Formularz limitu nieobecności

Formularz limitu zawiera następujące informacje: 

  • Aktualny od – data, od jakiej obowiązuje dany limit,
  • Za okres Od Do – zakres dat, dla jakiego wyliczono dany limit,
  • Korekta okresu limitu – flaga pozwalająca na zmianę daty Do w okresie limitu liczonego dla pracownika tymczasowego i pracownika podejmującego pierwszą pracę. Dokładny opis parametru w rozdziale Pracownik Tymczasowy.
  • Typ limitu – wybór z dostępnej listy słownikowej (przykładowo opisany typ limitu- urlop opiekuńczy kp.188) ,
  • Wysokość limitu z konfiguracji – wysokość limitu w dniach za cały rok,
  • Pracownikowi przysługuje dodatkowy limit – flaga pozwalająca na wskazanie, czy roczny limit pobrany z konfiguracji ma być zwiększony o limit dodatkowy. Flaga jest możliwa do edycji tylko na formularzy urlopu wypoczynkowego, na pozostałych limitach pole to jest nieaktywne. Limit dodatkowy rejestrowany jest na formularzu pracownika Zakładka Inne informacje.
  • Urlop uzupełniający od dnia – data, od której obowiązuje pracownika podwyższony wymiar urlopu.

Wysokość limitu w dniach i godzinach:

  • Należny za rok – liczba dni (godzin) należnego rocznego limitu z uwzględnieniem wymiaru etatu pracownika
  • Proporcjonalny – liczba dni (godzin) należnego limitu przeliczona proporcjonalnie do okresu obejmującego dany limit
  • Z przeniesienia – liczba dni (godzin) dodana do bieżącego limitu, z pozostałego (niewykorzystanego) limitu za poprzedni rok
  • Korekta ręczna – pole pozwalające na wprowadzenie przez operatora ręcznej korekty wyliczonego limitu w godzinach
  • Korekta pomniejszająca – flaga pozwalająca na wskazanie, że liczba godzin zapisana w polu Korekta ręczna ma być interpretowana jako ujemna wartość
  • Należny łącznie – sumaryczna wartość limitu do wykorzystania przez pracownika w okresie, jakiego limit dotyczy, od dnia wskazanego datą aktualności
  • Wykorzystany – liczba dni (godzin) wykorzystanego limitu w danym okresie
  • W tym zaplanowany – informacja o urlopie zaplanowanym w aplikacji Comarch HRM, a jeszcze nie zatwierdzonym
  • Wypłacono ekwiwalent – liczba dni (godzin) za które wypłacono ekwiwalent
  • Pozostało – liczba dni (godzin) limitu pozostałego do wykorzystania w danym okresie
  • Na żądanie łącznie – informacja o liczbie dni (dni pracy), na które udzielono pracownikowi urlopu na żądanie.

Dotyczy wersji: 2018.6.1

  • W tym poza firmą – informacja o liczbie dni (dni pracy) urlopu na żadanie, które pracownik wykorzystał u poprzednich pracodawców.
  • Opis – dodatkowe informacje lub uwagi (max 200 znaków).

Przykład
Zmiana wymiaru etatu z ½ na 1/1 w dniu 2016-09-20, limit roczny 20 dni

dla zapisu 2016-01-01 do 2016-09-19 – 10dni /12 miesięcy * 9 miesięcy = 8 dni

dla zapisu 2016-09-20 do 2016-12-31 – 10 dni/12 miesięcy*9 miesięcy + 20 dni/12 miesięcy * 3 miesiące = 8 +5 = 13 dni.

Nieobecności nieusprawiedliwione, urlop bezpłatny, trwające co najmniej miesiąc pomniejszają limit urlopu wypoczynkowego o 1/12 za każdy miesiąc nieobecności, jeśli pracownik po takiej nieobecności powraca do pracy w trakcie danego roku kalendarzowego.

Podczas wpisywania nieobecności typu urlop wypoczynkowy, należny limit urlopu jest pomniejszany godzinowo zgodnie z obowiązującą pracownika normą czasu pracy w okresie, w którym korzysta z urlopu. W bazie danych jest zapisywana informacja o godzinowej wysokości limitu w przeliczeniu na pełny wymiar etatu, w danych pracownika jest wyświetlana zarówno ta wartość, jak i limit godzinowy dla aktualnego wymiaru etatu pracownika. W związku z tym przy zmianie wymiaru etatu pracownika w trakcie roku, jest widoczna prawidłowa informacja również w limitach nieobecności za dany rok.

Podstawa wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy liczona ze średniej z wypłat z poprzednich miesięcy również jest wyliczana z dokładnością do godziny.

Program pozwala na wprowadzenie nieobecności powodującej przekroczenie limitu. W takim przypadku program wyświetla ostrzeżenie, a liczba dni pozostałych do wykorzystania przyjmuje ujemne wartości.

Może zaistnieć taka sytuacja, że w danych pracownika odnotowaliśmy nieobecność, a później w Konfiguracji firmy/Typy nieobecności powiązaliśmy nieobecność z limitem. Podczas wpisywania limitu u pracownika program „zobaczy” wcześniej odnotowaną absencję i wykaże w polu Wykorzystano. Pozostała część limitu wyświetli się w polu Pozostało.

Uwaga
Uwagi do przeliczania limitów:

W limicie urlopowym z zaznaczona flagą „Przysługuje dodatkowy limit”, limit proporcjonalny liczony jest od sumy limitu należnego i dodatkowego,

Jeżeli po zastosowaniu korekty pomniejszającej pole „Pozostało” jest dodatnie, to wartość tego pola przenosi się to do limitu na następny rok. Jeśli natomiast limit pozostały jest na minus, to nie ma wpływu na limit w kolejnym roku. Jeśli Użytkownik programu chce pomniejszyć limit na kolejny rok o wartość ujemną „pozostałego” urlopu, to musi zastosować ręczną korektę (taki przypadek ma miejsce np. wtedy, gdy urlop był udzielany zaliczkowo),

Limity urlopowe dla aktualizacji w trakcie miesiąca lub zatrudnienia w trakcie miesiąca. Jeżeli w trakcie miesiąca naliczamy kolejny limit w ciągu roku (proporcjonalny), to tego miesiąca nie uwzględniamy w obu częściach wyliczeń. Liczymy najpierw urlop proporcjonalny od początku roku do miesiąca, w którym nastąpiła zmiana i dodajemy do tego urlop proporcjonalny od miesiąca następnego po miesiącu ze zmianą do końca roku.

W przypadku zmiany normy dobowej do urlopu limit urlopu do limitu urlopu wypoczynkowego za okres przypadający po zmianie normy dobowej w trakcie roku, przenoszona jest informacja o ilości wykorzystanych przed zmianą dni z limitu urlopu i ta liczba dni jest przeliczana na godziny według nowej normy dobowej.



Limity nieobecności pracownika

Limity nieobecności – pozwalają na odnotowanie informacji o przysługującym i wykorzystanym limicie. Domyślnie w programie zostały zdefiniowane progi urlopowe dotyczące limitu dotyczące urlopu wypoczynkowego (20, 26 dni) i limit urlopu opiekuńczego nad zdrowym dzieckiem (kp.188) rozliczany w dniach i godzinach.

Lista limitów nieobecności pracownika zawiera informacje o:

  • nazwie limitu,
  • okresie, w jakim obowiązuje limit,
  • dacie aktualności limitu (od kiedy obowiązuje),
  • limicie w przeliczeniu na godziny, z podziałem na urlop należny, wykorzystany oraz pozostały do wykorzystania,
  • limicie w przeliczeniu na dni, z podziałem na urlop należny, wykorzystany oraz pozostały do wykorzystania (limit wykorzystany i pozostały do wykorzystania jest wyświetlany z dokładnością do 4 miejsc po przecinku),
  • informacja o liczbie godzin (dni) urlopu wypoczynkowego, za które wypłacono ekwiwalent,
  • opisie, uwagach dotyczących danego limitu zapisanych przez użytkownika.

Dla urlopów rozliczanych w dniach (np. urlop opiekuńczy art. 188 Kp) kolumny, dotyczące limitu przeliczanego na godziny są wypełniane zerami.

Dodatkowo na formularzu można filtrować limity po latach poprzez zaznaczenie flagi „zawęź do roku” i wpisaniu konkretnego roku. Jeżeli flaga nie jest zaznaczona, to na liście wyświetlają się wszystkie limity, które miał przyznane pracownik.

Z poziomu listy limitów nieobecności pracownika dostępna jest funkcja przelicz wybrany limit  z dwoma opcjami do wyboru: automatycznie przeliczony zostanie pojedynczy limit za wybrany rok lub wszystkie limity nieobecności za dany rok, bez konieczności otwierania kolejno formularzy poszczególnych limitów, przydatne np. po zmianie wymiaru etatu w trakcie roku, czy po uzupełnieniu historii zatrudnienia (wykształcenia) pracownika powodującej zwiększenie stażu pracy uwzględnianego przy wyliczaniu limitu. Jeżeli na liście wyświetlone są limity za kilka lat i uruchomimy opcje pojedynczego przeliczanie limitów, to przeliczy się tylko limit, z tego roku, który był wpisany w polu „zawęź do roku”.

Przy dodawaniu i przeliczaniu standardowego limitu dla urlopu wypoczynkowego u pracownika – proponuje się należny limit w wysokości wyliczonej na podstawie ogólnego stażu pracy i nauki. Przy automatycznym naliczaniu program pobiera dane o stażu z następujących formularzy kadrowych:

  • Historia wykształcenia (staż nauki),
  • Historia zatrudnienia (poprzednie zatrudnienie),
  • Historia etatu (staż w aktualnej firmie),

Procedura uwzględnia również niewykorzystany limit urlopowy z poprzedniego roku.



