy przewozowe). Opcję należy skonfigurować w menu System/ Konfiguracja/ Stanowisko/ Ogólne/ Przesyłki. Po wyborze zapisu pliku na dysku, należy określić lokalizację zapisu.

Generowanie przesyłek

W menu głównym programu na zakładce [Ogólne], pod przyciskiem  – Nadanie przesyłki dostępna jest lista przesyłek.

Lista zawiera kolumny:

• Nr zlecenia – numer dokumentu Zlecenia nadania przesyłki, nadany zgodnie ze stosowanymi schematami numeracji.
• Planowana data nadania – data, na którą zaplanowano dostarczenie przesyłek do wskazanego Urzędu Pocztowego. Pobierana z formularza zlecenia z zakładki [Poczta Polska] bądź z listy przesyłek przy seryjnym przekazywaniu zleceń do nadania.
• Status – status dokumentu Zlecenia nadania przesyłki. Dokumenty ze statusem Nie wysłane wyświetlane są w kolorze zielonym, można je dowolnie edytować. Dokumenty Wysłane są zablokowane do edycji, na liście wyświetlają się w kolorze czarnym.
• Usługa pocztowa – nazwa usługi pocztowej wybranej na Zleceniu nadania przesyłki,
• Kod odbiorcy – kod odbiorcy przesyłki.
• Nazwa odbiorcy – nazwa odbiorcy przesyłki.
• Osoba kontaktowa – osoba kontaktowa odbiorcy.
• E-Mail – adres e-mail osoby kontaktowej odbiorcy.
• Telefon – numer telefonu osoby kontaktowej odbiorcy.
• Status przesyłki– status przesyłki pobierany z serwisu Poczty Polskiej.
• Nr nadania – wyświetlane są numery nadania poszczególnych paczek ze zlecenia oddzielone przecinkiem,
• Błąd walidacji – informacja o błędzie, który wystąpił podczas wysyłki zlecenia,
• Kod nadawcy, Nazwa nadawcy – podany na zleceniu.

Lista jest obsługiwana przez standardowe przyciski Dodaj, Usuń, Zmień.

W dolnej części listy oprócz standardowych filtrów, możliwe jest filtrowanie według Statusu z dokumentu Zlecenia nadania przesyłki oraz statusu przesyłki nadawanego przez serwis e-Nadawcy.

Dodatkowo na liście przesyłek kurierskich, dla pozycji zaznaczonych na liście bądź dla podświetlonego zlecenia, dostępne są przyciski:

– Pobieranie szczegółów zaznaczonych zleceń. Funkcja umożliwia weryfikację w serwisie Poczty Polskiej aktualnego statusu danej przesyłki.

 – Zatwierdź przesyłki i przekaż do nadania (dotyczy zleceń niezatwierdzonych – w kolorze zielonym na liście). Po wybraniu tej opcji generowane jest okno, w którym należy określić datę z jaką chcemy nadać przesyłki:

Po prawidłowym wykonaniu operacji, zlecenia zostają zatwierdzone i otrzymują numer nadania.

– Drukuj list przewozowy – seryjny wydruk listów przewozowych dla zleceń zaznaczonych na liście. W zależności od ustawień (menu System/ Konfiguracja/ Stanowisko/ Ogólne/ Przesyłki) może być wysyłany bezpośrednio na drukarkę domyślną lub do plików, zapisywanych we wskazanej w konfiguracji lokalizacji.

Zamawianie kuriera Pocztex

Funkcja jest dostępna na górnej wstążce programu z poziomu listy zleceń, umożliwia zamówienie kuriera po odbiór przesyłek Pocztex . Po jej wywołaniu generowane jest okno z ustaleniami dotyczącymi przyjazdu kuriera:

• Miejsce odbioru – należy wskazać firmowy adres nadawczy, pod którym kurier ma odebrać paczki (automatycznie proponowany jest adres ustawiony w konfiguracji jako domyślny).
• Data, godzina od/ do – należy określić datę oraz przedział czasowy, w którym ma przyjechać kurier.
• Szacowana łączna masa przesyłek, Szacowana ilość przesyłek – automatycznie podpowiada się masa w kg i ilość zsumowana ze Zleceń nadania przesyłek Pocztex znajdujących się na liście, wystawionych z datą i adresem nadawczym takimi, jak wskazano w oknie Planowany przyjazd kuriera.

– Zamów – przesłanie zamówienia do Poczty Polskiej.

W oknie wyświetlana jest informacja czy kurier był już zamawiany w danym dniu:

Uwaga

Zamówienie kuriera Pocztex nie dotyczy Zleceń nadania przesyłek znajdujących się na liście. Jest to funkcja niezależna.

Formularz Zlecenia nadania przesyłki – Poczta Polska

Na formularzu dostępny jest przycisk umożliwiający zatwierdzenie przesyłki i przekazanie jej do nadania  z datą nadania widoczną na formularzu, na zakładce [Poczta Polska]. Użytkownik może zmienić termin nadania ręcznie przed wybraniem opcji zatwierdzenia przesyłki.

Mimo, iż udostępniona została funkcja przekazania przesyłek do nadania bezpośrednio z poziomu formularza Zlecenia nadania przesyłki, zaleca się seryjne zatwierdzanie przesyłek, które powinny zostać nadane danego dnia.

Zakładka [Ogólne]

• Dokument – numer dokumentu ZNP zgodny z domyślnym schematem numeracji wybranym w konfiguracji,
• Data wystawienia – data utworzenia zlecenia w Comarch ERP Optima,
• Urząd nadania – pobierany z adresu nadawczego wskazanego na zleceniu (menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Adresy nadawcze) bądź z konfiguracji Poczty Polskiej jeśli nie uzupełniono Urzędu nadania dla adresu nadawczego.
• Nadawca – jako adres nadawczy automatycznie ustawiany jest domyślny adres z menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Adresy nadawcze. Użytkownik może po rozwinięciu listy wybrać inny adres spośród wprowadzonych w konfiguracji lub wpisać go ręcznie, bezpośrednio na dokument.

Osobą obsługującą to zlecenie domyślnie jest operator aktualnie zalogowany. Możliwe jest wskazanie innego operatora lub pracownika. Telefon oraz adres e-mail pobierany jest z karty operatora/ pracownika. W przypadku pracownika numer telefonu pobierany jest z pola Telefon SMS lub, jeżeli pole to nie jest uzupełnione, numer wczytywany jest z pola Telefon. Dane te można również uzupełnić bezpośrednio na zleceniu.

• Odbiorca – odbiorcę przesyłki można wybrać z listy podmiotów. Dane teleadresowe są pobierane z karty wybranego odbiorcy. Dodatkowo należy wskazać osobę kontaktową. Można ją wpisać ręcznie lub wybrać z listy przedstawicieli danego kontrahenta.

Dla zleceń tworzonych ręcznie domyślnie ustawiany jest telefon domyślnego przedstawiciela odbiorcy. Jeśli żaden z przedstawicieli nie jest oznaczony jako domyślny, ustawiany jest numer telefonu z karty kontrahenta z zakładki [Ogólne]. Jeśli na zleceniu zostanie zmieniona osoba kontaktowa, podstawiany jest przypisany do niej numer telefonu.W pierwszej kolejności pobierany jest Telefon SMS, jeśli telefon SMS nie jest uzupełniony, pobierana jest wartość z pola Telefon.

Dla zleceń tworzonych z dokumentów, domyślnie podpowiada się telefon odbiorcy widniejący na dokumencie.

Dane odbiorcy można wpisać ręcznie bezpośrednio na dokument Zlecenia nadania przesyłki.

• Użyj adresu korespondencyjnego – po zaznaczeniu parametru, na zlecenie pobierany jest adres korespondencyjny z karty podmiotu – na ten adres zostanie nadana przesyłka,
• Przesyłka do oddziału – należy zaznaczyć, jeśli przesyłka ma być transportowana między oddziałami firmy. Jako adres odbioru należy wskazać jeden spośród zdefiniowanych w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Adresy nadawcze,
• Uwagi dla odbiorcy – pole umożliwiające wpisanie uwag do zlecenia. Domyślnie widoczny jest tekst wprowadzony w konfiguracji Poczty Polskiej.

Zakładka [Paczki i usługi]

Usługa pocztowa i Serwis – domyślnie ustawiana jest usługa i serwis, które zostały określone w konfiguracji jako domyślne. Do wyboru:

• Pocztex (Ekspres24, Krajowy)
• Pocztex Kurier 48 (Przesyłka biznesowa)
• Usługa paczkowa (Paczka24, Paczka Ekstra 24, Paczka48)
• Paczka Pocztowa (Ekonomiczna, Priorytet)
• Przesyłka polecona (Ekonomiczna, Priorytet)
• Przesyłka Firmowa polecona (Ekonomiczna, Priorytet)

Uwaga

Opcje dostępne na formularzu Zlecenia nadania przesłki na zakładce [Paczki i usługi] są zależne od wybranej usługi pocztowej.

Przesyłki – tabela z danymi dotyczącymi poszczególnych przesyłek dodanych na zlecenie. Domyślnie przenoszone są informacje z konfiguracji.

Pocztex (Ekspres24, Krajowy), Usługa paczkowa (Paczka 24, Paczka Ekstra 24, Paczka 48):

• Tabela Przesyłki zawiera kolumny: Usługa pocztowa, Waga (kg), Deklarowana wartość, Ostrożnie, Ubezpieczenie Niestandardowa.
• Zawartość – należy podać zawartość przesyłki, pole obowiązkowe.
• Usługi dodatkowe:

• Odbiór w punkcie – po zaznaczeniu tej opcji należy wskazać placówkę pocztową, do której zostanie skierowana przesyłka. Domyślnie lista placówek jest zawężana do województwa wskazanego na formularzu odbiorcy (menu Ogólne/ Kontrahenci).

Uwaga

Po dodaniu na Zlecenie nadania przesyłki więcej niż jednej paczki, nie jest dostępna usługa Odbiór w punkcie.

• Pobranie – po zaznaczeniu należy podać kwotę pobrania należności oraz zaznaczyć, w jaki sposób ma ona zostać przekazana (do wyboru rachunek bankowy bądź przekaz pocztowy). Po wybraniu rachunku bankowego należy podać tytuł przelewu. Ustawienia są domyślnie przenoszone z konfiguracji.
• Dokumenty zwrotne – usługa, która powoduje, że kurier dostarczając przesyłkę odbierze od odbiorcy podpisany dokument (np. fakturę, umowę..). Po zaznaczeniu tej opcji należy wybrać formę zwrotu: List zwykły priorytetowy, List zwykły ekonomiczny, List polecony priorytetowy, List polecony ekonomiczny, Kurier Ekspres 24, Paczka Ekstra 24.
• Potwierdzenie odbioru– po zaznaczeniu tej opcji, należy wybrać formę w jakiej chcemy otrzymać potwierdzenie klienta o odbiorze przesyłki: List zwykły priorytetowy, Kurier Ekspres 24, Paczka Ekstra 24.
• Potwierdzenie doręczenia (sms/ e-mail) – w wybranej formie dotrze do nadawcy informacja o doręczeniu przesyłki.

