1

Współpraca z Sendit.pl

Z poziomu programu możliwe jest nadawanie przesyłek kurierskich za pośrednictwem platformy Sendit.pl. Przesyłki realizowane są przez firmę kurierską DPD. Użytkownik może m.in. złożyć zlecenie nadania paczki, wydrukować list przewozowy oraz śledzić status przesyłki.

Uwaga
Integracja Comarch ERP Optima z Sendit jest dostępna wyłącznie dla użytkowników posiadających aktualną gwarancję na program, bez względu na posiadane moduły.

Konfiguracja

Adresy nadawcze

Konfiguracja konta Sendit

Tworzenie Zlecenia Nadania Przesyłki z poziomu dokumentów handlowych

Nadanie przesyłki jest możliwe również z listy oraz formularza dokumentu Faktury Sprzedaży, Paragonu oraz w przypadku modułów Handel, Handel Plus z listy oraz formularza dokumentu Rezerwacji Odbiorcy i Wydania Zewnętrznego. Opcja generowania ZNP jest dostępna na górnej wstążce . Utworzone w ten sposób ZNP jest  powiązane ze wskazanym wcześniej dokumentem. Dane odbiorcy z dokumentu handlowego zostaną przeniesione do pól związanych z odbiorcą na zleceniu. Do jednej Faktury/ Paragonu/ WZ/ RO użytkownik może utworzyć wiele zleceń.

Powiązanie między dokumentami będzie widoczne na zakładce [Dokumenty]. Z tego poziomu będzie możliwy pogląd dokumentów skojarzonych.

Na dokument, z którego utworzono Zlecenie nadania przesyłki przenoszony jest Nr listu przewozowego ze zlecenia (jest on widoczny na formularzu dokumentu, na zakładce [Kontrahent]). Należy pamiętać, że nr listu przewozowego nie jest przenoszony, na dokumenty powiązane z dokumentem, z którego utworzono ZNP.

Rozliczenia za przesyłki

Z poziomu Listy Przesyłek Kurierskich pod przyciskiem Rozliczenia dostępny jest podgląd listy faktur, wystawianych przez Sendit. Na liście znajduje się informacja o numerze faktury, dacie wystawienia i terminie płatności, typie i statusie dokumentu oraz kwoty netto, VAT, brutto.

Generowanie przesyłek

W menu głównym programu na zakładce [Ogólne], pod przyciskiem  Nadanie przesyłki dostępna jest lista przesyłek kurierskich.

Lista Przesyłek Kurierskich

Lista zawiera kolumny:

  • Nr zlecenia – numer dokumentu Zlecenia nadania przesyłki nadany zgodnie ze stosowanymi schematami numeracji.
  • Data zgłoszenia – data wysłania zlecenia do serwisu firmy kurierskiej.
  • Status – status dokumentu Zlecenia nadania przesyłki. Dokumenty ze statusem Nie wysłane wyświetlane są w kolorze zielonym, można je dowolnie edytować. Dokumenty Wysłane są zablokowane do edycji, na liście wyświetlają się w kolorze czarnym. Dokumenty Anulowane na liście są w kolorze czerwonym.
  • Kod odbiorcy – kod odbiorcy przesyłki.
  • Nazwa odbiorcy – pierwsza linia nazwy odbiorcy przesyłki.
  • Osoba kontaktowa – osoba kontaktowa odbiorcy.
  • E-Mailadres e-mail osoby kontaktowej odbiorcy.
  • Telefonnumer telefonu osoby kontaktowej odbiorcy.
  • Status przesyłkistatus przesyłki pobierany z serwisu firmy kurierskiej.
  • Data statusudata nadania statusu pobierana z serwisu firmy kurierskiej.
  • Nr Listu Przewozowego – wyświetlane są nr poszczególnych paczek ze zlecenia oddzielone przecinkiem,
  • Kod nadawcy, Nazwa nadawcy – podany na zleceniu.

Dodatkowo dla listy można wybrać kolumny:

Numer protokołu odbioru nadawany podczas wydruku protokołu odbioru z poziomu listy zleceń bądź z formularza.

Numer zlecenia odbioru – numer zlecenia nadany przez firmę kurierską.

Lista jest obsługiwana przez standardowe przyciski Dodaj, Usuń, Zmień.

W dolnej części listy oprócz standardowych filtrów, możliwe jest filtrowanie według Statusu z dokumentu Zlecenia nadania przesyłki oraz statusu przesyłki nadawanego przez firmę kurierską.

Dodatkowo na liście przesyłek kurierskich dla pozycji zaznaczonych na liście bądź dla podświetlonego zlecenia dostępne są:

pobieranie szczegółów zleceń. Opcja aktualizuje informacje widoczne na trzeciej zakładce formularza zlecenia na podstawie informacji pobranych z Sendit.pl.

