Formularz Paragonu – zakładka [Ogólne]

Na zakładce [Ogólne] znajdują się podstawowe informacje o wystawianym Paragonie:

Dokument – typ dokumentu w klasie Paragony (PA) . Determinuje on, który schemat numeracji zostanie użyty na wystawianym dokumencie. Proponowany jest domyślny typ dokumentu ustawiony w konfiguracji programu. Naciskając przycisk Dokument dostaniemy się do listy wszystkich typów w danej klasie i w ten sposób możemy wybrać inny schemat numeracji.

Numer – w zależności od schematu numeracji, wyświetlonych zostanie od trzech do pięciu pól w ustalonej przez użytkownika kolejności, które zawierały będą poszczególne sekcje numeru. Jeśli w schemacie numeracji ustalona została sekcja zawierająca serię, naciśnięcie strzałki obok pola wyświetli listę wszystkich zdefiniowanych serii.

W chwili wystawiania Paragonu, w sekcji numeru kolejnego wpisane jest AUTO. Numer kolejny nadawany jest automatycznie w chwili zatwierdzania dokumentu (na trwałe lub do bufora). Użytkownik może nadać własny numer kolejny, wprowadzając go z klawiatury. W przypadku, gdy istnieje już Paragon o takim numerze – nie da się zapisać dokumentu, a program poinformuje o przyczynie stosownym komunikatem.

Kontrahent – kontrahent, dla którego wystawiany jest Paragon. Domyślnie proponowany jest kontrahent !NIEOKREŚLONY! (dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO! ustawione są parametry odbiorca krajowy, osoba fizyczna i nie ma możliwości ich zmiany).

Kategoria – kategoria sprzedaży skojarzona z dokumentem kopiowana jest z karty kontrahenta (w przypadku kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO! nie jest proponowana). Można ją zmienić naciskając przycisk Kategoria i wybierając z listy kategorii.

Magazyn – symbol i nazwa magazynu, z którego sprzedajemy. Jeśli lista Paragonów wyświetlana jest dla konkretnego magazynu, to w trakcie wystawiania nowego Paragonu automatycznie proponuje się on jako ten, z którego będzie dokonywana sprzedaż. Na Paragonie wystawianym z listy Paragonów dla wszystkich magazynów, jako domyślny proponuje się magazyn główny (standardowo zdefiniowany w programie). Istnieje również możliwość przypisania magazynu do operatora/ stanowiska. W module Faktury w polu Magazyn jest zawsze magazyn główny. Mechanizm został dokładniej opisany w artykule .

Data wystawienia – data wystawienia Paragonu. Domyślnie proponowana jest data bieżąca.

Data sprzedaży – data sprzedaży towaru. Domyślnie proponowana jest data bieżąca.

Rabat – rabat, jakiego udzielono przy wystawianiu Paragonu. Jest to wartość dynamiczna, przeliczana po każdym dopisaniu nowej pozycji. Dokładniej zasady udzielania rabatów zostały opisane w artykule

Płatność – forma płatności może być wybrana z listy płatności zdefiniowanych w konfiguracji. Proponowana jest forma płatności przypisana kontrahentowi na jego karcie (dla !NIEOKREŚLONEGO! jest to domyślnie gotówka).

Termin – proponowany jest termin obliczany na podstawie terminu zdefiniowanego dla danej płatności. Jeśli Paragon wystawiany jest dla innego kontrahenta niż !NIEOKREŚLONY! i na jego karcie zaznaczono inny termin płatności, na Paragonie zostaną uwzględnione dane z kart, czyli indywidualny termin. Oczywiście możemy go zmienić. Obok pola widoczna jest ilość dni dzieląca datę sprzedaży i termin płatności.

Uwaga
Pole Termin nie jest dostępne jeśli wpisana forma płatności to gotówka z terminem 0.

Netto – łączna wartość netto transakcji (bez podatku VAT) wyliczana automatycznie, bez możliwości zmiany ręcznej.

Razem brutto – wartość brutto pozycji na Paragonie. Pole nie jest dostępne dla użytkownika.

Zapłacono – kwota zapłacona. Pole to wypełniane jest dopiero wtedy, gdy płatność zostanie dokonana. Np. jeśli Paragon jest płatny gotówką, pole Zapłacono zostanie wypełnione w chwili zatwierdzenia dokumentu, gdy odpowiedni zapis o wpłacie znajdzie się wśród zapisów kasowych. Pole jest uzupełniane również po zatwierdzeniu, w miarę rozliczania dokumentu w module Kasa/Bank.

Pozostaje – różnica pomiędzy wartością brutto a kwotą zapłaconą.

Po terminie – kwota przeterminowanych płatności w kolorze czerwonym, klikając przycisk  istnieje możliwość wywołania listy przeterminowanych płatności (Preliminarz Płatności podmiotu, zawężony do płatności przeterminowanych wg terminu realizacji).

Zadłużeniekwota aktualnego zadłużenia, klikając przycisk  istnieje możliwość wywołania listy dokumentów nierozliczonych (Preliminarz Płatności podmiotu) – kwota zadłużenia jest pomniejszona o nierozliczone wpłaty kontrahenta.

Fiskalizuj – to parametr udostępniony tylko jeśli w Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Drukarka fiskalna wskazany jest sterownik do urządzenia fiskalnego. 

  • jeśli sterownik jest wskazany – parametr jest aktywny i domyślnie włączony (niezależnie od tego, czy kontrahent wskazany na dokumencie jest osobą fizyczną, czy podmiotem gospodarczym).
  • jeśli sterownik nie jest wskazany (program nie współpracuje z drukarką fiskalną) parametr nie jest dostępny

Jeśli parametr Bufor:

  • jest włączony – pozwala na zapis dokumentu do tzw. bufora. Oznacza to, że Paragon nie został jeszcze zapisany w sposób trwały. Na dokumencie w buforze można dokonywać wszelkich zmian. Można go również skasować (uwaga: powstanie luka w numeracji, którą zapełnić można ręcznie).
  • jeśli jest wyłączony – zapis Paragonu jest trwały. Nie można na nim dokonywać żadnych zmian (oprócz dostępnych w programie korekt).

