Lista podpisów

W programie można zdefiniować dla każdego operatora kilka różnych podpisów i  określić który z nich jest podpisem domyślnym. Jest to przydatne w firmach, które cyklicznie wysyłają maile do swoich odbiorców. Zdefiniowanie wzorca podpisu jest możliwe w skrzynce pocztowej z poziomu menu głównego (wstążki).

Na liście podpisów znajdują się dwie kolumny:

  • domyślny – jeśli podpis jest domyślny to wyświetla się zaznaczenie
  • nazwa – nazwa zdefiniowanego podpisu

Ponadto lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski:

Dodaj – umożliwia dodanie nowego podpisu

Zmień – umożliwia podgląd/ edycję podpisu

Usuń – umożliwia usunięcie podpisu

Zamknij – umożliwia zamknięcie okna




Formularz wiadomości – pasek menu

Zakładka [Narzędzia okna] zawiera opcje:

  • wydruk i podgląd wiadomości
  • pisownia – sprawdzanie pisowni
  • parametry wyślij – możliwość wybrania opcji: Odpowiedz/ Odpowiedz wszystkim/ Prześlij
  • poczta – dostępne opcje: Przekaż wiadomość – przekazanie wiadomości innemu operatorowi oraz Załatw – przekazanie/ załatwienie wiadomości
  • wstawianie – wybór szablonu ( wzorca e-mail) oraz zdefiniowanego podpisu
  • znaczniki – możliwość ustawienia stopnia ważności wiadomości oraz wysłania prośby o Potwierdzenie odebrania wiadomości.
  • formatowanie – możliwość wyboru w jakim formacie wiadomość zostanie utworzona ( HTML albo zwykły tekst)
  • inne – możliwość wyboru operatora prowadzącego ( wyświetlana jest lista operatorów w programie) oraz możliwość nadawania wątku.

W programie możliwe jest również dodatkowe oznaczanie wątków przedrostkami zdefiniowanymi przez użytkownika. Domyślnie dla wątków stosowany jest przedrostek: „OPT!MA”. Chcąc zdefiniować własny tekst (maksymalnie 20 znaków), należy wpisać go bezpośrednio w pole Przedrostek dodawany do numeru wątku (dostępne w System/ Konfiguracja/ Program/ CRM/ Konta e-mail na zakładce [Parametry]) i zapisać zmiany w konfiguracji.

Zakładka [Format czcionki] umożliwia formatowanie tekstu: wybór rodzaju, koloru, rozmiaru czcionki oraz innych opcji dostępnych w edytorze. Dodatkowo z poziomu tej zakładki dostępna jest opcja Wstaw obraz z pliku, która umożliwia wstawienie w treści wiadomości jakiegoś obrazu.

Zakładka [Tabele] umożliwia wstawienie tabel jak również ich obróbkę.




Seryjne wysyłanie wiadomości do Przedstawicieli kontrahenta.

Z poziomu listy kontrahentów dostępna jest opcja seryjnego wysyłania maili do przedstawicieli kontrahenta. Mailing będzie realizowany dla tych przedstawicieli, którym na formularzu została zaznaczona opcja mailing seryjny.

Formularz przedstawiciela

Funkcja dostępna jest z listy kontrahentów po wybraniu z menu Wyślij wydruk  opcji Seryjny E-mail bez wydruku. Podczas wysyłania wiadomości uwzględniane są dane z kart zaznaczonych kontrahentów. Istnieje możliwość wysłania maili w trzech wariantach: Wszyscy, Przedstawiciele, Kontrahenci.

  • Wszyscy – mail zostanie wysłany równocześnie na adresy mailowe wprowadzone na kartach kontrahentów na zakładce [Ogólne] oraz na adresy wprowadzone na formularzach przedstawicieli (którzy mają zaznaczony parametr „mailing seryjny” oraz uzupełniony adres e-mail).
  • Przedstawiciele – mail zostanie wysłany na adresy mailowe wprowadzone na formularzach aktywnych przedstawicieli, którzy mają zaznaczony parametr mailing seryjny oraz uzupełniony adres e-mail. Istnieje możliwość seryjnego zaznaczenia/ odznaczenia parametru dla przedstawicieli wybranych kontrahentów (operacja seryjna na liście kontrahentów).
  • Kontrahenci – mail zostanie wysłany na adresy mailowe wprowadzone na kartach kontrahentów na zakładce [Ogólne].

Po wybraniu jednej z powyższych opcji należy zdefiniować sposób wysyłania wiadomości:

  • jeden mail do jednego adresata – generowane będą odrębne wiadomości na każdy adres mailowy. Daje to możliwość personalizowania szablonów i umieszczania w treści maila makr pobierających dane z karty kontrahenta/ przedstawiciela. Adres mailowy kontrahenta/ przedstawiciela będzie podstawiany w mailu  w pole Do:.
  • jeden mail do wszystkich adresatów – tworzona będzie jedna wiadomości dla wszystkich adresatów. Adresy mailowe są podstawiane w pole UWD, dzięki czemu adresat docelowy widzi tylko siebie jako adresata. Wszyscy adresaci otrzymują mail o identycznej treści, nie ma możliwości personalizowania szablonów pod kątem kontrahentów/ przedstawicieli (nie są podstawiane dane pod wykorzystane makra).

