Program kontroluje, czy wynagrodzenie pracownika naliczone za czas przepracowany nie jest za niskie i czy nie należy dopełnić go do obowiązującego w danym roku minimalnego wynagrodzenia. Kwotę minimalnego wynagrodzenia podajemy w Konfiguracji programu/ Płace/ Wynagrodzenia. Jeśli po wyliczeniu wypłaty zostały dokonane zmiany w wypłacie (dodano, usunięto składnik wypłaty) konieczne jest usunięcie i ponowne dodanie elementu „Wyrównanie do najniższego wynagrodzenia” w celu obliczenia przez program odpowiedniej kwoty. Przeliczenie (piorunek) w elemencie wypłaty nie działa. Wyrównanie do minimalnej o zerowej wartości nie pojawia się w wypłacie, na wydrukach list płac i kwitkach wypłat. Zasady obliczania wyrównania wynagrodzenia do płacy minimalnej określa Ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz.U. z 2005 r. nr 157, poz.1314 ze zm.).

W konfiguracji firmy  [Konfiguracja / Firma/ Płace/ Parametry] jest dostępny parametr ‘Nie licz wyrównania do najniższego wynagr. przy pomniejszeniu za zwolnienie chorob.’. Użytkownik może zdecydować czy w przypadku, gdy pracownik w danym miesiącu ma nieobecność typu ZUS i w związku z tym nie osiąga minimalnego wynagrodzenia odpowiedniego do czasu przepracowanego, ale przed pomniejszeniem za tą nieobecność miał zagwarantowane wynagrodzenie w kwocie odpowiadającej minimalnemu wynagrodzeniu za godziny przepracowane łącznie z czasem pracy przypadającym w okresie nieobecności ZUS Wyrównanie do najniższego wynagrodzenia ma zostać naliczone w wypłacie. Podczas weryfikowania czy pracownik miał zagwarantowane minimalne wynagrodzenie uwzględniane są naliczone w wypłacie elementy zaliczane do najniższego wynagrodzenia (zaznaczony parametr ‘Przyrównuj do najniższego wynagrodzenia’ w typie wypłaty) przed pomniejszeniem za nieobecności typy ZUS np. zwolnienie chorobowe. Jeśli pracownik nie miał zagwarantowanego minimalnego wynagrodzenia wyrównanie do najniższego wynagrodzenia zostanie naliczone pomimo zaznaczenia paranetru.

Podwyższenie zasiłku macierzyńskiego przysługuje w okresie pobierania zasiłku macierzyńskiego za okres ustalony przepisami Kodeksu pracy jako okres urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu macierzyńskiego oraz urlopu rodzicielskiego w przypadku, gdy miesięczna kwota zasiłku macierzyńskiego pomniejszonego o zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych jest niższa niż kwota świadczenia rodzicielskiego. Dochody przysługujące za okres pobierania zasiłku macierzyńskiego, np. wynagrodzenie z tytułu łączenia korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy nie mają wpływu na kwotę podwyższenia zasiłku macierzyńskiego.

W konfiguracji programu w gałęzi Zasiłki znajduje się wskaźnik Świadczenie rodzicielskie. Kwotę zasiłku macierzyńskiego pomniejszonego o zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych podwyższa się do wysokości obowiązującej w danym roku kwoty świadczenia rodzicielskiego. Kwota ta jest naliczana jako oddzielny element wypłaty Podwyższenie zasiłku macierzyńskiego. Są od niego naliczane składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe finansowane z budżetu państwa z kodem tytułu ubezpieczenia 1240xx. Nie jest od niego naliczana zaliczka podatku. Na oknach związanych z wypłatami oraz wydrukach podwyższenie zasiłku macierzyńskiego wykazywane jest w części Nieopodatkowane > Zasiłki (rozlicz.nieobecności).

