Fakturowanie jedną usługą
W wielu firmach na fakturze dla klienta nie ma potrzeby wykazywania poszczególnych części i czynności związanych z wykonywanym zleceniem. W związku z tym moduł Comarch ERP Optima Serwis umożliwia fakturowanie czynności i części przy pomocy jednej usługi, której koszt i wartość jest wyliczana w oparciu o usługi i części określone na zleceniu. Użytkownik ma możliwość:
- fakturowania czynności i części jedną usługą łącznie,
- fakturowania dwoma usługami: odrębnie czynności, odrębnie części,
- fakturowania usług jedną czynnością, a części indywidualnie,
- fakturowania czynności indywidualnie, a części jedną usługą.
Ustawienia
Parametry w konfiguracji
Aby fakturować czynności i części powiązane ze zleceniami serwisowymi zbiorczo za pomocą usług należy w System/ Konfiguracja/ Firma/ Serwis/ Parametry zaznaczyć opcje Fakturowanie zbiorcze czynności oraz Fakturowanie zbiorcze części. Użytkownik ma możliwość zdefiniowania domyślnej usługi z cennika, którą mają być fakturowane czynności i części. Po zaznaczeniu parametru Ustaw domyślne wprowadzone tutaj ustawienia są przenoszone na zlecenia serwisowe.
- Parametr o domyślnym ustawieniu można zaznaczyć tylko w przypadku, gdy zaznaczony jest równocześnie parametr o zbiorczym fakturowaniu czynności/ części.
- Jeśli parametr o ustawieniu domyślnym jest odznaczony, wtedy na każdym dodawanym zleceniu pojawia się parametr o fakturowaniu zbiorczym, ale jest odznaczony. W efekcie domyślne ustawienie jest takie, że fakturowane są poszczególne czynności/ części, ale Użytkownik może to zmienić (zaznaczyć fakturowanie zbiorcze).
- Jeśli parametr o ustawieniu domyślnym jest zaznaczony, wtedy na każdym nowym zleceniu od razu zaznaczony jest parametr o fakturowaniu zbiorczym czynności/ części. Użytkownik dla danego zlecenia może to ustawienie zmienić.
Lista czynności
Po włączeniu w System/ Konfiguracja/ Firma/ Serwis/ Parametry opcji Zbiorcze fakturowanie czynności oraz zaznaczeniu opcji Ustaw domyślne– na liście czynności zlecenia serwisowego zaznaczany jest parametr Zbiorcze fakturowanie czynności. Opcja umożliwia określenie usługi, za pomocą której będą fakturowane czynności skojarzone ze zleceniem. Do fakturowania zbiorczego proponowana jest usługa wskazana w konfiguracji, użytkownik może ją zmienić. Po zafakturowaniu pierwszej czynności parametr jest blokowany do edycji.
Przy włączonej opcji fakturowania zbiorczego parametr występujący na formularzu czynności Uwzględniaj na FA/ PA staje się niewidoczny dla użytkownika – domyślnie, wszystkie czynności zostaną zafakturowane przy pomocy jednej usługi, stąd kolumna Fakturować znajdująca się na liście czynności nie jest uzupełniania.
Lista części
Po włączeniu w System/ Konfiguracja/ Firma/ Serwis/ Parametry opcji Fakturowanie zbiorcze części oraz zaznaczeniu opcji Ustaw domyślne – na liście części zlecenia serwisowego zaznaczany jest parametr Zbiorcze fakturowanie części. Opcja umożliwia określenie usługi, za pomocą której będą fakturowane części wykorzystywane przy realizacji zlecenia. Do fakturowania zbiorczego proponowana jest usługa wskazana w konfiguracji, użytkownik może ją zmienić. Po wydaniu dokumentem Rozchód Wewnętrzny jakiejkolwiek części parametr jest blokowany do edycji.
Przy włączonej opcji fakturowania zbiorczego parametr występujący na formularzu części Uwzględniaj na FA/ PA staje się niewidoczny dla użytkownika – domyślnie, wszystkie części zostaną zafakturowane przy pomocy jednej usługi, stąd kolumna Fakturować znajdująca się na liście części nie jest uzupełniania.