Odbieranie nadgodzin

W module Płacy i Kadry Plus udostępniona jest funkcjonalność odbierania nadgodzin. Do odnotowania odbioru nadgodzin służy dostępna na formularzu dnia w kalendarzu czasu pracy pracownika kolumna Nadg. z rozwijaną listą znaczników:

  • BM – nadgodziny do odbioru w bieżącym miesiącu,
  • NM – nadgodziny odbierane w kolejnym miesiącu,
  • PŁ – Wolne za nadgodziny (płatne),
  • NP – Wolne za nadgodziny (niepłatne).

Formularz dnia pracy pracownika – kolumna Nadgodziny

AKRONIMPłatne (% wynagrodzenia zasadniczego)Wliczać do czasu pracyWliczać do czasu do wyliczenia nadgodzin
O.BM
Zgodnie ze strefą (0%)Jak strefa (Nie)Nie
O.NMZgodnie ze strefą (100%)Jak strefa (Tak)Nie
W.PŁZgodnie ze strefą (100%)Jak strefa (Tak)Tak
W.NPZgodnie ze strefą (0%)Jak strefa (Nie)Tak

Sposób zapłaty i wliczania do czasu pracy będzie odczytywany ze strefy, którą opisuje dany znacznik.

Z tabeli wynika, że opisy „O.NM” i „W.PŁ” uwzględniane są wyłącznie dla wejść odnotowanych jako strefy wliczane do czasu pracy, a dwa pozostałe – wyłącznie dla stref niewliczanych do czasu pracy. Zapisy na definicji dnia są sprawdzane, w przypadku błędnego wypełnienia zapisu pojawi się komunikat: Niepoprawnie wypełniono kolumnę z rozliczeniem nadgodzin/niezgodność z definicją strefy.

Należy poprawić wszystkie niezgodności, w przeciwnym wypadku program nie pozwoli zapisać naniesionych zmian w danym dniu.

Uwaga
Jeśli wejście z danym znacznikiem ma być płatne, to zapłatą będzie standardowy typ wypłaty „wynagrodzenie zasadnicze (z nazwą strefy czasu pracy)”. Każde wejście opisane znacznikiem o rodzaju „płatny” jest traktowane jako czas pracy przy liczeniu podstaw do urlopu lub innych typów wypłat oraz funkcji płacowych zwracających czas pracy.

Przy takiej konfiguracji nie trzeba definiować własnych typów wypłat, a Użytkownik nadal może korzystać z wliczania standardowych dopłat do nadgodzin.

Przy wyliczaniu nadgodzin licząc czas przepracowany w danych strefach: 

  • Pomijane są strefy ze znacznikami: O.BM, O.NM,
  • Uwzględniane są te, które mają znaczniki: W.PŁ, W.NP.

Z funkcją odbierania nadgodzin związany jest wydruk Pracownicy z czasem wolnym za nadgodziny (Płace i Kadry Plus). Wydruk dotyczy odbierania czasu wolnego za nadgodziny. Dostępny z listy pracowników, dla zaznaczonych, w sekcji wydruków „Pracownicy” oraz z formularza pracownika w nowej sekcji wydruków Raporty. Wydruk tylko dla pracowników rozliczanych wg kalendarza lub obecności. 



Rozliczanie wg Zestawienia

Innym sposobem ewidencjonowania czasu pracy jest wypełnienie zestawienia czasu pracy. Dodanie zestawienia czasu pracy jest możliwe, gdy na formularzu danych kadrowych pracownika na zakładce [Etat] została wybrana opcja Rozlicz. czasu pracy wg Zestawienia.


Zakładka [Ogólne] – tu należy podać:

  • okres jakiego ono dotyczy (daty od i do),
  • rzeczywisty czas pracy w godzinach (wraz z nadgodzinami),
  • czas pracy w dniach,
  • liczbę nadgodzin (50%, 100%, i nocne).

Przez rzeczywisty czas pracy należy rozumieć ilość godzin i dni jakie pracownik faktycznie przepracował. W sytuacji, gdy w danym miesiącu pracownik był nieobecny należy w kalendarzu Nieobecności odnotować jej rodzaj i czas trwania, a w zestawieniu podać czas przepracowany.

Program, zgodnie z kalendarzem wybranym w etacie, wyświetli normę czasu pracy (w godzinach i dniach), jaką pracownik był zobowiązany w danym okresie przepracować. W celu odnotowania nadgodzin należy uzupełnić pola informujące o łącznej liczbie nadgodzin 50%, 100% i nocnych. W ten sam sposób wpisujemy liczbę godzin pracy w nocy.

Godziny nocne standardowo zdefiniowane są pomiędzy 21.00 a 7.00, należy dostosować zapis do godzin nocnych obowiązujących w firmie (Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Konfiguracja kalendarzy).

Uwaga
Pola Praca w dni wolne i Praca w święta nie biorą udziału w wyliczeniu wynagrodzenia, są to pola wyłącznie informacyjne.

W zestawieniu zawsze wpisujemy okres pełnego miesiąca. Wyjątek stanowi miesiąc, w którym zatrudniamy/zwalniamy pracownika w trakcie miesiąca – podajemy faktyczny okres zatrudnienia oraz sytuacja, gdy w trakcie miesiąca wykonano aktualizacje danych – zestawienie wpisujemy za każdy okres oddzielnie. Przy wpisywaniu nowego zestawienia czasu pracy domyślnie podpowiada się okres od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca zgodnego z datą bieżącą ustawioną w programie. Jeśli zestawienie za ten okres już istnieje, to ustawia się okres miesiąca następnego w stosunku do ostatnio wpisanego. W przypadku, gdy pracownik jest zatrudniony/zwolniony w trakcie wybranego miesiąca to zakres podpowiadanych dat dodatkowo ograniczony do okresu zatrudnienia/zwolnienia.

Dotyczy wersji: 2018.5.1
W przypadku, kiedy pracownik jest nieobecny w pracy cały miesiąc, automatycznie jest dodawane zestawienie za rozliczany miesiąc z zerową liczbą przepracowanych godzin i dni w chwili naliczania wypłaty, w przypadku, kiedy Operator przed naliczeniem wypłaty nie dodał pracownikowi zerowego Zestawienia czasu pracy. 


Zakładka [Pozycje] – dotyczy szczegółowego rozpisania w jakiej strefie (strefach) czasu pracy przepracował pracownik. Dostępne są tu identyczne pola, jak na zakładce [Ogólne].

W module Płace i Kadry Plus dodatkowo dostępne są pola powiązane ze strukturą organizacyjną firmy, to znaczy: wydział i projekt. Pozwala to na precyzyjne określenie czasu przepracowanego na poszczególnych wydziałach, projektach.

Uwaga
Jeżeli pracownikowi rozliczanemu według zestawienia i zatrudnionemu w trakcie miesiąca przyznamy dodatek zdefiniowany wg algorytmu 12, odwołujący się do przepracowanego czasu pracy to wartość dodatku zawsze będzie wynosiła zero. Dotyczy to tylko kwot rozliczanych za pierwszy, niepełny miesiąc zatrudnienia.

W sytuacji, gdy pracownik był – przez pewien okres – Wg Zestawienia, a następnie Według Kalendarza (lub odwrotnie), należy pamiętać, że przy sporządzaniu raportu „Karta pracy” zakres dat nie może obejmować tych dwóch okresów jednocześnie. Za okres rozliczany Według Zestawienia drukujemy jeden raport, a za okres rozliczany Według kalendarza drugi raport.

Zmianę sposobu rozliczania czasu pracy pracownika (z wg kalendarza na wg zestawienia lub odwrotnie) należy odnotować za pomocą aktualizacji danych pracownika.



Rozliczanie wg Kalendarza / Obecności

Jest to domyślne ustawienie dla każdego nowo dodawanego do bazy pracownika. Na formularzu danych kadrowych, zakładka [Etat] pole Rozlicz. czasu pracy – według  kalendarza. Ustawienie to oznacza, że faktyczny czas pracy pracownika domyślnie zostanie wypełniony planem pracy w danym miesiącu. Wszelkie odchyłki od planu pracy (nadgodziny, czas pracy poniżej normy) powinny być naniesione przez użytkownika z poziomu Nieobecności zakładka [Kalendarz]. Dany dzień można edytować klawiszem <ENTER> lub poprzez dwukrotne kliknięcie lewym klawiszem myszki.

W kalendarzu (czas pracy) widoczne są również odnotowane nieobecności pracownika.

Dzień na kalendarzu może przyjmować różne kolory belek:

– dzień wolny od pracy (np. sobota),

– dzień świąteczny (niedziela lub święto),

Dotyczy wersji: 2019.0.1

– dzień pracy w okres niezatrudnienia,

– dzień wolny w okresie niezatrudnienia,

 – dzień świąteczny w okresie niezatrudnienia,

– dzień pracy tj. obecności w pracy został zmieniony, zmodyfikowano czas pracy (np. odnotowano nadgodziny) w określonej strefie (PP – czas pracy podstawowy),

– dzień pracy tj. obecności w pracy został zmieniony, wielokropek na belce oznacza, że wprowadzono czas pracy w kilku strefach, strefy wyświetlane są w tooltipie 

– z nazwą nieobecności oznacza nieobecność,

 – oznacza nieobecność na część dnia. W ten sposób oznaczana jest również nieobecność anulowana. Po wybraniu strzałki pojawia się lista nieobecności,

– z nazwą nieobecności na niebiesko oznacza nieobecność korygowaną,

 – informacje o czasie pracy zostały pobrane z pliku, który zawierał dane z RCP (Rejestratora Czasu Pracy dostępnego w module Płace i Kadry Plus),

– po wprowadzeniu na formularzu dnia w polu Odbiór nadgodzin znacznika w danym dniu: BM (czerwona czcionka), O.NM (czarna czcionka) – oznacza to nadgodziny do odbioru (Płace i Kadry Plus),

 – po wybraniu na formularzu dnia w polu Odbiór nadgodzin PŁ(czcionka czerwona) lub W.NP (czcionka czarna) – oznacza określenie godzin, na które zostanie udzielony czas wolny za nadgodziny (Płace i Kadry Plus),

 – oznaczenie dnia pracy pracownika łączącego pracę na część etatu z urlopem rodzicielskim,

(Nie)obecności – zakładka Kalendarz

Z poziomu zakładki [Kalendarz] (czas pracy) możliwe jest: dodawanie lub usuwanie (nie)obecności, kopiowanie dni pracy, seryjne wstawianie lub usuwanie dni – pozwala w sposób seryjny zdefiniować dzień pracy z ewentualnym podziałem na poszczególne wydziały oraz projekty (moduł Płace i Kadry Plus).

