Konfiguracja modułu Comarch ERP Optima Handel

Cel ćwiczenia: przygotowanie systemu do pracy z modułem Handel

Otwieramy Konfigurację: gałąź Firma/ Magazyn/ Parametry
Ustawiamy parametry:
- Naliczanie kosztu własnego sprzedaży wg metody: FIFO.
- Symulacja wartości zakupu: wg ostatniej ceny zakupu. Do czasu zdjęcia towaru z magazynu (np. utworzenia WZ do Faktury Sprzedaży) nie są znane informacje o koszcie rzeczywistym, więc program będzie go symulował na podstawie ostatniej ceny zakupu zapisanej na karcie towaru.
Otwieramy gałąź Firma/ Magazyn/ Inicjacja dokumentu. Ustawienia parametrów pozostawiamy bez zmian: dodawane dokumenty będą zawsze proponowane do zapisu w buforze (z możliwością późniejszej edycji lub usunięcia), a w przypadku Faktur Sprzedaży oraz Paragonów towar będzie rezerwowany (pomniejszenie ilości w magazynie nastąpi dopiero po utworzeniu dokumentu WZ)
Pozostałe parametry pozostawiamy bez zmian.
Zatwierdzamy ustawienia.
Zamykamy konfigurację.

Produkcja

Cel ćwiczenia: zapoznanie się z mechanizmem produkcji (kompletacji) w systemie Comarch ERP Optima – zdefiniowanie receptury, przyjęcie produktu na magazyn, rozchodowanie składników.

Założenie karty ewidencyjnej dla produktu

Z poziomu menu Handel/ Zasoby dodajemy nową kartę ewidencyjną:
- kod: ZESTAW_ROŚLIN
- nr katalogowy: ZE/0002
- grupa: zestawy
- typ: towar złożony
- nazwa: Zestaw roślin (iglaki)
- stawka VAT: 23%
- kategoria: SPRZED.PRODUKCJI
- jednostka podstawowa: sztuka
- ceny zakupu i sprzedaży nie uzupełniamy. Pozostawiamy zaproponowany sposób wyliczania cen sprzedaży (pobrany z konfiguracji) po to, by w chwili wyprodukowania zestawu program wyliczył ceny sprzedaży w zależności od kosztu.
- zatwierdzamy kartę ewidencyjną

Ustalenie receptury

Edytujemy ponownie kartę ewidencyjną towaru – zakładka [Receptury].

Dodajemy recepturę (przycisk Dodaj):

kod: RECEPTURA_1
dla ilości : 1 szt. (podawane będą składniki potrzebne do wyprodukowania jednej sztuki produktu)
dodajemy składniki (lista poniżej):
- IGLAKI_CYPRYS 1 szt.
- IGLAKI_JAŁOWIEC 2 szt.
Zatwierdzamy kartę ewidencyjną towaru

Produkcja

Otwieramy menu Handel/ Inne (Magazyn)/ Kompletacja – przyjęcia produktów
Dodajemy nowy dokument PWP
- wpisujemy towar ZESTAW_ROŚLIN: 5 szt.
- w górnej części okna widoczne są znaczniki: pobranie oraz rezerwacja, decydujące o tym, czy składniki mają być tylko zarezerwowane, czy od razu zdjęte z magazynu przed trwałym zapisaniem dokumentu PWP.
- zapisujemy dokument na trwałe (odznaczony Bufor)
- program wylicza koszt wyprodukowania składnika
Wyświetlana jest tabela z aktualnymi cenami sprzedaży. Ceny wyliczone są w oparciu o wyliczony koszt oraz wartość procentową marży podaną na karcie ewidencyjnej produktu. Zatwierdźmy ją.
Dokument PWP pojawia się na liście:
- ma status RWS, co oznacza, że równocześnie powstał dokument rozchodu zdejmujący składniki z magazynu
Produkt zostaje wprowadzony do magazynu (widoczny jest w kolumnie Ilość oraz Ilość dostępna do sprzedaży)
Równocześnie na liście dokumentów rozchodu składników (menu Magazyn/ Kompletacja – Rozchody składników) pojawił się dokument RWS:
- dokument nie jest edytowalny
- na podstawie dokumentu zostały zdjęte składniki zgodnie z określoną recepturą: 5 szt. składnika IGLAKI_CYPRYS oraz 10 szt. składnika IGLAKI_JAŁOWIEC (5 x 2 szt.)