Fakturowanie
Użytkownik ma możliwość decydowania, w jaki sposób zafakturować dane zlecenie. Poprzez fakturowanie zbiorcze może:
- Zdefiniować tą samą usługę na liście czynności i na liście części. Na Fakturę Sprzedaży/ Paragon zostanie przeniesiona jedna usługa, a jej koszt i wartość będzie sumą kosztu i wartości wszystkich części i czynności związanych ze zleceniem.
- Zdefiniować na liście czynności i części różne usługi – wtedy odrębnie fakturowane będą czynności (jedną usługą), a odrębnie części (inną usługą).
- Może także fakturować czynności jedną wspólną usługą, natomiast części indywidualnie (wówczas części przeznaczone do zafakturowania zostaną rozchodowane dokumentem Wydanie Zewnętrzne, pozostałe przy pomocy Rozchodu Wewnętrznego).
- Można także fakturować tylko części przy pomocy jednej usługi ustalonej na liście części, a czynności indywidualnie (na FA zostaną przeniesione tylko te czynności, które na kartach mają zaznaczony parametr Uwzględniaj na FA/ PA).
Fakturowanie zbiorcze czynności:
- Na Fakturę Sprzedaży/ Paragon przenoszona jest jedna usługa wskazana na zakładce [Czynności] zlecenia serwisowego:
- Wartość usługi stanowi suma wartości wszystkich czynności pochodzących ze zlecenia,
- Koszt usługi to suma kosztu wszystkich czynności zlecenia.
- Czynności wykonane przy realizacji zlecenia, po zafakturowaniu zbiorczą usługą otrzymują na liście czynności status FA.
- W oknie Wartość zlecenia (dla kosztorysowania – dostępnym w górnym pasku zadań z poziomu formularza zlecenia) Czynności fakturowane zbiorczo wykazywane są w pozycji Usługi na FA/ PA.
- Czynności fakturowane zbiorczo uwzględniane są w kolumnach Netto FA/ Brutto FA ( widocznych z poziomu listy zleceń).
Fakturowanie zbiorcze części:
- Na Fakturę Sprzedaży/ Paragon przenoszona jest jedna usługa wskazana na zakładce [Części] zlecenia serwisowego:
- Wartość usługi jest sumą wartości wszystkich części pochodzących ze zlecenia,
- Koszt usługi to wartość Rozchodu Wewnętrznego wygenerowanego na te części.
- Podczas tworzenia FA/ PA wszystkie części pobrane do realizacji zlecenia są rozchodowane dokumentem Rozchód Wewnętrzny.
- W oknie Wartość zlecenia (dla kosztorysowania – dostępnym w górnym pasku zadań z poziomu formularza zlecenia). Części fakturowane zbiorczo wykazywane są w pozycji Części na FA/ PA.
- Części fakturowane zbiorczo uwzględniane są w kolumnach Netto FA/ Brutto FA (widocznych z poziomu listy zleceń).
Warunki zbiorczego fakturowania wielu zleceń:
- Jeżeli na zaznaczonych do zafakturowania jednym dokumentem FA zleceniach wskażemy usługę zbiorczą/ usługi zbiorcze dla czynności wykonanych przy realizacji tych zleceń oraz dla wszystkich wykorzystanych przy realizacji tych zleceń części wskazane zostaną usługi zbiorcze to na dokumencie FA/ PA powstałym dla takich zleceń te same usługi zbiorcze zostaną zagregowane do jednej pozycji.
Faktura Sprzedaży będzie zawierać pozycje:
Jeżeli na zaznaczonych do zafakturowania jednym dokumentem FA zleceniach wskażemy usługę zbiorczą/ usługi zbiorcze dla czynności natomiast przynajmniej na jednym zleceniu pojawią się części fakturowane indywidualnie wówczas nie będzie możliwa agregacja usług zbiorczych na wygenerowanym dla takich zleceń dokumencie FA/ PA.
Faktura Sprzedaży będzie zawierać pozycje:
Fakturowanie częściowe
Przy fakturowaniu częściowym w oknie wyboru pozycji do zafakturowania pojawiają się:
- Wszystkie nie zafakturowane jeszcze czynności związane ze zleceniem.
- Wszystkie nie rozchodowane jeszcze części.
Użytkownik z listy wybiera te, które aktualnie powinny zostać zafakturowane. Na powstałym w ten sposób FA/ PA znajduje się usługa, której wartość i koszt jest wykazywany dla wskazanych do fakturowania pozycji zlecenia.