Współpraca modułu Handel z systemem Comarch ERP XL

W centrali definiowane są również m.in.:

• rejestr kasowy/ bankowy, w którym rejestrowane będą wszystkie operacje kasowe przeprowadzane w oddziale oraz skojarzone z nim formy płatności,
• grupa towarów dostępnych do sprzedaży w oddziale,
• grupa kontrahentów obsługiwanych przez oddział.

W trakcie synchronizacji informacje z centrali są przesyłane do oddziału. W efekcie w oddziale zakładany jest identyczny jak w centrali rejestr kasowy/bankowy oraz formy płatności.

Uzupełniane są również dane słownikowe: lista towarów i kontrahentów. W oddziale rejestrowane są karty ewidencyjne towarów i kontrahentów przypisanych do grupy skojarzonej w centrali z oddziałem.

Towar z centrali do oddziału jest przesyłany przy pomocy dokumentów MM.

W oddziale istnieje możliwość wystawiania dokumentów zakupu (faktury zakupu) i sprzedaży (faktury sprzedaży, paragony),  dokumentów wewnętrznych (PW i RW) oraz zapisów kasowych.

Podczas ponownej synchronizacji informacje o wystawionych dokumentach są przesyłane do centrali. W centrali dokumenty są zapisywane w magazynie wewnętrznym skojarzonym z danym oddziałem. Na ich podstawie aktualizowane są m.in. stany magazynowe.

Zakładanie nowej bazy dla oddziału w Comarch ERP Optima

Proces zakładania nowej bazy danych dla oddziału jest identyczny jak w przypadku wersji standardowej (opisany w podręczniku do Konfiguracji). Dopiero na poziomie konfiguracji Użytkownik zaznacza, że dana baza ma pełnić role oddziału.

Podczas konfigurowania wersji oddziałowej programu Użytkownik musi korzystać z wizardów konfiguracyjnych wyświetlanych w momencie pierwszego uruchomienia bazy danych. Po wyświetleniu pierwszego okna powinien wybrać opcję konfiguracji zaawansowanej i zaznaczyć opcję: Współpraca modułu handlowego z Comarch ERP XL. W takim przypadku kolejne etapy konfigurowania bazy danych są znacznie ograniczane. Jedyne informacje możliwe do ustalenia w konfiguracji to:

• sposób rozliczania magazynu – Użytkownik powinien przy tym pamiętać, że ustalony tutaj algorytm powinien być zgodny z algorytmem stosowanym w centrali (program Comarch ERP XL). Na liście dostępnych algorytmów nie jest dostępna metoda AVCO, ponieważ w centrali (Comarch ERP XL) nie jest ona obsługiwana.
• katalog plików wymiany – pole na wpisanie ścieżki dostępu do katalogu, w którym program będzie zapisywał kolejne pliki wykorzystywane do synchronizacji.

Po zakończeniu konfiguracji program automatycznie ustala w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Praca rozproszona opcję Oddział.

Synchronizacja danych

Funkcję synchronizacji w oddziale (Comarch ERP Optima) można wywołać z poziomu menu Narzędzia: Praca rozproszona centrala/ oddział po wciśnięciu przycisku  na pasku wstążce.

Po wywołaniu funkcji wyświetlane jest okno:

Plik wymiany – synchronizacja jest przeprowadzana w oparciu o wysyłane pliki wymiany. Plik wymiany odbierany i tworzony jest w jednym katalogu. Ścieżkę dostępu do katalogu można określić w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Praca rozproszona. Jest on proponowany podczas kolejnych synchronizacji.

E-mail centrali – utworzony plik wymiany może zostać wysłany do centrali przy pomocy programu Microsoft Outlook. Jeśli adres jest wypełniony po wykonaniu synchronizacji przycisk  staje się aktywny i jego wciśnięcie powoduje automatyczne wywołanie poczty z załączonym plikiem przeznaczonym dla centrali.

Proces synchronizacji jest wywoływany po wciśnięciu przycisku .

Podczas synchronizacji w oddziale odczytywane są informacje z pliku XLO utworzonego przez centralę. Równocześnie tworzony jest plik zwrotny dla centrali o określonej nazwie OD_ODDZIAL.XLO (gdzie oddział zastępowany jest przez symbol magazynu).

W trakcie synchronizacji w centrali odczytywany jest plik przesłany z oddziału i równocześnie tworzony jest plik o nazwie DLA_ODDZIAŁ.XLO (gdzie oddział zastępowany jest przez symbol magazynu).

Proces wymiany plików odbywa się w oparciu o pliki zawierające symbol oddziału. Kierunek (DLA, OD) określa, czy dany plik jest przeznaczony do odczytu w centrali (OD), czy do odczytu w oddziale (DLA). Wyjątkiem jest pierwsza synchronizacja, kiedy to centrala tworzy plik o nazwie DLA_MAGAZYN.XLO.

Transmisja z wykorzystaniem WebSerwisu

Funkcja automatycznej synchronizacji jest dedykowana dla firm, które prowadzą wiele oddziałów, gdzie „ręczne” wykonanie synchronizacji byłoby uciążliwe.

Zarówno po stronie centrali jak i oddziału należy wskazać adres serwera, gdzie zainstalowano WebSerwis. Adres należy podać w formie IP lub nazwy serwera.

W oddziale synchronizacja jest wykonywana tak jak dotychczas na żądanie (o ile użytkownik nie ma uruchomionej usługi Comarch ERP Optima Serwis Operacji Automatycznych (opis w kolejnym podpunkcie). Jednak plik wymiany dla centrali tworzony jest na wskazanym serwerze.

W centrali plik wymiany jest automatycznie odczytywany. Plik zwrotny dla oddziału jest tworzony również na wskazanym serwerze, gdzie „oczekuje” na odczyt ze strony oddziału.

Jeśli w oddziale zostanie wykonana synchronizacja – na serwerze tworzony jest nowy plik zwrotny dla centrali, który jest automatycznie odczytywany.

Konfiguracja automatycznej synchronizacji w oddziale sprowadza się do ustalenia kilku parametrów w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Praca rozproszona :

• Transmisja z wykorzystaniem WebSerwisu – zaznaczenie parametru spowoduje, że docelowe miejsce pliku wymiany będzie na wskazanym serwerze.
• Adres serwera plików wymiany – adres IP lub nazwa serwera, gdzie zainstalowany jest Webserwis.

W przypadku wystąpienia problemów zastosowanie mają parametry Ilość powtórzeń zerwanej transmisji oraz Czas, po którym powtórzyć przesłanie zerwanej transmisji. Jeśli pomimo powtórzeń (zgodnych z tymi ustawieniami) transmisja nie powiedzie się program szuka pliku synchronizacyjnego w katalogu wskazanym, jako Katalog pliku wymiany. Dopiero, kiedy nie znajdzie tam pliku wyświetlany jest błąd.

Transmisja danych z wykorzystaniem usługi Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych

W transmisji z wykorzystaniem Webserwisu możliwe jest skorzystanie z automatu synchronizacji po stronie oddziału. Do tego celu służy usługa Comarch ERP Optima Serwis Operacji Automatycznych, instalowana wraz z systemem Comarch ERP Optima. Uruchomienie usługi musi zostać poprzedzone konfiguracją Webserwisu.

Sama konfiguracja Serwisu Operacji Automatycznych sprowadza się do skonfigurowania parametrów dotyczących synchronizacji programu Comarch ERP Optima z Comarch ERP XL w System/ Konfiguracja/ Program/ Automat synchronizacji. W podgałęzi Harmonogramy widoczne są wszystkie bazy firmowe podpięte do bazy konfiguracyjnej, na której obecnie pracujemy. Należy dla bazy oddziałowej włączyć automatyczną synchronizację oraz określić, w jakich godzinach oraz z jaką częstotliwością synchronizacja będzie się odbywać.