Pocztex Kurier 48

• Tabela Przesyłki zawiera kolumny: Usługa pocztowa, Waga (kg), Deklarowana wartość, Ostrożnie, Gabaryt, Ubezpieczenie.
• Usługi dodatkowe:

• Odbiór w punkcie – po zaznaczeniu tej opcji należy wskazać placówkę pocztową, do której zostanie skierowana przesyłka. Domyślnie lista placówek jest zawężana do województwa wskazanego na formularzu odbiorcy (menu Ogólne/ Kontrahenci).
• Pobranie – po zaznaczeniu należy podać kwotę pobrania należności, która zostanie przekazana na rachunek bankowy. Poniżej należy określić tytuł przelewu. Ustawienia są domyślnie przenoszone z konfiguracji.

Paczka Pocztowa (Ekonomiczna, Pocztowa), Przesyłka polecona (Ekonomiczna, Priorytet), Przesyłka Firmowa polecona (Ekonomiczna, Priorytet):

• Tabela Przesyłki zawiera kolumny: Usługa pocztowa, Waga (kg), Gabaryt (nie dotyczy Przesyłki Firmowej, dla której obowiązuje tylko gabaryt A), Deklarowana wartość (kolumna dostępna tylko dla Paczki Pocztowej).

Uwaga

Usługi nie obsługują wielopaczkowości.

• Usługi dodatkowe:

  

  • Potwierdzenie odbioru – po zaznaczeniu tej opcji należy określić ilość sztuk potwierdzeń odbioru przesyłki jaką chcemy otrzymać od klienta.

Zakładka [Poczta Polska]

Na tej zakładce wyświetlane są dane pobierane serwisu Poczty Polskiej e-Nadawca:

Data zgłoszenia – data wysłania zlecenia do serwisu Poczty Polskiej.

Planowany termin nadania: Data nadania – należy podać datę z jaką chcemy nadać przesyłkę. Domyślnie podpowiada się data bieżąca. Podczas edycji zlecenia, które ma datę nadania starszą od bieżącej, zostanie ona przestawiona na bieżącą.

e-Nadawca plik – nazwa pliku z przesyłkami pobrana z e-Nadawcy.

W tabeli znajduje się lista przesyłek wraz z przypisanym do nich numerem nadania oraz adresem URL. Po kliknięciu w link, użytkownik zostanie przeniesiony na stronę internetową, na której może śledzić przesyłkę.

podgląd/wydruk Listu Przewozowego. Drukowane są etykiety dla wszystkich paczek na zleceniu.

Status – status przesyłki.

Zwrócone błędy – informacja o błędzie, który wystąpił podczas wysyłki zlecenia.

Zakładka [Dokumenty]

W sekcji Dokumenty powiązane wyświetlany jest dokument, z którego zostało utworzone zlecenie.

Jeśli włączony jest moduł Obieg dokumentów, wówczas pod tabelą dokumentów skojarzonych pojawią się informacje na temat powiązanych dokumentów z Biblioteki Dokumentów. W przypadku modułu CRM, dodatkowo pojawia się lista powiązanych kontaktów, zadań, wiadomości e-mail oraz wiadomości sms.

Tworzenie Zlecenia nadania przesyłki z poziomu dokumentów

Nadanie przesyłki jest możliwe również z listy oraz formularza dokumentu Faktury Sprzedaży, Paragonu oraz w przypadku modułów Handel, Handel Plus z listy oraz formularza dokumentu Rezerwacji Odbiorcy i Wydania Zewnętrznego. Opcja generowania ZNP jest dostępna na górnej wstążce . Utworzone w ten sposób ZNP jest  powiązane ze wskazanym wcześniej dokumentem. Dane odbiorcy z dokumentu handlowego zostaną przeniesione do pól związanych z odbiorcą na zleceniu. Do jednej Faktury Sprzedaży/ Paragonu/ Wydania Zewnętrznego/ Rezerwacji Odbiorcy Użytkownik może utworzyć wiele zleceń.

Powiązanie między dokumentami będzie widoczne na zakładce [Dokumenty]. Z tego poziomu będzie możliwy pogląd dokumentów skojarzonych.

Na dokument, z którego utworzono Zlecenie nadania przesyłki, przenoszony jest Nr listu przewozowego ze zlecenia (jest on widoczny na formularzu dokumentu, na zakładce [Kontrahent]). Należy pamiętać, że nr listu przewozowego nie jest przenoszony na dokumenty powiązane z dokumentem, z którego utworzono ZNP.

Faktura Zaliczkowa

W wersji 2019.0.1 Comarch ERP Optima umożliwiliśmy zapis Faktury Zaliczkowej oraz korekty do Faktury Zaliczkowej do bufora. Dzięki temu możliwa jest wielokrotna edycja dokumentu.

• Na formularzu Faktury Zaliczkowej dodany został parametr Bufor. To, czy jest domyślnie zaznaczony, zależy od ustawienia dla Faktury Sprzedaży w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Inicjacja dokumentu.
• Z Fakturą Pro Forma może być powiązana tylko jedna Faktura Zaliczkowa znajdująca się w buforze.
• Faktury Zaliczkowej oraz korekty do Faktury Zaliczkowej nie można zapisać do bufora jeśli w menu System/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy – na karcie Operatora, na zakładce [Parametry] jest zaznaczony parametr Blokada zapisu FA i PA do bufora.

Na Fakturze Zaliczkowej można podać procent wartości Faktury Pro Forma, który powinien wpłacić klient jako zaliczkę. Opcja jest dostępna na formularzu Faktury Zaliczkowej pod przyciskiem  Dystrybucja zaliczki na wszystkie pozycje:

Po podaniu procentu umowy (FPF) program wylicza kwotę zaliczki.

Na korekcie do Faktury Zaliczkowej dodano przycisk   – Dystrybucja zaliczki na wszystkie pozycje.

Zamienniki towaru

W wersji 2019.0.1 Comarch ERP Optima umożliwiliśmy dodawanie wielu zamienników do towaru równocześnie.

Po naciśnięciu ikony plusa w oknie Pozycja cennika na zakładce [Zamienniki] wyświetla się lista cennikowa z możliwością zaznaczenia i wybrania wielu towarów. Jeśli nie zaznaczono pozycji, do towaru dodawany jest zamiennik, na którym ustawiony jest kursor.

Po zaznaczeniu towarów, które mają zostać dopisane do listy zamienników i naciśnięciu opcji Wybierz, wyświetlane jest pytanie: Czy dodawany zamiennik jest obustronny?

Seryjne dodawanie zamiennika

W menu Ogólne/ Cennik oraz Handel/ Zasoby w operacjach seryjnych udostępniona została opcja dodawania/ usuwania zamiennika dla pozycji zaznaczonych na liście:

SENT

W związku z wejściem w życie ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o zmianie ustawy o systemie monitorowania drogowego przewozu towarów oraz niektórych innych ustaw – w przypadku przewozu od jednego nadawcy towaru do jednego odbiorcy towaru, do jednego miejsca dostarczenia towaru, jednym środkiem transportu, zgłoszenie może obejmować różnego rodzaju towary, tzn. o różnych czterocyfrowych kodach CN, o ile ilość każdego z nich przekracza 500 kg lub 500 l (art. 2 pkt 16).

Na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 sierpnia 2018 r. w sprawie dodatkowych danych podlegających wskazaniu w zgłoszeniu przewozu towarów, na zgłoszeniach SENT należy wykazywać stawkę VAT przewożonych towarów.

W związku z tym w wersji 2019.01Comarch ERP Optima umożliwiliśmy dodanie na jednym zgłoszeniu SENT, wielu kodów CN i przypisanie im stawek VAT.

Kody CN dodajemy na formularzu zgłoszenia SENT na zakładce [Ogólne]. Tabela składa się z kolumn:

• Lp – numeracja pozycji.
• Kod CN – dla zgłoszeń tworzonych ręcznie należy wskazać kod CN spośród tych, które mają zaznaczony parametr SENT. Dla zgłoszeń tworzonych z dokumentów przenoszony jest kod CN przypisany do towaru na jego kartotece. Tworząc zgłoszenie do kilku dokumentów wystawionych dla tego samego Nabywcy i Odbiorcy (Dostawcy i Nadawcy), towary o takich samych kodach CN są agregowane do jednej pozycji w sytuacji kiedy towary na dokumentach mają taką samą stawkę VAT.
• Ilość, JM – należy podać ilość i jednostkę miary przewożonego towaru. W przypadku zgłoszeń powstałych z dokumentów, ilość towaru z dokumentu jest przeliczana na zgłoszeniu na podstawie jednostki uzupełniającej kodu CN i przelicznika ustalonego w sekcji SENT na karcie towaru. W przypadku wielu towarów o tym samym kodzie CN, ilość na zgłoszeniu jest sumowana. Jeśli dla kodu CN nie zdefiniowano jednostki uzupełniającej, na zgłoszenie SENT przenoszona jest ilość i jednostka miary z dokumentu. System SENT wymaga wykazywania towaru w kilogramach, litrach lub metrach sześciennych (wielkość liter i kropki w nazwie jednostki miary nie mają znaczenia). Ilość na zgłoszeniu jest zaokrąglana do dwóch miejsc po przecinku.
• Masa [kg] – dla przewożonego towaru należy podać masę w kilogramach.
• Opis – pobierany z formularza kodu CN, można uzupełnić na zgłoszeniu.
• Stawka VAT – należy podać stawkę VAT przypisaną do towaru podlegającemu pod określony kod CN. Dla zgłoszeń powstałych z dokumentów, stawka VAT jest przenoszona z dokumentu. Na zgłoszeniu towary są agregowane do jednego kodu CN w sytuacji kiedy na dokumentach wskazano dla nich taką samą stawkę VAT.

Lista jest obsługiwana przez standardowe przyciski:

 Dodaj – dodanie kodu CN.

 Otwórz – edycja pozycji.

 Usuń – usunięcie podświetlonej pozycji.

Na liście zgłoszeń dodano kolumnę Planowana kontrola – dla zgłoszeń podlegających kontroli wyświetlana jest informacja: W miejscu rozładunku towaru, W miejscu wskazanym.

Na podstawie załącznika do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 września 2018 r. w sprawie zgłoszeń przewozu towarów w wersji 2019.0.1 Comarch ERP Optima dostosowano wydruk dokumentu zastępującego zgłoszenie SENT.

