1

Magazyn – najpierw Faktura Zakupu, potem przyjęcie towaru do magazynu

Cel ćwiczenia: zakup towaru wg schematu zarejestrowanie Faktury Zakupu → wprowadzenie towaru do magazynu.

Zarejestrowanie Faktury Zakupu

  • Wprowadzamy do systemu Fakturę Zakupu:
    • kontrahent: MARKUS
    • numer obcy (dokumentu otrzymanego od dostawcy): FA 123/2013
    • forma i termin płatności pobierane są z karty ewidencyjnej kontrahenta
    • towary (z grupy SPRZĘT):
      • NOŻYCE_EL: 5 szt. w cenie 110 zł (nowa cena zakupu)
    • wartość brutto 676.50 zł
    • zatwierdzamy dokument FZ (na trwałe). Parametr PZ (odpowiedzialny za automatyczne generowanie dokumentu PZ) powinien być odznaczony – dokument PZ utworzymy później.
  • Pojawia się tabela z aktualizacją cen sprzedaży – sprzedaży w związku z zakupem towaru w nowej cenie wyliczone zostały nowe ceny. Zatwierdźmy ją.
  • W module Kasa/Bank w Preliminarzu (rejestr PKO) powstaje planowana wypłata związana z fakturą na kwotę 676.50 zł
  • Zajrzyjmy do magazynu: towar nie został jeszcze wprowadzony do magazynu – widoczny jest na razie w kolumnie Zamówienia.

Wprowadzenie towaru do magazynu

Na podstawie zarejestrowanej Faktury Zakupu możemy przygotować dokument PZ, który wprowadzi towar do magazynu. Konwertujemy FZ do dokumentu PZ:

  • Zaznaczamy Fakturę Zakupu na liście.
  • Wciskamy przycisk PZ . Program przeprowadza konwersję. O zakończeniu operacji informuje komunikatem.
    • faktura otrzymuje status PZ, co oznacza, że została już skojarzona z dokumentem Przyjęcia Zewnętrznego.
  • Na liście dokumentów PZ (menu Handel/ Przyjęcia Zewnętrzne) pojawił się dokument PZ. Dokument jest zatwierdzony na trwałe i nie ma możliwości wprowadzenia na nim żadnych zmian
  • Zajrzyjmy do magazynu (Handel/ Zasoby): towar został wprowadzony do magazynu. Nie ma już ilości zamówionej, natomiast zakupione 5 szt. zostało dopisane do ilości w magazynie i ilości dostępnej.
  • Otwórzmy kartę ewidencyjną towaru NOŻYCE_EL na zakładce [Zasoby]. Pojawią się tam dwie pozycje:
    • przyjęcie towaru na podstawie dokumentu PZ z poprzedniego ćwiczenia: 20 szt. w cenie 105 zł (wartość zasobu 2 100 zł)
    • przyjęcie towaru na podstawie PZ z bieżącego ćwiczenia: 5 szt. towaru w cenie 110 zł (wartość zasobu 550 zł)




Magazyn – konwersja kilku dokumentów PZ do Faktury Zakupu

Cel ćwiczenia: wprowadzenie towaru do magazynu na podstawie kilku dokumentów PZ, a następnie utworzenie na ich podstawie jednej Faktury Zakupu.

Istnieje możliwość przekształcenia kilku dokumentów PZ do jednej FZ. Przyjęcia Zewnętrzne muszą: dotyczyć jednego Kontrahenta, być wyliczane wg tego samego algorytmu netto/ brutto, mieć taką samą kategorię, być wystawione w tej samej walucie.

  • Wprowadzamy pierwszy dokument PZ (menu Handel/ Przyjęcia Zewnętrzne):
    • kontrahent: LAS (pozostałe informacje są uzupełniane na podstawie danych z karty kontrahenta)
    • numer obcy: WZ/555/2009
    • wprowadzamy towary:
      • TUJE_3L: 50 szt. w cenie 6.25 zł
      • RÓŻA_PN: 50 szt. w cenie 3.70 zł
    • wartość brutto dokumentu: 611.93 zł
  • Zatwierdzamy dokument PZ na trwałe. Parametr FZ dotyczący automatycznego tworzenia Faktury Zakupu nie powinien być zaznaczony (fakturę utworzymy później):
    • towar został wprowadzony do magazynu (jest dostępny do sprzedaży)
    • nie powstała płatność w Kasie/Banku
  • Wprowadzamy drugi dokument PZ (menu Handel/ Przyjęcia Zewnętrzne):
    • kontrahent: LAS (pozostałe informacje są uzupełniane na podstawie danych z karty kontrahenta)
    • numer obcy: WZ/556/2013
    • wprowadzamy towar:
      • TUJE_3L: 70 szt. w cenie 6.25 zł
    • wartość brutto dokumentu 538.13 zł
  • Zatwierdzamy dokument PZ na trwałe. Parametr FZ dotyczący automatycznego tworzenia Faktury Zakupu nie powinien być zaznaczony (fakturę utworzymy później).
    • towar został wprowadzony do magazynu (jest dostępny do sprzedaży)
    • nie powstała płatność w Kasie/Banku

