• tylko przy zapisie na trwałe – zaznaczony parametr zapis trwały
• zawsze – zaznaczony parametr zapis trwały i zapis do bufora
• brak agregacji – odznaczony parametr zapis trwały.

Pozycje na dokumencie zostaną zagregowane do jednej w przypadku, gdy posiadają identyczne wszystkie wartości z wyjątkiem ilości (m.in. kod, nazwę, opis, jednostkę miary, cenę, kategorię).

Agregacja pozycji na dokumentach powstałych z   WZ   PZ

Parametr znajduje się w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry. Po jego zaznaczeniu agregowane będą identyczne pozycje na dokumentach, które powstały z przekształcenia dokumentów WZ/PZ

Agregacja pozycji na dokumentach powstałych z   RO   ZD

Parametr znajduje się w Konfiguracji Firmy/ Magazyn/ Parametry. Po jego zaznaczeniu agregowane będą identyczne pozycje na dokumentach, które zostały wygenerowane z dokumentów RO/ZD.

• Faktura Sprzedaży (z pominięciem Faktur Zaliczkowych), Paragon, Faktura Pro Forma,
• Rezerwacja Odbiorcy, Wydanie Zewnętrzne (moduł Handel, Handel Plus) 

• Dolphin
• BHT
• Cipherlab
• Opticon

Konfiguracja danych dotyczących współpracy z kolektorem jest możliwa z poziomu Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Kolektor. Należy tam wskazać przede wszystkim typ kolektora, z którym będzie współpracował program oraz port COM, przez który będzie przebiegała transmisja danych.

Należy również wskazać protokół, wg którego przebiega transmisja oraz inne parametry współpracy.

W części Definicja rekordu należy podać specyfikację dotyczącą formatu pliku przesyłającego dane.

W przypadku, gdy  kolektor komunikuje się z komputerem przy wykorzystaniu tranceivera należy dodatkowo zaznaczyć parametr Używaj tranceivera.

Obsługa kolektorów jest zrealizowana w taki sposób, żeby umożliwić automatyczne dodawanie towarów wprowadzonych do kolektora na dokumenty handlowe i magazynowe oraz na arkusze inwentaryzacyjne.

Możliwość importu danych z kolektora dostępna jest z poziomu większości formularzy dokumentów. Import z kolektora następuje automatycznie po wciśnięciu przycisku  znajdującego się na górnej wstążce programu lub po wciśnięciu kombinacji klawiszy <CTRL>+<ALT>+<K>. Na podstawie danych z Konfiguracji stanowiska program nawiązuje łączność z kolektorem danych, a następnie wywołuje transmisję.

W efekcie na formularzu dokumentu zostają wpisane towary wraz z ilościami. Ilości są wyrażone zawsze w jednostkach podstawowych. Ceny na dokumencie są proponowane przez program, zgodnie z obowiązującymi zasadami. W przypadku dokumentów zakupowych (FZ, PZ, PW, ZD) proponowane są ostatnie ceny zakupu. W przypadku dokumentów sprzedażowych (FA, WZ, RO, FPF…) – proponowane są ceny sprzedaży z grupy cenowej skojarzonej z kontrahentem wpisanym na dokument, z uwzględnieniem wszystkich rabatów.

• przyciski umieszczone pod/obok listy. O tym, jaka funkcja kryje się pod przyciskiem można zawsze przekonać się ustawiając kursor myszki na przycisku i przez chwilę nie wykonując żadnej akcji. Po krótkim czasie pod przyciskiem pojawi się opis jego funkcjonalności. Wywołanie funkcji to naciśnięcie przycisku myszką (wskazujemy kursorem przycisk i naciskamy lewy klawisz myszy).
• kontekstowe menu – dostępne na każdej liście w programie po umieszczeniu na niej kursora i naciśnięciu prawego klawisza myszy. W większości przypadków z menu można uruchomić te same funkcje, które dostępne są na przyciskach. 

