Zestawienia księgowe – zakładka Ogólne

Z poziomu zakładki [Ogólne] użytkownik ma możliwość skorzystania z gotowych wzorców zestawień, definiowania własnych zestawień, kopiowania istniejących. Wzorce zestawień (w tym uproszczone zestawienia dla jednostek mikro oraz uproszczone zestawienia dla jednostek małych) zakładane są przez program automatycznie, przy tworzeniu nowej bazy danych lub dodawane przez użytkownika z poziomu listy zestawień księgowych.

Wzorce to zestawienia wchodzące w skład sprawozdania finansowego narzuconego przez Ustawę o Rachunkowości:

  • Bilans firmy – Bilans jednostek z wyłączeniem banków i ubezpieczycieli,
  • Kapitał firmy – Zestawienie zmian w kapitale własnym,
  • R Z/S – k – Rachunek zysków i strat – wariant kalkulacyjny,
  • R Z/S – p – Rachunek zysków i strat – wariant porównawczy,
  • RPP – b – Rachunek przepływów pieniężnych – met. Bezpośrednia,
  • RPP – p – Rachunek przepływów pieniężnych – met. Pośrednia,
  • F-01_Cz1_dział1 – Dział 1. Rachunek zysków i strat,
  • F-01_Cz1_dział2 – Dział 2. Aktywa obrotowe i trwałe,
  • F-01_Cz1_dział3 – Dział 3. Wybrane źródła finansowania majątku,
  • F-01_Cz2_dział1 – Dział 1. Środki trwałe w budowie – nowo rozpoczęte,
  • F-01_Cz2_dział2 – Dział 2. Nakłady na budowę, ulepszenie i nabycie środków trwałych oraz nabycie wartości niematerialnych i prawnych,
  • F-01_Cz2_dział3 – Dział 3. Leasing.

Użytkownik z poziomu Księgowość/ Zestawienia księgowe zakładka [Ogólne] ma możliwość usunięcia wybranych wzorcowych zestawień księgowych wygenerowanych podczas konfigurowania bazy firmowej danych lub dodawane przez użytkownika z poziomu listy zestawień księgowych.

Użytkownik, który skorzysta ze wzorców zestawień, musi tylko do odpowiednich gałęzi zestawienia podpiąć właściwe konta księgowe, w zależności od rodzaju zestawienia wg sald lub obrotów.

Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb Użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.

W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy.

 Dodaj lub <INSERT> – uruchamia proces dodawania nowego zestawienia. Po wciśnięciu przycisku pojawia się okno Kreowanie zestawień finansowych, gdzie użytkownik ma możliwość wskazania, jakie zestawienia chce dodać: własne, czy wzorcowe.

 Przelicz – uruchamia proces przeliczania zestawienie oraz wyświetla zestawienia wraz z uaktualnionymi wartościami <F8>.

 Pozycje zestawienia – wyświetla listę służącą do budowania zestawienia.

Wyniki zestawienia – wyświetla zestawienie wraz z wartościami bez włączenia funkcji przeliczającej, a więc z wartościami z ostatniej sesji.

Uwaga
Dodawane zestawienia sortowane są wg symbolu, a nie wg kolejności wprowadzania.

Zestawienia wzorcowe

Na zakładce Ogólne udostępniono gotowe wzorce zestawień tworzonych automatycznie przy zakładaniu nowej bazy danych. W przypadku  jednostek dużych innych niż banki, zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji. Zestawieniami tymi są :

  • BILANS DUŻY[2] – Bilans jednostek z wyłączeniem banków i ubezpieczycieli,
  • KAPITAŁ WŁASNY [2] – Zestawienie zmian w kapitale własnym,
  • R Z/S – kd[2] – Rachunek zysków i strat – wariant kalkulacyjny,
  • R Z/S – pd [2]– Rachunek zysków i strat – wariant porównawczy,
  • RPP – b [2]– Rachunek przepływów pieniężnych – met. Bezpośrednia,
  • RPP – p [2]- Rachunek przepływów pieniężnych – met. Pośrednia,
  • F-01_Cz1_dział1_v3 – Dział 1. Rachunek zysków i strat,
  • F-01_Cz1_dział2_v3 – Dział 2. Aktywa obrotowe i trwałe,
  • F-01_Cz1_dział3_v3 – Dział 3. Wybrane źródła finansowania majątku,
  • F-01_Cz2_dział1_v3 – Dział 1. Środki trwałe w budowie – nowo rozpoczęte,
  • F-01_Cz2_dział2_v3 – Dział 2. Nakł. na bud., ulep., nab. ś.t. oraz WNP,
  • F-01_Cz2_dział3_v3– Dział 3. Leasing.

