W programie można zdefiniować dla każdego operatora kilka różnych podpisów i określić który z nich jest podpisem domyślnym. Jest to przydatne w firmach, które cyklicznie wysyłają maile do swoich odbiorców. Zdefiniowanie wzorca podpisu jest możliwe w skrzynce pocztowej z poziomu menu głównego (wstążki).
Na liście podpisów znajdują się dwie kolumny:
domyślny – jeśli podpis jest domyślny to wyświetla się zaznaczenie
nazwa – nazwa zdefiniowanego podpisu
Ponadto lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski:
Dodaj – umożliwia dodanie nowego podpisu
Zmień – umożliwia podgląd/ edycję podpisu
Usuń – umożliwia usunięcie podpisu
Zamknij – umożliwia zamknięcie okna
Formularz wiadomości – pasek menu
Zakładka [Narzędzia okna] zawiera opcje:
wydruk i podgląd wiadomości
pisownia – sprawdzanie pisowni
parametry wyślij – możliwość wybrania opcji: Odpowiedz/ Odpowiedz wszystkim/ Prześlij
poczta – dostępne opcje: Przekaż wiadomość – przekazanie wiadomości innemu operatorowi oraz Załatw – przekazanie/ załatwienie wiadomości
wstawianie – wybór szablonu ( wzorca e-mail) oraz zdefiniowanego podpisu
znaczniki – możliwość ustawienia stopnia ważności wiadomości oraz wysłania prośby o Potwierdzenie odebrania wiadomości.
formatowanie – możliwość wyboru w jakim formacie wiadomość zostanie utworzona ( HTML albo zwykły tekst)
inne – możliwość wyboru operatora prowadzącego ( wyświetlana jest lista operatorów w programie) oraz możliwość nadawania wątku.
W programie możliwe jest również dodatkowe oznaczanie wątków przedrostkami zdefiniowanymi przez użytkownika. Domyślnie dla wątków stosowany jest przedrostek: „OPT!MA”. Chcąc zdefiniować własny tekst (maksymalnie 20 znaków), należy wpisać go bezpośrednio w pole Przedrostek dodawany do numeru wątku (dostępne w System/ Konfiguracja/ Program/ CRM/ Konta e-mail na zakładce [Parametry]) i zapisać zmiany w konfiguracji.
Zakładka [Format czcionki] umożliwia formatowanie tekstu: wybór rodzaju, koloru, rozmiaru czcionki oraz innych opcji dostępnych w edytorze. Dodatkowo z poziomu tej zakładki dostępna jest opcja Wstaw obraz z pliku, która umożliwia wstawienie w treści wiadomości jakiegoś obrazu.
Zakładka [Tabele] umożliwia wstawienie tabel jak również ich obróbkę.
Seryjne wysyłanie wiadomości do Przedstawicieli kontrahenta.
Z poziomu listy kontrahentów dostępna jest opcja seryjnego wysyłania maili do przedstawicieli kontrahenta. Mailing będzie realizowany dla tych przedstawicieli, którym na formularzu została zaznaczona opcja mailing seryjny.
Funkcja dostępna jest z listy kontrahentów po wybraniu z menu Wyślij wydruk opcji Seryjny E-mail bez wydruku. Podczas wysyłania wiadomości uwzględniane są dane z kart zaznaczonych kontrahentów. Istnieje możliwość wysłania maili w trzech wariantach: Wszyscy, Przedstawiciele, Kontrahenci.
Wszyscy – mail zostanie wysłany równocześnie na adresy mailowe wprowadzone na kartach kontrahentów na zakładce [Ogólne] oraz na adresy wprowadzone na formularzach przedstawicieli (którzy mają zaznaczony parametr „mailing seryjny” oraz uzupełniony adres e-mail).
Przedstawiciele – mail zostanie wysłany na adresy mailowe wprowadzone na formularzach aktywnych przedstawicieli, którzy mają zaznaczony parametr mailing seryjny oraz uzupełniony adres e-mail. Istnieje możliwość seryjnego zaznaczenia/ odznaczenia parametru dla przedstawicieli wybranych kontrahentów (operacja seryjna na liście kontrahentów).
Kontrahenci – mail zostanie wysłany na adresy mailowe wprowadzone na kartach kontrahentów na zakładce [Ogólne].
Po wybraniu jednej z powyższych opcji należy zdefiniować sposób wysyłania wiadomości:
jeden mail do jednego adresata – generowane będą odrębne wiadomości na każdy adres mailowy. Daje to możliwość personalizowania szablonów i umieszczania w treści maila makr pobierających dane z karty kontrahenta/ przedstawiciela. Adres mailowy kontrahenta/ przedstawiciela będzie podstawiany w mailu w pole Do:.
jeden mail do wszystkich adresatów – tworzona będzie jedna wiadomości dla wszystkich adresatów. Adresy mailowe są podstawiane w pole UWD, dzięki czemu adresat docelowy widzi tylko siebie jako adresata. Wszyscy adresaci otrzymują mail o identycznej treści, nie ma możliwości personalizowania szablonów pod kątem kontrahentów/ przedstawicieli (nie są podstawiane dane pod wykorzystane makra).