 

Seryjne wstawianie dni pracy

Jeżeli w planie pracy przypisane są w poszczególnym dniu strefy wliczane do czasu pracy i jednocześnie na ten dzień użytkownik rejestruje nieobecność to program automatycznie podmienia strefę na podstawową pod warunkiem, że zaznaczony jest parametr w pozycji Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Kalendarze – Modyfikowanie planu pracy przez nieobecność.

Podmiana stref działa dopiero przy zapisywaniu nieobecności, czyli przy zapisie formularza pracownika.

Uwaga
Edycja dnia w kalendarzu – na zatwierdzaniu okna następuje sprawdzenie, czy wszystkie wejścia z przypisanymi strefą i/lub wydziałem maja wypełnione godziny -od – do, jeżeli jedno z pół jest niewypełnione pojawia się komunikat: „Niepoprawnie wypełniono strefę lub czas pracy.” Zmianę sposobu rozliczania czasu pracy pracownika (z wg kalendarza na wg zestawienia lub odwrotnie) należy odnotować za pomocą aktualizacji danych pracownika.

Jeżeli pracownik rozliczany jest wg Obecności (zakładka [Etat]) to na zakładce [Kalendarz]dostępnej z (Nie)obecności dni nie zostaną automatycznie wypełnione czasem pracy. W tym przypadku, należy odnotować faktyczny czasy pracy pracownika, łącznie z nadgodzinami, czasem pracy poniżej normy stosując opcję Seryjne wstawianie dni, kopiowania dni pracy lub wprowadzając czas pracy w każdym dniu oddzielnie.

Uwaga

Pracownik zatrudniony na cały etat, stawka zaszeregowania 25 zł/godz. W planie pracy ma zaplanowaną pracę od poniedziałku do piątku w następujących godzinach:

  • wejście nr 1 – 7:00 – 13:00 – strefa czas pracy podstawowy,
  • wejście nr 2 – 13:00 – 13:30 – strefa czas przerwy,
  • wejście nr 3 – 13:30 – 15:30 – strefa czas pracy podstawowy.

W maju norma do przepracowania wynosiła 168 godzin, pracownik przepracował cały miesiąc, nie miał żadnych nieobecności. W wypłacie za maj wynagrodzenie zasadnicze naliczyło się w kwocie 4200 zł (25 zł/godz.* 168  godz.) za czas pracy w strefie czas pracy podstawowy. Strefa czas przerwy jest niepłatna i nie wliczana do czasu pracy.

Uwaga

Pracownik zatrudniony na cały etat, stawka zaszeregowania 3000 zł/miesiąc. W maju w planie pracy pracownik ma zaplanowaną pracę od poniedziałku do piątku:

  • 1 – 13.05 – 7:00 – 15:00 – strefa czas pracy podstawowy,
  • 14-31.05 – 7:00 – 15:00 – strefa czas przestoju (strefa wliczana do czasu pracy, płatna 60%).
 

W maju norma do przepracowania wynosiła 168  godzin, pracownik przepracował cały miesiąc, nie miał żadnych nieobecności. W wypłacie za maj naliczyło się:

  • wynagrodzenie zasadnicze (strefa czas przestoju) –1114,29 zł (3000/ 168 godz.*60%*104 godz.).
  • wynagrodzenie zasadnicze (strefa czas pracy podstawowy) –1142,86 zł (3000/ 168  godz.* 64 godz.),

Uwaga
Pracownik zatrudniony na cały etat, stawka zaszeregowania 3000 zł/miesiąc. W maju pracownik pracował od poniedziałku do piątku:

  • 1 – 12.05 – 7:00 – 15:00 – strefa czas pracy w akordzie (strefa wliczana do czasu pracy, niepłatna),
  • 13 – 31.05 – 7:00 – 15:00 – strefa czas pracy podstawowy.
 

W maju norma do przepracowania wynosiła  168 godzin, pracownik przepracował cały miesiąc, nie miał żadnych nieobecności. Stawka za czas pracy w akordzie 20 zł/godz. W wypłacie za maj naliczyło się:

  • wynagrodzenie zasadnicze (strefa czas pracy podstawowy) – 1857,14 zł (3000/168 godz.*104 godz.),
  • wynagrodzenie zasadnicze (strefa czas pracy w akordzie) – 0 zł,
  • akord(prosty) – 1280 zł (20 zł/godz.*64 godz.).

Kopiowanie zdefiniowanych dni pracy

Kopiowanie polega na zaznaczeniu jednego lub kilku zdefiniowanych dni i wybraniu z menu kontekstowego opcji Kopiuj lub naciśnięciu skrótu klawiszowego <CTRL>+<C>. Aby zaznaczyć kilka dni należy trzymając wciśnięty klawisz <CTRL> kliknąć kursorem na dowolne dni. W przypadku zaznaczenia dnia niezdefiniowanego lub dni zdefiniowanych i niezdefiniowanych opcja Kopiuj jest niedostępna.

Kopiowanie zdefiniowanego dnia

Po skopiowaniu dnia/dni można jego/ich definicję wstawić na inne, dowolne dni. Wstawianie polega na zaznaczeniu dnia/dni i wybraniu z menu kontektowego opcji Wklej lub naciśnięciu skrótu klawiszowego <CTRL>+<V>. Wklejanie wykonywane jest dla zaznaczonych dni niezależnie od tego, czy były wcześniej zdefiniowane, czy niezdefiniowane. Wklejanie kopiowanych ustawień dnia nie jest wykonywane na dni, w których pracownik ma nieobecności. Jeśli wśród zaznaczonych dni jest co najmniej jeden dzień z nieobecnością, to opcja Wklej jest nieaktywna.

Wklejanie ustawień dnia

W przypadku kopiowania jednego dnia można go wkleić na inny dzień lub dowolne dni (nie muszą być kolejne). Jeśli kopiowane było kilka dni wklejanie jest dostępne po zaznaczeniu tylko jednego dnia. Oznacza to, że z jednego dnia można skopiować ustawienia na dowolną liczbę innych zaznaczonych dni, z kolei kopiowanie ustawień z grupy dni może być wykonane na grupę (serię dni) zaczynających się od dnia zaznaczonego przed wybraniem opcji Wklej.

Po wykonaniu wklejania każdy ze wskazanych dni będzie miał takie same ustawienia, dotyczące listy wejść z przypisanymi godzinami i strefami, jak dzień, z którego zrobiono kopię.



Archiwizacja wypłat

Funkcjonalność pozwala na zwiększenie wydajności na dużych bazach, z wypłatami naliczonymi za kilka lat. Funkcja archiwizacji wypłat dostępna jest na liście pracowników w Kadrach, dla zaznaczonych pracowników za pomocą ikony  dostępnej na pasku narzędziowym. Archiwizacja wypłat możliwa jest do wykonania przez operatora posiadającego status administratora i nie mającego ustawionej blokady Dostęp do kadr bez danych płacowych. Archiwizować można wypłaty zamknięte lub zaksięgowane. W przypadku braku wypłat, które można zarchiwizować w danym okresie w logu wyświetlany jest komunikat: Imię i nazwisko: nie posiada zamkniętych wypłat do archiwizacji w danym okresie.

Wypłaty o statusie Archiwalna nie są uwzględniane przy liczeniu bieżących wypłat. Dla poprawności wyliczania bieżących wypłat konieczne jest, by nie były zarchiwizowane wypłaty uwzględniane do wyliczenia kwot w bieżących wypłatach. Z tego względu nie można zmieniać statusu na Archiwalne wypłat: 

 

  • dla wszystkich: z okresu do półtora roku wstecz w stosunku do miesiąca za który będą dopiero naliczane wypłaty, ze względu na liczenie średniej do podstaw zasiłków chorobowych,
  • dla pracowników mających niespłacone pożyczki, z okresu obejmującego wypłatę pożyczki i dotychczasowe spłaty do niej (będzie je można zarchiwizować, gdy pożyczka zostanie całkowicie spłacona),
  • w przypadku liczenia dodatków wg algorytmu 12 z wykorzystaniem wzorców płacowych – wypłaty z tylu poprzednich miesięcy, z ilu mają być uwzględniane.

 

Po uruchomieniu ikony Archiwizacja wypłat  możliwe są do wyboru dwie opcje Archiwizuj wypłaty i Przywróć wypłaty z archiwum oraz wskazanie zakresu miesięcy, za które chcemy wykonać daną operację. Archiwizacji podlegają wypłaty naliczone na listach płac mających miesiąc deklaracji z podanego zakresu – istotny jest miesiąc deklaracji, a nie okres Od – Do za jaki naliczono wypłaty.

Archiwizacja wypłat

Wypłaty o statusie archiwalna i listy płac z wypłatami archiwalnymi są oznaczone za pomocą specjalnej ikony  w kolumnie Archiwalna/e, która jest domyślnie ukryta.

