Na formularzu zlecenia znajduje się parametr Zlecenie otwarte, który oznacza, że zlecenie jest realizowane. Aby zamknąć zlecenie muszą być spełnione następujące warunki:

Jeżeli, jeden z warunków nie został spełniony, program wyświetli komunikat informujący, że zlecenie serwisowe nie może być zamknięte, ponieważ nie wszystkie pozycje na liście czynności/ części mają status: zakończone/ pobrane.

Na zakładce [Czynności] znajduje się przycisk  Oznaczenie wszystkich czynności jako zakończonych – po wybraniu przycisku dla wszystkich czynności zostanie zmieniony status Zakończone na <Tak>.

Na zakładce [Części] znajduje się przycisk  Przekształcenie do MM. Użytkownik powinien za liście zaznaczyć części, które chce pobrać z magazynu źródłowego na magazyn serwisowy i wcisnąć przycisk. Dla zaznaczonych części zostanie zmieniony status na Pobrano.

Zamknięcie zlecenia można wykonać za pomocą menu kontekstowego Zamknij zlecenie z poziomu listy zleceń.

Zakładka zbudowana jest z pól:

Zakładka ta zawiera listę związanych ze zleceniem serwisowym dokumentów.

Lista ta składa się z czterech kolumn:

W programie możliwe jest ręczne powiązanie Zlecenia Serwisowego z innymi dokumentami w programie. Funkcjonalność jest dostępna na formularzu Zlecenia Serwisowego na zakładce [Dokumenty]. W obszarze Dokumenty powiązane dostępne są następujące przyciski:

 – Dodaj dokument – po kliknięciu na przycisk strzałki rozwinie się lista dostępnych typów dokumentów: handlowych, magazynowych, księgowych, kasowo-bankowych oraz innych zleceń serwisowych, która pozwala na wyświetlenie listy określonych dokumentów i powiązanie ich ze Zleceniem. Kliknięcie w przycisk plusa spowoduje podniesienie listy o takim samym typie jak ta, która była wyświetlona z tego poziomu jako ostatnia..

 – Otwórz – pozwala na wyświetlenie formularza aktualnie zaznaczonego dokumentu.

 – Usuń – pozwala na usunięcie dokumentu powiązanego z listy. Przycisk jest aktywny wyłącznie dla dokumentów powiązanych ręcznie. Dokumenty te na liście wyświetlane są w kolorze czarnym. Dokumenty powiązane automatycznie przez przekształcanie zlecenia, na liście wyświetlane są w kolorze szarym.

W przypadku współpracy z modułem Comarch ERP Optima Obieg Dokumentów i/lub Comarch ERP Optima CRM na zakładce tej dostępne są dodatkowo odpowiednie listy Biblioteka dokumentów oraz Zadania i kontakty CRM. Z poziomu tych list (także na zamkniętych zleceniach) istnieje możliwość dodawania  i podglądu powiązanych Dokumentów OBD oraz dodawania , podglądu i usuwania powiązanych Kontaktów i Zadań CRM. Ponadto możliwe jest również kojarzenie zleceń serwisowych z wiadomościami e-mail .

Na zakładce tej użytkownik może określić czynności do wykonania dla danego zlecenia serwisowego lub wprowadzić notatki.

Zakładka [Czynności] podzielona jest na dwie części: Czynności i Notatki.

Tabela czynności

W części dotyczącej czynności znajdują się następujące kolumny: Lp., Nazwa czynności, Serwisant, dla którego została przydzielona czynność do wykonania, Termin od – data/ godz., Termin do – data / godz., Czas trwania, Zakończona (Tak/ Nie), Fakturować (Tak/ Nie), Ilość, Status – po wygenerowaniu dla czynności Faktury sprzedaży, Paragonu pojawia się status FA/ PA.

Dodatkowo pod prawym przyciskiem myszy (będąc na nazwie kolumny) można wybrać opcję Wybór kolumn. Użytkownik może wyświetlić takie kolumny jak: Cena brutto, Cena netto, Wartość brutto, Wartość netto- wyrażone w walucie zlecenia (kolumna Waluta), Data wykonania oraz Kontrahent- kod Nabywcy, dla którego wystawiono dokument FA/PA na daną czynność .

Dla czynności wprowadzonych „z ręki” (a nie z Cennika) w kolumnach tych (oprócz kolumny Data wykonania) wartości nie są wyświetlane.

Zakładka obsługiwana jest przez standardowe przyciski, szczegółowo opisane tutaj:

 – Dodaj pozycję,

 – Zmień pozycję,

 – Usuń pozycję,

 – Oznaczenie wszystkich czynności jako zakończonych – po wybraniu przycisku dla wszystkich czynności zostanie zmieniony status Zakończone na Tak.

 – Podnieś  – Obniż – użytkownik ma możliwość pozycjonowania czynności na liście, dzięki czemu może ustalać priorytety dla poszczególnych czynności.

