Aby umożliwić danemu operatorowi możliwość eksportu jednolitego pliku kontrolnego należy w konfiguracji Programu/ Użytkowe/ Operatorzy na karcie operatora zaznaczyć parametr Prawo eksportu plików JPK, który znajduje się na zakładce ogólne w sekcji Parametry wspólne. Tylko Operator z uprawnieniami administratora może zaznaczyć ten parametr sobie bądź innym Operatorom. Dodatkowo należy przejść do gałęzi System/ Konfiguracja/ Stanowisko/ Ogólne/ Jednolity plik kontrolny i ustalić folder, w którym będą zapisywały się wygenerowane pliki JPK.

Generacja plików JPK i eksport danych odbywa się z poziomu menu JPK/Pliki JPK . Po wybraniu tej opcji otwierane jest okno Pliki JPK. Aby dodać w programie plik JPK_VAT należy kliknąć na ikonę Dodaj plik JPK – spowoduje to otwarcie okna generowania obowiązkowego pliku JPK_VAT. Istnieje możliwość rozwinięcia ikony Dodaj plik JPK – pojawi się wówczas możliwość dodania oprócz obowiązkowego pliku JPK_VAT również plików JPK na żądanie US.

Z poziomu okna Pliki JPK możliwe jest seryjnie wysłane plików JPK poprzez ich zaznaczenie i wybranie opcji Wyślij. Możliwe jest wysłanie pojedynczego podświetlonego na liście pliku JPK bez jego zaznaczenia. Na oknie znajduje się również przycisk Odbierz służący do odbioru UPO.

Istnieje możliwość wysyłania do arkusza kalkulacyjnego danych znajdujących się w generowanych plikach JPK celem łatwiejszego ich przeglądania. Na oknie Pliki JPK znajduje się parametr Podczas eksportu utwórz również pliki MS Excel. Tworzony plik arkusza kalkulacyjnego zawiera arkusz dotyczący danych podatnika, agregatów oraz danych poszczególnych dokumentów. W przypadku kiedy podczas generowania pliku pojawią się jakieś błędy można w przejrzysty sposób zweryfikować je w arkuszu kalkulacyjnym.

Innym sposobem na weryfikacje błędów przy generowaniu plików JPK jest posłużenie się zewnętrznymi programami np. Notepad++ lub Notatnik i tam po otworzeniu pliku JPK odszukać wskazaną w komunikacie błędu pozycję.

Dokładny opis funkcji Jednolitego Pliku Kontrolnego znajduje się w biuletynie dostępnym tutaj.

Funkcjonalność została również przedstawiona na filmie instruktażowym

1. W pierwszej kolejności należy przeksięgować przychody i koszty na wynik finansowy, następnie przenieść wszystkie zapisy z bufora do dzienników na czysto oraz zatwierdzić BO na 20XX rok.Przykładowe przeksięgowanie przychodów i kosztów za pomocą księgowania okresowego zostało opisane tutaj .
Po przeksięgowaniu przychodów i kosztów należy zamknąć okres obrachunkowy w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Okresy obrachunkowe.

2. Następnie w Konfiguracji Firmy/Księgowość/ Okresy obrachunkowe należy otworzyć nowy okres obrachunkowy na kolejny rok. Program zapyta czy kopiować ustawienia z poprzedniego okresu obrachunkowego, (chodzi o plan kont, nazwy dzienników cząstkowych, grupy kont, kręgi kosztów oraz domyślne dzienniki dla RK i KOMP) oraz czy ustawić ten okres obrachunkowy jako bieżący? Jeżeli Użytkownik wybierze opcje TAK, wówczas program będzie się uruchamiał zawsze z tym okresem obrachunkowym. Funkcja została zaprezentowana na filmie instruktażowym:

https://www.youtube.com/watch?v=vt-kB_drCAc

3. W nowym okresie obrachunkowym 20XX można zaimportować BO na podstawie zapisów z okresu poprzedniego ikoną „Inicjalizuj bilans otwarcia”, która jest dostępna na formularzu BO. Jeżeli poprzedni okres obrachunkowy nie został zamknięty pojawi się komunikat: „Poprzedni okres obrachunkowy nie został zamknięty. Zaimportowane dane mogą być niekompletne. Czy kontynuować ?”, dlatego też najlepiej wykonywać tę operację, gdy już wszystkie dokumenty w poprzednim roku obrachunkowym zostały zapisane z bufora na czysto, gdy zostało wykonane przeksięgowanie na wynik finansowy, wszystkie dane zostały sprawdzone oraz okres obrachunkowy 20XX został zamknięty. Funkcja została zaprezentowana na filmie instruktażowym:

https://youtu.be/T6KaYBajzWQ

4. Płatności pozostają w module Kasa/Bank i nie trzeba wykonywać dodatkowych czynności. Dekrety są widoczne do rozliczania niezależnie od tego jaki jest ustawiony bieżący okres obrachunkowy.