Podwyższenie zasiłku macierzyńskiego jest ustalane jako różnica między kwotą świadczenia rodzicielskiego (1000 zł), a miesięczną kwotą zasiłku macierzyńskiego, pomniejszonego o zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych. Jeżeli zasiłek macierzyński przysługuje za część miesiąca, kwota podwyższenia jest ustalana w stosunku do pomniejszonej proporcjonalnie kwoty świadczenia rodzicielskiego. Kwotę świadczenia rodzicielskiego za część miesiąca oblicza się poprzez podzielenie miesięcznej kwoty świadczenia rodzicielskiego przez liczbę dni kalendarzowych miesiąca, za który zasiłek macierzyński przysługuje oraz pomnożenie przez liczbę dni, za które przysługuje zasiłek macierzyński. Otrzymany wynik podlega zaokrągleniu do 10 gr w górę.

Element Podwyższenie zasiłku macierzyńskiego jest zapisywany w wypłacie z zakresem dat obejmującym cały miesiąc kalendarzowy, za który jest liczona wypłata, niezależnie od tego, czy zasiłek macierzyński wypłacony w tej wypłacie jest w jednej części, czy w kilku i jakie są zakresy dat poszczególnych zasiłków.

Składnik Podwyższenie zasiłku macierzyńskiego naliczany jest tylko w przypadku , gdy firma wypłaca zasiłki w imieniu ZUS i na formularzu pracownika nie został zaznaczony parametr Nie generuj podwyższenia zasiłku macierzyńskiego. Jeśli kwota netto zasiłku macierzyńskiego przewyższa kwotę świadczenia rodzicielskiego, składnik Podwyższenie zasiłku macierzyńskiego nie jest zapisywany w wypłacie. Podwyższenie zasiłku macierzyńskiego jest naliczane w wypłacie etatowej, a w przypadku zleceniobiorcy, w tej samej wypłacie na liście Umowy, w której jest naliczany zasiłek macierzyński. Na raporcie ZUS RSA podwyższenie zasiłku macierzyńskiego jest wykazywane z kodem 329.

Podstawa prawna:
Ustawa z dnia 24 lipca 2015 r. o zmianie ustawy o świadczeniach rodzinnych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. 2015, poz. 1217).

1. W Konfiguracji/ Firma/ Płace/ Typy wypłat, dodajemy  nowy typ wypłaty – np. Pożyczka ZFŚS (nazwa i skrót). W polu Rodzaj wybieramy Pożyczka. Na zakładce [Szczegółowe] w polu PKZP wybieramy Pożyczka. Zapisujemy definicję . W ten sposób powstała definicja pożyczki nieopodatkowanej, nieoskładkowanej.
2. Z menu głównego Płace i Kadry wybieramy opcję Kasy zapomogowo – pożyczkowe.
3. Wyświetlamy Lista – Wszyscy. Ustawiamy kursor na danym nazwisku i naciskamy Lista pożyczek PKZP .
4. Ikoną dodajemy pracownikowi pożyczkę.
5. Na Formularzu pożyczki wybieramy Typ pożyczki – Pożyczka ZFŚS, wpisujemy datę przyznania (podpowiada się data bieżąca programu) i kwotę. Pozostałe pola nie są wymagane.
6. Jeśli chcemy zdefiniować Harmonogram spłat  do tej pożyczki naciskamy , a następnie .
7. Wypełniamy Formularz harmonogramu spłaty pożyczki i naciskamy . Szczegóły dotyczące wypełniania Harmonogramu znajdują się PODLINKOWAĆ w rozdziale 21.5.1 Harmonogramy spłaty pożyczki.
8. Po obliczeniu harmonogramu sprawdzamy zakładkę Harmonogram, czy zgadza się z naszymi założeniami i zatwierdzamy .

