W jakim przypadku powinna zostać wygenerowana deklaracja ZUS RPA?

Ta deklaracja powinna zostać wygenerowana dla pracownika w przypadku:

• wypłacenia w danym miesiącu elementu, należnego za inny rok kalendarzowy niż rok, którego raport dotyczy i który stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe lub – w razie przekroczenia rocznej podstawy wymiaru tych składek – podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe,

• wypłacenia w danym miesiącu obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy oraz zasiłków elementu, który ma zaznaczony parametr Wykaż na ZUS RPA jako element wypłacany obok zasiłków, nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne oraz rentowe i jest należny za dany miesiąc albo za inny rok kalendarzowy,
• wykonywania pracy nauczycielskiej (zaznaczony parametr ‘Nauczyciel’ na formularzu pracownika).

Deklaracja jest generowana automatycznie podczas naliczania deklaracji ZUS DRA od wersji 2019.2. Dodatkowo w wersji 2019.3 umożliwiono tworzenie deklaracji ZUS RPA dla nauczycieli.

 



Dlaczego pracownikowi nie policzyły się w wypłacie koszty uzyskania przychodów oraz ulga podatkowa?

Przede wszystkim należy sprawdzić jakie informacje zostały wprowadzone na formularzu danych kadrowych pracownika na zakładce 2 Nr ident./podatki. W sekcji ’Koszty i ulga’ powinny być wprowadzone odpowiednie współczynniki kosztów uzyskania i ulgi podatkowej. Jeżeli wprowadzono współczynnik 0, wówczas na formularzu wypłaty pracownika – zakładka ‘Podatki’ w polu koszty uzyskania / ulga podatkowa ‘Należne w miesiącu’ będzie wartość 0. Jeżeli natomiast w wypłacie pracownika koszty uzyskania / ulga podatkowa ‘Należne w miesiącu’ mają stosowną wartość, ale w polu 'Odliczone’ jest wartość 0, wówczas najprawdopodobniej pracownik ma w tym miesiącu deklaracji naliczoną drugą wypłatę, w której koszty uzyskania/ ulga podatkowa zostały już odliczone. Obliczając składki ZUS i zaliczkę na podatek dochodowy uwzględniane są wszystkie wypłaty dokonane w obrębie danego miesiąca deklaracji (podatek i składki są liczone globalnie).

Przy ustalaniu zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych pracodawca stosuje: 

  • koszty uzyskania przychodu w pojedynczej wysokości, tj. w kwocie 111,25 zł miesięcznie, a jeśli miejsce stałego lub czasowego zamieszkania pracownika położone jest poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy i pracownik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę, to wówczas miesięczne koszty uzyskania przychodu wynoszą 139,06 zł,
  • kwotę zmniejszającą podatek w pojedynczej wysokości, tj. w 2019 r. w wysokości 46,33 zł. 

Takie rozstrzygnięcie wynika z art. 32 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. nr 14, poz. 176; z późn. zm.).

Pracodawca od łącznej kwoty wypłat dokonanych pracownikowi w danym miesiącu deklaracji obowiązany jest więc obliczyć składki ZUS oraz potrącić zaliczkę na podatek dochodowy stosując pojedyncze koszty uzyskania i pojedynczą kwotę zmniejszającą podatek.

Skoro więc w pierwszej wypłacie pracownika koszty uzyskania / ulga podatkowa zostały już odliczone, nie ma podstaw do odliczenia ich w drugiej wypłacie.

Aby sprawdzić jakie wynagrodzenia w danym miesiącu zostały pracownikowi wypłacone, należy z poziomu formularza danych kadrowych pracownika uruchomić Wydruki płacowe – ‘Karta wynagrodzeń wg deklaracji’, wskazując w parametrach wydruku odpowiedni miesiąc deklaracji. Można to również sprawdzić z poziomu okna Wypłaty pracowników, po zaznaczeniu pracownika wybierając z głównego menu przycisk 'Lista wszystkich wypłat pracownika’.



Od czego zależy dopełnianie urlopu do podstawy zasiłku chorobowego?