W podgałęzi Operator należy wpisać akronim Operatora oraz jego hasło do programu Comarch ERP Optima, jeśli do logowania używa hasła.

W gałęzi System/ Konfiguracja/ Stanowisko/ Serwis Operacji Automatycznych/ Parametry w sekcji Logowanie Serwisu Operacji Automatycznych widoczne są dane: nazwa serwera, nazwa bazy konfiguracyjnej, serwer klucza. Dane uzupełniają się automatycznie, po zalogowaniu do programu.

Usługa Comarch ERP Optima Serwis Operacji Automatycznych po instalacji jest domyślnie wyłączona. Aby możliwe było automatyczne realizowanie zdefiniowanych zadań należy:

• zaznaczyć Logowanie usługi Comarch ERP Optima Serwis Operacji Automatycznych jako: (Konto, Hasło) podać nazwę i hasło użytkownika systemu operacyjnego dla usługi Comarch ERP Optima Serwis Operacji Automatycznych. Hasło należy podać każdorazowo przed ustawieniem tego konta dla usługi. Przy definiowaniu konta należy podać nazwę domeny\nazwę użytkownika (jeżeli komputer należy do domeny) lub nazwę komputera\nazwę użytkownika (jeżeli komputer nie należy do domeny). Przed konfiguracją należy nadać hasło użytkownikowi Windows, który jest tu wskazywany, jeżeli do tej pory użytkownik ten nie miał nadanego hasła.
• kliknąć Uruchom usługę Comarch ERP Optima Serwis Operacji Automatycznych – po ustawieniu konta dla usługi Comarch ERP Optima Serwis Operacji Automatycznych należy usługę uruchomić.

Dopiero po skonfigurowaniu i uruchomieniu Serwisu Operacji Automatycznych wykonywane będą zadania automatyczne określone w programie.

Comarch ERP Optima Serwis Operacji Automatycznych działa jako usługa systemowa i uruchamiana jest wraz z systemem operacyjnym. Nie informuje ona użytkownika o swoim działaniu. Wszelkie komunikaty błędów podczas synchronizacji automatycznej zapisywane są w plikach loga operacji, dostępnych z poziomu programu w zakładce System/Otwórz folder z logami.

Konfiguracja oddziału w Comarch ERP Optima

Dla wersji oddziałowej programu automatycznie ograniczany jest dostęp do pewnych funkcji konfiguracyjnych. Dla potrzeb oddziału w Konfiguracji została utworzona nowa grupa parametrów Oddział.

Konfiguracja firmy

CRM

Daje możliwość skonfigurowania modułu CRM

Dane firmy

Daje możliwość podglądu Pieczątki firmy. Informacja o nazwie firmy i jej adresie jest przesyłana z centrali w trakcie synchronizacji.

Definicje dokumentów

Daje możliwość podglądu schematów numeracji ustalonych dla dokumentów wystawianych w oddziale.

Dostępne grupy dotyczą dokumentów handlowych, magazynowych, kasowych/bankowych oraz CRM. Ponieważ numeracja jest narzucana z centrali – nie ma możliwości usunięcia oraz dodania nowego schematu. Nie jest również możliwa zmiana schematu – edycja ograniczona jest do podglądu.

W każdej klasie dokumentów zdefiniowany jest jeden schemat numeracji, zawierający serię. Seria odpowiada symbolowi oddziału nadanemu w centrali.

Klasy dokumentów w poszczególnych grupach są przystosowane do rodzajów dokumentów, które można wystawiać w oddziale (np. W grupie dokumentów magazynowych znajdują się klasy dotyczące inwentaryzacji, przesunięć międzymagazynowych,  przyjęć i wydań zewnętrznych oraz przyjęć i rozchodów wewnętrznych).

Detal

Parametry –  w tej grupie zebrane są informacje na temat parametrów pracy modułu Detal. Jest to alternatywne okno sprzedaży detalicznej dla sprzedaży realizowanej w Comarch ERP Optima. Jest to aplikacja ściśle powiązana z Comarch ERP Optima i mająca na celu uproszczenie pracy sprzedawców.

Stanowisko – okno konfiguracji nowego modułu uproszczonej sprzedaży – Comarch ERP Optima DETAL. Składa się z dwóch sekcji. W oknie dodawania nowego stanowiska definiuje się parametry każdego użytkowanego stanowiska. W sekcji Rodzaje płatności dla detalu udostępnia się przesłane przez centrale formy płatności dla wszystkich użytkowanych stanowisk.

Dla każdego stanowiska definiujemy pola:

• Numer stanowiska – nadawany automatycznie przez program. Poprzez ten numer możliwa jest łączność między stanowiskiem Comarch ERP Optima Detal, a stanowiskiem zdefiniowanym w Comarch ERP Optima (szczegółowe informacje w podręczniku Comarch ERP Optima Detal),
• Nazwa – nazwa stanowiska,
• Domyślny magazyn – magazyn, z którym powiązane będą wystawione w Comarch ERP Optima Detal Paragony i Faktury Sprzedaży.,
• Grupa towarów – grupa, w oparciu o którą możliwa jest sprzedaż w Comarch ERP Optima Detal,
• Numer ceny – do wyboru z rozwijanej listy cen sprzedaży pobieranych z Konfiguracji firmy/ Handel/ Ceny towarów i usług,
• Definicje PA / FS / KP / KW – definicje schematów numeracji tych dokumentów pochodzą z centrali.
• Seria dla dokumentów – w tym miejscu należy zdefiniować serię, która będzie występowała w numeracji Paragonów i Faktur Sprzedaży oraz niezależnych KP/ KW wystawionych na stanowisku sprzedaży. Serie definiowane są po stronie centrali.
• Operatorzy – mający dostęp do stanowiska. Lista wyboru zawiera wyłącznie operatorów, którzy na karcie mają zdefiniowaną funkcję pracownika (Funkcja Detal).
• Nieaktywne – parametr pozwala określić dostęp do stanowiska Comarch ERP Optima Detal. Jeśli jest włączony, przy próbie uruchomienia stanowiska w punkcie sprzedaży detalicznej generowany jest komunikat: Nie znaleziono stanowiska o podanym numerze.

Handel

Ceny towarów i usług – grupy cenowe definiowane są w centrali. W związku z tym w oddziale istnieje jedynie możliwość podglądu zdefiniowanych cen, bez możliwości zmiany.

Dokumenty – lista dokumentów handlowych zawężona jest do tych, które można wystawiać w oddziale: Faktur Sprzedaży, Rezerwacji Odbiorcy, Faktur Zakupu oraz Zamówień u Dostawcy. Przypisane im domyślne schematy numeracji oraz serie są przenoszone z centrali przy pierwszej synchronizacji. Użytkownik nie ma możliwości ich zmiany.