W przypadku jednostek małych wzorcowymi zestawieniami są:

  • BILANS MAŁY [2] – Bilans dla jednostek małych korzystających z uproszczeń odnoszących się do sprawozdania finansowego,
  • KAPITAŁ WŁASNY D [2] – Zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym,
  • R Z/S – km [2] – Rachunek zysków i strat – wariant kalkulacyjny,
  • R Z/S – pm [2] – Rachunek zysków i strat – wariant porównawczy,
  • RPP – b [2] – Rachunek przepływów pieniężnych – metoda bezpośrednia,
  • RPP – p [2] – Rachunek przepływów pieniężnych – metoda pośrednia,
  • F-01_Cz1_dział1_v3 – Dział 1. Rachunek zysków i strat,
  • F-01_Cz1_dział2_v3 – Dział 2. Aktywa obrotowe i trwałe,
  • F-01_Cz1_dział3_v3 – Dział 3. Wybrane źródła finansowania majątku,
  • F-01_Cz2_dział1_v3 – Dział 1. Środki trwałe w budowie – nowo rozpoczęte,
  • F-01_Cz2_dział2_v3 – Dział 2. Nakłady na budowę, ulepszenie i nabycie środków trwałych oraz nabycie wartości niematerialnych i prawnych,
  • F-01_Cz2_dział3_v3– Dział 3. Leasing.

W przypadku jednostek mikro wzorcowymi zestawieniami są:

  • BILANS MIKRO [2] – Bilans dla jednostek mikro,
  • KAPITAŁ WŁASNY D [2] – Zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym,
  • R Z/S – Rachunek zysków i strat,
  • RPP – b [2] – Rachunek przepływów pieniężnych – metoda bezpośrednia,
  • RPP – p [2] – Rachunek przepływów pieniężnych – metoda pośrednia,
  • F-01_Cz1_dział1_v3 – Dział 1. Rachunek zysków i strat,
  • F-01_Cz1_dział2_v3 – Dział 2. Aktywa obrotowe i trwałe,
  • F-01_Cz1_dział3_v3 – Dział 3. Wybrane źródła finansowania majątku,
  • F-01_Cz2_dział1_v3 – Dział 1. Środki trwałe w budowie – nowo rozpoczęte,
  • F-01_Cz2_dział2_v3 – Dział 2. Nakłady na budowę, ulepszenie i nabycie środków trwałych oraz nabycie wartości niematerialnych i prawnych,
  • F-01_Cz2_dział3_v3– Dział 3. Leasing.

Użytkownik ma również możliwość dodania wzorcowych zestawień z poziomu listy zestawień księgowych. Wybór w oknie kreatora (dostępnym po wciśnięciu przycisku plusa) opcji Wzorcowe pozwala na wygenerowanie zestawień finansowych zgodnych z Ustawą o rachunkowości. Zestawienia są tworzone w zależności od:

  • Typu podmiotu (spółka akcyjna, spółka z o.o., spółka cywilna, osoba fizyczna, jednostka budżetowa, inny).
  • Rodzaju podatnika (jednostka duża, jednostka mała, jednostka mikro).
  • Działalności (handlowa, produkcyjna, usługowa).
  • Kosztów (4, 5).

Kreowanie wzorcowych zestawień księgowych, określanie parametrów

Uwaga

Po wyborze w polu Typ podmiotu opcji Jednostka budżetowa użytkownik ma zablokowaną możliwość wskazania Działalności oraz Rodzaju podatnika. W kolejnym oknie istnieje możliwość wyboru zestawień tylko dla jednostki budżetowej:

  • Bilans jednostki budżetowej lub samorządowego zakładu budżetowego.
  • Rachunek zysków i strat – wariant porównawczy.
  • Zestawienie zmian w funduszu jednostki.

Kreowanie wzorcowych zestawień księgowych, wybór zestawień do utworzenia

Po wciśnięciu przycisku Zakończ użytkownik zostanie przekierowany na listę zestawień księgowych. Konta do wzorcowych zestawień podpinane są na podstawie planu kont prof. Gierusza. Wzorcowe zestawienie nie zostanie utworzone jeżeli na liście istnieje już zestawienie o tym samym symbolu.

Uwaga
Wzorcowe zestawienia wynikające z Ustawy o rachunkowości generowane od wersji programu 2019.01 mają w symbolu człon: [2].

Dzięki wzorcom użytkownik nie musi budować zestawienia – definiować poszczególnych pozycji (gałęzi). Pozostaje mu tylko przypisanie poszczególnym gałęziom odpowiednich kont księgowych wg sald, obrotów itp.

Chcąc podpiąć konto księgowe należy podświetlić właściwą gałąź.Definicja może być wprowadzona na dowolnym poziomie gałęzi, nawet gałąź, która ma gałęzie podrzędne, może posiadać definicję. W takiej sytuacji wartości z gałęzi podrzędnych nie są sumowane do gałęzi nadrzędnej. Następnie przyciskiem  wyedytować formularz Pozycja zestawienia. W polu Kwota „z ręki” można wprowadzić wyrażenie arytmetyczne podpinające konto księgowe np. @SaldoWn(130-01), bądź skorzystać z kreatora wyrażenia tzw. Wizarda wyrażenia.