O sposobie dopełniania urlopu do podstawy zasiłku chorobowego decydują parametry znajdujące się w konfiguracji firmy (System/ Konfiguracja / Firma / Płace / Parametry). Są to parametry pod nagłówkiem ‘W miesiącu wymagającym uzupełnienia podstawy zasiłku chorobowego’ : 

  • gdy jest dodatek dopełniany, wynagrodzenie za urlop wliczane bez dopełnienia – dotyczy sposobu wliczania wynagrodzenia zasadniczego i wynagrodzeń za urlop wypoczynkowy i okolicznościowy do podstawy chorobowego. Gdy pracownik w danym miesiącu miał dodatkowo naliczony dodatek wliczany do zasiłków metodą dopełniać wg dni lub dopełniać wg godzin. Działanie:
    • zaznaczony –wynagrodzenie zasadnicze jest wliczane do podstawy chorobowego w kwocie nominalnej, a wynagrodzenie za urlop w kwocie będącej różnicą pomiędzy wynagrodzeniem za urlop, a pomniejszeniem za ten urlop w wynagrodzeniu zasadniczym,
    • niezaznaczony (domyślne ustawienie) – w miesiącu, w którym wystąpił zarówno urlop, jaki i nieobecność powodująca dopełnienie (np. zwolnienie lek, urlop bezpłatny) i dodatkowo wypłacony jest element wynagrodzenia wliczany do wynagrodzenia jako ‘Dopełniać wg dni’ lub ‘Dopełniać wg godzin’ wynagrodzenie zasadnicze i wynagrodzenie urlopowe będą dopełniane wg dni.

Tym samym powoduje to na wydrukuZ-3 warunkowe wykazywanie wynagrodzenia zasadniczego i dodatków urlopowych wróżnych kolumnach tabelki ze składnikami miesięcznymi – zależnie od ustawienia gdyjest dodatek dopełniany, wynagrodzenie za urlop wliczane bez dopełnienia

Powyższe  wynika z  komentarza  do  Ustawy  z  dnia  25 czerwca  1999  r.  o świadczeniachpieniężnych z ubezpieczeniaspołecznego w razie choroby i macierzyństwa, pkt 290 komentarza, wszczególności przypadek omówiony w przykładzie 3:

„Jeżeli w okresie, za który wynagrodzenie uwzględnia się  w podstawiewymiaru zasiłku chorobowego, pracownik nie osiągnął pełnego wynagrodzeniawskutek nieprzepracowania części miesiąca z przyczyn usprawiedliwionych, przyobliczaniu podstawy wymiaru:

  1. wyłącza  się wynagrodzenie  za  miesiące,  w  których pracownik  przepracował mniej  niż połowę obowiązującego go w danymmiesiącu czasu pracy,
  2. przyjmuje  się,  po  uzupełnieniu, wynagrodzenie  za  miesiące,  w  których  pracownik przepracował co najmniej połowęobowiązującego go w tym miesiącu czasu pracy.

Na  równi z dniami, wktórych pracownik świadczył pracę, traktuje się dni urlopu wypoczynkowego orazinne dni nieobecności w pracy, za które pracownik zachowuje  prawo do  wynagrodzenia.

W  przypadku, gdywynagrodzenie  pracownika  składa  się ze składników stałych  i zmiennych, a w miesiącu, który wymaga uzupełnienia pracownikotrzymał także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy, wówczas całośćwynagrodzenia, w tym także składniki stałe, należy przy uzupełnianiupotraktować jako składniki zmienne.” 

  • gdy brak dodatku dopełnianego, wynagrodzenie za urlop nie wliczane – dotyczy sposobu wliczania wynagrodzenia zasadniczego i wynagrodzeń za urlop wypoczynkowy i okolicznościowy do podstawy chorobowego, gdy pracownik w miesiącu wystąpienia urlopu i nieobecności usprawiedliwionej nie miał naliczonego dodatku wliczanego do zasiłków metodą dopełniać wg dni lubdopełniać wg godzin. Działanie parametru:
    • zaznaczony – w miesiącu, w którym wystąpił zarówno urlop, jaki i nieobecność powodująca dopełnienie (np. zwolnienie lek, urlop bezpłatny) do podstawy zasiłku zostanie wliczone wynagrodzenie zasadnicze w pełnej nominalnej wysokości wynikające z umowy pracownika. Wynagrodzenie za czas urlopu nie zostanie uwzględnione.
    • niezaznaczony (domyślne ustawienie) – do podstawy zasiłku wliczane jest wynagrodzenie zasadnicze nominalne w kwocie skorygowanej o pomniejszenie za czas urlopu oraz wynagrodzenie za czas urlopu w kwocie faktycznie wypłaconej,