Na formularzu wypłaty archiwalnej widoczne są zakładki [Ogólne], [Podatki], [Ubezpieczenie], [Szczegóły]. Zakładki [Ogólne], [Podatki] i [Ubezpieczenie] są takie same jak dla zwykłych wypłat etatowych. Na zakładce [Szczegóły] widoczne są gałęzie Wypłata i Element. W wypłacie archiwalnej nie jest widoczny opis analityczny



Przenoszenie list płac za pomocą pracy rozproszonej

W programie jest możliwość przeniesienia list płac za pomocą pliku XML z bazy, na której prowadzone są kadry i płace do innej bazy w celu ich zaksięgowania. Zaimportowane pracą rozproszoną dane płacowo – kadrowe są widoczne zarówno dla operatora mającego licencję na moduły płacowe, jak i dla posiadającego jedynie moduły księgowe, jeśli nie ma ustawionej na karcie operatora blokady dostępu do wszystkich dokumentów pracowników, bądź blokady tylko do wynagrodzeń. Aby móc przenosić dane za pomocą pracy rozproszonej należy ustawić parametry w konfiguracji:

  • W System/ Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Praca rozproszona w bazie, gdzie naliczane są listy płac należy zaznaczyć parametr Dział sprzedaży lub kadr oraz wpisać identyfikator księgowości i działu sprzedaży lub kadr. W bazie docelowej, do której będą przenoszone dane należy zaznaczyć parametr Księgowość oraz uzupełnić identyfikator księgowości. Identyfikatory w obu bazach muszą być zgodne.
  • Z poziomu Stanowisko/Praca rozproszona/Parametry należy wskazać katalog przechowywania plików wymiany XML.

Ustawienie pracy rozproszonej

Po ustawieniu powyższych parametrów z menu Narzędzia za pomocą przycisku Praca rozproszona BR/Sprzedaż/płace można wyeksportować dane z jednej bazy i zaimportować w drugiej.  Eksportowi podlegają dane słownikowe takie jak pracownicy, formy płatności, typy wypłat czy struktura organizacyjna oraz dokumenty w tym m.in. listy płac, płatności. Wyeksportować można wyłącznie dokumenty zatwierdzone, tzn. listy płac zamknięte i płatności zatwierdzone do realizacji. Przy eksporcie list płac pomijane są anulowane wypłaty.

Na oknie eksportu można określić, czy mają być wyeksportowane wszystkie dane, dotąd nie eksportowane lub zmienione lub ze wskazanego okresu. Podczas eksportu typów wypłat z opcją Dotąd nie eksportowane i zmienione do pliku przenoszone są zmienione od ostatniego eksportu typy wypłat oraz nowe. Eksport struktury organizacyjnej jako Dotąd nie eksportowane i zmienione możliwy jest tylko za pierwszym razem. Kolejne zmiany w strukturze (modyfikacja i dodanie) należy eksportować z opcją Wszystkie. Struktura zostanie wyeksportowana jeszcze raz w całości. Import spowoduje dopisanie nowych lub zmodyfikowanie istniejących danych w strukturze, ale nie usunie tych istniejących w bazie importowej (jeśli były dodane z poziomu programu, a nie mają swojego odpowiednika w pliku).

Modyfikacje wyeksportowanych list płac i wypłat oraz możliwość anulowania wypłat są uzależnione od ustawienia parametru Zmiana dokumentów wyeksportowanych na danym Operatorze.

Okno eksportu danych za pomocą pracy rozproszonej

W bazie, w której prowadzona jest Księgowość z poziomu Dokumenty źródłowe/Listy płac możliwy jest podgląd wypłat, naliczonych na zaimportowanych liście płac, za pomocą przycisku  Wypłaty pracowników dostępnego na wstążce. Zaimportowane pracą rozproszoną listy płac, jak również pojedyncze wypłaty są wyświetlane tylko w trybie do odczytu. Oznacza to, że na liście płac, którą zaimportowano pracą rozproszoną, nie można wykonywać zmian w wypłatach: nie można ich dodawać, cofać do bufora, usuwać ani anulować. W sytuacji, kiedy istnieje konieczność ponownego importu zaimportowanej listy płac, należy najpierw ją usunąć z bazy docelowej i jeszcze raz zaimportować. W bazach z zaznaczoną pracą rozproszoną i opcją Księgowość na oknie List płac można usunąć całą listę płac wraz z naliczonymi na niej wypłatami za pomocą przycisku Usunięcie listy płac z wypłatami . Można usunąć jedynie zaimportowane pracą rozproszoną listy płac, które nie są zaksięgowane i nie mają rozliczonych płatności z wypłat.

Przeniesione płatności wynikające z wypłat pojawiają się w preliminarzu płatności. Zaimportowane płatności mogą być wyeksportowane do systemu bankowego, mogą podlegać dalszym rozliczeniom i księgowaniom. Jeśli pracownik na formularzu danych kadrowych ma ustawiony parametr Nie rozliczaj płatności, podczas importu płatności wynikające z wypłaty trafiają do preliminarza płatności ze statusem Nie podlega rozliczeniom, mimo że w pliku były zapisane zgodnie ze statusem zapisanym w bazie eksportowej.

W bazie, do której zaimportowano listy płac pracą rozproszoną domyślnie jest zablokowana możliwość naliczania kolejnych list płac. Dodawanie list płac i naliczanie wynagrodzeń w kolejnych miesiącach jest możliwe dopiero po zaznaczeniu parametru w Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Parametry Możliwość liczenia wypłat po zaimportowaniu list płac pracą rozproszoną.



Wieloetatowość (Płace i Kadry Plus)

Uwaga
Funkcjonalność dostępna w Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus

Przydatna – najczęściej – w jednostkach budżetowych, gdy pracownik zatrudniony jest na dwóch lub więcej etatach u danego pracodawcy.


Spis treści

Zawarcie z pracownikiem kolejnej umowy (etat dodatkowy)

Etat dodatkowy – zmiana statusu na – Etat podstawowy

Wynagrodzenie chorobowe

Kopiowanie schorzeń pracownika

Kopiowanie historii wykształcenia

Kopiowanie historii zatrudnienia

Status archiwalny pracownika wieloetatowego

Powiązanie wielu etatów z listami płac

Wypłaty pracowników z wieloma etatami

Deklaracje PIT-11/PIT-8C

Deklaracje rozliczeniowe ZUS

Deklaracje PFRON (SODiR Offline)

Deklaracje PFRON (SODiR Offline)

Praca rozproszona


W celu rozpoznania kilku etatów pracownika wprowadzono rozróżnienie na:

  • Etat podstawowy – może być tylko jeden dla danego pracownika,
  • Etaty dodatkowe – których może mieć więcej niż jeden.

Uwaga
Wieloetatowość może być zaznaczona tylko u pracownika zatrudnionego na kilku etatach.

Takie rozwiązanie wieloetatowości pozwala na prawidłową kontrolę zapisów w bazie, generowanie deklaracji do Urzędu Skarbowego, ZUS i in., a także na potrzeby raportowania.

Spójne informacje dotyczące pracownika ‘wieloetatowego’ takie, jak: dane personalne, identyfikacyjne, adresy można skopiować z Etatu podstawowego na Etaty dodatkowe. Natomiast informacje dotyczące konkretnego etatu pracownika tj.: wymiar etatu, stawka zaszeregowania, stanowisko, wydział itp. zwykle są różne, zależne od zawieranej umowy stąd też każdorazowo wymagają uzupełnienia.

Uwaga
Wieloetatowość nie jest dostępna na Liście Właścicieli

Zawarcie z pracownikiem kolejnej umowy (etat dodatkowy)

  1. Należy wyświetlić Listę pracowników (Kadry), edytować Formularz danych kadrowych pracownika (zakładka [Ogólne]).

Uwaga
Odnotowanie na pracowniku wieloetatowości dotyczy pracownika, nie jego zapisów historycznych, nie trzeba tej operacji wykonywać przez aktualizację zapisu

2.  Na Formularzu danych kadrowych pracownika / zakładka Ogólne – należy zaznaczyć Etat podstawowy dla pracownika zatrudnionego na wielu etatach [v]. Automatycznie zostanie ukryte pole dotyczące etatu dodatkowego. Zapisać zmianę ikoną . Na Liście pracowników w Kadrach pracownik z zaznaczonym Etatem podstawowym Przy pracowniku z zaznaczonym Etatem podstawowym [v] pojawi się na Liście pracowników w kolumnie Wieloetatowość symbol  (czerwona chorągiewka).

Uwaga
Jeśli pracownik nie będzie miał zaznaczonej flagi Etat podstawowy dla pracownika zatrudnionego na wielu etatach [ ], jego nazwisko nie będzie dostępne pod przyciskiem  (przycisk na formularzu danych kadrowych).

3.  Następnie z poziomu Listy pracowników przy przycisku  rozwinąć menu dostępnych opcji i wybrać Dodaj pracownika jako etat dodatkowy. Dodawanie pracownika tą metodą spowoduje, że pojawi się nowy formularz danych kadrowych pracownika (czyli Etat dodatkowy). Będzie miał automatycznie wypełnione dane: identyfikacyjne, adresowe w taki sam sposób, jak w etacie podstawowym oraz wypełnione pole Etat dodatkowy dla (zakładka [Ogólne]). Należy uzupełnić pozostałe zakładki formularza zgodnie z zawartą drugą (kolejną) umową o pracę tj. zakładka [Etat], [Ubezpieczenie (etat)] i inne. Zapisać zmiany . Przy pracowniku z Etatem dodatkowym pojawi się na Liście pracowników w kolumnie Wieloetatowość symbol  (niebieska chorągiewka).

Uwaga
Jeśli nie wybrano funkcji Dodaj pracownika jako etat dodatkowy tylko Operator kliknął bezpośrednio ikonę  lub nacisnął <INS> pojawi się pusty formularz danych kadrowych. W polu  należy wybrać Akronim pracownika z odnotowanym Etatem podstawowym. Następnie z prawej strony kliknąć przycisk  Kopiuj dane kadrowe z etatu podstawowego. Tylko na formularzu pracownika zarejestrowanego jako Etat dodatkowy dostępna jest funkcja kopiowania danych.

W przypadku, gdy w edytowanym formularzu Etatu dodatkowego pracownika zostanie zaznaczony Etat podstawowy dla pracownika zatrudnionego na wielu etatach [v] pojawi się pytanie, które przy udzieleniu odpowiedzi:

  • TAK – ustawi ten etat jako Etat podstawowy [v] dla pozostałych etatów,
  • NIE – użytkownik powróci do edycji formularza, parametr Etat podstawowy [ ] nie będzie zaznaczony.

Uwaga
Etatu dodatkowego nie można powiązać z pracownikiem: archiwalnym, zatrudnionym na etat dodatkowy, obecnie edytowanym oraz właścicielem.