Kopiowanie zestawień

Kopiowanie zestawień udostępniono z poziomu zakładki [Ogólne]. Aby skopiować zestawienie, należy podświetlić to, które ma ulec skopiowaniu i nacisnąć równocześnie klawisze <CTRL>+<INSERT>. Pojawi się okno nagłówka nowo tworzonego zestawienia. W polu Nazwa należy dokonać zmiany nazwy, ponieważ program nie pozwala na założenie dwóch zestawień o identycznym tytule.

Uwaga
Nie ma możliwości kopiowania zestawień systemowych (PIT-36, CIT‑8 i CIT-8_2018).

Uwaga
Po skopiowaniu zestawień, w pozycjach odwołujących się do funkcji @Zestawienie należy zaktualizować odwołania do właściwych zestawień.

Definiowanie własnych zestawień

Definiowanie własnych zestawień udostępniono z poziomu zakładki [Ogólne]. W ramach procesu zakładania nowego zestawienia można wyróżnić cztery główne etapy:

  • Etap I  – definiowanie nagłówka zestawienia
  • Etap II – definiowanie kolumn zestawienia
  • Etap III – zakładanie pozycji zestawienia (budowanie „drzewa” zestawienia)
  • Etap IV – podpinanie do gałęzi zestawienia definicji (wyrażeń algebraicznych), pozwalających na wyliczenie zestawienia w oparciu o dane księgowe zaewidencjonowane na kontach.

Wybór w oknie kreatora (dostępnym po wciśnięciu przycisku plusa) opcji Własne pozwala na stworzenie spersonalizowanego zestawienia księgowego. Przycisk Następny przenosi do kolejnego okna, w którym użytkownik musi uzupełnić Symbol oraz Nazwę.

Kreowanie własnych zestawień księgowych, podstawowe dane

W kolejnym kroku należy zdefiniować kolumny zestawienia księgowego. Po dodaniu kolumny konieczne jest uzupełnienie Nazwy oraz Okresu. Jeżeli użytkownik nie doda żadnej kolumny to po wciśnięciu przycisku Następny pojawia się komunikat: Brak zdefiniowanych kolumn zestawienia spowoduje, że zestawienie nie zostanie przeliczone. Uzupełnij teraz kolumny wybierając opcję < Wstecz lub możesz je uzupełnić później z zakładki Kolumny na wybranym zestawieniu księgowym. W takim wypadku wybierz opcję Następny >.

Kreowanie własnych zestawień księgowych, definiowanie kolumn

Po wciśnięciu przycisku Zakończ użytkownik zostanie przekierowany na okno Pozycje zestawienia, w którym może dodać poszczególne pozycje i podpiąć do nich konta księgowe. Podczas dodawania nowej pozycji kursor ustawia się w polu Nazwa.

Generowanie zestawienia

Wprowadzenie kompletnej, hierarchicznej listy zestawienia wraz z definicjami pozwala na wyliczenie zestawienia. W tym celu na liście zestawień należy wybrać ikonę  Przelicz – uruchamia ona proces przeliczania zestawienia oraz wyświetla pozycje zestawienia wraz z uaktualnionymi wartościami.

Lista zawiera takie kolumny jak:

  • Segment – czyli nr pozycji
  • Nazwa – nazwa pozycji.
  • Definicja – przypisane poszczególnym gałęziom odpowiednie konta księgowe wg sald, obrotów itp.
  • Pozycja Sprawozdania Finansowego – wyświetlany jest symbol i nazwa pozycji e-Sprawozdania.

Oprócz tego może wyświetlać max 23 kolumny z wartościami dla zadeklarowanych okresów w nagłówku zestawienia.

Na liście działają przyciski:

 Pokaż tylko jeden poziom – pokazuje tylko te gałęzie zestawienia, które należą do pierwszego poziomu.

Pokaż wszystkie poziomy – wyświetla wszystkie gałęzie zestawienia.

 Wyniki zestawienia – wyświetla pozycje zestawienia wraz z wcześniej wyliczonymi wartościami za pomocą przycisku .

Pozycje zestawienia




Zestawienia księgowe – informacje ogólne

Zestawienia są jednym z narzędzi oceny kondycji finansowej firmy. Stanowią tzw. wewnętrzną bazę informacji do przeprowadzania analizy. Mają charakter ewidencyjny, ponieważ liczone są w oparciu o dane zaewidencjonowane na kontach księgowych.