Parametry – konfiguracja parametrów wykorzystywanych w handlu została ograniczona do takich, które decydują jedynie o sposobie obsługi programu:

• możliwości wyboru sposobu dodawania pozycji na dokument przez wybór wielu towarów (jednoczesne dodawanie kilku pozycji zaznaczonych na liście zasobów), podniesienie formularza lub dodawania towaru bezpośrednio z poziomu listy pozycji (EIP).
• Sprzedaż tylko wg kodów EAN – identyfikacja towarów podczas wpisywania na dokumenty sprzedaży opiera się TYLKO na kodach kreskowych, a nie są uwzględniane kody nadane na karcie towarowej.
• Ostrzegaj przed trwałym zapisem dokumentu dla kontrahenta !Nieokreślony! – jeśli na dokumencie wpisany będzie kontrahent nieokreślony program przed zapisem zapyta Użytkownika, czy na pewno chce taki dokument zatwierdzić.
• Pozwalaj na zapis dokumentu z odroczona płatnością dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO! – po zaznaczeniu parametru w module Handel istnieje możliwość zapisu dokumentów z odroczonym terminem płatności dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO!
• Kontrola marży – kontrola marży polega na sprawdzaniu przez program czy na dokumencie nie ma towarów, dla których cena zakupu jest większa od ceny sprzedaży. Parametr decyduje o tym, czy program ma kontrolować uzyskaną marżę w chwili zapisu dokumentu do bufora czy dopiero zatwierdzenia na trwałe. Istnieje możliwość takiego ustawienia, by program w ogóle nie prowadził kontroli marży (obydwa parametry odznaczone) lub sprawdzał niezależnie od tego czy dokument jest zapisywany na trwałe, czy do bufora (obydwa parametry zaznaczone).
• Pozwalaj na zmianę netto/brutto – po zaznaczeniu parametru możliwa jest zmiana algorytmu naliczania podatku VAT na dokumentach w buforze, w przypadku kiedy na dokumencie znajdują się już pozycje.
• Procent marży obliczany metodą „w stu” – w programie istnieje możliwość określenia sposobu wyliczania procentowej wartości marży metodą „od stu” (parametr odznaczony) lub „w stu” (parametr zaznaczony).
• Kopiowanie dokumentów (<CTRL> + <INS>) – przenoś płatności z dokumentu źródłowego – po zaznaczeniu parametru podczas kopiowania dokumentów kopiowana jest również tabela płatności.
• Kontrola unikalności nazwy fiskalnej – po zaznaczeniu parametru podczas zapisywania pozycji cennika (słowniki Ogólne/ cennik lub magazyn/ zasoby/ formularz pozycji cennika) program sprawdza czy wypełniona nazwa dla urządzeń fiskalnych (zakładka Dodatkowe/ pole Nazwa) nie istnieje już w bazie.
• Generowanie kodów EAN – zdefiniowanie domyślnego zakresu dla kodów EAN generowanych na kartotekach towarowych (dla EAN-8, EAN-13, EAN-14).
• Walidacja poprawności kodu EAN – po wyłączeniu parametru poprawność struktury kodu nie jest sprawdzana i może on przyjąć dowolną wartość.

Ponieważ ceny sprzedaży są przesyłane do oddziału z centrali nie ma możliwości ustalania parametrów dotyczących aktualizacji cen.

W oddziale nie można wystawiać dokumentów w walutach obcych, w związku z czym Użytkownik nie ma możliwości definiowania parametrów dotyczących tej opcji.

Parametry wydruku faktury  – Pozwalają na zdefiniowanie pewnych informacji drukowanych na fakturze sprzedaży – wzór Parametryzowany. Funkcja opisana jest dokładnie w podręczniku Comarch ERP Optima 2015.5.1 – Ogólne i Konfiguracja.

Rabaty – Gałąź nie jest dostępna dla Użytkownika. Polityka rabatowa jest ustalana w centrali.

Kasa i Bank

W gałęzi Kasa i Bank Użytkownik ma ograniczony dostęp do informacji związanych z:

• definiowaniem schematów numeracji dla dokumentów – schematy numeracji dla raportów kasowych i zapisów kasowych są definiowane w centrali i przesyłane do oddziału podczas pierwszej synchronizacji. Użytkownik ma możliwość podglądu ustalonych schematów.
• formami płatności – formy płatności dla oddziału również są definiowane w centrali. Użytkownik ma możliwość jedynie podglądu informacji (bez wprowadzania zmian).
• parametrami konfiguracyjnymi – część parametrów nie jest możliwa do ustawienia w oddziale (dotyczące kompensat, zapisów kasowych dla Rejestrów VAT i Ewidencji dodatkowej czy naliczania odsetek), ponieważ są to funkcje zablokowane w wersji oddziałowej programu.

Informacje możliwe do zdefiniowania w programie to:

• lista kart kredytowych – oprócz kart kredytowych predefiniowanych w programie Użytkownik ma możliwość dopisania innych, obsługiwanych w programie. Więcej informacji na temat płatności kartami kredytowymi można znaleźć w instrukcji do modułu Kasa/Bank.
• daty dokumentów – parametry zgromadzone w tej grupie dotyczą terminów płatności na dokumentach oraz zapisów kasowych tworzonych na podstawie rejestrowanych dokumentów. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w instrukcji do modułu Kasa/Bank.
• parametry – część parametrów dotyczących pracy modułu Kasa/ Bank jest możliwa do ustalenia przez Użytkownika:
• wyświetlanie kwot na raportach otwartych – parametr dotyczy wyliczania sald otwarcia i zamknięcia na raportach kasowych, które nie zostały jeszcze zamknięte.
• kasowanie rozliczeń przy kasowaniu i anulowaniu dokumentów – parametr dotyczy automatycznego rozpinania rozliczeń w chwili anulowania dokumentu.
• kontrola numerów kart kredytowych – parametr dotyczy kontroli numerów kart kredytowych podczas wprowadzania zapisów kasowych w programie. Więcej informacji na temat kontroli numerów kart można znaleźć w podręczniku do modułu Kasa/Bank.
• automatycznie generuj dokumenty zapłaty kartą kredytową – parametr dotyczy tworzenia zapisów kasowych dla dokumentów płatnych kartą kredytową. Jeśli parametr jest aktywny – zapisy trafiają w chwili zatwierdzania dokumentu do Raportu kasowego. Jeśli nie – zapisy trafiają do Preliminarza płatności jako Nierozliczone.

Magazyn

Dokumenty – lista dokumentów jest zawężona do takich, które można wystawiać w oddziale: Przyjęć i Wydań Zewnętrznych, Przyjęć i Rozchodów Wewnętrznych, dokumentów MM oraz Arkuszy Inwentaryzacyjnych. Przypisane im domyślne schematy numeracji oraz serie są przenoszone z centrali przy pierwszej synchronizacji. Użytkownik nie ma możliwości ich zmiany.

Inicjacja dokumentów – parametry dotyczące wystawiania nowych dokumentów w oddziale zostały zawężone do Faktur Sprzedaży, Paragonów oraz Faktur Zakupu.

Podczas wystawiania dokumentów handlowych w oddziale obowiązuje zasada, że:

• dokumenty handlowe w buforze – powodują od razu zdjęcie towaru z magazynu
• w chwili zapisywania na trwałe – dokumenty handlowe są automatycznie kojarzone z magazynowymi.

W związku z tym w Konfiguracji firmy Użytkownik ma możliwość zdefiniowania jedynie domyślnych parametrów dotyczących zapisu do bufora.

Kaucje:

Obsługa opakowań kaucjonowanych – Użytkownik ma możliwość załączenia parametru obsługi opakowań kaucjonowanych.

Automatyczne przeliczanie kaucji na dokumentach FA / PA – Możliwe do załączenia jeśli oddział obsługuje opakowania kaucjonowane. Przy załączonym parametrze program będzie automatycznie dodawał kaucje po dodaniu towaru który ma schemat opakowań.

KGO – Zaznaczenie opcji obsługa KGO powoduje uaktywnienie się opcji związanych z KGO na karcie towaru oraz na elementach transakcji. Wartość KGO to integralna część ceny towaru, która będzie podlegać rabatowaniu. Rabat naliczał się będzie od sumy ceny netto towaru i wartości KGO.

Parametry:

Naliczanie kosztu własnego – metodę Użytkownik wybiera w chwili tworzenia nowej bazy danych, z poziomu wyświetlanego przy pierwszym uruchomieniu wizarda. Później parametry umożliwiające zmianę nie są już dostępne.

Kontrola ilości na dokumentach rozchodowych – parametr dotyczy sprawdzania ilości dostępnej do sprzedaży w chwili wystawiania Faktur i Paragonów:

• jeśli obydwa parametry nie są zaznaczone – program nie kontroluje ilości dostępnej w trakcie wystawiania dokumentów. Dopiero w chwili zatwierdzania dokumentu program poinformuje o braku towaru
• w edycji przed zapisem (ustawienie domyślne dla oddziału) – program będzie kontrolował ilość dostępną, zanim dokument zostanie zatwierdzony (do bufora lub na trwałe)
• przy akceptacji pozycji – program będzie kontrolował ilość dostępną przy dopisywaniu każdej kolejnej pozycji na dokument.

