• Wystawiamy rezerwacje RO/2008/000054 dla kontrahenta ALOZA na 2 towary CIS: 10 szt. I SOSNA: 15 szt. Rezerwacja pojawia się na liście RO, na liście zasobów pojawiają się odpowiednie zapisy w kolumnie Rezerwacja.
• Klient pojawia się w firmie i chce zrealizować swoje zamówienie. Wchodzimy na listę rezerwacji, zaznaczamy RO/2008/000054 i za pomocą przycisku odpowiedzialnego za przekształcenie generujemy Fakturę Sprzedaży.
• Na liście Faktur Sprzedaży pojawia się nowy dokument FARO/2008/000145 o statusie RO. Dokument ten jest w buforze (kolor zielony). Po ustaleniu formy i terminu płatności (przelew 14 dni) zapisujemy dokument na stałe.
• W zależności od ustawień w konfiguracji:
  • jeśli w konfiguracji mamy zaznaczony dla FA parametr rezerwacja – towar jest nadal zarezerwowany
  • jeśli w konfiguracji mamy zaznaczony dla FA parametr pobranie – towar zostaje zdjęty z magazynu, a rezerwacja znika

W preliminarzu powstaje zdarzenie planujące zapłatę za fakturę.

Po zaznaczeniu Faktury Sprzedaży FARO/2008/000145 przyciskiem  generujemy Wydanie Zewnętrzne. Program odpowiednim komunikatem informuje nas o zakończeniu procesu. Generując WZ program sprawdza czy na magazynie jest wystarczająca ilość towaru. Jeśli chociaż dla jednej pozycji brakuje ilości – WZ nie zostanie utworzony.

W zależności od ustawień w konfiguracji:

• jeśli faktura rezerwowała towar – rezerwacja znika, a towar zostaje pobrany z magazynu
• jeśli faktura pobrała towar – powstanie dokumentu WZ niczego nie zmienia w magazynie

Nowo powstały WZ jest automatycznie zapisywany na trwałe. W kolumnie status otrzymuje on znacznik FA. Na formularzu WZ uzyskujemy informację o przekształceniu go z FARO/2008/000145. Podgląd dokumentu źródłowego (FARO/2008/000145) jest możliwy z poziomu zakładki [Dokumenty].

Kiedy otrzymujemy potwierdzenie wpłaty za fakturę – wprowadzamy go do raportu bankowego i zapis rozliczamy z Fakturą Sprzedaży FARO/2008/000145.

Zarówno faktura jak i zapis otrzymują status rozliczonych całkowicie. 

• Ustaliliśmy z naszym klientem, że towar będzie mu dostarczany codziennie, ale fakturę wystawiamy zawsze na koniec tygodnia, w piątek. Dostawy potwierdzane są dokumentami WZ. Mamy 5 dokumentów WZ/2008/000001….WZ/2008/000005.
• Towar jest wydawany z magazynu na bieżąco – w chwili wystawienia dokumentu WZ.
• W celu wystawienia Faktury Sprzedaży należy na liście zaznaczyć odpowiednie Wydania Zewnętrzne. Muszą one dotyczyć:
  • tego samego kontrahenta
  • na wszystkich zastosowano ten sam algorytm wyliczania podatku VAT (netto/brutto)
• Zaznaczamy wybrane WZ i za pomocą polecenia Przekształcenie do FA z menu kontekstowego rozpoczynamy proces tworzenia Faktury Sprzedaży. Odpowiedni komunikat programu poinformuje nas o poprawnym zakończeniu procesu generowania faktury.
• Wszystkie przekształcone WZ otrzymują status FA
• Nowa faktura jest w buforze. Oprócz tego, że można na niej modyfikować daty, formę i termin płatności, program dopuszcza również pewną modyfikację pozycji:
  • nie można modyfikować ani usuwać pozycji, które pochodzą z konwertowanych wcześniej dokumentów WZ
  • można dopisać nowe pozycje na FA. W momencie jej zatwierdzania program utworzy kolejny dokument WZ (różnicowy) na dopisane pozycje
• Proponowane przez program ustawienia na FA:
  • data wystawienia faktury – to data wykonania konwersji (data bieżąca)
  • data sprzedaży – to również data bieżąca
  • jeśli na dokumentach WZ znajdował się kilka razy ten sam towar w identycznej cenie – program w chwili konwersji zsumuje go do jednej pozycji.
• Na fakturze należy ustalić formę i termin płatności. Po jej zatwierdzeniu – w preliminarzu płatności pojawią się odpowiednie zapisy. 