Najważniejszym źródłem informacji jest sprawozdanie finansowe. Do jego sporządzania zobowiązane są podmioty prowadzące księgi rachunkowe. Zgodnie z Art. 45 Ustawy o Rachunkowości sprawozdanie finansowe składa się z trzech elementów:

  • Bilansu,
  • Rachunku Zysków i Strat,
  • Informacji dodatkowej.

Ponadto podmioty wymienione w art. 64 ust 1 Ustawy o Rachunkowości i (np. spółki akcyjne), podlegające corocznemu badaniu, zobowiązane są do sporządzania:

  • Zestawienia zmian w kapitale własnym,
  • Rachunku przepływów pieniężnych.

Funkcja Zestawienia Księgowe udostępnia użytkownikowi narzędzia pozwalające na budowanie w/w sprawozdań oraz różnego rodzaju raportów wewnętrznych niezbędnych w analizie sytuacji majątkowej i finansowej firmy.

Zestawienia księgowe udostępniono z poziomu Księgowość/ Zestawienia księgowe.

Uwaga
Ręczne modyfikacje w wykreowanym automatycznie planie kont wymagają od użytkownika uaktualnienia zestawień księgowych oraz zestawień dla deklaracji dochodowych.

Po wejściu do opcji Zestawienia księgowe widoczne są dwie zakładki: [Ogólne], [Systemowe].

Wzorce zestawień zakładane są przez program automatycznie, przy tworzeniu nowej bazy danych lub dodawane przez użytkownika z poziomu listy zestawień księgowych. Wybór w oknie Kreatora konfiguracji parametrów firmy w polu Rodzaj podatnika opcji Jednostka mikro .

Jego zaznaczenie powoduje wygenerowanie uproszonych zestawień o symbolu BILANS MIKRO[2] i RZiS. Jeśli zaznaczone są Koszty „4” i dowolny Rach. zysków i strat to tworzy się RZiS z podpiętymi kontami „4”. Jeśli zaznaczone są Koszty „5” i dowolny Rach. zysków i strat to tworzy się RZiS z pustymi definicjami. Jeśli zaznaczone są Koszty „4” lub „5” ale nie zaznaczony jest Rach. zysków i strat to nie tworzy się RZiS w wersji dla jednostek mikro.

Wybór w oknie Kreatora konfiguracji parametrów firmy polu Rodzaj podatnika opcji Jednostka mała powoduje wygenerowanie zestawień o symbolu.   BILANS MAŁY[2], R Z/S – pm[2], R Z/S – km[2].

Wybór w oknie Kreatora konfiguracji parametrów firmy w polu Rodzaj podatnika opcji Jednostka duża powoduje wygenerowanie zestawień dla jednostek dużych innych niż banki, zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji.

Uwaga
Użytkownik podczas konfigurowania nowej bazy firmowej nie ma możliwości zaznaczenia obydwu parametrów. Po wskazaniu jednego z nich, drugi jest wyszarzany. Nie zaznaczenie żadnego z nich skutkuje wygenerowaniem zestawień dla jednostek dużych innych niż banki, zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji.

Uwaga
Zestawienie o symbolu KAPITAŁ WŁASNY DUŻY generowane jest dla każdego rodzaju działalności.

Z poziomu listy zestawień księgowych w pasku głównym dostępna jest sekcja  Raporty wraz z dwoma przyciskami: oraz . Raporty wygenerują się dla zestawień, które mają zdefiniowane kolumny. Jeżeli w zestawieniu nie zdefiniowano kolumn to podczas próby wygenerowania raportu pojawia się komunikat: Brakuje zdefiniowanych kolumn w zestawieniu: [symbol zestawienia] i raport nie jest generowany.

Po wybraniu opcji Konta podpięte generowany jest dla wskazanego zestawienia raport Lista kont podpiętych do zestawienia [symbol zestawienia] w okresie obrachunkowym [symbol okresu obrachunkowego]. Raport zawiera informacje o tym, jakie konta z bieżącego okresu obrachunkowego zostały podpięte do wskazanego zestawienia księgowego w danej pozycji oraz jaką funkcją. Jeżeli na formularzu konta zaznaczono parametr Konto nieaktywne to jest ono wyświetlane w raporcie w kolorze czerwonym.

Lista kont podpiętych do zestawienia

Uwaga
Raport zostanie wygenerowany pomimo błędu składni pozycji (np. w pozycji wpisano @ObrotyWn bez wskazania konkretnego konta księgowego).

Istnieje możliwość wydrukowania bieżącego widoku listy kont podpiętych do zestawienia.

Po wybraniu opcji Konta niepodpięte generowany jest dla wskazanego zestawienia raport Lista kont niepodpiętych do zestawienia [symbol zestawienia] w okresie obrachunkowym [symbol okresu obrachunkowego]. Raport zawiera informacje o tym, jakie konta z bieżącego okresu obrachunkowego nie zostały podpięte do wskazanego zestawienia księgowego w zależności od typu zestawienia oraz ustawienia parametru Weryfikuj konta.

