W jaki sposób wyeksportować do banku przelewy z tytułu wynagrodzeń?

System Comarch ERP Optima umożliwia przygotowanie i przesłanie zestawu poleceń przelewu do banku. W tym celu można wykorzystać jeden z istniejących formatów przelewów lub zdefiniować własny w oparciu o informacje dostarczone przez bank. Formaty wymiany dodajemy w menu Ogólne / Inne / Formaty przelewów. W programie są predefiniowane m.in.:

Elixir-O BPH,
Elixir-O iBRE,
KB24 – Kredyt Bank (eksport),
US – Bank Śląski,
Videotel (format definiowalny),
ZUS – Bank Śląski.

Eksportu przelewów dokonujemy z poziomu modułu Kasa / Bank / Preliminarz płatności po wcześniejszym odfiltrowaniu (np. za pomocą daty realizacji, parametru ‘Przelewy do wysłania’) i zaznaczeniu właściwych płatności i kliknięciu w lewym dolnym rogu okna w ikonę ‘dyskietki’ – Eksportuj polecenia przelewu.

Aby eksport przelewów z tytułu wynagrodzeń był możliwy należy :

poprawnie określić formę płatności, odbiorcę, bank oraz numer rachunku w schemacie płatności na formularzu pracownika lub
w schemacie płatności dostępnym na formularzu wypłaty,
naliczyć i zamknąć wypłaty pracowników (powinny być widoczne w kolorze czarnym),
płatności z tytułu wynagrodzeń muszą mieć status ‘Do realizacji’,
w Preliminarzu płatności nie mogą być zaznaczone opcje ‘Rozliczone: Całkowicie i Nie podlega ’ (ikona eksportu będzie wówczas nieaktywna)
na liście płatności należy wybrać właściwy Rejestr typu konto bankowe

Po wciśnięciu eksportu poleceń przelewu w oknie ‘Eksport przelewów do pliku’ należy obowiązkowo wypełnić:

Format wymiany,
Katalog docelowy,
Nazwę pliku

wtedy ikona ‘piorunka’ będzie aktywna. Po jej wciśnięciu plik zostanie zapisany we wskazanej lokalizacji i będzie można zaimportować go do systemu bankowego.

Uwaga

Nazwa pliku nie może zawierać znaków nie akceptowanych przez Windows, np. \ / .
Aby ponownie wyeksportować przelewy należy zmienić ich status z ‘Wysłane’ na ‘Do realizacji’. Można to zrobić z poziomu otwartej płatności na zakładce ‘Ogólne’ lub seryjnie dla zaznaczonych wybierając z menu pod prawym przyciskiem myszy opcję ‘Zmień na do realizacji’.

Czy wiesz jak prawidłowo wyeksportować deklaracje ZUS do programu Płatnik?

Generując deklaracje ZUS (rozliczeniowe, zgłoszeniowe, IWA) należy:

Dodać plik KEDU – z poziomu Płace i Kadry / Pliki KEDU lub bezpośrednio na formularzu deklaracji po kliknięciu w przycisk ‘KEDU’.
Wyliczyć deklarację przyciskiem ‘Piorunka’.
Wyeksportować deklarację do programu Płatnik – po naciśnięciu przycisku eksportu pojawia się ścieżka, gdzie należy wskazać lokalizację i podać nazwę pliku np. dra.xml (prawidłowe rozszerzenie pliku to *.xml).

Podczas tworzenia deklaracji za kolejne miesiące rozszerzenie pliku jest pamiętane.

Deklaracja DRA naliczona w aktualnej wersji programu Comarch ERP Optima zapisywana jest jako deklaracja w wersji 4 formularza – numer ten jest widoczny na liście deklaracji DRA.

Uwaga

Nie można wyeksportować do jednego pliku zestawu KEDU zawierającego deklarację DRA(4) eksportowaną w nowym formacie *.xml i deklaracje eksportowane w starym formacie *.kdu. Ponadto rozszerzenie ’.xml’ powinno być napisane z małych liter.