Pozostałe nowości

1. Historyczność danych firmy. Umożliwiono zapisywanie danych firmy z różnymi datami ich obowiązywania. Ma to na celu pobieranie prawidłowych danych firmy na dokumenty i wydruki generowane w programie. Funkcjonalność wraz z wpływem na moduł Handel została opisana w rozdziale Ogólne/ Nowości, w punkcie Historyczność danych firmy.

2. DHL – przesyłki niestandardowe. Dla spedytora DHL umożliwiono rejestrację przesyłek niestandardowych. W menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Przesyłki/ DHL – zakładka [Szablon spedycji] w tabeli Domyślna definicja paczki dodano kolumnę Niestandardowa. Dla paczek przekraczających wymiary przesyłki standardowej, czyli:

• 1,2 x 0,8 x 2,1 (m) dla przesyłki umieszczonej na palecie (łącznie z paletą),
• 1,4 x 0,6 x 0,6 (m). dla przesyłki nieumieszczonej na palecie (łącznie z opakowaniem)

dla kategorii paczki Standardowa i Paletowa można zaznaczyć parametr Niestandardowa (za element niestandardowy naliczana jest dodatkowa opłata). Ustawienie jest domyślnie przenoszone na nowe Zlecenie nadania przesyłki z możliwością modyfikacji z poziomu zlecenia.

3. Kurierzy – wydruki seryjne. Dla zaznaczonych na liście Zleceń nadania przesyłek można seryjnie wydrukować bądź wyeksportować na dysk etykiety oraz protokoły odbioru/ potwierdzenia nadania (zestawienia przesyłek). Opcję należy skonfigurować w menu System/ Konfiguracja/ Stanowisko/ Ogólne/ Przesyłki . Po wyborze zapisu pliku na dysku należy określić lokalizację zapisu.

4. Zmiana kolejności pozycji na dokumentach. Na formularzach dokumentów handlowo magazynowych umożliwiono zmianę kolejności pozycji metodą „przeciągnij i upuść” – należy wcisnąć lewy przycisk myszy na wybranej pozycji i trzymając wciśnięty przycisk przesunąć myszą kursor do wybranego miejsca.

Nie można zmieniać kolejności pozycji na:

• dokumentach zatwierdzonych na stałe,
• korektach,
• dokumentach pochodzących z przekształceń, na których nie ma możliwości dodawania/ usuwania pozycji.

5. Stopka na wydrukach GenRap. Na wydrukach dla FA/ PA/ WZ/ RO/ FPF wykonanych w Generatorze Raportów jest drukowana cała stopka wprowadzona w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry wydruku faktury.

Zmiany

1. Reorganizacja przycisków na dokumentach. Dla dokumentów handlowo – magazynowych przyciski:

• Zysk z transakcji,
• Kolektor danych,
• Importuj pozycje,
• Eksportuj pozycje

zostały przeniesione na górną wstążkę programu:

2. Kurierzy. Dla każdego spedytora współpracującego z Comarch ERP Optima, w menu Ogólne/ Nadanie przesyłki na liście przesyłek wydzielona została odrębna zakładka. Domyślnie lista otwiera się na zakładce spedytora domyślnego.

3. Numer rejestrowy w BDO. Numer rejestrowy w BDO został przeniesiony z menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ KGO do menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Pieczątka firmy. Numer ten jest drukowany w sekcji zawierającej dane z pieczątki firmy.Standardowe wydruki zostały dostosowane do wprowadzonej zmiany.

4. Faktura Zaliczkowa. Na formularzu Faktury Zaliczkowej zmieniono nazwę kolumny z Zaliczka Max na Maksymalna kwota zaliczki.

5. Adres nadawczy. Jeśli w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Adresy nadawcze jest tylko jeden adres nadawczy i zostanie on zmodyfikowany, to na Zleceniu Nadania Przesyłki bądź na zgłoszeniu SENT należy poprawić go ręcznie.

Poprawiono

1. Rabaty. Zoptymalizowano czas wyświetlania listy rabatów.

2. Ewidencja wyrobów węglowych, dokument dostawy. Poprawiono drukowanie na dokumencie dostawy pola Poczta w danych podmiotu nabywającego wyroby węglowe.

3. Import dokumentu z pliku XML. Zablokowano możliwość importu dokumentu z ujemnymi pozycjami.

4. Numeracja wpłat do Faktur Sprzedaży.

5. Ceny towarów. Poprawiono przenoszenie cen na kopiowane kartoteki towarowe w sytuacji, kiedy w bazie danych występują nieaktywne rodzaje cen.

6. Wydruk korekty wartości do Faktury Sprzedaży. W przypadku korekty zwiększającej wartość sprzedaży na wydruku Korekta wartości/ Wzór standard drukowana jest adnotacja Zapłacono.

7. Wydruk Eko – korekta wartości. Poprawiono drukowanie numeru PKWiU na wydruku Eko – korekta wartości (dotyczy korekty wartości do Faktury Sprzedaży).

8. Eko – Wydruki seryjne. Poprawiono generowanie wydruku seryjnego dla Faktur Zaliczkowych.

Wprowadzając pieczątkę firmy z datą od wcześniejszą niż data bieżąca, podczas zapisywania następuje weryfikacja czy w okresie jej obowiązywania istnieją dokumenty handlowo-magazynowe. Jeśli takie dokumenty zostaną odnalezione, wówczas wyświetlany jest komunikat: Czy chcesz zaktualizować dane pieczątki firmy na dokumentach handlowo-magazynowych wystawionych w okresie jej obowiązywania? Odpowiedź Tak spowoduje, że na dokumentach wystawionych w podanym okresie zaktualizowane zostaną dane firmy, a nowa pieczątka zostanie zapisana. Odpowiedź Nie oznacza zapisanie pieczątki firmy bez aktualizacji jej na dokumentach. Wybór opcji Anuluj powoduje powrót do formularza z danymi pieczątki bez dokonania zapisu. Analogiczny komunikat pojawia się w przypadku edycji pieczątki dla jednostki samorządowej.

Za pomocą ikony  możliwe jest podejrzenie i edycja istniejącej pieczątki firmy. Jeżeli pieczątka nie jest powiązana z żadnym dokumentem handlowo-magazynowym, otwierany jest formularz z możliwością jego edycji.

Jeżeli natomiast dane z tej pieczątki zostały wykorzystane na dokumencie handlowo-magazynowym, na otwartym formularzu pieczątki firmy zablokowane są pola dotyczące danych firmy i jej adresu, jak również pole Numer rejestrowy w BDO. Zablokowane są również pola dotyczące zakresu dat obowiązywania pieczątki firmy, jak również możliwość pobrania danych z bazy GUS/VIES. Wyjątek stanowi aktualna pieczątka firmy dla jednostki samorządowej (z nieuzupełnioną datą do) – na takiej pieczątce zawsze istnieje możliwość wskazania daty do obowiązywania tej pieczątki.

W przypadku otwarcia formularza pieczątki firmy z zablokowaną edycją, u dołu okna pojawia się dymek z informacją: Te dane firmy nie powinny być modyfikowane, ponieważ gdy je zmienisz, na fakturach wystawionych w tym okresie będą drukowane nowe dane. Jeżeli dane Twojej firmy się zmieniły, wprowadź nowy zapis. Jeżeli mimo wszystko chcesz zmienić istniejące dane, naciśnij przycisk i odblokuj edycję. Analogiczny komunikat pojawia się w przypadku edycji pieczątki dla jednostki samorządowej. Jeżeli Użytkownik zdecyduje się zmienić dane na edytowanej pieczątce, powinien kliknąć na przycisk  Odblokuj edycję znajdujący się w prawym dolnym rogu formularza. Po jego kliknięciu przycisk znika, a pola na formularzu zostają odblokowane.

W przypadku edycji pola data do na pieczątce firmy dla jednostki samorządowej, która została już wykorzystana na dokumentach handlowo-magazynowych, jeśli data do jest wcześniejsza niż data wystawienia jakiegokolwiek z tych dokumentów, podczas zapisu pieczątki pojawia się komunikat:  W bazie istnieją dokumenty handlowo-magazynowe z datą wystawienia późniejszą niż ustawiony zakres obowiązywania pieczątki. Czy chcesz usunąć powiązanie pieczątki z tymi dokumentami? Odpowiedź Tak spowoduje, że na tych dokumentach wystawionych z datą późniejszą niż data do zostaną usunięte dane dla jednostki samorządowej, a nowa pieczątka jednostki samorządowej zostanie zapisana. Odpowiedź Nie oznacza zapisanie pieczątki firmy jednostki samorządowej bez aktualizacji danych na dokumentach. Wybór opcji Anuluj powoduje powrót do formularza z danymi pieczątki jednostki samorządowej bez dokonania zapisu.

Podczas edycji najnowszej pieczątki firmy podczas zapisu pojawia się komunikat: Czy chcesz zaktualizować dane firmy dla deklaracji? Odpowiedź Tak powoduje zaktualizowanie danych podatnika w gałęziach Konfiguracji Firmy/ Dane firmy dotyczących deklaracji. Wybór opcji Nie powoduje zapis pieczątki firmy bez aktualizowania danych dla deklaracji. Jeśli w pieczątce zmieniony zostanie wyłącznie numer NIP i/lub REGON, komunikat nie jest wyświetlany ponieważ deklaracje pobierają te numery zawsze z najnowszej pieczątki firmy.

W przypadku, gdy baza danych ma ustawiony rodzaj księgowości jako Księga podatkowa oraz dodatkowo skonfigurowana jest wielozakładowość – każda zmiana danych w aktualnej pieczątce firmy powoduje automatyczną aktualizację danych domyślnego zakładu.

Ikona  służy do usuwania pieczątki firmy z listy. Pieczątki firmy nie można usunąć, gdy jest ona jedyną pieczątką firmy lub gdy jest ona powiązana z jakimkolwiek dokumentem handlowo-magazynowym. W przypadku pieczątki firmy dla jednostki samorządowej – możliwe jest jej usunięcie (nawet jeżeli jest to jedyna pieczątka jednostki samorządowej) pod warunkiem, że nie jest powiązana z żadnym dokumentem handlowo-magazynowym.

Od wersji 2019.0.1 Comarch ERP Optima podczas wystawiania dokumentu handlowo magazynowego zapisywany jest na nim identyfikator obowiązującej na dzień jego wystawienia pieczątki firmy. Na wydruki pobierane są zawsze dane firmy powiązane z dokumentem, nie jak dotychczas na bieżąco z konfiguracji. Standardowe wydruki zostały dostosowane do wprowadzonej zmiany. Dzięki temu system zapewnia większą kontrolę prawidłowości danych firmy na wydrukach.

