1

Faktury zaliczkowe

Ustawa o VAT zobowiązuje podatników do naliczania i odprowadzenia VAT-u należnego w sytuacji, w której podatnik pobrał od klienta część lub całość należności jeszcze przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi, zanim została wystawiona faktura VAT. VAT należy rozliczać po wpłaceniu każdej kwoty dotyczącej zamówienia.

W systemie Comarch ERP Optima:

  • Odpowiednikiem składanego zamówienia/ umowy jest Faktura Pro Forma.
  • Do Faktury Pro Forma można wystawiać faktury zaliczkowe (są widoczne na liście Faktur Sprzedaży). Do jednej Faktury Pro Forma można wystawić kilka faktur zaliczkowych – program kontroluje, by kwota wpłacanych zaliczek nie przekroczyła wartości Faktury Pro Forma.
  • W przypadku zwrotu zaliczki można wystawić fakturę korygującą (korekta wartości do Faktury zaliczkowej).
  • Na Fakturze Sprzedaży wystawionej do FPF domyślnie rozliczają się wszystkie zaliczki wystawione do tej FPF. Wartość końcowa Faktury jest pomniejszana o kwotę wpłaconych zaliczek. Jeśli na FA usuwane są pozycje lub zmieniane ilości, należy również zmniejszyć wartość zaliczek do rozliczenia, w przeciwnym przypadku Faktura może mieć wartość ujemną.
  • Na Fakturze do FPF istnieje możliwość wskazania na zakładce [Płatności], które zaliczki i w jakiej kwocie mają zostać rozliczone.

Faktury Zaliczkowe można tworzyć nawet, jeśli została wygenerowana Faktura Sprzedaży na całość FPF.

Faktura Zaliczkowa może być wystawiona do jednej Faktury Pro Forma.

Zaliczki są wpłacane do konkretnej umowy/ zamówienia, która w systemie Comarch ERP Optima powinna być zarejestrowana w postaci Faktury Pro Forma. Dlatego warunkiem utworzenia Faktury Zaliczkowej jest wcześniejsze wystawienie odpowiedniej Faktury Pro Forma.

Funkcja wystawiania Faktur Zaliczkowych jest dostępna na liście Faktur Pro Forma. Aby wystawić Fakturę Zaliczkową należy ustawić na liście kursor na Fakturze Pro Forma, której dotyczy zaliczka, a następnie wybrać z menu wyświetlanego przy pomocy strzałki widocznej obok przycisku opcję Faktura zaliczkowa.

Uwaga
Utworzenie Faktury Zaliczkowej jest możliwe również z poziomu Sprzedaży Dedykowanej – na zakładce  Pro Forma w menu kontekstowym.

Formularz faktury zaliczkowej:

Dokument – schemat numeracji jest pobierany zgodnie z ustawieniami w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty/ Faktura zaliczkowa. Nowy schemat numeracji można utworzyć w Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Faktura sprzedaży zgodnie z obowiązującymi w systemie zasadami.

Kontrahent – dane kontrahenta są zgodne z danymi podanymi na Fakturze Pro Forma. Użytkownik nie ma możliwości ich zmiany.

Data wystawienia – proponowana jest data bieżąca.

Dokument liczony od – zaliczka dotyczy zawsze wartości brutto zamówienia/ umowy. Dlatego ustawiany jest zawsze algorytm liczenia od brutto i użytkownik nie ma możliwości jego zmiany.

Uwaga
Pozycje, do których nie jest wpłacana zaliczka (wartość zaliczki 0) należy usunąć z faktury zaliczkowej. W przypadku usunięcia towaru/ usługi z Faktury Zaliczkowej pozycje nie są renumerowane, dzięki czemu zachowana jest zgodność LP dla pozycji na Fakturze Pro Forma i Fakturze Zaliczkowej.

Jeśli wpłacana zaliczka nie dotyczy konkretnej pozycji z Faktury Pro Forma, a całości zamówienia/ umowy – użytkownik może proporcjonalnie podzielić kwotę zaliczki na wszystkie pozycje. Po wciśnięciu przycisku  wyświetlane jest okno, gdzie należy podać kwotę wpłacanej zaliczki. Po zaakceptowaniu – program podzieli podaną kwotę na wszystkie pozycje widoczne na fakturze zaliczkowej bądź procent wartości Faktury Pro Forma, który powinien wpłacić klient jako zaliczkę.

W polu Płatność użytkownik może wybrać formę płatności dla faktury zaliczkowej. Zasady generowania płatności dla faktur zaliczkowych są podobne jak dla innych dokumentów, należy jednak pamiętać o kilku różnicach:

  • W przypadku generowania zapisu kasowego na podstawie faktury zaliczkowej kwota wpłacana w oknie potwierdzenia wpłaty gotówki nie jest udostępniona do edycji.
  • Dla faktur zaliczkowych nie ma możliwości rozbicia płatności na raty (tabela płatności na zakładce [Płatności]nie jest udostępniona do edycji).

Dokumenty – na zakładce [Dokumenty] widoczny jest numer Faktury Pro Forma (typ PF), której dotyczy Faktura Zaliczkowa oraz numery Faktur Korygujących dotyczących zwrotu zaliczek (typ KOR).

Zasady tworzenia Faktur Zaliczkowych do Faktury Pro Forma

  • Faktura Pro Forma, do której wystawiono Fakturę Zaliczkową na liście widoczna jest ze statusem ZL.
  • Utworzona Faktura Zaliczkowa jest widoczna na liście Faktur Sprzedaży ze statusem ZL.
  • Nie można wystawić Faktury Zaliczkowej do Faktury Pro Forma, która jest w buforze anulowana lub zamknięta.
  • Jeśli do Faktury Pro Forma została wystawiona Faktura Zaliczkowa – nie można anulować FPF. Należy najpierw anulować Fakturę Zaliczkową.
  • W przypadku anulowania Faktury Zaliczkowej rozpięte zostaje powiązanie z Fakturą Pro Forma (Faktura Pro Forma jest nadal aktywna).
  • Faktury Zaliczkowej ani Faktury Pro Forma nie można anulować jeśli została już utworzona Faktura Sprzedaży. Należy najpierw anulować Fakturę Sprzedaży.
  • Faktura Zaliczkowa nie może być wystawiona do FPF w sytuacji kiedy więcej niż jedna FPF jest przekształcona do jednego RO (dotyczy modułów Handel, Handel Plus).
  • Faktura Zaliczkowa nie może być wystawiona do FPF w sytuacji kiedy dokument RO powiązany z FPF jest zapisany do bufora (dotyczy modułów Handel, Handel Plus).
  • Faktury Zaliczkowe nie są uwzględniane w analizach dotyczących sprzedaży (liczonych wg elementów dokumentów). W raportach tego typu uwzględniane są dopiero Faktury Sprzedaży.
  • W raportach liczonych wg dokumentów (np. RKZ, lista faktur) Faktury Zaliczkowe będą uwzględniane. W przypadku RKZ dla Faktur Zaliczkowych wartość zakupu będzie wynosiła 0, zaś wartość netto wpłaconej zaliczki będzie widoczna jako marża. Natomiast na Fakturze Sprzedaży marża zostanie pomniejszona o wartość netto wpłaconych wcześniej zaliczek. W efekcie sumaryczna wartość marży będzie poprawna.
  • Faktur zaliczkowych nie można wysyłać do systemu Comarch EDI.
  • Faktur zaliczkowych nie można zapisać w pliku XML.

Wyliczanie marży na Fakturach Zaliczkowych (dotyczy modułów Handel, Handel Plus):

W chwili utworzenia Faktury Zaliczkowej nie jest zdejmowany towar z magazynu. Dlatego cała wartość zaliczki jest traktowana jako marża – firma nie poniosła jeszcze kosztów związanych z wydaniem tego towaru. W szczególnym przypadku tego towaru może w ogóle nie być jeszcze w magazynie.

Dopiero po utworzeniu Faktury Sprzedaży częściowej (i dokumentu WZ) program zna rzeczywisty koszt towaru. Wtedy też od wartości Faktury częściowej (która jest pomniejszona o wpłacone wcześniej zaliczki) odejmowany jest koszt towaru i wyliczana jest marża. Przy czym charakterystyczny jest fakt, że wartość netto faktury nie obejmuje już całego towaru, natomiast wyliczony koszt – obejmuje wszystkie pozycje. Dlatego często zdarza się, że na FS częściowej marża jest ujemna. Oznacza to, że wpłacona wcześniej zaliczka przekraczała wartość marży uzyskanej na całej transakcji (czyli na fakturze zaliczkowej marża naliczona była za wysoka) i na Fakturze częściowej trzeba ją skorygować.

Wydruk Faktury Zaliczkowej.

Wydruk jest dostępny z poziomu formularza dokumentu. Na wydruku Faktury Zaliczkowej pojawiają się:

  • kwota zaliczki brutto z podziałem na poszczególne pozycje
  • zestawienie pozycji z Faktury Pro Forma
  • tabela z zestawieniem Faktur Zaliczkowych wpłaconych poprzednio do danej Faktury Pro Forma – zawiera datę wystawienia, numer dokumentu i wartość brutto zaliczki. W tabeli uwzględniane są faktury zaliczkowe wystawione z datą wcześniejszą lub taka samą jak bieżąca faktura zaliczkowa.
  • daty otrzymania zaliczek – są zgodne z datą wprowadzenia odpowiedniego zapisu w module Kasa/Bank.

Na wydruku umieszczane są tylko dane nabywcy (bez odbiorcy).

Korekta faktury zaliczkowej

Aby udokumentować zwrot zaliczki należy wystawić Fakturę Korygującą do wystawionej wcześniej faktury zaliczkowej. W tym celu należy na liście faktur ustawić kursor na pozycji odpowiadającej fakturze zaliczkowej, a następnie z menu wyświetlanego pod przyciskiem strzałki  wybrać opcję Korekta wartości (ceny).

Uwaga
Korektę faktury zaliczkowej można wykonać tylko poprzez korektę wartościową. W przypadku faktur zaliczkowych nie można wykonać korekty ilości ani VAT.

Dokument – schemat numeracji jest pobierany zgodnie z ustawieniami w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty: Faktura zaliczkowa korekta. Nowy schemat numeracji można utworzyć w Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Faktura Sprzedaży zgodnie z obowiązującymi w systemie zasadami.

Kontrahent – dane kontrahenta są zgodne z danymi podanymi na fakturze zaliczkowej. Użytkownik nie ma możliwości ich zmiany.

Dokument liczony od – zaliczka dotyczy zawsze wartości brutto zamówienia/ umowy. Dlatego ustawiany jest zawsze algorytm liczenia od brutto i użytkownik nie ma możliwości jego zmiany (również w przypadku korekt).

Korekta z tytułu – przyczyna korekty, która pojawia się również na wydrukach. Dla korekty Faktury Zaliczkowej domyślnie podpowiada się opis „Zwrot zaliczki”.

Pozycje

Jako pozycje na fakturze korygującej przepisywane są wszystkie towary/ usługi, których dotyczyła faktura zaliczkowa. Użytkownik nie ma możliwości dopisania nowych pozycji. Na liście pozycji widoczne są:

Kod, Nazwa – kod i nazwa towaru/ usługi.

Stawka VAT – procentowa stawka VAT dla towaru/ usługi.

Maksymalna kwota zaliczki – maksymalna kwota zaliczki, jaka może być zwrócona dla danej pozycji. W przypadku, gdy wcześniej były już wystawiane korekty do Faktury Zaliczkowej, maksymalna kwota zaliczki możliwa do zwrotu zostanie odpowiednio pomniejszona o wcześniejsze korekty. W ten sposób program kontroluje, by kwota zwracanych zaliczek nie była większa niż wartość zaliczki wpłaconej.

Kolumna Maksymalna kwota zaliczki  jest widoczna na dokumencie tylko podczas jego wystawiania. Po zaakceptowaniu i ponownym podglądzie kolumna nie jest już widoczna.

Zaliczka – w polu użytkownik ma możliwość wpisania kwoty zwracanej zaliczki dla danej pozycji. Wpisana kwota (ze znakiem minus) nie może przekroczyć kwoty widocznej w polu Maksymalna kwota zaliczki . Program proponuje zwrot całości zaliczki.

Jeśli zwracana zaliczka nie dotyczy konkretnej pozycji z Faktury Zaliczkowej, a całości – użytkownik może proporcjonalnie podzielić zwracaną kwotę zaliczki na wszystkie pozycje. Po wciśnięciu przycisku  Dystrybucja zaliczki na wszystkie pozycje wyświetlane jest okno, gdzie należy podać kwotę zwracanej zaliczki bądź procent korekty, który należy zwrócić klientowi.

Po zaakceptowaniu – program podzieli podaną kwotę na wszystkie pozycje widoczne na korekcie.

Płatności do korekt faktur zaliczkowych są generowane na identycznych zasadach jak płatności tworzone do faktur zaliczkowych (opisane w rozdziale dotyczącym faktur zaliczkowych).