Konwertujemy dokumenty PZ do Faktury Zakupu:

  • Na liście dokumentów PZ zaznaczamy obydwa dokumenty.
  • Przycisk FZ pozwala na utworzenie Faktury Zakupu na podstawie zaznaczonych dokumentów PZ. O zakończeniu operacji program poinformuje komunikatem.
    • dokumenty PZ otrzymują status FZ, co oznacza, że zostały już przekonwertowane do Faktury Zakupu i ponowna konwersja nie będzie możliwa
  • Na liście Faktur Zakupu (menu Handel/ Faktury Zakupu) pojawił się nowy dokument:
    • informacje o kontrahencie zostały przepisane z dokumentów PZ
    • numer obcy: przepisany został numer z pierwszego dokumentu WZ, w pole należy jednak wpisać numer faktury otrzymanej od dostawcy (FA/500/2009)
    • forma płatności: PRZELEW z terminem 7 dni.
    • towary zostały przepisane z dokumentów PZ. Towar TUJE_3L został zagregowany do jednej pozycji 120 szt. (50 szt. z pierwszego PZ i 70 szt. z drugiego PZ)
    • wartość brutto Faktury Zakupu to 1 150.06 zł
  • Zatwierdzamy dokument na trwałe:
    • w Kasie/Banku powstaje planowana płatność w rejestrze PKO na kwotę faktury: 1 150.06 zł
    • w magazynie nie ma żadnych zmian. Towar został wcześniej wprowadzony do magazynu na podstawie dokumentów PZ.

Utworzone zasoby:

  • Zajrzyjmy jeszcze na kartę towaru TUJE_3L na zakładkę [Zasoby] (menu Handel/ Zasoby). Na liście zasobów widoczne są trzy pozycje:
    • 100 szt. wprowadzone Bilansem Otwarcia
    • 50 szt. wprowadzone pierwszym dokumentem PZ
    • 70 szt. wprowadzone drugim dokumentem PZ
  • Jak widać pomimo, że na Fakturze Zakupu towar został skompresowany do jednej pozycji to każdy dokument PZ utworzył w magazynie własny zasób !!!




Import towaru spoza Unii Europejskiej

Cel ćwiczenia: wprowadzenie Faktury Zakupu w walucie obcej oraz dokumentu SAD

Wprowadzamy kontrahenta na listę

  • Dodajemy nowego kontrahenta do listy (zgodnie z podanymi informacjami):
    • kod: IMP/EXP
    • grupa: ODB_FIRMY
    • nazwa: Firma importowo – eksportowa
    • kategoria: MAT.PODSTAWOWE (typ KOSZTY)
    • status: podmiot gospodarczy, odbiorca pozaunijny
    • forma płatności: PRZELEW_BPH (termin standardowy)
    • domyślna waluta: EUR
    • grupa cenowa: HURTOWA 3

Wprowadzamy Fakturę Zakupu

  • Wprowadzamy Fakturę Zakupu od dostawcy zagranicznego:
    • numer obcy: 4444/2013
    • kontrahent: IMP/EXP
    • faktura liczona od: netto
    • kurs: ręczny 1 EURO = 4.00 PLN
    • towary: ROZDRABNIACZ 10 szt. w cenie zakupu 100 EURO
    • stawka VAT dla towaru automatycznie zmieniana jest na 0%
    • wartość faktury: 1000 EURO
    • wartość w PLN: 4.000 zł
  • W wyniku zatwierdzenia FZ (na trwałe, z zaznaczonym parametrem PZ):
    • w Preliminarzu płatności (rejestr BPH) powstaje płatność dla kontrahenta IMP/EXP o wartości 1000 EURO
    • na magazyn wprowadzany jest nowy zasób towaru ROZDRABNIACZ o wartości 4 000 PLN
    • Wprowadzamy fakturę od spedytora za transport na 500 PLN (VAT 0%).
  • Otrzymujemy dokument SAD:
    • kurs na dokumencie SAD wynosi 4.00 PLN
    • wartość cła to 5% wartości towaru oraz wartość transportu

