Dokumenty

Dla dokumentów typu EMAIL – wątek mailowy, WP – wiadomość przychodząca, WW – wiadomość wychodząca – właściwych dla modułu CRM, możemy w tym miejscu określić schemat numeracji oraz serię. Definiowanie schematów numeracji oraz serii jest możliwe z poziomu Konfiguracja Program/ Definicje dokumentów/ CRM.

Parametry

Baza firmowa Biura Rachunkowego – w tym miejscu należy wskazać, która baza danych jest firmową bazą Biura Rachunkowego. Po wybraniu bazy danych, w tej bazie danych, będzie można przypisać do karty kontrahenta (Klienta Biura Rachunkowego) odpowiadającą mu bazę danych.

Zakończ pracę aplikacji RCP po minutach bezczynności – domyślnie ustawiony jest czas bezczynności na 60 minut (1 godzinę) i dotyczy wszystkich użytkowników Comarch ERP Optima i modułu Biuro Rachunkowe. Parametr o zmianie czasu bezczynności możliwy jest do zmiany tylko dla operatora o statusie administratora. Każdy inny operator widzi parametr ale nie ma możliwości jego modyfikacji. Działanie parametru jest następujące: jeśli w ciągu godziny nie będzie aktywności operatora w programie to w konfiguracji w zakładce Czas pracy czas zakończenia zapisywany jest jako ostatni czas aktywności operatora zarejestrowany w programie.

Katalog dla kopii bezpieczeństwa baz danych – w tym miejscu należy wskazać katalog, w którym automatycznie będą zapisywane kopie bezpieczeństwa podczas procesu archiwizacji i konwersji baz danych w module Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe.

Katalog IBARD do przechowywania kopii elektronicznych wydruków udostępnianych do BI Point – w tym polu istnieje możliwość wskazania folderu w Comarch IBARD służącego do przechowywania kopii elektronicznych wydruków udostępnianych w BI Point. Plik z wydrukiem udostępniany do BI Point jest zapisywany w archiwum wydruków na Comarch IBARD i udostępniany Klientowi Biura Rachunkowego.

Kategorie czasu pracy

Użytkownik określa rodzaje zadań, jakie będą wykonywane w biurze rachunkowym. Definiowanie kategorii polega na wskazaniu Kodu, Nazwy kategorii oraz przypisaniu stawki godzinowej za określony rodzaj czynności.

Grupy Atrybutów

Jest to lista wyświetlająca zdefiniowane grupy atrybutów. Grupy porządkują pewne informacje znajdujące się w bazie danych lub opisujące bazę danych.

Lista grup atrybutów w konfiguracji pozwala na dodawanie nowych lub usuwanie istniejących grup (pod warunkiem, że do grupy nie są przypisane żadne atrybuty).

Czas pracy

Informacje znajdujące się w tej części związane są z funkcją Rejestrator czasu pracy, z której można skorzystać użytkując moduł Biuro Rachunkowe

W tym miejscu zapisywane są kolejne sesje użytkownika, podczas pracy z programem Comarch ERP Optima, ewidencjonowane przez Rejestrator czasu pracy. W oknie widoczne są informację o pracy poszczególnych operatorów w zadanym przedziale czasowym.

Parametr Ukryj zapisy z czasem pracy poniżej 1 minuty jest domyślnie zawsze zaznaczony. Parametr jest aktywny dla każdego operatora. Jeśli parametr jest zaznaczony to wszystkie wpisy, które mają tę samą datę i godzinę są ukryte. Odznaczenie parametru powoduje, że wyświetlane są wpisy z tą samą datą i godziną rozpoczęcia i zakończenia czasu pracy – czyli np. wszystkie przelogowania między bazami (jeśli nastąpiły w okresie krótszym niż 1 minuta) lub operacje seryjne z BR.