Symulacja wartości zakupu – parametr dotyczy wyliczania kosztu towaru na dokumencie sprzedaży (Fakturze, Paragonie) przed utworzeniem do niego dokumentu WZ. Do chwili utworzenia WZ nie ma informacji o koszcie rzeczywistym towaru i program może taki koszt symulować w oparciu o ostatnią cenę zakupu lub średnią cenę zasobów. Dzięki temu już w trakcie wystawiania dokumentu Użytkownik ma informację o uzyskanej marży.

Jeśli nie zostanie zaznaczona żadna opcja – program nie będzie symulował kosztu sprzedaży w chwili wystawiania dokumentów, w związku z czym Użytkownik nie będzie miał informacji o uzyskanej na dokumencie marży. W takim przypadku informacja o koszcie będzie dostępna dopiero po zatwierdzeniu dokumentu i utworzeniu dokumentu WZ.

Aktualizuj ceny zakupu na podstawie dokumentów MM – OL – parametr odpowiada za aktualizację (zmianę) ostatniej ceny zakupu na karcie towaru. Jeśli jest zaznaczony, w przypadku zatwierdzenia na trwałe dokumentu MM z magazynu odległego, zmieniana jest cena zakupu na karcie towaru.

Aktualizuj ceny zakupu po korekcie wartości (ceny) – parametr dotyczy korekty wartości (ceny) do Faktury Zakupu, Przyjęcia Zewnętrznego, Przyjęcia Wewnętrznego, Przyjęcia Kaucji. Cena zakupu widoczna na karcie towaru (menu Ogólne/ Cennik – Pozycja cennika, zakładka Ogólne – tabela z cenami) jest aktualizowana po zapisie korekty wartości (ceny) do dokumentu przychodowego na stałe. Użytkownik ma do wyboru dwie opcje:

• Zaznaczenie Aktualizuj ceny zakupu po korekcie wartości (ceny), gdy dotyczy ostatniej dostawy spowoduje aktualizację ostatniej ceny zakupu na karcie towaru tylko w sytuacji, kiedy korekta dotyczyć będzie ostatniego dokumentu przychodowego (czyli tej dostawy, która na karcie towaru ustawiła ostatnią cenę zakupu).
• Zaznaczenie Aktualizuj ceny zakupu po korekcie wartości (ceny) wg ustawienia na dokumencie, spowoduje że na korekcie będzie widoczny parametr Aktualizuj cenę zakupu w cenniku. Użytkownik będzie mógł każdorazowo zdecydować czy chce aktualizować ostatnią cenę zakupu towaru w oparciu o daną korektę wartości (ceny).

Inwentaryzacja bez kontroli poprawności dokumentów – standardowo inwentaryzacja w programie jest blokowana przez dokumenty w buforze. Istnieje jednak możliwość zamknięcia inwentaryzacji (utworzenia dokumentów PWAI/ RWAI) z pominięciem takiej kontroli.

Przyjęcie inwentaryzacyjne do bufora – w przypadku braku towaru podczas zamykania inwentaryzacji tworzone są dokumenty PW. Mogą być one zapisywane do bufora po to, by Użytkownik mógł określić wartość, w jakiej towar ma być wprowadzony na magazyn.

Ilości na listach – Użytkownik ma możliwość ustalenia ilości zer po przecinku wyświetlanych na listach podczas wystawiania dokumentów (maksymalnie 4).

Ogólne

Grupy kontrahentów – w oddziale istnieje możliwość zdefiniowania grup kontrahentów i ich wykorzystania na kartach ewidencyjnych. Należy jednak pamiętać, że podział ten jest niezależny od podziału na grupy w centrali (Comarch ERP XL). Podczas synchronizacji danych informacje o grupie przypisanej kontrahentowi nie są wymieniane pomiędzy centralą i oddziałem.

Parametry – parametry ogólne dotyczą przede wszystkim kontrolowania przez program poprawności danych wprowadzanych przez Użytkownika w trakcie pracy:

• Sprawdzanie poprawności NIP i Sprawdzanie poprawności PESEL – dotyczą kontroli wprowadzanych numerów zgodnie z obowiązującymi algorytmami. Jeśli parametry będą aktywne – program poinformuje o błędnym numerze może zablokować możliwość zapisania formularza.
• Zakaz używania znaków specjalnych w akronimach podmiotów – wpisanie spacji, kropki lub pauzy w kodzie kontrahenta może spowodować utrudnienia podczas wymiany danych przez pliki. Dlatego program może kontrolować poprawność akronimów podczas wprowadzania nowych kart ewidencyjnych.
• Sprawdzanie występowania podobnych kontrahentów – w systemie istnieje mechanizm sprawdzający podczas zatwierdzania nowej karty kontrahenta, czy w bazie danych nie istnieje kontrahent o podobnych danych. Wykorzystanie takiego mechanizmu zapobiega duplikacji kart kontrahentów w bazie.
• Parametry dotyczące kursów walut nie są dostępne dla Użytkownika. Kursy walut są przesyłane z centrali w trakcie synchronizacji. Jeśli w danym dniu kurs nie był uaktualniony – program podczas wystawiania dokumentów pobierze kurs z dnia najbliższego dacie wystawienia dokumentu.

Praca rozproszona – dotyczy wymiany danych z centralą. Jeśli podczas tworzenia bazy Użytkownik zaznaczył opcję Współpraca modułu handlowego z Comarch ERP XL, w konfiguracji automatycznie zaznaczona zostaje opcja Oddział (bez możliwości zmiany).

• Katalog pliku wymiany – w trakcie zakładania bazy danych, z poziomu wizardów konfiguracyjnych, Użytkownik definiuje katalog wymiany plików z programem Comarch ERP XL. Katalog ten jest podpowiadany podczas wykonywania synchronizacji.
• Adres e-mail centrali – w trakcie wykonywania synchronizacji istnieje możliwość wysyłania przygotowanego pliku pocztą elektroniczną. Wprowadzony tu adres jest podpowiadany w oknie synchronizacji, skąd można taki plik wysłać.

Stanowisko sprzedaży

Zebrane w gałęzi parametry są wykorzystywane podczas wystawiania dokumentów sprzedaży w module Detal. Konfiguracja modułu i znaczenie poszczególnych parametrów zostało dokładniej opisane w dokumentacji modułu.

Warto pamiętać, że w trakcie pierwszej synchronizacji program ustawia parametry dotyczące pracy modułu w wersji oddziałowej:

• Dokumenty z WZ – parametr jest zaznaczony i nie ma możliwości zmiany ustawienia (w oddziale dokumenty handlowe zawsze są wystawiane z dokumentami magazynowymi).
• Formy płatności – wstępnie definiowana jest forma gotówka z terminem 0. Pozostałe formy płatności (jeśli są wykorzystywane w firmie) Użytkownik powinien zdefiniować sam, zgodnie z przyjętymi zasadami (opisane w ulotce dotyczącej modułu Comarch ERP Optima Detal).

Konfiguracja programu

CRM

Konfiguracja kont e-mail wymagana dla „Skrzynki pocztowej” oraz wiadomości SMS. Szczegóły konfiguracji kont   e‑mail, SMS oraz samej funkcjonalności zawarte są w podręcznikach „Ogólne i Konfiguracja” oraz „CRM”.

Detal

Dla każdego Operatora pracującego w Comarch ERP Optima Detal należy określić funkcje, które będzie mógł wykonywać z poziomu stanowiska sprzedaży detalicznej. Standardowo w programie zdefiniowane są 3 funkcje: Kasjer, Kierownik zmiany, Menadżer – można je modyfikować, usuwać oraz dodawać nowe. Po wprowadzeniu w polu Kod nazwy funkcji nadajemy odpowiednie uprawnienia.

