Na wstążce programu (w górnym menu ikon) z poziomu poszczególnych list i formularzy znajduje się przycisk Wyślij SMS:

Po naciśnięciu przycisku   otwiera się okno do wpisania wiadomości SMS:

Naciśnięcie strzałki pod przyciskiem Wyślij SMS pozwala wybrać zdefiniowany wcześniej szablon. W takim przypadku wskazany szablon jest od razu podstawiany na wiadomość sms.

Na formularzu wiadomości sms dostępne są dwie zakładki [Ogólne] i [Dokumenty].

Na zakładce [Ogólne] znajdują się pola:

Szablon – możliwość wybrania szablonu zdefiniowanego uprzednio w Konfiguracji szablonów,

Podmiot – rozwijana lista z wyborem odbiorcy wiadomości sms. Lista zawiera kod, nazwę podmiotu i numer telefonu dla SMS. Po naciśnięciu przycisku Podmiot widoczna jest książka adresowa, z której również można poprzez przycisk  wskazać podmiot, do którego ma zostać wysłany SMS. Wybór podmiotu jest możliwy spośród Kontrahentów, Pracowników (w tym Właścicieli), Urzędów i Banków. Dla każdego kontrahenta dostępna jest lista jego aktywnych przedstawicieli wraz z ich numerami telefonów SMS.

Numer telefonu – pole do wpisania numeru telefonu, na jaki ma zostać wysłana wiadomość SMS. Przy wysyłaniu wiadomości program sprawdza poprawność wpisanego numeru. 

Do czasu wysłania wiadomości sms numer telefonu oraz treść podlegają edycji.

Na zakładce [Ogólne] formularza wiadomości SMS dostępne są przyciski:

Wyślij wiadomość SMS – przycisk dostęny tylko na dodawanej i roboczej wiadomości SMS, służy do wysłania wiadomości.

Zapisz zmiany <Ctrl+Enter> – przycisk służy do zapisania wiadomości, nie skutkuje wysłaniem SMS. W przypadku wiadomosci jeszcze nie wysłanych, SMS zostaje zapisany jako roboczy. Taki SMS jest widoczny na liście w kolorze zielonym, do czasu wysłania podlega edycji.

 Anuluj zmiany.

W dolnej części okna jest dostępna informacja, ile znaków pozostało do wykorzystania na przygotowywanym SMS. Jeden SMS zawiera 160 znaków. Po przekroczeniu liczby znaków dopuszczalnych w jednym smsie pojawi się dodatkowa informacja o ilości SMS, w których zostanie wysłany wpisany tekst. W takim przypadku w programie na liście będzie widoczna jedna wiadomość, natomiast podczas wysyłania zostanie podzielona na kolejne SMSy.

Nie zalecamy używania polskich znaków w wiadomości SMS, ponieważ w takiej sytuacji wiadomość SMS może zostać podzielona na większą liczbę smsów.

Poniżej znajduje się informacja odnośnie dostępnej ilości SMS na koncie użytkownika.

Na zakładce [Dokumenty] widoczne są dokumenty skojarzone, z poziomu których był wysyłany SMS.

Użytkownik może poprzez ikonę  wiązać SMSa z dokumentami wystawionymi w programie:

Z poziomu zakładki [Dokumenty] można również tworzyć i wiązać z SMSem kontakty i zadania CRM oraz dokumenty w module Obieg Dokumentów.  Zakładka [Dokumenty] jest aktywna również dla już wysłanych SMSów.

Wysyłanie SMS z poziomu formularza w programie:

Jeśli na formularzu można wybrać podmiot, zostanie on automatycznie uzupełniony w oknie dodawanej wiadomości SMS wraz z numerem telefonu. Przykładowo przy wysyłaniu SMS z poziomu Faktury Sprzedaży, w oknie sms podpowie się kontrahent wybrany na FA wraz z numerem telefonu SMS ustalonym uprzednio na jego karcie (menu Ogólne/ Kontrahenci).

Przed wysłaniem wiadomości SMS dokument zostaje automatycznie zapisany! Dlatego nie można wysłać wiadomości SMS z poziomu formularza dokumentu, którego nie można zapisać. W takim przypadku użytkownik otrzyma stosowny komunikat: Wydruk niemożliwy. Nie można zapisać formularza.