Podczas wystawiania dokumentu handlowego zapisywany jest na nim identyfikator obowiązującej na dzień jego wystawienia pieczątki firmy, tak aby na wydruku tego dokumentu pojawiały się zawsze prawidłowe dane firmy. W menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Parametry dodano parametr Pytaj o dane firmy dla dokumentów handlowo – magazynowych wystawianych wstecz. Jeśli parametr jest zaznaczony i na dokumencie zmieniono datę wystawienia, podczas wydruku/ podglądu wydruku wyświetlane jest okno dotyczące wyboru pieczątki, jaka ma zostać wydrukowana: W dniu wystawienia dokumentu obowiązywały inne dane Twojej firmy. Które dane mają zostać zapisane na dokumencie (Dane historyczne/ Aktualne dane).

Jeśli parametr Pytaj o dane firmy dla dokumentów handlowo – magazynowych wystawianych wstecz jest niezaznaczony, drukowana jest zawsze pieczątka firmy obowiązująca na datę wystawienia dokumentu.

W przypadku zaznaczonego parametru Pytaj o dane firmy dla dokumentów handlowo – magazynowych wystawianych wstecz, jeżeli operator  ma włączoną blokadę Zmiana pieczątki na dokumencie, nie będzie mógł wystawić dokumentu handlowego z datą wstecz, dla której obowiązywała poprzednia pieczątka firmy.

Parametr nie dotyczy deklaracji Intrastat, deklaracji AKC-WW, dokumentu Rozchodu Wewnętrznego, Przyjęcia Wewnętrznego, Przesunięcia Miedzymagazynowego, Przyjęcia Wewnętrznego Produktu, Rozchodu Wewnętrznego Składników, Bilansu Otwarcia Magazynu, Bilansu Zamknięcia Magazynu, Noty korygującej do Faktury Zakupu, Arkusza Inwentaryzacyjnego oraz korekt do tych dokumentów:

• Dla deklaracji Intrastat drukowana jest zawsze pieczątka firmy (z menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Pieczątka firmy), która obowiązywała w momencie zapisu deklaracji.
• Dla deklaracji AKC-WW drukowana jest zawsze pieczątka firmy (z menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ VAT, AKC-WW), która obowiązywała w momencie zapisu deklaracji.
• Dla dokumentów: Rozchód Wewnętrzny, Przyjęcie Wewnętrzne, Przesunięcie Miedzymagazynowe, Przyjęcie Wewnętrzne Produktu, Rozchód Wewnętrzny Składników, Bilans Otwarcia Magazynu, Bilans Zamknięcia Magazynu, Arkusz Inwentaryzacyjny oraz korekt do tych dokumentów, drukowana jest zawsze pieczątka firmy (z menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Pieczątka firmy), która obowiązywała z datą wystawienia dokumentu.
• Na wydruku Noty Korygującej do Faktury Zakupu drukowana jest zawsze aktualna pieczątka firmy bez względu na datę wystawienia noty korygującej.

Pieczątka firmy została ujednolicona na wydrukach dokumentów handlowo magazynowych.

W przypadku pozostałych dokumentów i wydruków, odpowiednia pieczątka firmy pobierana jest na wydruk zgodnie z ustawioną w programie datą dla wydruków (w menu Narzędzia/ Data dla wydruków).

Na wydrukach wszystkich deklaracji widnieją dane podatnika pobrane w momencie jej przeliczenia z gałęzi Konfiguracji Firmy/ Dane firmy dotyczących odpowiedniego typu deklaracji. Program proponuje aktualizację  danych w tych gałęziach przy każdej zmianie najnowszej pieczątki firmy.

W przypadku plików JPK (również korekt plików za okresy wcześniejsze) – do nagłówka tych plików jako dane podatnika przenoszone są zawsze dane z najbardziej aktualnej pieczątki firmy. W pliku JPK_FA w danych sprzedawcy dla poszczególnych faktur prezentowane są dane firmy obowiązujące w momencie wystawienia tych dokumentów.

Jeżeli w skonwertowanej z wcześniejszej wersji programu bazie znajdowały się dokumenty handlowe, wszystkie już istniejące dokumenty będą miały przypisaną pierwszą, utworzoną automatycznie pieczątkę firmy.

Każda operacja dotycząca dodania, usunięcia bądź modyfikacji pieczątki firmy/ pieczątki firmy dla jednostki samorządowej jest zapisywana na liście Historii zmian dostępnej w menu Narzędzia.

• wersja zainstalowanego programu (wraz z informacją czy jest to aktualna wersja)
• data ważności gwarancji na program
• numer klucza

Na oknie O programie dostępne są 4 przyciski:

• Informacje techniczne – po jego kliknięciu otwierane jest okno z 3 zakładkami:
  • Informacje – zakładka zawiera informacje techniczne dotyczące programu, serwera SQL, oraz bazy firmowej i bazy konfiguracyjnej,
  • Moduły – znajdują się na niej takie informacje, jak nazwy używanych modułów, sumaryczna i aktualnie dostępna liczba poszczególnych modułów oraz ich daty ważności, jak również statusy poszczególnych modułów, zakładka nie jest dostępna w przypadku Comarch ERP Optima w modelu usługowym,
  • Zalogowani użytkownicy – na zakładce można sprawdzić listę operatorów aktualnie zalogowanych do programu, jak również w przypadku zalogowania na operatora z uprawnieniami administratora – zwolnić licencje przez nich pobrane; zakładka nie jest dostępna w przypadku Comarch ERP Optima w modelu usługowym,
• Pomoc do programu – po kliknięciu otwierana jest strona internetowa z Bazą Wiedzy programu Comarch ERP Optima.
• Kontakt z Comarch – wybór opcji powoduje otwarcie strony z danymi kontaktowymi Comarch ERP.
• Regulamin świadczenia usług – link otwierający dokument Regulamin świadczenia usługi wsparcia telefonicznego Comarch ERP Optima dla Klientów.

Znajdująca się w menu Pomoc opcja Pomoc zawiera dostępne po rozwinięciu opcje:

• Pomoc do programu – po kliknięciu otwierana jest strona internetowa z Bazą Wiedzy programu Comarch ERP Optima
• Nowości i zmiany – strona opisująca nowości i zmiany wprowadzone w określonych wersjach (ulotki do programu)
• Pierwsze kroki – strona Pierwsze kroki w programie przeznaczona dla nowych Użytkowników
• Szkolenia e-learningowe – strona zawierająca szkolenia multimedialne dotyczące programu Comarch ERP Optima
• Biuletyny – dostępne biuletyny dotyczące określonych funkcjonalności programu

Obok opcji Pomoc dodana została opcja Jak zacząć? Opisująca dostępne materiały edukacyjne dotyczące programu.

Poszczególne opcje w menu Pomoc otrzymały nowe, zróżnicowane ikony:

Informacje dotyczące dostępnych i zainstalowanych automatycznych aktualizacji do programu zostały przeniesione z zakładki Pomoc/ O programie na nową zakładkę Pomoc/ Ważne aktualizacje.

3. Konfiguracja parametrów firmy. Zmieniony został kreator konfiguracji parametrów firmy pojawiający się przy pierwszym logowaniu do nowo utworzonej bazy firmowej. Zmiana ma na celu ułatwienie procesu ustawiania najważniejszych parametrów firmy dla Użytkownika programu. Opisy pojawiające się w kreatorze zostały zmienione na bardziej intuicyjne.

Zmiany dotyczące działania kreatora:

• w przypadku wersji stacjonarnej umożliwiono bardziej czytelną konfigurację sposobu korzystania z Comarch ERP Optima – jako samodzielnego programu, bądź jako modułu do współpracy z Comarch ERP XL / Comarch ERP Altum,
• w kreatorze podpowiadany jest numer NIP na podstawie klucza wykorzystanego podczas logowania do bazy. Jeżeli na kluczu znajdują się licencje dla różnych podmiotów (klucz wielofirmowy), wówczas po kliknięciu w pole NIP można wskazać jeden z nich. W przypadku kiedy klucz zawiera licencje w wersji dla biur rachunkowych, numer NIP nie jest podpowiadany. Po wskazaniu numeru NIP i przejściu do innego pola, następuje pobranie danych firmy z bazy REGON,
• w przypadku pobierania danych firmy z bazy REGON w kreatorze konfiguracji parametrów firmy, na podstawie przeważającego numeru PKD uzupełniane jest również pole Działalność w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ PIT-36, PIT-36L.
• dodano możliwość wskazania pliku graficznego z logo dla faktur wraz z opcją podglądu przykładowego wydruku,
• w polu z numerem rachunku bankowego umożliwiono wpisanie do 51 znaków; dotyczy to zarówno numeru rachunku dla zakładanego rejestru bankowego, jak i indywidualnego rachunku składkowego dla ZUS DRA dla pracowników,
• umożliwiono uzupełnienie numeru PESEL oraz daty urodzenia właściciela/przedstawiciela,
• podczas konfiguracji danych dotyczących rozliczeń z ZUS umożliwiono uzupełnienie skróconej nazwy firmy,
• konfigurując sposób prowadzenia sprzedaży dodano możliwość wyboru cen z czterema miejscami po przecinku oraz wskazania Izby Administracji Skarbowej w przypadku składania deklaracji Intrastat,
• w przypadku zaznaczenia w kreatorze parametru Wystawiam faktury walutowe, zostaną zaznaczone również parametry: Zezwalaj na zmianę waluty dokumentu oraz VAT na fakturach w walucie znajdujące się w Konfiguracji Firmy/ Handel/ Parametry,
• umożliwiono określenie w kreatorze schematu numeracji dla dokumentów handlowych, magazynowych i przesyłek,
• w kroku dotyczącym wyboru sposobu prowadzenia księgowości, domyślnie zaznaczony rodzaj księgowości zależy od dostępnych modułów na kluczu wykorzystanym podczas logowania. Jeżeli znajduje się na nim moduł Księga Handlowa / Księga Handlowa Plus, wybrana zostanie opcja Księgowość kontowa. W przypadku modułu Księga Handlowa Plus dodatkowo zaznaczony zostanie parametr Obsługa kont walutowych w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa. Jeżeli na kluczu znajduje się moduł Księga Podatkowa (również w przypadku występowania dodatkowo modułu dla pełnej księgowości, np. w przypadku biur rachunkowych), zaznaczona zostanie domyślnie opcja Księga podatkowa. W przypadku Comarch ERP Optima w modelu usługowym domyślnie zaznaczonym rodzajem księgowości jest Księga podatkowa.
• w konfiguracji parametrów dla księgowości kontowej umożliwiono wybór uproszczonych zaliczek na CIT‑8,
• w przypadku zaznaczenia opcji księgowania kosztów na konta zespołu „4” i „5”, automatycznie w kroku z wyborem zestawień księgowych podpowiadane są oba warianty rachunku zysków i strat (kalkulacyjny i porównawczy).
• na pierwszym oknie kreatora dodany został parametr: Nie chcę przechodzić przez okna kreatora. Uzupełnię dane z poziomu konfiguracji. Po jego zaznaczeniu i przejściu do kolejnego kroku, kreator jest zamykany. Użytkownik powinien w takim przypadku uzupełnić odpowiednie dane w Konfiguracji Firmy.