Podczas wysyłania maili seryjnych możliwe jest wskazanie szablonów podłączonych zarówno do listy, jak i formularza kontrahenta. Na szablonie możliwe jest wykonywanie zapytań do bazy danych przy użyciu funkcji GetSql, dzięki której użytkownik może w wiadomości umieścić informacje, których standardowo nie ma w dostępnych makrach. W przypadku wysyłania wiadomości typu jeden mail do jednego adresata do przedstawicieli można dodatkowo wykorzystać makra:
Tytuł – tytuł przedstawiciela
Nazwa – imię i nazwisko przedstawiciela
Funkcjonalność seryjnego e-mail dostępna jest także na liście Pracowników, Banków, Urzędów oraz Właścicieli. Zasada działania jest podobna jak dla kontrahentów, z wyjątkiem możliwości przesyłania maili do przedstawicieli
Lista szablonów wiadomości
Funkcjonalność wysyłki e- maili umożliwia tworzenie gotowych szablonów inaczej mówiąc wzorców wiadomości e – mail. Szablony mogą np. zawierać stałe teksty, które wykorzystywane są np. przy cyklicznej wysyłce e-maili. Szablonów może być wiele, w tym jeden domyślny.
Przykładowo, jeżeli chcemy aby w temacie e-maila wysyłanego z poziomu faktury wpisywał się tekst: „Faktura [numer faktury] z dnia [data wystawienia]” wystarczy dodać domyślny szablon z tytułem zdefiniowanym następująco: „Faktura…”.
Definiowanie szablonów wiadomości dostępne jest z formularzy dokumentów albo z listy dokumentów. Należy rozwinąć menu pod przyciskiem Wyślij a następnie wybrać opcję Konfiguracja szablonów e-mail… wybranie tej opcji spowoduje otwarcie listy szablonów. Dla każdego rodzaju dokumentu można stworzyć odrębny szablon lub korzystać z jednego wzorca dostępnego dla wszystkich list i formularzy.
W programie można również dodawać szablony z poziomu formularza e-maila. Pozwala to na tworzenie wzorów wiadomości wykorzystywanych często w standardowych zapytaniach i odpowiedziach.
Lista szablonów wiadomości
Lista szablonów wyświetlana jest w formie drzewka (tak jak ma to miejsce na oknie do konfiguracji wydruków).
Ustawiając się na gałęzi głównej Procedury – dodany szablon będzie widoczny z każdego miejsca w programie, gdzie jest możliwość zdefiniowania wzorca e-mail.
Ustawiając się na gałęzi z nazwą procedury czyli listy/ formularza gdzie aktualnie jesteśmy – dodany szablon będzie widoczny tylko z tego miejsca.
Przykład
Tworzony jest szablon dla faktur sprzedaży za abonament telefoniczny. Szablon definiowany jest z poziomu listy faktur sprzedaży. Jeśli szablon zostanie dodany ustawiając się na procedurze o nazwie: Lista faktur to będzie on widoczny tylko z poziomu listy faktur sprzedaży. Jeśli szablon zostanie dodany ustawiając się na gałęzi głównej: Procedury to będzie on widoczny z każdego miejsca w programie, czyli wysyłając e-maila z jakiegokolwiek formularza czy listy dokumentów, na formularzu wiadomości będzie możliwość skorzystania z tego szablonu.
Istnieje również możliwość podpięcia istniejących szablonów do różnych procedur, co może być przydatne w przypadku dokumentów skojarzonych. W takiej sytuacji należy na oknie konfiguracji szablonów e-mail za pomocą ikony podłączyć szablon.
Przykład
Użytkownik posiada zdefiniowany, wspomniany powyżej szablon dla faktur sprzedaży za abonament telefoniczny. Istnieją jednak sytuacje, że faktury są korygowane, w związku z czym zdefiniowany jest również szablon dla faktur korygujących, ponieważ są to dokumenty skojarzone, to do procedury Lista faktur ( gdzie istnieje już szablon Faktury abonamentowe) podłączony jest szablon Faktury_korekty.
Lista szablonów obsługiwana jest przez przyciski:
Dodaj– umożliwia dodanie nowego szablonu
Zmień – umożliwia podgląd/ edycję szablonu
Usuń – umożliwia usunięcie szablonu
Podłącz szablon do procedury – umożliwia podłączenie istniejącego szablonu do procedury, na której aktualnie użytkownik się znajduje
Odłącz szablon od procedury – umożliwia odłączenie istniejącego szablonu od procedury, na której aktualnie użytkownik się znajduje
Znajdź szablon – umożliwia wyszukanie procedury/szablonu zawierającego określony tekst/ciąg znaków
Zamknij – umożliwia zamknięcie okna
Ponadto dostępne parametry:
Pokazuj tylko wypełnione – po zaznaczeniu tego parametru wyświetli się lista tych procedur, które mają podpięte szablony
Ogranicz do bieżącej procedury – po odznaczeniu tego parametru, wyświetli się lista wszystkich procedur
Formularz podpisu
Formularz podpisu umożliwia wpisanie dowolnego tekstu z możliwością wyboru rodzaju, rozmiaru i koloru czcionki oraz innych opcji w dostępnym edytorze.
Pola jakie należy wypełnić:
Nazwa – nazwa podpisu. Pola jest obowiązkowe.
Domyślny – możliwość zaznaczenia czy podpis ma być podpisem domyślnym.
Uwaga
Jest możliwe aby żaden z podpisów nie był domyślny, natomiast nie ma możliwości zaznaczenia kilku podpisów domyślnych.
Ponadto okno obsługiwane jest przez standardowe przyciski:
Zapisz zmiany – umożliwia zapisanie wprowadzonych zmian