• prawy klawisz myszy na liście elementów – otwiera kontekstowe menu,
• dwukrotny klik lewym klawiszem myszy na pustej liście – otwarcie pierwszej, pustej pozycji do edycji,
• otwarty wiersz do edycji, kursor w polu Towar – możliwe jest rozwinięcie listy cennikowej,
• otwarty wiersz do edycji, lewy klik na wybranym polu – to pole jest edytowane, można w nim wprowadzać zmiany,
• kliknięcie lewym klawiszem myszki w dowolny przycisk obok listy – wywołanie związanej z nim funkcji.

Wystawiamy fakturę z klawiatury

Wystawianie faktury w systemie Comarch ERP Optima to wykonywanie dwóch podstawowych operacji: dodawania pozycji do listy i wypełniania formularzy.

Na standardowych listach (np. liście faktur, kontrahentów, cenniku) dodawać, usuwać lub modyfikować ich pozycje można wykorzystując:

• przyciski umieszczone pod/obok listy. Do każdego z przycisków można dostać się naciskając klawisz <TAB>. Jeśli kursor ustawiony jest na przycisku – opis uruchamianej funkcji znajduje się w lewym, dolnym rogu głównego okna programu. Wywołanie funkcji to naciśnięcie przycisku klawiszem <SPACJA> lub <ENTER>.
• kontekstowe menu – dostępne na każdej liście w programie po wciśnięciu kombinacji klawiszy <SHIFT>+<F10>. W większości przypadków z menu można uruchomić te same funkcje, które dostępne są na przyciskach. Funkcje z menu wybieramy przesuwając się klawiszami strzałek w górę i w dół i na wybranej naciskając klawisz <ENTER>. 

• FS, PA – termin może być wyliczany od daty wystawienia lub daty sprzedaży. Parametr jest również wykorzystywany podczas wystawiania Faktur Sprzedaży i Paragonów w module Faktury oraz wprowadzania dokumentów do rejestrów VAT.
• FZ – w przypadku Faktur Zakupu wystawianych w module Faktury termin płatności może być wyliczany od daty wpływu, daty wystawienia lub daty zakupu. Warto pamiętać, że parametr jest również wykorzystywany podczas wprowadzania faktur kosztowych w rejestrach VAT.

W przypadku płatności gotówkowych, gdzie w raporcie kasowym powinien powstać odpowiedni zapis KP/ KW istnieje możliwość zdefiniowania, z jaką datą powinien być do raportu dopisywany:

Data zapisu kasowego przy zapisie FS – zapis KP, tworzony automatycznie w chwili zatwierdzania Faktury Sprzedaży, może być generowany z datą wystawienia faktury lub z datą sprzedaży.

Data zapisu kasowego przy zapisie PA – zapis KP tworzony w chwili zatwierdzania Paragonu może być generowany z datą wystawienia PA lub datą sprzedaży.

Data zapisu kasowego przy zapisie FZ – zapis KW tworzony w chwili zatwierdzania Faktury Zakupu może być generowany z datą wpływu, datą wystawienia dokumentu lub datą zakupu.

Data zdarzenia w preliminarzu dla FZ – w chwili zatwierdzania Faktury Zakupu powstaje zdarzenie w Preliminarzu płatności. W zależności od wykorzystanej formy płatności oraz, w przypadku faktur kosztowych wprowadzanych w Rejestrach VAT, ustawień konfiguracyjnych zdarzenie może być Nierozliczone lub od razu ze statusem Rozliczono.

Parametr jest wykorzystywany podczas tworzenia zdarzenia w Preliminarzu do określenia Daty dokumentu. W zależności od tego, którą datę wybierze użytkownik (data wpływu, data zakupu, data wystawienia) – jako data zdarzenia będzie proponowana odpowiednia data wprowadzona na dokument FZ.

