1

Import faktur zakupu w formacie PEF

Na wstążce menu dostępnego dla listy Faktur Zakupu, w rozwinięciu opcji Funkcje dodatkowe, pod importami z pliku XML znajdują się dwie funkcje importu plików w formacie PEF (Platforma Elektronicznego Fakturowania).

Funkcje dodatkowe – PEF

Po wyborze funkcji Import faktury zakupu w formacie PEF, pojawi się okno wyboru pliku:

Po wyborze funkcji Import wszystkich dokumentów PEF z katalogu, pojawi się okno wyboru katalogu:

Zasady importu Faktur Zakupu

Zasady importu faktur zakupu:

  • Importowany dokument zapisywany jest do bufora.
  • Identyfikator typu dokumentu (cbc:InvoiceTypeCode) – importowane mogą być tylko dokumenty o kodzie 380 (Faktura Zakupu) oraz 381 (korekta Faktury Zakupu).
  • Data wystawienia oraz data zakupu na dokumencie przenoszone są z pliku z pola cbc:IssueDate.
  • Data dostawy z pola cbc:ActualDeliveryDate nie jest przenoszona na dokument.
  • Data wpływu ustawiana jest na podstawie bieżącej daty w programie.
  • Forma płatności pobierana jest z formularza kontrahenta w programie.
  • Termin płatności przenoszony jest z pliku.
  • Rabat nie pomniejszający cen jednostkowych pozycji – jeśli w nagłówku pliku XML znajduje się sekcja cac:AllowanceCharge, taki dokument nie zostanie zaimportowany do programu, konieczne będzie wprowadzenie dokumentu ręcznie.
  • Zgodność danych firmy – podczas importu weryfikowana jest zgodność numeru NIP z numerem wprowadzonym w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Pieczątka Firmy. Jeśli numer jest niezgodny, wówczas pojawi się komunikat ostrzegawczy. Użytkownik może zdecydować, czy mimo to zaimportować dokument.
  • Podczas importu dokumentu z PEF sprawdzana jest jego unikalność (weryfikacja numeru NIP kontrahenta oraz numeru obcego). Jeśli na liście znajduje się już podobny dokument, wówczas wyświetlony zostanie komunikat ostrzegawczy, natomiast dokument zostanie zaimportowany.
  • Dokumenty w walucie obcej:
  • Jeśli dokument z PEF jest w walucie, której nie ma na liście walut w programie, wówczas dokument nie zostanie zaimportowany. Pojawi się komunikat informujący, że przed importem dokumentu należy dodać walutę w programie.
  • Z pliku przenoszona jest ilość oraz cena towaru w walucie. Przeliczenie na wartości PLN dokonywane jest na podstawie ustawień w programie. Kurs pobierany jest z dnia poprzedniego dla daty wystawienia dokumentu.
  • Przy imporcie brane są pod uwagę ustawienia parametrów w menu System/ Konfiguracja/ Handel/ Parametry w sekcji Waluty. Warunkiem zaimportowania dokumentu walutowego jest zaznaczony parametr Zezwalaj na zmianę waluty dokumentu. Jeśli na dokumencie naliczony jest podatek VAT, wówczas powinien być zaznaczony parametr VAT na fakturach w walucie. Jeśli natomiast w importowanym pliku płatność dla podatku VAT jest w PLN, wówczas konieczne jest zaznaczenie przed importem parametru Płatność VAT w PLN na fakturach krajowych w walucie.
  • Jeśli w dokumencie z PEF suma kwot podatku będzie w innej walucie niż waluta dokumentu oraz innej niż PLN, wówczas dokument nie zostanie zaimportowany a program wyświetli odpowiedni komunikat.
  • Jeśli dokument z PEF nie będzie miał zgodnych wartości netto, VAT, brutto z wyliczonymi przez program, wówczas podczas importu może pojawić się komunikat informujący o tym. Dokument zostanie zaimportowany, ale zalecana jest weryfikacja wartości na dokumencie.

Import towarów

Jeśli na oknie importu z pliku XML w formacie PEF nie zaznaczono parametru Załóż karty towarów oraz jednostki miary, a towaru nie ma w bazie, wówczas taki dokument nie zostanie zaimportowany.

Jeśli na oknie importu z pliku XML w formacie PEF zaznaczono parametr Załóż karty towarów oraz jednostki miary, podczas importu następuje weryfikacja, czy nazwy towarów i jednostek miary z pliku znajdują się w bazie.

Plik XML nie zawiera informacji o kodzie towaru, kodzie EAN, rodzaju towar/usługa – prosty/złożony, przelicznikach jednostek miar. Z tego względu przed importem pojawi się dodatkowe okno w celu weryfikacji i naniesienia ewentualnych zmian w zakładanych kartach cennikowych. Okno pojawi się tylko, jeśli importowanego towaru lub jednostki miary nie ma w bazie.