Wydruk korekty do faktury zaliczkowej jest dostępny z poziomu formularza korekty i zawiera m.in.:

  • numer faktury zaliczkowej korygowanej,
  • wartość wpłaconej zaliczki (brutto) – dotyczy tylko pozycji, które zostały skorygowane,
  • wartość zwracanej zaliczki (brutto).

Częściowe fakturowanie

Wystawianie częściowych WZ i FS pozwala na częściowe wydawanie i fakturowanie towarów/usług. Funkcjonalność ta umożliwia wystawianie wielu dokumentów WZ i wielu FS do jednej FPF.

Uwaga
Dokumenty magazynowe WZ są dostępne w modułach Handel, Handel Plus.

Wystawianie Faktury Sprzedaży do Faktury Pro Forma

Utworzenie Faktury Sprzedaży do Faktury Pro Forma jest możliwe z poziomu listy Faktur Pro Forma. W tym celu należy ustawić kursor na Fakturze Pro Forma, która będzie przekształcana i wcisnąć przycisk  (lub z menu kontekstowego pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Faktura Sprzedaży). Faktura częściowa jest widoczna na liście Faktur Sprzedaży.

Na utworzonej Fakturze Sprzedaży do Faktury Pro Forma:

Dokument – schemat numeracji jest zgodny ze schematem określonym w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty w pozycji Faktura sprzedaży z PF. Użytkownik może go zmienić, wybierając jeden ze schematów dostępnych po wciśnięciu przycisku Dokument.

Kontrahent – dane kontrahenta są zgodne z danymi podanymi na Fakturze Pro Forma. Użytkownik nie ma możliwości ich zmiany. Użytkownik może zmienić jedynie dane Odbiorcy, z poziomu zakładki [Kontrahent].

Dokument liczony od – algorytm wyliczania na Fakturze Sprzedaży częściowej jest zgodny z algorytmem wybranym na Fakturze Pro Forma (można zmienić algorytm naliczania podatku VAT na FS w buforze po zaznaczeniu w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry Pozwalaj na zmianę netto/brutto). Trzeba jednak pamiętać, że zmiana algorytmu przy dodanych pozycjach może spowodować nieznaczne różnice w cenach i wartości.

Pozycje

  • W sytuacji gdy już zostaną wydane wszystkie towary z FPF można nadal generować kolejne dokumenty FS. Wówczas podpowiada się pusty formularz FS, na którym istnieje możliwość dodawania kolejnych pozycji lub zapisania do bufora pustego dokumentu (taka opcja może być przydatna przy fakturowaniu usługi etapami, np. jeśli na Fakturze Pro Forma jest jedna pozycja typu usługa, natomiast fakturowanie tej usługi odbywa się etapami).

Dotyczy modułów Handel, Handel Plus:

  • Jeśli wcześniej towar z FPF nie został wydany na dokumentach WZ – na Fakturę Sprzedaży częściową przenoszone są wszystkie pozycje zgodnie z Fakturą Pro Forma. Faktura Sprzedaży częściowa podlega całkowitej edycji. Użytkownik może modyfikować istniejące pozycje, usuwać je lub dodawać nowe. Na tej podstawie program wylicza wartość Faktury częściowej, zawsze odejmując od jej wartości wartość zaliczek wskazanych na zakładce [Płatności] w tabeli Faktury zaliczkowe.
  • Jeśli wcześniej towar został wydany na dokumenty WZ – na Fakturę częściową przenoszone są tylko pozycje, które zostały wydane na WZ, a użytkownik ma ograniczoną możliwość ich edycji (zmiany ilości, usunięcia itp.). Może natomiast dopisywać nowe pozycje na Fakturze częściowej i na te pozycje, w momencie zatwierdzania Faktury, zostanie wygenerowany dodatkowy dokument WZ.
  • W przypadku kiedy FPF powiązana jest z RO, wówczas przy wystawianiu FS do FPF na część towaru, fakt ten jest odnotowany również na Formularzu RO. Następuje jednoczesna realizacja RO na część towaru, jaki został zafakturowany. Na formularzu RO, na zakładce [Dokumenty], widoczne jest powiązanie z dokumentami wygenerowanymi z poziomu FPF.

Uwaga
Na Fakturze Sprzedaży można usuwać istniejące i dodawać nowe pozycje. Przy dodawaniu kolejnych Faktur proponowane są pozycje, które do tej pory nie zostały zafakturowane. Korekty wystawionych Faktur częściowych nie mają wpływu na kolejne Faktury do FPF. Towar, który został raz zafakturowany nie wraca na FPF.

Częściowe rozliczanie zaliczek na FA

Zaliczka częściowo rozliczona na Fakturze Sprzedaży jest odpowiednio pomniejszana na kolejnych Fakturach Sprzedaży.

Zaliczka może być wielokrotnie wybierana na Fakturach częściowych aż do całkowitego jej rozliczenia. Program podczas wystawiania kolejnej Faktury Sprzedaży do FPF podpowiada te zaliczki, które pozostają do rozliczenia.

Domyślnie na Fakturze Sprzedaży proponowane jest rozliczenie wszystkich zaliczek, natomiast istnieje możliwość wskazania, które zaliczki i w jakiej części mają zostać rozliczone na Fakturze.

Na zakładce [Płatności] na formularzu Faktury Sprzedaży w tabelce Faktury zaliczkowe można wskazywać, które zaliczki i w jakiej części mają zostać rozliczone. Tabelka zawiera wszystkie nierozliczone zaliczki wystawione do Faktur Pro Forma, do których wystawiana jest aktualnie Faktura Sprzedaży. Przy wystawianiu kolejnych Faktur Sprzedaży widoczne są tylko te zaliczki, które nie zostały rozliczone. Jeśli dana zaliczka została rozliczona tylko częściowo, wówczas w polu Kwota maks. wyświetlana jest wartość, która pozostaje do rozliczenia.

Domyślnie tabela z Fakturami Zaliczkowymi ma ustawienia pól: Użyj na TAK, Stawka VAT zaliczki, Kwota wypełniona ma wartość równą wartości z pola Kwota maks.

Jeśli dana zaliczka ma nie być rozliczana na tym dokumencie, w kolumnie Użyj należy ustawić Nie.

Jeśli z danej zaliczki chcemy rozliczyć część, w polu Użyj należy zostawić Tak natomiast w polu Kwota należy wpisać kwotę, która ma zostać rozliczona. Wartość z pola Kwota nie może przekroczyć wartości z pola Kwota maks.

Po wprowadzeniu zmian w tabelce Faktury zaliczkowe, automatycznie przeliczane są wartości w tabelce VAT. Kwoty z zaliczek pojawiają się w tabelce VAT na minus. Jeśli zaliczki wystawione są na różne stawki VAT, wówczas w tabelce VAT oraz w tabelce Faktury zaliczkowe kwoty zaliczek widnieją w rozbiciu na stawki VAT.

Tabela VAT

Wartość Faktury częściowej powinna zostać pomniejszona o wartość wpłaconych wcześniej zaliczek. Zaliczki wyświetlane są w tabeli VAT na Fakturze Sprzedaży z wartościami ujemnymi. Kwoty te odpowiadają wartości wskazanych w tabeli Faktury zaliczkowe w polu Kwota  zaliczek, które mają zostać rozliczone.

Ponadto w tabeli VAT znajdują się standardowe pozycje związane z wartościami wyliczanymi na podstawie pozycji wpisanych na Fakturę Sprzedaży częściową.

Wartość całkowita dokumentu jest wyliczana jako suma kolumn z tabelki VAT z uwzględnieniem wierszy ujemnych.

Uwaga
W przypadku gdy towary/usługi wydawane są tylko częściowo może zaistnieć sytuacja, że wartość Faktury Sprzedaży będzie mniejsza niż wartość zaliczek, które zostały wybrane do rozliczenia. Przy zatwierdzaniu dokumentu na minus pojawi się komunikat:

Wartość dokumentu jest ujemna. Czy kontynuować zapis?

Po wyborze opcji TAK dokument jest zapisywany z wartością ujemną.

Po wyborze opcji NIE Operator wraca na formularz Faktury Sprzedaży na zakładkę Płatności.

Wydruki

W programie istnieje możliwość wydruku Faktur Sprzedaży częściowych na dwa sposoby:

  • wydruki standardowe – w tabeli VAT drukowana jest tylko wartość dokumentu pomniejszona o wartość zaliczek.
  • wydruk Faktura VAT: pełna tabela zaliczek – na którym drukowana jest odrębnie tabela VAT przed odliczeniem zaliczek, tabela VAT dla wpłaconych zaliczek oraz tabela VAT dla wartości po odliczeniu zaliczek.

Płatności

Płatność do Faktury Sprzedaży częściowej obejmuje kwotę brutto faktury, czyli pomniejszoną o wpłacone wcześniej zaliczki. Zasady tworzenia płatności w module Kasa/Bank dla Faktury częściowej są zgodne z zasadami obowiązującymi dla „zwykłych” faktur.

Zakładka [Dokumenty]

Na zakładce [Dokumenty] widoczne są numery dokumentów powiązanych. W przypadku Faktury Sprzedaży częściowej mogą to być:

  • PF – Faktura Pro Forma, na podstawie której powstała Faktura Sprzedaży
  • FS – Faktury Zaliczkowe wystawione do Faktury Pro Forma
  • KOR – faktury korygujące, również zwroty Faktur Zaliczkowych
  • WZ – dokumenty WZ wystawione do Faktury Pro Forma

Do Faktury Sprzedaży częściowej może zostać przekształconych kilka Faktur Pro Forma. W tym celu na liście Faktur Pro Forma należy zaznaczyć dokumenty , które będą przekształcane, a następnie wcisnąć przycisk  Warunki, jakie muszą zostać spełnione są identyczne, jak w przypadku przekształcania „zwykłych” Faktur Pro Forma do Faktury Sprzedaży.

Zasady przekształcania Faktury Pro Forma z Fakturami Zaliczkowymi do Faktury Sprzedaży Częściowej:

  • Faktura Pro Forma po przekształceniu do Faktury Sprzedaży otrzymuje status FS.
  • Faktura Sprzedaży częściowa jest wystawiana w walucie zgodnej z Fakturą Pro Forma i użytkownik nie ma możliwości jej zmiany.
  • Jeśli do Faktury Zaliczkowej była wystawiana korekta – program pomniejszy wartość wpłaconych zaliczek.
  • Wydruk Faktury częściowej to standardowy wydruk Faktury Sprzedaży. Na wydruku znajduje się tabela z numerami skojarzonych Faktur Zaliczkowych.
  • Anulowanie Faktury częściowej nie powoduje anulowania Faktury Pro Forma oraz Faktur Zaliczkowych – zostaje jedynie rozpięte powiązanie pomiędzy dokumentami.
  • Faktura częściowa związana z Fakturami Zaliczkowymi nie może zostać zapisana w pliku XML.

Wystawianie częściowych Wydań Zewnętrznych (WZ) i Faktur Sprzedaży (FS) do tych WZ

W przypadku modułów Handel, Handel Plus Istnieje możliwość częściowego wydawania towarów z FPF na dokumencie WZ.

Formularz częściowego WZ jest standardowym formularzem WZ i został szczegółowo opisany w artykule Wydania Zewnętrzne.

Uwaga
Po wygenerowaniu pierwszego częściowego WZ, na kolejnym podpowiadane są tylko te towary, które nie zostały wykazane na poprzednim dokumencie WZ. Jeśli dokument WZ zostanie skorygowany (zwrot ilości), wówczas towar wróci na FPF i będzie go można kolejny raz wydawać.

Po zaznaczeniu Faktury Pro Forma na liście FPF i naciśnięciu ikony  Faktura Sprzedaży tworzona jest na sumę wszystkich wystawionych WZ i jest z nimi powiązana. Faktura ta zawiera elementy z  wystawionych wcześniej WZ i nie można zmienić istniejących pozycji, natomiast można dopisywać kolejne pozycje. Na dopisane pozycje tworzony jest kolejny dokument WZ (przy zapisie faktury).

Po wystawieniu Faktury Sprzedaży, nadal można wystawiać WZ na pozycje, które nie zostały jeszcze zafakturowane.

Kolejne naciśnięcie przycisku WZ pozwoli na wystawienie WZ na pozostające jeszcze na FPF towary.

Kolejne naciśnięcie przycisku FS spowoduje utworzenie kolejnej Faktury do FPF, która obejmie te WZ, które zostały wystawione po wygenerowaniu pierwszej Faktury. Dzięki takiemu rozwiązaniu można częściowo fakturować towary, na które została wpłacona zaliczka.

Do WZ utworzonych z FPF nie można generować FS ani PA z listy tych dokumentów. Tworzenie Faktur zawsze musi mieć miejsce z poziomu listy FPF.