4. Numer NIP dla deklaracji. Numer NIP dla potrzeb deklaracji pobierany jest zawsze z najbardziej aktualnej pieczątki firmy. W związku z tym usunięto pola z numerem NIP z gałęzi Konfiguracji Firmy/ Dane firmy dotyczących deklaracji: PIT-28, PIT-36, PIT-36L, PIT-4R, CIT-8, ZUS DRA, VAT i AKC‑WW.

5. Pliki JPK_KR oraz JPK_PKPIR. Podczas generowania plików JPK_KR (Księgi Handlowe) oraz JPK_PKPIR (Zapisy KPiR) w przypadku nieuzupełnionych wymaganych pól na zapisie księgowym, w tworzonym pliku JPK w odpowiednich polach wstawione zostanie słowo BRAK, a stosowna informacja pojawi się w logu z tworzenia pliku z informacją dla Użytkownika o konieczności weryfikacji przyczyny braku tych danych.

6. Pliki JPK – tryb tylko do odczytu. Umożliwiono dostęp do podglądu listy plików JPK operatorowi mającemu prawo do eksportu plików JPK w sytuacji, gdy program pracuje w trybie tylko do odczytu.

7. Wydruk UPO dla plików JPK. Na wydruku Urzędowego Poświadczenia Odbioru dla pozostałych struktur plików JPK innych niż JPK_VAT usunięto informacje czy jest to korekta pliku czy też plik pierwotny.

8. Historia w VAT. W przypadku weryfikacji statusu w VAT module Handel lub w rejestrze VAT seryjnie lub z poziomu dokumentu na którym wybrany jest kontrahent Nieokreślony, wynik tej weryfikacji nie wpływa na parametr Podatnik VAT czynny znajdujący się na karcie kontrahenta nieokreślonego.

9. Eksport danych osobowych do XML. Opcja eksportu danych osobowych przedstawiciela do pliku XML została przeniesiona z formularza przedstawiciela na listę przedstawicieli (zakładka [Dodatkowe] formularza kontrahenta). W przypadku eksportu danych osobowych kontrahenta do pliku XML, umożliwiono wykonanie tej operacji podczas dodawania nowego kontrahenta (w momencie eksportu następuje zapisanie formularza kontrahenta).

10. Rejestry danych osobowych. Umożliwiono zmianę rozmiaru okna dla Rejestru czynności przetwarzania danych osobowych, Rejestru naruszeń oraz Rejestru upoważnień.

11. Logowanie zintegrowane. W przypadku kiedy na karcie operatora uzupełnione zostało pole Konto domenowe natomiast pole Firma startowa pozostaje puste, jeżeli istnieje tylko jedna baza firmowa podłączona do tej bazy konfiguracyjnej, po uruchomieniu programu nastąpi automatyczne zalogowanie operatora do tej bazy firmowej.

12. Kolejność wierszy na listach. Na oknach programu umożliwiających zmianę kolejności wierszy przez Użytkownika za pomocą ikon Pozycja w górę oraz   Pozycja w dół umożliwiono wykonanie tej zmiany za pomocą metody przeciągnij i upuść.

13. Hasła do wydruków. W przypadku ustawienia hasła dla wydruku, zmiana treści definicji wydruku nie jest możliwa do czasu odblokowania formularza wydruku za pomocą ustawionego hasła.

14. Serwis Operacji Automatycznych. Umożliwiono zmiany w konfiguracji Serwisu Operacji Automatycznych w przypadku, kiedy na stanowisku włączony jest tryb kontroli konta użytkownika (UAC) w systemie Windows.

15. Panel wszystko.pl. Po kliknięciu panelu wszystko.pl w wersji stacjonarnej programu, jest on otwierany w domyślnej przeglądarce internetowej skonfigurowanej na danym stanowisku.

• wskazać konto walutowe w rejestrze kasowym/bankowym,
• wskazać konto walutowe na zapisie kasowym/bankowym,
• na liście zapisów kasowych/bankowych za pomocą operacji seryjnej możemy wskazać konto walutowe jako konta przeciwstawne,
• na liście kontrahentów możemy seryjne ustawić konto walutowe jako konto przychodów/rozchodów kontrahenta,
• wskazać konto walutowe na formularzu pracownika.

5. Formaty przelewów. ING WebService. Na standardowym formacie ING WebService zaktualizowano adres usługi sieciowej na https://ws.ingbusiness.pl/ing-ccs/cdc00101?wsdl.

6. Raiffeisen. Przelewy SEPA a Priorytet. Przelewy SEPA z ustawionym priorytetem: Duży lub Wysoki były eksportowane do banku jako przelewy ekspresowe. Aktualnie program nie sprawdza ustawienia parametru Priorytet na płatności i eksportuje takie przelewy jako ‘zwykłe’ przelewy SEPA.

7. Eksport przelewów XML. Przy eksporcie przelewów krajowych (PLN) litery ze znakami diakrytycznymi występujące w polach tekstowych (nazwa i adres firmy, nazwa i adres odbiorcy, opis do banku) zamieniane są na ich odpowiedniki, np. ‘ü’ na ‘ue’, ‘д’ na ‘d’. Wyjątkiem są litery polskiego alfabetu (ąćęłńóśżź), które wysyłane są niezmienione.

Po wybraniu opcji Włącz nowe funkcje pokazuje się okno z listą  produktów Comarch z aktywnymi przyciskami:

• Zamów Comarch e-Sklep,
• Zamów Comarch HRM (widoczny w przypadku nieskonfigurowania usługi),
• Zamów Comarch IBARD (widoczny w przypadku nieskonfigurowania usługi).

Wybranie jednej z funkcji przekierowuje użytkownika na stronę, na której może zamówić wybraną usługę.

Ustawienia związane z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej w ramach funkcjonalności e-Teczka. Są one dostępne do edycji tylko dla operatora posiadającego uprawnienia administratora.

Z tego poziomu Użytkownik może określić miejsce zapisywania dołączanych do dokumentów w e-Teczce plików. Do wyboru są trzy opcje:

• firmowa baza danych (domyślne ustawienie) – pliki PDF są zapisywane jako dane binarne w firmowej bazie danych,
• dysk lokalny – zapis plików PDF we wskazanej lokalizacji na lokalnym dysku,
• dysk IBARD – zapis plików PDF we wskazanej lokalizacji na dysku IBARD.

W przypadku ustawienia opcji dysk lokalny lub iBard należy dodatkowo wskazać katalog przechowywania plików. W obrębie wskazanego katalogu, podczas dodawania dokumentów do e-Teczek pracowniczych, załączone pliki będą zapisywane w podkatalogu dla danej firmy i dodatkowo w podkatalogu dotyczącym danego pracownika. Nazwa katalogu dla pracownika zawiera numer PESEL, NIP, paszport, zagraniczny numer identyfikacyjny lub akronim, w zależności od danych pracownika.

W sekcji Parametry zapisu dokumentów w e-Teczce znajduje się lista ze strukturą e-Teczki. Standardowo dodane są w niej 4 pozycje:

• Część A – część, w której powinny być przechowywane dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie (np. CV, kopie dyplomów potwierdzających wykształcenie i świadectw pracy od poprzednich pracodawców, kopia zaświadczenia lekarskiego z badań wstępnych),
• Część B – część, w której powinny być przechowywane dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika (np. umowa o pracę, kopie zaświadczeń o ukończonych szkoleniach w trakcie zatrudnienia, kopie zaświadczeń lekarskich z badań okresowych),
• Część C – część, w której powinny być przechowywane dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia (np. wypowiedzenie umowy, świadectwo pracy),

Dotyczy wersji: 2019.2.1

• Część D – część, w której powinny być przechowywane dokumenty związane z nałożonymi na pracownika karami porządkowymi (np.kara nagany).

Jako domyślna ustawiona jest Część B. Dokumenty tworzone podczas wykonywania wydruków będą automatycznie dodawane do tej części e-Teczki pracownika, która jest ustawiona jako domyślna, chyba, że w definicji wydruków określono inaczej. Użytkownik może dodawać kolejne części, a także zmienić ustawienie, która z części jest domyślna. Usunięcie utworzonej części z konfiguracji jest możliwe tylko w przypadku, gdy nie zostały przypisane do niej żadne dokumenty.

Uwaga

W przypadku zmiany bazy konfiguracyjnej, dokumenty znajdujące się w e-Teczkach pracowników są przyporządkowywane do nowych części według ID części. Jeśli dokument był dodany do części e-Teczki o ID=1, po podłączeniu nowej bazy konfiguracyjnej także będzie dostępny w części, której ID=1. Dodatkowo w tabeli CDN.PracTeczka zapisana jest informacja o nazwie części, w której dany dokument się znajdował.

Sekcja Certyfikaty podpisów dla dokumentów w e-Teczce zawiera ustawienia dotyczące podpisywania plików PDF dodawanych do e-Teczki. Z tego poziomu można przypisać operatorom domyślne ustawienia dotyczące kwalifikowanych podpisów elektronicznych. Zaznaczenie parametru Podpis przy dodanym operatorze spowoduje wyświetlenie listy certyfikatów zainstalowanych na danym stanowisku. Wybrany z listy certyfikat zostanie ustawiony jako domyślny dla operatora i wszystkie dodawane przez niego dokumenty do e-Teczki będą nim podpisywane. W przypadku zaznaczenia dla danego operatora parametru Podpis, ale bez przypisania konkretnego pdpisu podczas dodawanie dokumentów doe-Teczki każdorazowo będzie wyświetlane okno z listą certyfikatów i użytkownik będzie mógł zdecydować, którym certyfikatem dany plik ma być podpisany.

• Dokument – numer dokumentu ZNP zgodny z domyślnym schematem numeracji wybranym w konfiguracji,
• Data wystawienia – data utworzenia zlecenia w Comarch ERP Optima,
• Urząd nadania – pobierany z adresu nadawczego wskazanego na zleceniu (menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Adresy nadawcze) bądź z konfiguracji Poczty Polskiej jeśli nie uzupełniono Urzędu nadania dla adresu nadawczego.
• Nadawca – jako adres nadawczy automatycznie ustawiany jest domyślny adres z menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Adresy nadawcze. Użytkownik może po rozwinięciu listy wybrać inny adres spośród wprowadzonych w konfiguracji lub wpisać go ręcznie, bezpośrednio na dokument.[/su list]

Osobą obsługującą to zlecenie domyślnie jest operator aktualnie zalogowany. Możliwe jest wskazanie innego operatora lub pracownika. Telefon oraz adres e-mail pobierany jest z karty operatora/ pracownika. W przypadku pracownika numer telefonu pobierany jest z pola Telefon SMS lub, jeżeli pole to nie jest uzupełnione, numer wczytywany jest z pola Telefon. Dane te można również uzupełnić bezpośrednio na zleceniu.

