Dokumenty w walucie obcej
Wielowalutowość obejmuje możliwość rejestracji płatności w walucie oraz rozliczania tych płatności poprzez wpłaty dokonywane w kasie gotówkowej (lub rachunku bankowym).
Na podstawie dokonanych rozliczeń program potrafi wyliczyć oraz zaksięgować kwotę różnic kursowych.
W Preliminarzu istnieje możliwość rejestracji płatności w walucie. Zdarzenie w Preliminarzu ma możliwość określenia kwoty walutowej, waluty dokumentu, waluty rozliczenia, kursu i kwoty złotówkowej.
Zapisy kasowe/bankowe umożliwiają realizację zapłat za zdarzenia walutowe. Należy tu zaznaczyć, że nie jest to równoznaczne z rejestracją operacji prowadzonych w kasie walutowej, a jest to jedynie możliwość rozliczania zdarzeń walutowych zapisami złotówkowymi. Typową operacją obsługiwaną w tym modelu jest zlecenie bankowi dokonania zapłaty w walucie na konto kontrahenta, za co bank obciąża nasz rachunek prowadzony w złotówkach. Zapisy mają możliwość określenia waluty rozliczenia, kursu i kwoty w walucie do rozliczenia.
Program pozwala na dokonanie rozliczenia pomiędzy dwoma dokumentami kasowymi/ bankowymi mającymi identyczną walutę rozliczenia.
Fakt rozliczenia powoduje powstanie różnicy kursowej. Dla potrzeb księgowych rozliczenie walutowe jest równoznaczne z dokumentem różnicy kursowej – dokument taki podlega księgowaniu.
Konfiguracja
Listę walut definiuje użytkownik w Konfiguracji programu/ Ogólne/ Waluty.
Aby możliwe było wystawianie i prawidłowe przeliczanie wartości dokumentu dla każdej waluty należy zdefiniować kurs. W systemie może funkcjonować kilka typów kursów (np. kurs w banku PKO BP S.A., kurs średni NBP itp.). Rodzaje kursów, które są wykorzystywane w firmie definiuje użytkownik z poziomu Konfiguracji programu/ Ogólne/ Typy kursów walut. Jeden z nich musi być kursem domyślnym i jest proponowany na każdym nowym dokumencie w walucie.
Określenie notowania na dany dzień jest możliwe z poziomu listy walut po wciśnięciu przycisku 
.
Jeśli parametr jest aktywny – program proponuje ostatnio ustalony kurs, jeśli nie – przy próbie wystawienia dokumentu w walucie informuje użytkownika o braku aktualnego kursu i proponuje kurs ręczny 1:1.
Zapisy kasowe/bankowe
Na liście zapisów kasowych/bankowych dostępne jest pole Waluta, w którym można wybrać:
- Jedną ze zdefiniowanych walut – wówczas lista zostanie zawężona do zapisów w danej walucie (w tym również PLN).
- Wszystkie – lista zawiera wszystkie zapisy kasowe, niezależnie od waluty.
W zależności od wybranej opcji różnie działa funkcja sumowania wyfiltrowanych zapisów:
- Jeśli wybrana jest konkretna waluta – w nagłówku kolumny pojawia się suma wyfiltrowanych zapisów w walucie oraz w przeliczeniu na PLN wg kursu zadeklarowanego na poszczególnych zapisach.
- Jeśli wyświetlane są wszystkie zapisy (niezależnie od waluty) – w nagłówku kolumny pojawia się suma wyfiltrowanych zapisów w PLN wyliczona wg kursów podanych na poszczególnych zapisach.
Na Formularzu zapisu kasowego/bankowego istnieje możliwość zadeklarowania waluty. Przy dodawaniu zapisu do rejestru w PLN, jako waluta dokumentu podpowiadana jest domyślna waluta przypisana na karcie kontrahenta wybranego na zapisie. W przypadku dodawania zapisu do rejestru walutowego, na dokumencie zawsze ustawiana jest waluta tego rejestru.
Na zapisach bankowych importowanych z pliku z banku oraz za pomocą usługi sieciowej (webservice) waluta dokumentu ustawiana jest zgodnie z walutą rejestru, do którego jest wykonywany import (działanie jest niezależne od domyślnej waluty przypisanej na karcie kontrahenta).
Jeśli użytkownik wprowadza zapis w walucie obcej lub wybierze walutę obcą jako walutę rozliczenia, wówczas na zakładce [Rozliczenia] pojawiają się pola:
Niezależnie od tego, czy dokument jest wprowadzany do rejestru złotówkowego czy walutowego, dla każdego wprowadzonego zapisu oraz płatności zapamiętywane są dwie wartości: w walucie oraz w PLN. Na podstawie wartości złotówkowych w trakcie rozliczania dokumentów program wylicza różnice kursowe (niezależnie od tego, w jakim rejestrze zostały wprowadzone).
Typ kursu – typ kursu waluty (podstawowy, NBP, ręczny itp.) można wybrać po rozwinięciu listy. Lista dostępnych typów jest pobierana z Konfiguracji programu. Po wybraniu rodzaju kursu obok wyświetlana jest jego wartość na dzień wystawienia zapisu. Wartość kursu nie jest dostępna dla Użytkownika (pobierana jest z konfiguracji programu).
Wyjątkiem jest kurs ręczny, dla którego można wpisać notowanie bezpośrednio z poziomu formularza.