W przypadku, kiedy FPF powiązana jest z RO, wówczas przy wystawianiu WZ do FPF na część towaru, fakt ten jest odnotowany również na Formularzu RO. Następuje jednoczesna realizacja RO na część towaru, jaki został wydany na WZ. Na formularzu RO, na zakładce [Dokumenty] widoczne jest powiązanie z dokumentami wygenerowanymi z poziomu FPF.

Fiskalizacja Faktur Zaliczkowych

W przypadku fiskalizacji Faktur Zaliczkowych, na wydruku Paragonu fiskalnego pojawiają się zbiorczo kwoty wyliczone dla poszczególnych stawek VAT (tabela VAT), bez poszczególnych pozycji.

Kwoty są drukowane w określonej postaci:

  • Zaliczka + nazwa stawki VAT (z konfiguracji),
  • Ilość =1.0000,
  • Jm = szt.
  • Cena = wartość brutto zaliczki dla danej stawki

Fiskalizacja Faktury Finalnej może być przeprowadzona na dwa sposoby, w zależności od ustawienia w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry parametru Fiskalizacja faktur finalnych skojarzonych z fakturami zaliczkowymi – pełny Paragon bez zaliczek:

  • parametr odznaczony – Faktura Finalna jest drukowana w podobny sposób jak Faktura Zaliczkowa. Na drukarkę fiskalną wysyłane są jedynie kwoty z tabeli VAT na dokumencie (jako Rozliczenie zaliczki). Ponieważ na Fakturze Finalnej w tabeli VAT są zarówno wartości dodatnie jak i ujemne – do drukarki wysyłana jest suma tych wartości w poszczególnych stawkach. Parametr powinien być odznaczony w przypadku, gdy użytkownik wcześniej fiskalizuje Faktury Zaliczkowe – wtedy na drukarce fiskalnej jest zarejestrowana rzeczywista wartość transakcji (wartość Faktury Finalnej jest pomniejszona o wpłacone wcześniej zaliczki).
  • parametr zaznaczony – na drukarce fiskalnej drukowany jest Paragon ze wszystkimi pozycjami towarowymi, a wartość zarejestrowana na drukarce fiskalnej nie jest pomniejszana o wpłacone zaliczki. Parametr powinien być zaznaczony w przypadku, gdy Użytkownik nie fiskalizuje faktur zaliczkowych – wtedy wartość transakcji jest rejestrowana w całości na podstawie Faktury Finalnej.

Uwaga
Należy pamiętać, że Faktury Zaliczkowe są liczone algorytmem od brutto, w związku z czym zawsze istnieje możliwość ich fiskalizacji. Natomiast w przypadku Faktury Finalnej jej algorytm jest zgodny z algorytmem Faktury Pro Forma (netto/ brutto), a możliwość jej fiskalizacji jest uzależniona od wykorzystanego algorytmu (tylko brutto).

Jeśli transakcja docelowo ma być zarejestrowana na drukarce fiskalnej ‑ Użytkownik już podczas wystawiania Faktury Pro Forma musi ustawić prawidłowy algorytm (brutto) tak, aby możliwa była fiskalizacja zarówno Faktur Zaliczkowych, jak i Faktury Finalnej.


Faktury Zaliczkowe i Faktury Sprzedaży częściowe w walutach obcych

Jeśli użytkownik wystawia dokumenty w walutach obcych (szczegóły opisane w artykule Wielowalutowość), może również rejestrować i rozliczać zaliczki wpłacane w walutach obcych. Wystawianie Faktur Zaliczkowych do Faktur Pro Forma w walutach obcych przebiega podobnie, jak w przypadku dokumentów złotówkowych.

Należy pamiętać o kilku zasadach:

  • Można wystawiać Faktury Zaliczkowe i Faktury Częściowe na takich samych zasadach jak opisane wyżej w złotych polskich.
  • Nie można wystawiać Faktur Zaliczkowych do Faktury Pro Forma w przypadku, gdy na FPF zaznaczony jest parametr Płatność walutowa dokumentu od wartości PLN (w zależności od konfiguracji parametr może być widoczny na zakładce [Płatności]na FPF, gdzie użytkownik może go zmienić lub być zaznaczony bezpośrednio w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry). Jeśli wartość FPF wyliczana jest przy włączonej opcji liczenia płatności od wartości PLN – przy próbie utworzenia Faktury Zaliczkowej, pojawi się komunikat informujący o blokadzie.
  • Faktura Zaliczkowa musi być wystawiona w takiej samej walucie, jak Faktura Pro Forma. Natomiast na Fakturze Zaliczkowej użytkownik może zmienić zarówno typ kursu waluty, datę kursu jak i notowanie (w przypadku kursu ręcznego).

Uwaga
Obowiązek podatkowy dla Faktur Zaliczkowych powstaje w momencie zapłaty. W związku z tym kurs na fakturach zaliczkowych powinien być ustawiany w stosunku do daty płatności. Ponieważ mechanizm w programie pozwala na automatyczne ustawianie daty kursu na dzień poprzedzający datę sprzedaży lub wystawienia, kurs na Fakturze Zaliczkowej należy ustawić ręcznie, według daty przyjęcia płatności (data kursu na Fakturze Zaliczkowej powinna być zgodna z datą kursu na zapisie kasowym).

  • W przypadku, gdy na Fakturze Pro Forma został naliczony podatek VAT, będzie on naliczany na wszystkich kolejnych dokumentach (Fakturach Zaliczkowych i Fakturze Sprzedaży częściowej), a użytkownik nie będzie miał możliwości zmiany ustawienia parametru Naliczaj VAT.
  • Wyliczanie tabeli VAT na Fakturze Sprzedaży częściowej w walucie obcej różni się od sposobu wyliczania tabeli VAT na Fakturach Sprzedaży częściowych w PLN. Na Fakturze częściowej w walucie w tabeli VAT pojawia się dla każdej stawki VAT suma wartości wpłaconych zaliczek (w PLN) w dwóch pozycjach: „na plus” i „na minus”. Natomiast wartość Faktury Sprzedaży częściowej jest wyliczana w oparciu o wartość Faktury Sprzedaży częściowej w walucie (wartość całkowita dokumentu w walucie pomniejszona o wartość zaliczek w walucie) oraz kurs z Faktury częściowej.

Przykład
FPF: 200.00 EUR

FSZL: 50.00 EUR, kurs 1 EUR= 3.00 PLN (wartość zaliczki w PLN: 150.00 PLN)

FS częściowa: 150.00 EUR, kurs 1 EUR = 3.50 PLN

W tabeli VAT pojawią się pozycje: 
0150.00 PLNwartość zaliczki w PLN „na plus”
0- 150.00 PLNwartość zaliczki w PLN „na minus”
0525 PLNWartość faktury częściowej: (200 EUR – 50 EUR) * 3.50




Urządzenia fiskalne

Ustawienia na karcie towaru

Na kartotece towaru (menu Ogólne/ Cennik, Pozycja cennika) na zakładce [Dodatkowe] znajduje się obszar Urządzenia fiskalne pozwalający na zdefiniowanie dla towarów odrębnych kodów i nazw, wykorzystywanych wyłącznie podczas współpracy z urządzeniami fiskalnymi.

Pozycja cennika, zakładka Dodatkowe – definiowanie PLU i nazwy dla urządzeń fiskalnych

PLU – jest to numeryczny kod towaru wykorzystywany przy współpracy z kasą fiskalną, o długości max. do 18 znaków. Przycisk  Kopiuj kod towaru – pozwala na skopiowanie kodu towaru z zakładki [Ogólne]. W pole PLU skopiowany może zostać wyłącznie kod numeryczny. Jeżeli ogólny kod towaru jest numeryczny i dłuższy niż 18 znaków, w pole PLU skopiowanych zostanie pierwszych osiemnaście znaków kodu.

Nazwa – nazwa towaru wykorzystywana podczas współpracy z drukarką/ kasą fiskalną, o długości max. do 40 znaków. Przycisk  Kopiuj nazwę towaru – pozwala na skopiowanie nazwy towaru z zakładki [Ogólne] (jeżeli ogólna nazwa towaru jest dłuższa niż 40 znaków, w pole Nazwa skopiowanych zostanie pierwszych 40 znaków).

W Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry znajduje się opcja Kontrola unikalności nazwy fiskalnej – jeżeli zostanie włączona, podczas próby zapisu karty towaru z wprowadzoną nazwą fiskalną, która już istnieje program wygeneruje komunikat: W bazie istnieje już towar o nazwie fiskalnej: nazwa fiskalna.

Współpraca z drukarkami fiskalnymi

Program umożliwia fiskalizację wystawionych dokumentów sprzedaży na drukarkach fiskalnych: 

  • POSNET (oparte o protokół DF-3001, Thermal, Posnet; Posnet Temo, Posnet Thermal HS, FV, HD EJ, Thermal HD)
  • ELZAB (Omega, Mera, ZETA),
  • INNOVA (Profit, Market, DF-1),
  • NOVITUS (Vivo, Vento, Quarto, Delio Prime, Deon),
  • TORELL (Duo Pro, Andros),
  • EMAR (Printo).

Uwaga
Program nie obsługuje wersji aptecznych drukarek.

Przed przystąpieniem do pracy z urządzeniem fiskalnym należy odpowiednio skonfigurować program.

Konfiguracja programu

  • Instalacja urządzenia fiskalnego – z poziomu Konfiguracji stanowiska/Ogólne/ Drukarki fiskalne:
    • Model drukarki– z rozwijanej listy należy wybrać właściwy sterownik drukarki,
    • Port – należy wskazać port szeregowy, do którego podłączona jest drukarka.
    • Prędkość portu – należy ustawić prędkość portu szeregowego, do którego podpięta jest drukarka.
  • Sterowanie przepływem – niektóre drukarki wymagają ustawienia odpowiedniego sterowania przepływem danych w porcie COM. Użytkownik może wybrać w programie Comarch ERP Optima opcje:
    • ustawienia systemowe (program nie ustawia sterowania przepływem, brane są ustawienia systemu),
    • RTS (do sterowania przepływem jest wykorzystywana w porcie para linii RTS/CTS),
    • Xon / Xoff (sterowanie przepływem odbywa się przez wysłanie znaczników Xon oraz Xoff),
    • RTS i Xon / Xoff (wykorzystuje obydwie metody sterowania przepływem),
    • brak (nie jest wykorzystywana żadna metoda kontroli przepływu danych).
  • Drukarka Posnet Temo podłączona bezpośrednio przez USB do poprawnej komunikacji musi mieć ustawione sterowanie przepływem: RTS. Przy pracy przez port COM parametr ten może być dowolny można ustawić ustawienia systemowe.W nowych drukarkach Posnet Thermal i Novitus Delio w konfiguracji drukarki można ustawić sterowanie przepływem, w Comarch ERP Optima musi być wybrana taka sama opcje (drukarki te mają domyślne ustawienie „brak”).
  • Test – po wciśnięciu przycisku program sprawdza, czy istnieje możliwość komunikacji pomiędzy komputerem i drukarką.

Uzupełnienie listy drukarek fiskalnych – z poziomu Konfiguracji programu/ Ogólne/ Drukarki fiskalne. Lista drukarek fiskalnych zawiera listę drukarek współpracujących z systemem. W razie konieczności listę można uzupełnić o właśnie zainstalowane urządzenie. Ważne jest by wpisana tu nazwa była identyczna jak nazwa, która pojawiła się w oknie po zainstalowaniu drukarki.

Przyporządkowanie stawek VAT – z poziomu Konfiguracji programu/ Ogólne/ Symbole stawek VAT. Stawki zdefiniowane w systemie Comarch ERP Optima należy skojarzyć z symbolami wykorzystywanymi przez drukarkę fiskalną.

W drukarkach DF-300 stawki VAT skojarzone są z literami alfabetu. Standardowe przyporządkowanie to:

  • A – 23%
  • B – 8%
  • C – 0%
  • D – stawka rezerwowa
  • Z – stawka zwolniona, nie ma możliwości zmiany jej przypisania.

Uwaga
Przed kojarzeniem stawek VAT należy jednak wydrukować raport dobowy z drukarki fiskalnej, na której wyszczególnione są stawki VAT wraz z przypisanymi im literami.

–  wciśnięcie przycisku umożliwia skojarzenie stawki VAT programu i drukarki. Dla wybranej stawki VAT zdefiniowanej w programie (widoczne w kolumnie Stawka) określić należy symbol fiskalny (czyli przyporządkowaną jej na drukarce fiskalnej literę).

– przycisk umożliwia odczyt stawek VAT ustawionych na drukarce fiskalnej,

– wciśnięcie przycisku skutkuje zapisem na drukarce fiskalnej stawek VAT ustawionych w programie.

Przygotowanie bazy danych

W przypadku drukarki DF-300 nie jest konieczne specjalne przygotowanie bazy danych do pracy z drukarką. Po odpowiednim skonfigurowaniu systemu można rozpocząć pracę na istniejącej bazie danych.