• Odbiorca – odbiorcę przesyłki można wybrać z listy podmiotów. Dane teleadresowe są pobierane z karty wybranego odbiorcy. Dodatkowo należy wskazać osobę kontaktową. Można ją wpisać ręcznie lub wybrać z listy przedstawicieli danego kontrahenta.

Dla zleceń tworzonych ręcznie domyślnie ustawiany jest telefon domyślnego przedstawiciela odbiorcy. Jeśli żaden z przedstawicieli nie jest oznaczony jako domyślny, ustawiany jest numer telefonu z karty kontrahenta z pola Telefon. Jeśli na zleceniu zostanie zmieniona osoba kontaktowa, podstawiany jest przypisany do niej numer telefonu. W pierwszej kolejności pobierany jest Telefon SMS, jeśli telefon SMS nie jest uzupełniony, pobierana jest wartość z pola Telefon.

Dla zleceń tworzonych z dokumentów, domyślnie podpowiada się telefon odbiorcy widniejący na dokumencie.

Dane odbiorcy można wpisać ręcznie bezpośrednio na dokument Zlecenia nadania przesyłki.

• Użyj adresu korespondencyjnego – po zaznaczeniu parametru, na zlecenie pobierany jest adres korespondencyjny z karty podmiotu – na ten adres zostanie nadana przesyłka,
• Przesyłka do oddziału – należy zaznaczyć, jeśli przesyłka ma być transportowana między oddziałami firmy. Jako adres odbioru należy wskazać jeden spośród zdefiniowanych w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Adresy nadawcze,
• Uwagi dla odbiorcy – pole umożliwiające wpisanie uwag do zlecenia. Domyślnie widoczny jest tekst wprowadzony w konfiguracji Poczty Polskiej.

Zakładka [Paczki i usługi]

Usługa pocztowa i Serwis – domyślnie ustawiana jest usługa i serwis, które zostały określone w konfiguracji jako domyślne. Do wyboru:

• Pocztex (Ekspres24, Krajowy)
• Pocztex Kurier 48 (Przesyłka biznesowa)
• Usługa paczkowa (Paczka24, Paczka Ekstra 24, Paczka48)
• Paczka Pocztowa (Ekonomiczna, Priorytet)
• Przesyłka polecona (Ekonomiczna, Priorytet)
• Przesyłka Firmowa polecona (Ekonomiczna, Priorytet)

Uwaga

Opcje dostępne na formularzu Zlecenia nadania przesłki na zakładce [Paczki i usługi] są zależne od wybranej usługi pocztowej.

Przesyłki – tabela z danymi dotyczącymi poszczególnych przesyłek dodanych na zlecenie. Domyślnie przenoszone są informacje z konfiguracji.

Pocztex (Ekspres24, Krajowy), Usługa paczkowa (Paczka 24, Paczka Ekstra 24, Paczka 48):

• Tabela Przesyłki zawiera kolumny: Usługa pocztowa, Waga (kg), Deklarowana wartość, Ostrożnie, Ubezpieczenie Niestandardowa.
• Zawartość – należy podać zawartość przesyłki, pole obowiązkowe.
• Usługi dodatkowe:

• Odbiór w punkcie – po zaznaczeniu tej opcji należy wskazać placówkę pocztową, do której zostanie skierowana przesyłka. Domyślnie lista placówek jest zawężana do województwa wskazanego na formularzu odbiorcy (menu Ogólne/ Kontrahenci).

Uwaga

Po dodaniu na Zlecenie nadania przesyłki więcej niż jednej paczki, nie jest dostępna usługa Odbiór w punkcie.

• Pobranie – po zaznaczeniu należy podać kwotę pobrania należności oraz zaznaczyć, w jaki sposób ma ona zostać przekazana (do wyboru rachunek bankowy bądź przekaz pocztowy). Po wybraniu rachunku bankowego należy podać tytuł przelewu. Ustawienia są domyślnie przenoszone z konfiguracji.
• Dokumenty zwrotne – usługa, która powoduje, że kurier dostarczając przesyłkę odbierze od odbiorcy podpisany dokument (np. fakturę, umowę..). Po zaznaczeniu tej opcji należy wybrać formę zwrotu: List zwykły priorytetowy, List zwykły ekonomiczny, List polecony priorytetowy, List polecony ekonomiczny, Kurier Ekspres 24, Paczka Ekstra 24.
• Potwierdzenie odbioru– po zaznaczeniu tej opcji, należy wybrać formę w jakiej chcemy otrzymać potwierdzenie klienta o odbiorze przesyłki: List zwykły priorytetowy, Kurier Ekspres 24, Paczka Ekstra 24.
• Potwierdzenie doręczenia (sms/ e-mail) – w wybranej formie dotrze do nadawcy informacja o doręczeniu przesyłki.

Pocztex Kurier 48

• Tabela Przesyłki zawiera kolumny: Usługa pocztowa, Waga (kg), Deklarowana wartość, Ostrożnie, Gabaryt, Ubezpieczenie.
• Usługi dodatkowe:

  

Paczka Pocztowa (Ekonomiczna, Pocztowa), Przesyłka polecona (Ekonomiczna, Priorytet), Przesyłka Firmowa polecona (Ekonomiczna, Priorytet):

• Tabela Przesyłki zawiera kolumny: Usługa pocztowa, Waga (kg), Gabaryt (nie dotyczy Przesyłki Firmowej, dla której obowiązuje tylko gabaryt A), Deklarowana wartość (kolumna dostępna tylko dla Paczki Pocztowej).

Uwaga

Usługi nie obsługują wielopaczkowości.

• Usługi dodatkowe:

Potwierdzenie odbioru – po zaznaczeniu tej opcji należy określić ilość sztuk potwierdzeń odbioru przesyłki jaką chcemy otrzymać od klienta.

Zakładka [Poczta Polska]

Na tej zakładce wyświetlane są dane pobierane serwisu Poczty Polskiej e-Nadawca:

Data zgłoszenia – data wysłania zlecenia do serwisu Poczty Polskiej.

Planowany termin nadania: Data nadania – należy podać datę z jaką chcemy nadać przesyłkę. Domyślnie podpowiada się data bieżąca. Podczas edycji zlecenia, które ma datę nadania starszą od bieżącej, zostanie ona przestawiona na bieżącą.

Uwaga

Data nadania drukowana jest na etykietach i powinna być zgodna z faktyczną datą przekazania przesyłek do placówki nadawczej.

Urząd nadania – pole informacyjne, wyświetlany jest Urząd nadania pobrany z adresu nadawczego wskazanego na zleceniu bądź z konfiguracji Poczty Polskiej, jeśli nie uzupełniono Urzędu nadania dla adresu nadawczego.

e-Nadawca plik – nazwa pliku z przesyłkami pobrana z e-Nadawcy.

W tabeli znajduje się lista przesyłek wraz z przypisanym do nich numerem nadania oraz adresem URL. Po kliknięciu w link, użytkownik zostanie przeniesiony na stronę internetową, na której może śledzić przesyłkę.

– podgląd/wydruk Listu Przewozowego. Drukowane są etykiety dla wszystkich paczek na zleceniu.

Status – status przesyłki.

Zwrócone błędy – informacja o błędzie, który wystąpił podczas wysyłki zlecenia.

Zakładka [Dokumenty]

W sekcji Dokumenty powiązane wyświetlany jest dokument, z którego zostało utworzone zlecenie.

Jeśli włączony jest moduł Obieg dokumentów, wówczas pod tabelą dokumentów skojarzonych pojawią się informacje na temat powiązanych dokumentów z Biblioteki Dokumentów. W przypadku modułu CRM, dodatkowo pojawia się lista powiązanych kontaktów, zadań, wiadomości e-mail oraz wiadomości sms.

• Pocztex (Ekspres24, Krajowy)
• Pocztex Kurier 48 (Przesyłka biznesowa)
• Usługa paczkowa (Paczka24, Paczka Ekstra 24, Paczka48)
• Paczka Pocztowa (Ekonomiczna, Priorytet)
• Przesyłka polecona (Ekonomiczna, Priorytet)
• Przesyłka Firmowa polecona (Ekonomiczna, Priorytet)

Uwaga

W programie nie są obsługiwane przesyłki paletowe.

Uwaga

W programie można skonfigurować konta wyłącznie dla klientów biznesowych.

Uwaga

W programie nie można anulować zleceń, które zostały przekazane do nadania.

Konfiguracja

Adresy nadawcze

Konfiguracja konta

W menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Przesyłki/ Poczta Polska należy podać dane dostępowe do e-Nadawcy. Dodatkowo można zdefiniować domyślne parametry przesyłek oraz określić usługi dodatkowe.

Na zakładce [Ogólne] należy podać login oraz hasło do usługi e-Nadawca.

Uwaga

Trzykrotne wprowadzenie błędnego hasła skutkuje jego dezaktywacją.

Wybierając opcję zmiany hasła należy pamiętać, że musi ono zawierać co najmniej 8 znaków, małe i wielkie litery oraz cyfry lub znaki specjalne.

Dotyczy wersji: 2019.6.1

Poczta Polska dla przesyłek poleconych stosuje oznaczenie – format S, M, L. Jeżeli jednak klient ma zagwarantowaną niezmienność warunków w umowie, to ma możliwość nadawania przesyłek w formie gabarytów A/B, w związku z tym jeśli parametr Posiadam umowę na nadawanie przesyłek poleconych według gabarytów A/B:

• jest niezaznaczony, wówczas w konfiguracji na zakładce [Szablon spedycji] – parametry przesyłki oraz na Zleceniu Nadania Przesyłki dla usługi Przesyłka polecona w kolumnie Gabaryt dostępne są do wyboru formaty S, M, L zamiast gabarytów A i B.
• jest zaznaczony, wówczas na zakładce [Szablon spedycji] – parametry przesyłki oraz na Zleceniu Nadania Przesyłki dla usługi Przesyłka polecona w kolumnie Gabaryt dostępne są do wyboru gabaryty A i B.
• jeśli Użytkownik wyłączy parametr w trakcie pracy, w konfiguracji na zakładce [Szablon spedycji] – parametry przesyłki, dla usługi Przesyłka polecona w kolumnie Gabaryt wartość A zostanie domyślnie zastąpiona formatem S, wartość B zostanie zastąpiona formatem M. Analogiczna zmiana zostanie wykonana na niewysłanych Zleceniach.
• w nowo wykreowanych bazach ustawione domyślnie jest nadawanie wg formatów.
• na skopiowanych Zleceniach gabaryt przesyłki jest ustawiany zgodnie z aktualnym ustawieniem parametru w konfiguracji.

