Rozliczanie wypłat w walucie obcej

Z uwagi na coraz częściej występującą sytuację zatrudniania pracowników poza Polską i wypłacania im wynagrodzeń w walucie obcej (przy zachowaniu polskich przepisów podatkowych i składkowych przy naliczaniu wypłat) i braku modułu Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus (funkcjonalności dla rozliczania osób oddelegowanych) w module Kasa/Bank – Preliminarz płatności istnieje możliwość przeliczenia wypłaty (kwoty netto) na inną walutę, niż wynika z dokumentu źródłowego według kursu aktualnego na dany dzień. Oznacza to, że wypłaty są policzone w walucie PLN, tym samym powstają zdarzenia w walucie PLN, a w Preliminarzu płatności jest możliwość przeliczenia wypłaty na wybraną – przez użytkownika – walutę obcą.

W Konfiguracji/ Program/ Ogólne/ Waluty należy dodać waluty, które będą potrzebne do przeliczeń wynagrodzenia. Należy uzupełnić kurs waluty (np. przez import z NBP). Następnie trzeba sprawdzić czy są naliczone wypłaty. Jeśli nie ma, należy je naliczyć i zamknąć. Po wykonaniu wymienionych czynności, można przejść do modułu Kasa/Bank – Preliminarz płatności i dokonać zmiany waluty w płatnościach z PLN na inną.

Uwaga
Funkcja przeliczania wypłaty na inną walutę dostępna jest tylko dla wypłat o statusie Zamknięta. Płatność (w preliminarzu płatności) ma status Do realizacji.

W module Kasa / Bank – Preliminarz płatności można zmienić walutę na inną niż PLN dla pojedynczej wypłaty lub seryjnie: 

  • zmiana waluty na pojedynczej płatności pracownika należy edytować płatność ikoną lupki lub 2-krotnie klikając, przejść na zakładkę Rozliczenia, w polu Waluta rozl. wybrać z rozwijanej listy walutę,
  • seryjna zmiana waluty rozliczenia – funkcja działa dla zaznaczonych zdarzeń, i tak po zaznaczeniu płatności, należy nacisnąć prawy klawisz myszy, pojawi się menu kontekstowe i wybieramy opcję Zmień walutę rozliczenia. Pojawi się pytanie, które potwierdzamy TAK, następnie podajemy informacje dotyczące wybranej waluty (innej niż PLN).

Uwaga
W przypadku, gdy na dany dzień nie będzie podanego kursu wybranej waluty, należy kurs wprowadzić ręcznie.
W danej płatności – zakładka [Rozliczenia], pole Waluta rozliczenia aktywne jest tylko wtedy, gdy w polu Waluta dokumentu wybrano walutę PLN. W przeciwnym wypadku będzie nieaktywne (wyszarzone).
Pole Waluta rozliczenia będzie nieaktywne również wtedy, gdy dokument został już rozliczony przynajmniej częściowo.

Po zmianie waluty w płatnościach – wszystkie wydruki płacowe z kwotami płatności: gotówka i ROR drukowane są zawsze w PLN (w walucie systemowej). Dotyczy to wydruków: 

  • Kwitek wypłaty (z formularza listy płac i z listy Wypłaty pracowników),
  • Lista płac skrócona (obydwa – j.w.),
  • Lista płac szczegółowa (z czasem pracy i bez),
  • Lista ROR,
  • Lista wypłat gotówkowych,
  • Zestawienia list płac (z formularza listy płac i z listy list płac).


Ograniczenie zdrowotnego do wysokości podatku

Program posiada funkcjonalność pozwalającą na ograniczenie składki na ubezpieczenie zdrowotne do wysokości podatku. Brane są przy tym pod uwagę wszystkie wypłaty w danym miesiącu deklaracji. Wyliczono pierwszą wypłatę, w której nastąpiło ograniczenie zdrowotnego. Dla tego samego pracownika realizujemy inną wypłatę, np. premię i przy naliczaniu premii, program uwzględni ograniczenie składki zdrowotnej z pierwszej wypłaty.



Definiowanie list płac

Cel ćwiczenia: Definiowanie listy płac etatowej, na której będzie wypłacane wynagrodzenie dla pracowników.

  • Wybieramy z menu głównego modułu Płace i Kadry Listy płac.
  • Otwieramy nowy Formularz listy płac i wybieramy (pod przyciskiem Dokument) schemat numeracji o symbolu E (Etat).
    • Rodzaj: Etat
    • Data wypłaty: ostatni dzień bieżącego miesiąca
    • Okres Od: pierwszy dzień bieżącego miesiąca, Do: ostatni dzień bieżącego miesiąca
    • Deklaracja za: bieżący miesiąc (dotyczy deklaracji PIT i ZUS)
    • Opis – wpisujemy: Wypłaty etatowe za (nazwa bieżącego miesiąca i rok)
    • Miesięcy wstecz: 0 (rozliczamy tylko bieżący okres)
  • Zapisujemy formularz – widzimy listę w kolorze zielonym, czyli jest w buforze.