Wykonanie testu spowoduje wyświetlenie listy towarów, dla których nie jest spełnione wymaganie dotyczące długości nazwy.

Ustawienia portów COM

Ustawienia portów COM w systemie operacyjnym wprost wpływają na działanie drukarek fiskalnych w programie. W związku z tym należy poprawnie ustawić port COM, zgodnie z instrukcją użytkownika drukarki:

Posnet, Novitus, Innova, Emar, Torell:

  • szybkość: 9600
  • parzystość: brak (none)
  • liczba bitów: 8
  • bit stopu: 1
  • sterowanie przepływem: brak

Elzab:

  • szybkość: 9600 / 19200
  • parzystość: parzysta (even)
  • liczba bitów: 8
  • bit stopu: 1
  • sterowanie przepływem: brak, xon/xoff

W przypadku drukarek Elzab starszego typu należy sterowanie przepływem ustawić na: sprzętowe

Fiskalizacja dokumentu

Dokumenty, które mogą zostać zafiskalizowane muszą spełniać jeden podstawowy warunek: muszą być wystawione w cenach brutto (podatek VAT musi być liczony algorytmem „od brutto”).

Paragony: w chwili otwarcia formularza Paragonu znacznik Drukuj fiskalnie jest widoczny i domyślnie zaznaczony. Wtedy zatwierdzenie Paragonu powoduje jego wydruk na drukarce fiskalnej. Dodatkowo możliwy jest wydruk Paragonu na zwykłej drukarce (dostępny pod przyciskiem drukarki w pasku zadań).

Faktura Sprzedaży: w chwili zatwierdzania dokumentu, po odznaczeniu opcji Bufor – pojawia się możliwość wydruku fiskalnego. Podczas wystawiania Faktur Sprzedaży, Faktur Zaliczkowych parametr jest automatycznie zaznaczany tylko w przypadku, gdy dokument jest wystawiany „od brutto” i kontrahent ma status osoba fizyczna. W przypadku, gdy kontrahent ma status podmiot gospodarczy – parametr jest domyślnie odznaczony.

Zaznaczenie opcji Fiskalizuj spowoduje, że w momencie zapisu faktury na drukarce fiskalnej wydrukowany zostanie Paragon fiskalny.

Uwaga
Jeżeli wydruk Paragonu na drukarce fiskalnej nie powiedzie się w chwili zapisu dokumentu istnieje możliwość powtórnej fiskalizacji z poziomu menu kontekstowego (prawy klawisz myszy wciśnięty, gdy dokument zaznaczony jest kursorem).

Operator nie będzie mógł wykonać powtórnej fiskalizacji z poziomu listy jeśli:

  • na formularzu operatora w konfiguracji ma zaznaczony parametr: Blokada ponownej fiskalizacji FS i PA
  • ma założony zakaz dostępu do magazynu (na formularzu magazynu), na którym wystawiony jest dany dokument.

Dokument zafiskalizowany zaznaczony jest na liście dużą literą F.

Jakie dokumenty nie mogą zostać zafiskalizowane (parametr Fiskalizuj nie pojawi się):

  • faktury wystawiane w cenach netto – wynika to z niezgodności algorytmu wyliczania podatku VAT na fakturze i w drukarce,
  • dokumenty w buforze – wynika to z możliwości dokonywania zmian na takim dokumencie, fiskalizacja natomiast jest procesem nieodwracalnym,
  • dokumenty korygujące – urządzenia fiskalne nie rejestrują dokumentów korygujących, na ich podstawie sporządzić należy odrębny protokół zwrotów dla urzędu skarbowego,
  • faktury na wybrane pozycje powstałe z niefiskalnych paragonów.

Ponadto w chwili zatwierdzania dokumentu, jeśli parametr Fiskalizuj jest zaznaczony, program prowadzi kontrolę czy:

  • czy nie jest pusty (nie są wpisane żadne pozycje),
  • czy nie występują pozycje bez nazwy,
  • czy nie występują pozycje z ceną sprzedaży 0.

W przypadku wykrycia jednej z tych nieprawidłowości program wyświetli komunikat – nie dopuści do zatwierdzenia dokumentu i jego fiskalizacji.

Oprócz informacji, że dokument był wysłany na drukarkę fiskalną, w programie zapisywana jest również informacja, czy fiskalizacja się powiodła.

Jeśli fiskalizacja odbywa się z poziomu listy dokumentu – jeżeli nie przebiegnie poprawnie status F (fiskalny) nie jest nadawany.

Jeżeli fiskalizacja odbywa się w momencie zatwierdzania dokumentu (zaznaczony parametr Fiskalizuj na dokumencie) w przypadku, gdy się nie powiedzie na liście dla dokumentu pojawi się statusu F (fiskalny), ale dodatkowo dokument będzie oznaczony #. Na podglądzie dokumentu, w nagłówku widoczna jest treść błędu.

Uwaga
Dokument, który nie został poprawnie zafiskalizowany może zostać anulowany.

Jeżeli w Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Drukarki fiskalne zaznaczono parametr Wysyłaj nazwę zdefiniowaną dla urządzeń fiskalnych podczas fiskalizacji dokumentów na drukarkę fiskalną wysyłane są nazwy fiskalne towarów, zdefiniowane na kartotekach towarowych, na zakładce [Dodatkowe]. Jeżeli dany towar nie posiada zdefiniowanej nazwy dla urządzeń fiskalnych, a parametr jest zaznaczony, na drukarkę fiskalną wysyłana jest nazwa zwykła towaru, pobrana z jego karty, z zakładki [Ogólne].

Identyfikacja operatora oraz stanowiska

W programie istnieje możliwość takiego skonfigurowania pracy z drukarką, by ułatwić identyfikację operatora oraz stanowiska, gdzie Paragon został wystawiony. W chwili rejestracji operatora w programie do drukarki fiskalnej zostają wysłane dwie informacje: Kod/ numer operatora oraz oznaczenie stanowiska. Informacje te obowiązują aż do chwili ponownego zalogowania i są drukowane w stopce Paragonu fiskalnego.

Uwaga
Jeśli Użytkownik nie chce, by informacje te były wysyłane do drukarki fiskalnej powinien w Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Drukarka fiskalna wpisać w polu Oznaczenie stanowiska dla drukarki fiskalnej wartość -1.

Kod/ numer operatora dla drukarki fiskalnej –  można uzupełnić na karcie operatora (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy) na zakładce [Parametry]. W pole można wpisać dowolną wartość alfanumeryczną, maksymalnie 10-znakową. Należy jednak pamiętać o tym, że poszczególne drukarki fiskalne mają różne wymagania związane z formatem kodu operatora i wpisywany tu ciąg należy do nich dostosować.

Oznaczenie stanowiska dla drukarki fiskalnej – można uzupełnić w Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Drukarka fiskalna. W pole można wpisać dowolny ciąg alfanumeryczny, maksymalnie 10-znakowy. Należy jednak pamiętać, by format dostosować do typu posiadanej drukarki fiskalnej.

Uwaga
Jeśli pola przeznaczone na numer operatora i stanowiska nie zostaną wypełnione w programie to podczas logowania operatora w systemie do drukarki fiskalnej zostaną wysłane wartości domyślne: dla operatora jego identyfikator (kod) dostosowany do wymogów drukarki, a w przypadku oznaczenia stanowiska – wartość domyślna 1.

Drukuj rozpoczęcie pracy operatora – parametr dostępny jest w Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Drukarka fiskalna. Po jego zaznaczeniu przy logowaniu i wylogowaniu operatora z programu na drukarce fiskalnej wykonywany jest wydruk dotyczący rozpoczęcia\ zakończenia pracy kasjera (funkcja nie dotyczy drukarek firmy Elzab).

Formy płatności dla drukarki fiskalnej

Na Paragonie fiskalnym istnieje możliwość wydruku informacji o płatnościach (parametr Formy płatności w Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Drukarka fiskalna).

Dodatkowo w Konfiguracji firmy/ Handel/ Formy płatności dla drukarki fiskalnej należy skojarzyć formy płatności zdefiniowane w systemie Comarch ERP Optima z formami płatności, które mogą być wykazywane przez drukarkę fiskalną.

W konfiguracji w lewej części okna widoczne są wszystkie formy płatności zdefiniowane w module Kasa/Bank.

W prawej części okna istnieje możliwość skojarzenia formy płatności w systemie z formą płatności dla drukarki fiskalnej. Lista form płatności dla drukarki jest ściśle zdefiniowana i dostępna na rozwijanej liście.

Uwaga
Do jednej formy płatności dla drukarki fiskalnej może być przypisane kilka form płatności z Kasy/Banku.

W trakcie wystawiania dokumentów użytkownik ustala w tabeli płatności formę wpłaty. Przy zatwierdzaniu dokumentu program sprawdza formy płatności z dokumentu, kojarzy je z formami zdefiniowanymi dla drukarki i na Paragonie fiskalnym drukuje informacje o płatnościach.

Na Paragonie fiskalnym wydruk płatności jest tworzony wg form przypisanych dla drukarki:

  • jeśli na dokumencie w tabeli płatności wykorzystano kilka razy taką samą formę płatności to na Paragonie fiskalnym płatności te zostaną zsumowane,
  • jeśli w konfiguracji kilka różnych form płatności z Kasy/Banku zostało skojarzone z jedną formą płatności dla drukarki to na Paragonie fiskalnym będą one sumowane.

Uwaga
Drukarka fiskalna Torell Duo Pro obsługuje tylko 4 formy płatności: bon, gotówka, karta i czek. Jeżeli zostanie przypisana inna forma płatności w konfiguracji programu to przy próbie fiskalizacji dokumentu pojawi się komunikat informujący o tym a wydruk nie zostanie wykonany

Wydruk numeru na Paragonie fiskalnym

W Konfiguracji firmy/ Stanowisko/ Ogólne/ Drukarka fiskalna znajduje się parametr umożliwiający wydruk numeru dokumentu wystawianego w systemie Comarch ERP Optima na związanym z nim Paragonem fiskalnym (Drukuj numer faktury/ paragonu na paragonie fiskalnym).

Jednak pomimo zaznaczenia parametru nie wszystkie drukarki drukują numer dokumentu na paragonie fiskalnym. Wynika to albo z braku takiej możliwości (drukarki ze „starą homologacją”, i generacji) albo z nieprawidłowego ustawienia (w drukarce) parametrów związanych z wydrukiem tekstów dodatkowych.

Na przykład w przypadku drukarek VentoViking nowej homologacji w przypadku wydruku tekstów dodatkowych istnieją opcje:

1) brak linii dodatkowych

2) stałe linie dodatkowe

3) predefiniowane

W (2) przypadku – na Paragonach drukowany jest stały tekst linii dodatkowych zapamiętany z pierwszego w danym dniu Paragonu sprzedaży. Jest on traktowany jako tekst ZADEKLAROWANY. Jeżeli w kolejnych Paragonach drukarka będzie otrzymywała identyczny – będzie go drukować pod Paragonem, a treść TEKSTU ZADEKLAROWANEGO zostanie wyszczególniona na raporcie dobowym. W przypadku gdy w kolejnych wystawianych Paragonach treść tekstu nie będzie się zgadzała z ZADEKLAROWANYM treść taka będzie ignorowana i nie zostanie wydrukowana (a tak będzie w przypadku numeru dokumentu, który na każdym Paragonie będzie inny).