Lista sesji składa się z następujących kolumn:

Firma – informacja o firmie, która jest obsługiwana przez użytkownika,
Rozpoczęcie, zakończenie – informacja o dacie i godzinie pracy użytkownika,
Typ – określa sposób w jaki był rejestrowany czasu pracy w danej sesji:
A – oznacza, automatyczne rejestrowanie czasu pracy,
R – oznacza, że czas pracy został zarejestrowany ręcznie

Na liście dostępne są następujące przyciski:

– umożliwia dodanie nowej sesji,

– służy do podglądu i edycji czasu pracy,

– pozwala na usunięcie wcześniej zarejestrowanego czasu pracy.

Dodawanie, modyfikacja czasu pracy odbywa się poprzez uzupełnienie formularza zatytułowanego Czas pracy. Formularz ten zawiera następujące pola:

Operator – pole nie podlegające edycji,

Firma – można wpisać firmę z ręki lub klikając w przycisk Firma wybrać z listy,

Kategoria – jest to pole wymagane, ale nie uzupełniane z automatu, by użytkownik świadomie przy uzupełnianiu ręcznym sesji wybrał z listy odpowiednią kategorię,

Rozpoczęcie – dwie kontrolki: data i godzina,

Zakończenie – dwie kontrolki: data i godzina, przy czym data i godzina zakończenia musi być starsza niż Rozpoczęcia,

Ręczna – check zaznaczony – sesja ręczna, brak checka – sesja automatyczna.

Dostępne są również przyciski: Zachowaj zmiany – , Anuluj zmiany – .

Formularz sesji czasu pracy

Atrybuty

Atrybuty to lista klas informacji charakteryzujących bazę danych znajdującą się w programie Comarch ERP Optima i które będą widoczne w module Biuro Rachunkowe. Każda z tych klas informacji jest przypisana do określonej kategorii (grupy) informacji.

Formularz atrybutu składa się z zakładki [Ogólne], na której znajdują się następujące pola:

Nazwę – nazwa atrybutu,
Opis – opis atrybutu,
Grupa– grupa, do której przypisany jest dany atrybut,
Typ – określa w jaki sposób będzie wyrażona informacja. Może być to: Tekst, Lista, Lista SQL, SQL-BazaBR, SQL-Konfiguracja, SQL-Firma,
Format – może przyjmować wartości: Tekst; Notatka; Data; 1234;1234.56;1234.5678, Telefon, E-mail, Strona WWW,
Wartość domyślna – umożliwia, przypisanie dla danego atrybutu wartości domyślnej.

Dodatkowo istnieje możliwość zaznaczenia parametru:

Wartości miesięczne – decyduje, czy dana informacja jest istotna w ujęciu miesięcznym,
Pamiętaj historie zmian – zaznaczenie spowoduje, ze wszystkie zmiany dokonywane przez użytkownika będę zapamiętywane i widoczne dla użytkownika,
Nieaktywny– oznacza, ze atrybut przestanie być wyświetlany w module Biuro Rachunkowe.

Jeśli na zakładce [Ogólne] zostanie wybrany TYP atrybutu: Lista, Lista SQL, Wartość SQL wówczas na formularzu atrybutu dostępna jest druga zakładka. Dla określonych TYPOW pojawia się następujące zakładki:

[Lista] – Pozycje listy, na której można zdefiniować możliwe wartości atrybutu.
[Lista SQL], [SQL] – BazaBR, SQL-Konfiguracja, SQL-Firma – SQL, na której można wpisać zapytanie SQL.

Operator

W podgałęzi Operator należy wpisać akronim Operatora oraz jego hasło do programu Comarch ERP Optima, jeśli do logowania używa hasła.

Harmonogramy

W podgałęzi Harmonogramy widoczne są wszystkie bazy firmowe podpięte do bazy konfiguracyjnej, na której obecnie pracujemy. Dla każdej z baz możemy włączyć automatyczną synchronizację oraz określić w jakich godzinach oraz z jaką częstotliwością synchronizacja będzie się odbywać.

Przycisk wywołuje listę logów z operacji wykonywanych przez Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych z włączonym filtrowaniem do automatu synchronizacji.

Na dole okna znajduje się sekcja z informacją o stanie uruchomienia usługi Serwis Operacji Automatycznych wraz z przyciskiem odsyłającym do okna konfiguracji usługi SOA (Konfiguracja Stanowiska/ Serwis Operacji Automatycznych/ Parametry) w razie gdyby usługa SOA nie była uruchomiona. W przypadku Comarch ERP Optima w modelu usługowym sekcja ta nie jest dostępna.

