Cel ćwiczenia: wystawienie dokumentu sprzedaży w walucie obcej dla kontrahenta wewnątrzwspólnotowego.

Wprowadzamy kontrahenta wewnątrzunijnego na listę

• Dodajemy nowego kontrahenta do listy (Ogólne/ Kontrahenci), zgodnie z podanymi informacjami:
  • kod: UNIA1
  • grupa: ODB_FIRMY
  • nazwa: Firma z Unii Europejskiej
  • NIP: CZ 1234-098
  • kategoria: PRZYCHODY
  • status: podmiot gospodarczy, wewnątrzunijny
  • forma płatności: PRZELEW_BPH (termin standardowy)
  • domyślna waluta: EUR
  • grupa cenowa: HURTOWA 3

Wprowadzamy dokument sprzedaży w walucie

• Otwieramy nowy formularz faktury. Uzupełniamy zgodnie z podanymi informacjami:
  • kontrahent: UNIA1
  • forma płatności: PRZELEW_BPH
  • faktura liczona od: netto
• Przed przystąpieniem do uzupełniania listy towarów uzupełniamy informację, w jakiej walucie wystawiana będzie faktura. W tym przypadku domyślnie pojawi się waluta EUR (domyślnie z karty kontrahenta). W przypadku, gdyby jednak dany kontrahent miał wskazaną domyślnie walutę inną niż EUR wówczas:
  • otwieramy zakładkę [Płatności]
  • symbol waluty: EUR
  • typ kursu: BPH
  • proponowany jest kurs z dnia poprzedniego w stosunku do daty wystawienia FA (zgodnie z ustawieniem w Konfiguracji):
  • 1 EUR = 3.95 PLN
• Uzupełniamy listę towarów (zakładka [Ogólne]):
  • towar: PIŁA_ELEKTR 1 szt.
  • cena towaru: program proponuje cenę w EURO wyliczoną na podstawie ceny w PLN przypisanej kontrahentowi i podanego kursu BPH (56,00 / 3.95 ≈ 14,18)
  • wartość faktury wynosi: 14,18 EURO
  • stawka VAT dla towaru została automatycznie zmieniona na 0% (nie naliczamy podatku VAT na tym dokumencie)
• Zatwierdzamy dokument na trwałe z automatycznie tworzonym dokumentem WZ (towar zostaje zdjęty z magazynu).

Współpraca z modułem Kasa/Bank (różnice kursowe)

• W Preliminarzu płatności powstało zdarzenie planujące przychód na kwotę 14,18 EURO
  • zdarzenie ma status Nie rozliczono
  • z poziomu zakładki [Rozliczenia] widać jaki kurs obowiązywał na fakturze
  • widoczna jest również wartość faktury wyliczona w PLN: 56.00 PLN
• Aby rozliczyć fakturę z poziomu Zapisów kasowych/bankowych dla rejestru BPH wprowadzamy zapis:
  • dokument: KP
  • kontrahent: UNIA1
• Z poziomu zakładki [Rozliczenia] na zapisie wprowadzamy informacje o kursie obowiązującym w chwili wpłaty:
  • waluta: EUR
  • kurs: ręczny
  • notowanie (w przypadku kursu ręcznego istnieje możliwość ustalenia notowania z poziomu dokumentu): 1 EUR = 4.00 PLN
  • kwota: 14.18 EURO (wartość w złotówkach to 56.72 PLN)
• Rozliczamy zapis kasowy/ bankowy ze zdarzeniem w Preliminarzu płatności:
  • do rozliczenia proponowane są wyłącznie zdarzenia w walucie zgodnej z walutą na zapisie
  • wybieramy zdarzenie związane z wystawioną wcześniej fakturą
  • zarówno zdarzenie, jak i zapis zostają rozliczone całkowicie.
• Ponieważ kursy obowiązujące na zdarzeniu i zapisie były różne program automatycznie wylicza Różnicę kursową (menu Kasa/Bank /Różnice kursowe)
  • wartość dokumentu to 0.72 PLN (56.72 – 56.00 = 0.72)

Cel ćwiczenia: wprowadzenie towaru dokumentem PZ na magazyn nie znając ostatecznej ceny sprzedaży określonej przez Dostawcę. Następnie przekształcenie do dokumentu FZ po cenie z otrzymanej Faktury Sprzedaży.