Dlaczego w wypłacie pracownika składka na ubezpieczenie zdrowotne policzona jest w niższej wysokości niż 9%?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami składka na ubezpieczenie zdrowotne wynosi 9 %. Składkę zdrowotną Płatnik pobiera z dochodu pracownika i w wysokości nieprzekraczającej 7,75% podstawy wymiaru odlicza od zaliczki na podatek dochodowy.

Jeżeli jednak wyliczona składka zdrowotna jest wyższa od zaliczki na podatek, wówczas Płatnik jest obowiązany obniżyć wyliczoną składkę w wysokości 9% podstawy wymiaru do wysokości zaliczki na podatek dochodowy (art. 83 ust.1 ustawy zdrowotnej – Dz.U.z 2004 r., nr 210, poz. 2135). Taka sytuacja ma miejsce, gdy pracownik uzyskuje w danym miesiącu niskie wynagrodzenie.

Program posiada funkcjonalność pozwalającą na ograniczenie składki na ubezpieczenie zdrowotne do wysokości zaliczki na podatek. Decyduje o tym parametr ’Składka zdrowotna ograniczona do wysokości podatku’ dostępny z poziomu formularza danych kadrowych pracownika – zakładka Ubezpieczenie (etat).

Uzupełniając informacje dotyczące ubezpieczeń pracownika, po wpisaniu kodu ubezpieczenia, program domyślnie zaznacza parametr – w wypłacie składka zdrowotna zostaje ograniczona do wysokości podatku. Wyłączenie parametru powoduje, że dla wypłat pracownika liczonych dla wybranego kodu ubezpieczenia składka zdrowotna liczy się bez ograniczenia do wysokości podatku (do wykorzystania przy naliczaniu wypłat dla pracowników eksportowych lub otrzymujących wynagrodzenia finansowane z funduszy Unii Europejskiej). Dodatkowo należy zwrócić uwagę, iż obliczając składki na ubezpieczenia oraz zaliczkę podatku, uwzględniane są wszystkie wypłaty w danym miesiącu deklaracji.

Przykład

Poniżej zaprezentowano przykładowe naliczenie wynagrodzenia pracownika z zastosowanym ograniczeniem składki zdrowotnej do wysokości zaliczki podatku.

Założenia: Pracownik zatrudniony jest na 1/2 etatu, osiąga wynagrodzenie w wysokości 800,00 zł miesięcznie. Koszty uzyskania przychodów wynoszą dla pracownika 111,25 zł, zaliczkę na podatek dochodowy zakład zmniejsza o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, określonej w pierwszym przedziale obowiązującej skali podatkowej, czyli w 2018 r. o kwotę 46,33 zł.

Wyszczególnienie Poz. Obciążenia składkowo-podatkowe

Wynagrodzenie 1 800

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (poz. 1) 2 800

Składka na ubezpieczenia emerytalne (poz. 2 x 9,76 %) 3 78.08

Składka na ubezpieczenia rentowe (poz. 2 x 1,50 %) 4 12

Składka na ubezpieczenia chorobowe (poz. 2 x 2,45 %) 5 19.6

Składki na ubezpieczenia społeczne pobrane z wynagrodzenia pracownika (poz. 3 + poz. 4 + poz. 5) 6 109.68

Podstawa wymiaru składki zdrowotnej (poz. 2 - poz. 6) 7 690.32

Składka na ubezpieczenie zdrowotne do pobrania z wynagrodzenia pracownika (poz. 7 x 9%) 8 62.13

Składka na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia od podatku (poz. 7 x 7,75%) 9 53.5

Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu do pełnych złotych (poz. 1 - 111,25 zł [KUP] - poz. 6) 10 579

Zaliczka przed pomniejszeniem o składkę zdrowotną (poz. 10 x 18%) - 46,33 zł [kwota wolna] 11 57.89

Zaliczka po pomniejszeniu o składkę zdrowotną, po zaokrągleniu do pełnych zł (poz. 11 - poz. 9)* 12 4 zł

Składka na ubezpieczenie zdrowotne do pobrania podatku * 13 57.89

Składka na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia z wynagrodzenia pracownika 14 53.5