WZ – parametr mający zastosowanie w modułach Handel, Handel Plus:

  • jeśli parametr jest zaznaczony – w trakcie zapisywania Paragonu program automatycznie tworzy dokument magazynowy.
  • jeśli parametr jest odznaczony (puste pole) – zapis Paragonu (na trwale albo do bufora) nie pociąga za sobą utworzenia dokumentu magazynowego. Po zapisaniu Paragon należy samodzielnie przekształcić do WZ.

Uwaga
Paragon zawsze wystawiany jest w cenach brutto, w związku z czym nie ma możliwości wyboru algorytmu liczenia brutto/netto (jak w przypadku faktur).




Lista Paragonów

Listę Paragonów wyświetlamy z poziomu menu Handel/ Paragony lub przy pomocy skrótu <CTRL>+<G>. Lista zawiera wszfystkie dokumenty, które związane są ze sprzedażą detaliczną. Są to Paragony, zwroty do Paragonów, Paragony w buforze oraz dokumenty, które zostały anulowane. Rodzaj i status dokumentów rozróżniane są kolorami:

  • na zielono zaznaczone są Paragony w buforze (dokumenty takie podlegają edycji, można je usunąć),
  • na niebiesko zaznaczone są Paragony zaksięgowane,
  • na czerwono zaznaczone są Paragony anulowane,
  • na czarno zaznaczone są Paragony zapisane na stałe.

Standardowo lista zbudowana jest z kolumn:

Numer dokumentu – numer Paragonu nadany zgodnie ze zdefiniowanym schematem numeracji.

Status – informuje o stanie danego Paragonu:

  • puste pole oznacza brak powiązania z innymi dokumentami,
  • F – Paragon jest zafiskalizowany,
  • V – Paragon przeniesiony do rejestru VAT,
  • FS – Paragon, który został przekonwertowany do Faktury Sprzedaży,

Statusy dostępne w modułach Handel, Handel Plus:

  • WZ – Paragon skojarzony z dokumentem WZ,
  • RW informuje o wygenerowaniu Rozchodu Wewnętrznego dla Paragonu, na którym znajduje się usługa złożona z zaznaczonym parametrem Pobieranie składników na FS/PA,
  • X – Paragon przekształcony do dokumentu Tax Free.

Data wyst. – data wystawienia Paragonu.

Magazyn – lista może dotyczyć dokumentów ze wszystkich magazynów lub może zostać ograniczona do jednego, interesującego nas magazynu (w module Faktury, gdzie nie ma gospodarki magazynowej, jest to zawsze magazyn główny).

Nazwa Kontrahenta – pierwsza linia nazwy Nabywcy.

Miasto – miejscowość, w której Nabywca ma siedzibę.

Netto – wartość netto Paragonu.

Brutto – wartość brutto Paragonu.

Lista paragonów

Oprócz standardowych przycisków okno obsługiwane jest przez:

Przekształcenie do faktury – utworzenie faktury w oparciu o informacje zapisane na Paragonie.

Utworzenie wydania magazynowego (WZ/RW) – klawisz pozwala nam powiązać wybrany Paragon z WZ(RW). Funkcja jest dostępna w modułach Handel, Handel Plus. Zasady przekształcania Paragonu do Wydania Zewnętrznego zostały opisane w artykule

Przenieś do rejestru VAT – funkcja działa dla zaznaczonych Paragonów. Na podstawie Paragonów tworzony jest jeden zbiorczy zapis w rejestrach VAT. Możliwe jest księgowanie Paragonów dniami, tzn. W rejestrze VAT powstaną oddzielne zapisy dla każdego dnia. Po wyfiltrowaniu Paragonów z danego dnia zaznaczamy wszystkie na liście <CTRL> + <A> i przenosimy do rejestru VAT przyciskiem Przenieś do rejestru VAT.

Księgowanie do księgowości kontowej – przycisk ten pojawia się, jeśli korzystamy z modułu pełnej księgowości. Użycie go powoduje zaksięgowanie zaznaczonych Paragonów. Księgowanie odbywa się na podstawie wcześniej zdefiniowanych schematów księgowań.

Korekta paragonu – w przypadku Paragonów możliwa jest jedynie korekta ilości. Nie można korygować Paragonu przekształconego do FS, w takim przypadku korekta musi dotyczyć faktury. Zasady opisane są dokładniej w artykule .

Przekształcenie do Tax Free – funkcja jest dostępna w modułach Handel, Handel Plus.

Listę Paragonów można przeglądać w zależności od ustawień na liście.

Warto pamiętać, że oprócz standardowych pól, na liście dostępny jest parametr Na dzień – po zaznaczeniu tej zmiennej, program pozwala na wpisanie daty. Lista Paragonów będzie zawierała tylko dokumenty wystawione.




Paragony

Paragon jest dokumentem handlowym, powoduje naliczenie podatku VAT i płatności. W zależności od ustawień parametrów może powodować tylko rezerwacje towaru lub pomniejszać stan na magazynie. Parametry te ustawiamy w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Inicjacja dokumentu. Do wyboru mamy: 

  • rezerwacje – Paragon nie pomniejsza stanu. Paragon zatwierdzony na stałe lub zapisany do bufora powoduje tylko zarezerwowanie towaru (pomniejsza ilość dostępną). Jest to rezerwacja bezterminowa. Pełny proces sprzedaży i wydania towaru wymaga przekształcenia Paragonu do Wydania Zewnętrznego.
  • pobranie – po zaznaczeniu tego parametru Paragon pomniejsza ilość i ilość dostępną (nie tworzy rezerwacji). Przy takim ustawieniu nie można wystawić dokumentu jeśli nie mamy odpowiedniej ilości towaru w magazynie.
  • pozwalaj na zmianę – po zaznaczeniu tego parametru na formularzu paragonu widoczne są dwa dodatkowe parametry: rezerwacja i pobranie. Jeśli dokument jest w buforze, możliwa jest zmiana ustawień z rezerwacji na pobranie i odwrotnie. Musi przy tym być spełniony jeden warunek – po zaznaczeniu pobrania musimy na magazynie posiadać wystarczającą ilość towaru.

Jeśli deklarujemy pobranie towaru na Paragonie, w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry możemy zaznaczyć parametr Kontrola ilości na dok. rozchodowychprzy akceptacji pozycji (przez bufor) – wówczas ilość sprawdzana jest w chwili wpisywania towaru na dokument i równocześnie dokument jest zapisywany do bufora. Jeżeli parametr nie jest aktywny, ilość sprawdzana jest przy zapisie całego dokumentu (do bufora/ na stałe).