Wysyłanie SMS z poziomu listy:

Wysyłanie SMS z poziomu listy działa w trybie wysyłania seryjnego. W miarę możliwości do SMSów od razu przypisywany jest podmiot. Oznacza to, że:

W szablonie SMS zdefiniuje się wzorcową treść wiadomości, którą można wykorzystać przy wysyłaniu sms. Użytkownik może zdefiniować dowolną ilość szablonów dla każdej listy i formularza. Jeden z nich można określić jako Domyślny. Szablon domyślny podpowie się automatycznie po wybraniu opcji wysłania sms (bezpośrednio na formularzu operator może wybrać inny).

W treści sms można wykorzystać makra widoczne na rysunku poniżej (opcja jest dostępna pod prawym przyciskiem myszy). Wprowadzanie makr w treści szablonu jest uzasadnione tylko w przypadku smsów wysyłanych z poziomu formularza konkretnego podmiotu/ dokumentu. Wtedy podczas wysyłania wiadomości pod makra zostaną podstawione dane, np. w przypadku makra Numer dokumentu w wiadomości sms wysyłanej z poziomu Faktury Sprzedaży będzie widoczny numer tej Faktury. W przypadku smsów, gdzie nie jest możliwe powiązanie wiadomości z konkretnym dokumentem (na przykład smsy wysyłane z poziomu list), makra nie zostaną wypełnione danymi.

Dodatkowo w treści SMS istnieje możliwość użycia funkcji GetSQL. Za pomocą polecenia GetSQL można pobrać dodatkowe informacje, niedostępne w ramach standardowych makr.

Pod treścią sms znajduje się licznik już wykorzystanych znaków: Szablon zawiera .. znaków. Jest to liczba orientacyjna, podczas wysyłania sms po podstawieniu pod makra właściwych wartości ilość znaków może ulec zmianie.

Użytkownik może definiować szablony wiadomości SMS, które później można wykorzystywać przy wysyłaniu SMS. Dzięki temu nie musi każdorazowo przy wysyłaniu SMS ręcznie wpisywać powtarzających się treści.

Wysłanie SMS w programie jest możliwe prawie z każdej listy i formularza. Użytkownik może tworzyć odrębne szablony dla poszczególnych miejsc w programie.

Na wstążce (w górnym menu ikon) dostępny jest przycisk Wyślij SMS:

Po wciśnięciu strzałki na przycisku Wyślij SMS dostępna jest Konfiguracja szablonów SMS oraz lista już zdefiniowanych szablonów SMS:

Z poziomu konfiguracji użytkownik może dodawać i modyfikować szablony.

Przyciski dostępne w panelu konfiguracji szablonów SMS:

 Dodaj szablon

 Edytuj szablon

 Usuń szablon

 Podłącz szablon do procedury – można podpiąć szablon zdefiniowany dla innej procedury. Będzie widoczny z poziomu danego okna pod opcją Wyślij SMS.

 Odłącz szablon od procedury – po odłączeniu szablon nie będzie widoczny z poziomu danego okna pod opcją Wyślij SMS.

 Znajdź szablon

Na formularzu Kontrahenta, Pracownika, Właściciela, Urzędu i Banku (menu Ogólne) znajduje się pole służące do wpisania numeru telefonu komórkowego przeznaczonego dla wiadomości sms – Telefon SMS.

W przypadku kontrahenta obok pola z telefonem sms znajduje się opcja umożliwiająca wysłanie wiadomości sms. Dla kontrahenta można również zdefiniować indywidualne numery telefonów sms jego poszczególnych przedstawicieli (menu Ogólne/ Kontrahenci – karta kontrahenta, zakładka [Dodatkowe], tabela Przedstawiciele, formularz Przedstawiciela pole Telefon SMS). Można również zdefiniować indywidualny numer telefonu sms dla wiadomości wysyłanych poprzez automatyczną windykację należności w rozdziale CRM Plus.

Na liście kontrahentów z pośród kolumn dodatkowych można wybrać kolumnę Telefon SMS, podobnie na liście Przedstawicieli widocznej na karcie kontrahenta, na zakładce [Dodatkowe].