Aby drukarka Viking (Vento) drukowała numer dokumentu w systemie Comarch ERP Optima należy odpowiednio skonfigurować drukarkę. Należy ustawić następujące opcje:

1.3.1. Linie dod. Paragonu ustawić na: Stałe

1.3.2. Źródło linii dodatkowych ustawić na: Stopka

1.3.3. Linia nr systemowy paragonu ustawić na: Druga

Jeśli takie ustawienie nie pomoże można spróbować przestawić opcję:

1.3.1. Linie dod. paragonu ustawić na: Predefiniowane

Faktury na drukarkach fiskalnych

W Konfiguracji firmy/ Stanowisko/ Ogólne/ Drukarka fiskalna znajduje się parametr Drukuj Faktury VAT na drukarce fiskalnej dostępny dla drukarek Elzab Mera EFV, Novitus Delio E, Novitus Delio Prime E, Posnet Thermal FV, Posnet Thermal HS, Posnet Thermal FV EJ, Posnet Thermal HS EJ, Posnet Temo HS EJ. Po jego zaznaczeniu dla Faktury Sprzedaży z naliczonym podatkiem VAT algorytmem „od brutto”, na której jest zaznaczona opcja Fiskalizuj, przy zapisie na stałe zamiast Paragonu fiskalnego na drukarce wykonywany jest wydruk fiskalny Faktury. Dla Faktury fiskalnej pobierane są następujące dane:

  • Numer Faktury VAT z programu Comarch ERP Optima. Ze względu na możliwe ograniczenia liczby drukowanych znaków w niektórych modelach drukarek, użytkownik może skorzystać dodatkowo z parametru Skrócony numer faktury (również dostępny w Konfiguracji firmy/ Stanowisko/ Ogólne/ Drukarka fiskalna), który powoduje wydruk numeru bez symbolu i zer wiodących.
  • Jako data dokumentu drukowana jest zawsze data bieżąca. Jeżeli na FS jako datę wystawienia ustawiono inną datę niż systemowa przy zapisie na stałe FS generowany jest komunikat: Data faktury niezgodna z datą bieżącą. Czy na pewno chcesz zapisać fakturę fiskalną z niezgodną datą? (Tak/Nie).
  • Nazwa i adres kontrahenta z Faktury VAT w Comarch ERP Optima – na wydruk pobierane są dwie linie nazwy, ulica, numer domu, kod pocztowy, miasto, poczta, NIP. Długość nazwy wysyłanej na drukarkę jest uzależniona od modelu drukarki, różne drukarki maja różną ilość znaków przeznaczoną na dane kontrahenta. Jeśli są to trzy linie, w pierwszej drukowana jest nazwa kontrahenta, w drugiej ulica i nr domu, w trzeciej kod pocztowy i miasto.
  • Forma płatności – na Fakturę fiskalną może zostać wysłana tylko jedna forma płatności. Jeżeli w Comarch ERP Optima na FS podzielono płatność na raty, na drukarkę fiskalną wysyłana jest płatność z zakładki [Ogólne] formularza FS wraz z terminem płatności z zakładki [Ogólne]. Podczas fiskalizacji FS z listy Faktur Sprzedaży generowany jest komunikat: Podzielono płatność faktury, na drukarkę zostanie wysłana tylko jedna płatność. Czy na pewno chcesz drukować dokument? (Tak/Nie).

NIP nabywcy na pragonie fiskalnym

W menu System/ Konfiguracja firmy/ Stanowisko/ Ogólne/ Drukarka fiskalna znajduje się parametr Drukuj NIP nabywcy. Po zaznaczeniu na drukarkach fiskalnych współpracujących z programem i posiadających taką możliwość, na pragonie fiskalnym drukowany jest NIP nabywcy.

Inne parametry współpracy

W Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Drukarka fiskalna znajdują się również inne parametry dotyczące współpracy z drukarką fiskalną:

Opakowania – zaznaczenie parametru spowoduje wydruk informacji o opakowaniach kaucjonowanych towarzyszących transakcji na Paragonie, w części niefiskalnej dokumentu (jeśli drukarka fiskalna posiada taką opcję).

Przykład
Jeśli na dokumencie na zakładce Kaucje odznaczony zostanie parametr Płatności, wówczas po zafiskalizowaniu, płatności za opakowania zostaną wydrukowane na Paragonie z formą płatności gotówka.

Nie wysyłaj informacji na wyświetlacz drukarki – parametr jest dostępny tylko w przypadku współpracy z drukarkami Novitus. Powoduje, że na wyświetlacz drukarki nie są wysyłane informacje z programu.

Wysyłaj nazwę zdefiniowaną dla urządzeń fiskalnych – po zaznaczeniu parametru podczas fiskalizacji dokumentów na drukarkę fiskalną wysyłane są nazwy fiskalne towarów, zdefiniowane na kartotekach towarowych, na zakładce [Dodatkowe]. Jeżeli dany towar nie posiada zdefiniowanej nazwy dla urządzeń fiskalnych, a parametr jest zaznaczony, na drukarkę fiskalną wysyłana jest nazwa zwykła towaru, pobrana z jego karty, z zakładki [Ogólne].

Szuflada kasowa

W przypadku współpracy z drukarką fiskalną istnieje możliwość podłączenia szuflady kasowej. Jeśli szuflada jest podpięta to jej otwarcie następuje po każdym poprawnie zakończonym wydruku Paragonu fiskalnego lub w dowolnym momencie po wciśnięciu kombinacji klawiszy <CTRL>+< SHIFT>+<S>.

Wydruk raportów fiskalnych

Z poziomu menu Narzędzia możliwy jest wydruk raportów fiskalnych: dobowych oraz okresowych.

Raport dobowy obejmuje sprzedaż dokonaną od ostatnio wykonanego raportu dobowego do chwili wydruku.

Raport za okres obejmuje wszystkie raporty dobowe wykonane w podanym okresie czasu.

Funkcja obsługiwana jest przez przyciski:

wydruk raportu

zamknięcie okna bez wydruku raportu

Uwaga
Raporty fiskalne drukowane są na drukarce fiskalnej.

Uwaga
Drukarka fiskalna wylicza raport dobowy w taki sposób, że sumuje sprzedaż z doby w grupach po stawce VAT. Następnie oblicza podatek VAT. Sumując paragony w Comarch ERP Optima nie uzyskamy takiego efektu. Dla każdego elementu paragonu mamy już naliczony VAT. Stąd pojawiają się różnice. Do celów księgowych używa się sumy z raportu dobowego.

Wydruki fiskalne przez terminal

System Comarch ERP Optima posiada możliwość pracy w środowisku Terminal Servises (TS). Istotnym elementem pracy tych systemów jest możliwość korzystania z drukarek fiskalnych. Przepisy wymagają od użytkownika umieszczenia ich na stanowisku, gdzie odbywa się sprzedaż.

W środowisku terminalowym oznacza to podłączenie drukarki fiskalnej do komputera, na którym pracuje klient terminala. W przypadku systemów Microsoft Windows Terminal Server do podłączenia drukarki fiskalnej do portu COM służy stworzone w Comarch ERP oprogramowanie.

Oprogramowanie pozwala na przekazanie do końcówki terminala danych dla drukarki fiskalnej poprzez tzw. kanał wirtualny. Aby przekazywanie danych do drukarki mogło mieć miejsce zarówno po stronie końcówki terminala jak i po stronie serwera musi być zainstalowane odpowiednie oprogramowanie. Więcej szczegółów można znaleźć na stronach internetowych Comarch ERP (biuletyny techniczne na stronach dla Partnerów) lub otrzymać bezpośrednio w COMARCH.

Uwaga
Aby korzystać z wydruków fiskalnych przez terminal należy posiadać odrębną opcję wydruków fiskalnych za pośrednictwem usług terminalowych.

Współpraca z kasami fiskalnymi

W aktualnej wersji systemu Comarch ERP Optima możliwa jest współpraca z kasami:

  • Novitus (zgodne z protokołem Tango: Bravo, Nano, PS-3000, PS-4000E, Soleo)
  • Sharp (ER-457, ER-237P, ER-277P, ER-A285P),
  • Elzab (Alfa, Delta, Jota, Teta, Eco, Mini, K10).

Obsługa kas fiskalnych polega na przesyłaniu danych o towarach do kasy i imporcie raportu sprzedaży z kasy do programu. Współpraca przebiega w trybie off-line.

Uwaga
Aby korzystać z kas fiskalnych w programie Comarch ERP Optima należy posiadać moduł Handel lub Handel Plus oraz wykupić odrębną opcję do współpracy z kasami fiskalnymi.




Dokumenty Wewnętrzne Zakupu (FWZ)

Uwaga
Funkcja nie jest dostępna dla wersji oddziałowej programu (w przypadku współpracy z systemem Comarch ERP XL).

Lista Dokumentów Wewnętrznych Zakupu

Lista Dokumentów Wewnętrznych Zakupu dostępna jest z poziomu menu Handel/ Inne(Handel)/ Dokumenty Wewnętrzne Zakupu.

Lista zawiera dokumenty, które powstały na podstawie Dokumentów Wewnętrznych Sprzedaży. Domyślny schemat numeracji (FZWFZ) jest predefiniowany w programie w trakcie tworzenia bazy danych. Użytkownik może go zmienić zgodnie z zasadami obowiązującymi w programie (tworzenie schematu numeracji w Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Handel: Dokumenty wewnętrzne zakupu oraz przypisanie schematu domyślnego w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty: Dokument zakupu wewnętrzny FZ).

Lista Dokumentów Wewnętrznych Zakupu jest obsługiwana przez standardowe przyciski i pola, na podobnych zasadach jak zwykłe Faktury Sprzedaży.

Uwaga
Dokumenty Wewnętrzne Zakupu mogą być tworzone tylko na podstawie Dokumentów Wewnętrznych Sprzedaży. Dokumenty FWZ nie mogą być dodawane z poziomu listy przez Użytkownika (przycisk Dodaj nie jest dostępny).

Ponadto na liście znajduje się:

przenieś do rejestrów VAT.

księgowanie na konta, zgodnie z wybranym schematem księgowań (funkcja dostępna dla użytkowników modułu Księga Handlowa)

Konwersja Dokumentu Wewnętrznego Sprzedaży do Dokumentu Wewnętrznego Zakupu

Automatyczne tworzenie FWZ jest możliwe na dwa sposoby:

  1. na formularzu FWS można zaznaczyć parametr FWZ – wtedy w chwili zatwierdzania dokumentu FWS zostanie automatycznie utworzony Dokument Wewnętrzny Zakupu
  2. z poziomu listy Dokumentów Wewnętrznych Sprzedaży – kursor należy ustawić na Dokumencie Wewnętrznym Sprzedaży, do którego tworzony będzie Dokument Wewnętrzny Zakupu, a następnie wcisnąć przycisk  .

Zasady przekształcania dokumentów

  • Możliwe jest przekształcenie jednego Dokumentu Wewnętrznego Sprzedaży do jednego Dokumentu Wewnętrznego Zakupu.
  • Dokument FWS otrzymuje status W. Ponowne przekształcenia do FWZ nie jest możliwe.
  • FWZ może powstać tylko na podstawie dokumentu FWS, który dotyczy nabycia wewnątrzunijnego (powstał z FZ).
  • Dokument FWZ jest zapisywany do bufora.
  • Dokumentu FWZ nie można korygować (możliwe jest anulowanie).
  • W przypadku wykasowania lub anulowania FWZ usuwany jest status Wz Dokumentu Wewnętrznego Sprzedaży (FWS) (możliwe jest ponowne przekształcenie).
  • Aby anulować dokument FWS skojarzony z Dokumentem Wewnętrznym Zakupu należy najpierw usunąć/ anulować dokument FWZ, a dopiero potem można anulować dokument FWS.

Uwaga
Anulowanie FWZ nie powoduje automatycznego anulowania FWS – rozpięte zostaje jedynie powiązanie pomiędzy dokumentami.

Na FWZ przenoszone są wszystkie dane zgodnie z Dokumentem Wewnętrznym Sprzedaży: zarówno dane kontrahenta jak i pozycje dokumentu.

Tabela VAT (zakładka [Dodatkowe]): 

  • kwoty VAT przenoszone są zgodnie z ustalonymi na FWS.
  • tabela VAT podlega częściowej edycji – użytkownik ma możliwość korygowania wartości VAT i brutto (do czasu zapisania FWZ na trwałe).

Dokument FWZ nie ma wpływu na magazyn.

Dokument FWZ nie powoduje powstania płatności w module Kasa/Bank.




Kasy fiskalne


Współpraca z urządzeniami zewnętrznymi – kasy fiskalne

W aktualnej wersji systemu Comarch ERP Optima możliwa jest współpraca z kasami ELZAB, SHARP, NOVITUS.

Obsługa kas fiskalnych polega na przesyłaniu danych o towarach do/z kasy oraz imporcie raportu sprzedaży z kasy do programu. Współpraca przebiega w trybie off-line.

Konfiguracja kas fiskalnych z programem Comarch ERP Optima sprowadza się do kilku czynności:

  • przygotowania konfiguracji programu Comarch ERP Optima do współpracy z wybraną kasą
  • przystosowania kart towarowych do współpracy z wybraną kasą fiskalną wg wymogów danej kasy

Uwaga
Współpraca z kasami fiskalnymi ELZAB, NOVITUS, SHARP odbywa się z wykorzystaniem licencji na moduł HANDEL/HANDEL PLUS oraz wymaga dodatkowej obecności licencji na współpracę z kasami fiskalnymi w kluczu zabezpieczającym. Opłata wg cennika www.comarch.pl/erp

Instalacja programów komunikacyjnych.

Instalator Comarch ERP Optima podczas instalacji programu, automatycznie rejestruje biblioteki odpowiedzialne za komunikację z kasą fiskalną ELZAB, SHARP, NOVITUS.