Rozliczenie zapisu z planowaną płatnością

Cel ćwiczenia: poznanie mechanizmu rozliczania zapisów kasowych/ bankowych ze zdarzeniami w Preliminarzu płatności.

Rozliczamy planowaną wpłatę od kontrahenta ALOZA z wprowadzonym zapisem kasowym potwierdzającym taką wpłatę:
- otwieramy Preliminarz płatności dla rejestru BPH;
- otwieramy formularz zdarzenia na zakładce [Rozliczenia];
- przyciskiem plusa dodajemy rozliczenie. Otwierana jest lista nierozliczonych zapisów kasowych/ bankowych dla kontrahenta ALOZA;
- wybieramy zapis na kwotę 3450 zł i akceptujemy wybór klawiszem „Wybierz” .
Na liście pojawia się rozliczenie. Ponieważ kwota na zdarzeniu i zapisie były identyczne – obydwa dokumenty zostają rozliczone całkowicie.
Zatwierdzamy zdarzenie. Zdarzenie znika z listy dokumentów nierozliczonych, a pojawia się na liście po zaznaczeniu opcji Rozliczone całkowicie.
Na liście zapisów kasowych/bankowych zapis otrzymuje status R (rozliczony całkowicie).

Wprowadzenie listy kategorii

Cel ćwiczenia: zdefiniowanie wykorzystywanych w firmie kategorii

Otwieramy menu Ogólne/ Kategorie.
Wprowadzamy kategorię ogólną kosztów (w oknie typ: Koszty).
- Przyciskiem „Dodaj kategorię ogólną” dodajemy kategorię ogólną:
  - Kod/Opis: KOSZTY INNE
  - Stawka VAT: 23%
  - Odliczenia: TAK
  - Rodzaj: Inne
- Zatwierdzamy formularz.
Wprowadzamy kategorię szczegółową do kategorii KOSZTY INNE:
- Ustawiamy kursor na kategorii ogólnej KOSZTY INNE i przyciskiem plusa dodajemy kategorię szczegółową:
  - Kod/Opis: ENERGIA
  - Stawka VAT: 23%
  - Odliczenia: TAK
  - Rodzaj: Inne
- zatwierdzamy formularz
Wprowadzamy kategorię ogólną przychodów (w oknie na dole wybieramy typ: Przychody)
- przyciskiem „Dodaj kategorię ogólną” dodajemy kategorię ogólną:
  - Kod/Opis: PRZYCHODY
  - Stawka VAT: 23%
- zatwierdzamy formularz
Wprowadzamy kategorię szczegółową do kategorii PRZYCHODY:
- ustawiamy kursor na kategorii ogólnej Przychody
- przyciskiem plusa dodajemy kategorię szczegółową:
  - Kod: SPRZED.TOWARÓW
  - Opis: Przychody ze sprzedaży towarów
  - Stawka VAT: 23%

Import danych o kategoriach z bazy DEMO:

Otwieramy menu Narzędzia/Importy/Z innej bazy danych.
Uzupełniamy informacje niezbędne dla przeprowadzenia importu:
- nazwa firmy: DEMO
- importowana lista: zaznaczamy KATEGORIE
Wciśnięcie przycisku pioruna spowoduje zaimportowanie kategorii do bazy NOVA

Po zakończeniu importu jeżeli pojawi się okno z informacją, ile pozycji zostało dopisanych do bazy danych, należy je zamknąć.

Ustalenie warunków sprzedaży dla kontrahenta

Cel ćwiczenia: ustalenie warunków sprzedaży dla kontrahenta zarejestrowanego w systemie

Otwieramy Ogólne/ Kontrahenci. Na liście widoczni są wszyscy kontrahenci wprowadzeni do bazy.
Edytujemy kartę wprowadzonego wcześniej kontrahenta GALERIA (jeśli nie ma takiego na liście należy go dopisać zgodnie z ćwiczeniem 6.3).
Na zakładce [Handlowe] ustalamy warunki sprzedaży:
- status: podmiot gospodarczy, odbiorca krajowy
- domyślna: hurtowa 3 (przy każdej sprzedaży proponowana będzie dla klienta cena 3 – dla której domyślna marża wynosi 30%)
- rabat standardowy: 3% (od ceny hurtowej 3 klient przy każdej sprzedaży otrzyma rabat 3%)
Zatwierdzamy kartę.