1. Zaznaczamy w Kadrach osobę, której będziemy dodawać umowę cywilnoprawną,
2. naciskamy przycisk Lista umów pracownika,
3. następnie przyciskiem Plus lub klawiszem <INS> dodajemy umowę. W polu rodzaj umowy wybieramy pozycję PIT-8B 4.Udziały w organach stanowiących i wypełniamy zakładkę [Ubezpieczenie]. Osobę zgłaszamy do ubezpieczenia emerytalnego, rentowego i zdrowotnego z kodem 2241XX.
4. Z pozycji Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Typy wypłat dodajemy nowy element wypłaty o nazwie np.:„Dieta” – w polu pozycja na deklaracji PIT należy wybrać „nie dotyczy”, bo jest to przychód wolny od podatku (do pewnej kwoty).
5. W polu sposób naliczania składki na ubezp. zdrowotne wybieramy opcję Naliczać.
6. Zakładamy listę płac o rodzaju umowa i naliczamy wypłatę,
7. Po otwarciu przez program formularza wypłaty wchodzimy na zakładkę [Elementy] i dodajemy nowy składnik wypłaty „dieta”. Od wypłaconej „diety” powinna nam się zwiększyć składka zdrowotna.
8. Zapisujemy formularz wypłaty.

W kadrach został ustalony następujący schemat płatności dla pracownika – połowa kwoty netto wynagrodzenia ma być przelewana na rachunek bankowy, a druga połowa ma być pobierana w formie gotówki w kasie. Po naliczeniu wypłaty pracownik zwraca się z prośbą, aby część wynagrodzenia, którą miał odebrać w kasie przelać na podane wcześniej konto. Aby nie usuwać naliczonej już wypłaty korekty płatności dokonujemy bezpośrednio na formularzu wypłaty.

Jeśli niezdolność do pracy powstała przed upływem pierwszego miesiąca kalendarzowego zatrudnienia, z zachowaniem prawa do świadczeń z tytułu choroby, to podstawa wymiaru zasiłku chorobowego zostanie wyliczona z elementów z bieżącej wypłaty. Do podstawy zasiłku wliczana  jest kwota poszczególnych elementów wypłaty pomniejszona o składki ZUS i odpowiednio przeliczona, w zależności od ustawionego sposobu wliczania danego składnika do podstawy zasiłku:

Obowiązują dwie metody obliczania wynagrodzenia zasadniczego ustalonego w stawce miesięcznej w przypadku przepracowania części miesiąca, uzależnione od rodzaju nieobecności w pracy. Określają je przepisy Rozporządzenia MPiPS z dnia 29 maja 1996 r. W sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy… (Dz.U. z 2003r., nr 230, poz.2292).

Metoda 1 – pomniejszenie o 1/30

W przypadku nieobecności spowodowanej chorobą lub innej nieobecności, za okres której przysługują świadczenia z ubezpieczenia chorobowego lub wypadkowego, wynagrodzenie zasadnicze/miesięczne za przepracowaną część miesiąca ustala się: 

Powyższa metoda jest dostosowana do sposobu obliczania świadczeń za okres tych nieobecności, które wypłaca się za każdy dzień, nie wyłączając niedziel, świąt i dni wolnych od pracy.

Metoda 2 – pomniejszenie proporcjonalne

Wynagrodzenie zasadnicze/miesięczne w przypadku innych nieobecności (a także w sytuacji podjęcia lub zakończenia zatrudnienia w trakcie miesiąca) ustala się przez:

W przypadku odnotowania w Nieobecnościach absencji w pracy z różnych przyczyn, należy obliczyć pomniejszenia wynagrodzenia zasadniczego/mies. stosownie do metody obowiązującej dla poszczególnych rodzajów nieobecności, a następnie odjąć obliczone kwoty pomniejszenia od pełnego wynagrodzenia zasadniczego/mies.

W sytuacji, gdy pracownik nie przepracował ani jednego dnia pomniejszanie wynagrodzenia zasadniczego/mies. wygląda następująco:

Przy zbiegu nieobecności obu typów (tzn. pomniejszanych o 1/30 i proporcjonalnie np. zwolnienie chorobowe i urlop) suma oddzielnie liczonych pomniejszeń nie zawsze jest równowartością nominalnego wynagrodzenia zasadniczego/mies. Wówczas mogą zadziałać dodatkowe mechanizmy korygujące.

Sytuacja 1

Suma wyliczonych oddzielnie pomniejszeń za czas nieobecności przekracza wartość stawki zaszeregowania – tak wyliczone wynagrodzenie zasadnicze byłoby więc kwota ujemną. Wówczas następuje automatyczna korekta pomniejszenia dotyczącego ostatniej w danym miesiącu nieobecności tak, by wynagrodzenie zasadnicze było zerowe (pracownik nie może dopłacać za to, że był nieobecny).