Data zdarzenia w preliminarzu dla FS/WKA, PA – określa, czy zapis wygenerowany w Preliminarzu Płatności podczas zamykania Faktury sprzedaży/ Wydania kaucji/ Paragonu będzie opatrzony datą wystawienia czy datą sprzedaży.

• brak – program nie kontroluje płatności podczas zapisu dokumentów, niezależnie od tego, czy kontrahent ma ustawione limity, czy nie. opcja jest dostępna tylko podczas zapisu dokumentów do bufora.
• ostrzeżenie – podczas zapisu dokumentu program informuje o ewentualnym przekroczeniu limitu kredytu lub limitu przeterminowanych płatności (w zależności od ustawienia parametrów na karcie kontrahenta), ale pozwala na jego zatwierdzenie
• blokada – program blokuje możliwość zapisu dokumentu w przypadku, gdy kontrahent przekroczy przyznany limit kredytu lub przeterminowanych płatności. Operator może jedynie powrócić na formularz dokumentu, by dokonać na nim zmian.

Istnieje możliwość kontroli płatności (zarówno limitu kredytowego, jak i limitu płatności przeterminowanych) podczas zapisu dokumentu do bufora. Jeśli użytkownik chce kontrolować płatności podczas zapisu dokumentu do bufora powinien dla operatora zaznaczyć odpowiednią opcję dla parametru Kontrola płatności przy sprzedaży – zapis do bufora. Jeśli użytkownik wybierze opcję brak, wtedy podczas zapisu dokumentów  do bufora limity płatności nie będą kontrolowane. Natomiast w przypadku zapisu na stałe – kontrola jest prowadzona zawsze, jeśli kontrahent na swojej karcie ma określony limit kredytu lub limit przeterminowanych płatności.

Warto przy tym pamiętać, że odrębnie ustalane są uprawnienia dotyczące zapisu do bufora, a odrębnie zapisu na stałe.

Z obsługą funkcji związany jest dodatkowo parametr na karcie operatora Zmiana limitu na karcie kontrahenta:

• jeśli parametr jest aktywny – operator może ustalać limit kredytu na karcie kontrahenta
• jeśli parametr nie jest aktywny – pole dotyczące limitu kredytu na karcie kontrahenta nie jest dostępne dla operatora

Kontrola limitu kredytu dotyczy transakcji: Faktur Sprzedaży oraz Paragonów i dokumentów WKA (które można wystawiać w module Handel, Handel Plus).

W trakcie zatwierdzania dokumentu, jeśli stan zadłużenia przekracza przyznany limit, a operator blokadę sprzedaży po przekroczeniu limitu, wyświetlany jest komunikat z informacją o kwocie przekraczającej dopuszczalne zadłużenie. Operator ma do wyboru dwie opcje:

• Anuluj – powoduje powrót na formularz dokumentu (operator może wtedy zmienić formę płatności)
• Pokaż zaległości– otwierany jest Preliminarz płatności kontrahenta, gdzie widać wszystkie dokumenty nierozliczone.

Jeśli stan zadłużenia/ przeterminowanych płatności przekracza przyznany limit, a operator ma ustawione jedynie ostrzeżenie o przekroczeniu limitu, podczas zatwierdzenia faktury/ paragonu pojawia się dodatkowo możliwość zatwierdzenia dokumentu (OK).

Limit kredytu kontrahenta

Informacja dotycząca aktualnego zadłużenia kontrahenta jest widoczna na jego karcie ewidencyjnej (zakładka [Handlowe]) w polu Limit wykorzystany. Wartość w polu jest wyliczana na bieżąco podczas wystawiania dokumentów dla kontrahenta, wprowadzania zapisów kasowo/bankowych oraz dokonywania rozliczeń.

Zasady obliczania limitu wykorzystanego:

Podczas obliczania zadłużenia uwzględniane są kwoty jeszcze pozostające do rozliczenia.