Pamiętajmy, że parametr kontroli ilości – przy akceptacji pozycji (przez bufor)  dotyczy tylko dokumentów rozchodowych FS i PA zapisywanych do bufora oraz nieskojarzonych z dokumentami magazynowymi, które mają zadeklarowane pobieranie towaru z magazynu. Jeśli na dokumencie zadeklarowana jest rezerwacja towaru – parametr ten nie jest wykorzystywany.  




Przekształcenie Paragonu do Faktury Sprzedaży

Aby przekształcić Paragon do Faktury należy zaznaczyć go kursorem na liście Paragonów i wcisnąć przycisk  lub z menu kontekstowego (prawy klawisz myszy) wybrać funkcję Przekształcenie do faktury.

Podczas przekształcania Paragonu otwierany jest formularz nowej Faktury. W nagłówku formularza znajduje się informacja, z jakim Paragonem jest ona skojarzona.

Zakładka [Ogólne]: 

DokumentNumer – proponowany jest domyślny schemat numeracji dla faktur przekształconych do Paragonów (Konfiguracja firmy/ Handel/ Dokumenty handlowe). Jako numer wpisany jest AUTO – numer kolejny faktury zostanie nadany dopiero po jej zapisaniu. 

Kontrahent – przepisywany jest kontrahent z Paragonu. Istnieje możliwość zmiany kontrahenta na innego. Zmiana kontrahenta na fakturze spowoduje również jego zmianę na powiązanych dokumentach magazynowych.

Kategoria – przepisywana jest kategoria z Paragonu. Jeśli kategoria na Paragonie nie była określona – proponowana jest kategoria przypisana na karcie wybranego kontrahenta. Kategorie można również wybrać z listy dostępnej po wciśnięciu przycisku Kategoria.

Magazyn – przepisywany jest magazyn z Paragonu. Nie ma możliwości jego zmiany (w module Faktury jest to zawsze magazyn główny).

Data wystawienia – data wystawienia faktury. Proponowana jest data bieżąca.

Data sprzedaży – data sprzedaży przepisana z Paragonu. Pole jest edytowalne.

Faktura liczona od – zawsze wpisywane jest brutto, zgodnie z algorytmem na Paragonie.

Uwaga
Informacje o udzielonym rabacie, formie i terminie płatności oraz wartościach netto, brutto i VAT przepisywane są z Paragonu i nie ma możliwości ich zmiany.

Również lista pozycji przepisywana jest z Paragonu i nie ma możliwości jej edycji. Przyciski DodajUsuń nie są dostępne, natomiast przycisk  umożliwia jedynie podgląd pozycji (bez możliwości zmiany).

Zakładka [Kontrahent]:

Podobnie jak w przypadku standardowego wystawiania faktur, z poziomu zakładki możliwy jest podgląd i edycja danych kontrahenta (Odbiorcy i nabywcy).

Zakładka [Płatności]:

Ponieważ płatności związane są z Paragonem – na zakładce [Płatności] wyświetlane są informacje o płatnościach pobierane z Paragonu, nie ma jednak możliwości ich edycji.

Na wydruku faktury pojawi się informacja, z jakim Paragonem jest skojarzona.

Uwaga
Podczas zatwierdzania Faktury Sprzedaży skojarzonej z Paragonem nie jest po raz drugi tworzony zapis kasowy.

Zasady przekształcania Paragonu do Faktury Sprzedaży:

  • Nie mogą zostać przekształcone do faktury Paragony w buforze oraz anulowane.
  • Nie mogą zostać przekształcone do faktury Paragony, do których istnieją zwroty (należy najpierw np. anulować zwrot i dopiero wtedy przekształcić Paragon do faktury).
  • Można przekształcić do faktury Paragon, który jest zaksięgowany lub przeniesiony do rejestru VAT.
  • W chwili zatwierdzenia faktury, Paragon na liście Paragonów zyskuje status FS – przekształconego do faktury.
  • Paragon może zostać przekształcony do faktury tylko raz.
  • Faktura utworzona na podstawie Paragonu może zostać zapisana do bufora.
  • jeśli PA został zafiskalizowany – na formularzu faktury znacznik Fiskalizuj nie jest dostępny (aby powtórnie nie dokonać fiskalizacji sprzedaży)
  • Jeśli Paragon został już zafiskalizowany – faktura również ma status fiskalnej.
  • Jeśli dopiero po przekształceniu faktura zostanie zaksięgowana/ zafiskalizowana – Paragon automatycznie otrzymuje status zaksięgowanego/ fiskalnego.
  • Jeśli jeden Paragon został w całości przekształcony do Faktury – nie ma możliwości jego księgowania/ fiskalizowania. Księgowanie/ fiskalizowanie dotyczy skojarzonej z nim Faktury.
  • Nie można anulować Paragonu powiązanego z Fakturą. Należy anulować Fakturę, razem z Fakturą istnieje możliwość anulowania Paragonu.
  • Podczas wykonywania testów integralności dla faktur skojarzonych z Paragonem sprawdzane są płatności z przekształconego Paragonu.
  • Podczas przekształcaniu Paragonu do Faktury Sprzedaży w przypadku, kiedy kontrahent wybrany na Paragonie nie miał uzupełnionego numeru NIP, wyświetlany jest komunikat ostrzegawczy: Na paragonie nie wypełniono numeru NIP. Czy na pewno chcesz wystawić fakturę? 

Dla modułu Handel, Handel Plus:

  • Jeśli na Paragonie zaznaczono pobranie towaru z magazynu (w module Handel lub Handel Plus) Faktura automatycznie otrzymuje taki sam znacznik.
  • Można przekształcić do Faktury Paragon nieskojarzony z dokumentem WZ. Należy jednak pamiętać, że później dokument WZ powinien być tworzony w oparciu o powstałą Fakturę.
  • Jeśli Paragon jest skojarzony z WZ – Faktura automatycznie jest skojarzona z tym WZ.
  • jeśli PA został skojarzony z dokumentem WZ – na fakturze znacznik WZ nie jest dostępny (towar został już zdjęty z magazynu).