Dla jednego pracownika oznaczonego jako Etat podstawowy może być podpiętych wiele Etatów dodatkowych. Aby dodać pracownikowi kolejny Etat dodatkowy, należy ustawić kursor na nazwisku, przy którym w kolumnie Wieloetatowość jest symbol (czerwona chorągiewka) Etat podstawowy i powtórzyć wszystkie opisane powyżej kroki.

W sytuacji edycji formularza Etatu podstawowego, który jest powiązany z jakimkolwiek Etatem dodatkowym przy próbie usunięcia zaznaczenia pola Etat podstawowy dla pracownika zatrudnionego na wielu etatach pojawi się pytanie: Czy chcesz zmienić status dla etatu podstawowego i odpiąć od niego wszystkie etaty dodatkowe?. Odpowiedź:

  • NIE – oznacza powrót do edycji formularza, z wycofaniem zmiany tzn. Etat podstawowy [v],
  • TAK – zostaną odpięte wszystkie Etaty dodatkowe pracownika. Tą opcję można wybrać w przypadku, gdy użytkownik chce usunąć powiązanie pomiędzy Etatem podstawowym, a Etatami dodatkowymi pracownika.

Uwaga
Akronim pracownika jest unikalny dla każdego etatu (podstawowego, dodatkowego). Nie można usunąć pracownika oznaczonego jako Etat podstawowy [v], jeśli są z nim powiązane Etaty dodatkowe. Należałoby najpierw usunąć wszystkie jego Etaty dodatkowe (usunięcie możliwe pod warunkiem, że nie ma do nich naliczonych żadnych wypłat).

Etat dodatkowy – zmiana statusu na – Etat podstawowy

W przypadku pracownika wieloetatowego w razie rozwiązania umowy o pracę będącej Etatem podstawowym i dalszego trwania umowy zawartej jako Etat dodatkowy, należy jako Etat podstawowy ustawić ten trwający nadal etat.

Przykład
Pracownik zatrudniony był na 3 etatach (miał 2 Etaty dodatkowe). z dniem 31.05.2016 rozwiązano umowę o pracę, która była Etatem podstawowym. Od 1.06.2016 zwiększono wymiar etatu dla jednego z Etatów dodatkowych i on stał się Etatem podstawowym pracownika.

  1. Należy edytować Formularz danych kadrowych pracownika, który był dotychczasowym Etatem podstawowym i odnotować datę zwolnienia, wyrejestrowanie z ubezpieczeń (przykład 31.05.2016). Zapisać zmiany.
  2. Na Liście pracowników ustawiamy kursor na Etacie dodatkowym, który docelowo będzie Etatem podstawowym i naciskamy przycisk Aktualizacja zapisu . Uzupełniamy datę aktualizacji (przykład 1.06.2016) i ją akceptujemy. Pojawi się Formularz danych kadrowych pracownika, wprowadzamy zmiany (przykład zmieniamy wymiar etatu, stawkę). Na zakładce [Ogólne] zaznaczamy Etat podstawowy dla pracownika zatrudnionego na wielu etatach [v]. Zapisujemy zmiany.
  3. Po wykonaniu wyżej wymienionych operacji, pierwotny Etat podstawowy będzie miał w kolumnie Wieloetatowość znacznik (niebieska chorągiewka). Można go dodatkowo zarchiwizować, czyli zaznaczyć pole Archiwalny [v].

Wynagrodzenie chorobowe

33 dni wynagrodzenia chorobowego, które w trakcie roku kalendarzowego finansuje pracodawca, wyliczane jest odrębnie dla każdego z odnotowanych pracownikowi etatów.

W przypadku zatrudnienia pracownika na drugi lub kolejny etat, a w tym samym roku na dotychczasowym etacie pracownik korzystał ze zwolnienia chorobowego, to w dodawanym etacie konieczne jest odnotowanie bilansu otwarcia na Formularzu danych kadrowych zakładka [Inne informacje] (postępujemy podobnie, jak w przypadku zatrudnienia w trakcie roku pracownika, który wcześniej w tym roku pracował u innego pracodawcy i miał wypłacone wynagrodzenie za czas choroby).

Przykład

Pracownik zatrudniony na 2 etatach. Na Etacie podstawowym pracuje przez cały 2016 rok. W styczniu 2016 przebywał na zwolnieniu chorobowym 5 dni. Został zatrudniony na Etat dodatkowy z dniem 1.04.2016. Na formularzu danych kadrowych etatu dodatkowego, na zakładce Inne informacje odnotowujemy:

  • w polu Informacje na dzień: 01.04.2016 (data zatrudnienia),
  • Dni wykorzystane w poprzedniej firmie – 5 dni

Kopiowanie schorzeń pracownika

Aby skopiować listę schorzeń z etatu podstawowego należy:

  1. Sprawdzić, czy w Formularzu danych kadrowych pracownika oznaczonego jako Etat podstawowy [v] są wypełnione Schorzenia.
  2. Następnie z Listy pracowników (Kadry) edytować Formularz danych kadrowych Etatu dodatkowego.
  3. Przy ikonie , z menu dostępnych opcji wybrać Schorzenia. Pojawi się okno, w którym po lewej stronie będzie dostępny przycisk  Kopiuj listę schorzeń z etatu podstawowego, należy go kliknąć. Na liście schorzeń pojawią się zapisy – skopiowane z Etatu podstawowego. Listę schorzeń należy Zatwierdzić , następnie zapisać cały formularz .

Kopiowanie historii wykształcenia

Aby skopiować historię wykształcenia z etatu podstawowego należy:

  1. Sprawdzić, czy w Formularzu danych kadrowych pracownika oznaczonego jako Etat podstawowy [v] jest wypełniona Historia wykształcenia.
  2. Następnie z Listy pracowników (Kadry) edytować Formularz danych kadrowych Etatu dodatkowego.
  3. Przy ikonie , z menu dostępnych opcji wybrać Historia wykształcenia. Pojawi się okno, w którym po lewej stronie będzie dostępny przycisk Kopiuj historię wykształcenia z etatu podstawowego, należy go kliknąć. Na liście Historii wykształcenia pojawią się zapisy – skopiowane z Etatu podstawowego. Listę Historia wykształcenia należy Zatwierdzić , następnie zapisać formularz .

Kopiowanie historii zatrudnienia

Aby skopiować historię zatrudnienia z etatu podstawowego należy:

  1. Sprawdzić, czy w Formularzu danych kadrowych pracownika oznaczonego jako Etat podstawowy [v] jest wypełniona Historia zatrudnienia.
  2. Następnie z Listy pracowników (Kadry) edytować Formularz danych kadrowych Etatu dodatkowego.
  3. Przy ikonie , z menu dostępnych opcji (czarna strzałka) wybrać Historia zatrudnienia. Pojawi się okno, w którym po lewej stronie będzie dostępny przycisk  Kopiuj historię zatrudnienia z etatu podstawowego, należy go kliknąć. Na liście Historii zatrudnienia pojawią się zapisy – skopiowane z Etatu podstawowego. Listę Historia zatrudnienia należy Zatwierdzić , następnie zapisać formularz .

Dotychczasowy staż w firmie na pozostałych etatach

Na formularzu Historii zatrudnienia dostępny jest parametr Dotychczasowy staż w firmie na pozostałych etatach: 

  • Zaznaczenie parametru [v] spowoduje wypełnienie pola Nazwa zakładu pracy treścią „Staż pracy w firmie na pozostałych etatach” oraz uaktywni przycisk Policz staż z pozostałych etatów . Staż pracy z pozostałych etatów użytkownik może wypełnić samodzielnie. Jeśli Operator kliknie przycisk Policz staż z pozostałych etatów, uruchomi w ten sposób obliczenie stażu (lata, dni, miesiące) odpowiadającego stażowi pracy na pozostałych etatach powiązanych przypadających przed Datą zatrudnienia zapisaną w edytowanym etacie pracownika.
  • Parametr niezaznaczony [ ] – formularz Historii zatrudnienia należy wypełnić samodzielnie, zgodnie ze świadectwami pracy pracownika. Dotyczy okresów zatrudnienia u poprzednich pracodawców.

Uwaga
Staż pracy pomniejszany jest o czas trwania Urlopu bezpłatnego (Kod świadczenia/przerwy: 111,112).

Na formularzu Historii zatrudnienia z zaznaczonym parametrem Dotychczasowy staż w firmie na pozostałych etatach [v] – pole Rodzaj stażu nie jest dostępne.

Zapis w Historii zatrudnienia Dotychczasowy staż w firmie na pozostałych etatach [v] może być również wykorzystywany do odnotowania okresu zatrudnienia sprzed wielu lat, dla osoby zatrudnionej na jednym etacie. Taka możliwość dotyczy również modułu Płace i Kadry, w którym nie jest dostępna wieloetatowość

Zapis stażu oznaczony jako Dotychczasowy staż w firmie na pozostałych etatach jest traktowany na równi ze stażem wynikającym z okresu zatrudnienia na formularzu etatu. Oznacza to, że:

  • Przy drukowaniu raportu „Staż pracy” – zostanie uwzględniony w kolumnie Staż w firmie,
  • Podczas wyliczania w wypłatach dodatków zdefiniowanych jako zależne od stażu pracy zostanie uwzględniony do „stażu w firmie”, a niedoliczony do „stażu poza firmą” (dotyczy to typów wypłat zdefiniowanych Algorytmem 3 i funkcją Staż() stosowaną w typach wypłat według Algorytmu 12.

Status archiwalny pracownika wieloetatowego

Zmiana statusu Etatu podstawowego pracownika na Archiwalny [v] możliwa jest tylko wtedy, gdy:

  • Wszystkie jego Etaty dodatkowe mają taki status (Archiwalny [v]) lub
  • Pracownik nie ma powiązania z żadnym Etatem dodatkowym.

Przykład
Pracownik był zatrudniony na 2 etatach. z 31.05.2016 nastąpiło rozwiązanie obu umów o pracę. Po ostatecznym rozliczeniu wynagrodzenia i wystawieniu dokumentów związanych z rozwiązaniem umowy, pracownik ma zostać oznaczony jako Archiwalny [v], by nie wyświetlał się domyślnie na listach.