Korekta schematu płatności na formularzu wypłaty

W kadrach został ustalony następujący schemat płatności dla pracownika – połowa kwoty netto wynagrodzenia ma być przelewana na rachunek bankowy, a druga połowa ma być pobierana w formie gotówki w kasie. Po naliczeniu wypłaty pracownik zwraca się z prośbą, aby część wynagrodzenia, którą miał odebrać w kasie przelać na podane wcześniej konto. Aby nie usuwać naliczonej już wypłaty korekty płatności dokonujemy bezpośrednio na formularzu wypłaty.

  • Edytujemy formularz wypłaty.
  • Wybieramy schemat płatności
  • Zaznaczam flagę ‘ręczna korekta płatności w wypłacie’ – opcja ta pozwoli zmieniać schemat płatności ustalony dla pracownika w kadrach.
  • Kasujemy na liście płatności pozycję dotyczącą gotówki.
  • Edytujemy formularz płatności ‘przelewowej’ i ręcznie modyfikujemy kwotę przelewu (w tym przypadku kwota przelewu = wartości netto wypłaty). 


Seryjne wypłacanie dodatku

  1. Na listach płac, należy dodać listę płac typu
  2. Należy sprawdzić, czy zamknięte są inne listy płac.
  3. Następnie w płacach wybrać zdefiniowaną wcześniej listę płac Inna i zaznaczyć pracowników, dla których mają być naliczone dodatki.
  4. Następnie po naciśnięciu  obok ikony  dostępna będzie funkcja Wypłać seryjnie dodatek.
  5. Pojawi się okno z możliwością wyboru dodatku, który chcemy wypłacić dla zaznaczonych pracowników na przykład Premia uznaniowa.
  6. Naciskamy przycisk , pojawi się log z informacją o przebiegu operacji.
  7. Chcąc dodać różne dodatki do wypłaty, należy tą czynność powtórzyć, wybierając właściwy dodatek.


Wypłata etatowa

Po ustaleniu stawki zaszeregowania, odnotowaniu w kalendarzu (nie)obecności możemy przystąpić do naliczania naliczenia wypłaty. W tym celu należy:

  1. Wejść w Płace i Kadry, a następnie Wypłaty pracowników,
  2. Ustawić odpowiednią Listę pracowników (pracownicy bez wypłat lub pracownicy razem),
  3. Wybrać listę płac. Lista płac decyduje o okresie za jaki liczymy wypłatę, o rodzaju wypłaty (kryterium = etat, umowa lub inna), deklaracji na jakiej będzie rozliczana wypłata. Listę płac wybieramy spośród zdefiniowanych list lub w razie potrzeby definiujemy własną. W celu przeglądnięcia ustawień zdefiniowanych list płac wciskamy przycisk Edytuj  .
  4. W celu zdefiniowania własnej listy wciskamy przycisk Dodaj  (klawisz <INSERT>), otwiera się formularz listy, na którym musimy uzupełnić: dokument (decyduje o sposobie numeracji), okres za jaki liczymy wypłaty, na jaką deklaracje mają trafić wypłaty, co na tej liście wypłacamy (kryterium): etat, umowy, inne wypłaty. Ustalamy czy w momencie liczenia rozliczamy poprzednie miesiące (istotne w przypadku rozliczania nieobecności wprowadzonych po naliczeniu wypłaty) i jaka jest data wypłaty. Data wypłaty ma ścisły związek z datą realizacji jaka pojawia się po naliczeniu wypłaty w preliminarzu płatności. Zapisujemy listę przyciskiem .
  5. Po wybraniu listy związanej z etatem uruchamiany proces naliczenia wypłaty klawiszem .
  6. Na formularzu wypłaty (w celu przeglądnięcia i sprawdzenia naliczenia wypłaty) możemy wyświetlić zakładki [Elementy wypłaty], [Podatki], [Ubezpieczenia]. Otwarty formularz wypłaty akceptujemy przyciskiem .
  7. Na liście pracowników z wypłatami obok nazwiska pracownika pojawi się łączna kwota wypłaty.


Seryjne naliczenie wypłat etatowych

Cel ćwiczenia: Dla zaznaczonych osób naliczamy seryjnie wynagrodzenia.

  • W oknie Wypłaty pracowników dla listy etatowej za bieżący miesiąc zmieniamy filtr na Bez wypłat – widzimy pozostałe osoby, które nie mają jeszcze naliczonych wypłat (są widoczne w kolorze szarym). Zaznaczamy wszystkich pracowników za pomocą klawiszy <Ctrl>+<A>. Ikoną plusa uruchamiamy seryjne naliczenie wypłat. Po zakończeniu operacji pojawi się log z informacją
    o naliczeniu wypłat dla poszczególnych pracowników
  • W oknie Wypłaty pracowników z filtrem Wszyscy, dla wybranej listy etatowej za bieżący miesiąc widzimy, że każdy pracownik ma naliczoną wypłatę, wyświetlane w kolorze zielonym, można je jeszcze modyfikować.