Parametry dodawanych towarów

Na oknie widoczne są 4 kolumny:

  • Nazwa – nazwa towaru z pliku
  • Typ – domyślnie ustawiany jest Towar możliwy jest wybór z listy Towar/Usługa.
  • Produkt – domyślnie ustawiany typ Prosty, możliwość wyboru z listy Prosty/Złożony
  • Przypisz towar z bazy – tutaj możemy ręcznie wybrać, jaki towar z bazy ma zostać wprowadzony na importowany dokument. Pole domyślnie puste dla towarów, których nazwy nie znaleziono w bazie. Użytkownik może wskazać towar poprzez wybór z listy. Na rozwijalnej liście widoczne są 3 kolumny: Kod, Nazwa, EAN. Jeżeli pole pozostanie puste, wówczas zostanie założona nowa karta cennikowa. Pole automatycznie jest uzupełniane, jeśli nazwa towaru znajduje się w bazie, ale towar w pliku ma inną jednostkę niż podstawowa na formularzu towaru. Jeśli w bazie znajduje się więcej niż jeden towar o tej samej nazwie, wtedy w polu Przypisz towar z bazy, automatycznie zostanie przypisany towar o niższym indeksie, bez możliwości zmiany.

Dla poszczególnych towarów można rozwinąć wiersz szczegółów, w którym znajdują się informacje dotyczące jednostki miary.

Parametry dodawanych towarów – jednostka pomocnicza

  • Rodzaj jednostki – w pierwszym wierszu wyświetlana jest jednostka podstawowa, natomiast w kolejnych – jednostki pomocnicze. Jeśli wskazano towar w polu Przypisz towar z bazy, wówczas pojawia się dodatkowy wiersz i jako podstawowa jednostka prezentowana jest jednostka z karty towaru, a pomocnicza – z pliku.
  • Nazwa j.m – nazwa jednostki z pliku lub z karty towaru.
  • Licznik/ Mianownik – domyślnie ustawiana jest wartość 1 dla obydwu tych pól. Dla jednostki podstawowej pola nie podlegają edycji. Dla jednostek pomocniczych możemy określić relację do jednostki podstawowej.
  • Przelicznik – pole puste dla jednostki podstawowej, natomiast dla jednostek pomocniczych prezentowany jest wynik na podstawie danych wprowadzonych w polach licznik/ mianownik.
  • Przypisz j.m. z bazy – dla jednostki z pliku lub jednostki pomocniczej możemy wskazać, do której jednostki z bazy ma być mapowanie. Wybór jest niedostępny dla jednostki podstawowej towaru wskazanego w polu Przypisz towar z bazy.

Dane na tworzonych automatycznie kartach cennikowych

  • Nazwa – kopiowana jest nazwa z pliku XML
  • Kod – tworzony jest na podstawie pola Nazwa z ograniczeniem do maksymalnej liczby znaków. Jeśli w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Autonumeracja i kody EAN ustalono autonumerację kodów towarów, wówczas pole Kod będzie tworzone zgodnie z ustaleniami autonumeracji.
  • Jednostki miary podstawowa i pomocnicze – tworzone są zgodnie z ustaleniami wprowadzonymi na oknie Wybierz parametry dodawanych towarów. Jeśli jednostka z pliku nie znajduje się w bazie, a pole Przypisz j.m. z bazy pozostawiono puste, dodawana jest jednostka z pliku.
  • Ceny sprzedaży – nie są uzupełniane, należy je ustalić po imporcie, na formularzu utworzonego towaru
  • Stawka VAT – oprócz stosowanych standardowo stawek VAT, na platformie PEF istnieje możliwość wyboru rodzaju stawki VAT – INNE. Jeśli zostanie wybrany rodzaj:
  • swobodny wywóz towarów, podatek nie jest naliczony – w programie po imporcie ustawiona zostanie stawka NP,
  • wewnątrzwspólnotowa dostawa (WDT) – w programie po imporcie ustawiona zostanie stawka 0%.
  • stawka standardowa lub podatek ogólny pośredni na Wyspach Kanaryjskich lub podatek od produkcji, usług i importu w Ceucie i Melilli – wówczas istnieje możliwość ręcznego wprowadzenia dowolnej stawki VAT. Jeśli takiej stawki nie ma w programie, nie będzie możliwy import dokumentu. Przy próbie importu pojawi się komunikat: Nie można zaimportować faktury. Nie znaleziono stawki VAT dla pozycji.