  • Należy edytować formularz danych kadrowych pracownika z Etatem dodatkowym i zaznaczyć parametr Archiwalny [v] (zakładka [Ogólne]). Jeśli pracownik miał kilka etatów dodatkowych należy na nich wszystkich zaznaczyć parametr i zapisać zmianę ikoną dyskietki.
  • Następnie edytować formularz pracownika Etat podstawowy i zaznaczyć parametr Archiwalny [v] i zapisać.

Uwaga
Można ustawić status Archiwalny na Etacie dodatkowym pracownika, bez konieczności zmiany statusu na Etacie podstawowym.Nie można powiązać Etatu dodatkowego z pracownikiem mającym status Archiwalny. Można wycofać (usunąć) status Archiwalny z Etatu dodatkowego, z którym powiązany jest archiwalny Etat podstawowy. Po odznaczeniu pola Archiwalny [ ] automatycznie kasowana jest zawartość pola . Następnie formularz można zapisać.

Powiązanie wielu etatów z listami płac

Pracownik zatrudniony na wielu etatach może być powiązany z różnymi wydziałami

Przykład
Hebda Janusz – Etat podstawowy – wydział: Firma (Główny wydział – cała firma),
Hebda Janusz – Etat dodatkowy – wydział: Administracja,
Hebda Janusz – Etat dodatkowy – wydział: Handlowy.
Jeśli na Liście pracowników (Kadry) oraz w Wypłatach pracowników będzie wybrany Wydział – Firma oraz zaznaczony parametr Podwydziały [v] to pracownik zatrudniony na wielu etatach wystąpi tyle razy, na ilu etatach jest zatrudniony w danym okresie.
Jeśli Lista płac powiązana jest z konkretnym wydziałem to domyślnie pracownik będzie widoczny na tej liście płac, która ma wydział zgodny z wydziałem pracownika.

Przykład
Lista płac E2/2016/01/ADM/* zdefiniowana jest dla Wydziału – ADM (Administracja).
Pracownik Hebda Janusz ma Etat dodatkowy przypisany do Wydziału – ADM.
W oknie Wypłaty pracowników – pracownik pojawi się wyłącznie z Etatem dodatkowym (rysunek poniżej).

Wypłata etatu dodatkowego – lista wydziału ADM

Wypłaty pracowników z wieloma etatami

Sposób naliczania wypłat jest analogiczny, jak przy zwykłych pracownikach. Należy zdefiniować listę płac, następnie przejść do okna Wypłaty pracowników, wybrać zdefiniowaną wcześniej listę płac i naliczyć wypłatę.

Zatrudnieni na wielu etatach w oknie Wypłaty pracowników także rozróżniani są według znaczników w kolumnie Wieloetatowość:

  • Etat podstawowy – czerwona chorągiewka,
  • Etat dodatkowy – niebieska chorągiewka.

Uwaga
Symbole są widoczne niezależnie od statusu wypłaty pracownika (bufor, zamknięta, zaksięgowana, anulowana, korygowana), jak i od statusu pracownika (Archiwalny).

Wypłaty etatowe tj.: wynagrodzenie zasadnicze, rozliczanie nieobecności, dodatki, spłaty: pożyczek, zaliczek i in. rozliczane są zgodnie z etatem, którego dotyczą, czyli odrębnie dla każdego etatu.

Wypłaty z tytułu zawartej umowy cywilno-prawnej – wypłata dotyczy tego nazwiska (pracownika), który ma wprowadzoną umowę (Lista umów cywilnoprawnych).

Wypłaty inne: można je naliczyć dla każdego istniejącego w bazie pracownika, niezależnie czy jest to Etat podstawowy, czy Etat dodatkowy.

Koszty uzyskania przychodu mogą być odliczane na dwa sposoby, w zależności od ustawienia parametru Koszty uzyskania dla wieloetatowca liczone oddzielnie dla każdego etatu (Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Parametry). Działanie:

  • Niezaznaczony (domyślne ustawienie) – koszty odliczane są w wysokości zadeklarowanej w Etacie podstawowym. Jeśli w pierwszej naliczonej wypłacie nie zostały odliczone w pełnej wysokości (niski przychód), to zostają odliczone w kolejnej wypłacie wchodzącej do tego samego miesiąca deklaracji. Niezależnie od tego czy będzie to wypłata związana z etatem podstawowym, czy dodatkowym.
  • Zaznaczony – koszty uzyskania przychodu liczone oddzielnie dla każdego etatu pracownika, a wysokość pobierana z tego etatu, dla którego liczona jest dana wypłata.

Ulga podatkowa odliczane są w wysokości zadeklarowanej w Etacie podstawowym. Jeśli w pierwszej naliczonej wypłacie nie zostały odliczone w pełnej wysokości (niski przychód), to zostają odliczone w kolejnej wypłacie wchodzącej do tego samego miesiąca deklaracji. Niezależnie od tego czy będzie to wypłata związana z etatem podstawowym, czy dodatkowym.

Formularz wypłaty etatów dodatkowych / zakładka [Podatki] – Kwoty wyświetlane w polach:

  • Koszty uzyskania należne w miesiącu – pobierane są zależnie od ustawienia parametru Koszty uzyskania dla wieloetatowca liczone oddzielnie dla każdego etatu (Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Parametry). Gdy parametr nie jest zaznaczony, to wartość Kosztów uzyskania przychodu pobierana jest z Etatu podstawowego. Gdy parametr jest zaznaczony, to wartość kosztów zostanie odczytana z tego formularza etatu, którego wypłata dotyczy.
  • Ulga podatkowa należna w miesiącu – pobierana jest zawsze z formularza danych kadrowych Etatu podstawowego pracownika.

Procent wynagrodzenia zasadniczego, od którego liczone są 50% koszty uzyskania przychodu pobierany jest oddzielnie dla każdego etatu (podstawowego/ dodatkowego).

Przekroczenie progu podatkowego, rocznego progu składek emerytalno – rentowych (30-krotność), a także zaokrąglenia naliczonych od-do podatków / składek: składki ZUS i podatek dochodowy są liczone łącznie dla wypłat z wszystkich etatów powiązanych danego pracownika w obrębie miesiąca deklaracji.

Uwaga
Jeśli istnieje potrzeba odnotowania w danych kadrowych informacji o niestandardowych progach podatkowych i/lub informacji o przekroczeniu rocznej podstawy składek emerytalno – rentowych, to w przypadku pracownika wieloetatowego zapisujemy takie informacje wyłącznie na formularzu danych kadrowych Etatu podstawowego. Informacje te posłużą do liczenia wypłat z wszystkich etatów powiązanych tj. zarówno dla etatu podstawowego, jak i dla wszystkich jego etatów dodatkowych.

Z poziomu okna Wypłaty pracowników możliwy jest podgląd wszystkich wypłat pracownika. Ułatwia on wyszukanie naliczonej wypłaty za dany okres. Aby zobaczyć Listę wszystkich wypłat pracownika wieloetatowego należy:

  1. Wyświetlić okno Wypłaty pracowników,
  2. Ustawić się kursorem na danym nazwisku (etacie pracownika),
  3. Następnie kliknąć  Lista wszystkich wypłat pracownika, pojawi się okno z listą wypłat z danego etatu pracownika,
  4. Na pasku zadań pojawi się przycisk  Lista wszystkich wypłat pracownika oraz wypłat etatów powiązanych. Otworzy się nowe okno z wszystkimi wypłatami pracownika wieloetatowego (rysunek poniżej). Dla ułatwienia przeglądania tej listy wyświetlane są na niej akronimy pracowników i symbole określające Etat podstawowy i etat dodatkowy (czerwona/niebieska chorągiewka). Funkcja dostępna wyłącznie dla pracowników wieloetatowych.

Lista wszystkich wypłat pracownika wieloetatowego

Deklaracje PIT-11/PIT-8C

Deklarację PIT-11, PIT-8C naliczamy z poziomu Etatu podstawowego pracownika wieloetatowego lub etatów dodatkowych.

Uwaga
W momencie naliczania deklaracji pracownika z poziomu etatu dodatkowego pracownika wieloetatowego podnosi się lista deklaracji PIT etatu podstawowego.

Deklaracja wyliczona dla etatu podstawowego uwzględnia przychody z tego etatu i wszystkich powiązanych z nim etatów dodatkowych.

Pracownik zatrudniony na Etaty: podstawowy i dodatkowy mający kilka wypłat etatowych w danym miesiącu deklaracji w liczbie podatników na deklaracji: zaliczka na PIT-4R (pomocnicza, miesięczna), jak i PIT-4R (roczna) jest wliczany jako 1 podatnik.

Deklaracje rozliczeniowe ZUS

Deklaracja ZUS DRA – Liczba ubezpieczonych – pole III.01 – pracownik zatrudniony na wielu etatach jest wykazywany jako jeden ubezpieczony.

Raport ZUS RCA – wypłaty pracownika wieloetatowego naliczone z tym samym kodem tytułu ubezpieczenia i wchodzące do tego samego miesiąca deklaracji wykazywane są na jednym łącznym raporcie RCA zawierającym zsumowane podstawy i zsumowane składki. Taka sama zasada obowiązuje w przypadku raportu ZUS RZA.

Raport ZUS RSA. Nieobecności pracownika wieloetatowego z tym samym kodem świadczenia/przerwy przypadające w tym samym okresie wykazywane są jako jedna pozycja na raporcie RSA. W przypadku niezerowych rozliczeń nieobecności (wynagrodzenie chorobowe, zasiłek chorobowy itp.) na takim połączonym raporcie RSA są zsumowane kwoty świadczeń wypłaconych za ten sam okres, z tym samym kodem.

Uwaga
Dla prawidłowego wygenerowania raportu ZUS RCA dla osoby przebywającej na urlopie wychowawczym (pracownik wieloetatowy) należy:

  • wykasować – na formularzu wypłaty Etatu (etatów) dodatkowych – składnik „Zasiłek wychowawczy”,
  • lub zdefiniować własną nieobecność Urlop wychowawczy jako NIEROZLICZANA.