Opłata celna5% x (4000+500)  – opłata celna liczona od wartości towarów i kosztów transportu225.00 PLN
Podatek VAT0.23 x (4 000 + 225 + 500)1086,75 PLN
Wartość brutto dokumentu (należność wobec urzędu)1311,75 (1086,75+225)

  • W związku z tym wystawiamy dokument Korekty granicznej:
    • zaznaczamy na liście dokumentów FZ fakturę, której dotyczy SAD
    • z menu wyświetlonego po wciśnięciu strzałki obok przycisku Korekta wybieramy Korekta graniczna/cło
  • Pojawia się formularz dokumentu Korekty granicznej:
    • w nagłówku należy uzupełnić dane o urzędzie, w którym regulowana będzie płatność:
    • z menu pod strzałką (obok pola kontrahent) wybieramy opcję URZĄD
    • z wyświetlonej listy urzędów skarbowych wybieramy 03 (Urząd Skarbowy Kraków – Krowodrza)
    • Na dokumencie korekty granicznej klikając ikonę otworzy się okno Kwoty celne (pozycje na liście kwot celnych można edytować w System/ Konfiguracja/ Firma/ Handel/  Kwoty celne) wprowadzamy dwie kwoty:
      • transport
        • w oknie Kwoty celne dla pozycji Koszt transportu uzupełniamy wartość 500 PLN, parametr Naliczaj VAT jest ustawiony na Tak, natomiast Wpływ na płatność ustawiony na Nie.
      • cło
        • w oknie Kwoty celne dla pozycji Wartość Cła uzupełniamy wartość 225 PLN, parametr Naliczaj VAT jest ustawiony na Tak
        • Na zakładce [Płatności] zaznaczamy Naliczaj VAT od towarów, wyliczona przez program kwota VAT wynosi 0,23 X (4000 + 225 + 500) = 1086,75 PLN
  • Korekta graniczna może być wystawiona jedynie w walucie PLN
    • cena towaru podana na korekcie granicznej jest przeliczona z EURO na PLN wg kursu podanego na Fakturze Zakupu
    • do wartości towaru ma być doliczona wartość cła i transportu
    • wartość korekty, jaką wpisujemy to wartość cła: 225 PLN. Kwota transportu podnosi wartość towaru na magazynie, natomiast nie wpływa na płatność ponieważ została wcześniej wprowadzona osobna faktura na transport.

Tabela VAT po wykonanych czynnościach powinna wyglądać jak poniżej

stawkanettoVATbrutto
0.232251086.751311.75

  • Po zatwierdzeniu dokumentu:
    • wartość zasobu zwiększana jest o wartość cła i transportu i wynosi teraz 4000 + 225 + 500 = 4725 PLN
    • w Preliminarzu płatności powstaje zdarzenie planujące zapłatę do urzędu na kwotę 1311,75 PLN




Faktury zaliczkowe

Cel ćwiczenia: zawarcie umowy z kontrahentem (Faktura Pro-Forma), wystawienie faktury zaliczkowej do pobranej zaliczki, wystawienie faktury finalnej.

Rejestrujemy umowę z klientem (Faktura Pro-Forma)

  • Otwieramy listę Faktur Pro-Forma (w menu Handel)
  • Dodajemy nowy dokument:
    • kontrahent: ADM
    • towary: ZIEMIA_5L (100 szt. w cenie 1.50 zł) oraz KORA_S80 (100 szt. w cenie 5.28 zł)
    • wartość brutto dokumentu: 833.94 zł
  • Zatwierdzamy dokument na trwałe.