Poprzez przycisk Urząd nadania należy wskazać Urząd pocztowy, w którym będą nadawane przesyłki. Urząd nadania można wskazać również dla konkretnego adresu nadawczego (który można wybrać na zleceniu) – menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Adresy nadawcze. W pierwszej kolejności na Zleceniu nadania przesyłki podpowiada się Urząd pocztowy z adresu nadawczego.

Dane wprowadzone w polu Konto bankowe będą wykorzystywane przy zlecaniu przesyłek za pobraniem (gdy oznaczone zostanie, że kwota pobrania ma być kierowana przelewem na rachunek bankowy nadawcy). Pole jest obowiązkowe, jeśli w konfiguracji na zakładce [Usługi dodatkowe] zaznaczono Ustawiaj domyślnie pobranie.

Domyślna numeracja – należy wskazać domyślny schemat numeracji dla Zleceń nadania przesyłki spośród zdefiniowanych w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Wspólne/ Zlecenia nadania paczek.

Domyślna seria – dla Zleceń nadania przesyłki można wskazać domyślną serię numeracji spośród zdefiniowanych w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Wspólne/ Serie dokumentów – Zlecenie nadania przesyłki.

Na zakładce [Parametry przesyłki] można określić podstawowe parametry paczki dodawanej domyślnie na nowo tworzone Zlecenie nadania przesyłki.

Wybór domyślnej usługi pocztowej:

• Pocztex (Ekspres24, Krajowy)
• Pocztex Kurier 48 (Przesyłka biznesowa)
• Usługa paczkowa (Paczka24, Paczka Ekstra 24, Paczka48)
• Paczka Pocztowa (Ekonomiczna, Priorytet)
• Przesyłka polecona (Ekonomiczna, Priorytet)
• Przesyłka Firmowa polecona (Ekonomiczna, Priorytet)

Domyślna definicja paczki – dla poszczególnych usług można określić wagę, gabaryt, zaznaczyć adnotację o tym, że przesyłka jest niestandardowa, oraz że należy obchodzić się z nią ostrożnie.

W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych – po zaznaczeniu parametru, przy generowaniu Zlecenia nadania przesyłki wyliczana jest sumaryczna waga pozycji z dokumentu, na podstawie którego powstało ZNP (waga, która jest brana do wyliczenia znajduje się na formularzu towaru, na zakładce [Dodatkowe]). Jeśli łączna waga pozycji przekracza wagę maksymalną, na zleceniu zostanie ona zaokrąglona do wartości granicznej – 999,99 kg. Jeśli nie podano wagi dla pozycji dokumentu, zostanie ona pobrana z konfiguracji.

Na etykiecie przesyłki można drukować dodatkowe informacje, w związku z tym w sekcji Informacje dodatkowe przekazywane do zlecenia można ustawić domyślne parametry:

• Informacja o zawartości (wymagane dla opcji Pocztex i Usługa paczkowa):
• Ustalona treść – jeśli zostanie wpisana w konfiguracji, będzie domyślnie przenoszona na Zlecenie nadania przesyłki. Wartość można uzupełnić/ zmodyfikować z poziomu ZNP.
• Nazwa pierwszej pozycji – brana z dokumentu, do którego tworzone jest Zlecenie nadania przesyłki,
• Nr dokumentu (FS/ PA/ WZ/ RO) – z którego powstało ZNP,
• Nr powiązanego zamówienia (RO) – zostanie przeniesiony zarówno kiedy ZNP jest tworzone bezpośrednio z RO, jak i kiedy jest tworzone z FS/ PA/ WZ powstałych na podstawie RO.
• Opis/ uwagi dla odbiorcy (wartość można uzupełnić/ zmodyfikować z poziomu ZNP):
  • Ustalona treść – jeśli zostanie wpisana w konfiguracji, będzie domyślnie przenoszona na Zlecenie nadania przesyłki.
  • Nr dokumentu (FS/ PA/ WZ)– z którego powstało ZNP,
  • Nr powiązanego zamówienia (RO)– zostanie przeniesiony zarówno kiedy ZNP jest tworzone bezpośrednio z RO, jak i kiedy jest tworzone z FS/ PA/ WZ powstałych na podstawie RO.

Dotyczy wersji: 2019.6.1

Dodaj imię i nazwisko operatora do adresu nadawcy – opcja jest domyślnie zaznaczona. Po jej wyłączeniu imię i nazwisko operatora nadającego przesyłkę nie będzie dodawane do adresu nadawcy i tym samym nie będzie wydrukowane na liście przewozowym.

Na zakładce [Usługi dodatkowe] można określić domyślne usługi dodatkowe dla tworzonych ZNP:

Ustawiaj domyślnie pobranie – po zaznaczeniu parametru na ZNP (zakładka [Paczki i usługi]) będzie zaznaczona opcja Pobranie – parametr dotyczy kwoty, jaka ma zostać pobrana od odbiorcy przesyłki:

• jeśli forma płatności na dokumencie to – po zaznaczeniu parametru należy wybrać formy płatności, których ma dotyczyć pobranie. Na ZNP tworzonym do dokumentu FS, PA, RO ustawiane będzie pobranie w sytuacji, kiedy na dokumencie wskazano jako główną formę płatności, taką samą jak ta wskazana w konfiguracji.

Na Zleceniu nadania przesyłki powstałym z Wydania Zewnętrznego:

• zostanie ustawione pobranie w sytuacji, kiedy WZ generuje płatność i w konfiguracji wskazano taką samą formę płatności jak na WZ,
• dla WZ niegenerującego płatności zostanie ustawione pobranie na ZNP w oparciu o formę płatności z powiązanego dokumentu FS, PA. Jeśli WZ jest powiązane tylko z RO, pobranie zostanie ustawione na ZNP w oparciu o formę płatności z RO.
• dla WZ niegenerującego płatności i niepowiązanego z dokumentem handlowym, pobranie na ZNP nie zostanie zaznaczone.
• Kwota pobrania:
• z dokumentu – wartość na ZNP zostanie wyliczona w PLN na podstawie wartości brutto dokumentu, z którego powstało zlecenie. W przypadku zaznaczenia tej opcji, na zleceniu tworzonym ręcznie wartość domyślnie wynosi 0,00 PLN.
• ustalona – podana wartość domyślnie podpowie się na Zleceniu nadania przesyłki.
• Sposób pobrania:
• Rachunek bankowy – w przypadku wybrania rachunku można dodatkowo ustalić domyślny tytuł przelewu jako Numer (FS/ PA/ WZ/ RO)/ Numer powiązanego zamówienia (RO)/ Numer zlecenia przesyłki.
• Przekaz pocztowy.

Wartość ubezpieczenia (dotyczy pojedynczej przesyłki na zleceniu):

• z dokumentu – wartość na ZNP zostanie wyliczona w PLN na podstawie wartości brutto dokumentu, z którego powstało zlecenie. W przypadku zaznaczonej tej opcji, na zleceniu tworzonym ręcznie wartość domyślnie wynosi 0,00 PLN.
• ustalona – podana wartość domyślnie podpowie się na Zleceniu nadania przesyłki (wartość maks. 250 000,00 PLN).

Deklarowana wartość (dotyczy pojedynczej przesyłki na zleceniu):

• z dokumentu – wartość na ZNP zostanie wyliczona w PLN na podstawie wartości brutto dokumentu, z którego powstało zlecenie. W przypadku zaznaczonej tej opcji, na zleceniu tworzonym ręcznie wartość domyślnie wynosi 0,00 PLN.
• ustalona – podana wartość domyślnie podpowie się na Zleceniu nadania przesyłki (wartość maks. 70 000,00 PLN).

Potwierdzenie odbioru – po zaznaczeniu tej opcji należy wybrać formę, w jakiej chcemy otrzymać potwierdzenie klienta o odbiorze przesyłki (maksymalnie w ilości 9 szt.):

• List zwykły priorytetowy,
• Kurier Ekspres 24,
• Paczka Ekstra 24.

Ustawienie można edytować z poziomu zlecenia

Potwierdzenie doręczenia (sms/ e-mail) – w wybranej formie dotrze do nadawcy informacja o doręczeniu przesyłki.

Dokumenty zwrotne – usługa, która powoduje, że kurier dostarczając przesyłkę odbierze od odbiorcy podpisany dokument (np. fakturę, umowę..). Po zaznaczeniu tej opcji, należy wybrać formę zwrotu:

• List zwykły priorytetowy,
• List zwykły ekonomiczny,
• List polecony priorytetowy,
• List polecony ekonomiczny,
• Kurier Ekspres 24,
• Paczka 24.
• Paczka 48.

Wydruki seryjne

Generowanie przesyłek

W menu głównym programu na zakładce [Ogólne], pod przyciskiem  – Nadanie przesyłki dostępna jest lista przesyłek.

Lista zawiera kolumny:

• Nr zlecenia – numer dokumentu Zlecenia nadania przesyłki, nadany zgodnie ze stosowanymi schematami numeracji.
• Planowana data nadania – data, na którą zaplanowano dostarczenie przesyłek do wskazanego Urzędu Pocztowego. Pobierana z formularza zlecenia z zakładki [Poczta Polska] bądź z listy przesyłek przy seryjnym przekazywaniu zleceń do nadania.
• Status – status dokumentu Zlecenia nadania przesyłki. Dokumenty ze statusem Nie wysłane wyświetlane są w kolorze zielonym, można je dowolnie edytować. Dokumenty Wysłane są zablokowane do edycji, na liście wyświetlają się w kolorze czarnym.
• Usługa pocztowa – nazwa usługi pocztowej wybranej na Zleceniu nadania przesyłki,
• Kod odbiorcy – kod odbiorcy przesyłki.
• Nazwa odbiorcy – nazwa odbiorcy przesyłki.
• Osoba kontaktowa – osoba kontaktowa odbiorcy.
• E-Mail – adres e-mail osoby kontaktowej odbiorcy.
• Telefon – numer telefonu osoby kontaktowej odbiorcy.
• Status przesyłki– status przesyłki pobierany z serwisu Poczty Polskiej.
• Nr nadania – wyświetlane są numery nadania poszczególnych paczek ze zlecenia oddzielone przecinkiem,
• Błąd walidacji – informacja o błędzie, który wystąpił podczas wysyłki zlecenia,
• Kod nadawcy, Nazwa nadawcy – podany na zleceniu.

Lista jest obsługiwana przez standardowe przyciski Dodaj, Usuń, Zmień.

W dolnej części listy oprócz standardowych filtrów, możliwe jest filtrowanie według Statusu z dokumentu Zlecenia nadania przesyłki oraz statusu przesyłki nadawanego przez serwis e-Nadawcy.