Generowanie Faktur do wielu Paragonów

W programie istnieje również możliwość generowania faktury do wielu Paragonów. Możliwe jest przekształcenie do jednej faktury kilku Paragonów wystawionych na tego samego kontrahenta, a także fakturowanie wskazanych pozycji z Paragonu. Opcja wybierania pozycji do fakturowania dostępna jest zarówno przy tworzeniu faktury do pojedynczego Paragonu jak i do wielu zaznaczonych. Wszystkie powiązania Faktury Sprzedaży z Paragonami są zapisywane i widoczne na zakładce [Dokumenty].

Przy generowaniu faktury do wielu Paragonów możliwe są zatem dwie opcje:

  • utworzenie Faktury zbiorczej dla zaznaczonych na liście Paragonów
  • utworzenie Faktury częściowej dla zaznaczonych pozycji z wybranych Paragonów

Faktura zbiorcza dla zaznaczonych na liście Paragonów

Aby możliwe było przekształcenie kilku zaznaczonych na liście Paragonów do jednej faktury zbiorczej muszą być spełnione następujące warunki:

  • Zaznaczone Paragony nie mogą być powiązane z fakturą. Jeśli, którykolwiek z Paragonów jest już przekształcony do faktury, wówczas operacja utworzenia faktury zbiorczej/częściowej nie jest możliwa a program wyświetli odpowiednią informację o numerach Paragonów, które są przekształcone do faktury.
  • Zaznaczone Paragony nie mogą posiadać korekt. Jeśli program natrafi na Paragon z korektą, wówczas zostaje wyświetlona odpowiednia informacja z numerami Paragonów, do których wystawione są korekty.
  • Zaznaczone Paragony muszą być wystawione dla tego samego nabywcy. Jeśli nabywcy są różni wyświetla się odpowiedni komunikat. Nie jest natomiast kontrolowana zgodność danych odbiorcy. Jeśli odbiorcy są różni, na fakturę przenoszony jest odbiorca z pierwszego zaznaczonego Paragonu.
  • Zaznaczone Paragony muszą mieć ten sam status księgowania (przeniesione lub nieprzeniesione do Rejestru VAT/Księgowości kontowej). Jeżeli status księgowania jest różny wyświetlana jest odpowiednia informacja. Jeżeli żaden z Paragonów nie jest zaksięgowany wówczas możliwe jest przekształcenie ich do jednej faktury, księgowanie odbywa się wówczas z poziomu samej faktury.
  • Wszystkie zaznaczone Paragony muszą być wyeksportowane bądź nie (status E Paragonu informuje o tym, że został wyeksportowany). W sytuacji kiedy część zaznaczonych Paragonów została wyeksportowana, podczas ich przekształcania do Faktury Sprzedaży generowany jest odpowiedni komunikat.
  • Zaznaczone Paragony muszą mieć ten sam status fiskalny. Jeżeli zaznaczone są Paragony, z których część ma status fiskalny „F” a część nie, wówczas wyświetlana jest stosowna informacja.
  • Zaznaczone Paragony muszą mieć datę sprzedaży obejmującą ten sam miesiąc i rok, nie ma możliwości przekształcania do jednej faktury Paragonów z datą sprzedaży z różnych miesięcy i lat, w przypadku przekształcania takich dokumentów do jednej faktury wyświetlany jest odpowiedni komunikat.

Dotyczy modułów Handel, Handel Plus:

  • Na wszystkich zaznaczonych Paragonach sprawdzane jest powiązanie z dokumentami magazynowymi. Jeżeli część Paragonów posiada dokumenty magazynowe a część nie, wówczas nie jest możliwe przekształcenie do jednej faktury, wyświetlany jest stosowny komunikat.
  • Na zaznaczonych Paragonach, wystawionych na wyroby węglowe sprawdzane jest zaznaczenie parametru: Zwolnienie z akcyzy, jeżeli któryś z zaznaczonych Paragonów  ma różne ustawienie tego parametru, nie jest możliwe przekształcenie do jednej faktury, wyświetlany jest stosowny komunikat.
  • Na zaznaczonych Paragonach, wystawionych na wyroby węglowe sprawdzane jest zaznaczenie parametru: Finalny nabywca węglowy, jeżeli któryś z zaznaczonych Paragonów ma różne ustawienie tego parametru, nie jest możliwe przekształcenie do jednej faktury, wyświetlany jest stosowny komunikat.

Faktura zbiorcza a dokumenty magazynowe

Na zakładce [Dokumenty] na fakturze wyświetlane są wszystkie Paragony, na podstawie których utworzono fakturę. Również na każdym przekształconym Paragonie na zakładce [Dokumenty] wyświetla się numer faktury, do której przekształcono Paragon.

Dokumenty magazynowe WZ i RW mogą być tworzone zarówno na etapie wystawiania Paragonu jak również po wystawieniu faktury:

  • Paragony z dokumentami magazynowymi

Dokumenty magazynowe mogą być utworzone przed wystawieniem Paragonu, jak również po jego wystawieniu. W obu sytuacjach zarówno do dokumentów magazynowych jak i do Paragonu tworzone są powiązania widoczne na zakładce [Dokumenty].przypadku tworzenia faktury do takiego Paragonu, oprócz powiązania z Paragonem tworzą się również powiazania z fakturą. W sytuacji, gdy na Paragonie występuje usługa złożona z opcją pobierania składników na PA/FS, wówczas tworzy się także powiązanie z dokumentem RW. Powiązanie idoczne jest na formularzu obu dokumentów na zakładce [Dokumenty]. Jeżeli w konfiguracji zaznaczono parametr Konwersja FS/PA/FPF/PZ do WZ – przenoś usługi na WZ, dodatkowo na zakładce [Dokumenty] formularza Paragonu widnieje powiązanie z WZ, widoczne także na fakturze po przekształceniu do niej Paragonu.

  • Paragony bez dokumentów magazynowych

Jeżeli do Paragonów bez dokumentów magazynowych zostanie wystawiona faktura, utworzenie tych dokumentów możliwe jest tylko z poziomu faktury. Generowanie WZ/RW możliwe jest z poziomu listy lub formularza faktury. Dokumenty magazynowe nie są tworzone na podstawie faktury, lecz na podstawie podpiętych do niej Paragonów. Dla każdego z Paragonów zostanie wystawiony dokument magazynowy (WZ lub RW dla usług złożonych). Po wystawieniu tych dokumentów tworzone są relacje pomiędzy dokumentami WZ/RW a PA oraz dokumentami WZ a fakturą. Powiązania z dokumentami RW są widoczne tylko na dokumencie PA.