 – zamówienie kuriera. Przycisk pozwala na seryjne zamówienie kuriera dla zaznaczonych zleceń. Jeżeli zlecenie nie może zostać zarejestrowane w logu z operacji pojawi się odpowiedni komunikat i zostanie ono pominięte. Pozostałe zlecenia zostaną przesłane do spedytora i zostaną im nadane numery listów przewozowych.

Uwaga
Jeśli w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Przesyłki/ Sendit na zakładce [Szablon spedycji] zaznaczono Przed wysyłką zlecenia zawsze wyświetl wycenę, nie jest możliwe seryjne zamówienie kuriera. Dla takich zleceń należy zamawiać kuriera z poziomu formularza.

Drukuj protokół odbioru. Przed wydrukowaniem protokołu odbioru należy pobrać szczegóły zlecenia. Dla każdego zlecenia drukowany jest oddzielny PO. W zależności od ustawień (menu System/ Konfiguracja/ Stanowisko/ Ogólne/ Przesyłki) wydruk może być wysyłany bezpośrednio na drukarkę domyślną lub do plików, zapisywanych we wskazanej w konfiguracji lokalizacji.

 – Drukuj list przewozowy – seryjny wydruk listów przewozowych dla zleceń zaznaczonych na liście. W zależności od ustawień (menu System/ Konfiguracja/ Stanowisko/ Ogólne/ Przesyłki) wydruk może być wysyłany bezpośrednio na drukarkę domyślną lub do plików, zapisywanych we wskazanej w konfiguracji lokalizacji.




Formularz nadania Sendit

Zlecenie nadania przesyłki – zakładka Ogólne


Numer wewnętrzny dokumentu – na nowym dokumencie automatycznie podpowiada się schemat numeracji zdefiniowany w konfiguracji programu. Wybór innego schematu jest dostępny pod przyciskiem Dokument lub z rozwijanej listy.

Data wystawienia – data wystawienia dokumentu Zlecenia Nadania Przesyłki. Domyślnie ustawiana jest data bieżąca, operator może ją zmienić.

Nadawca – jako adres nadawczy automatycznie ustawiany jest domyślny adres z menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Adresy nadawcze. Na zlecenie przenoszone są wszystkie dane łącznie z Nazwą ustawioną dla adresu w konfiguracji. Użytkownik może po rozwinięciu listy wybrać inny adres spośród wprowadzonych w konfiguracji lub wpisać go ręcznie, bezpośrednio na dokument.

Osobą obsługującą to zlecenie domyślnie jest operator aktualnie zalogowany. Możliwe jest wskazanie innego operatora lub pracownika. Telefon oraz adres e-mail pobierany jest z karty operatora/pracownika. W przypadku pracownika numer telefonu pobierany jest z pola Telefon SMS lub, jeżeli pole to nie jest uzupełnione, numer wczytywany jest z pola Telefon.

Dane te można również uzupełnić bezpośrednio na dokumencie.

Odbiorca – odbiorcę przesyłki można wybrać z listy podmiotów. Dane teleadresowe są pobierane z karty wybranego odbiorcy. Dodatkowo należy wskazać osobę kontaktową. Można ją wpisać ręcznie lub wybrać z listy przedstawicieli danego kontrahenta. Jeżeli przedstawiciel zostanie wybrany z listy, adres i telefon zostanie zaktualizowany zgodnie z danymi przypisanymi do tego przedstawiciela. Dane odbiorcy można wpisać ręcznie bezpośrednio na dokument Zlecenia Nadania Przesyłki. 

  • Użyj adresu korespondencyjnego – po zaznaczeniu parametru na zlecenie pobierany jest adres korespondencyjny z karty podmiotu – na ten adres zostanie nadana przesyłka.
  • Przesyłka do oddziału – należy zaznaczyć, jeśli przesyłka ma być transportowana między oddziałami firmy. Jako adres odbioru należy wskazać jeden spośród zdefiniowanych w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Adresy nadawcze.


Zakładka [Paczki i usługi]:

Formularz Zlecenia nadania przesyłki Sendit – zakładka [Paczki i usługi]
Tabela Paczki:

  • jeśli w konfiguracji Sendit zaznaczono parametr Dodaj paczkę na nowe zlecenie , na zleceniu automatycznie podpowiada się karton o kształcie prostopadłościanu lub koperta o parametrach podanych w konfiguracji. Jeśli parametr jest nie zaznaczony, na zlecenie zostaną przeniesione jedynie parametry paczki po jej ręcznym dodaniu przez użytkownika.
  • Waga – kolumna do wpisania wagi przesyłki. Waga podana w konfiguracji jest brana domyślnie dla pojedynczej paczki na zleceniu jeżeli:
    • ZNP jest tworzone ręcznie (nie do FA/ PA/ WZ/ RO),
    • parametr w konfiguracji Sendit: W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych jest niezaznaczony,
    • parametr W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych jest zaznaczony, ale suma wagi pozycji z dokumentu wynosi zero. Jeśli suma wag pozycji jest większa od zera, zostanie ona ustawiona na zleceniu dla przesyłki.