Przygotowanie konfiguracji Comarch ERP Optima do współpracy z kasą fiskalną ELZAB/SHARP/NOVITUS

Aby poprawnie przygotować program Comarch ERP Optima do współpracy z kasą należy dokonać ustawień:

W konfiguracji programu System/Konfiguracja/Program/Ogólne  są dostępne opcje:

  • Działy dla kas fiskalnych – na tym poziomie użytkownik definiuje dział (grupę) dla kas fiskalnych przypisując NUMER, NAZWĘ, STAWKĘ VAT dla tworzonego działu. Dla każdej stawki VAT może być zaprogramowana tylko jedna grupa.
  • Kasy fiskalne – opcja ta umożliwia dodanie do systemu kas fiskalnych, użytkownik na tym poziomie wprowadza numer kasy zakres w przedziale 1-9999, nazwę kasy jako dowolne znaki alfanumeryczne, oraz dokonuje wyboru odpowiedniego sterownika: ELZAB, SHARP, NOVITUS. Pola o nazwie Numer, Nazwa oraz Sterownik są wymagane aby program zezwolił na dodanie i zapisanie w bazie danych nowej kasy. Numery kas nie mogą się duplikować.
  • Symbole stawek VAT (Kasy) – w tej części konfiguracji możemy przypisać symbol fiskalny, który odpowiada danej stawce VAT w kasie fiskalnej, w górnej części okna jest widoczna lista kas które zostały wprowadzone do programu w gałęzi Kasy fiskalne, symbole stawek są przypisywane dla odpowiedniej kasy wybranej na tej liście. Symbole stawek, muszą być zgodne z ustawieniami danej kasy fiskalnej.

W konfiguracji programu System/Konfiguracja/Stanowisko/Ogólne/Kasa fiskalna  znajdują się ustawienia dla kas fiskalnych podpiętych fizycznie do danego stanowiska.

  • Ustawienia sterownika – użytkownik dokonuje z listy wyboru właściwego sterownika dla podpiętych kas fiskalnych.
  • Ustawienia eksportu – do kasy można wysyłać towary z kodem „Zwykły” (dane pobierane są z pola KOD z karty towaru), kodem PLU (dane pobierane są z pola PLU z karty towaru zakładka Dodatkowe) lub EAN (dane pobierane z pola EAN z karty towaru), na tym etapie definiujemy także numer ceny, oraz rodzaj eksportu do wyboru są: pełny lub różnicowy.
  • Ustawienia importu – parametr Podział na krótkie paragony. Po jego zaznaczeniu Użytkownik ma możliwość zadeklarowania ile pozycji maksymalnie może się znaleźć na jednym paragonie. W trakcie importu raport z kasy zostanie podzielony na kilka części, każda zawierać będzie określoną ilość pozycji i zostanie zapisana w odrębnych dokumentach.
  • Kasy fiskalne dla stanowiska – to lista kas fizycznie podłączonych do danego stanowiska. Użytkownik po kliknięciu ikony plusa dokonuje wyboru kasy z listy kas zdefiniowanych w System/Konfiguracja/Program/Ogólne/Kasy fiskalne . Dla każdej kasy musi określić:
  • nr portu COM, do którego podłączona jest kasa,
  • MAGAZYN, na który będą odczytywane raporty (paragony) z kasy,
  • Schemat numeracji dla tworzonych podczas odczytu paragonów,
  • Seria wykorzystywana o ile w schemacie numeracji zostanie dodana seria.

W oknie dodawania kasy fiskalnej jest dostępna ikona o nazwie: Dodatkowa konfiguracja sterownika  po jej kliknięciu wyświetli się okno z ustawieniami sterownika.

Dla sterownika ELZAB

  • Prędkość transmisji – prędkość powinna być zgodna z ustawieniami na kasie fiskalnej;
  • Rodzaj połączenia – zależności od posiadanego urządzenia lub kasy Elzab Delta  Max LAN  wybieramy odpowiedni wpis, do wyboru Bezpośrednie, Multiplekser 4xRS232, Multiplekser 8xRS232/RJ, Przełącznik multiplekserów, Multiplekser LAN/Delta Max LAN,  w przypadku gdy nie będzie używany multiplekser lub kasa Elzab Delta Max LAN należy wybrać opcję Bezpośrednie;
  • Protokół – rodzaj wykorzystywanego przez kasę protokołu, do wyboru: Elzab lub ElzabSTX(kasy K10 i nowsze).
  • Kanał multipleksera – należy wpisać odpowiednią wartość dla urządzenia.
  • W przypadku wyboru „Multiplekser LAN/Delta MAX LAN oprócz ustawienia kanału multipleksera należy ustawić Adres IP, Hasło autoryzacji, Ilość retransmisji, Timeout komunikacji, prędkość transmisji nie ma znaczenia. W przypadku bezpośredniego połączenia kasy Elzab Delta Max LAN z komputerem, kanał multipleksera należy ustawić na 1.
  • Adres IP – adres IP ustawiony na urządzeniu lub kasie (Elzab Delta Max LAN)
  • Hasło autoryzacji – ustawione na urządzeniu lub na kasie (Elzab Delta Max LAN). Hasło powinno składać się z 8 znaków (może zawierać cyfry i litery).
  • Ilość retransmisji – maksymalna liczba retransmisji uszkodzonych pakietów (domyślnie 3)
  • Timeout komunikacji (podawany w sekundach) – maksymalny czas oczekiwanie na reakcję urządzenia/kasy (domyślnie 10, nie mniej niż 3).
  • Używaj połączenia terminalowego – parametr wykorzystywany w Comarch ERP Optima w modelu usługowym;
  • Nie wykonuj raportu dobowego przy odczycie sprzedaży – parametr służący do wyłączenia raportu dobowego przy odczycie sprzedaży z kasy;

Dla sterownika SHARP

  • Prędkość transmisji – prędkość powinna być zgodna z ustawieniami na kasie fiskalnej,
  • Model kasy – do wyboru są SHARP ER-A2XX, SHARP ER-A2XX+kaucje, SHARP ER-A4XX oraz SHARP ER-A285P.
  • Używaj połączenia terminalowego – parametr wykorzystywany w Comarch ERP Optima w modelu usługowym;
  • Nie wykonuj raportu dobowego przy odczycie sprzedaży – parametr służący do wyłączenia raportu dobowego przy odczycie sprzedaży z kasy;

Dla sterownika NOVITUS

  • Rodzaj połączenia – w zależności od sposobu połączenia wybieramy odpowiedni wpis, do wyboru: Bezpośrednie lub TCP/IP
  • Prędkość transmisji – prędkość powinna być zgodna z ustawieniami na kasie fiskalnej,
  • W przypadku wyboru rodzaju połączenia TCP/IP należy ustawić poniższe parametry
  • Adres IP – adres IP ustawiony na kasie
  • Port – numer portu ustawiony na kasie
  • Timeout połączenia – maksymalny czas oczekiwania na połączenie (domyślnie 1000 milisekund)
  • Timeout – maksymalny czas oczekiwania na odpowiedź z kasy (domyślnie 1000 milisekund)
  • Używaj połączenia terminalowego – parametr wykorzystywany w Comarch ERP Optima w modelu usługowym;
  • Kasa obsługuje pakiet ecrdtPLUEx (Rozszerzony pakiet PLU) – pakiet wykorzystywany w nowszych modelach kas (został wprowadzony od kas PS 3000) w przypadku starszych modeli kas nie należy zaznaczać parametru!
  • Kasa obsługuje pakiet zerujący (kasy: System, PS 3000, Soleo) – zerowanie liczników jest możliwe tylko w nowszych kasach. W przypadku starszych modeli zamiast pakietu zerowania jest wykonywany zerujący odczyt sprzedaży (dla starszych kas nie należy zaznaczać parametru!)
  • Wysyłaj nazwę zdefiniowaną dla urządzeń fiskalnych – zaznaczenie parametru powoduje, że do kasy zostanie wysłana nazwa dla urządzenia fiskalnego pobrana z zakładki Dodatkowe na karcie towaru (pole Nazwa). w przypadku nie uzupełnienia tej nazwy lub wyłączenia parametru do kasy zostanie wysłana nazwa towaru.   


Import/ eksport: Programowanie kasy

Funkcja umożliwia eksport listy towarów do kasy i  jest ona dostępna z poziomu Ogólne/Cennik przycisk . Istnieje kilka warunków, które muszą zostać spełnione, by zaprogramowanie kasy było możliwe:

  1. Kody towarów, Grupy (działy), jednostki miary muszą być zgodne z wymogami danej kasy.
  2. Jeśli nadane kody są alfanumeryczne Użytkownik może wykorzystać do transmisji kody PLU towarów.
  3. Towary muszą mieć określoną stawkę VAT, która jednocześnie jest zaprogramowana na kasie (w innym przypadku program nie przeprowadzi transmisji).

Podczas programowania kasy warto pamiętać, że przesyłane są zawsze informacje o towarach wyfiltrowanych na liście cennikowej. Istnieje więc możliwość wysłania jedynie wybranych (przez założenie odpowiedniego filtra, wybranie grupy itd.) towarów.

Podczas programowania kasy wysyłana jest cena towaru ustawiona w konfiguracji Stanowisko/Ogólne/Kasa Fiskalna. Jeśli wybrana cena jest ceną netto – program wysyłając informacje do kasy automatycznie dolicza VAT określony dla poszczególnych towarów (w kasie zawsze programowane są ceny brutto). Program podczas eksportu sprawdza w kasie czy istnieją towary o takich samych kodach, jeżeli TAK zwraca informacje w postaci logu.

Do kas mogą być wysyłane kody zwykłe, kody PLU jak i kody EAN.

  • Towary wg: kod – do kasy zostaną przesłane podstawowe (numeryczne) kody towarów
  • Towary wg: PLU – do kasy zostaną przesłane numeryczne kody towarów (pole PLU na karcie towaru)
  • Towary wg: EAN – do kasy zostaną wysłane kody EAN towarów. W przypadku, gdy towar nie ma nadanego kodu EAN zostanie pominięty przy eksporcie danych.

W przypadku kas Elzab, kody zwykłe wysłane są zawsze.

Programowanie kasy jest również możliwe z poziomu formularza Faktury Zakupu/Przyjęcie Zewnętrzne. Po wciśnięciu przycisku  otwierane jest okno, w którym należy podać parametry eksportu (domyślne ustawienia pobierane są z konfiguracji System/Konfiguracja/Stanowisko/Ogólne/Kasa Fiskalna.). Należy zdecydować czy ma być wykonany eksport pełny (wszystkie towary z listy) czy różnicowy (tylko towary, dla których coś się zmieniło), wybrać numer kasy oraz sposób wysyłania towarów. Numer ceny pobierany jest z konfiguracji

Funkcja programowania kasy jest również wykorzystywana w przypadku aktualizacji danych o towarach (np. zmiana ceny sprzedaży). Należy jednak pamiętać, że przed wykonaniem aktualizacji należy upewnić się czy raport dobowy zerujący był wykonany na kasie. W innym przypadku, jeśli na kasie przeprowadzona była sprzedaż, program nie umożliwi aktualizacji danych.

Uwaga
Niektóre modele kas nie obsługują kodów EAN, w takim przypadku należy bazę przygotować wg zwykłych kodów.

Import/ eksport: Odczyt z kasy

W przypadku, gdy Użytkownik prowadził wcześniej sprzedaż na kasie, natomiast dopiero rozpoczyna pracę z systemem Comarch ERP Optima istnieje możliwość zaimportowania towarów istniejących już w kasie do cennika w programie. Odczyt z kasy dostępny jest z menu Ogólne/Cennik.

Uwaga
Funkcja odczytu towarów z kasy nie jest dostępna w przypadku wersji oddziałowej programu (cennik jest przesyłany z centrali).

Podczas importu danych z kasy Użytkownik ma możliwość określenia numer kasy, z której będą ściągane dane. Towary mogą być odczytywane wg:

  • Towary wg: kod – dla zakładanych kart towarowych kod z kasy zostanie przepisany, jako kod podstawowy towaru w programie Comarch ERP Optima.
  • Towary wg: PLU – dla zakładanych kart towarowych kod z kasy zostanie przypisany jako kod podstawowy oraz kod PLU.
  • Towary wg: EAN – kody nadane w kasie zostaną przepisane w pole Kod (podstawowy) oraz EAN na karcie towaru. W przypadku kas ELZAB nie ma możliwości odczytu tylko kodów EAN, zawsze odczytywany jest kod zwykły oraz kod EAN jeśli istnieje.

Cena zaimportowana z kasy jest przepisywana we wszystkie grupy cenowe zdefiniowane w programie. Jeśli grupa cenowa jest typu netto – program wylicza odpowiednio cenę netto (na podstawie ceny brutto wysłanej z kasy). W przypadku gdy zaznaczony jest parametr Wysyłaj nazwę zdefiniowaną dla urządzeń fiskalnychSystem/Konfiguracja/Stanowisko/Ogólne/Kasa fiskalna, dla zakładanych kart towarowych nazwa z kasy przypisana jest do nazwy na kartotece towarowej oraz do nazwy dla urządzenia fiskalnego (zakładka Dodatkowe na karcie towarowej). Przy nie zaznaczonym parametrze przepisana jest tylko do nazwy towaru na kartotece towarowej.

Uwaga
Użytkownik powinien zadbać o to, by w systemie Comarch ERP Optima zdefiniowane były stawki VAT funkcjonujące na kasie fiskalnej oraz działy dla kas fiskalnych.