Automat synchronizacji

Automatyczna synchronizacja danych jest możliwa między Comarch ERP Optima a aplikacjami integralnymi: Comarch e-Sklep/wszystko.pl, Comarch ERP XL (w przypadku programu Comarch ERP Optima oddziałowej), Comarch ERP Optima Detal lub Comarch ERP Mobile. Wymiana danych polega na eksporcie i imporcie danych, zgodnie z ustawieniami konfiguracyjnymi zdefiniowanymi w Comarch ERP Optima (na zasadach opisanych przy synchronizacji ręcznej). Synchronizacja automatyczna uruchamiana jest na serwerze, na którym zainstalowana jest Comarch ERP Optima.

Przed uruchomieniem automatycznej synchronizacji danych należy skonfigurować usługę Comarch ERP Optima Serwis Operacji Automatycznych z poziomu Konfiguracji Stanowiska/ Serwis Operacji Automatycznych/ Parametry. Każda zmiana parametrów automatu synchronizacji powoduje restart usługi Serwis Operacji Automatycznych w przypadku, gdy usługa jest uruchomiona na tym komputerze. Jeżeli usługa jest uruchomiona na innym komputerze, restart usługi należy przeprowadzić na tamtym stanowisku samodzielnie.

Gałąź Serwis Operacji Automatycznych w Konfiguracji Stanowiska nie jest dostępna w przypadku programu w wersji usługowej. Użytkownicy korzystający z takiej wersji oprogramowania powinni od razu skonfigurować Automat synchronizacji.

Zastosowanie makra w nazwie pozcyji

Definiując wzorzec faktury cyklicznej, na której będą znajdować się usługi, jest możliwość zdefiniowania nazwy usługi tak, by podczas wpisywania jej na dokument program automatycznie podstawiał odpowiednie dane, odbywa się to za pomocą makra w nazwie pozycji.

Możliwość wykorzystywania makr dotyczy tylko nazwy usługi, co wiąże się z tym, że na formularzu takiej usługi należy zaznaczyć parametr: Pozwól na edycję nazwy na fakturze a następnie na wzorcu należy wpisać nazwę z wykorzystaniem makra. Podczas generowania faktury wg wzorca program pod makra wstawi odpowiednią wartość.

Uwaga

Podstawianie danych w nazwie usługi będzie wykorzystywana tylko na wzorcu faktury cyklicznej.

Na wzorzec faktury cyklicznej jest możliwość wprowadzenia następujących makr:

@PM – poprzedni miesiąc

@MC – bieżący miesiąc

@NM – następny miesiąc

@PMSL – poprzedni miesiąc słownie

@MCSL – bieżący miesiąc słownie

@NMSL – następny miesiąc słownie

@KWARTAL – kwartał (I, II, III, IV)

@PROK – poprzedni rok

@ROK – bieżący rok

@NROK – następny rok

W trakcie generowania faktur, jeśli nazwa zawiera makra – program podstawia odpowiednie dane. Miesiąc, rok i kwartał określane są na podstawie daty sprzedaży ze wzorca.

Jeśli na wzorcu jest podana konkretna data sprzedaży to pobierany jest miesiąc/ rok/kwartał z tej daty i w zależności od wykorzystanego makra podstawione są dane.

Jeśli na wzorcu wybrana jest opcja „data bieżąca” to wartości makra określane są na podstawie daty bieżącej z chwili generowania faktur.

Na przełomie roku zestawienie makr poprzedni miesiąc i bieżący rok, działa w sposób opisany poniżej

Przykład

Jeżeli w nazwie pozycji na Fakturze cyklicznej wpiszemy: „Abonament za @PMSL (poprzedni miesiąc słownie) @ROK (bieżący rok)” i podczas generowania faktur, data generowania będzie ustawiona na styczeń 2019 r., to na utworzonej Fakturze sprzedaży nazwa usługi będzie: „Abonament za grudzień 2018.”