OPT009 – Import danych z arkusza Microsoft Excel

Data aktualizacji: 20-11-2019

Eksport /Import – przygotowanie danych

Od wersji 2012 Comarch ERP Optima można zaimportować towary i kontrahentów w takim formacie jak zostały wyeksportowane z programu. Oznacza to, że jeśli wykonamy eksport do MS Excel, zmodyfikujemy dane np. ceny dla towarów to możemy zaimportować taki plik bez konieczności zmian nazw kolumn.

Dane można wyeksportować za pomocą ikony , która dostępna jest pod listą odpowiednio kontrahentów (Ogólne/ Kontrahenci) oraz towarów/usług (Ogólne/ Cennik).

Dane można zaimportować za pomocą ikony , która dostępna jest obok ikony do eksportu.

Import można wykonać również z poziomu menu Narzędzia/ Importy/ Słowników z pliku/ Kontrahenci lub Cennik. Przy imporcie cennika, w oknie Parametry importu cennika należy wybrać: Plik w formacie MS Excel i wskazać plik, w którym znajduje się arkusz z danymi.

Pierwszy niepusty wiersz w arkuszu musi zawierać nazwy kolumn. Kolumny mogą występować w dowolnej kolejności. Każdy arkusz musi zawierać dwie lub trzy kolumny obowiązkowe oraz różną ilość kolumn opcjonalnych. Format komórek danej kolumny musi być taki sam. Błędem jest umieszczenie w jednej kolumnie raz wartości 11, a potem w innym wierszu 21,99. Powinno być 11,00 i 21,99.

Importowane dane

Kontrahenci

Arkusz MS Excel – należy zapisać jako skoroszyt programu MS Excel 97-2003.

Wymagane są trzy kolumny: Kod, Nazwa, NIP

Nazwa arkusza w pliku może być dowolna. Jeśli w pliku jest więcej wypełnionych arkuszy szukany jest pierwszy, który ma kolumnę NIP.

Lista form płatności budowana jest w oparciu o pola: FormaPlatnosciTerminPlatnosci

Wszystkie płatności przypinane są do kasy gotówkowej. Dla każdego kontrahenta importowane są następujące pola:

Arkusz Kontrahenci
Lp.Nazwa pola w tabeli CDN.KontrahenciNazwa pola w arkuszu KontrahenciWartości wymagane w polu arkusza
1.Knt_KodKodKod kontrahenta – pole obowiązkowe
2.Knt_Nazwa1NazwaNazwa kontrahenta cz.1 – pole obowiązkowe
3.Knt_Nazwa2Nazwa2Nazwa kontrahenta cz. 2
4.Knt_Nazwa3Nazwa3Nazwa kontrahenta cz. 3
5.Knt_TelefonTelefonNumer telefonu
6.Knt_Telefon2Telefon2Drugi numer telefonu
7.Knt_TelefonSmsTelefonSmsTelefon dla SMS
8.Knt_FaxFaxNumer faxu
9.Knt_UlicaUlicaAdres kontrahenta – ulica
10.Knt_NrDomuNrDomuAdres kontrahenta – numer budynku
11.Knt_NrLokaluNrLokaluAdres kontrahenta – numer lokalu
12.Knt_KodPocztowyKodPocztowyKod pocztowy miasta kontrahenta
13.Knt_Poczta PocztaPoczta
14.Knt_Miasto MiastoMiasto
15.Knt_KrajKrajKraj
16.Knt_WojewodztwoWojewodztwoWojewództwo
17.Knt_URLURLAdres strony WWW kontrahenta
18.Knt_GrupaGrupaGrupa kontrahentów
19.Knt_FinalnyOsobaFizyczna0 – podmiot gospodarczy
1 – osoba fizyczna
20.Knt_NIPENIPNumer NIP – pole obowiązkowe
21.Knt_NIPKrajNIPKrajPrzedrostek NIP dla krajów UE
22.Knt_ZezwolenieZezwolenieNumer zezwolenia na działalność gospodarczą
23.Knt_RegonRegonNumer REGON
24.Knt_PeselPeselNumer PESEL
25.Knt_EmailEmailAdres e-mail
26.Knt_RachunekNrBankRachunekNrNumer rachunku kontrahenta
27.Knt_BnkNazwaBankNazwaNazwa banku
28.Knt_OsNazwiskoOsobaNazwisko przedstawiciela
29.Knt_OpisOpisDodatkowy opis kontrahenta
30.Knt_RodzajRodzajO – odbiorca, D – dostawca, K – konkurencja, P – partner, T – klient potencjalny
Jeżeli kolumna nie występuje w arkuszu lub jest nieokreślona przyjmowane jest O (odbiorca)
31.Knt_PodatekVATPlatnikVAT0 – (zero) kontrahent nie jest płatnikiem VAT
1 – kontrahent jest płatnikiem VAT
Jeżeli kolumna nie występuje w arkuszu lub jest nieokreślona przyjmowane jest 1 (płatnik VAT)
32.Knt_PodatekVatPodatnikVatCzynnyPodatnik VAT czynny
0 – parametr niezaznaczony
1 – parametr zaznaczony
33.Knt_ExportEksport0 – (zero) kontrahent krajowy
1 – kontrahent pozaunijny
2 – pozaunijny (zwrot VAT)
3 – kontrahent UE
4 – wewnątrzunijny trójstronny
5 – podatnikiem jest nabywca
6 – poza terytorium kraju
7 – poza terytorium kraju (stawka np.)
Jeżeli kolumna nie występuje w arkuszu lub jest nieokreślona przyjmowane jest 0 – (zero) kontrahent krajowy.
W przypadku kontrahentów wewnątrzunijnych oraz wewnątrzunijnych trójstronnych z kolumny NIPKraj pobierany jest wymagany kod kraju UE.
34.Knt_LimitKredytuLimitKredytuJeżeli kolumna nie występuje w arkuszu lub jest nieokreślona przyjmowane jest 0 (zero)
35.Knt_TerminTerminTermin płatności – określany w dniach od daty wystawienia dokumentu.
36.Knt_FplID z CDN.FormyPlatnosciFormaPlatnosciSłownie wyrażona forma płatności. Jeżeli kolumna nie występuje w arkuszu lub jest nieokreślona przyjmowane jest gotówka.
37.Knt_CenyCenyCena dla klienta
0 – cena domyślna
1 – cena zakupu
2 – pierwsza cena sprzedaży
3 – druga cena sprzedaży
4 – trzecia cena sprzedaży
5 – czwarta cena sprzedaży
Jeżeli kolumna nie występuje w arkuszu lub jest nieokreślona przyjmowane jest 2 (pierwsza cena sprzedaży). Jeśli w bazie, do której importujemy nie ma ceny z arkusza to jako cena domyślna ustawiana jest cena „domyślna”.
38.Knt_CenyCenyNazwaNazwa ceny domyślnej np. hurtowa 2
Cena domyślna jest ustalana na podstawie nazwy, a jeśli nazwa nie zostanie znaleziona w bazie danych to cena domyślna ustalana jest na podstawie numeru z kolumny: Ceny
39.CDN.Rabaty, dla Rab_typ=2 (jeden kontrahent / wszystkie towary)UpustWartość upustu. Jeżeli kontrahent na 10% upustu należy wpisać 10 (bez znaczka procentu).
40.Knt_NieNaliczajOdsetekNieNaliczajOdsetekNie naliczać odsetek dla płatności kontrahenta.
41.Knt_MetodaKasowaMetodaKasowaMetoda kasowa
0 – niezaznaczony żaden parametr
1 – Zakup (parametr zależny od Podatnik VAT czynny)
2 – Sprzedaż
42.Knt_WindykacjaEMailWindykacjaEMailAdres poczty e-mail osoby reprezentującej firmę w sprawach windykacji należności.
43.Knt_WindykacjaTelefonSmsWindykacjaTelefonSmsTelefon dla SMS
44.Knt_AlgorytmAlgorytmNettoBruttoDomyślny algorytm naliczania podatku VAT na dokumentach handlowo – magazynowych
0 – netto
1 – brutto
45.Knt_WalutaWalutaDomyślna waluta kontrahenta
Jeżeli waluty nie ma w programie, wówczas przy imporcie jest ona dodawana w Konfiguracji Programu /Ogólne/Waluty .