Uwaga
Dokumenty magazynowe można wystawiać tylko w modułach Handel, Handel Plus. Funkcjonalność nie jest dostępna w modułe Faktury.

Płatności na Fakturze zbiorczej i fiskalizacja

Na fakturze płatności z powiązanych Paragonów wyświetlają się na zakładce [Płatności], jednak są one widoczne tam jedynie informacyjnie. Z poziomu samej faktury nie można rozliczać płatności, rozliczenie możliwe jest tylko z poziomu Paragonów. W przypadku, gdy przekształcamy wiele Paragonów do jednej faktury, na zakładce [Płatności] pojawia się lista wszystkich płatności z przekształcanych Paragonów. Lista tych płatności widoczna też jest przez podgląd płatności pod ikoną Rozliczeniapoziomu zaznaczonej faktury na liście faktur.

Jeśli Paragon nie jest rozliczony (tworzy zapis w Preliminarzu Płatności) wówczas po przekształceniu do Faktury Sprzedaży w pole numer obcy na zapisie w preliminarzu wpisywany jest numer faktury. Jeśli przy zbiorczym przekształcaniu będzie wiele takich Paragonów, to do każdego powiązanego zapisu w Preliminarzu Płatności zostanie przeniesiony numer faktury.

W sytuacji łączenia wielu Paragonów do jednej faktury wartość, wynikająca z sumy Paragonów może się groszowo różnić od wartości wyliczonej na fakturze.

Przykład
Paragon 1 – 1 szt x 4,03; VAT 0,75

Paragon 2 – 1 szt x 4,03; VAT 0,75

Sumując te Paragony otrzymamy netto 6,56, VAT 1,50 i brutto 8,06

Jednak wystawiając FS na 2 szt x 4,03 w podsumowaniu otrzymamy:

brutto tak samo 8,06, ale już VAT wliczony od tej kwoty będzie 1,51, a tym samym netto 6,55

W związku z powyższym w Konfiguracji firmy/Handel/ Parametry dostępny jest parametr: Przeliczanie kwot na FS powstałej z PA, który decyduje o tym, czy kwoty podsumowania faktury oraz kwoty w tabeli VAT maja być wyliczone na podstawie pozycji, czy wyliczone jako suma kwot z Paragonów. Parametr ma zastosowanie tylko wówczas, gdy Paragony są przekształcane w całości, natomiast przy wybieraniu pozycji podsumowanie zawsze musi być wyliczone na nowo.

Parametr: Przeliczanie kwot na FS powstałej z PA

Parametr domyślnie jest odznaczony (wówczas kwoty netto i VAT są wyliczane, jako suma kwot z Paragonów). Po zaznaczeniu parametru, podsumowanie faktury jest wyliczane na nowo podczas tworzenia dokumentu.

Jeżeli Paragony niezafiskalizowane zostaną w całości przeniesione do faktury zbiorczej istnieje możliwość fiskalizacji faktury. W takiej sytuacji nie tylko faktura, ale także powiązane Paragony dostają znacznik fiskalny „F”.

Faktura częściowa dla zaznaczonych pozycji z wybranych Paragonów

Opcja wybierania pozycji do fakturowania dostępna jest zarówno przy tworzeniu faktury do pojedynczego Paragonu jak i do wielu zaznaczonych Paragonów. Dostępna jest ona pod przyciskiem:

Aby wygenerować FS na część pozycji z PA należy wybrać opcję Generuj fakturę na wybrane pozycje. Po wybraniu tej opcji wyświetlane jest okno – Częściowe fakturowanie paragonów – pozycje do przeniesienia na fakturę na którym są wyszczególnione pozycje z zaznaczonych Paragonów.

Częściowe fakturowanie paragonów – pozycje do przeniesienia na fakturę

Lista służy do wskazania pozycji, jakie mają zostać zafakturowane.

Przekształcenie częściowe Paragonu do Faktury możliwe jest tylko raz. Paragon, na podstawie którego utworzono Fakturę dostanie znacznik FS i nie ma możliwości wygenerowania do niego drugiej faktury. Pozycje zawsze są przenoszone w całości tzn. nie można zafakturować tylko części ilości – np. jeśli na Paragonie było 5 szt Towaru X, to wówczas na FS nie możemy przenieść tylko 4 szt. Jeśli podczas wyboru pozycji ze wskazanych Paragonów, dla danego Paragonu nie wybrano żadnych pozycji, to po utworzeniu FS, taki Paragon nie dostaje statusu FS. Nie jest też dla niego tworzone powiaząnie z fakturą. Na częściowej fakturze nie ma możliwości usuwania pozycji, powinny być one wybrane przed przekształceniem.

Faktura częściowa a dokumenty magazynowe

Dokumenty magazynowe, tak jak w przypadku generowania faktur zbiorczych mogą być wystawione przed przekształceniem Paragonów do faktury jak i po utworzeniu faktury, powiązania będą tworzone pomiędzy wszystkimi podpiętymi do wskazanych Paragonów dokumentami magazynowymi.

Bez względu na to czy faktura jest częściowa czy całościowa, dokumenty magazynowe są tworzone na podstawie Paragonów. Tworzenie WZ z poziomu FS spowoduje wygenerowanie dokumentów magazynowych na wszystkie pozycje z powiązanych Paragonów na zasadzie jeden Paragon – jedna WZ.

Uwaga
Na dokumencie WZ wygenerowanym z faktury są ujmowane wszystkie pozycje z Paragonu a nie tylko wybrane i przeniesione na fakturę.

Wszystkie powiązania pomiędzy dokumentami tworzą zapis na zakładce [Dokumenty].

Na FS widnieją wszystkie numery PA, z których powstała faktura, czy to całkowita, czy częściowa oraz wszystkie numery WZ podpięte do Paragonów.

Na każdym PA widnieje numer faktury, do której został przekształcony oraz numery dokumentów WZ(RW dla usług złożonych).