Po wskazaniu na liście zestawienia o typie ustawionym w nagłówku zestawienia jako: Bilans, Rachunek zysków i strat (różne rodzaje), zestawienia systemowego CIT-8 lub PIT-36 pojawia się okno Konta niepodpięte do zestawienia [symbol zestawienia] na którym użytkownik ma możliwość zaznaczenia dla parametru Weryfikuj konta opcji:

  • Wszystkie – wykazywane są wszystkie konta z planu kont, których nie uwzględniono we wskazanym zestawieniu. W przypadku zestawienia o typie Bilans odznaczenie parametru powoduje wykazanie kont o typie: Aktywa, Pasywa oraz Aktywa-pasywa, których nie uwzględniono we wskazanym zestawieniu.
  • Koszty 4 – opcja niedostępna dla zestawienia o typie: Bilans. Opcja domyślnie zaznaczona dla zestawienia o typie Rachunek zysków i strat, Rachunek zysków i strat – porównawczy, zestawienia systemowego CIT-8 oraz PIT-36. Zaznaczenie „4” weryfikuje konta kosztowe „4” oraz pokazuje inne konta kosztowe np. „7”, nie uwzględnia natomiast kont kosztowych „5” i pokazuje wszystkie konta o typie: Przychody oraz Przychody-koszty. Istnieje możliwość zaznaczenia równocześnie parametru Koszty 5.
  • Koszty 5 – opcja niedostępna dla zestawienia o typie: Opcja domyślnie zaznaczona dla zestawienia o typie Rachunek zysków i strat – kalkulacyjny. Zaznaczenie „5” weryfikuje konta kosztowe „5” oraz pokazuje inne konta kosztowe np. „7”, nie uwzględnia natomiast kont kosztowych „4” i pokazuje wszystkie konta o typie: Przychody oraz Przychody-koszty. Istnieje możliwość zaznaczenia równocześnie parametru Koszty 4.

Po wskazaniu na liście zestawienia o typie Zmiany w kapitale, Przepływy pieniężne lub zestawienia użytkownika o niesprecyzowanym typie, w raporcie wykazywane są wszystkie konta z planu kont, których nie uwzględniono we wskazanym zestawieniu.

Raport kont niepodpiętych nie uwzględnia kont na formularzu których zaznaczono parametr Konto nieaktywne.

Lista kont niepodpiętych do zestawienia

Uwaga
Raport zostanie wygenerowany pomimo błędu składni pozycji (np. w pozycji wpisano @ObrotyWn bez wskazania konkretnego konta księgowego).

Istnieje możliwość wydrukowania bieżącego widoku listy kont niepodpiętych do zestawienia.




Statusy ofert handlowych

Dla każdej oferty użytkownik może nadać status. Dzięki temu operatorzy będą mieli jasną informację, na jakim etapie realizacji jest oferta oraz umożliwi filtrowanie dokumentów wg statusu.

Definiując status, użytkownik podaje Kod  (20 znaków) oraz szerszy Opis statusu. Lista jest obsługiwana przez standardowe przyciski:

 Zapisz – zapis wprowadzonych zmian,

 Przywróć poprzedni stan – w przypadku zmiany ustawień wciśnięcie przycisku powoduje przywrócenie ustawień poprzednich (po ostatnim zapisie),

 Dodaj – dodanie nowego status,

 Zmień – edycja istniejącego statusu. Jeśli użytkownik zmieni w Konfiguracji kod statusu, który został już przypisany do dokumentu – status zmieni się również na wszystkich dokumentach.

 Usuń – usunąć można tylko status, który nie został wykorzystany na żadnej ofercie.

Statusy pojawiają się na liście wyboru w kolejności ustalonej w konfiguracji. Za pomocą przycisków  i  użytkownik może ustalić poprawną kolejność statusów tak, by wyświetlały się one na dokumencie zgodnie z potrzebami.




SMS

Z poziomu list i formularzy można wysyłać wiadomości sms. W tym celu należy przeprowadzić konfigurację oraz wykupić pakiet smsów. Aby możliwa była konfiguracja sms należy posiadać skonfigurowane konto pocztowe (menu System/ Konfiguracja/ Program/ CRM/ Konta e-mail).

Odbiorca wiadomości sms zamiast numeru telefonu nadawcy będzie widział jego nazwę. Tę nazwę należy zdefiniować po stronie Comarch ERP Optima. Użytkownik posiadający kilka baz danych może wysyłać sms z taką samą nazwą ze wszystkich baz lub z indywidualną nazwą dla danej bazy. Dlatego konfiguracja nazwy jest dostępna w dwóch miejscach:

  • Konfiguracja firmy/ CRM/ SMS – tutaj użytkownik może wskazać indywidualną konfigurację nazwy nadawcy dla danej bazy.
  • Konfiguracja programu/ CRM/ SMS – wprowadzona tutaj nazwa dotyczy wszystkich baz firmowych

Uwaga
Nazwa nadawcy musi być krótka (nie może przekroczyć 11 znaków), unikalna i nie może być zablokowana po stronie serwisu wysyłającego smsy (np. Orange). Nazwa jest weryfikowana w serwisie. Nazwa nadawcy może zawierać tylko litery alfabetu łacińskiego, cyfry i spacje!