Tabela notatki

W tej części formularza użytkownik może zamieszczać w formie notatki dodatkowe informacje dotyczące zlecenia serwisowego. Na liście znajdują się następujące kolumny: Lp., Data, Serwisant, Treść.

W celu ułatwienia pracy i przyspieszenia obsługi klienta istnieje możliwość kopiowania wcześniej wystawionych zleceń serwisowych. Kopiowanie to polega na przepisaniu zawartości dokumentu do nowego formularza.

Aby skopiować zlecenie serwisowe należy otworzyć listę zleceń serwisowych, ustawić kursor na dokumencie, który będzie kopiowany. Zlecenie kopiujemy za pomocą kombinacji <CTRK>+<INSERT> lub <CTRL> . Otwarty zostanie formularz nowego zlecenia serwisowego ze skopiowanymi danymi, które można modyfikować.

Dokument podstawowy i kopia dotyczą tego samego magazynu, wystawione są dla tego samego kontrahenta, mają identyczny: priorytet, prowadzącego, status zlecenia, opis zlecenia, planowany czas realizacji, atrybuty.

Na zakładce [Czynności] kopiowane są wszystkie czynności z takimi samymi ilościami, ceną i atrybutami, ale jako niezależne ze statusem nie zakończono.

Na zakładce [Części] kopiowane są wszystkie części z takimi samymi ilościami pobranymi, ceną i atrybutami, w polu Ilość wydana podpowiada się wartość z pola Ilość pobrana. Dla części pobranych z magazynu lokalnego ustawiany jest status – nie pobrano.

Różnica pomiędzy dokumentem podstawowym i kopią dotyczy dat (przyjęcia, realizacji, daty przy statusie zlecenia, daty dla notatki) – zawsze proponowane są daty bieżące i numeru – zawsze nadawany jest numer kolejny w schemacie zastosowanym na dokumencie pierwotnym. Nie są kopiowane dane dotyczące dokumentów skojarzonych.

Zlecenie można usunąć przyciskiem  (klawisz <DELETE>), gdy:

Jeśli Serwisant założoną ma blokadę na usuwanie części pobranych (parametr Kontrola części pobranych

w System/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy/ Parametry cd) wtedy może wykonać zwrot części z poziomu zakładki [Części]. Zlecenia natomiast nie będzie mógł usunąć.

W programie istnieje możliwość dodatkowego opisywania zleceń za pomocą atrybutów (dokumentu lub kontrahenta). Lista atrybutów jest dostępna na zakładce Ogólne/ Atrybuty.

Na zakładce [Atrybuty] wyświetlana jest lista atrybutów przypisanych do zlecenia serwisowego. Na liście są dwie kolumny: Kod atrybutu i Wartość.

Lista obsługiwana jest przez następujące przyciski:

 – Dodaj – umożliwi dodanie atrybutu dla dokumentu.

 – Otwórz – edycja szczegółów o atrybucie. Przycisk nie jest dostępny, jeśli lista atrybutów jest pusta.

 – Usuń – powoduje usunięcie atrybutu. Przycisk nie jest dostępny, jeśli lista atrybutów jest pusta.

Dopisywanie atrybutów na zlecenie serwisowe jest możliwe po wciśnięciu przycisku Dodaj (klawisz <INSERT>) lub wybraniu z menu kontekstowego pozycji Dodaj. Jeśli kursor znajduje się w polu Atrybut – można go wpisać z klawiatury lub wybrać z listy atrybutów, która pojawi się na ekranie po naciśnięciu myszką przycisku Atrybut. Na wyświetlonej liście atrybutów znajdują się dwie zakładki: [Atrybuty dokumentu] oraz [Kontrahenta]. Atrybuty można wcześniej zdefiniować na zakładce Ogólne/ Atrybuty lub dopisać z tego poziomu. Po wybraniu atrybutu na zlecenie przyciskiem  albo klawiszem <ENTER> pojawi się kod atrybutu, nazwa, format (tekst/ liczba/ lista/ data) oraz pole wartość, gdzie użytkownik może określić wartość atrybutu.

Do momentu, gdy zlecenie serwisowe jest „w realizacji” atrybuty są w pełni edytowalne tzn. można je usuwać, zmieniać, dodawać nowe. Po zamknięciu zlecenia serwisowego atrybuty są dostępne tylko do podglądu.

Jeżeli w System/ Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Parametry zaznaczono parametr Kopiuj atrybuty na dokumenty powiązane, to na dokumenty tworzone ze zlecenia serwisowego, tj. RW/WZ, FA/PA oraz ZD i MM przenoszone są atrybuty z formularza zlecenia. Przy odznaczonym parametrze przenoszone są te atrybuty z karty kontrahenta, które mają zaznaczoną opcję przenosić na transakcje.