Dodatkowo na liście przesyłek kurierskich, dla pozycji zaznaczonych na liście bądź dla podświetlonego zlecenia, dostępne są przyciski:

 – Pobieranie szczegółów zaznaczonych zleceń. Funkcja umożliwia weryfikację w serwisie Poczty Polskiej aktualnego statusu danej przesyłki.

 – Zatwierdź przesyłki i przekaż do nadania (dotyczy zleceń niezatwierdzonych – w kolorze zielonym na liście). Po wybraniu tej opcji generowane jest okno, w którym należy określić datę z jaką chcemy nadać przesyłki:

Po prawidłowym wykonaniu operacji, zlecenia zostają zatwierdzone i otrzymują numer nadania.

Dotyczy wersji: 2019.0.1

 – Drukuj książkę nadawczą – opcja działa dla zleceń zaznaczonych na liście.

 – Drukuj list przewozowy – seryjny wydruk listów przewozowych dla zleceń zaznaczonych na liście. W zależności od ustawień (menu System/ Konfiguracja/ Stanowisko/ Ogólne/ Przesyłki) może być wysyłany bezpośrednio na drukarkę domyślną lub do plików, zapisywanych we wskazanej w konfiguracji lokalizacji.

Zamawianie kuriera Pocztex

Funkcja jest dostępna na górnej wstążce programu z poziomu listy zleceń, umożliwia zamówienie kuriera po odbiór przesyłek Pocztex . Po jej wywołaniu generowane jest okno z ustaleniami dotyczącymi przyjazdu kuriera:

• Miejsce odbioru – należy wskazać firmowy adres nadawczy, pod którym kurier ma odebrać paczki (automatycznie proponowany jest adres ustawiony w konfiguracji jako domyślny).
• Data, godzina od/ do – należy określić datę oraz przedział czasowy, w którym ma przyjechać kurier.
• Szacowana łączna masa przesyłek, Szacowana ilość przesyłek – automatycznie podpowiada się masa w kg i ilość zsumowana ze Zleceń nadania przesyłek Pocztex znajdujących się na liście, wystawionych z datą i adresem nadawczym takimi, jak wskazano w oknie Planowany przyjazd kuriera.

– Zamów – przesłanie zamówienia do Poczty Polskiej.

W oknie wyświetlana jest informacja czy kurier był już zamawiany w danym dniu:

Uwaga

Zamówienie kuriera Pocztex nie dotyczy Zleceń nadania przesyłek znajdujących się na liście. Jest to funkcja niezależna.

Tworzenie Zlecenia nadania przesyłki z poziomu dokumentów

Nadanie przesyłki jest możliwe również z listy oraz formularza dokumentu Faktury Sprzedaży, Paragonu oraz w przypadku modułów Handel, Handel Plus z listy oraz formularza dokumentu Rezerwacji Odbiorcy i Wydania Zewnętrznego. Opcja generowania ZNP jest dostępna na górnej wstążce . Utworzone w ten sposób ZNP jest  powiązane ze wskazanym wcześniej dokumentem. Dane odbiorcy z dokumentu handlowego zostaną przeniesione do pól związanych z odbiorcą na zleceniu. Do jednej Faktury Sprzedaży/ Paragonu/ Wydania Zewnętrznego/ Rezerwacji Odbiorcy Użytkownik może utworzyć wiele zleceń.

Powiązanie między dokumentami będzie widoczne na zakładce [Dokumenty]. Z tego poziomu będzie możliwy pogląd dokumentów skojarzonych.

Na dokument, z którego utworzono Zlecenie nadania przesyłki, przenoszony jest Nr listu przewozowego ze zlecenia (jest on widoczny na formularzu dokumentu, na zakładce [Kontrahent]). Należy pamiętać, że nr listu przewozowego nie jest przenoszony na dokumenty powiązane z dokumentem, z którego utworzono ZNP.

W programie nie ma możliwości anulowania zlecenia, dla którego zamówiono kuriera. W razie takiej konieczności należy skontaktować się z kurierem osobiście.

Zakładka [Ogólne]:

• Dokument – numer dokumentu ZNP zgodnie z domyślnym schematem numeracji wybranym w konfiguracji,
• Data wystawienia – data utworzenia zlecenia w Comarch ERP Optima,
• Nadawca – jako adres nadawczy automatycznie ustawiany jest domyślny adres z menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Adresy nadawcze. Użytkownik może po rozwinięciu listy wybrać inny adres spośród wprowadzonych w konfiguracji lub wpisać go ręcznie, bezpośrednio na dokument.

Osobą obsługującą to zlecenie domyślnie jest operator aktualnie zalogowany. Możliwe jest wskazanie innego operatora lub pracownika. Telefon oraz adres e-mail pobierany jest z karty operatora/ pracownika. W przypadku pracownika numer telefonu pobierany jest z pola Telefon SMS lub, jeżeli pole to nie jest uzupełnione, numer wczytywany jest z pola Telefon. Dane te można również uzupełnić bezpośrednio na zleceniu.

• Odbiorca – odbiorcę przesyłki można wybrać z listy podmiotów. Dane teleadresowe są pobierane z karty wybranego odbiorcy. Dodatkowo należy wskazać osobę kontaktową. Można ją wpisać ręcznie lub wybrać z listy przedstawicieli danego kontrahenta. Jeżeli przedstawiciel zostanie wybrany z listy, adres i telefon zostanie zaktualizowany zgodnie z danymi przypisanymi do tego przedstawiciela. Dane odbiorcy można wpisać ręcznie bezpośrednio na dokument Zlecenia nadania przesyłki.
• Użyj adresu korespondencyjnego – po zaznaczeniu parametru na zlecenie pobierany jest adres korespondencyjny z karty podmiotu – na ten adres zostanie nadana przesyłka,
• Przesyłka do oddziału – należy zaznaczyć, jeśli przesyłka ma być transportowana między oddziałami firmy. Jako adres odbioru należy wskazać jeden spośród zdefiniowanych w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Adresy nadawcze,
• Uwagi – pole umożliwiające wpisanie uwag do zlecenia.

Zakładka [Paczki i usługi]:

Tabela Paczki:

• jeśli w konfiguracji zaznaczono Domyślna paczka, automatycznie podpowiada się rodzaj paczki wraz z jej parametrami (waga, wysokość, szerokość, długość). Domyślne parametry wybranej przesyłki są ustawiane zgodnie z konfiguracją.

Użytkownik może z poziomu zlecenia wybrać inny rodzaj paczki – standardowa/ przesyłka kopertowa/ przesyłka paletowa.

Wszystkie paczki dodawane na zlecenie muszą mieć ten sam rodzaj . Domyślne parametry wybranej przesyłki są ustawiane zgodnie z konfiguracją.

Dla przesyłek kopertowych nie jest wymagane podawanie wymiarów.

Uwaga

Podczas zmiany typu paczki na formularzu DPD dane domyślne paczek są pobierane od nowa z konfiguracji.

 

• Waga – kolumna do wpisania wagi przesyłki. Waga podana w konfiguracji jest brana domyślnie dla pojedynczej paczki na zleceniu jeżeli:
• ZNP jest tworzone ręcznie (nie do FA/ PA/ WZ/ RO),
• parametr w konfiguracji DPD: W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych jest niezaznaczony,
• parametr W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych jest zaznaczony, ale suma wagi pozycji z dokumentu wynosi zero. Jeśli suma wag pozycji jest większa od zera, zostanie ona ustawiona na zleceniu dla przesyłki.
• Zawartość – można podać informacje o zawartości przesyłki. Domyślnie podpowiada się wartość zgodnie z ustawieniem w konfiguracji.

Na zleceniu można ponadto podać:

• dane referencyjne przesyłki – w konfiguracji DPD można ustawić, aby domyślnie był to Nr dokumentu (FA/ PA/ WZ/ RO) – z którego powstało ZNP bądź Nr powiązanego zamówienia (RO),
• kwotę pobrania – w konfiguracji firmy kurierskiej można określić automatyczne ustawianie pobrania. Wartość maksymalna to 15 000,00 PLN.
• wartość ubezpieczenia przesyłki – w konfiguracji można wpisać kwotę, która będzie się domyślnie podpowiadała bądź będzie wyliczona automatycznie na podstawie wartości brutto dokumentu, z którego powstało zlecenie (maksymalnie 500 000,00 PLN).

Dokumenty zwrotne – usługa, która powoduje, że kurier dostarczając przesyłkę odbierze od odbiorcy podpisany dokument (np. fakturę, umowę..). W konfiguracji DPD można wybrać opcję Nr dokumentu – wówczas będzie to dokument, na podstawie którego powstało zlecenie bądź można wpisać identyfikator dokumentu ręcznie na zleceniu.

Przesyłka zwrotna – usługa polegająca na przyjęciu od odbiorcy, przy wydawaniu mu paczki, innej przesyłki adresowanej do nadawcy przesyłki pierwotnej.

Dane z serwisu firmy kurierskiej:

Na tej zakładce wyświetlane są dane pobierane serwisu firmy kurierskiej.

Data zgłoszenia – data wysłania zlecenia do serwisu firmy kurierskiej.

Planowany przyjazd kuriera: Data nadania – należy podać datę i przedział czasowy, w którym ma przyjechać kurier. Domyślnie dla zleceń tworzonych przed godziną osiemnastą, podpowiada się data bieżąca i przedział czasowy od najbliższej pełnej godziny do dwóch godz. w przód. Podczas edycji zlecenia, które ma datę nadania starszą od bieżącej, zostanie ona przestawiona na bieżącą.

Nr protokołu – numer dokumentu Protokołu Odbioru, który musi zostać wydrukowany przed przyjazdem kuriera.

Nr zlecenia odbioru – numer zlecenia nadany przez firmę kurierską.

W tabeli znajduje się lista paczek wraz z przypisanym do nich numerem listu przewozowego oraz adresem URL. Po kliknięciu w link użytkownik zostanie przeniesiony na stronę internetową, na której może śledzić przesyłkę.

 – podgląd/ wydruk Protokołu Odbioru.

 – podgląd/wydruk Listu Przewozowego. Drukowane są listy przewozowe dla wszystkich paczek na zleceniu (dotyczy DPD, Sendit)

Status – status przesyłki.

Zwrócone błędy – informacja, o błędzie, który wystąpił podczas wysyłki zlecenia.

Zakładka [Dokumenty]:

W sekcji Dokumenty powiązane wyświetlany jest dokument, z którego zostało utworzone zlecenie.

Jeśli włączony jest moduł Obieg dokumentów, wówczas pod tabelą dokumentów skojarzonych pojawią się informacje na temat powiązanych dokumentów z Biblioteki Dokumentów. W przypadku modułu CRM dodatkowo pojawia się lista powiązanych kontaktów i zadań.