Wyszczególnienie	Poz.	Obciążenia składkowo-podatkowe
Wynagrodzenie	1	800
Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (poz. 1)	2	800
Składka na ubezpieczenia emerytalne (poz. 2 x 9,76 %)	3	78.08
Składka na ubezpieczenia rentowe (poz. 2 x 1,50 %)	4	12
Składka na ubezpieczenia chorobowe (poz. 2 x 2,45 %)	5	19.6
Składki na ubezpieczenia społeczne pobrane z wynagrodzenia pracownika (poz. 3 + poz. 4 + poz. 5)	6	109.68
Podstawa wymiaru składki zdrowotnej (poz. 2 - poz. 6)	7	690.32
Składka na ubezpieczenie zdrowotne do pobrania z wynagrodzenia pracownika (poz. 7 x 9%)	8	62.13
Składka na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia od podatku (poz. 7 x 7,75%)	9	53.5
Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu do pełnych złotych (poz. 1 - 111,25 zł [KUP] - poz. 6)	10	579
Zaliczka przed pomniejszeniem o składkę zdrowotną (poz. 10 x 18%) - 46,33 zł [kwota wolna]	11	57.89
Zaliczka po pomniejszeniu o składkę zdrowotną, po zaokrągleniu do pełnych zł (poz. 11 - poz. 9)*	12	4 zł
Składka na ubezpieczenie zdrowotne do pobrania podatku *	13	57.89
Składka na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia z wynagrodzenia pracownika	14	53.5

*Wyliczona składka na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości 9% podstawy wymiaru, czyli 62,13 zł, jest wyższa od wyliczonej zaliczki na podatek dochodowy, tj. 57,89 zł, stąd składka zdrowotna ulega obniżeniu do wysokości zaliczki.

Pracownik otrzyma wynagrodzenie w wysokości 628,43 zł, tj. 800 zł – 109,68 zł – 57,89 zł – 4 zł.

Gdzie w programie należy wprowadzić numer indywidualnego rachunku składkowego ZUS?

Numer indywidualnego rachunku składkowego należy wprowadzić na formularzu ZUS, który dostępny jest z poziomu Ogólne/ Inne/ Urzędy /Urzędy ZUS. W zakładce Rachunki w sekcji Indywidualne rachunki składkowe w pozycji Pracownicy można wprowadzić nr rachunku dla pracowników. Nr rachunku właściciela rozliczającego się indywidualnie należy wprowadzić dodając pozycję Właściciele.

Jak odnotować i rozliczyć urlop na poszukiwanie pracy?

Nowy typ nieobecności, powiązanyz nią typ wypłaty oraz opis na nieobecności do wydruku karty pracy możnawprowadzić z poziomu System / Konfiguracja / Firma / Płace.

Definiujemy nowy opis nieobecności
Z poziomu System/ Konfiguracja / Firma / Płace / Opisy nieobecności do karty pracy w wolnej pozycji wpisujemy nazwę ‘Urlop na poszukiwanie pracy’.
Definiujemynowy typ wypłaty
Wynagrodzenie za dni na poszukiwanie pracy jest liczone wg zasad ustalania wynagrodzenia za urlop okolicznościowy. Aby w wypłacie pracownika oraz na wydruku kwitka wypłaty /listy płac wyświetlała się odpowiednia nazwa, wówczas należy w System/ Konfiguracja / Firma / Płace / Typy wypłat dodać nowy element o tej nazwie.W tym elemencie, na zakładce ‘1.Ogólne’ należy ustawić:
Nazwa i skrót: np. Urlop na poszukiwanie pracy
Rodzaj: Dodatek
Algorytm: 8‘ Element liczony jak urlop okolicznościowy’
Automatyczne korygowanie / składnik związany: wszystkie opcje odznaczone
Zakładka ‘2.Podatki/Nieobecności’: Użytkownik wypełnia według własnych wytycznych.
Definiujemy nową nieobecność
Z poziomu System/ Konfiguracja / Firma / Płace / Typy nieobecności dodajemy nieobecność Urlop na poszukiwanie pracy, gdzie na formularzu ustawiamy:
Typ nieobecności: urlop
Pozycja na deklaracji ZUS: Nie dotyczy
Dodatkowy kod RCA: puste pole
Rozliczać w dniach: Pracy
Nieobecności rozliczać jak: Wybrany składnik
Rozliczenie nieobecności: Urlop na poszukiwanie pracy (wybieramy z listy)
Opis na wydruku Karty Pracy: Urlop na poszukiwanie pracy
Nieobecność pomniejsza: zaznaczamy – ‘Wynagrodzenie za czas pracy’ i ‘Czas pracy’

Po odnotowaniu na kalendarzu pracownika własnej zdefiniowanej nieobecności, w wypłacie nastąpi jej rozliczenie za pomocą wskazanego w jej definicji typu wypłaty.