• Tworzymy definicję atrybutu z poziomu menu Ogólne/ Atrybuty:
  • kod: KOD U DOST, nazwa: kod towaru u dostawcy
  • dokleić do opisu elementu: zaznaczony (chcemy, żeby kod drukował się na zamówieniach)
  • zależny od kontrahenta: zaznaczony (kod tego towaru jest inny u każdego dostawcy)
• Otwieramy kartę towaru IGLAKI_JAŁOWIEC (menu Handel/ Zasoby), zakładka [Atrybuty]. Dodajemy atrybut:
  • Atrybut: KOD U DOST.
  • dokleić do opisu elementu: zaznaczony (zgodnie z ustawieniem na definicji)
  • kod atrybutu przed wartością: zaznaczony (dzięki temu opis towaru na zamówieniu będzie bardziej czytelny)
  • zależny od kontrahenta: zaznaczony (u każdego dostawcy ten towar ma nadany inny kod)
• Uzupełniamy listę kodów dla poszczególnych dostawców:
  • kontrahent: LAS, wartość: IG_J (u dostawcy o kodzie LAS towar ma kod IG_J)
  • kontrahent: MARKUS, wartość: RO789 (u dostawcy o kodzie MARKUS towar ma kod RO789)
• Zatwierdzamy formularz atrybutu, a następnie formularz towaru.
• Tworzymy zamówienie na towar IGLAKI_JAŁOWIEC u kontrahenta LAS (menu Handel/ Zamówienia u dostawcy):
  • wpisujemy kontrahenta LAS, dodajemy towar IGLAKI JAŁOWIEC
  • na formularzu towaru na zamówieniu (przycisk lupy) widać, że w polu opis pojawił się tekst KOD U DOST. IG_J, a na wydruku zamówienia (wzór standard) obok nazwy towaru pojawi się jego opis.
• Tworzymy zamówienie na towar IGLAKI_JAŁOWIEC u kontrahenta MARKUS:
  • wpisujemy kontrahenta MARKUS, dodajemy towar IGLAKI JAŁOWIEC
  • na formularzu towaru na zamówieniu (przycisk lupy) widać, że w polu opis pojawił się tekst KOD U DOST. RO789, a na wydruku zamówienia (wzór standard) obok nazwy towaru pojawi się jego opis. 

Cel ćwiczenia: zarejestrowanie kontrahenta w systemie

Zdefiniowanie grupy kontrahentów

• Otwieramy System/ Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Grupy kontrahentów.
• Dodajemy grupę: ODB_FIRMY (odbiorcy prowadzący działalność gospodarczą)
• Zatwierdzamy dane
• Zamykamy konfigurację

Zarejestrowanie kontrahenta

• Otwieramy menu Ogólne/ Kontrahenci.
• Dodajemy kolejnego kontrahenta:
  • kod: GALERIA
  • grupa: ODB_FIRMY (odbiorcy- firmy)
  • rodzaj: odbiorca
  • NIP: 111-111-11-11
  • nazwa: Galeria Kwiatów
  • adres: ul. Kwiatowa 33, 31-100 Kraków, woj. Małopolskie
  • kategoria: Przychody (typ kategorii: przychody)
• Na zakładce [Płatności] ustalamy dane dotyczące płatności kontrahenta:
  • bank: BGŻ /KRAKÓW
  • rachunek: 90-20301459-1234123412341234
  • forma płatności: PRZELEW
  • termin płatności – 10 dni (ponieważ standardowy termin płatności dla formy przelew wynosi 7 dni aby z kontrahentem powiązać inny termin należy zaznaczyć parametr widoczny obok i w aktywne pole wpisać 10 dni)
• Na zakładce [Handlowe] ustalamy dane dotyczące statusu kontrahenta
  • status: podmiot gospodarczy, odbiorca krajowy
• Zatwierdzamy kartę – kontrahent pojawia się na liście.

Import danych o kontrahentach z bazy DEMO:

• Otwieramy menu Narzędzia/ Importy/ Z innej bazy danych.
• Uzupełniamy informacje niezbędne dla przeprowadzenia importu:
  • nazwa firmy: DEMO
  • importowana lista: zaznaczamy GRUPY KONTRAHENTÓW oraz KONTRAHENCI
  • równocześnie z importem kontrahentów przeprowadźmy również import listy urzędów (należy zaznaczyć dodatkowo pozycję URZĘDY). Lista urzędów będzie wykorzystana w dalszych ćwiczeniach.
• Wciśnięcie przycisku pioruna spowoduje zaimportowanie kontrahentów oraz urzędów do bazy NOVA.

Po zakończeniu importu jeżeli pojawi się okno z informacją, ile pozycji zostało dopisanych do bazy danych, należy je zamknąć.