Na każdym WZ, powiązanym z PA przekształconym do FS widnieje numer faktury, do której dany Paragon został przekształcony oraz numer Paragonu. Na każdym RW, powiązanym z PA przekształconym do FS widnieje numer Paragonu (bez względu na to czy powstało z Paragonu czy faktury).

Uwaga
Dokumenty magazynowe można wystawiać tylko w modułach Handel, Handel Plus. Funkcjonalność nie jest dostępna w module Faktury.

Faktura częściowa a płatności i fiskalizacja

W przypadku, gdy fakturujemy wybrane pozycje, nie jest możliwe określenie, która część płatności przypada na dane pozycje, dlatego w przypadku faktur częściowych na zakładce Płatności nie jest udostępniana tabelka związana z płatnościami i zaliczkami. Tym samym płatności te nie są widoczne na podglądzie rozliczenia (ikona Rozliczenia) z poziomu zaznaczonej faktury na liście faktur.

Uwaga
Na fakturach częściowych tabela płatności nie jest widoczna. Ukryte są również pola ZapłaconoPozostaje dostępne na pierwszej zakładce.

Uwaga
Nie ma możliwości fiskalizacji faktury częściowej powstałej z niefiskalnego Paragonu.

Edycja faktury wystawionej na podstawie kilku Paragonów

Faktura generowana na podstawie kilku Paragonów funkcjonuje tak jak faktura do pojedynczego Paragonu. Można na niej zmienić kontrahenta, kategorię, datę wystawienia, natomiast nie można korygować, dodawać, usuwać pozycji.

Opis poszczególnych pól na fakturze:

  • Kontrahent – na fakturze można ustawić innego kontrahenta (bez względu na to czy na PA był on określony czy !Nieokreślony!).

Zmiana kontrahenta na fakturze skutkuje także jego zmianą na dokumentach WZ (dotyczy modułów Handel, Handel Plus).

  • Data sprzedaży – na fakturze data ta jest ustawiana na podstawie najpóźniejszej daty sprzedaży z przekształcanych Paragonów. Pole to jest jednak edytowalne.

Uwaga
Nie powinno się zmieniać daty sprzedaży na fakturze na wcześniejszą niż data sprzedaży z Paragonu, z którego powstała faktura.

  • Forma i termin płatności– jest przenoszona z karty kontrahenta, bez możliwości edycji
  • Magazyn w nagłówku dokumentu jest ustawiany na podstawie pierwszego zaznaczonego do przekształcenia dokumentu (tak jak przy innych przekształceniach). W module Faktury jest to zawsze magazyn główny.
  • Magazyny na elementach są ustawiane zgodnie z ustawieniem na elementach Paragonu (nie dotyczy modułu Faktury).
  • Jeśli Paragon powstał z WZ wystawionych z różnych magazynów, lub bezpośrednio na elementach PA były wskazywane różne magazyny, to takie ustawienie ma odzwierciedlenie również na elementach faktury. Na pozycjach faktury ustawiany magazyn jest taki jak na pozycjach Paragonu (nie dotyczy modułu Faktury).

Uwaga
Na fakturach generowanych na podstawie kilku Paragonów nie ma możliwości agregacji tych samych pozycji dokumentu.

Anulowane FS wystawionych do PA

W programie istnieje możliwość anulowania faktur fiskalnych utworzonych do Paragonów niezafiskalizowanych (wówczas znacznik fiskalizacji przenoszony jest na Paragony) i faktur wystawionych do zafiskalizowanych Paragonów. Możliwe jest anulowanie samej faktury bez anulowania powiązanych dokumentów.

Anulowanie faktury zbiorczej

Podczas anulowania FS powiązanej z jednym lub większą ilością Paragonów zadawane jest pytanie: Czy anulować powiązane paragony? Jeśli Użytkownik odpowie Tak, wówczas anulowane zostaną również wszystkie Paragony, z których powstała faktura. Jeśli chociaż jeden z Paragonów nie spełnia warunków anulowania, (np. ma rozliczoną płatność, jest zafiskalizowany itd.) wówczas nie można kontynuować anulowania (nie anuluje się ani FS ani PA).  Użytkownik musi wybrać opcję Nie podczas anulowania lub np. usunąć rozliczenie.

W przypadku modułów Handel, Handel Plus, jeśli z Paragonami i fakturą równocześnie są powiązane dokumenty magazynowe wówczas najpierw zadawane jest pytanie: Czy anulować paragon? a następnie po odpowiedzi twierdzącej pytanie: Czy anulować powiązane dokumenty magazynowe? Jeśli na drugie pytanie zostanie udzielona odpowiedź Nie wówczas anulowana jest FS i powiązane PA, ale nie są anulowane dokumenty magazynowe. Równocześnie zostaną usunięte wszystkie powiązania pomiędzy FS i WZ oraz PA i WZ. Jeśli na drugie pytanie Użytkownik odpowie Tak wówczas po anulowaniu FS i PA zostaną anulowane powiązane dokumenty.

Anulowanie faktury częściowej

Podczas anulowania faktur wystawionych na wybrane pozycje Paragonów nie jest możliwe anulowanie powiązanych Paragonów oraz dokumentów magazynowych, ponieważ dotyczą one innych ilości niż faktura.

W przypadku próby anulowania faktury częściowej wyświetlany jest komunikat:

Faktura posiada powiązane paragony. Faktura została wystawiona na wybrane pozycje paragonów, dlatego anulowanie powiązanych paragonów nie jest możliwe. Anulowanie paragonów należy wykonać oddzielnie.

Anulowanie faktury powoduje usunięcie powiązania faktury z Paragonami oraz dokumentami magazynowymi, jeśli istnieją.

Korekty do faktur i Paragonów

Podobnie jak w przypadku fakturowania jeden do jednego, również przy fakturowaniu wiele do jednego obowiązują te same zasady, dotyczące wystawiania korekt do Paragonów:

  • nie można korygować Paragonu przekształconego do FS,
  • nie można przekształcić do FS skorygowanego Paragonu,
  • korekta do FS nie generuje korekt do PA. Jeśli występują podpięte dokumenty magazynowe to korekta FS generuje korekty do dokumentów magazynowych. Po wygenerowaniu korekt powstaną powiązania pomiędzy FA i korektą do niej oraz WZ i korektą do niego. Powiązane korekty są widoczne na zakładkach [Dokumenty]. Korekty nie są wiązane z Paragonami. Na zakładce [Dokumenty], na Paragonie nie są wyświetlane informacje o korektach faktur i WZ (za wyjątkiem przypadków, gdy korekta do WZ była wystawiona przed utworzeniem Paragonu).