Import raportu sprzedaży z kasy

Import raportu sprzedaży z kasy jest dostępny z poziomu listy paragonów (menu Handel/Paragony), przycisk : Podczas importu istnieje możliwość utworzenia więcej niż jednego paragonu. Funkcja może być wykorzystywana, jeśli występują problemy podczas importu długich (kilkaset pozycji) raportów sprzedaży z kasy.

W oknie importu znajduje się parametr Podział na krótkie paragony, parametr ten jest uzależniony od ustawień w konfiguracji System/Konfiguracja/Stanowisko/Ogólne/Kasa Fiskalna. W trakcie importu raport z kasy zostanie podzielony na kilka części, każda zawierać będzie określoną ilość pozycji i zostanie zapisana w odrębnych dokumentach. Dodatkowo jest możliwość wyboru, według jakich kodów ma być odczytywana sprzedaż (domyślne ustawienie pobierane jest z konfiguracji System/Konfiguracja/Stanowisko/Ogólne/Kasa fiskalna).

Po wykonaniu importu danych na podstawie raportu sprzedaży kasy tworzony jest paragon (w zależności od ustawień jeden lub kilka). Paragon zapisywany jest do bufora. W przypadku, gdy w System/Konfiguracja/Firma/Magazyn/ Inicjacja dokumentu opcja dla PA jest ustawiona na POBRANIE, podczas odczytu raportu musi być pokrycie na magazynie na towary importowane z kasy, w przeciwnym wypadku import zostanie przerwany. Po wykonaniu importu Użytkownik powinien zapisać paragon na trwałe.

W przypadku, gdy bezpośrednio na kasie został wprowadzony towar, którego nie jest zarejestrowany w programie – program wyświetli błąd. Należy wtedy wykonać odczyt danych z kasy (by uzupełnić listę cennikową), a następnie wykonać ponowny import raportu sprzedaży.

Identyfikacja towarów w kasie ELZAB/SHARP/NOVITUS

Aby przyśpieszyć proces identyfikacji towarów poniższa tabela przedstawia wybrane modele kas z informacjami na temat definicji m.in. kodu, nazwy, grupy.

Kasy ELZAB PLU (ilość kodów)KOD TOWARU NAZWA TOWARUGRUPA TOWAROWAJEDNOSTKI MIARY
ALFA2047.40954 cyfrowydo 18 znakówIlość. do 16
Ilość znaków: 19
Ilość do 16
Dł. 4 litery
DELTA10239 lub 204795 cyfrowydo 18 znakówIlość gr. do 99
Ilość znaków: 19
Ilość do 16
Dł. 4 litery
ECO61434 cyfrowydo 18 znakówIlość gr. do 99
Ilość znaków: 19
Ilość do 16
Dł. 4 litery
JOTA20474 cyfrowydo 18 znakówIlość gr. do 16
Ilość znaków: 18
Ilość do 16
Dł. 4 litery
MINI5113 cyfrowydo 16 znakówIlość gr. do 16
Ilość znaków: 16
Ilość do 16
Dł. 4 litery
K1030004 cyfrowydo 40 znakówIlość gr. do 99
Ilość znaków: 19
Ilość do 16
Dł. 4 litery

Dane techniczne kas fiskalnych ELZAB. Źródło: www.elzab.com.pl

Kasy SHARPPLU (ilość kodów)KOD TOWARUNAZWA TOWARUGRUPA TOWAROWA
ER-A237P9403 cyfrowydo 16 znakówIlość gr. od 5 do 20
ER-A277P35004 cyfrowydo 16 znakówIlość gr. do 30
ER-A285P120005 cyfrowydo 24 znakówIlość gr. do 99
ER-A457P2000
opcjonalnie 10000 lub 40000
do 6 cyfr8, 12 lub 16 znakówIlość gr. do 99

Dane techniczne kas fiskalnych SHARP. Źródło: www.torell.pl

Kasy NOVITUSPLU (ilość kodów)KOD TOWARUNAZWA TOWARUGRUPA TOWAROWA
MAŁA500do 18 znakówdo 18 znakówIlość gr. 16
BRAVO2300do 18 znakówdo 18 znakówIlość. do 42
FRIGO II1000do 18 znakówdo 18 znakówIlość gr. do 42
SOLEO PLUS12000do 18 znakówdo 18 znakówIlość gr. do 64
PS300016000do 18 znakówdo 40 znakówIlość gr. do 64

Dane techniczne kas fiskalnych SHARP. Źródło: www.novitus.pl

Uwaga
Powyższe tabelki mają charakter tylko i wyłącznie informacyjny.




Łatwe zakupy

Obok tzw. Łatwej sprzedaży w programie istnieją również Łatwe zakupy, umożliwiające wprowadzanie dokumentów zakupu. Funkcja jest dostępna w menu Handel/ Inne(Handel)/ Łatwe zakupy. Funkcja opiera się na zmienionym nieco sposobie wystawiania dokumentów zakupu: Faktur Zakupu oraz w przypadku modułów Handel, Handel PlusPrzyjęć Zewnętrznych oraz Zamówień u dostawcy. Najpierw określana jest lista towarów wraz z ilościami i cenami (bezpośrednio z poziomu listy zasobów), następnie określany jest typ wystawianego dokumentu (FZ, PZ, ZD), a dopiero na końcu – kontrahent (dostawca).

Wystawianie dokumentów zakupu jest złożone z trzech etapów:

  1. Przygotowanie listy kupowanych towarów – odbywa się bezpośrednio na liście.
  2. Konwersja listy do wybranego dokumentu: Faktury Zakupu, Zamówienia u Dostawcy lub Przyjęcia Zewnętrznego
  3. Uzupełnienie informacji o kontrahencie – dostawcy.

Uwaga
W module Faktury można prowadzić obrót tylko usłagami, w modułach Handel, Handel Plus dostępne są również towary proste i złożone wraz z obsługą gospodarki magazynowej.

Krok 1 – towary

Pierwszy krok polega na wyborze towarów oraz określeniu kupowanej/ zamawianej ilości.

Lista zasobów magazynowych

Wybór towarów opiera się na Liście zasobów magazynowych, która jest wyglądem zbliżona do listy zasobów dostępnej w menu Handel (dotyczy modułów Handel, Handel Plus).

W oknie możemy ustalić:

Typ – typ kupowanych aktualnie pozycji (usługa prosta lub złożona, towar prosty lub złożony).

Magazyn – zgodnie z zasadą, że na dokumencie mogą znaleźć się towary z jednego magazynu, aby prawidłowo wyświetlana była dostępna ilość towaru należy wybrać magazyn, do którego kupowany jest towar. Lista magazynów jest rozwijana po wciśnięciu strzałki obok pola. W przypadku samodzielnie działającego modułu Faktury jest to zawsze magazyn domyślny.

Grupa – na liście wyświetlane mogą być wszystkie towary lub tylko z jednej grupy asortymentowej. Jeżeli dana grupa jest zaznaczona na drzewie, to towary należące do tej grupy będą widoczne na liście.

Data – data, na jaką wyliczana jest ilość towaru.

Zerowe – zaznaczenie parametru spowoduje, że na liście wyświetlane są wszystkie towary z ilością dostępną 0. Niezerowe – zaznaczenie parametru spowoduje, że na liście pojawią się wyłącznie towary z ilością dostępną różną od zera.

Parametry Zerowe, Niezerowe są dostępne w modułach Handel, Handel Plus. Pozycje o statusie usługi wyświetlane są niezależnie od ustawień tych parametrów.

Jeśli obydwa parametry są zaznaczone – lista zawiera wszystkie towary, niezależnie od ilości dostępnej.

Łatwe zakupy

Dodatkowo w oknie znajdują się przyciski:

Edytuj kartę – wyświetlany jest formularz pozycji (karta magazynowa). Tą samą akcję wywoła kombinacja klawiszy <CTRL>+<ENTER>.

Zamknij – zamyka okno.

Faktura zakupu,

Dla modułów Handel, Handel Plus:

Zamówienie u dostawcy,   Przyjęcie zewnętrzne – tworzenie dokumentu zakupu (krok 2)

Wybór pozycji

Wyboru pozycji dokonujemy poprzez zaznaczenie towarów/ usług, wciskając klawisz <SPACJA> lub zaznaczając daną pozycję.

Po zaznaczeniu towaru należy wpisać kupowaną ilość. Wpisujemy ją w kolumnie Ilość. Pole to podlega edycji po dwukrotnym kliknięciu lewym przyciskiem myszy lub po wciśnięciu klawisza <ENTER>.

Klawisz <ENTER> pozwala również na edycję pozycji bez uprzedniego jej zaznaczenia.

Po otwarciu formularza w kolumnach Ilość dostępna oraz Ilość JM wybrana początkowo wyświetlane są te same wartości, czyli dostępna ilość towaru wyrażona w jednostce podstawowej. Dopiero po zmianie jednostki na pomocniczą w kolumnie JM wartość kolumny Ilość JM wybrana zostanie przeliczona według wskazanej jednostki.

Po zaznaczeniu wszystkich potrzebnych pozycji i określeniu ich ilości możemy przejść do kroku nr 2.

Krok 2 – dokument

Krok 2 to utworzenie na podstawie listy zaznaczonych towarów dokumentu: Faktury Zakupu, Przyjęcia Zewnętrznego lub Zamówienia u Dostawcy.

Po wybraniu typu dokumentu wyświetlane jest okno z listą wszystkich zaznaczonych towarów/usług, ich ilością i wartością. Wartość wyliczana jest na podstawie ceny zakupu z karty towaru/ usługi.

Łatwe zakupy – generowanie dokumentu

Okno to ma dwa przyciski:

Potwierdź generowanie dokumentu – tworzony jest wybrany dokument zawierający wyświetlone pozycje.

Anuluj generowanie dokumentu – powoduje powrót na listę zasobów magazynowych np. W celu wskazania dodatkowych pozycji czy poprawienia ich ilości.

Krok 3 – kontrahent

Trzeci krok sprowadza się do określenia kontrahenta i ustalenia ostatecznych warunków zakupu.

Po zatwierdzeniu listy towarów wyświetlany jest formularz wybranego typu dokumentu z wpisanymi już pozycjami. Należy jeszcze w nagłówku ustalić kontrahenta oraz formętermin płatności.




Dokumenty wewnętrzne sprzedaży

Co należy wiedzieć o FWS

Dokumenty Wewnętrzne Sprzedaży mogą być wykorzystywane w trzech przypadkach: 

  • Nabycie wewnątrzunijne – dokumenty wewnętrzne, których zadaniem jest naliczenie podatku VAT przy dostawach wewnątrzunijnych (które powstały na podstawie Faktur Zakupu). Szczegóły można znaleźć tutaj.
  • Odwrotne obciążenie wprzypadku towarów objętych odwrotnym obciążeniem podatkowym obowiązek podatkowy ciąży na nabywcy będącym podatnikiem VAT. Jednocześnie nabywcom przysługuje prawo do odliczenia VAT. W programie mechanizm ten realizowany jest poprzez Dokumenty Wewnętrzne Sprzedaży i Dokumenty Wewnętrzne Zakupu. Do Faktury Zakupu, niezależnie od statusu kontrahenta na FZ, można wygenerować FWS pod warunkiem, że:
    • Pozycje na FZ nie mają naliczonego podatku VAT,
    • W przypadku kiedy na FZ część pozycji ma wykazany podatek VAT, na FWS zostaną przeniesione wyłącznie pozycje bez naliczonego podatku VAT.
  • Reklama – dokumenty wewnętrzne dotyczące m.in. przekazania towarów na cele reprezentacji i reklamy, wystawiane bezpośrednio przez Użytkownika.
  • Warto przy tym pamiętać, że:
    • FWS nie mają żadnego wpływu na zasoby w magazynie (nie powodują zdjęcia ani zarezerwowania towaru – dotyczy modułów Handel, Handel Plus),
    • FWS nie powodują powstania płatności w module Kasa/Bank.

Lista Dokumentów Wewnętrznych Sprzedaży

Lista Dokumentów Wewnętrznych Sprzedaży dostępna jest z poziomu menu Handel/ Inne(Handel).

Lista zawiera zarówno dokumenty, które powstały na podstawie Faktur Zakupu (dokumenty wewnętrzne, których zadaniem jest naliczenie podatku VAT przy dostawach wewnątrzunijnych oraz przy zakupie towarów objętych odwrotnym obciążeniem podatkowym), jak i „ręcznie” wystawione przez użytkownika dokumenty wewnętrzne dotyczące m.in. przekazania towarów na cele reprezentacji i reklamy. Zasady obsługi listy zostały opisane szczegółowo tutaj.

W programie dokumenty te są rozróżniane przy pomocy schematów numeracji:

  • FAW – dokumenty wewnętrzne wystawiane przez Użytkownika,
  • FAWFZ – dokumenty wewnętrzne dotyczące nabycia wewnątrzunijnego.

