Co zrobić, żeby program nie/naliczał zasiłków ZUS, gdy firma nie/jest uprawniona do wypłaty świadczeń w imieniu ZUS?

W systemie Comarch ERP Optima istnieje możliwość opcjonalnego naliczania zasiłków ZUS. Decyduje o tym parametr ’Licz zasiłki ZUS’ znajdujący się z poziomu System / Konfiguracja / Firma / Płace / Zobowiązania wobec ZUS/PFRON. Jeśli parametr jest: 

  • zaznaczony [v] (domyślnie): program zawsze nalicza zasiłki
  • nie zaznaczony [ ]: program nie nalicza zasiłków. 

W programie Comarch ERP Optima w Konfiguracji / Firma / Płace / Zobowiązania wobec ZUS/PFRON funkcjonuje mechanizm historyczności danych umożliwiający zapisanie w konfiguracji firmy zmian ustawień, odpowiednio do tego, jak te zmiany następowały w czasie. U góry okna wyświetlany jest miesiąc i rok (domyślnie bieżący) – z możliwością przesuwania na inne okresy. Parametry pokazywane są z wartościami aktualnymi na miesiąc wyświetlony w nagłówku okna, z dodatkową informacją (wyszarzane pola z datami obok parametrów), od kiedy obowiązuje taka wartość danego parametru. Zmiana ustawień – np. zaznaczenie parametru, który wcześniej nie był zaznaczony – jest zapisywane z datą 1-go dnia miesiąca wyświetlonego w nagłówku okna.

Przykład

Firma była na tyle mała, że w 2017 r. nie wypłacała zasiłków w imieniu ZUS, ale w związku ze wzrostem zatrudnienia (powyżej 20 pracowników) od  stycznia 2018 r. ma obowiązek wypłacać zasiłki ZUS. W konfiguracji wprowadzamy to w następujący sposób.
Po wejściu w „Zobowiązania wobec ZUS/PFRON”, ustawiamy w nagłówku styczeń 2017, następnie usuwamy zaznaczenie przy parametrze „Licz zasiłki ZUS” (domyślnie w nowych bazach parametr jest zaznaczony „od zawsze”) i zapisujemy ustawienie za pomocą przycisku „dyskietki” – obok zmodyfikowanego parametru wyświetli się data 2017-01-01. Następnie zmieniamy miesiąc/rok w nagłówku okna na styczeń 2018, zaznaczamy parametr „Licz zasiłki ZUS” i zapisujemy ustawienie przyciskiem „dyskietki” – obok ponownie zmienionego parametru wyświetli się data 2018-01-01.

Gdy następnie będziemy przeglądać konfigurację firmy, to po wybraniu w nagłówku okna dowolnego miesiąca z 2017 roku, zobaczymy niezaznaczony parametr „Licz zasiłki ZUS” i obok niego datę 2018-01-01. Jeśli wybierzemy jakikolwiek miesiąc późniejszy niż grudzień 2017, to zobaczymy zaznaczony parametr i datę 2017-01-01. Rozliczenia nieobecności w wypłatach również będą zgodne z tymi ustawieniami – to znaczy w wypłatach za okres 2017 r. zasiłek chorobowy ZUS (po przekroczeniu 33/14 dni) pokaże się w kwocie 0,00 zł, a w wypłatach za 2018 r. w takim przypadku naliczy się odpowiednia niezerowa wartość zasiłku.



Jak zdefiniować umowę cywilnoprawną z 32% podatkiem?

W programie Comarch ERP Optima nie ma standardowej umowy cywilnoprawnej, od której byłby naliczany 32 % podatek.

Aby zdefiniować taką umowę należy wejść w Konfiguracja / Firma / Płace / Typy wypłat a następnie:

  1. Przyciskiem plusa otworzyć formularz nowego typu wypłaty,
  2. Wpisać nazwę i skrót dodawanej umowy cywilnoprawnej, nazwa musi się różnić od nazw umów istniejących już w programie,
  3. W polu Rodzaj wybrać Umowa,
  4. Określić algorytm wyliczania wartości umowy: 1, 4, 6, 12 (algorytm 12 dostępny tylko w module Płace i Kadry Plus) lub 14,
  5. Na zakładce 2. Podatki/Nieobecności wybrać: 
    • właściwą pozycję na deklaracji PIT (dla umów które mają wchodzić na PIT-11 oraz PIT-4R należy podać jedną z dostępnych pozycji na PIT-8B),
    • sposób naliczania zaliczki podatku – Procent i w polu obok wpisać 32%,
    • sposób naliczania kosztów uzyskania przychodów – procentowe, podając obok właściwy procent – np. 20%,
    • sposób naliczania składek ZUS, składki zdrowotnej,
    • wliczanie umowy do podstawy zasiłków z ubezpieczenia chorobowego.          
  6. Na zakładce 3. Szczegółowe decydujemy o pozostałych parametrach, z uwzględnieniem pól: wliczany do GUS, pozycja na Rp-7.