Import kontrahentów

Jeśli na oknie importu z pliku XML w formacie PEF zaznaczono parametr Załóż karty kontrahentów, podczas importu następuje weryfikacja, czy kontrahent o wskazanym numerze NIP znajduje się w bazie. Jeżeli nie znaleziono takiego kontrahenta, wówczas założona zostanie nowa kartoteka. Na formularzu kontrahenta uzupełniane są pola:

  • Kod – w polu Kod zapisywany jest numer NIP z pliku. Jeżeli w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Parametry zaznaczono parametr Autonumeracja akronimów kontrahentów przy dodawaniu, wówczas nadawany jest automatyczny kod zgodny z ustawieniami autonumeracji.
  • Nazwa/ NIP – dane przenoszone z pliku
  • Status – zawsze Podmiot gospodarczy
  • Forma płatności – zawsze gotówka
  • Domyślna waluta – waluta z dokumentu

Jeśli kontrahent istnieje w bazie, wówczas na dokument przenoszony jest kod kontrahenta, status i forma płatności z formularza kontrahenta, natomiast pozostałe pola z pliku z sekcji cac:PostalAddress, cac:AddressLine. Termin płatności przenoszony jest z pliku.

Jeśli natomiast na oknie importu z pliku XML w formacie PEF nie zaznaczono parametru Załóż karty kontrahentów, a kontrahenta nie ma w bazie, wówczas taki dokument nie zostanie zaimportowany.

Import korekt do faktur elektronicznych

Możliwy jest import do programu z platformy PEF trzech rodzajów korekt:

  • ilości
  • wartości
  • stawki VAT

Dokumenty, które zawierają jednoczesną korektę większej ilości danych (np. jednoczesna korekta ilości i wartości) oraz korekty wartości całkowitej dokumentu bez rozbicia na pozycje, czy też inne korekty poza wymienionymi wyżej trzema rodzajami, nie będą importowane automatycznie. Takie korekty należy wprowadzić ręcznie, zgodnie z zasadami tworzenia dokumentów w Comarch ERP Optima.

Zasady importu korekt:

  • Dokument po imporcie zapisywany jest do bufora.
  • Numer faktury korygującej z pliku wprowadzany jest w polu Numer obcy na formularzu FZKOR w programie.
  • Import korekty może być wykonany jeśli na liście Faktur Zakupu w programie znajduje się faktura o numerze obcym, odpowiadającym wartości z pliku z pola: cac:InvoiceDocumentReference > cbc:ID. W przeciwnym wypadku w logu otrzymamy komunikat: Nie znaleziono dokumentu pierwotnego dla importowanej korekty. Dokument nie zostanie zaimportowany.
  • Kontrahent rozpoznawany jest po numerze NIP. Jeśli nie będzie zgadzał się z numerem NIP dokumentu korygowanego, wówczas korekta nie zostanie zaimportowana.
  • Korekta nie zostanie zaimportowana również jeśli istnieje inny dokument korygujący w buforze lub Faktura Zakupu została całkowicie skorygowana.
  • Forma oraz termin płatności pobierane są z formularza kontrahenta.
  • Data wystawienia oraz data korekty przenoszone są z pliku XML.
  • Jeśli chcemy zaimportować korektę ilości zwiększającą ilość pierwotną, wówczas przed importem należy zaznaczyć parametr Korekty ilościowe „na plus” w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry.
  • Korekty powinny być importowane do programu w takiej samej kolejności, w jakiej zostały utworzone na platformie PEF.
  • Wystawiając kolejną korektę na platformie PEF do tej samej faktury, uzupełniając sekcję przed korektą należy brać pod uwagę wszystkie poprzednie korekty.
  • Jeśli na Fakturze Zakupu wskazane zostały partie dostaw, wówczas nie będzie możliwości importu korekty do takiego dokumentu. Korektę należy wówczas wprowadzić ręcznie ze wskazaniem dostaw.




RO, ZD z wielu magazynów

Na Zamówieniu u Dostawcy, Rezerwacji Odbiorcy można wskazać różne magazyny dla poszczególnych towarów. Magazyn należy wybrać w oknie Pozycja dokumentu, zmiana magazynu głównego na dokumencie skutkuje komunikatem: Wybrany magazyn  zostanie ustawiony dla wszystkich elementów dokumentu. Czy chcesz zmienić magazyn na elementach? (Tak/Nie). Po przekształceniu od FA/PA czy FZ magazyny pozycji przenoszą się z RO i ZD i nie są już możliwe do zmiany.

Możliwe jest jednoczesne przekształcenie wielu takich RO do FA, PA, wielu ZD do FZ.

Nie jest możliwe przekształcenie takich ZD do Przyjęcia Zewnętrznego i RO do Wydania Zewnętrznego, Faktury Pro Forma czy Zamówienia u Dostawcy.




Moduł Handel Plus

Moduł Handel Plus, obok podstawowej funkcjonalności modułu Handel, umożliwia wprowadzanie na magazyn zasobów towaru z podziałem na partie, zróżnicowane pod względem opisujących je cech, a następnie precyzyjne wydawanie konkretnych partii towaru

Uwaga
Praca na partiach towaru możliwa jest tylko i wyłącznie przy wybranej metodzie rozliczania magazynu FIFO lub LIFO, nie jest możliwa dla metody AVCO.