Do wyboru dostępne są funkcje:

• Zmiana ceny sprzedaży
• Rabat pozycji
• Rabat dokumentu
• Storno ostatniej pozycji
• Storno całego paragonu
• Wpłata do kasy
• Wypłata z kasy
• Ręczne otwarcie szuflady
• Raport fiskalny
• Raport okresowy
• Podgląd stanu kasy
• Płatność innymi formami
• Faktura do paragonu
• Podgląd dokumentów własnych – jeżeli uaktywniona zostanie opcja „Podgląd dokumentów wszystkich”, parametr jest automatycznie włączany bez możliwości odznaczenia
• Podgląd dokumentów wszystkich
• Dostęp do konfiguracji stanowiska
• Dostęp do konfiguracji interfejsu
• Płatność odroczona dla !Nieokreślonego

Informacje bieżące

Informacje bieżące to funkcjonujący w systemie mechanizm wyświetlania powiadomień dla operatorów o istotnych dla nich sprawach czy zadaniach do wykonania. Funkcja została dokładnie opisana w podręczniku do Konfiguracji.

Ogólne

Stawki VAT – lista stawek VAT jest uzupełniana przez program w trakcie synchronizacji na podstawie wprowadzanych kart ewidencyjnych towarów.

Waluty i Typy kursów walut – są przesyłane z centrali w trakcie synchronizacji. Użytkownik nie ma możliwości zmian.

Drukarki fiskalne i Symbole stawek VAT – Użytkownik ma możliwość dopisania do listy pracującej w firmie drukarki fiskalnej oraz odpowiednio zdefiniować dla niej symbole stawek VAT tak, aby fiskalizacja sprzedaży była możliwa. Proces fiskalizacji został dokładniej opisany w instrukcji do modułu Faktury (Magazyn).

Terminy – opcja jest związana z działaniem Informacji bieżących. Opis funkcji można znaleźć w podręczniku do Konfiguracji.

Użytkowe

Z poziomu gałęzi Użytkowe istnie możliwość zarządzania bazami danych oraz ustawiania niektórych parametrów pracy w firmie.

Opis tych funkcji znajduje się w podręczniku do Konfiguracji.

Operatorzy

Lista operatorów wraz z ich uprawnieniami jest przesyłana z centrali w czasie synchronizacji.

Użytkownik z poziomu programu nie ma możliwości dopisania nowego operatora. Musi to zrobić centrala, a podczas synchronizacji operator zostanie dopisany do listy.

Użytkownik nie ma również możliwości wprowadzania zmian na istniejących kartach.

Większość uprawnień operatora jest ustalanych w centrali.

W większości przypadków uprawnienia operatora są ustalane zbiorczo (tzn. dotyczą wszystkich operatorów) i związane są z możliwością wprowadzania zmian na kartach towarów, zmian cen na dokumentach sprzedaży, zmiany cen na dokumentach zakupu oraz na zamówieniach.

Uprawnienia indywidualne (tzn. ustalane dla poszczególnych operatorów) dotyczą np. dostępu do informacji o cenach zakupu.

Nie ma możliwości ustawienia operatorowi opcji: Aktualizacja kontrahenta na dokumencie (opcja domyślnie wyłączona bez możliwości zmiany), oraz Sprzedaż poniżej min. marży/max. rabatu, Sprzedaż z przekroczonym limitem kredytu na kontrahenta, Zmiana limitu na karcie kontrahenta (wszystkie 3. opcje domyślnie załączone, bez możliwości zmiany),  parametr Blokada ponownej fiskalizacji, Blokada anulowania dokumentu, Rozliczanie dokumentów z poziomu listy, Zmiana opisu na elemencie jest dostępny dla operatora o prawach administratora.

Jedyne dane na karcie operatora, które podlegają edycji to możliwość ustalenia zestawu informacji, które powinien otrzymywać operator w związku z funkcjonowaniem w programie Informacji bieżących (opis w podręczniku do Konfiguracji).

Konfiguracja stanowiska

Drukarka fiskalna –  w oknie możliwe jest podłączenie drukarki fiskalnej. Należy wskazać typ drukarki (sterownik) oraz port, do którego drukarka jest podpięta. Lista dostępnych drukarek jest tworzona w Konfiguracji programu/ Ogólne/ Drukarki fiskalne. Dokładne zasady obsługi mechanizmu fiskalizacji są opisane w podręczniku Użytkownika modułu Magazyn (Faktury).

Moduły – w oknie można zaznaczyć moduły, które pracują na danym stanowisku. W przypadku oddziału mogą to być moduły Faktury, Magazyn, Analizy i CRM.

Użytkownik powinien jednak pamiętać, że w przypadku zaznaczenia modułów, na które nie posiada licencji program będzie pracował w wersji startowej (ograniczenie wprowadzania danych do 60 dni).

W przypadku oddziału zaznaczenie innych modułów (księgowych i kadrowo-płacowych) nie spowoduje wyświetlenia dostępnych funkcji w menu programu.

Wydruki – zasady obsługi wydruków niestandardowych (definiowanych przez Użytkownika) są identyczne jak w przypadku wersji podstawowej programu Comarch ERP Optima i zostały opisane w podręczniku do Konfiguracji.

Wydruki tekstowe – oprócz standardowych wydruków graficznych w programie Comarch ERP Optima istnieje możliwość generowania wydruków tekstowych dla faktur, WZ, PZ i rejestrów VAT. Zasady generowania wydruków tekstowych zostały opisane w podręczniku do Konfiguracji.

• Faktury ProForma
• Faktury RR
• Faktury Wewnętrzne Sprzedaży i Faktury Wewnętrzne Zakupu.

• zakładka Ogólne – m.in. nazwa kontrahenta, numer NIP, dane adresowe…

Użytkownik ma możliwość przypisania kontrahenta do grupy (grupy kontrahentów są definiowane w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Grupy kontrahentów). Należy jednak pamiętać, że jest to podział wewnętrzny w oddziale i informacja ta nie jest przesyłana do centrali w trakcie synchronizacji. Podział na grupy kontrahentów w oddziale i centrali jest niezależny.

• zakładka Handlowe – domyślnej ceny sprzedaży dla kontrahenta z możliwością przyznania upustu standardowego, oraz dane dotyczące naliczania płatności do kaucji.
• Zakładka Płatności – informacje dotyczące formy płatności i terminu płatności.

Informacje te są przesyłane z centrali. Jednak operator ma możliwość ich zmiany. Zmiany są wymieniane pomiędzy centralą i oddziałem w trakcie synchronizacji (będą widoczne w centrali).

Nie są dostępne informacje o limicie kredytu dla kontrahenta (limity kredytu ustala centrala), danych bankowych kontrahenta (rozrachunki są prowadzone w centrali) oraz o statusie kontrahenta (dane te nie są synchronizowane).

• zakładka Dodatkowe – informacje o przedstawicielach firmy, domyślnym odbiorcy oraz osobie odpowiedzialnej za kontakty CRM.
• zakładka Atrybuty – edycja, dodawanie, usuwanie atrybutów dla kontrahenta (nie są one synchronizowane z centralą)
• zakładka Upusty – upusty dla kontrahenta (z Centrali)

Istnieje również możliwość kopiowania kart kontrahentów (CTRL i INSERT). Na utworzoną w ten sposób kartę przepisywane są dane kontrahenta. Użytkownik musi jednak zmienić kod kontrahenta, który jest unikalny w obrębie bazy.

W trakcie synchronizacji…

… informacje o dopisanych kontrahentach są przesyłane do centrali. W centrali nadawany jest im numer identyfikacyjny (tzw. GID), który jest unikalny dla kontrahenta. Numer ten jest przesyłany do oddziału w trakcie ponownej synchronizacji. Numer GID kontrahenta w centrali jest widoczny na jego karcie ewidencyjnej (zakładka Ogólne).