Jeśli użytkownik wybierze kurs nieokreślony – nie musi podawać konkretnego przelicznika (notowania), ale może wpisać wartość kwoty w walucie przeliczonej na PLN bezpośrednio w przeznaczone na to pole:
Kwota – kwota w walucie pobierana jest z pola kwota w górnej części formularza. Obok widoczna jest wartość w PLN wyliczona wg podanego kursu waluty. Istnieje możliwość zmiany zarówno kwoty w walucie (wówczas przeliczona zostanie kwota w PLN), jak i kwoty w PLN (wówczas przeliczona zostanie wartość w walucie). Wyjątek stanowi kurs nieokreślony, gdzie program nie stosuje żadnego przelicznika.
Pola Rozliczono i Pozostaje nie są dostępne dla użytkownika, a widoczne tam wartości są wyliczane na podstawie wprowadzonych rozliczeń.
Preliminarz płatności
Obsługa walut w Preliminarzu płatności została wprowadzona w sposób analogiczny jak w przypadku zapisów kasowych/ bankowych.
Na zakładkach zawierających listę zdarzeń dostępne jest pole Waluta, które umożliwia filtrowanie zdarzeń w zależności od waluty.
Na Formularzu zdarzenia, z poziomu zakładki [Rozliczenia], istnieje możliwość zdefiniowania waluty dokumentu i rozliczenia dla zdarzenia oraz:
- Typu kursu – w przypadku podania zdefiniowanego wcześniej typu kursu,
- Notowania – w przypadku kursu ręcznego,
- Wartości w przeliczeniu na PLN – w przypadku kursu nieokreślonego.
Rozliczenia i kompensaty
Rozliczenie/ kompensata dokumentów jest możliwa tylko w sytuacji, gdy obydwa dokumenty mają taką samą walutę rozliczenia. Podczas dodawania zapisu rozliczającego lista proponowanych dokumentów jest domyślnie zawężana do zapisów/ zdarzeń dla danego kontrahenta w takiej samej walucie rozliczenia, jaką posiada dokument rozliczany.
Podczas automatycznego rozliczania dokumentów kasowych (Kasa/Bank/ Dokumenty nierozliczone) – należy wybrać walutę rozliczenia obowiązującą na dokumentach, które będą rozliczane.
Podczas rozliczania dokumentów wystawionych w walucie obcej automatycznie wyliczane są różnice kursowe.
Różnice kursowe
Różnice kursowe są wyliczane przez program automatycznie.
Lista różnic dostępna jest w menu Kasa/ Bank/ Różnice kursowe.
Listę różnić kursowych można zawęzić do dokumentów z określonego zakresu dat. W tym celu należy zaznaczyć parametr Zakres dat oraz wskazać odpowiednie daty Od – Do
Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski obsługi listy, opisane szczegółowo tutaj.
Dodatkowo dostępne są m. in. następujące przyciski:
– Księguj dokumenty – istnieje możliwość zaksięgowania dokumentu różnicy kursowej (w zależności od rodzaju prowadzonej księgowości do Księgi Podatkowej, Księgi Handlowej lub Ewidencji Ryczałtowej).
Na Formularzu dokumentu wyliczone kwoty nie są edytowalne. Jedyne, co użytkownik może zmienić (do chwili zaksięgowania dokumentu), to schemat numeracji dokumentu i numer kolejny.
Z poziomu formularza możliwe jest podglądnięcie dokumentów, na podstawie których wyliczone zostały różnice kursowe. Obok konkretnych dokumentów znajdują się przyciski z lupką, których wciśnięcie spowoduje wyświetlenie odpowiedniego formularza.
W przypadku korzystania z Księgowości kontowej, na formularzu różnicy kursowej istnieje możliwość wskazania kont Wn oraz Ma, które mogą zostać wykorzystane podczas tworzeniu schematów księgowych.
Po zaksięgowaniu dokumentu różnicy kursowej (dotyczy to zarówno księgowości kontowej, jak i podatkowej), na formularzu pojawia się odwołanie do zaksięgowanego dokumentu – użytkownik ma możliwość podglądu.
Zasady powstawania dokumentów różnic kursowych:
- Różnica kursowa jest wyliczana automatycznie w chwili rozliczenia dwóch dokumentów kasowych w takiej samej walucie i innym notowaniem.
- Dokument nie jest edytowalny – wartości są wyliczane przez program.
- W chwili zmiany kursu na rozliczanym zapisie kasowym – automatycznie zmienia się wartość wyliczonej różnicy kursowej.
- W chwili usunięcia rozliczenia z poziomu zapisu kasowego/ zdarzenia – automatycznie kasowany jest dokument różnicy kursowej.
- Zmiana notowania oraz usuwanie rozliczeń jest blokowane w chwili zaksięgowania dokumentu różnicy kursowej.
- Jeśli płatność jest rozliczana w kilku ratach (np. jedna Faktura Sprzedaży jest rozliczana kilkoma wpłatami KP) – dla każdego rozliczenia tworzony jest odrębny dokument różnicy kursowej.
Inne dokumenty kasowe
Istnieje również możliwość generowania innych dokumentów w walutach obcych: Not odsetkowych, Ponagleń zapłaty oraz Potwierdzeń salda.
Dokumenty te są wyliczane na podstawie wprowadzonych wcześniej zapisów i zdarzeń. Należy pamiętać, że:
- Dokumenty te mogą być generowane tylko na podstawie zapisów/ zdarzeń zarejestrowanych w takiej samej walucie.
- Jeśli dokumenty te są generowane w walucie obcej – oprócz jej symbolu należy podać typ kursu oraz notowanie.
- Wyliczona na tej podstawie wartość PLN jest przenoszona do księgowości (w przypadku Not odsetkowych).