Sytuacja 2

Suma wyliczonych oddzielnie pomniejszeń za czas nieobecności jest niższa od nominalnego wynagrodzenia zasadniczego/mies. Wówczas, po potrąceniu pomniejszeń za nieobecności pozostaje do wypłaty jeszcze dodatkowa niezerowa kwota wynagrodzenia zasadniczego/mies.

W takiej sytuacji, korekta pomniejszenia dotyczącego ostatniej w danym miesiącu nieobecności, czyli docelowo wyzerowanie wynagrodzenia zasadniczego/mies. nastąpi wyłącznie wtedy, gdy wprowadzone nieobecności obejmują wszystkie dni kalendarzowe w miesiącu.

Jeśli jest co najmniej jeden dzień bez odnotowanej nieobecności (może to być dzień wolny, czy świąteczny), to nie nastąpi korekta wynagrodzenia zasadniczego do zera i pracownik otrzyma w wypłacie kwotę będąca różnicą pomiędzy nominalnym wynagrodzeniem zasadniczym/mies., a kwotą wynikającą z pomniejszeń. Decyzja należy do użytkownika.

W celu naliczenia ekwiwalentu za urlop należy:

1. Uzupełnić datę zwolnienia pracownika,
2. Przeliczyć Limit urlopu wypoczynkowego pracownika,
3. Zapisać  formularz danych kadrowych pracownika,
4. Naliczyć ostatnią wypłatę etatową. Program automatycznie wyliczy ekwiwalent za ilość godzin urlopu, która pozostała pracownikowi do rozliczenia.
5. Wypłatę należy zapisać.

1. Na listach płac, należy dodać listę płac typu
2. Należy sprawdzić, czy zamknięte są inne listy płac.
3. Następnie w płacach wybrać zdefiniowaną wcześniej listę płac Inna i zaznaczyć pracowników, dla których mają być naliczone dodatki.
4. Następnie po naciśnięciu  obok ikony  dostępna będzie funkcja Wypłać seryjnie dodatek.
5. Pojawi się okno z możliwością wyboru dodatku, który chcemy wypłacić dla zaznaczonych pracowników na przykład Premia uznaniowa.
6. Naciskamy przycisk , pojawi się log z informacją o przebiegu operacji.
7. Chcąc dodać różne dodatki do wypłaty, należy tą czynność powtórzyć, wybierając właściwy dodatek.

Często się zdarza tak, że po naliczeniu wypłaty etatowej należy pracownikowi wypłacić jeszcze jakiś dodatek np. premię. Do momentu aż lista płac nie zostanie zamknięta istnieją 2 sposoby zrealizowania takiej wypłaty. Można to zrobić na osobnej liście (kryterium = inna) lub przeliczyć istniejącą wypłatę.

1. Wyświetlamy listę pracowników z wypłatami na danej liście.
2. Przyciskiem edytujemy wypłatę pracownika.
3. Przechodzimy na zakładkę [Elementy wypłaty] i przyciskiem  (klawisz <INSERT>) dodajemy kolejny element. Na otwartym formularzu elementu wypłaty wybieramy typ wypłaty i ustalamy kwotę dodatku. Dla dodatków wyliczanych wg wzoru podajemy zmienne potrzebne do wyliczenia. Uzupełniony formularz zapisujemy przyciskiem .
4. Po uzupełnieniu listy o kolejny element program sam, automatycznie przeliczy składki ZUS, podatek, składkę zdrowotną i kwotę do wypłaty.
5. W zależności od wybranej u pracownika formy płatności wynagrodzenie zostanie wypłacone gotówką lub skierowane na ROR.
6. Należy pamiętać, że tak wpisany dodatek nie tworzy historii, tzn. W przypadku wykasowania wypłaty informacja o wypłaconym dodatku przestaje istnieć.
7. W celu tworzenia odpowiedniej historii dodatki powinny być wpisywane w formularzu danych pracownika na listę dodatków.