Deklaracja ZUS IWA, pole IV.02 – Liczba osób poszkodowanych w wypadkach. Pracownik wieloetatowy, który miał zwolnienie lekarskie (przyczyna wypadek w pracy/choroba zawodowa) wliczany jest jako jeden poszkodowany.

Uwaga
O uwzględnianiu wypadku na deklaracji ZUS IWA decyduje, w którym miesiącu deklaracji został wypłacony zasiłek z tytułu wypadku np. wypadek w pracy nastąpił 12.2015 – jeżeli jest wypłacony w 12.2015 – jest uwzględniany na ZUS IWA za 2015, jeżeli np. w styczniu 2016 – jest uwzględniany na ZUS IWA za 2016.
,

Raport ZUS RPA/ZUS RIA – dla pracowników wieloetatowych wykazywana jest suma elementów spełniających określone warunki z wszystkich etatów. W sekcji dotyczącej pracy nauczycielskiej wymiar zajęć jest sumą wymiarów z wszystkich etatów, w których zaznaczony jest parametr Nauczyciel (zakładka 5. Ubezpieczenie cd).

Deklaracje PFRON (SODiR Offline)

Deklaracje imienne INF-D-P i INF-U-P (plik *.xml) dla pracownika zatrudnionego na wielu etatach powstają na podstawie połączonych danych (kwot, wymiarów etatów) z wszystkich etatów powiązanych spełniających kryteria umieszczenia w danej deklaracji PFRON.

Wymiar etatu na deklaracji imiennej INF-D-P jest zawężany do 1 dla pracowników wieloetatowych.

Wydruki dla pracowników wieloetatowych

Lista pracowników/ Wydruki/ Wydruki seryjne płacowe – pracownicy wieloetatowi. Gałąź dostępna w wersji Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus. Działa dla ustawienia filtru Lista pracowników – Wszyscy. Dostępne są:

  • Karta podatkowa – wypłaty etatowe i inne,
  • Karta podatkowa – wypłaty umów,
  • Karta wynagrodzeń – wg deklaracji i wg okresu.

Sumowanie odbywa się dla zaznaczonych pozycji etatów.
Aby wydruk zawierał sumaryczne przychody pracownika wieloetatowego, należy zaznaczyć wszystkie jego Etaty (podstawowy i dodatkowe).
Karty przychodów i karty wynagrodzeń zawierają dodatkowe, charakterystyczne pole: Stanowisko – Wszystkie.

Formularz danych kadrowych pracownika/ Wydruki/ Wydruki płacowe – pracownicy wieloetatowi. Dostępne są:

  • Karta podatkowa – wypłaty etatowe i inne,
  • Karta podatkowa – wypłaty umów,
  • Karta wynagrodzeń – wg deklaracji i wg okresu,
  • Oświadczenie o przychodach emeryta/rencisty,
  • Zaświadczenie ERP-7
  • Zaświadczenie o dochodach.

Rp – 7 Zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu. Wymiar etatu sumowany jest z etatów powiązanych. Sumowanie dotyczy wszystkich etatów, trwających w okresie za który generowany jest wydruk. Do wymiaru etatu na 'ostatnim zajmowanym stanowisku’ sumowane są wymiary etatu tylko z tych etatów, które nie mają wpisanej daty zwolnienia, albo mają Datę zwolnienia większą lub równą Dacie Do podanej do wydruku ERP-7. Informacja o wypłaconych wynagrodzeniach zawiera dane ze wszystkich powiązanych ze sobą etatów, pozostałe dane takie jak informacja o nieobecnościach i wypłaconych świadczeniach pobierane są tylko z etatu podstawowego. Wydruk ERP-7 załącznik – zestawienie zasiłków nie jest dostępny.

Uwaga
Po zmianie statusu pracownika z Etatu dodatkowego na Etat podstawowy należy formularz danych kadrowych pracownika zapisać. Jest to niezbędny warunek dla prawidłowego generowania wydruków dostępnych z Formularza pracownika z gałęzi: Wydruki płacowe – pracownicy wieloetatowi, Wydruki do Worda (XML) – pracownicy wieloetatowi.

Z Formularza danych kadrowych pracownika gałąź wydruków Wydruki płacowe‑pracownicy wieloetatowi oraz Wydruki do Worda (XML) – pracownicy wieloetatowi dostępne są wyłącznie z Etatu podstawowego pracownika.

Formularz danych kadrowych pracownika/ Wydruki/ Wydruki do Worda (XML) – pracownicy wieloetatowi. Zaświadczenie o dochodach wg deklaracji i wg okresu. Wydruki te nie sumują przychodów wykazanych na listach płac BO (Bilans otwarcia).

Wydruki

Na wydrukach pojawiają się następujące oznaczenia pracowników wieloetatowych:

  • (+) – Etat podstawowy,
  • (–) – Etat dodatkowy.

Dodatkowo wydruki uzupełniono o akronimy pracowników (oprócz imienia i nazwiska) by ułatwić jednoznaczną identyfikację pracowników wieloetatowych.

Lista pracowników/ Wydruki/ Wydruki kadrowe/ Staż pracy – uwzględniają zapisy dotyczące stażu na etatach dodatkowych.

  • Kolumna Staż pracy w firmie uwzględnia staż z Historii zatrudnienia pracownika z zaznaczonym parametrem Dotychczasowy staż w firmie na pozostałych etatach [v].
  • Kolumna Staż poza firmą nie uwzględnia zapisu z Historii zatrudnienia z zaznaczonym parametrem Dotychczasowy staż w firmie na pozostałych etatach [v].

Lista pracowników/ Wydruki/ Wydruki płacowe/ Przekroczenie progu podatkowego – nie wymaga zaznaczenia pracowników. Dla pracownika wieloetatowego sumowany jest przychód z wszystkich etatów pracownika, wchodzących do tego samego miesiąca deklaracji i na tej podstawie określany % podatku. Pracownik wieloetatowy pojawi się z symbolem (+).

Lista pracowników/ Wydruki/ Wydruki płacowe/ Przekroczenie rocznej podstawy emerytalno – rentowej wymaga zaznaczenia pracowników oznaczonych jako Etat podstawowy. Dla pracownika wieloetatowego sumowany jest przychód z wszystkich etatów pracownika, wchodzących do tego samego miesiąca deklaracji i na tej podstawie ustalane jest przekroczenie rocznej podstawy składek emerytalno – rentowych. Pracownik wieloetatowy pojawi się z symbolem (+).

Lista pracowników/ Wydruki/ Wydruki płacowe/ Zaliczka podatku na PIT-4 wg progów – wymaga zaznaczenia pracowników oznaczonych jako Etat podstawowy. Dla pracownika wieloetatowego sumowany jest przychód z wszystkich etatów pracownika, wchodzących do tego samego miesiąca deklaracji. Pracownik wieloetatowy pojawi się z symbolem (+).

Lista pracowników/ Wydruki/ Struktura zatrudnienia (wszystkie dostępne z tego menu wydruki) w zatrudnieniu:

  • w Osobach – pracownik wieloetatowy, niezależnie od ilości etatów jakie posiada, wliczany jest jako 1 osoba,
  • w Etatach – sumowane są wszystkie etaty pracownika wieloetatowego.

Niepełnosprawność sprawdzana jest z formularza danych kadrowych Etatu podstawowego.

Lista pracowników/ Wydruki/ Wydruki do GUS
Pracownik wieloetatowy jest traktowany jako jedna osoba, jeśli suma wymiarów etatów z wszystkich etatów powiązanych to co najmniej 1/1 (pełny etat), to jest wykazywany jako pełnozatrudniony (np. Etat podstawowy na ½ etatu i dodatkowy ½ etatu – to jeden pełnozatrudniony)

Praca rozproszona

Import/ Eksport z pliku *.xml uwzględnia dane personalne pracowników wieloetatowych tj.;

Baza źródłowaBaza docelowa przed importem Baza docelowa po imporcie
Istnieje pracownik wieloetatowy
(Ma symbole: czerwonej/ niebieskiej chorągiewki		Istnieje pracownik wieloetatowy (Ma symbole: czerwonej/ niebieskiej chorągiewki)

Po imporcie, jego zapisy nie ulegają zmianie
Dodano nowego pracownika wieloetatowego.
(Ma symbole: czerwonej/ niebieskiej chorągiewki)
Przykładowo ma dwa etaty.


Nie było danych		Nowy pracownik wieloetatowy zostaje dodany do bazy tyle razy, ile ma etatów. Nie są ustawiane symbole Etatu podstawowego / dodatkowego, czyli czerwona /niebieska chorągiewka nie pojawia się. Należy uzupełnić etat i inne brakujące dane. Importowane są wyłącznie dane personalne pracownika. Zgodnie z przykładem, pojawi się w bazie 2 razy.



Umowy cywilnoprawne – informacje dodatkowe

Nieobecności

W przypadku, gdy ubezpieczony ma prawo do płatnego zwolnienia lekarskiego należy wykorzystywać standardowo zdefiniowane typy nieobecności: Zwolnienie chorobowe, Urlop opiekuńczy (zasiłek). Nie należy odnotowywać nieobecności, której rozliczenie wypłacane jest z ubezpieczenia, do którego osoba nie została zgłoszona (np. jeśli osoba nie jest zgłoszona do ubezpieczenia wypadkowego to nie należy wpisywać Zwolnienia chorobowego z przyczyną Wypadek w pracy).

Uwaga

Jeżeli wraz z umową rozliczamy np. zasiłki, dodatki do zasiłków, potrącenia netto lub elementy wchodzące na PIT-11, to należy dodatkowo uzupełnić kod tytułu ubezpieczenia na formularzu pracownika – Zakładka [Ubezpieczenie (etat)]. Dla tych dodatkowych elementów kod tytułu ubezpieczenia dziedziczony jest z pracownika (nie z umowy).