Wystawiamy Fakturę zaliczkową

  • Na liście Faktur Pro-Forma wyświetlamy menu dostępne pod przyciskiem strzałki obok przycisku „Faktura sprzedaży” i wybieramy opcję Faktura zaliczkowa.
  • Wyświetlony zostaje formularz, na którym można uzupełnić informację o kwocie wpłacanej zaliczki.
  • Istnieje konieczność podania kwoty zaliczki wpłacanej dla poszczególnych pozycji z Faktury Pro-Forma. W kolumnie Zaliczka max. widoczna jest maksymalna kwota, jaka może być wpłacona do poszczególnych towarów.
    • w przypadku naszej faktury maksymalna kwota zaliczki, jaka może zostać wpłacona to wartość brutto poszczególnych towarów
    • jeśli do danej umowy (Faktury Pro-Forma) wcześniej były już wpłacane zaliczki (tworzone faktury zaliczkowe) to kwota widoczna w kolumnie Zaliczka max. jest pomniejszona o wcześniejsze wpłaty.
    • Kwota zaliczki deklarowanej dla poszczególnych towarów nie może przekroczyć kwoty widocznej w kolumnie Zaliczka max.
  • Załóżmy, że kontrahent wpłaca zaliczkę w wysokości 300 zł. Można ją wpisać na fakturę zaliczkową na dwa sposoby:
    • Wpisywać ręcznie kwoty do poszczególnych pozycji w polu Zaliczka tak, aby ich suma dała kwotę wpłacanej zaliczki.
    • Automatycznie rozbić kwotę zaliczki na poszczególne pozycje przy pomocy ikony pioruna.
  • Zaliczkę 300 zł rozbijamy automatycznie na pozycje z Faktury Pro Forma:
    • Wciskamy ikonę pioruna ;
    • Podajemy kwotę zaliczki 300 zł i zatwierdzamy;
    • Program proporcjonalnie rozbija podaną kwotę pomiędzy towary ZIEMIA_5L i KORA_S80;
    • Wartość faktury zaliczkowej: 300 zł.
  • Klient wpłaca zaliczkę bezpośrednio do kasy – forma płatności na fakturze zaliczkowej to gotówka.
  • Zatwierdzamy fakturę zaliczkową:
    • Potwierdzamy wpłatę gotówki do kasy;
    • Faktura zaliczkowa jest widoczna na liście Faktur Sprzedaży, ze statusem ZL;
    • Faktura Pro Forma otrzymuje status ZL, co oznacza, że na jej podstawie została utworzona faktura zaliczkowa (numer Faktury zaliczkowej jest widoczny na zakładce [Dokumenty]).

Faktura Sprzedaży pomniejszona o zaliczkę

Po zrealizowaniu umowy należy wystawić Fakturę, przy czym jej wartość powinna być pomniejszona o wartość wpłaconej wcześniej zaliczki.

  • Na liście Faktur Pro-Forma zaznaczamy Fakturę Pro-Forma, do której została wpłacona zaliczka.
  • Z menu widocznego dostępnego pod przyciskiem strzałki obok przycisku „Faktura sprzedaży” wybieramy opcję Faktura Sprzedaży.
  • Faktura Sprzedaży jest widoczna na liście Faktur Sprzedaży. Ma status PF, co oznacza, że została utworzona na podstawie Faktury Pro Forma:
    • na fakturze finalnej widoczne są wszystkie pozycje z Faktury Pro Forma;
    • pozycje podlegają edycji: można je korygować, usuwać, dodawać nowe.
  • Wartość faktury jest domyślnie pomniejszona o wpłacone wcześniej zaliczki i wynosi 533.94 zł
    • w tabeli VAT (zakładka [Płatności]) widoczne są pozycje z kwotami ujemnymi – kwoty te odpowiadają wartości wystawionych wcześniej zaliczek;
    • na zakładce [Płatności] znajduje się również tabela Faktury zaliczkowe, w której można ustawić jakie kwoty, z których Faktur Zaliczkowych będą uwzględniane na Fakturze Finalnej. Domyślnie uwzględniane są pełne kwoty wszystkich Faktur Zaliczkowych powiązanych z Fakturą Pro Forma.
  • Ustalamy pozostałe dane:
    • kontrahent – jest przepisywany z Faktury Pro Forma;
    • forma płatności – przelew;
    • zaznaczamy parametr WZ – towar zostanie zdjęty z magazynu.
  • Zatwierdzamy Fakturę Sprzedaży:
    • towar zostaje zdjęty z magazynu;
    • w preliminarzu płatności odnotowana zostaje należność na kwotę 533.94 zł (wartość Faktury Sprzedaży).




Anulowanie dokumentu

Cel ćwiczenia: poznanie mechanizmu anulowania dokumentów na przykładzie Faktury Sprzedaży

Mechanizm anulowania poznamy na podstawie nowej Faktury Sprzedaży.

  • Wprowadzamy Fakturę Sprzedaży:
    • kontrahent: MARSZALIK
    • forma płatności: gotówka (termin bieżący)
    • faktura wystawiana od: brutto
    • towary: JABŁONIE 100 szt. w cenie 10 zł
    • wartość brutto faktury: 1 000.00 zł
  • Płatności rozbijamy z poziomu zakładki [Płatności] na:
    • gotówka z bieżącym terminem: 200 zł
    • przelew: 800 zł
  • Zatwierdzamy fakturę na trwałe, z zaznaczonym parametrem WZ (należy odznaczyć parametr Drukuj fiskalnie):
    • aktywny znacznik WZ spowodował, że na podstawie faktury automatycznie powstał dokument WZ i towar został zdjęty z magazynu (w magazynie pozostało 100 szt.)
    • w Kasie/Banku do kasy przyjmowana jest wpłata 200 zł (ze statusem R – Rozliczony całkowicie)
    • w Kasie/Banku w Preliminarzu powstaje zdarzenie na kwotę 800 zł (ze statusem N- Nierozliczony)