Tak zdefiniowaną umowę zapisujemy. Będzie ona dostępna do wyboru na formularzu umowy cywilnoprawnej w pozycji ‘Rodzaj umowy’.

Istnieje również możliwość skopiowania standardowego typu wypłaty (np. umowy zlecenia) i wprowadzenia nowych danych (m.in. procentu zaliczki – 32%) na zakładce ‘2. Podatki/Nieobecności’ w pozycjach ‘Sposób naliczania zaliczki podatku’, ‘Sposób naliczania kosztów uzyskania’ itd.
Aby skopiować standardowy typ wypłaty należy w Konfiguracji / Firma / Płace / Typy wypłat: 

  •  po prawej stronie kliknąć w ikonę „lejka” – ‘Pokaż standardowe’,
  • znaleźć na liście odpowiedni składnik np. ‘PIT-8B  6.Przychody z osob.wyk.działaln.’, podświetlić i wcisnąć jednocześnie CTRL + INSERT,
  • po otwarciu kopii konfiguracji standardowej umowy należy zmienić jej nazwę. 


Co zrobić jeśli pracownik dostarczył zwolnienie lekarskie po naliczeniu wypłaty?

Zaległą nieobecność można rozliczyć  w bieżącej wypłacie przy wykorzystaniu opcji ‘Miesięcy wstecz’ na formularzu listy płac.

Uwaga
W przypadku rozliczenia zaległych zwolnień lekarskich wykorzystanie opcji  ‘Mies. Wstecz’ będzie możliwe tylko wtedy gdy za okres bieżącego miesiąca naliczone są elementy wynagrodzenia podlegające składkom społecznym.

 



Jak sporządzić deklarację ZCNA w programie Comarch ERP Optima?

W celu wygenerowania deklaracji ZCNA należy w pierwszej kolejności uzupełnić informację o ubezpieczeniu członków rodziny pracownika. Takie dane wprowadzamy z poziomu Formularza danych kadrowych pracownika wciskając przycisk „Lista członków rodziny”, na zakładce „Ubezpieczenia”. Następnie wystarczy: 

  • Wejść na Listę pracowników w Kadrach, zaznaczyć właściwą osobę na liście, rozwinąć menu dostępnych opcji przy przycisku „Deklaracje pracownika” i wybrać „Deklaracje zgłoszeniowe ZUS”.
  • Z listy deklaracji wybrać ZCNA i dodać plusem nową deklarację.
  • Po pojawieniu się okna „Deklaracja ZUS ZCNA” wybrać plik KEDU (jeżeli takiego nie ma to dodajemy nowy) i uruchomić przyciskiem „Pioruna” wyliczanie deklaracji. W oknie „Rodzina” będą widoczne dane członków rodziny.
  • Kliknąć w puste pole w kolumnie „Deklaracja” obok nazwiska i wybrać z listy rodzaj składnej informacji: 1.zgłoszenie lub 2.wyrejestrowanie.

  • Po zatwierdzeniu wybranej opcji wyeksportować dane do Programu Płatnik i zapisać deklarację przyciskiem dyskietki. 


Co zrobić aby dla zleceniobiorcy naliczyć zerową deklarację ZUS RCA?

Z poziomu System / Konfiguracja / Firma / Płace / Parametry należy zaznaczyć parametr Generuj zerowe RCA/RZA dla umów cywilnoprawnych bez wypłat.

Parametr pozwala na generowanie zerowych deklaracji ZUS RCA/ ZUS RZA dla umów cywilnoprawnych, w miesiącach, w których nie ma dla nich wypłat. Zaznaczenie parametru skutkuje uwzględnieniem przy wyliczeniu deklaracji ZUS rozliczeniowych zerowych deklaracji RCA/RZA na podstawie danych zapisanych w formularzu umowy.