Cel ćwiczenia: rozliczenie z poziomu Faktury Sprzedaży zaliczki wpłaconej wcześniej przez kontrahenta

Rejestrujemy zaliczkę w programie

• Otwieramy menu Kasa/Bank/ Zapisy kasowe/ bankowe
• Zaliczka zostanie zarejestrowana w kasie gotówkowej (rejestr KASA)
• Wprowadzamy wpłaconą zaliczkę od kontrahenta:
  • dokument: KP
  • kwota: 200 zł
  • kontrahent: TWÓJ OGRÓD
  • status: nie rozliczono (rozliczenie nastąpi z poziomu Faktury Sprzedaży)

Wystawiamy Fakturę Sprzedaży

• Otwieramy menu Handel/ Faktury
• Dodajemy nową fakturę:
  • kontrahent: TWÓJ OGRÓD
  • forma płatności: PRZELEW
• Wprowadzamy towary:
  • TUJE_3L: 100 szt. w cenie 7.50 zł
• Wartość brutto faktury 922.50 zł

Rozliczamy zaliczkę

• Otwieramy zakładkę [Płatności]
• Klikamy ikonę plusa z wykrzyknikiem i na liście wybieramy wprowadzony wcześniej zapis na kwotę 200 zł.
• Zatwierdzamy fakturę na trwałe (nie do bufora). Zaznaczmy parametr WZ (towar zostanie zdjęty z magazynu)
  • na podglądzie faktury widać kwotę zapłaconą 200 zł, pozostaje do zapłaty 722.50 zł
  • zapis kasowy otrzymał status R – Rozliczony całkowicie
  • zdarzenie w Preliminarzu powiązane z fakturą posiada status C – rozliczony częściowo: rozliczono 200 zł, pozostaje 722.50 zł.

Cel ćwiczenia: wprowadzenie zapisu kasowego do raportu.

Wprowadzamy pierwsze zapisy do raportu. W tym celu otwieramy menu wybieramy Kasa/Bank/ Zapisy kasowe/bankowe. Następnie wybieramy rejestr: BPH i raport RKB/000001/2010/BPH. Pojawia się lista zapisów z wskazanego raportu. W naszym przypadku jest pusta. Przycisk z plusem pozwala dodać pierwszy zapis.

Załóżmy, że otrzymaliśmy wyciąg bankowy, na którym potwierdzone są dwie operacje: przelew na nasze konto od kontrahenta ALOZA na kwotę 3450 zł oraz przelew z naszego konta dla kontrahenta ELEKTROWNIA na kwotę 1300 zł.

• Przelew na nasze konto. Wypełniamy kolejne pola:
  • Dokument: KP (bo tak mamy zdefiniowane operacje przychodu)
  • Data: bieżąca
  • Kwota: 3450
  • Operacja: przelew na konto
  • Kontrahent: ALOZA (można wpisać z klawiatury)
  • Bank: automatycznie wypełnia się bank i numer rachunku kontrahenta
  • Kategoria: program proponuje kategorię związaną z kontrahentem.
  • Status: pozostawiamy Nie rozliczono (Rozliczenie nastąpi dopiero wówczas, gdy skojarzymy wprowadzany przychód z transakcją z kontrahentem. Np. z Fakturą Sprzedaży dla ALOZA).
  • zatwierdzamy formularz
• Przelew z naszego konta. Wypełniamy kolejne pola:
  • Dokument: KW (bo tak mamy zdefiniowane operacje rozchodu)
  • Data: bieżąca
  • Kwota: 1300
  • Operacja: przelew z konta
  • Kontrahent: ELEKTROWNIA (można wpisać z klawiatury)
  • Bank: automatycznie wypełnia się bank i numer rachunku kontrahenta
  • Kategoria: program proponuje kategorię związaną z kontrahentem.
  • Status: pozostawiamy Nie rozliczono (Rozliczenie nastąpi dopiero wówczas, gdy skojarzymy wprowadzany przychód z transakcją – np. z Fakturą Zakupu od ELEKTROWNIA).
  • zatwierdzamy formularz

Cel ćwiczenia: zakup towaru wg schematu zamówienie towaru → wprowadzenie towaru do magazynu → zarejestrowanie Faktury Zakupu.

Zamówienie towaru u dostawcy

• Aby wprowadzić zamówienie u dostawcy z poziomu menu Handel wybieramy Zamówienia u dostawcy. Lista jest pusta. Nowe zamówienie tworzymy po wciśnięciu przycisku Dodaj.
• Otwarty zostaje formularz zamówienia:
  • kontrahent: AL-KOMP
  • dokument liczony od netto
  • uzupełniamy towary (listę towarów można zawęzić do grupy SPRZĘT)
    • NOŻYCE_EL: 20 szt. w cenie 105 zł
    • PIŁA_ELEKTR: 20 szt. w cenie 185 zł
  • wartość zamówienia: 7 134.00 zł
• Zatwierdzamy zamówienie na trwałe (nie do bufora)
• Sprawdźmy, jakie konsekwencje zamówienia ma w magazynie (Magazyn/ Zasoby):
  • ilość towaru nie wzrasta (towar nie został wprowadzony do magazynu);
  • ilość pojawiła się w kolumnie Zamówienia.