Menu Księgowość/ Dzienniki zapisy Bufor, wszystkie dzienniki, zaznaczona opcja Rok zaznaczamy wszystkie zapisy na liście (skrót z klawiatury Ctrl+A) i naciskamy przycisk książeczki .

Otrzymujemy komunikat „Przed przeniesieniem zapisów z bufora do księgi należy wykonać renumerację oraz posortować zapisy narastająco po kolumnie Data księgowania. Czy przenieść zaznaczone zapisy do księgi?” Wybieramy TAK.

Uwaga

Przed księgowaniem „na czysto” dokumenty muszą być posortowane na liście według daty księgowania, w tym celu należy wykonać renumerację ikoną pioruna albo posortować listę wg Daty księgowania.

Nie ma okresów obrachunkowych w Księdze Podatkowej.

W menu Księgowość/ Zestawienia księgowe ikona Pozycje zestawienia w poszczególnych pozycjach, w których występuje to konto zaznaczyć parametr Nie sprawdzaj istnienia kont.

Z poziomu Księgowość/ Plan kont rozwinąć menu obok ikony Generowanie wzorcowego planu kont i wybrać opcję „Aktualizacja planu kont z poprz. okresem” . Usunąć wcześniej wygenerowany BO i dodać go na nowo po wykonaniu aktualizacji planu kont.

Tak. Na formularzu BO jest przycisk „Inicjalizuj bilans otwarcia”. Dodajemy na liście Dokument BO i ikoną  inicjalizujemy bilans otwarcia.

Aby program zaimportował bilans otwarcia z poprzedniego okresu muszą być spełnione następujące warunki: 

Funkcja została zaprezentowana na filmie instruktażowym dostępnym tutaj.

BO może być niekompletny, jeśli zmieniliśmy bądź usunęliśmy konto, które wykazywało w poprzednim okresie jakieś saldo. W takiej sytuacji po aktualizacji planu kont w nowym okresie obrachunkowym należy zmienić w menu Narzędzia okres obrachunkowy na poprzedni, przejść do planu kont, a następnie otworzyć formularz konta i na zakładce drugiej Dodatkowe określić Nr w przyszłym okresie. Po naciśnięciu przycisku Nr w przyszłym okresie otwiera się plan kont nowego okresu obrachunkowego. Należy wówczas wybrać odpowiednie/nowe konto.

Dokument BO wprowadzamy przechodząc Księgowość/ Inne/ Dokumenty BO.

Dokument możemy utworzyć ręcznie kolejno wprowadzając dokumenty lub salda poszczególnych kont. Do których możemy utworzyć płatności widoczne w Preliminarzu płatności.

Parametr w konfiguracji (System/ Konfiguracja Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa parametr „Generowanie płatności dla bilansu otwarcia na kontach rozrachunkowych”): 

Dokument można również zainicjalizować na podstawie wcześniej zaimportowanych dokumentów do których powstały płatności. Szczegółowo zostało to opisane tutaj.

Parametr w konfiguracji: Konfiguracja Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa Generowanie płatności dla bilansu otwarcia na kontach rozrachunkowych – musi być odznaczony.

Jeżeli bieżący okres obrachunkowy jest pierwszym okresem i nie ma żadnych innych dokumentów bilansu otwarcia w bieżącym okresie, wówczas przycisk „Inicjalizuj b.o. na podstawie preliminarza i kasy” jest aktywny i powoduje wygenerowanie pozycji w bilansie otwarcia dla kont rozrachunkowych słownikowych na podstawie zatwierdzonych (przeznaczonych „Do realizacji”) nierozliczonych zapisów w Preliminarzu i w raportach kasowych/bankowych. Ważne są również pola „Konto przeciwstawne” na zapisach kasowych/bankowych oraz „Konto przeciwstawne BO” na dokumentach w preliminarzu – aby dany zapis został uwzględniony w pozycjach bilansu otwarcia pole to musi być uzupełnione. W przypadku Preliminarza pole Konto przeciwstawne BO jest aktywne, jeśli data dokumentu wprowadzanego do Preliminarza jest wcześniejsza niż początek okresu obrachunkowego. Pozostałe stany kont (np. kont zwykłych) w bilansie otwarcia należy uzupełnić ręcznie.

https://youtu.be/dRqsTZgaIPk