Podczas wysyłania maili seryjnych możliwe jest wskazanie szablonów podłączonych zarówno do listy, jak i formularza kontrahenta. Na szablonie możliwe jest wykonywanie zapytań do bazy danych przy użyciu funkcji GetSql, dzięki której użytkownik może w wiadomości umieścić informacje, których standardowo nie ma w dostępnych makrach. W przypadku wysyłania wiadomości typu jeden mail do jednego adresata  do przedstawicieli można dodatkowo wykorzystać makra:

  • Tytuł – tytuł przedstawiciela
  • Nazwa – imię i nazwisko przedstawiciela

Funkcjonalność seryjnego e-mail dostępna jest także na liście Pracowników, Banków, Urzędów oraz Właścicieli. Zasada działania jest podobna jak dla kontrahentów, z wyjątkiem możliwości przesyłania maili do przedstawicieli




Lista szablonów wiadomości

Funkcjonalność wysyłki e- maili umożliwia tworzenie gotowych szablonów inaczej mówiąc wzorców wiadomości e – mail. Szablony mogą np. zawierać stałe teksty, które wykorzystywane są np. przy cyklicznej wysyłce e-maili. Szablonów może być wiele, w tym jeden domyślny.

Przykładowo, jeżeli chcemy aby w temacie e-maila wysyłanego z poziomu faktury wpisywał się tekst: „Faktura [numer faktury] z dnia [data wystawienia]” wystarczy dodać domyślny szablon z tytułem zdefiniowanym następująco: „Faktura…”.

Definiowanie szablonów wiadomości dostępne jest z formularzy dokumentów albo z listy dokumentów. Należy rozwinąć menu pod przyciskiem Wyślij  a następnie wybrać opcję Konfiguracja szablonów e-mail… wybranie tej opcji spowoduje otwarcie listy szablonów. Dla każdego rodzaju dokumentu można stworzyć odrębny szablon lub korzystać z jednego wzorca dostępnego dla wszystkich list i formularzy.

W programie można również dodawać szablony z poziomu formularza e-maila. Pozwala to na tworzenie wzorów wiadomości wykorzystywanych często w standardowych zapytaniach i odpowiedziach.

Lista szablonów wiadomości

Lista szablonów wyświetlana jest w formie drzewka (tak jak ma to miejsce na oknie do konfiguracji wydruków).

Ustawiając się na gałęzi głównej Procedury  – dodany szablon będzie widoczny z każdego miejsca w programie, gdzie jest możliwość zdefiniowania wzorca e-mail.

Ustawiając się na gałęzi z nazwą procedury czyli listy/ formularza gdzie aktualnie jesteśmy – dodany szablon będzie widoczny tylko z tego miejsca.

Przykład
Tworzony jest szablon dla faktur sprzedaży za abonament telefoniczny. Szablon definiowany jest z poziomu listy faktur sprzedaży. Jeśli szablon zostanie dodany ustawiając się na procedurze o nazwie: Lista faktur  to będzie on widoczny tylko z poziomu listy faktur sprzedaży. Jeśli szablon zostanie dodany ustawiając się na gałęzi głównej: Procedury to będzie on widoczny z każdego miejsca w programie, czyli wysyłając e-maila z jakiegokolwiek formularza czy listy dokumentów, na formularzu wiadomości będzie możliwość skorzystania z tego szablonu.

Istnieje również możliwość podpięcia istniejących szablonów do różnych procedur, co może być przydatne w przypadku dokumentów skojarzonych. W takiej sytuacji należy na oknie konfiguracji szablonów e-mail za pomocą ikony  podłączyć szablon.

Przykład
Użytkownik posiada zdefiniowany, wspomniany powyżej szablon dla faktur sprzedaży za abonament telefoniczny. Istnieją jednak sytuacje, że faktury są korygowane, w związku z czym zdefiniowany jest również szablon dla faktur korygujących, ponieważ są to dokumenty skojarzone, to do procedury Lista faktur ( gdzie istnieje już szablon Faktury abonamentowe) podłączony jest szablon Faktury_korekty.

Lista zdefiniowanych szablonów dla formularza faktury sprzedaży

Lista szablonów obsługiwana jest przez przyciski:

Dodaj– umożliwia dodanie nowego szablonu

Zmień – umożliwia podgląd/ edycję szablonu

Usuń – umożliwia usunięcie szablonu

Podłącz szablon do procedury – umożliwia podłączenie istniejącego szablonu do procedury, na której aktualnie użytkownik się znajduje

Odłącz szablon od procedury – umożliwia odłączenie istniejącego szablonu od procedury, na której aktualnie użytkownik się znajduje

Znajdź szablon – umożliwia wyszukanie procedury/szablonu zawierającego określony tekst/ciąg znaków

Zamknij – umożliwia zamknięcie okna

Ponadto dostępne parametry:

  • Pokazuj tylko wypełnione – po zaznaczeniu tego parametru wyświetli się lista tych procedur, które mają podpięte szablony
  • Ogranicz do bieżącej procedury – po odznaczeniu tego parametru, wyświetli się lista wszystkich procedur



Formularz podpisu

Formularz podpisu umożliwia wpisanie dowolnego tekstu z możliwością wyboru rodzaju, rozmiaru i koloru czcionki oraz innych opcji w dostępnym edytorze.

Pola jakie należy wypełnić:

  • Nazwa – nazwa podpisu. Pola jest obowiązkowe.
  • Domyślny – możliwość zaznaczenia czy podpis ma być podpisem domyślnym.

Uwaga
Jest możliwe aby żaden z podpisów nie był domyślny, natomiast nie ma możliwości zaznaczenia kilku podpisów domyślnych.

Ponadto okno obsługiwane jest przez standardowe przyciski:

 Zapisz zmiany – umożliwia zapisanie wprowadzonych zmian

Zamknij – umożliwia zamknięcie okna

Formularz wzorca podpisu