• Wprowadzamy dokument PZ (menu Handel/ Przyjęcia Zewnętrzne):
  • kontrahent: ADM (pozostałe informacje są uzupełniane na podstawie danych z karty kontrahenta)
  • numer obcy: WZ/777/2013
  • wprowadzamy towary:
    • JABŁONIE: 1 szt. w cenie 20 zł
    • KORA_S80: 1 szt. w cenie 10 zł
  • wartość brutto dokumentu: 36,90 zł
• Zatwierdzamy dokument PZ na trwałe. Parametr FZ dotyczący automatycznego tworzenia Faktury Zakupu nie powinien być zaznaczony (fakturę utworzymy później):
  • towar został wprowadzony do magazynu (jest dostępny do sprzedaży), nie powstała płatność w Kasie/Banku
• Po tygodniu otrzymujemy Fakturę Sprzedaży od Dostawcy. Ceny różnią się od cen wprowadzonych na dokumencie PZ.
• Z poziomu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry zaznaczamy Pozwalaj na edycje cen/kursu na FZ powstałym z PZ. Następnie przechodzimy na listę dokumentów PZ, zaznaczamy stworzony dokument i przekształcamy do Faktury Zakupu.
• Na formularzu FZ zmieniamy odpowiednio ceny towarów:
  • JABŁONIE: 1 szt. w cenie 5 zł
  • KORA_S80: 1 szt. w cenie 12 zł

Przy zapisie FZ na stałe na liście Przyjęć Zewnętrznych tworzona jest korekta wartości do stworzonego dokumentu PZ o wartości -15,99 zł.

Cel ćwiczenia: zarejestrowanie planowanej płatności w preliminarzu płatności.

• Otwieramy Preliminarz płatności (menu Kasa/Bank). Dodanie nowego zdarzenia jest możliwe jedynie po wybraniu określonego rejestru (w dole okna w polu Rejestr wybieramy BPH)
• Dodajemy nowe zdarzenie:
  • dokument: KP
  • forma: przelew_BPH
  • kwota: 3450
  • stan: do realizacji
  • kontrahent: ALOZA (dane bankowe oraz kategoria wypełniane są automatycznie na podstawie danych z karty kontrahenta)
• Zatwierdzamy zdarzenie, które staje się planowaną wpłatą.

Cel ćwiczenia: wprowadzenie informacji o bankach do programu

• Otwieramy menu Ogólne/ Inne/ Banki.
• Dodajemy nowy formularz. Uzupełniamy dane (zakładka [Ogólne]):
  • akronim: BPH I O./KRAKÓW
  • Numer Rozliczeniowy Banku: 10601376
  • nazwa: BPH I O. w Krakowie
  • adres: ul. Józefińska 18, 30-955 Kraków
• Uzupełniamy format elektronicznej wymiany danych z bankiem (zakładka [Dodatkowe]): Eliksir-0 BPH
• Zatwierdzamy formularz. Bank pojawił się na liście.

Import danych o bankach z bazy DEMO:

• Otwieramy menu Narzędzia/Importy/Z innej bazy danych.
• Uzupełniamy informacje niezbędne dla przeprowadzenia importu:
  • nazwa firmy: DEMO
  • importowana lista: zaznaczamy BANKI
• Wciśnięcie przycisku pioruna spowoduje zaimportowanie listy banków do bazy NOVA

Po zakończeniu importu pojawia się okno z informacją, ile pozycji zostało dopisanych do bazy danych. Należy je zamknąć. (Jeżeli okno automatycznie się zamknie tzn., że w menu System/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy, na karcie Operatora na zakładce [Ogólne] zaznaczone jest przy Logowaniu operacji seryjnych: Podsumowanie automatyczne (brak błędów lub ostrzeżeń podczas importu spowoduje automatyczne zamknięcie okna) żeby okno nie zamykało się należy zaznaczyć Podsumowanie zawsze).

Cel ćwiczenia: sprzedaż towaru wg schematu rezerwacja towaru przez odbiorcę → wystawienie Faktury Sprzedaży → wydanie towaru z magazynu

Kontrahent rezerwuje towar:

• Z poziomu menu Handel/ Rezerwacje Odbiorcy otwieramy listę rezerwacji (jest pusta). Dodajemy nową rezerwację.
• Na nowym formularzu uzupełniamy informacje:
  • kontrahent: GALERIA
  • towar: CYKLAMEN 30 szt. w cenie 7.28 zł (cena hurtowa 3 pomniejszona o 3% upustu standardowego)
• Zatwierdzamy rezerwację (na trwałe)
• W Kasie/Banku na razie nie jest jeszcze widoczna żadna płatność.
• Zwróćmy teraz uwagę, jakie ma to konsekwencje w magazynie (menu Handel/ Zasoby):
  • przed wystawieniem rezerwacji w magazynie było 130 szt. towaru. Była to również ilość towaru dostępna do sprzedaży;
  • po zatwierdzeniu rezerwacji ilość w magazynie to nadal 130 szt., ale pojawiła się ilość zarezerwowana 30 szt., a ilość dostępna do sprzedaży wynosi już tylko 100 szt. (130 – 30 = 100).