Seryjne deklaracje zgłoszeniowe do ZUS dla osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych tworzą się poprawnie, jeśli deklaracja jest wyliczana za okres, w którym z daną osobą zawarta jest tylko jedna umowa. W przypadku większej ilości umów zawartych z jedną osobą w krótkim okresie, można posłużyć się operacją indywidualnego tworzenia deklaracji zgłoszeniowych (tj. dla każdej umowy oddzielnie).

Dodatkowe elementy wynagrodzenia wypłacane do umów cywilnoprawnych dodaje się na liście dodatków pracownika. Dodatki te można powiązać z listą płac, na której mają być naliczone oraz z konkretną umową. Aby powiązać dodatek z daną umową na formularzu dodatku, na zakładce [Wypłacany z umowami] należy wskazać umowę, z którą ma być naliczony dodatek. W zależności od ustawienia parametru w konfiguracji firmy Rozlicz dodatki/potrącenia w wypłacie umów cywilnoprawnych umowa i dodatek / potrącenie naliczą się jako jedna lub kilka wypłat.

Uwaga
Aby zakładka [Wypłacany z umowami] była dostępna na formularzu dodatku, dodatek należy po dodaniu zapisać.

Zerowe RCA/RZA dla zleceniobiorcy w miesiącach bez wypłat

Program Comarch ERP Optima pozwala na generowanie zerowych deklaracji ZUS RCA/ ZUS RZA dla umów cywilnoprawnych, w miesiącach, w których nie ma dla nich wygenerowanych wypłat.

W konfiguracji firmy (System/ Konfiguracja/ Gałąź Firma/ Płace/ Parametry) dostępny jest parametr Generuj zerowe RCA/RZA dla umów cywilnoprawnych bez wypłat, którego zaznaczenie skutkuje uwzględnieniem przy wyliczeniu deklaracji ZUS rozliczeniowych zerowych deklaracji RCA/RZA na podstawie danych zapisanych w formularzu umowy.

W przypadku, gdy umowa cywilnoprawna nie ma w danym miesiącu, na który generowana jest deklaracja rozliczeniowa, naliczonej wypłaty, sprawdzane są  daty zawarcia, rozwiązania umowy oraz to, czy umowa jest całkowicie spłacona. W zależności od tych danych dla umów terminowych (czyli z określoną datą rozwiązania) tworzone są zerowe deklaracje dla każdego miesiąca w okresie trwania umowy oraz dla umów bezterminowych (czyli bez określonej daty rozwiązania) tworzone są zerowe deklaracje tylko dla umów, które nie zostały całkowicie spłacone (wyświetlane na liście umów cywilnoprawnych pracownika w kolorze zielonym) dla każdego miesiąca począwszy od miesiąca z daty zawarcia umowy.

Zleceniobiorcy z naliczonymi zerowymi deklaracjami RCA/RZA są uwzględniani w liczbie ubezpieczonych na deklaracji ZUS rozliczeniowej.

Wydruk Rachunek do umowy

Z poziomu wypłat pracowników jest możliwość wydruku rachunku do umowy. Na wydruku zawarte są informacje dotyczące naliczonej umowy cywilnoprawnej. W przypadku, gdy zleceniobiorca razem z umową ma wypłacane dodatkowe elementy wynagrodzenia naliczane jako jedna wypłata, na wydruku rachunku mogą być wykazane także dodatkowe składniki po zaznaczeniu parametru Uwzględniaj na rachunku dodatkowe elementy wypłaty. Działanie parametru:

  • zaznaczony – na wydruku jest uwzględniana umowa wraz z dodatkowymi elementami wypłaty,
  • nie zaznaczony – na wydruku wykazywana jest tylko umowa.

W przypadku wydruku rachunku do umowy (xml) wykonywanego do worda umowa wraz z dodatkowymi elementami jest wykazywana na wydruku Rachunek do umowy z dodatkowymi elementami wypłaty.

Wydruk Ewidencja czasu pracy zleceniobiorców

Z poziomu listy pracowników w kadrach, w gałęzi Wydruki kadrowe jest dostępny wydruk Ewidencja czasu pracy dla umów-zleceń. Wydruk jest wykonywany dla zaznaczonych pracowników. Wydruk przedstawia ewidencję czasu pracy zleceniobiorców. Użytkownik za pomocą parametrów dostępnych przed wydrukiem ma możliwość ustawienia okresu, za który będzie utworzony oraz wskazania umów powiązanych z określonym rodzajem ewidencji czasu pracy. Dostępne są trzy opcje: tylko wg kalendarza (Nie)obecności, tylko z uproszczonym zestawieniem na umowie, wg kalendarza i z uproszczonym zestawieniem.

Na wydruku są drukowani zleceniobiorcy, którzy mieli umowy trwające co najmniej 1 dzień w miesiącu wskazanym w parametrach przed wydrukiem, dla których był wyliczany czas pracy w wypłacie. W wypłacie czas pracy zapisuje się dla umów zdefiniowanych algorytmem 14 oraz umów, które mają zaznaczony parametr Wypłata umowy przyrównywana do stawki minimalnej.

W przypadku, gdy w umowie zaznaczone jest pobieranie czasu pracy z kalendarza (Nie)obecności czas pracy jest drukowany w podziale na poszczególne dni, w których trwała umowa we wskazanym miesiącu. Gdy w umowie czas pracy ewidencjonowany jest za pomocą uproszczonego zestawienia na wydruku jest wykazana sumaryczna ilość godzin przepracowanych w ramach danej umowy we wskazanym miesiącu.



Definiowanie własnej umowy cywilnoprawnej

Funkcjonalność dostępna za pomocą typów wypłat (Konfiguracja/ Płace/ Typy wypłat). Aby zdefiniować typ wypłaty będący umową cywilnoprawną należy dodać nowy typ wypłaty naciskając ikonę lub <INSERT>, a następnie na zakładce [Ogólne]:

  1. wybrać rodzaj Umowa ,
  2. wskazać Algorytm (wzór), którym zostanie obliczona wartość umowy:
    • Algorytm 1 – gdy kwota umowy jest znana,
    • Algorytm 4 – gdy z góry nieznana jest ilość (np. sztuki) za które będzie realizowana wypłata. Wartość liczona może być jako iloczyn 3 składników: stałej okresowej (wybór z listy), współczynnika (może być wpisany w konfiguracji składnika, albo bezpośrednio na wypłacie) oraz ilości (wpisywanej bezpośrednio przed wypłatą),
    • Algorytm 6 – wartość umowy może być liczone według dwóch elementów: stałej okresowej (wybór z listy) i współczynnika (można go wpisać w konfiguracji składnika, albo bezpośrednio na wypłacie),
    • Algorytm 12 (definicja zaawansowana) – dostępny tylko w Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus. Pozwala na obliczanie wartości umów według rozbudowanych wzorów. Do definiowania umowy cywilnoprawnej według tego algorytmu można wykorzystać wyłącznie definicję zaawansowaną. W definicji tego algorytmu można między innymi odwołać się do atrybutów pracownika, co pozwoli np. na zdefiniowanie umowy zlecenie rozliczanej godzinowo.
    • Algorytm 14 – wartość umowy wyliczana jest jako iloczyn stawki za godzinę i ilości przepracowanych godzin przez zleceniobiorcę. Stawka za godzinę może być wpisana w definicji umowy w konfiguracji, na formularzu umowy zleceniobiorcy lub podana jako stała okresowa. Czas pracy zleceniobiorcy pobierany jest z uproszczonego zestawienia lub kalendarza (Nie)obecności, w zależności od ustawień na formularzu umowy zleceniobiorcy.

Na zakładce [Podatki/Nieobecności] należy wybrać sposób naliczania podatku i rodzaju kosztów uzyskania. Udostępniono pełną edycję wartości dla tych pól:

  • Sposób naliczania zaliczki podatków – dostępne opcje: nie naliczać, naliczać wg progów, naliczać wg procentu, procent jak dla umów. Po wybraniu opcji procent pojawia się pole z możliwością wpisania procentu, a dla opcji „procent jak dla umów” procent będzie pobierany z konfiguracji ze stałych podatkowych dla danego roku,
  • Sposób naliczania kosztów uzyskania – dostępne jest kilka opcji. Poza standardowymi, dostępne jest naliczanie kosztów: wg procentu i ryczałtowo. Po wybraniu opcji procent pojawia się pole z możliwością wpisania procentu.
  • Sekcja Wliczać do podstawy naliczania – należy określić, czy umowa będzie wliczana do podstaw: zasiłków chorobowych, urlopu i ekwiwalentu za urlop.

Zakładka [Szczegółowe] – należy zwrócić uwagę na parametry: wliczany do GUS i pozycja ERP-7. Mają one wpływ na uwzględnianie umowy na wydrukach: pomocniczym do GUS i zaświadczeniu o zatrudnieniu i wynagrodzeniu ERP-7.

Po zdefiniowaniu umowy w konfiguracji, można ją wybrać na formularzu umowy cywilnoprawnej w polu Rodzaj umowy.

Zdefiniowane przez użytkownika umowy (za wyjątkiem umowy definiowanej algorytmem 1 Kwota) mają zablokowane (nieaktywne) pola z kwotami na formularzu umowy.

Na liście umów cywilnoprawnych – umowy użytkownika wyświetlane są jako niespłacone (zielone). Parametr ten nie zaznacza się automatycznie, tj. nie zmienia statusu umowy na spłaconą przy naliczaniu wypłat. Status umowy na Spłacona może być zmieniony tylko ręcznie przez Operatora. W tym celu należy otworzyć formularz umowy i zaznaczyć flagę . Umowa pojawi się w kolorze czarnym.

Uwaga
Usunięcie wypłaty do definiowanej przez użytkownika umowy oznaczonej jako spłacona, nie powoduje wyłączenia flagi spłacona na tej umowie. Jeśli będzie potrzeba ponownego naliczenia wypłaty do takiej umowy, to należy samodzielnie wyłączyć na formularzu umowy flagę spłacona na czas ponownego naliczenia wypłaty.