W jaki sposób naliczana jest podstawa składek emerytalno – rentowych osoby przebywającej na urlopie wychowawczym?

Automatyczne wyliczanie podstawy wprowadzono w wersji 2017.5.1. Comarch ERP Optima. W podstawie uwzględniane jest wynagrodzenie pracownika wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy, o ile stanowiło podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe. Wliczane są wszystkie elementy przysługujące za okresy miesięczne oraz dodatki okresowe, od których były naliczane składki na ubezpieczenie chorobowe.

Przeciętne miesięczne wynagrodzenie ustala się przez podzielenie wynagrodzenia osiągniętego przez ubezpieczonego przez liczbę miesięcy, w których wynagrodzenie to zostało osiągnięte. Jeśli pracownik w okresie 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających rozpoczęcie urlopu wychowawczego nie otrzymał oskładkowanego wynagrodzenia (np. z powodu przebywania na urlopie macierzyńskim, czy rodzicielskim), podstawa naliczana jest z elementów należnych w miesiącu rozpoczęcia urlopu wychowawczego. W przypadku, gdy między kolejnymi nieobecnościami typu urlop wychowawczy nie ma przerwy dłuższej niż 3 miesiące kalendarzowe, podstawa jest przepisywania z poprzedniego rozliczenia nieobecności.

Podstawa jest wyliczana z wypłat poprzedzających rozpoczęcie urlopu tylko w przypadku, gdy pracownik w zapisie historycznym aktualnym na moment naliczania wypłaty w zakładce Ubezpieczenia cd nie ma uzupełnionej kwoty w polu Podstawa składek emerytalno-rentowych – średnia z 12 miesięcy przed urlopem. Jeśli kwota podstawy została wpisana na formularzu pracownika, wówczas to ona jest przyjmowana do wyliczeń składek (ewentualnie zostanie odpowiednio podwyższona do kwoty minimalnej lub obniżona do kwoty maksymalnej). Zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami, podstawa składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe nie może być wyższa niż kwota stanowiąca 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego przyjętego do ustalania kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek, ani niższa niż 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia.

Jak dodać kolejną listę płac tego samego rodzaju za ten sam okres?

W programie istnieje możliwość dodawania wielu list płac o tym samym rodzaju np. Etat za ten sam okres. Można to zrobić na dwa sposoby.

Wprowadzając kolejne dokumenty o nowych oznaczeniach (symbolach),
Wykorzystując w definicji dokumentu serię lub wydział.

Definicja dokumentów jest dostępna zarówno z poziomu formularza listy płac (po kliknięciu w przycisk ‘Dokument’) jak i z poziomu Konfiguracji / Firma / Definicje dokumentów / Płace / Listy płac.

Istnieje możliwość, aby dodać nowy dokument plusem lub skopiować (po podświetleniu pozycji wciskamy CTRL + INS) standardowy dokument np. E – podając inny symbol dokumentu np. E1. Nowo dodany dokument E1 można wówczas wybrać na formularzu kolejnej listy płac o tym samym rodzaju za ten sam okres.

Jeżeli natomiast w definicji dokumentu jako jeden z członów w schemacie numeracji wybierzemy – unikatową serię, wówczas na formularzu każdej kolejnej listy płac za ten sam okres po wybraniu tego samego dokumentu w pozycji ‘Seria dokumentu’ będzie można wskazać inną serię i w ten sposób zapisać wiele list płac o symbolu np. E – różniących się serią. Lista serii jest dostępna z poziomu Konfiguracja / Firma / Definicje dokumentów / Płace / Serie dokumentów.
W przypadku gdy w schemacie numeracji zostanie wybrany wydział (dostępne w module Płace i Kadry Plus) należy na formularzu wydziału wypełnić pole ‘Symbol listy płac’.