Przenoszenie list płac za pomocą pracy rozproszonej

W programie jest możliwość przeniesienia list płac za pomocą pliku XML z bazy, na której prowadzone są kadry i płace do innej bazy w celu ich zaksięgowania. Zaimportowane pracą rozproszoną dane płacowo – kadrowe są widoczne zarówno dla operatora mającego licencję na moduły płacowe, jak i dla posiadającego jedynie moduły księgowe, jeśli nie ma ustawionej na karcie operatora blokady dostępu do wszystkich dokumentów pracowników, bądź blokady tylko do wynagrodzeń. Aby móc przenosić dane za pomocą pracy rozproszonej należy ustawić parametry w konfiguracji:

• W System/ Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Praca rozproszona w bazie, gdzie naliczane są listy płac należy zaznaczyć parametr Dział sprzedaży lub kadr oraz wpisać identyfikator księgowości i działu sprzedaży lub kadr. W bazie docelowej, do której będą przenoszone dane należy zaznaczyć parametr Księgowość oraz uzupełnić identyfikator księgowości. Identyfikatory w obu bazach muszą być zgodne.
• Z poziomu Stanowisko/Praca rozproszona/Parametry należy wskazać katalog przechowywania plików wymiany XML.

Po ustawieniu powyższych parametrów z menu Narzędzia za pomocą przycisku Praca rozproszona BR/Sprzedaż/płace można wyeksportować dane z jednej bazy i zaimportować w drugiej.  Eksportowi podlegają dane słownikowe takie jak pracownicy, formy płatności, typy wypłat czy struktura organizacyjna oraz dokumenty w tym m.in. listy płac, płatności. Wyeksportować można wyłącznie dokumenty zatwierdzone, tzn. listy płac zamknięte i płatności zatwierdzone do realizacji. Przy eksporcie list płac pomijane są anulowane wypłaty.

Na oknie eksportu można określić, czy mają być wyeksportowane wszystkie dane, dotąd nie eksportowane lub zmienione lub ze wskazanego okresu. Podczas eksportu typów wypłat z opcją Dotąd nie eksportowane i zmienione do pliku przenoszone są zmienione od ostatniego eksportu typy wypłat oraz nowe. Eksport struktury organizacyjnej jako Dotąd nie eksportowane i zmienione możliwy jest tylko za pierwszym razem. Kolejne zmiany w strukturze (modyfikacja i dodanie) należy eksportować z opcją Wszystkie. Struktura zostanie wyeksportowana jeszcze raz w całości. Import spowoduje dopisanie nowych lub zmodyfikowanie istniejących danych w strukturze, ale nie usunie tych istniejących w bazie importowej (jeśli były dodane z poziomu programu, a nie mają swojego odpowiednika w pliku).

Modyfikacje wyeksportowanych list płac i wypłat oraz możliwość anulowania wypłat są uzależnione od ustawienia parametru Zmiana dokumentów wyeksportowanych na danym Operatorze.

W bazie, w której prowadzona jest Księgowość z poziomu Dokumenty źródłowe/Listy płac możliwy jest podgląd wypłat, naliczonych na zaimportowanych liście płac, za pomocą przycisku  Wypłaty pracowników dostępnego na wstążce. Zaimportowane pracą rozproszoną listy płac, jak również pojedyncze wypłaty są wyświetlane tylko w trybie do odczytu. Oznacza to, że na liście płac, którą zaimportowano pracą rozproszoną, nie można wykonywać zmian w wypłatach: nie można ich dodawać, cofać do bufora, usuwać ani anulować. W sytuacji, kiedy istnieje konieczność ponownego importu zaimportowanej listy płac, należy najpierw ją usunąć z bazy docelowej i jeszcze raz zaimportować. W bazach z zaznaczoną pracą rozproszoną i opcją Księgowość na oknie List płac można usunąć całą listę płac wraz z naliczonymi na niej wypłatami za pomocą przycisku Usunięcie listy płac z wypłatami . Można usunąć jedynie zaimportowane pracą rozproszoną listy płac, które nie są zaksięgowane i nie mają rozliczonych płatności z wypłat.

Przeniesione płatności wynikające z wypłat pojawiają się w preliminarzu płatności. Zaimportowane płatności mogą być wyeksportowane do systemu bankowego, mogą podlegać dalszym rozliczeniom i księgowaniom. Jeśli pracownik na formularzu danych kadrowych ma ustawiony parametr Nie rozliczaj płatności, podczas importu płatności wynikające z wypłaty trafiają do preliminarza płatności ze statusem Nie podlega rozliczeniom, mimo że w pliku były zapisane zgodnie ze statusem zapisanym w bazie eksportowej.

W bazie, do której zaimportowano listy płac pracą rozproszoną domyślnie jest zablokowana możliwość naliczania kolejnych list płac. Dodawanie list płac i naliczanie wynagrodzeń w kolejnych miesiącach jest możliwe dopiero po zaznaczeniu parametru w Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Parametry Możliwość liczenia wypłat po zaimportowaniu list płac pracą rozproszoną.