Schematy numeracji FAWFAWFZ są predefiniowane w programie w trakcie tworzenia bazy danych. Użytkownik może je zmienić zgodnie z zasadami obowiązującymi w programie (tworzenie schematu numeracji w Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Handel: Dokumenty wewnętrzne sprzedaży oraz przypisanie schematu domyślnego w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty: Dokument sprzedaży wewnętrzny i Dokument sprzedaży wewnętrzny z FZ).

Lista Dokumentów Wewnętrznych Sprzedaży jest obsługiwana przez standardowe przyciski i pola, na podobnych zasadach jak zwykłe Faktury Sprzedaży. Ponadto na liście znajduje się:

utworzenie Dokumentu Wewnętrznego Zakupu do Dokumentu Wewnętrznego Sprzedaży (w przypadku nabycia wewnątrzunijnego lub zakupu towarów objętych odwrotnym obciążeniem podatkowym).

Przenieś do rejestru VAT.

księgowanie na konta, zgodnie z wybranym schematem księgowań (funkcja dostępna dla użytkowników modułu Księga Handlowa).

Korekta – po wciśnięciu przycisku wywoływany jest domyślnie formularz korekty ilości. Wszystkie możliwe korekty (ilości, wartości i stawki VAT) dostępne są po wciśnięciu przycisku strzałki widocznej obok przycisku. Opcja korekty dostępna jest również na liście dla wybranego dokumentu pod prawym przyciskiem myszy.

Formularz Dokumentu Wewnętrznego Sprzedaży

Formularz jest zbliżony do formularza zwykłej Faktury Sprzedaży (zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo tutaj).

Formularz FW: zakładka Ogólne

Schemat numeracji – proponowany jest taki, jak ustawiony w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty: w pozycji Dokument Wewnętrzny Sprzedaży (domyślnie FAW), dla dokumentów wystawianych „ręcznie” lub Dokument Wewnętrzny Sprzedaży z FZ (domyślnie FAWFZ), dla dokumentów powstałych z FZ. Użytkownik ma możliwość zmiany schematu.

Kontrahent – w przypadku FWS wystawianych przez użytkownika proponowany jest kontrahent !NIEOKREŚLONY!, natomiast na FWS do FZ dane kontrahenta są przepisywane z Faktury Zakupu.

Magazyn – magazyn proponowany jest zgodnie z przyjętymi w programie zasadami (magazyn domyślny dla operatora/ magazyn domyślny dla stanowiska/ magazyn główny). W przypadku modułu Faktury jest to zawsze magazyn domyślny.

Uwaga
Dokument FWS nie powoduje zdjęcia towaru z magazynu. Dlatego, jeśli faktura dotyczy np. przekazania towaru na cele reprezentacji i reklamy, aby zdjąć towar z magazynu należy wystawić dodatkowy dokument rozchodowy np. RW (uwaga dotyczy modułów Handel, Handel Plus).

Na formularzu Dokumentu Wewnętrznego Sprzedaży znajdują się ponadto dwa parametry: 

  • Bufor – tak jak w przypadku pozostałych dokumentów Dokument Wewnętrzny Sprzedaży można zapisać do bufora (z możliwością wprowadzania zmian) lub na trwałe.
  • FWZ – na podstawie Dokumentu Wewnętrznego Sprzedaży może powstać Dokument Wewnętrzny Zakupu. Parametr można zaznaczyć tylko wtedy, gdy odznaczony jest parametr Bufor (zaznaczenie FWZ spowoduje automatyczne odznaczenie Bufor). Jeśli parametr zostanie zaznaczony, to podczas zapisu Dokumentu Wewnętrznego Sprzedaży program automatycznie tworzy Dokument Wewnętrzny Zakupu.

Uwaga
Parametr FWZ jest dostępny tylko na FWS dotyczących nabycia wewnątrzunijnego lub zakupu towarów objętych odwrotnym obciążeniem podatkowym (powstałych w wyniku przekształcenia Faktury Zakupu). Na FWS wystawianych bezpośrednio z listy parametr nie jest dostępny.

Formularz FW: zakładka Kontrahent

Na zakładce [Kontrahent] znajduje się tylko jedna sekcja Sprzedawca. Jako dane kontrahenta przepisywane są odpowiednio dane podatnika z Pieczątki firmy (Konfiguracja firmy/ Dane firmy/ Pieczątka firmy) – dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO! lub dane dostawcy z Faktury Zakupu.

Kontrahenta na dokumencie FWS można zmienić – wtedy dane zostaną pobrane z karty ewidencyjnej wybranego kontrahenta.

Formularz FW: zakładka Dodatkowe

Dokumenty skojarzone – informacje o dokumentach powiązanych z FWS: 

  • FZ – Faktura Zakupu, na podstawie której powstała FWS,
  • KOR – dokumenty korygujące do Faktury Zakupu, które zostały uwzględnione na FWS (w tym również FZKG), lub dokumenty korygujące wystawione bezpośrednio do FWS,
  • FWZ – Dokument Wewnętrzny Zakupu, która powstała na podstawie FWS.

Tabela VAT – kwoty VAT są wyliczone na podstawie wartości z FZ oraz wszystkich korekt. Stawka VAT jest pobierana z kart cennikowych poszczególnych towarów. Tabela jest udostępniona do edycji przez użytkownika (możliwość zmiany w kwotach netto, brutto i VAT).

Razem – kwota brutto faktury.

Uwaga
Wystawienie Dokumentu Wewnętrznego Sprzedaży nie powoduje powstania płatności w module Kasa/Bank.




Sprzedaż dedykowana

Funkcja Sprzedaż dedykowana ma na celu ułatwienie obsługi klienta i przyspieszenie procesu sprzedaży. Głównym założeniem podczas projektowania okna było zgromadzenie w jednym miejscu kluczowych informacji na temat kontrahenta.

Z poziomu okna użytkownik ma od razu dostęp do informacji o warunkach płatności przyznanych kontrahentowi, jego zadłużeniu czy wpłaconych zaliczkach.

W tym miejscu użytkownik ma również możliwość wystawienia dokumentu sprzedaży (faktury, WZ), zarejestrowania rezerwacji dla kontrahenta. W tabeli z zadaniami CRM można nie tylko podglądnąć zadania do wykonania skojarzone z kontrahentem, ale również zarejestrować kontakt (np. przeprowadzoną rozmowę telefoniczna), można także podglądać i tworzyć nowe oferty dla klientów czy rejestrować informacje o przepływie dokumentów w firmie w bibliotece dokumentów. Z poziomu zakładki [Serwis] można podglądać zlecenia serwisowe, wystawiać nowe zlecenia i przekształcać je do FS, PA, RW, WZ.

Uwaga
Aby wystawić Wydanie Zewnętrzne, Rozchód Wewnętrzny oraz Rezerwację Odbiorcy wymagana jest licencja na moduł Handel lub Handel Plus.

W związku z tak szeroką funkcjonalnością okno Sprzedaż dedykowana podzielone jest na pięć części:

  • pierwsza zawiera dane kontrahenta oraz informacje na temat warunków płatności,
  • druga to wykres przedstawiający sprzedaż dla danego kontrahenta z ostatnich trzech miesięcy,
  • trzecia to tabela z dokumentami wystawionymi dla kontrahenta (Faktury Sprzedaży, WZ , Rezerwacje Odbiorcy, Faktury Pro Forma),
  • czwarta to tabela zawierająca zadania, kontakty, oferty związane z danym kontrahentem, zarejestrowane w module CRM,
  • piąta część to zakładka zawierająca zlecenia związane z danym kontrahentem, ewidencjonowane w module Serwis.

Sprzedaż dedykowana

Informacje o kontrahencie

Dane kontrahenta oraz informacje o warunkach płatności są pobierane bezpośrednio z karty kontrahenta. Dane te mają charakter informacyjny i nie są edytowalne. Z poziomu okna można:

wysłać wiadomość do kontrahenta (adres e-mail jest pobierany z karty kontrahenta)

wywołać raport przedstawiający historie obrotów z kontrahentem

wywołać zestawienie wszystkich rabatów przyznanych kontrahentowi.

Informacja o przyznanym limicie kredytu oraz aktualnym zadłużeniu pobierana jest z karty kontrahenta. Kwota przeterminowanych płatności jest zawsze wyliczana na bieżąco, w stosunku do daty bieżącej. Natomiast kwota wpłaconych zaliczek pobierana jest z listy zapisów kasowych/ bankowych (są to nierozliczone zapisy KP zarejestrowane dla kontrahenta).

Obok pól znajdują się przyciski umożliwiające:

Po terminie – wywołanie listy przeterminowanych płatności (Preliminarz płatności podmiotu, zawężony do płatności przeterminowanych wg terminu realizacji).

Zaliczki – wywołanie listy wpłaconych zaliczek (Zapisy kasowe/ bankowe podmiotu zawężone do listy zapisów nierozliczonych).

Zadłużenie – wywołanie listy dokumentów nierozliczonych (Preliminarz płatności podmiotu) – kwota zadłużenia jest pomniejszona o nierozliczone wpłaty kontrahenta.

Kwota kredytu pozostająca jeszcze do wykorzystania (Pozostało) jest wyliczana jako różnica pomiędzy przyznanym limitem kredytu oraz kwotą zadłużenia.

Sprzedaż za ostatnie trzy miesiące

Wykres przedstawia raport sprzedaży dla kontrahenta za ostatnie trzy miesiące (włączając miesiąc bieżący). Dla porównania na wykresie znajduje się informacja o tym, jak kształtowała się sprzedaż za ten sam okres w roku poprzednim. Panel wykresu rozwijany jest za pomocą pionowego przycisku Wykres sprzedaży

Ustalenie widoczności panelu wykresu na stałe włącza się przez wciśnięcie przycisku pinezki 

Dokumenty sprzedaży

Tabela z dokumentami wystawionymi dla kontrahenta zawiera zakładki:

  • Faktury – zawiera listę faktur wystawionych dla kontrahenta,
  • Wydania – zawiera listę dokumentów WZ dla kontrahenta (widoczna tylko w przypadku, gdy użytkownik posiada moduł Handel lub Handel Plus),
  • Rezerwacje – zawiera listę dokumentów RO – rezerwacji dokonanych przez kontrahenta (widoczna tylko w przypadku, gdy użytkownik posiada moduł Handel lub Handel Plus),
  • Faktury Pro Forma – zawiera listę dokumentów FPF, wystawionych dla kontrahenta,
  • Oferty – dokumenty tworzone w module CRM (widoczna tylko w przypadku, gdy użytkownik posiada moduł CRM).

Tylko bufor – wyświetlana lista może zawierać wszystkie wystawione dla kontrahenta dokumenty lub tylko te w buforze.

 – z poziomu listy istnieje możliwość wystawiania nowych dokumentów dla kontrahenta. W zależności od zakładki możliwe jest dopisanie nowej Faktury Sprzedaży, nowego dokumentu WZ, zarejestrowanie nowej rezerwacji lub Faktury Pro Forma.

Zasady wystawiania oraz przekształcania FA/ WZ/ RO/ FPF w oknie Sprzedaży dedykowanej są identyczne jak w przypadku dokumentów wystawianych z poziomu list tych dokumentów.

CRM

Na liście widoczne są albo zadania skojarzone z kontrahentem oraz kontakty.

Tylkorealizacji – parametr umożliwia zawężenie listy tylko do tych kontaktów/ zadań, które nie zostały jeszcze zrealizowane. Jeśli parametr nie jest aktywny, lista zawiera wszystkie zadania lub kontakty – zarówno te aktualne, jak i już zrealizowane.

Z poziomu listy można dopisać nowy kontakt/ zdanie. Dokumenty można dodawać po wejściu na odpowiednią zakładkę.

Z poziomu zakładki [Zadania] dostępny jest parametr Tylko przeterminowane (po zaznaczeniu widoczne będą wyłącznie zadania, dla których upłynął ustalony termin realizacji).

Dostęp do zadań uzależniony jest od parametru na karcie operatora Dostęp do zadań innych operatorów. Jeśli nie jest on zaznaczony, dany operator będzie miał dostęp tylko do swoich zadań.

Z poziomu zakładki [Biblioteka] widoczne są dokumenty wystawiane w module Obieg dokumentów związane z danym kontrahentem. Z poziomu listy można tworzyć nowe dokumenty.

Z poziomu zakładki [Oferty] widoczne są oferty handlowe wystawione w module CRM dla danego kontrahenta. Z poziomu listy można tworzyć nowe oferty.

Zlecenia serwisowe

Tylko otwarte – parametr pozwala zawęzić listę do zleceń, które nie zostały jeszcze zamknięte (kolor zielony).

Z poziomu listy można tworzyć nowe zlecenia, przekształcać je do Faktur Sprzedaży, Paragonów, Rozchodów Wewnętrznych i  Wydań Zewnętrznych.