Anulujemy fakturę

  • Aby program pozwolił na anulowanie faktury częściowo lub całkowicie rozliczonej bez konieczności wcześniejszego „ręcznego” usuwania rozliczeń należy najpierw w Konfiguracji zaznaczyć odpowiedni parametr:
    • uruchamiamy System/ Konfiguracja/ Firma/ Kasa/Bank/ Parametry
    • zaznaczamy parametr Kasowanie rozliczeń przy kasowaniu i anulowaniu dokumentów
    • zamykamy konfigurację
  • Aby anulować fakturę należy:
    • zaznaczyć fakturę kursorem na liście
    • wcisnąć prawy przycisk myszy
    • z wyświetlonego menu wybrać opcję Anulowanie faktury
    • dokument anulowany widoczny jest na liście w kolorze czerwonym
  • W trakcie anulowania program zapyta, czy automatycznie anulować dokument WZ: wybierzmy opcję TAK
  • Konsekwencje w module Kasa/Bank
    • zdarzenie w Preliminarzu płatności na kwotę 800 zł zostało usunięte
    • zapis kasowy w raporcie kasowym na kwotę 200 zł został usunięty
  • Konsekwencje w magazynie:
    • anulowanie faktury z równoczesnym anulowaniem WZ sprzedaży spowodowało zwrot towaru do magazynu.
    • na liście dokumentów WZ dokument WZ utworzony na podstawie faktury jest widoczny w kolorze czerwonym , co oznacza, że został on również anulowany.




Faktura Zakupu – edytowalna tabela VAT

Cel ćwiczenia: edycja tabeli VAT na dokumentach zakupu

  • Wprowadzamy Fakturę Zakupu zgodnie z podanymi informacjami:
    • numer obcy: 333/2013
    • kontrahent: MARKUS
    • forma płatności: PRZELEW
    • faktura liczona od: netto
    • towary: PIŁA_SPALINOWA 2 szt. w cenie 800 zł
  • Program wylicza wartość faktur: netto 1600.00 zł, VAT 368.00 zł, brutto 1968.00 zł.
  • Załóżmy jednak, że na fakturze, którą otrzymaliśmy od dostawcy wyliczona wartość VAT to 01 zł, a wartość brutto to 1968.01 zł.
  • Do programu powinniśmy wprowadzić Fakturę Zakupu zgodnie z dokumentem otrzymanym od dostawcy:
    • tabela VAT znajduje się na zakładce [Płatności];
    • w tabeli znajdują się wyliczone przez program wartości;
    • kwota netto nie jest edytowalna (faktura była wystawiana w cenach netto i na tej podstawie została wyliczona wartość netto). Edytowalne są kwoty VAT i brutto;
    • edytujemy pozycję dotyczącą stawki 23% i w pole VAT wpisujemy wartość 368.01;
    • program automatycznie wylicza kwotę brutto 1968.01.
  • Zatwierdzamy fakturę (z dokumentem PZ).
  • W Kasie/Banku powstała planowana płatność na kwotę 1968.01 (uwzględnia zmiany w tabeli VAT)
  • Zaksięgujmy fakturę do Rejestru VAT (rejestr ZAKUP). Zaksięgowane wartości uwzględniają zmiany wprowadzone w tabeli VAT.




Powiązanie towaru ze schematem opakowań

Aby program w chwili sprzedaży towaru automatycznie naliczał towarzyszące opakowania zwrotne należy powiązać towar handlowy ze schematem. Jeden schemat może być wykorzystany dla wielu towarów handlowych.

  • Dodajemy towar handlowy skojarzony z opakowaniami kaucjonowanymi:
    • kod: NAWÓZ
    • nazwa: Nawóz w butelkach
    • stawka VAT zakupu/ sprzedaży: 23%
    • podstawowa: szt.
    • cena zakupu: 8.00 PLN
    • ceny sprzedaży odpowiednio: 8.80 PLN, 9.60 PLN, 10.00 PLN i cena detaliczna: 12.79 PLN
  • Przypisujemy do towaru schemat opakowań kaucjonowanych:
    • wciskamy przycisk Schemat opakowań
    • z listy wybieramy schemat SO1
    • zatwierdzamy kartę