W przypadku posiadania modułu Handel Plus, jeżeli Paragony są tworzone ze wskazaniem dostaw, informacja o wskazanych na Paragonach dostawach zostaje przeniesiona na fakturę. Powiązanie elementów pomiędzy FS a WZ pozwala na wskazanie, które partie będą korygowane i wygenerowanie poprawnych korekt do WZ.

Księgowanie faktur i Paragonów

Istnieje możliwość księgowania faktur zbiorczych/częściowych. W przypadku, kiedy chcemy zaksięgować fakturę częściową, wówczas w pierwszej kolejności zawsze należy zaksięgować Paragon. Szczegółowe informacje na temat księgowania znajdują się w artykule Księga Handlowa oraz Księga Podatkowa w rozdziale dotyczącym Rejestru VAT.

Wydruki faktur

Wydruki dla faktur wystawionych do wielu Paragonów lub na wybrane pozycje charakteryzują się określonymi cechami:

  • Na wydruku faktury wystawionej do wielu Paragonów drukowane są numery wszystkich powiązanych Paragonów.
  • Na wydruku faktury zbiorczej (wystawionej do wszystkich pozycji z Paragonów) płatności przenoszone są z powiązanych Paragonów. W przypadku większej ilości Paragonów powiązanych z fakturą, w tabeli płatności widoczne są płatności z wszystkich powiązanych Paragonów.
  • Jeżeli faktura jest wystawiona na wybrane pozycje, wówczas nie jest drukowana tabela płatności.
  • Jeżeli faktura jest wystawiona na wybrane pozycje, w podsumowaniu dokumentu nie ma informacji ZapłaconoPozostaje do zapłaty. Drukowana jest tylko informacja Razem do zapłaty.
  • Przed wydrukiem faktury wystawionej na wybrane pozycje wyświetlane jest okno z opcją do zaznaczenia:

Okno – Ustalenie wartości parametrów wydruku

Jeśli opcja zostanie zaznaczona wówczas na FS będzie drukowana informacja Zapłacono gotówką.

W menu wydruków dostępnych z poziomu Faktury Sprzedaży dostępny jest wydruk: Faktura do paragonu ‑ grupowanie wg paragonów (GenRap). Na wydruku tym pozycje są prezentowane w układzie wg Paragonów. Dla każdego Paragonu prezentowana jest oddzielna tabela, nad tabelą widoczny jest numer Paragonu oraz data dostawy, która jest równa dacie sprzedaży pobranej z Paragonu. Pod ostatnią tabelą widoczne jest podsumowanie kwot (Tabela VAT) i płatności (w przypadku generowania tego wydruku dla faktur częściowych na wydruku nie jest drukowana tabela płatności).

Wydruki RKZ

Podczas generowania raportu Rozliczenie Kosztów Zakupu, przy fakturach wystawionych do wielu Paragonów lub na wybrane pozycje nie są drukowane zaległości. Pole w kolumnie Zaległość przyjmuje wartość „—*”,natomiast pod listą Faktur Sprzedaży drukowana jest adnotacja „* Faktura do wielu Paragonów lub na wybrane pozycje Paragonu. Zaległość należy sprawdzić na powiązanych Paragonach”.

 




Księgowanie Paragonów w rejestrach VAT

Księgowanie Paragonów do rejestru VAT możliwe jest po wciśnięciu przycisku  lub wybraniu z menu kontekstowego funkcji Księgowanie do rejestru VAT. Księgowanie jest również wykonywane po wciśnięciu klawisza <F7> na liście, gdzie zaznaczone są Paragony.

Księgowane są wszystkie Paragony zaznaczone na liście. Zaznaczone Paragony są księgowane do rejestru jednym zbiorczym zapisem. Wartość zapisu w rejestrze wyliczana jest na podstawie wartości poszczególnych Paragonów.

Uwaga
Przypominamy, że sposoby zaznaczania elementów na liście opisane są w podręczniku do konfiguracji (rozdział Zaznaczanie pozycji na liście) Jednym ze sposobów jest zaznaczenie przy pomocy lewego przycisku myszki – zaznaczenie pojedynczego Paragonu, <CTRL>+ lewy przycisk myszki – zaznaczenie kolejnego Paragonu, <SHIFT> + lewy przycisk myszki – zaznaczenie wszystkich Paragonów na liście od pierwszego zaznaczonego do aktualnie podświetlonego kursorem.

Na zapisie w rejestrze VAT lista Paragonów zaksięgowanych tym zapisem jest widoczna na zakładce [Dokumenty]. Zapis w rejestrze VAT automatycznie otrzymuje status Sprzedaż detaliczna. Status Transakcja fiskalna jest nadawany w zależności od tego czy księgowane były Paragony fiskalne czy niefiskalne (nie ma możliwości księgowania fiskalnych i niefiskalnych łącznie)

Zasady księgowania Paragonów:

  1. Nie mogą zostać zaksięgowane Paragony w buforze – są pomijane podczas księgowania.
  2. Nie mogą zostać zaksięgowane Paragony anulowane – są pomijane podczas księgowania.
  3. Paragon może zostać zaksięgowany tylko raz – jeśli został on przekształcony do faktury, to po jej zaksięgowaniu również otrzymuje status zaksięgowanego.
  4. Nie mogą zostać zaksięgowane razem Paragonyzwroty do Paragonów.
  5. Nie mogą zostać zaksięgowane razem Paragony fiskalneniefiskalne.
  6. Nie mogą zostać zaksięgowane Paragony przekształcone do faktury – księgować należy skojarzoną fakturę.

Paragony, podobnie jak inne dokumenty w systemie są księgowane z podziałem na kategorie.




Formularz paragonu – zakładka [Kontrahent]

Zakładka [Kontrahent] podzielona jest na dwie części. W pierwszej umieszczone są dane Nabywcy, w drugiej – Odbiorcy towaru/usługi.