Telefon SMS – eksport i import kontrahentów z arkusza MS Excel

Na liście kontrahentów (menu Ogólne/ Kontrahenci) w lewym dolnym rogu okna jest dostępna opcja eksportu kontrahentów do arkusza MS Excel  . Podczas eksportu danych do arkusza wysyłana jest również informacja o numerze telefonu SMS (kolumna TelefonSMS). Funkcja może być wykorzystana do uzupełnienia numeru telefonu sms na podstawie numeru telefonu wpisanego wcześniej w innym polu. W tym celu wystarczy wysłać dane kontrahentów do arkusza i skopiować wartość z kolumny Telefon lub Telefon2 do kolumny TelefonSMS. Następnie na liście kontrahentów wykonać import z arkusza MS Excel z opcją aktualizacji danych dla istniejących kontrahentów (przycisk ).

Obsługa SMS przebiega na zasadzie pre-paid. Użytkownik najpierw musi wykupić pakiet SMS, a dopiero potem może wysyłać wiadomości z poziomu programu. Po zakupie pakietu zostaje zwiększona pula jego SMS, z której może korzystać. Ilość smsów, jaka jeszcze pozostała do wykorzystania, jest widoczna na formularzu sms.

W menu CRM w sekcji w sekcji SMS jest dostępny przycisk  umożliwiający zakup pakietów SMS:

Zamawiana ilość – należy podać, ilość pakietów sms jaką użytkownik chce zamówić. Jeden pakiet umożliwia wysłanie 300 wiadomości.

Cena brutto – cena jednego pakietu zawierającego 300 smsów.

Wartość zamówienia – wyliczona w oparciu o cenę pakietu i wskazaną ilość.

Płatność za zamówienie jest realizowana przez serwis płatności on-line DotPay. Jeśli zakup się powiedzie, użytkownik może rozpocząć wysyłanie smsów.

Poprzez Comarch ERP Optima można wysyłać wiadomości sms, dzięki czemu użytkownicy mogą automatycznie informować swoich Klientów o nieuregulowanych płatnościach, informować ich o stanie realizacji ich zamówień, itp.

W menu CRM na wstążce znajduje się grupa SMS:

Aby możliwe było wysyłanie wiadomości sms należy przeprowadzić konfigurację oraz wykupić pakiet.

Konfiguracja SMS opisana jest szczegółowo w artykule o konfiguracji SMS.

Stosuj filtry obowiązkowe

Parametr administracyjny – jest widoczny tylko po zalogowaniu się w programie na użytkownika posiadającego uprawnienia administratora. Jego zaznaczenie powoduje włączenie mechanizmu filtrowania na listach, na których zostały zdefiniowane przez administratora filtry obowiązkowe.

Jak działa mechanizm filtrów obowiązkowych?

Filtry obowiązkowe służą do ukrywania zadanych obszarów danych przed zadanymi operatorami. Takie ukryte obszary może definiować jedynie operator posiadający status Administratora. Możemy na przykład zdefiniować, aby pewien operator mógł widzieć zapisy kasowe i zdarzenia dotyczące tylko wybranego rejestru.

Posiadając uprawnienia administratora definiujemy na liście zapisów kasowych i preliminarzu filtry obowiązkowe dla żądanego operatora. Filtr ten jest stosowany bez zgody, a nawet wiedzy zainteresowanego.

Po zalogowaniu operator (O) nie zobaczy na liście (L) tych danych, które nie spełniają filtra (F).

 Blokada dostępu do listy operatorów na ekranie logowania

Parametr administracyjny – jest widoczny tylko po zalogowaniu się w programie na użytkownika posiadającego uprawnienia administratora. Jego zaznaczenie powoduje zablokowanie rozwijalnej listy operatorów na oknie logowania do Comarch ERP Optima oraz Comarch ERP Optima Analizy BI.

Wymuszaj hasła operatorów

Parametr administracyjny – jest widoczny tylko po zalogowaniu się w programie na użytkownika posiadającego uprawnienia administratora. Jego zaznaczenie powoduje konieczność ustawienia hasła dla każdego operatora w programie.

Blokada uruchomienia aktualizacji po nadejściu powiadomienia

Jest to blokada automatycznej aktualizacji programu Comarch ERP Optima. Jeżeli parametr jest zaznaczony wówczas po kliknięciu w komunikat otwiera się strona www.erp.comarch.pl/dla-klientów.