Podczas synchronizacji danych z centralą program uaktualnia informację o przyznanym limicie kredytu dla kontrahenta. Informacje te są przesyłane z centrali i operator nie ma możliwości ich zmiany. Jednocześnie przesyłana jest informacja o aktualnym zadłużeniu kontrahenta. Warto przy tym pamiętać, że zadłużenie klienta uwzględnia nie tylko należności związane z dokumentami wystawionymi w oddziale. Dotyczy również dokumentów wystawionych w centrali i innych oddziałach. Tak więc po wykonaniu synchronizacji operator posiada informację o globalnym zadłużeniu kontrahenta w stosunku do firmy.

Jeśli zdarzy się sytuacja, że równocześnie w oddziale i w centrali zostaną założone karty dla kontrahentów z identycznym kodem – w trakcie synchronizacji centrala nadaje nowy kod, dodając do duplikatu kolejną liczbę. Numer jest wpisywany w nawiasach i oznacza kolejny duplikat. Nowy kod jest uzgadniany w oddziale podczas kolejnej synchronizacji.

Jeśli zdarzy się sytuacja, że w oddziale i w centrali zostaną założone karty dla tego samego kontrahenta – podczas synchronizacji karty te zostaną połączone. Identyfikacja kontrahenta odbywa się na podstawie numeru NIP i miasta wpisanego na karcie kontrahenta.

Towary

Lista towarów (Cennik oraz Zasoby) jest przesyłana do oddziału z centrali w trakcie synchronizacji. Operator nie ma możliwości dopisywania nowych pozycji do cennika, jak również zaimportowania cennika z zewnątrz.

Możliwość wprowadzania zmian na karcie jest bardzo ograniczona. Większość informacji jest przesyłana z centrali i te nie są edytowalne dla operatora.

Grupy cenowe są definiowane w centrali. W oddziale przyjmowane są grupy z centrali i operator nie ma możliwości wprowadzania zmian. Na zakładanych kartach jest tyle grup cenowych, ile zdefiniowano w centrali.

Ceny sprzedaży są ustalane również w centrali i przesyłane do oddziału w trakcie synchronizacji. Użytkownik nie ma możliwości ich zmiany. Również w przypadku zmiany ceny zakupu (np. przez zarejestrowanie dokumentu Faktura Zakupu lub Przyjęcie Wewnętrzne) ceny sprzedaży nie ulegają zmianie. Dlatego wszystkie parametry dotyczące aktualizacji cen nie są dostępne dla Użytkownika i skonfigurowane tak, by ceny sprzedaży były stałe.

Wyjątkiem jest tzw. cennik autonomiczny, opisany w odrębnym rozdziale niniejszej ulotki.

Dane o towarze dotyczące stawek VAT, numeru PKWiU, kodu EAN, schemat opakowań itp.  są również przesyłane z centrali i operator nie ma możliwości ich zmiany.

Na karcie towaru jest możliwość załączenia parametrów ‘Kopiuj opis na fakturę’, ‘Pozwalaj na edycję opisu na fakturze’.

W wersji programu Comarch ERP Optima przeznaczonej dla oddziałów wyłączona została kontrola obecności numeru PKWiU dla stawek innych niż 23%.

W wersji programu Comarch ERP Optima przeznaczonej dla oddziałów wyłączona została kontrola numeru katalogowego – numery katalogowe nadane towarom mogą być identyczne dla różnych towarów.

Z możliwością wprowadzania jakichkolwiek zmian na karcie towaru jest związany parametr Blokada edycji pozycji cennika, ustalany dla operatorów. Należy pamiętać, że uprawnienia operatora są ustalane w centrali i przesyłane w trakcie synchronizacji – w oddziale możliwość zmiany karty operatora jest zablokowana.

Grupy towarów są przesyłane do oddziału z centrali w trakcie synchronizacji. Operator nie ma możliwości zmiany, ani dopisywania nowych grup towarowych. Struktura w oddziale odzwierciedla strukturę drzewa w Centrali. Towar może być wpięty do jednej lub do wielu grup towarowych, z założeniem, że jedna z nich jest grupą domyślną. Po tejże grupie domyślnej robione są analizy oraz wydruki w Oddziale. Grupy towarowe można zobaczyć z poziomu Słowniki / Grupy towarowe

Pole wartość KGO na karcie towaru – w polu tym można wprowadzić jednostkowy Koszt Gospodarowania Odpadami (KGO) netto dla towaru. Wartość KGO zapisywana jest zawsze w walucie systemowej.

• rabatu procentowego – na liście upustów widoczna jest procentowa wartość rabatu

• stałej ceny towaru – na liście upustów widoczna jest waluta, w jakiej określono cenę oraz to, czy ustalona cena jest ceną netto czy brutto (znacznik [N] lub [B]).

Progi upustów cenowych

Jeśli w centrali ustalono system rabatowania, gdzie cena sprzedaży jest zmieniana w zależności od ilości towaru – w programie istnieje możliwość wywołania okna z możliwością podglądu. Tabela z ustalonymi progami jest dostępna po wciśnięciu przycisku :

• z poziomu karty towaru – upusty dotyczą towaru, którego karta jest aktualnie wyświetlana
• z poziomu faktury sprzedaży i paragonu – upusty dotyczą towaru, który jest aktualnie podświetlony na liście pozycji.

Podczas wystawiania dokumentów sprzedaży program wylicza cenę sprzedaży zgodnie z przesłanymi upustami. Algorytm wyliczania cen na podstawie otrzymanych informacji jest również ustalany w centrali (Comarch ERP XL).

Jeśli operator ma odpowiednie uprawnienia – ma możliwość zmiany wyliczonej ceny bezpośrednio na dokumencie.

Jeśli przysłany upust dotyczy stałej ceny – w trakcie wystawiania faktury/ paragonu cena ta jest uznawana przez program jako cena początkowa (przed rabatem) i od niej udzielane są inne upusty.

Promocje

Podczas synchronizacji danych uwzględniane są ustalone w systemie Comarch ERP XL promocje. Umożliwia to znaczne poszerzenie możliwości prowadzenia polityki rabatowej w oddziale (ustalenie progów upustów cenowych, promocje o określonym czasie trwania).

Funkcjonalność pozwala na obsługę dwóch zagadnień:

• wymianę danych o promocjach podczas synchronizacji – dane ustalone w Comarch ERP XL są przesyłane do oddziału
• wystawianie dokumentów z promocjami (rabatami) – ustalone w centrali (Comarch ERP XL) promocje są uwzględniane podczas wystawiania dokumentów w oddziale (Comarch ERP Optima).

W przypadku promocji nie ma możliwości zobaczenia z poziomu programu Comarch ERP Optima ustalonych w centrali promocji. Jednak podczas wystawiania dokumentów w oddziale proponowane ceny uwzględniają wszystkie rabaty.

Wszystkie rodzaje rabatów ustalone w centrali (Comarch ERP XL) są synchronizowane po stronie oddziału. Dotyczy to także terminów ustawionych na promocjach (cena lub rabat w określonych ramach czasowych).

• został on zafiskalizowany poprawnie
• został już wysłany do centrali (w trakcie synchronizacji) i nie jest potwierdzony

• dokument nie może być przesłany do Centrali (tylko dokumenty bez statusu E mogą być rozliczane)
• raport RKB nie może być zamknięty, ani wysłany do Centrali

Funkcja ta pozwala także na częściowe rozliczanie transakcji, do każdej częściowej zapłaty tworzy się dokument KP/KW.

W oddziale nie ma możliwości usuwania rozliczeń z poziomu listy.

Dokumenty magazynowe WZ i PZ

Dokumenty magazynowe Wydań Zewnętrznych i Przyjęć Zewnętrznych są tworzone automatycznie podczas zatwierdzania dokumentów handlowych Faktur Sprzedaży, Paragonów oraz Faktur Zakupu. Dokumenty magazynowe są od razu zapisywane na trwałe.