    Waga na zleceniu jest zaokrąglana do liczby całkowitej.

  • Deklarowana wartość/ Ubezpieczenie – w konfiguracji można wpisać kwotę, która będzie się domyślnie podpowiadała bądź będzie wyliczona automatycznie na podstawie wartości brutto dokumentu, z którego powstało zlecenie. Wartość można wpisać ręcznie na zleceniu. Wartość maksymalna to 50 000,00 PLN.

Na zleceniu można ponadto podać kwotę pobrania (wartość maksymalna pobrania to 15 000,00 PLN)  – w konfiguracji Sendit można określić automatyczne ustawianie pobrania.

Uwagi – pole umożliwiające wpisanie uwag do zlecenia.

Na jednym zleceniu możliwe jest dodanie maksymalnie 30 paczek.

Na formularzu dostępne są przyciski:

 – Wyceń zlecenie – po wybraniu tej opcji pojawi się okno przedstawiające wycenę paczek i kosztów dodatkowych.

 – Zamów kuriera – w zależności od ustawienia parametru w menu System/ Konfiguracja/ Przesyłki/ Sendit  wciśnięcie przycisku spowoduje wyświetlenie okna wyceny przesyłki z dodatkowym przyciskiem umożliwiającym potwierdzenie chęci zamówienia kuriera lub też zlecenie zostanie od razu przesłane do serwisu Sendit. Po wysłaniu zlecenia, jego edycja nie jest możliwa.

Wysłanie przesyłki nie jest możliwe, gdy nie są zdefiniowane paczki oraz nie uzupełniono wszystkich oznaczonych pól.

Po zamówieniu kuriera na formularzu zlecenia powyższe przyciski będą niedostępne, aktywują się przyciski:

 – Pobierz szczegóły zlecenia – aktualizuje informacje widoczne na drugiej zakładce, dotyczące zlecenia na podstawie informacji pobranych z Sendit.pl.

 – Anuluj zlecenie – Po wybraniu tej opcji do Sendit wysyłane jest żądanie anulowania zlecenia, a przesyłka otrzymuje status Zlecenie oczekuje na anulowanie. Po potwierdzeniu anulowania zlecenia po stronie Sendit zlecenie wyświetli się na liście w kolorze czerwonym – zlecenie otrzyma status Anulowane, a przesyłka – Anulowane przez użytkownika. Jeżeli anulowanie zlecenia nie będzie już możliwe, zostanie przywrócony aktualny status.

Zakładka [Sendit]

Zlecenie Nadania Przesyłki – zakładka [Sendit]
Na tej zakładce wyświetlane sa dane pobierane z Sendit.pl. Dane te aktualizują się po wysłaniu Zlecenia, podczas każdego wyświetlenia zakładki oraz po wciśnięciu przycisku Pobierz szczegóły zlecenia. Z poziomu listy Zleceń Nadania Paczek możliwa jest seryjna aktualizacja danych pobieranych z serwisu Sendit dla zaznaczonych zleceń.

Data zgłoszenia – data wysłania zlecenia do serwisu firmy kurierskiej.

Nr zlecenia sendit – numer zlecenia pobrany z Sendit.pl.

Planowany przyjazd kuriera – szacunkowe godziny, w jakich nadawca może spodziewać się przyjazdu kuriera.

Nr protokołu – numer dokumentu Protokołu Odbioru, który musi zostać wydrukowany przed przyjazdem kuriera.

Nr zlecenia odbioru – numer generowany przez kuriera.

W tabeli znajduje się lista paczek wraz z przypisanym do nich numerem listu przewozowego oraz adresem URL. Po kliknięciu w link Użytkownik zostanie przeniesiony na stonę internetową, na której może śledzić przesyłkę.

 – podgląd/wydruk Protokołu Odbioru. Drukowany jest w 2 egzemplarzach.

podgląd/wydruk Listu Przewozowego. Drukowane są listy przewozowe dla wszystkich paczek na zleceniu.

Status – status przesyłki.

Data zmiany statusu – data i godzina ostatniej zmiany statusu.

Koszt brutto – całkowity koszt nadania przesyłki.

Zakładka [Dokumenty]

W sekcji Dokumenty powiązane wyświetlany jest dokument handlowy, z którego zostało utworzone zlecenie.

Jeśli włączony jest moduł Obieg dokumentów, wówczas pod tabelą dokumentów skojarzonych pojawią się informacje na temat powiązanych dokumentów z Biblioteki Dokumentów. W przypadku modułu CRM dodatkowo pojawia się lista powiązanych kontaktów ,zadań, wiadomości e-mail oraz wiadomości sms.