Zaznaczenie parametru gdy brak dodatku dopełnianego, wynagrodzenie za urlop nie wliczane wpływa na wykazywanie wynagrodzenia za czas urlopu na wydruku Z-3. Gdy parametr jest zaznaczony wynagrodzenie za czas urlopu nie jest uwzględniane. Gdy nie jest zaznaczony w kolumnie 8 wykazywana jest „nadwyżka urlopowa” (różnica między wynagrodzeniem za czas urlopu, a pomniejszeniem za ten urlop generowanym w wynagrodzeniu zasadniczym).
W starszych wersjach programu osposobie dopełnianie urlopu do podstawy zasiłku chorobowego decydował parametr Urlop nie wpływa na dopełnienie chorobowegoktóry miał takie samo znaczenie jak obecnie parametr gdy jest dodatek dopełniany, wynagrodzenie za urlop wliczane bezdopełnienia.              



Co zrobić, żeby w deklaracjach rozliczeniowych ZUS DRA uwzględnić składki właścicieli?

Aby składki właściciela były uwzględnione na deklaracjach rozliczeniowych, należy w pierwszej kolejności poprawnie uzupełnić informacje na formularzu danych kadrowych właściciela (Kadry / Lista pracowników – Właściciele) – czyli wprowadzić dane personalne, identyfikacyjne (zakładka Ogólne), informacje dotyczące ubezpieczeń (zakładka Ubezpieczenie (etat)) oraz zatrudnienia – rozpoczęcia działalności (zakładka Etat – data zatrudnienia, stawka, ‘rodzaj zatrudnienia’: właściciel/osoba współpracująca, itp.)

Dla właściciela odprowadzającego składki na ubezpieczenia społeczne od minimalnej podstawy wymiaru (60% przeciętnego wynagrodzenia), na zakładce Etat należy zaznaczyć parametr ‘Dochód deklarowany’. W polu ‘Stawka’ pojawi się kwota stanowiąca podstawę naliczania składek ZUS dla osób prowadzących działalność, wpisana z poziomu System / Konfiguracja / Program / Płace / Wynagrodzenia.

Jeśli osoba prowadząca działalność opłaca składki od innej, zadeklarowanej przez siebie kwoty lub w przypadku prowadzących działalność gospodarczą nie dłużej niż 24 miesiące (nowe firmy) opłacających składki od obniżonej podstawy – 30% kwoty minimalnego wynagrodzenia – parametr ‘Dochód deklarowany’ powinien być pusty, a kwotę podstawy należy wówczas wpisać w polu ‘Stawka’.

Dodatkowo należy podać w jaki sposób właściciel rozlicza się z ZUS – łącznie z pracownikami czy na odrębnej deklaracji. Standardowo program proponuje umieszczanie właściciela wspólnie z pracownikami. Tworzona jest jedna deklaracja DRA wraz z odpowiednimi załącznikami. Drugi sposób polega na generowaniu dla właściciela oddzielnej deklaracji DRA. W tym celu należy na formularzu danych kadrowych właściciela – zakładka Ubezpieczenie (etat) zaznaczyć parametr ‘Indywidualna DRA’.

Warunkiem niezbędnym do umieszczenia właściciela na deklaracji ZUS DRA / raportach RCA/RZA jest utworzenie listy płac o rodzaju ‘Właściciel’ i naliczenie właścicielowi ‘wypłaty’ do tej listy. Wypłata zostanie naliczona z kwotą do wypłaty 0,00 zł. Na formularzu wypłaty – zakładka Ubezpieczenie będzie natomiast wykazany właściwy kod ubezpieczenia, podstawy składek oraz naliczone składki.

Ostatnim etapem jest utworzenie deklaracji rozliczeniowej ZUS. Jeżeli dla właściciela tworzona jest indywidualna deklaracja, w sekcji ‘Rozliczenie właściciela’ wciskamy przycisk ‘Właściciel’ i wybieramy z listy nazwisko właściciela. Po ustawieniu pozostałych parametrów, tj. wskazaniu pliku KEDU, podaniu miesiąca uruchamiamy przeliczenie deklaracji. Jeżeli właściciel rozlicza się wspólnie z pracownikami, nie wskazujemy właściciela – w sekcji ‘Rozliczenie właściciela’, w wyszarzonym wierszu powinien być widoczny opis ‘pracownicy’.