Kontrahent kupuje towar (rezerwację przekształcamy do Faktury Sprzedaży):

• Na liście rezerwacji zaznaczamy dokument RO/1/2013.
• Wciskamy przycisk FS. Program przeprowadza konwersję rezerwacji do dokumentu Faktury Sprzedaży. Po zakończeniu konwersji wyświetlony zostanie formularz faktury, na który przepisane zostały wszystkie informacje z rezerwacji. Dodatkowo z karty kontrahenta pobrana została informacja o formie i terminie płatności (przelew z terminem 10 dni). Faktura jest edytowalna (można wprowadzać na niej zmiany).
• W zależności od modyfikacji dokonanych na formularzu, po zatwierdzeniu faktury rezerwacja otrzyma status:
  • Zrealizowano – wszystkie pozycje z rezerwacji zostały przeniesione na fakturę z niezmienioną ilością, nie ma możliwości dalszej realizacji rezerwacji,
  • W realizacji – dokonano częściowej realizacji rezerwacji poprzez modyfikację pozycji na fakturze, istnieje możliwość dalszej realizacji rezerwacji lub jej zamknięcia,
  • Zamknięto – dokument rezerwacji został zamknięty, nie ma możliwości dalszej realizacji rezerwacji.
• Na liście faktur pojawia się nowa Faktura Sprzedaży.
  • faktura jest w buforze (na liście widoczna w kolorze zielonym)
  • faktura ma status RO, co oznacza, że powstała na podstawie rezerwacji.
• Towar nadal nie został zdjęty z magazynu, jest zarezerwowany
• Zatwierdzamy fakturę na trwałe, z odznaczonym parametrem WZ – program nie tworzy automatycznie dokumentu WZ, czyli towar nie zostaje jeszcze wydany z magazynu:
  • towar nadal nie został zdjęty z magazynu (jest zarezerwowany)
  • w Preliminarzu płatności, w rejestrze PKO, pojawiła się już planowana płatność na kwotę 268.63 zł

Kontrahent pobiera towar z magazynu (tworzymy dokument WZ):

• Na liście faktur zaznaczamy dokument, który przed chwilą powstał na podstawie RO.
• Wciskamy przycisk WZ. Na podstawie danych z faktury tworzony jest dokument WZ. Po zakończeniu konwersji informuje o tym odpowiednim komunikatem.
• Faktura otrzymuje na liście status WZ, co oznacza, że ten dokument został już przekonwertowany i ponowna konwersja nie będzie możliwa.
• Na liście dokumentów WZ (menu Handel/ Wydania Zewnętrzne) pojawia się nowy dokument WZ.
  • WZ jest w zatwierdzony na stałe (nie można w nim wprowadzać zmian)
  • WZ ma status FA, co oznacza, że jest już skojarzony z Fakturą Sprzedaży
• Na formularz WZ przepisane zostały wszystkie informacje z Faktury Sprzedaży.
• W magazynie towar został zdjęty z magazynu – zarówno ilość w magazynie jak i ilość dostępna do sprzedaży wynosi 100 szt. Znikła rezerwacja.
• Dokument WZ nie jest widoczny w module Kasa/Bank (płatność powstała wcześniej na podstawie Faktury Sprzedaży).

Kontrahent wpłaca zaliczkę, pobiera towar z magazynu w dwóch ratach:

• Na liście rezerwacji tworzymy dokument RO/2/2013. Na formularzu uzupełniamy informacje:
  • Kontrahent: TWÓJ OGRÓD
  • Towar: Jabłonie, 20 szt.
• Zatwierdzamy na trwałe dokument RO.
• Wciskamy przycisk FPF. Program przeprowadza konwersję Rezerwacji Odbiorcy do dokumentu Faktury Pro Forma. Po zakończeniu konwersji wyświetlony zostanie formularz FPF, na który przepisane zostaną wszystkie informacje z RO. Dokument FPF jest edytowalny wyłącznie pod względem daty wystawienia, numeru, terminu, cen i rabatów – nie można zmienić listy pozycji, ich ilości i Kontrahenta. FPF otrzymała status RO.
• Do FPF wystawiamy Fakturę Zaliczkową. Schemat wystawiania Faktury Zaliczkowej został opisany w artykule Faktury zaliczkowe.
• Klient pobiera pierwszą partię towaru z magazynu – 12 szt. towaru JABŁONIE. Na liście FPF zaznaczamy dokument FPF/2/2013. Wciskamy przycisk WZ. Program przeprowadza konwersję FPF do dokumentu Wydania Zewnętrznego. Na WZ w polu Ilość dla towaru JABŁONIE wpisujemy 12 szt. Po zapisie WZ – 12 szt. towaru JABŁONIE zostało zdjętych z magazynu. Dokument FPF/2/2013 otrzymał status WZ, natomiast RO/2/2013 otrzymało status W realizacji.
• Następnie dla Klienta generujemy Fakturę Sprzedaży na towar, który został przez niego pobrany dokumentem WZ. Na liście FPF zaznaczamy FPF/2/2013. Wciskamy przycisk FS. Na FA program automatycznie podpowie 12 szt. towaru JABŁONIE. Na zakładce [Płatności] dokumentu FA widoczna jest wpłacona wcześniej przez Klienta zaliczka. W tabeli związanej z zaliczką zostawiamy opcję „Użyj – TAK” oraz maksymalną kwotę pochodzącą z zaliczki. Wartość częściowej Faktury Sprzedaży została pomniejszona o wprowadzoną wcześniej zaliczkę (szczegółowy schemat wystawiania Faktury Sprzedaży do FPF opisany jest w artykule Faktury zaliczkowe). Dokument FA jest powiązany z wystawionym wcześniej dokumentem WZ.
• Po upływie 14 dni Klient odbiera pozostałą część towaru – 8 szt. towaru JABŁONIE. Należy wygenerować dokumenty WZ oraz FA analogicznie jak w punktach 4, 5. Po wykonaniu tej operacji RO otrzyma status Zrealizowane (wszystkie pozycje z rezerwacji zostaną przeniesione na Faktury Sprzedaży – nie będzie możliwości dalszej realizacji rezerwacji).

Cel ćwiczenia: poznanie mechanizmu wystawiania dokumentów sprzedaży w walucie obcej

Aby możliwe było wystawienie dokumentu w walucie obcej w System/ Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry konieczne jest zaznaczenie parametru Zezwalaj na zmianę waluty dokumentu.

Wprowadzamy kurs waluty

• Wprowadzamy typ kursu waluty, który obowiązuje w firmie. Obok kursów predefiniowanych w chwili instalacji programu dodajemy nowy: BPH, związany z bankiem, w którym mamy rachunek:
  • otwieramy System/ Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ Typy kursów walut
  • znajduje się tutaj typ: BPH (kurs BPH)
• Ustalamy notowanie na dany dzień wg tabeli kursów BPH:
  • otwieramy System/ Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ Waluty
  • wprowadzamy kurs dnia, przycisk Notowanie kursu dnia
  • wybieramy typ kursu: BPH (w dolnej części okna)
  • wprowadzamy ręcznie kurs dla EURO na dzień poprzedni (zmieniając datę widoczną w oknie):
    1 EURO = 3.95 PLN
  • zatwierdzamy okno
  • w analogiczny sposób wprowadzamy kurs dla EURO na dzień bieżący: 1 EURO = 4.00 PLN
  • zatwierdzamy okno
• Zamykamy konfigurację.

Ustalamy parametry konfiguracyjne

• W System/ Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Parametry odznaczamy parametr: Pobieraj ostatnio ustalony kurs waluty przed wskazaną datą.
• W System/ Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Parametry odznaczamy parametr: Pobieraj kurs waluty z dnia poprzedniego dla dokumentów przychodowych (na dokument pobrany zostanie kurs z poprzedniego dnia roboczego w stosunku do daty wystawienia dokumentu).

Załóżmy, że na Fakturach Sprzedaży muszą być umieszczone dodatkowo kody towarowe, jakie obowiązują u nabywcy towaru. Równocześnie w firmie nie jest prowadzona żadna analiza danych wg „obcych” kodów towarów. W związku z tym wystarczy, by taki kod był przez program umieszczany w polu opisowym pozycji.

• Zakładamy atrybut dla towaru (z poziomu menu Ogólne/ Atrybuty):
  • Kod i nazwa: KOD KONTRAHENTA
  • format: tekst
  • zależny od kontrahenta: tak
  • dokleić do opisu elementu: tak
  • przenosić na transakcję: nie (atrybut nie będzie wykorzystywany podczas analizy danych, więc wystarczy, by był drukowany jako opis towaru)
• Przypisujemy atrybut na kartę towaru (zakładka [Atrybuty]):
  • towar: IGLAKI_CYPRYS
  • dodajemy atrybut KOD KONTRAHENTA
  • wybieramy poszczególnych kontrahentów i przypisujemy kody, które u nich obowiązują:
  • podmiot: LAS, wartość: IGL123
  • podmiot: MARKUS, wartość: IG/555
  • dodatkowo zaznaczamy opcję: kod atrybutu przed wartością (dzięki temu na opis będzie kopiowany tekst: KOD KONTRAHENTA, a dopiero potem wartość)

Podczas wystawiania dokumentów dla kontrahenta LAS program będzie w pole opis kopiował wartość IGL123, a dla kontrahenta MARKUS: wartość IG/555.