W przypadku, gdy umowa cywilnoprawna nie ma w danym miesiącu  (za który generowana jest deklaracja rozliczeniowa) naliczonej wypłaty, sprawdzane są daty zawarcia, rozwiązania umowy oraz to, czy umowa jest całkowicie spłacona. W zależności od tych danych dla umów terminowych (czyli z określoną datą rozwiązania) tworzone są zerowe deklaracje dla każdego miesiąca w okresie trwania umowy. Natomiast dla umów bezterminowych (czyli bez określonej daty rozwiązania) tworzone są zerowe deklaracje tylko dla umów, które nie zostały całkowicie spłacone (wyświetlane na liście umów cywilnoprawnych pracownika w kolorze zielonym) dla każdego miesiąca począwszy od miesiąca z daty zawarcia umowy.



W jaki sposób wydrukować raport ZUS IMIR (RMUA)?

Wydruk dostępny z poziomu Formularza danych kadrowych pracownika (Wydruk danych/Podgląd wydruku/ Wydruki płacowe/ ZUS IMIR – Informacja dla ubezpieczonego lub z poziomu Listy pracowników (Płace i Kadry/ Kadry/ Wydruk danych/ Wydruki płacowe/ ZUS IMIR) – wydruk dla zaznaczonych pracowników z możliwością wysłania ze skrzynki pocztowej modułu Comarch ERP Optima CRM.

Wydruk IMIR może być wykonany zarówno jako raport roczny, jak i raport za wybrane miesiące– decyduje o tym ustawienie parametrów przed wydrukiem.

Przed wydrukiem warto skorzystać z nowego globalnego filtra dodanego na liście pracowników. Wyszukuje osoby, które we wskazanym roku, mają naliczone wypłaty wykazywane na deklaracjach ZUS (po zawężeniu listy filtrem, można zaznaczyć wszystkich i wykonać wydruk seryjny).

Funkcjonalność ta opisana została w Filmie instruktażowym.



Jakie ustawienia należy wprowadzić w systemie, aby dla pracownika/zleceniobiorcy, który osiąga wynagrodzenie niższe niż minimalne, nie naliczała się składka na Fundusz Pracy?

Obowiązkowe składki na Fundusz Pracy ustala się od kwot stanowiących podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (bez stosowania rocznego ograniczenia), wynoszących w przeliczeniu na okres miesiąca, co najmniej minimalne wynagrodzenie. Przy czym jeżeli ubezpieczony podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z więcej niż jednego tytułu, to obowiązek opłacania składek na Fundusz Pracy powstaje z każdego z tych tytułów wtedy, gdy łączna kwota stanowiąca podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wyniesie co najmniej minimalne wynagrodzenie za pracę. Jeśli oskładkowane zarobki pracownika są niższe niż minimalne wynagrodzenie, pracodawca nie płaci tej składki. Ubezpieczony jest zobowiązany złożyć stosowne oświadczenie każdemu pracodawcy lub w terenowej jednostce organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, jeżeli sam opłaca składki na ubezpieczenia społeczne. Takie rozstrzygnięcie wynika z art. 104 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. nr 99, poz. 1001; z późn. zm.). W systemie Comarch ERP Optima istnieje możliwość opcjonalnego naliczania składki na Fundusz Pracy. Decyduje o tym parametr ’Nie naliczać FP dla podstawy poniżej minimalnej płacy’ znajdujący się na formularzu danych kadrowych – zakładka Inne informacje. Jeżeli parametr jest: 

  • nie zaznaczony [ ] (domyślnie) – program zawsze nalicza składkę na Fundusz Pracy, ustawienie zalecane przy pracownikach zatrudnionych w pełnym wymiarze etatu
  • zaznaczony [v] – program nalicza składkę na Fundusz Pracy, jeśli podstawa wymiaru składek do ubezpieczeń społecznych wynosi co najmniej minimalne wynagrodzenie obowiązujące w danym roku. 

Zgodnie z przepisami osoba zatrudniona w pełnym wymiarze nie może otrzymywać wynagrodzenia poniżej minimalnej płacy (proporcjonalnie do przepracowanego czasu). Z kolei od osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze, nie ma obowiązku opłacania składek na FP, jeżeli ich wynagrodzenie jest niższe niż obowiązująca minimalna płaca w danym roku (np.: 2250 zł w 2019 r.). Stąd dla osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze etatu, z niskim wynagrodzeniem (nieprzekraczającym minimalnej płacy), dla których zaznaczono parametr ‘Nie naliczać FP dla podstawy poniżej minimalnej płacy’, składka na FP jest naliczana warunkowo: nalicza się tylko wtedy, gdy podstawa za miesiąc przekroczy wartość minimalnej płacy (np. gdy pracownik otrzymał w danym miesiącu dodatkowa premię, która spowodowała przekroczenie progu minimalnej płacy).