Domyślna nazwa pliku dla eksportowanych/wysyłanych wydruków

Po uzupełnieniu pola Domyślna nazwa pliku dla eksportowanych/wysyłanych wydruków, określony w nim schemat nazewnictwa plików z wydrukami wykorzystywany będzie w przypadku wydruków mających nieuzupełnioną nazwę pliku na formularzu definicji wydruku. W tym polu można wstawić odwołanie do zmiennej dynamicznej, przy czym dostępne są jedynie zmienne globalne. Chcąc w nazwie pliku wykorzystać zmienne dostępne dla określonych dokumentów bądź list, należy schemat nazw plików takiego wydruku zdefiniować bezpośrednio na formularzu definicji tego wydruku. Jeżeli w definicji nazwy pliku z wydrukiem użyto wyłącznie parametrów dynamicznych które nie zwracają w określonej sytuacji żadnych wartości, jako nazwa dla tworzonego pliku podpowiada się domyślna nazwa eksportowanego wydruku.

Opcja Blokady atrybutów jest bezpośrednio związana z modułem Biuro Rachunkowe. Daje możliwość ograniczenia niektórym użytkownikom dostępu do informacji znajdujących się w tym module dla. Na zakładce [Blokady atrybutów], w formie „drzewa” widoczna jest lista atrybutów z podziałem na grupy. Administrator systemu ma możliwość założenia innym użytkownikom blokady na:

podgląd atrybutu – operator wówczas w ogóle nie będzie widział w module Biuro Rachunkowe takiego atrybutu,

zmianę wartości atrybutu – operator będzie widział atrybut, ale nie będzie mógł zmienić jego wartości.

Ustalenie parametrów pracy operatora 

Zakładka [Informacje] służy do zadeklarowania, jakie wiadomości wyświetlane będą w oknie Informacje bieżące. Informacje do bazy są wprowadzane z poziomu Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ Informacje/ Informacje bieżące. Dla każdego operatora istnieje możliwość zdefiniowania odrębnego zestawu wiadomości wyświetlanych w oknie Informacje bieżące, poprzez zaznaczenie na zakładce Informacje tych pozycji (modułów lub konkretnych wiadomości), które dotyczą operatora, którego kartę mamy aktualnie otwartą.

Analogicznie jak w przypadku procedur, program pozwala na indywidualne ustalenie operatorom zakazów dostępu do poszczególnych baz danych. Funkcja ta może być szczególnie przydatna w biurach rachunkowych, gdzie za prowadzenie księgowości każdej firmy odpowiedzialny jest określony pracownik.

Blokowanie dostępu polega na zaznaczeniu bazy  na liście widocznej z poziomu zakładki. Lista obsługiwana jest przez klawisze <CTRL>+<A> (zablokuj wszystkie), <CTRL>+<O> (odblokuj wszystkie).

Dla baz, do których dostęp nie został zablokowany istnieje możliwość zaznaczenia parametru Przypomnienie, co pozwoli na kontrolę przypomnień wprowadzanych w module Comarch ERP Optima CRM.

Na zakładce [Bazy] możliwe jest również wskazanie na jakie moduły ma się logować i z jakiego serwera klucza ma korzystać Operator podczas logowania do określonej bazy firmowej. Służą do tego kolumny: Ustawienia ogólne, Serwer klucza oraz kolumny z wszystkimi modułami Comarch ERP Optima.

Serwer klucza określony na zakładce [Bazy] na formularzu operatora ma pierwszeństwo przed serwerem wskazanym jako Dedykowany serwer klucza dla bazy firmowej (Konfiguracja Firmy/ Ogólne/ Parametry) oraz serwerem klucza wskazanym na oknie logowania. Z kolei moduły wybrane na zakładce [Bazy] na formularzu operatora mają pierwszeństwo przed określonymi na zakładce [Ogólne] na formularzu operatora. Zaznaczenie opcji Ustawienia ogólne powoduje odznaczenie zaznaczonych na zakładce [Bazy] modułów i pobieranie podczas logowania modułów określonych na zakładce [Ogólne] na formularzu operatora.