Podczas obliczania zadłużenia kontrahenta uwzględniane są zdarzenia w buforze.

Podczas obliczania zadłużenia nie są uwzględniane zdarzenia o statusie nie podlega.

Podczas obliczania zadłużenia kwota zadłużenia jest pomniejszana o wpłacone przez kontrahenta zaliczki.

Podczas obliczania zadłużenia kwota zadłużenia jest pomniejszana o zobowiązania wobec kontrahenta (np. nierozliczone faktury korygujące sprzedaż, Faktury Zakupu od kontrahenta itp.)

W przypadku dokumentów w walucie obcej – wartość transakcji w PLN jest wyliczana na podstawie kursu podanego na dokumencie.

W przypadku dokumentów płatnych częściowo gotówką, a częściowo np. przelewem – podczas obliczania zadłużenia kontrahenta program uwzględnia tylko część z odroczonym terminem płatności.

Limit jest kontrolowany również podczas zatwierdzania faktury płatnej gotówką. Program sprawdza, czy kwota wpłacana nie jest mniejsza niż do zapłaty. Jeśli tak – program sprawdza limit kredytu kontrahenta, uwzględniając kwotę pozostającą do zapłaty.

Kontrola limitu kredytu nie jest aktywna w trakcie wystawiania dokumentów pierwotnych (wykorzystywanych podczas wystawiania korekt do dokumentów nie zarejestrowanych w systemie).

Limit przeterminowanych płatności

Wartość przeterminowanych płatności nie jest zapisywana w bazie, tylko wyliczana jest na bieżąco w momencie zatwierdzania dokumentów.

Należy pamiętać, że termin realizacji płatności uwzględnia automatycznie dwa parametry: dopuszczalną zwłokę kontrahenta (określaną na jego karcie ewidencyjnej) oraz czas realizacji przelewu przez bank. Jeśli więc użytkownik chce, by blokada nie następowała zaraz po przekroczeniu terminu płatności, tylko dopuszcza jeszcze jakiś okres „przejściowy” od terminu płatności, zanim sprzedaż zostanie zablokowana – może wypełnić na karcie kontrahenta pole Dopuszczalna zwłoka. Na jej podstawie zostanie wyliczony termin realizacji płatności. W efekcie, podczas wyliczania wartości przeterminowanych płatności, program uwzględni przyznany kontrahentowi „okres przejściowy”.

Podczas wyliczania wartości przeterminowanych płatności uwzględniane są dokumenty z Preliminarza: typu przychodowego, zarówno płatności w buforze, jak i „do realizacji”.

Obsługa limitu kredytu kontrahenta na dokumentach WZ, RO, FPF

Limit kredytu oraz limit przeterminowanych płatności kontrahenta mogą być kontrolowane również podczas wystawiania Wydań Zewnętrznych, Rezerwacji Odbiorcy oraz Faktur Pro Forma. Funkcjonalność jest dostępna po zaznaczeniu parametru Kontrola płatności na dokumentach WZ, RO, FPF w Konfiguracji Programu/ Użytkowe/ Operatorzy na karcie operatora, na zakładce [Parametry].

Ponieważ dokumenty WZ, RO oraz FPF nie tworzą zdarzeń w Preliminarzu Płatności, nie będą wpływać na wysokość zadłużenia kontrahenta oraz przeterminowane płatności. Oznacza to, że kwota z zapisywanego dokumentu nie zwiększy wykorzystanej już kwoty limitu.

W przypadku, gdy któryś z limitów zostanie przekroczony, program zadziała zgodnie z ustawieniami wprowadzonymi na karcie operatora (ostrzeżenie, blokada, brak reakcji).

Podczas wystawiania dokumentu WZ, w przypadku, gdy Klient ma przekroczony limit, wydanie towaru będzie możliwe jeżeli od razu zostanie uregulowana za niego należność (po zaznaczeniu parametru Płatność na dokumencie WZ).