Operator ma możliwość dopisania nowego dokumentu WZ lub PZ nie skojarzonego z dokumentem handlowym. Opcje dodawania i usuwania dokumentów są dostępne z listy dokumentów WZ oraz PZ za pomocą ikony plusa.

Podczas wystawiania dokumentów WZ/PZ  użytkownik mam możliwość wyboru czy dany dokument ma być zapisany,

• do bufora
• na stałe (może później degenerować do niego dokument handlowy)
• na stałe z tworzącym się dokumentem handlowym
• na stałe bez dokumentu handlowego natomiast dokument handlowy FZ/FA będzie degenerowany w centrali (należy na dokumencie przed zapisem zaznaczyć opcję FZ/FA w centrali)
• istnieje możliwość przekształcania dokumentów magazynowych do dokumentów handlowych z różnych magazynów
• na dokumencie handlowym przekształconym z magazynowego nie ma możliwości dodawania nowych pozycji towarowo/usługowych

Anulowanie dokumentów magazynowych

• jest możliwość anulowania dokumentu, który został już przesłany do centrali o ile z centrali przyjdzie potwierdzenie wykonania takiej operacji.
• nie ma możliwości anulowania dokumentu, który posiada już wygenerowany dokument handlowy.
• jeżeli anulowany zostanie dokument handlowy (FA/FZ) który powstał z (WZ/PZ), dokument magazynowy nie zostanie anulowany, aby dokonać tek operacji należy na liście WZ/PZ osobno anulować taki dokument
• jeżeli anulowany zostanie dokument handlowy (FA/FZ) który podczas zatwierdzania wygenerował dokumenty magazynowe, skojarzone z nim transakcje (WZ/PZ) zostaną anulowane.

Dokumenty kaucyjne WKA i PKA

Dokumenty kaucyjne WKA (wydanie kaucji) i PKA (przyjęcia kaucji) mogą być tworzone:

• jako osobne dokumenty z listy PKA i listy WKA (Magazyn)
• tworzone automatycznie w przypadku zapisu dokumentu FA, PA na stałe o ile zakładka ‘Kaucje’ jest wypełniona.
• z listy wydanie zewnętrzne/przyjęcie zewnętrzne za pomocą ikonek WKA/PKA (pozycja na dokumencie magazynowym musi posiadać skojarzoną kaucję)

• jeśli tak – wysyłana jest również korekta.
• jeśli dokument korygowany nie został wysłany do centrali – korekta również nie zostanie wysłana do centrali (niezależnie od formy płatności).

• w oddziale zabrakło towaru w magazynie – do centrali wysyłany jest dokument wystawiony na kontrahenta !Nieokreślonego!. Oznacza to, że zapotrzebowanie na towar jest związane z bieżącą sprzedażą.
• do oddziału zgłosił się kontrahent, który zamawia towar. Okazuje się jednak, że towaru nie ma w magazynie. W związku z tym do centrali wysyłane jest zamówienie z informacją o tym, że zapotrzebowanie na towar jest związane z rezerwacją przez klienta. Na dokumencie należy wtedy określić kontrahenta Zamawiającego.

• Etap 1 – przygotowanie arkuszy inwentaryzacyjnych (dokumentów AI lub AIP)
• Etap 2 – uzupełnienie stanów rzeczywistych towarów w magazynie
• Etap 3 – utworzenie dokumentów korygujących stany (PW i RW)

• nie można założyć raportu z datami otwarcia/ zamknięcia wcześniejszymi niż data ostatniego raportu na liście.
• zablokowana została możliwość przeprowadzenia renumeracji raportów.

Wymiana danych pomiędzy centralą a oddziałem jest wykonywana przy pomocy plików. W plikach wymiany, zarówno po stronie centrali jak i oddziału, zapamiętywana jest data utworzenia pliku. W chwili odczytania takiego pliku data ta jest zapisywana w bazie danych jako data ostatniej synchronizacji. Podczas kolejnej synchronizacji program porównuje datę utworzenia odczytywanego właśnie pliku z datą ostatniej synchronizacji.

• Jeśli data utworzenia pliku jest późniejsza niż zapamiętana w bazie data ostatniej synchronizacji – następuje pełny odczyt pliku i utworzenie pliku zwrotnego.
• Jeśli data utworzenia pliku jest wcześniejsza niż zapamiętana w bazie data ostatniej synchronizacji – program odczytuje jedynie informacje o towarach i kontrahentach. Uzupełniane są tylko informacje o pozycjach, które wcześniej nie istniały w bazie. Pozycje istniejące nie są aktualizowane. Tworzony jest plik zwrotny, jednak program nie zmienia zapamiętanej w bazie daty ostatniej synchronizacji.

Dzięki takiemu rozwiązaniu znacznie spada ryzyko zakłócenia procesu synchronizacji. Możliwa jest taka sytuacja, że w oddziale synchronizacja jest wykonywana kilkukrotnie, bez odczytu pliku w centrali. Przy każdej kolejnej synchronizacji plik tworzony po stronie oddziału będzie nadpisywany, a odczytana zostanie ”najnowsza” wersja w momencie uruchomienia synchronizacji po stronie oddziału.

W Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Praca rozproszona widoczne są informacje związane z synchronizacją:

• ID Oddziału – identyfikator oddziału nadawany w centrali
• ID ostatniego pliku wymiany – w pliku wymiany pamiętany jest jego numer kolejny, jednak zgodność tych numerów nie jest warunkiem koniecznym do przeprowadzenia synchronizacji.
• Data ostatniej synchronizacji – data ostatnio odczytanego pliku z centrali.

• zestaw operatorów, którzy powinni pojawić się w oddziałach,
• serie dokumentów,
• grupy towarowe, towary i ceny,
• rejestry kasowo-bankowe oraz formy płatności,
• stawki VAT,
• kontrahentów (chociaż ich dopisywanie jest możliwe również w oddziale),
• rabaty dla kontrahentów i towarów.

• ceny – zgodnie z parametrami synchronizacji (ceny zakupu, wszystkie ceny lub wybrane)
• progi upustów cenowych – w oddziale są zawsze nadpisywane (stare upusty są kasowane, a nowe są dodawane).

Upusty

Polityka rabatowa jest narzucana przez centralę. Informacja o rabatach kontrahentów stanowi odrębny blok danych. Upusty są przenoszone do centrali 1:1, tzn. przenoszone są wszystkie tabele związane z rabatami.

Dokumenty

Dokumenty, które są synchronizowane z oddziałem:

• MM – przesunięcia międzymagazynowe
  • MMLO – przesunięcie międzymagazynowe między magazynami (magazyn główny lokalny – centrala odległa magazyn główny lokalny – oddział odległy). Te dokumenty są wykonywane po stronie Centrali lub po stronie Oddziału
  • MMOL – przesunięcie międzymagazynowe między magazynami (centrala odległa – magazyn główny lokalny lub też oddział odległy – magazyn główny lokalny) – te dokumenty są wykonywane po stronie Centrali lub po stronie Oddziału odległego.
• FA – faktura sprzedaży
  • FA – faktura sprzedaży zwykła
  • FAKI – faktura sprzedaży korekta ilościowa
  • FAKW – faktura sprzedaży korekta wartościowa
• PA – paragon
  • PA – paragon zwykły
  • PAKI – paragon korekta ilościowa
• FZ – faktura zakupu
  • FZ – faktura zakupu zwykła
  • FZ – faktura zakupu korekta ilościowa
  • FZ – faktura zakupu korekta wartościowa
• WZ – wydanie zewnętrzne
  • WZ – dokument wydania zwykły
  • WZ – dokument wydania korekta ilościowa
  • WZ – dokument wydania korekta wartościowa
• PZ – przyjęcie zewnętrzne
  • PZ – dokument przyjęcia zwykły
  • PZ – dokument przyjęcia korekta ilościowa
  • PZ – dokument przyjęcia korekta wartościowa
• PW – przyjęcie wewnętrzne
  • PW – przyjęcie wewnętrzne
  • PWAI – przyjęcie wewnętrzne powstałe z arkusza inwentaryzacyjnego
  • PW – przyjęcie wewnętrzne korekta ilościowa
• RW – rozchód wewnętrzny
  • RW – rozchód wewnętrzny zwykły
  • RWAI – rozchód wewnętrzny powstały z arkusza inwentaryzacyjnego
  • RW – rozchód wewnętrzny korekta ilościowa
  • RW – rozchód wewnętrzny korekta wartościowa
• ZD – zamówienie u dostawcy (dostawcą może być tylko centrala)
• RO – rezerwacja odbiorcy (rezerwacja, która będzie realizowana w całości przez centralę)