Jeśli na Paragonie nie został wprowadzony nabywca (domyślny !NIEOKREŚLONY!) nie ma wprowadzonych żadnych danych kontrahenta.

Jeśli na zakładce [Ogólne] został wybrany inny kontrahent, program proponuje tę firmę jako nabywcę. Wyświetlone dane są pobierane z karty ewidencyjnej kontrahenta. Znajdujący się obok przycisk  umożliwia wyświetlenie karty ewidencyjnej kontrahenta. Wyświetlony formularz jest otwarty tylko do odczytu (bez możliwości wprowadzania zmian).

Istnieje również możliwość określenia na karcie ewidencyjnej kontrahenta (zakładka [Dodatkowe]) domyślnego odbiorcy towaru. Jeśli taki odbiorca zostanie określony – będzie automatycznie proponowany na zakładce [Kontrahent].

W razie konieczności, z poziomu tej zakładki można zmienić zarówno Nabywcę jak i Odbiorcę. Można również przypisać domyślnego płatnika dla tego dokumentu.

W ostatniej linii zakładki [Kontrahent] można uzupełnić nr listu przewozowego.




Formularz paragonu

Formularz Paragonu, który pojawi się po wciśnięciu przycisku  lub klawisza <INS>, składa się z zakładek: [Ogólne], [Kontrahent], [Płatności], [Dokumenty] i [Atrybuty] (oraz w przypadku modułów Handel, Handel Plus z zakładki [Kaucje] jeżeli w programie włączono obsługę kaucji).

Warto wiedzieć, że po otwarciu nowego formularza w nagłówku proponowany jest zestaw danych, które są wystarczające dla wystawienia standardowego Paragonu (sprzedaż bez określonego kontrahenta płatna gotówką w chwili sprzedaży):

  • jako schemat numeracjiproponowany jest schemat zdefiniowany jako domyślny,
  • jako data wystawienia i sprzedaży proponowana jest data bieżąca,
  • jako kontrahent proponowany jest !NIEOKREŚLONY! – kontrahent domyślny dla Paragonów.,
  • forma płatności na Paragonie proponowana jest gotówka z zerowym terminem płatności.

Operator może zmienić wszystkie powyższe dane.

Uwaga
W programie możliwe jest wykorzystanie form płatności innych niż gotówka. Możliwość wykorzystania form płatności z odroczonym terminem dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO! jest uzależniona od zaznaczenia w Konfiguracji Firmy/ Handel/ Parametry parametru Pozwalaj na zapis dokumentu z odroczoną płatnością dla kontrahenta !Nieokreślony!.

Sposób dopisywania pozycji na Paragonie jest uzależniony od ustawienia parametrów w Konfiguracji Firmy/ Handel/ Parametry: Dodawanie pozycji na dokumencie i został opisany w artykule . Istnieje również możliwość obsługi Paragonów przy użyciu czytnika kodów kreskowych.

Na zakładce [Ogólne] w dolnej części formularza znajduje się lista towarów/ usług wprowadzonych na Paragon.

Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski:

<INSERT>dodanie nowej pozycji na Paragon.

– edycja szczegółów o pozycji. Standardowo na liście widoczne są podstawowe dane: kod towaru lub usługi, ilość, jednostka miary, rabat, cena i wartość. Wciśnięcie lupki otwiera okno z dodatkowym informacjami o sprzedawanym towarze lub usłudze. Przycisk nie jest dostępny jeśli lista towarów jest pusta.

<DELETE>usunięcie pozycji.

Dotyczy wersji: 2019.0.1
Kolejność pozycji na dokumencie można zmieniać metodą „przeciągnij i upuść” – należy wcisnąć lewy przycisk myszy na wybranej pozycji i trzymając wciśnięty przycisk przesunąć myszą kursor do wybranego miejsca.

Na górnej wstążce programu znajdują się dodatkowe opcje:

 – Kolektor danych/ Importuj pozycje – opcja umożliwiająca import towarów na dokument z pliku o rozszerzeniu .txt lub .csv. Zaimportować można identyfikator towaru, ilość oraz cenę.

Kolektor danych/ Eksportuj pozycje – opcja umożliwiająca eksport towarów z dokument do pliku o rozszerzeniu .txt lub .csv. Wyeksportować można identyfikator towaru, ilość oraz cenę.

Sposób wpisywania towarów na Paragon zależy od ustawień w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry: Dodawanie pozycji na dokumencie.

Podczas wpisywania towaru na Paragon należy podać następujące informacje:

Kod, Nazwa – kod i nazwę pozycji cennikowej.

Ilość – Proponowana jest sprzedaż 1 jednostki towaru. Ilość można zmienić wpisując ją z klawiatury lub za pomocą strzałek znajdujących się po prawej stronie pola. Zasady kontroli ilości towaru na Paragonie zostały opisane tutaj.

Jednostka miary – program standardowo proponuje jednostkę podstawową. Jeśli sprzedaż ma się odbywać w jednostkach pomocniczych – wystarczy nacisnąć myszką strzałkę obok pola J.m. i wskazać na jednostkę pomocniczą. Akceptacja zmiany automatycznie przeliczy cenę dla jednostki pomocniczej.

Rabat – podawany w % rabat od pozycji.

Cena – podana cena jest zawsze ceną brutto. Wyliczona jest w zależności od wskazanej jednostki miary (w cenniku pokazane są ceny dla jednostek podstawowych – zmiana na jednostkę pomocniczą automatycznie przeliczy cenę).

Wartość – wartość brutto pozycji.

Uwaga
Istnieje możliwość zablokowania dla operatora możliwości zmiany ceny i udzielenia dodatkowych rabatów na Paragonach (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy – formularz operatora, zakładka [Parametry].

Wprowadzoną pozycję akceptujemy klawiszem <ENTER>. Jej powtórna edycja w celu wprowadzenia zmian to również naciśnięcie klawisza <ENTER>. Pomiędzy polami pozycji przemieszczamy się posługując się klawiszem <TAB>. Program nie pozwoli zapisać pozycji jeśli nie będzie wypełniona informacja o ilości lub cenie.

Formularz pozycji wpisanej na Paragon jest zbliżony do formularza pozycji na fakturze sprzedaży.

Przekształcenie Paragonu do Faktury Sprzedaży