 



Co należy zrobić, aby program nie naliczał składki na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych?

Na formularzu danych kadrowych pracownika na zakładce Inne informacje w części FP/FGŚP znajdują się następujące parametry: ’Nie naliczać składek na FP’ oraz ’Nie naliczać składek na FGŚP’.  Zaznaczenie ich oznacza zaprzestanie naliczania składek na FP i FGŚP dla danego pracownika.

Od 1 lipca 2009 r. obowiązuje zwolnienie z obowiązku opłacania składek na FP i FGŚP za pracowników, którzy ukończyli 55 lat (kobiety) lub 60 lat (mężczyźni). W związku  z tym parametry oraz dane dotyczące okresu zwolnienia ze składek FP/FGŚ są automatycznie wypełniane po wprowadzeniu daty urodzenia oraz płci pracownika. Zwolnienie ustawiane jest od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pracownik ukończył 55 lat (w przypadku kobiet) lub 60 lat (w przypadku mężczyzn), a w przypadku osób urodzonych 1-go dnia miesiąca, zwolnienie ustawiane od miesiąca w którym pracownik kończy 55/60 lat. Dodatkowo sprawdzana jest data obowiązywania zmian w przepisach i w przypadku pracowników, którzy ukończyli odpowiednio 55 lat(kobiety) i 60 lat (mężczyźni) przed 01.07.2009 ustawiana jest ta data.

Funkcjonalność ta ukazana jest w filmie instruktażowym: Automatyczne ustawienie dat u osób powyżej 50 lat. 

W przypadku zwolnienia z opłacania składek na FP i FGŚP z innych przyczyn należy zmienić okres zwolnienia z  opłacania FP/FGŚP. Zmianę tą należy odnotować poprzez aktualizację zapisu.

W module Płace i Kadry Plus można również dokonać seryjnej zmiany dla wielu zaznaczonych pracowników za pomocą operacji ‘Seryjnej zmiany wartości pola’, aktualizując dane z odpowiednią datą.

W odniesieniu do osób, które mają odnotowane zwolnienie ze składek FP/FGŚP okresowo (np. przez 36 miesięcy po powrocie z urlopu wychowawczego), w zapisie historycznym przypadającym po zakończeniu tego okresu, należy usunąć zaznaczenie zwolnienia z FP i FGŚP – wówczas na zapisie formularza program ustawi automatycznie daty wyliczone jako przypadające po ukończeniu 55/60 lat przez tego pracownika.

 



Gdzie w programie wprowadzić nową wartość składki wypadkowej?

Składkę wypadkową można ustawić z poziomu zakładki System/ Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Składki ZUS. Przed wpisaniem nowej wartości składki wypadkowej należy wykazać odpowiedni miesiąc, od kiedy składka będzie obowiązywała, wprowadzić jej wartość, a następnie zapisać ikoną dyskietki  .

W przypadku posiadania modułu Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe składkę wypadkową można również zmienić seryjnie dla zaznaczonych baz danych. W tym celu, po zalogowaniu się do Biura Rachunkowego, należy w obszarze Operacje seryjne/ Parametry firm ustawić odpowiedni rok i miesiąc, od którego obowiązuje zmiana składki wypadkowej, zaznaczyć bazy, w których chcemy zmienić jej wartość, a następnie wybrać z sekcji Parametry firm opcję „Składka wypadkowa” wprowadzając jej nową wartość. Wprowadzone dane należy zatwierdzić  – wówczas wartość składki wypadkowej zmieni się dla wszystkich wskazanych baz od wybranej wcześniej daty.



Jak ustawić w programie Comarch ERP Optima aby część wynagrodzenia dla pracownika była liczona z 50% kosztami uzyskania?

W takim celu należy na formularzu danych kadrowych pracownika, na zakładce 2 Nr ident./podatki ustawić w polu Procent wynagrodzenia zasadniczego z 50% kosztami uzyskania procent wynagrodzenia, od którego mają być naliczane 50 % koszty uzyskania przychodu.