Konfiguracja SMS

Konto e-mail – należy wskazać jedno z kont pocztowych skonfigurowanych uprzednio w menu System/ Konfiguracja/ Program/ CRM/ Konta e-mail. Podany adres zostanie wykorzystany podczas wysyłania wiadomości e ‑ mail z prośbą o założenie konta w serwisie pośredniczącym przy przesyłaniu smsów.

Dodawanie nowej nazwy nadawcy:

 Dodaj nową nazwę nadawcy – przycisk umożliwia założenie nowej nazwy nadawcy:

Dodawanie nazwy nadawcy

Przy zakładaniu nowej nazwy nadawcy użytkownik musi zatwierdzić oświadczenie, potwierdzające że zezwala na wykorzystywanie takiej nazwy do wysyłania smsów w jego imieniu:

Konfiguracja SMS – oświadczenie właściciela

Nazwa, adres i NIP firmy są pobierane z menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Pieczątka firmy. Użytkownik może je zmienić z tego poziomu.

Na podstawie tej widomości e-mail nastąpi autoryzacja nazwy nadawcy. Wiadomość jest wysyłana do operatora obsługującego wysyłanie sms, a jej kopia – do wysyłającego.

Do czasu autoryzacji nazwy użytkownik nie może wysyłać sms z poziomu programu. Zwykle następuje ona w ciągu kilku godzin od wysłania wiadomości.

Wybór nazwy nadawcy:

W przypadku, gdy nazwa nadawcy została już wcześniej dodana i użytkownik chce ją jedynie wskazać w konfiguracji SMS – w polu Nazwa nadawcy za pomocą strzałki można rozwinąć listę nazw nadawców zdefiniowanych już przez użytkownika o danym numerze identyfikacyjnym (ID). Użytkownik może wybrać jedną z już istniejących nazw. W takim przypadku nie jest ponowie przeprowadzany proces autoryzacji.

Zmiana nazwy nadawcy:

W przypadku, gdy użytkownik chce zmienić istniejącą nazwę nadawcy może to zrobić korzystając z przycisku  Zmień nazwę nadawcy. Po wpisaniu nowej nazwy dla musi ona przejść przez proces autoryzacji. Zmiana aktualnej nazwy nadawcy jest możliwa raz na 30 dni.

Konfiguracja SMS – zmiana nazwy nadawcy




Parametry

Okno zawiera parametry związane z modułem CRM:

Realizacja:

Procentowa – zaznaczenie tego parametru powoduje, że na kontakcie/ zadaniu będzie możliwość określenia procentowego stopnia realizacji zadania/ kontaktu. Należy dodatkowo określić wartość pola Wykonanie co – wartość domyślna to 25%.  Oznacza to, że podczas określania stopnia realizacji wartość pola będzie „przeskakiwała” co 25% (a więc 25%, 50%, 75% itd.). Wartość pola Wykonanie co można ustawić na 1%, 2%, 5%, 10%, 20%, 25% oraz 50%.

Etapy – zaznaczenie tego parametru powoduje, że na kontakcie/ zadaniu będzie możliwość wyboru etapu realizacji zadania (etapy należy zdefiniować w gałęzi Etapy).

FS cykliczne: przenosić pozycje z ceną zerową – w zależności od ustawienia parametru, w trakcie generowania faktury cyklicznej, jeżeli występują pozycje z ceną zerową to zostaną one przeniesione lub pominięte.

FS cykliczne: pobieraj nazwę z karty towaru – w zależności od ustawienia parametru, w trakcie generowania faktury cyklicznej przenoszona jest aktualna nazwa z karty towaru lub nazwa użyta na szablonie faktury cyklicznej.

Blokuj generowanie w dacie innej niż ustalona – na wzorcu, oprócz daty ostatniego generowania faktur, pamiętana jest również data kolejnego generowania. Po wygenerowaniu faktur wg wzorca automatycznie wyliczana jest data kolejnego generowania. Jeśli parametr Blokuj generowanie w dacie innej niż ustalona jest  zaznaczony, a użytkownik zaznaczy wzorzec, gdzie data kolejnego generowania jest różna od daty bieżącej, pojawia się komunikat: Dokumenty nie zostaną wygenerowane. Data generowania faktur na wzorcu (data z wzorca) jest inna niż data bieżąca.