Magazyn – konwersja kilku dokumentów WZ do Faktury Sprzedaży

Cel ćwiczenia: utworzenie Faktury Sprzedaży na podstawie kilku dokumentów WZ.

Istnieje możliwość przekształcenia kilku dokumentów WZ do jednej FA. Wydania Zewnętrzne muszą: dotyczyć jednego Kontrahenta, być wyliczane wg tego samego algorytmu netto/ brutto, mieć taką samą kategorię, być wystawione w tej samej walucie.

Lista dokumentów WZ jest dostępna z poziomu menu Handel/ Wydania Zewnętrzne. Na liście znajdują się już dokumenty WZ skojarzone z fakturami wystawionymi we wcześniejszych ćwiczeniach.

Wystawiamy pierwszy dokument WZ:
- kontrahent: MARIZA
- towary:
  - CYKLAMEN 20 szt. w cenie 7.20 zł
  - IGLAKI_JAŁOWIEC 10 szt. w cenie 3.36 zł
- wartość brutto WZ 218.45 zł
- zatwierdzamy dokument na trwałe (parametr FA, odpowiedzialny za automatyczne tworzenie faktury również powinien być odznaczony)
- towar zostaje zdjęty z magazynu
- w module Kasa/Bank nie powstaje żadna płatność
Wystawiamy drugi dokument WZ:
- kontrahent: MARIZA
- towary: CYKLAMEN 30 szt. w cenie 7.20 zł
- wartość brutto WZ 265.68 zł
- zatwierdzamy dokument na trwałe (parametr FA, odpowiedzialny za automatyczne tworzenie faktury również powinien być odznaczony)
- towar zostaje zdjęty z magazynu
- w module Kasa/Bank nie powstaje żadna płatność
Konwertujemy dokumenty WZ do Faktury Sprzedaży:
- na liście zaznaczamy obydwa dokumenty WZ
- wciskamy przycisk FS, który spowoduje przekonwertowanie zaznaczonych dokumentów WZ do jednej Faktury Sprzedaży.
Na monitorze pojawia się formularz utworzonej faktury. Należy pamiętać, że jest ona już zapisana do bufora:
- większość informacji nie jest edytowalna (nie można zmienić np. informacji o kontrahencie czy towarach).
- towary zostały przepisane z dokumentów WZ (towar CYKLAMEN, który występował na obu dokumentach w tej samej cenie został zagregowany do jednej pozycji).
- zmienić można formę płatności i termin (proponowana jest forma przelew z terminem 10 dni, przypisana na karcie kontrahenta). Również z poziomu zakładki [Płatności] można rozbić płatność na kilka części.
- zapisujemy fakturę na trwałe (nie do bufora).
- parametr WZ nie jest aktywny – świadczy to, że faktura powstała na podstawie wystawionych wcześniej dokumentów WZ (więc nie można utworzyć wydania po drugi raz).
- w module Kasa/Bank powstaje płatność związana z fakturą (w tym wypadku jest to planowana wpłata w preliminarzu w rejestrze PKO).
- w magazynie nie nastąpiły żadne zmiany – towar został wcześniej wydany na podstawie dokumentów WZ.
- dokumenty WZ na liście otrzymują status FA, co oznacza, że zostały skojarzone z Fakturą Sprzedaży.

Wprowadzanie opakowań kaucjonowanych

Cel ćwiczenia: wprowadzenie informacji o opakowaniach kaucjonowanych w programie

Uwaga

Aby w programie dostępne były opcje związane z obsługą opakowań zwrotnych należy w System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Kaucje zaznaczyć parametr Obsługa opakowań kaucjonowanych.

Zakładamy kartę (Ogólne/ Cennik/ Karta towaru) dla opakowania Butelka:
- kod: butelka
- nazwa: butelka zwrotna
- stawka VAT zakupu/ sprzedaży: 23%
- opakowanie/kaucja: parametr zaznaczony
- jednostka podstawowa: szt.
- ceny zakupu i sprzedaży: netto: 0.50 PLN, brutto: 0.62 PLN
- zatwierdzamy kartę
Zakładamy kartę ewidencyjną dla opakowania Skrzynka
- kod: skrzynka20
- nazwa: skrzynka zwrotna (20 butelek)
- stawka VAT zakupu/ sprzedaży: 23%
- opakowanie/ kaucja: parametr zaznaczony
- jednostka podstawowa: szt.
- ceny zakupu i sprzedaży: netto: 10.00 PLN, brutto: 12.30 PLN
- zatwierdzamy kartę