1

Pierwsze kroki

 

Zaczynamy od założenia bazy danych odpowiadającej firmie użytkownika i wprowadzenia podstawowych danych o firmie. Kolejne kroki, związane już bezpośrednio z modułem Kasa/Bank to zdefiniowanie klas dokumentów, z których będziemy korzystać w programie i zasad ich numeracji oraz określenie używanych form płatności. Kolejny etap, to zdefiniowanie słowników pomocniczych – list kontrahentów, pracowników, kategorii, banków i urzędów. Uzupełnianie tych list przed rozpoczęciem pracy nie jest obowiązkowe. Dane można wprowadzać na bieżąco. Zanim jednak zaczniemy pracę – warto zastanowić się nad sposobem wprowadzania tych informacji. Szczególnie chcielibyśmy zwrócić Państwa uwagę na listę kategorii – dobrze przemyślana struktura tej listy, odpowiadająca organizacji firmy i pozwalająca w przyszłości na definiowanie raportów i analiz faktycznie wspomagających zarządzanie – może być świetnym narzędziem w rękach osób zarządzających przedsiębiorstwem.

Zanim przystąpimy do pracy warto również zastanowić się nad konstrukcją list kontrahentów i pracowników – sposobem podziału na grupy, nadawania kodów i kategorii.

Następny krok to zdefiniowanie rejestrów kasowych/bankowych, otwarcie pierwszych raportów kasowych/bankowych i szereg informacji o tym jak wprowadzać kolejne zapisy kasowe/bankowe.

Preliminarz płatności – a więc kalendarz przyszłych przychodów i rozchodów finansowych w firmie oraz zasady prowadzenia rozliczeń z kontrahentami i urzędami.

 

Uwaga
Warto pamiętać, że podczas wypełniania formularzy wszystkie pola, które muszą być koniecznie wypełnione opisane są pogrubioną czcionką.

 

W chwili otwierania po raz pierwszy nowo założonej bazy otwierany jest kreator, który pomaga użytkownikowi w szybkiej konfiguracji bazy tak, aby spełniała jego wymagania. Podczas konfigurowania bazy pojawiają się okna pozwalające na ustalenie podstawowych parametrów pracy dla poszczególnych zainstalowanych modułów.

Szczegółowy opis kreatora znajduje się w Pomocy dostępnej z poziomu poszczególnych okien pod klawiszem <F1>.

Jeśli użytkownik nie skorzysta z pomocy kreatora – ma możliwość ustawienia parametrów bezpośrednio w programie.

Informacje ogólne (potrzebne dla każdego modułu):

 

  • Założenie nowej bazy danych (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Bazy danych)
  • Uzupełnienie danych o firmie (Konfiguracja firmy/ Dane firmy/ Pieczątka firmy)
  • Wpisanie listy użytkowników (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy)
  • Ustalenie blokad dostępu dla użytkowników (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy: zakładka [Blokady dostępu]).

Założenie blokad nie jest niezbędne do poprawnego działania programu i można je uzupełnić w razie konieczności już podczas pracy z programem.

Uzupełnienie listy banków (Ogólne/ Inne/ Banki) – przede wszystkim wprowadzamy dane o bankach, w których mamy założone rachunki.

Uzupełnienie list:

  • urzędów (Ogólne/ Inne/ Urzędy),
  • właścicieli (Ogólne/ Inne/ Właściciele),
  • pracowników (Ogólne/ Pracownicy),
  • kontrahentów (Ogólne/ Kontrahenci).

Uzupełnianie tych list nie jest konieczne od razu w chwili rozpoczęcia pracy z systemem. Wpisywanie koniecznych informacji może być wykonywane na bieżąco podczas pracy programu.

Moduł KASA/ BANK

  • Założenie rejestrów kasowych/bankowych (Kasa/Bank/ Rejestry kasowe/ bankowe).
  • Ustalenie numeracji raportów kasowych/bankowych (Konfiguracja firmy/ Definicje dokumentów/ Raport).
  • Otwarcie raportów kasowych/bankowych (Kasa/ Bank/ Raporty kasowe/ bankowe).
  • Otwarcie raportów kasowych/ bankowych jest niezbędne dopiero w chwili wprowadzania dokumentów (zapisów kasowych/bankowych) w programie. Dlatego raporty kasowe/ bankowe nie muszą być otwierane w chwili konfiguracji systemu, należy jednak pamiętać o tym przed rozpoczęciem pracy.
  • Schematy numeracji dla zapisów kasowych/ bankowych (Konfiguracja firmy/ Definicje dokumentów/ Wpłata i Wypłata).

Np. możemy zdefiniować dwa rodzaje wpłaty – wpłata gotówką i wpłata przelewem bankowym. Dla każdego rodzaju wpłaty można ustalić odrębny schemat numeracji. 

Ustalenie wykorzystywanych w firmie form płatności, powiązanych konkretnymi rejestrami (Konfiguracja firmy/ Kasa i Bank/ Formy płatności).

Ustalenie listy wykorzystywanych kart kredytowych (Konfiguracja firmy/ Kasa i Bank/ Karty kredytowe).

Po ustaleniu tych informacji można rozpocząć wprowadzanie danych oraz wystawianie dokumentów. Warto przy tym pamiętać, że w chwili otwierania nowej bazy danych część informacji jest predefiniowana (np. numeracja raportów i zapisów) – a zatem użytkownik może je wykorzystać i pracować z programem bez konieczności ich definiowania.