Identyfikacja synchronizowanych dokumentów opiera się na nadawaniu GID po stronie centrali, podobnie jak to ma miejsce w przypadku kontrahentów.  Dokumenty wysłane z oddziału do centrali mają ustawiony znacznik wysłania (E). Po prawidłowym dodaniu, dokument w centrali otrzymuje GID. Informacja o nadanym GID jest odsyłana do oddziału jako potwierdzenie prawidłowego przyjęcia dokumentu. Od tego momentu dokument nie jest brany pod uwagę przy wykonywaniu kolejnych synchronizacji (nie jest wysyłany z oddziału do centrali).

Z oddziału do centrali mogą być wysyłane wyłącznie dokumenty zatwierdzone (nie w buforze) oraz te, które nie mają GID nadanego przez centralę (nawet te, które zostały wysłane przy poprzedniej synchronizacji).

Jeżeli przy synchronizacji Comarch ERP Detal do Comarch ERP Optima nie zostaną zaimportowane rozliczenia do paragonów wystawionych w Comarch ERP Detal (np. brak otwartego raportu kasowo/bankowewgo) to takie paragony nie są wysyłane do centrali. Dopiero po poprawnym przesłaniu rozliczeń, paragony zostaną wyeksportowane do centrali.

Ponieważ w oddziale dopuszcza się możliwość zakładania lokalnych magazynów (po stronie centrali wszystkie te magazyny są traktowane jak jeden magazyn, czyli oddział), w oddziale mogą być wystawiane dokumenty MM między magazynami lokalnymi, ale nie są one wysyłane do centrali (centrala nie wie o ich istnieniu). Dokumenty te są wystawiane tylko na potrzeby oddziału. Na dodatkowych magazynach mogą być wystawiane te same dokumenty, które są wystawiane na magazynie głównym.

Przy synchronizacji na dokumentach nie jest wysyłana informacja o magazynach – każdy dokument (wystawiony w oddziale) po stronie centrali jest więc traktowany tak, jakby był wystawiony tylko na magazynie głównym (po prostu w oddziale).

MM i synchronizacja stanów magazynowych

Informacja o stanach magazynowych jest przesyłana wyłącznie przy pomocy dokumentów MM.

Po stronie centrali jest to dokument MM z magazynu lokalnego (centrali) do magazynu odległego (oddziału). W oddziale ta sama MM-ka będzie reprezentowana przez dokument MM (MMOL) z magazynu odległego (centrali) do magazynu lokalnego (oddziału).

W przypadku zwrotów towarów z oddziału do centrali po stronie oddziału towar będzie przesyłany dokumentem MM (MMLO) z magazynu lokalnego (oddziału) do magazynu odległego (centrali). Po stronie centrali dokument ten będzie odwzorowany przy pomocy dokumentu MM (MMOL) z magazynu odległego (oddziału) do magazynu lokalnego (centrali).

Dokument MM prawidłowo przyjęty w oddziale będzie potwierdzany przez oddział w nowym pliku synchronizacyjnym. Dokument MM potwierdzony przez oddział i oznaczony w centrali (że został prawidłowo przyjęty) nie będzie ponownie wysyłany do oddziału.

Sprawdzanie stanów magazynowych w Centrali

Sprawdzanie stanów magazynowych odbywa się na liście zasobów poprzez ikonę  znajdującą się na liście zasobów. Wybranie towaru i naciśnięcie ikony spowoduje pokazanie stanów tego towaru w Centrali oraz we wszystkich oddziałach firmy. Wymaganym komponentem jest WebSerwis.

Zamówienia wewnętrzne i zewnętrzne

Zamówienia wewnętrzne pełnią rolę zamówień u dostawcy, przy czym specyficznym dostawcą jest centrala, w której jest zainstalowany XL. Na podstawie zamówień wewnętrznych są generowane dokumenty MM z centrali do oddziału.

Zamówienia zewnętrzne pełnią rolę rezerwacji odbiorców. Przesyłane do centrali stanowią zamówienia odbiorców zbierane przez oddział, ale realizowane wyłącznie w centrali.

W oddziale rolę zamówienia wewnętrznego pełni zamówienie u dostawcy (ZD). Kontrahent takiego zamówienia jest !Nieokreślony!. Dla potrzeb Comarch ERP XL wymagane jest, aby zamówienie wewnętrzne posiadało pole z kontrahentem docelowym, dla którego jest przeznaczony zamawiany towar. W związku z tym ZD w oddziale posiada dodatkowo kontrahenta docelowego (zamawiającego).

Rolę zamówienia zewnętrznego w oddziale pełni rezerwacja odbiorcy (RO). Kontrahentem takiej rezerwacji jest kontrahent docelowy, który zamówił towar.

Faktury sprzed., Paragony, Faktury zakupu i powiązane dokumenty magazynowe

W programie Comarch ERP Optima faktury sprzedaży i paragony oraz związane z nimi korekty ilościowe mogą być powiązane z dokumentami WZ. Podobnie dokumenty FZ mogą być powiązane z dokumentami PZ.

Ponieważ Comarch ERP XL dla dokumentów WZ i PZ z Comarch ERP Optima ma swoje odpowiedniki , obowiązuje zasada, że do centrali mogą być wysłane:

• dokumenty handlowe (FA, PA, FZ),
• dokumenty magazynowe (WZ, PZ które nie mają powiązania z handlowym)
• dokumenty magazynowe wystawione z ręki i do nich handlowe
• dokumenty handlowe, które:
  • są powiązane z dokumentami magazynowymi jeśli na tych dokumentach występują jakiekolwiek towary
  • nie powiązane z dokumentami magazynowymi, jeśli na tych dokumentach występują wyłącznie usługi (takie dokumenty z definicji nie mają WZ-ek i PZ-ek).

• nierozliczonych dokumentach wystawionych w oddziale
• globalnym zadłużeniu kontrahentów.

Raporty kasowe

Raporty kasowo-bankowe są wysyłane z oddziału do centrali wraz ze wszystkimi zapisami kasowo-bankowymi przynależącymi do tego raportu. Do centrali są przesyłane tylko te raporty, które są zamknięte i nie posiadają GID. Po prawidłowym przyjęciu raportu przez centralę, raportowi nadawany jest GID, który jako potwierdzenie jest przesyłany z powrotem do oddziału i tam jest zapisywany na wysłanym wcześniej raporcie. Raportów wysłanych z centrali i niepotwierdzonych nie można otwierać.

Eksport danych

Ogólnie synchronizacja danych opiera się na odczycie pliku z centrali i automatycznym wysłaniu pliku z danymi do centrali. Istnieje jednak możliwość wysłania danych bez wcześniejszego odczytu pliku synchronizacyjnego z centrali.

Funkcja jest dostępna w oknie synchronizacji po zaznaczeniu parametru Eksport.

Podczas eksportu danych wysyłane są wszystkie dokumenty, które nie zostały jeszcze potwierdzone, jako odebrane przez centralę (również te, które już zostały wyeksportowane, ale jeszcze nie są potwierdzone).