Przenoś atrybuty kontrahenta na kontakty/zadania – po zaznaczeniu parametru, atrybuty kontrahenta z zaznaczoną opcją Przenoś na transakcje zostaną dodane do kontaktu/ zadania i będą widoczne na zakładce [Atrybuty i pliki], w sekcji Atrybuty.




Etapy

Okno zawiera listę Etapów realizacji zdefiniowanych przez użytkownika, które są wykorzystywane na formularzu kontaktu/ zadania. Na liście znajdują się kolumny Kod oraz Opis.

Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski:

Dodaj – dodanie nowego Etapu realizacji,

 Zmień – edycja Etapu realizacji,

 Usuń – skasowanie istniejącego Etapu realizacji,

 Zapisz – zapis wprowadzonych zmian,

 Zamknij – zamknięcie okna.

Zdefiniowane etapy można przesuwać w górę  i w dół . Kolejność etapów będzie tak samo wyświetlana po rozwinięciu listy etapów na formularzu kontaktu/ zadania.

Uwaga
Jeśli zdefiniowany etap użyty jest na jakimś kontakcie/ zadaniu, to nie będzie możliwości usunięcia go z listy etapów w konfiguracji.




Dokumenty

Dla dokumentów typu Ankiety, Kontakt, Oferty właściwych dla modułu CRM możemy w tym miejscu określić schemat numeracji oraz serię. Wybrane parametry będą automatycznie proponowane podczas wprowadzania nowych kontaktów. Definiowanie schematów numeracji oraz serii jest możliwe z poziomu Konfiguracja Firmy/ Definicje dokumentów/ CRM.




Automat przypomnień

Aby automatyczne generowanie przypomnień o zadaniach zwykłych i cyklicznych było możliwe, należy w pierwszym kroku uruchomić Serwis Operacji Automatycznych (Konfiguracja Stanowiska/ Serwis Operacji Automatycznych/ Parametry). 

Przypomnienia o zadaniach są wysyłane do klienta/ operatora/ pracownika  w formie wiadomości e-mail lub SMS. W związku z tym konieczne jest również odpowiednie ustawienie danych w Konfiguracji Programu/ CRM/ Konta e-mail oraz SMS.

Następnie należy włączyć automat poprzez zaznaczenie parametru Automatyczne przypomnienia dla zadań i ustawić pozostałe parametry:

 

Automat przypomnień

Operator – operator, w imieniu którego będą generowane automatyczne przypomnienia o zadaniach.

Hasło – hasło wybranego operatora (jeśli zostało ustawione).

Konto e-mail – jeżeli przypomnienia będą wysyłane w formie e-mail, należy wskazać konto e-mail, z którego będą wysyłane (spośród zdefiniowanych uprzednio w Konfiguracji Programu/ CRM/ Konta e-mail),

Na zakładkach [Ustawienia domyślne dla klientów] i [Ustawienia domyślne dla operatorów], można skonfigurować, oddzielnie dla klientów i dla operatów, domyślne ustawienia dla formy powiadomienia (sms/ e-mail). Zasady konfiguracji na obu zakładkach są takie same:

Ustawienia domyślne dla klientów / operatorów – po zaznaczeniu parametru, możliwe jest wybranie domyślnej formy dla przypomnień do zadań wysyłanych klientom/ operatorom: sms (zaznaczony standardowo) lub e-mail.

Ustawienia domyślne dla sms – dla przypomnień w formie wiadomości sms możliwe jest wskazanie:

  • Szablonu sms – jaki się domyślnie podpowiada na formularzu zadania na zakładce [Automatyczne przypomnienia] w sekcji Automatyczne przypomnienia dla klientów/ operatorów. Na liście szablonów do wyboru są dostępne tylko te, które zostały uprzednio zdefiniowane w Konfiguracji szablonów SMS z poziomu formularza zadania.
  • Przypomnienie – określenie, kiedy ma zostać wysłane przypomnienie sms, przy czym czas liczony jest od daty wskazanej na formularzu zadania w polu Termin od.

Ustawienia domyślne dla e-mail – dla przypomnień w formie wiadomości e-mail możliwe jest wskazanie:

  • Szablonu e-mail – jaki domyślnie podpowiada się na formularzu zadania na zakładce [Automatyczne przypomnienia] w sekcji Automatyczne przypomnienia dla klientów/ operatorów. Na liście szablonów do wyboru są dostępne tylko te, które zostały uprzednio zdefiniowane w Konfiguracji szablonów e-mail z poziomu formularza zadania.
  • Przypomnienie – określenie, kiedy ma zostać wysłane przypomnienie w formie e-mail, przy czym czas liczony jest od daty wskazanej na formularzu zadania w polu Termin od.

Wskazanie domyślnego szablonu SMS lub e-mail w konfiguracji nie jest obowiązkowe- odpowiedni szablon można również wybrać bezpośrednio na zadaniu, którego przypomnienie ma dotyczyć.