Partie towaru mogą być specjalnie ocechowane za pomocą cech dostępnych dla poszczególnych zasobów, co umożliwia ich precyzyjne wyszukiwanie i wybieranie podczas wydawania z magazynu.

W odróżnieniu od partii towaru, która jest podelementem pozycji towarowej na dokumencie FZ/PZ/PW, zasobem towaru będziemy nazywać partię towaru przyjętego na magazyn, która wyróżnia się datą dostawy, numerem dokumentu źródłowego oraz innymi cechami nadanymi podczas przyjmowania towaru na magazyn.

Moduł Handel Plus umożliwia również tworzenie dokumentów handlowych: Faktur Zakupu, Faktur Sprzedaży oraz Paragonów w rozbiciu na kilka magazynów pozycji na jednym dokumencie handlowym.




Współpraca modułów standardowych z modułami w wersji Plus

Poniższa tabela opisuje sytuacje, na które może napotkać Klient używający równocześnie modułów HandelHandel Plus. Wszystkie te sytuacje są sytuacjami poprawnymi i wynikają z ograniczeń jakie posiada moduł Handel w stosunku do modułu Handel Plus.

W module Handel PlusPo przelogowaniu na moduł Handel
Załączony parametr: Obowiązkowy rozchód ze wskazaniem na dostawy (parametr dostępny tylko w module Handel Plus )Przy próbie zapisu dokumentu rozchodu, na którym znajduje się towar z oznaczonymi cechami dla dostaw, użytkownik otrzyma komunikat:
Dokument nie może zostać zapisany.
Zapis niemożliwy. Dla Towaru XXX [xxx] nie wskazano konkretnych dostaw.
Towary z określonymi atrybutami zasobów należy wydawać tylko po zalogowaniu do modułu Handel Plus  lub zrezygnować z w/w parametru.
Załączony parametr: Obowiązkowe cechy na przychodach (parametr dostępny tylko w module Handel Plus )Przy próbie zapisu dokumentu przychodu, na którym znajduje się towar z oznaczonymi cechami dla dostaw, użytkownik otrzyma komunikat:
Dokument nie może zostać zapisany.
Zapis niemożliwy. Dla Towaru XXX [xxx] nie uzupełniono dostaw.
Towary z określonymi atrybutami zasobów należy przyjmować tylko po zalogowaniu do modułu Handel Plus  lub zrezygnować z w/w parametru.
Atrybut z zaznaczonym parametrem: przenosić na dostawy (parametr dostępny tylko w module Handel Plus )Atrybut taki nie może być ustawiony przy pracy na module Handel jako atrybut zależny od kontrahenta.
W takim celu należy utworzyć oddzielne atrybuty dla transakcji z dostawami oraz dla transakcji bez dostaw.
Dokument wystawiony ze wskazaniem dostawy, a korektyTakich dokumentów nie można korygować, ponieważ jest konieczność wskazania określonych dostaw. Przy próbie wykonania korekty pojawi się komunikat: Nie można dodać dostawy. Moduł Handel Plus jest wyłączony.
Korekty dokumentów należy dokonywać w module Handel Plus .
Paragon wystawiony ze wskazaniem dostawy, a przekształcanie do Faktury SprzedażyDo takiego Paragonu nie można wystawić Faktury Sprzedaży. Przy próbie wystawienia pojawi się komunikat:
Nie można dodać dostawy. Moduł Handel Plus jest wyłączony.
Fakturę należy wystawić po zalogowaniu do modułu H andel Plus.
Dokument WZ wystawiony ze wskazaniem dostawyDo takiego dokumentu nie można wystawić Faktury Sprzedaży lub Paragonu. Przy próbie wystawienia dokumentu otrzymamy komunikat:
Nie można dodać dostawy. Moduł Handel Plus jest wyłączony.
Fakturę lub Paragon należy wystawić w module Handel Plus.
Dokument PZ wystawiony z określeniem dostawDo takiego dokumentu nie można wystawić Faktury Zakupu. Przy próbie wystawienia dokumentu otrzymamy komunikat:
Nie można dodać dostawy. Moduł Handel Plus jest wyłączony.
Fakturę należy wystawić w module Handel Plus.
Dokumenty FA, PA, WZ, RW, MM. FZ, PZ, PW, BOM wystawione ze wskazaniem dostawy i zapisane do buforaTakich dokumentów nie można zapisać na stałe. Przy próbie zapisu dokumentu otrzymamy komunikat:
Nie można dodać dostawy. Moduł Handel Plus jest wyłączony.
Trwałego zapisu należy dokonać z poziomu modułu Handel Plus.