Realizacja zamówienia – wprowadzenie towaru do magazynu

• Zaznaczamy dokument ZD na liście ZD/1/2013.
• Wciskamy przycisk PZ. Program przeprowadza konwersję Zamówienia do dokumentu Przyjęcia Zewnętrznego. Po zakończeniu konwersji wyświetlony zostanie formularz przyjęcia, na który przepisane zostały wszystkie informacje z zamówienia. Dokument jest edytowalny (można wprowadzać na nim zmiany).

W zależności od modyfikacji dokonanych na formularzu, po zatwierdzeniu przyjęcia zamówienie otrzyma status:

• Zrealizowano – wszystkie pozycje z zamówienia zostały przeniesione na dokument PZ z niezmienioną ilością, nie ma możliwości dalszej realizacji zamówienia;
• W realizacji – dokonano częściowej realizacji zamówienia poprzez modyfikację pozycji na dokumencie PZ, istnieje możliwość dalszej realizacji zamówienia lub jego zamknięcia;
• Zamknięto – dokument Zamówienia został zamknięty, nie ma możliwości dalszej realizacji.
• Na liście Przyjęć Zewnętrznych pojawia się nowy dokument PZ, który:
  • jest w buforze (na liście widoczny w kolorze zielonym);
  • ma status ZD, co oznacza, że powstał na podstawie zamówienia.
• Zajrzyjmy do magazynu: towar pozostaje nadal jako zamówiony. Wprowadzenie do magazynu nastąpi dopiero po zatwierdzeniu dokumentu PZ na trwałe.
• Na liście dokumentów PZ (Handel/ Przyjęcia Zewnętrzne) widać dokument PZ, wyedytujmy go (przycisk lupki).
• Uzupełniamy numer dokumentu obcego (otrzymanego od dostawcy): WZ 1234/2013;
• Zatwierdzamy dokument PZ na trwałe (bez wprowadzania żadnych zmian). Parametr FZ powinien być odznaczony (Fakturę Zakupu utworzymy później).
• Pojawia się tabela z aktualizacją cen sprzedaży. Ponieważ towar kupujemy w takiej samej cenie jaka jest zapisana na karcie towaru – ceny sprzedaży nie ulegają zmianie. Tabelę należy zatwierdzić.
• Warto zwrócić uwagę, że na razie nie powstała jeszcze płatność w module Kasa/Bank.
• Zajrzyjmy jeszcze raz na formularz dokumentu PZ – na zakładce [Dokumenty] widać listę dokumentów związanych bezpośrednio z naszym PZ: dokument zamówienia, na podstawie którego powstał oraz Faktura Zakupu utworzona na podstawie PZ.
• Zajrzyjmy do magazynu (Handel/ Zasoby): nie ma już ilości zamówionej, natomiast towar został wprowadzony do magazynu. Ilość jest widoczna w kolumnie Ilość (w magazynie) oraz Ilość dostępna (do sprzedaży).

Utworzenie Faktury Zakupu

Ostatnim etapem jest utworzenie Faktury Zakupu, która będzie podstawą do powstania płatności w module Kasa/Bank:

• Na liście dokumentów PZ zaznaczamy dokument, który wcześniej został utworzony w oparciu o ZD i wciskamy przycisk FZ. Program na podstawie dokumentu PZ tworzy Fakturę Zakupu.
• Na liście Faktur Zakupu (menu Handel/ Faktury Zakupu) pojawił się nowy dokument:
  • faktura jest w buforze;
  • po jej wyedytowaniu widać, że zawiera takie same informacje jak dokument PZ;
  • możliwe do ustalenia są forma i termin płatności;
  • należy uzupełnić numer obcy (numer dokumentu otrzymanego od dostawcy): FA/1234/2013;
  • zatwierdzamy dokument FZ (na trwałe).
• Pojawia się tabela z aktualizacją cen sprzedaży – należy ją zatwierdzić.
• Zajrzyjmy jeszcze raz na formularz faktury na zakładkę [Dokumenty]: z poziomu Faktury Zakupu widać już tylko dokument PZ, na podstawie którego powstała.
• W magazynie nie wprowadziło to żadnych zmian. Towar został już wcześniej wprowadzony do magazynu na podstawie dokumentu PZ.
• W Kasie/Banku w Preliminarzu (rejestr PKO) pojawił się planowany rozchód na kwotę 7 134.00 zł. Kiedy płatność będzie realizowana, należy wprowadzić odpowiednie KW w raporcie bankowym i rozliczyć je z planowaną wypłatą w Preliminarzu.