Serwis Operacji Automatycznych (jeżeli został uruchomiony) regularnie sprawdza zadania i w przypadku zadania spełniającego warunki, wysyła przypomnienie w wybranej formie na trzy różne sposoby:

  • tylko do klientów,
  • tylko do operatorów/ pracowników,
  • jednocześnie do klientów i operatorów/ pracowników.

Przycisk  wywołuje listę logów z operacji wykonywanych przez Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych z włączonym filtrowaniem do przypomnień dla klientów i operatorów dla tej firmy.

Na dole okna znajduje się sekcja z informacją o stanie uruchomienia usługi Serwis Operacji Automatycznych wraz z przyciskiem odsyłającym do okna konfiguracji usługi SOA (Konfiguracja Stanowiska/ Serwis Operacji Automatycznych/ Parametry) w razie gdyby usługa SOA nie była uruchomiona. W przypadku Comarch ERP Optima w modelu usługowym sekcja ta nie jest dostępna.




Automat faktur cyklicznych

Przed uruchomieniem automatycznego generowania faktur cyklicznych należy skonfigurować usługę Comarch ERP Optima Serwis Operacji Automatycznych  z poziomu Konfiguracji Stanowiska/ Serwis Operacji Automatycznych/ Parametry. Każda zmiana parametrów automatycznego generowania faktur cyklicznych powoduje restart usługi Serwis Operacji Automatycznych w przypadku, gdy usługa jest uruchomiona na tym komputerze. Jeżeli usługa jest uruchomiona na innym komputerze, restart usługi należy przeprowadzić na tamtym stanowisku samodzielnie. Opis konfiguracji usługi Comarch ERP Optima Serwis Operacji Automatycznych znajduje się tutaj.

Gałąź Serwis Operacji Automatycznych w Konfiguracji Stanowiska nie jest dostępna w przypadku programu w wersji usługowej. Użytkownicy korzystający z takiej wersji oprogramowania powinni od razu skonfigurować Automat faktur cyklicznych.

Po zaznaczeniu parametru Automatyczne generowanie faktur cyklicznych możliwe jest:

  • wskazanie Operatora, w imieniu którego będą automatycznie generowane faktury cykliczne,
  • wskazanie konta e-mail spośród kont pocztowych przypisanych do operatora wybranego jako operator logowania,
  • określenie czy wygenerowane wiadomości e-mail będą wysyłane natychmiast czy jedynie zapisywane jako kopie robocze,
  • określenie godziny generowania faktur cyklicznych.

Automat faktur cyklicznych

Przycisk  wywołuje listę logów z operacji wykonywanych przez Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych z włączonym filtrowaniem do faktur cyklicznych dla tej firmy.

Na dole okna znajduje się sekcja z informacją o stanie uruchomienia usługi Serwis Operacji Automatycznych wraz z przyciskiem odsyłającym do okna konfiguracji usługi SOA (Konfiguracja Stanowiska/ Serwis Operacji Automatycznych/ Parametry) w razie gdyby usługa SOA nie była uruchomiona. W przypadku Comarch ERP Optima w modelu usługowym sekcja ta nie jest dostępna.




VAT, AKC-WW

Nazwa skrócona – miejsce na wpisanie nazwy skróconej firmy.

Podatnik jest osobą fizyczną – umożliwia odpowiednie wydrukowanie na deklaracji informacji o płatniku składek, i tak jeśli:

  • parametr nie jest zaznaczony – podatnik nie jest osobą fizyczną – na deklaracji drukowana jest pełna nazwa firmy,
  • parametr jest zaznaczony – podatnik jest osobą fizyczną i na liście wspólników jest tylko jeden właściciel – na deklaracjach drukowane są nazwisko, imię i data urodzenia wspólnika,
  • parametr jest zaznaczony – podatnik jest osobą fizyczną, a na liście jest kilku wspólników – na deklaracjach drukowane są dane firmy.

Jeśli zaznaczymy parametr Podatnik jest osobą fizyczną, pojawiają się na formularzu dodatkowe pola pozwalające wprowadzić dane osobowe podatnika, takie jak Imię, datę urodzenia, numery PESEL, dowodu osobistego oraz paszportu.

Nazwa pełna – miejsce na wpisanie pełnej nazwy firmy.

Adres (VAT, AKC-WW) – miejsce na wpisanie pełnego adresu firmy, który będzie wykorzystany na generowanych w programie deklaracjach VAT-7, VAT-UE, VAT-8, VAT-9M, VAT-27 i AKC-WW.

Przedstawiciel (VAT, AKC-WW) – imię, nazwisko, e-mail i telefon przedstawiciela firmy, składającego i podpisującego deklaracje podatkowe firmy.

Uwaga
Wszystkie dane wprowadzone w poszczególnych grupach są niezależne (tzn. mogą się różnić)