Towary

Wymagane są trzy kolumny: Kod, Nazwa, JM

Nazwa arkusza w pliku może być dowolna. Jeśli w pliku jest więcej wypełnionych arkuszy szukany jest pierwszy, który ma kolumnę J.M. lub JM

W przypadku, gdy towar posiada więcej jednostek miary lub kodów EAN należy dodać odpowiednio arkusz: JednostkiMiary lub KodyKreskowe

Dla arkusza JednostkiMiary wymagane pola to: KodTowaru, JMZ

Dla arkusza KodyKreskowe wymagane pola to: KodTowaru, Ean, Domyslny

W przypadku, gdy mają być importowani producenci lub marki należy dodać odpowiednio arkusz:

Producenci lub Marki.

Dla arkusza Producenci wymagane pole to: Kod

Dla arkusza Marki wymagane pole to: Marka

Aby zaimportować kody CN należy dodać arkusz KodyCN, dla którego wymagane jest pole Kod.

Jeżeli pozycja cennika jest towarem złożonym nie jest przenoszona receptura produktu. Nie są importowane waluty.

Jako nazwy kolumn w arkuszu dla tabeli CDN.Towary mogą być stosowane również nazwy kolumn tej tabeli zgodne ze strukturą bazy danych, czyli poprawny zapis nazwy kolumny odpowiedzialnej za kod towaru to: Kod lub Twr_Kod

Dla każdej pozycji cennika importowane są następujące pola:

Arkusz Cennik
Lp.Nazwa pola w tabeli CDN.TowaryNazwa pola w arkuszu CennikWartości wymagane w polu arkusza
1.Twr_KodKodKod towaru - pole obowiązkowe
2.Twr_NazwaNazwaNazwa towaru - pole obowiązkowe
3.Twr_JmJMNazwa jednostki miary - pole obowiązkowe
4.Twr_JmZJmZDodatkowa jednostka miary. Jeżeli towar posiada więcej jednostek miary należy dodać arkusz JednostkiMiary.
5.Twr.JMPrzelicznikLPrzelicznik_JmJmZPrzelicznik podstawowej jednostki miary na jednostkę złożoną.
Twr.JMPrzelicznikM
6.Twr_TypTypTP – towar prosty
Twr_ProduktTZ – towar złożony
UP – usługa prosta
UZ – usługa złożona
Jeżeli kolumna nie występuje w arkuszu lub jest nieokreślona, przyjmowana jest wartość TP (towar prosty), jeśli została pobrana licencja na Comarch ERP Optima Handel/ Handel Plus lub UP (usługa prosta), jeśli pobrano licencję tylko na Comarch ERP Optima Faktury.
7.Twr_NumerKatNumerKatalogowyNumer katalogowy
8.Twr_SWWSWWNumer PKWiU
9.Twr_TwGGIDNumerGrupaGrupa towarowa
CDN.TwrGrupy
10.Twr_IloscMinStanMinStan minimalny towaru na magazynie
11.Twr_IloscMaxStanMaxStan maksymalny towaru na magazynie
12.Twr_StawkaVATLiczba całkowita określająca stawkę VAT. Jeżeli kolumna nie występuje w arkuszu lub jest nieokreślona przyjmowana jest wartość 23.
13.Twr_StawkaZakVATZakLiczba całkowita określająca stawkę VAT zakupu. Jeżeli kolumny te nie występują to stawka VAT zakupu jest ustawiana na taką samą jak stawka VAT sprzedaży.
14.Twr_FlagaVATFlaga1 - zwolniona
2 - opodatkowana
3 - zaniżona
4 - nie podlega
Jeżeli kolumna nie występuje w arkuszu lub jest nieokreślona przyjmowana jest wartość 2.
15.Twr_FlagaZakVatZakFlaga1 - zwolniona
2 - opodatkowana
3 - zaniżona
4 - nie podlega
Jeżeli kolumna nie występuje w arkuszu lub jest nieokreślona to wartość pola jest ustawiana na taką samą jak wartość pola Twr_Flaga.
16.Twr_EANEANKod kreskowy
17.Twr_OpisOpisOpis towaru
18.Twr_KaucjaOpakowanieKaucjaKolumna powinna zawierać 1 jeśli towar jest opakowaniem kaucjonowanym i 0 w pozostałych przypadkach.
19.Twr_OdwrotneObciazenieOdwrotneObciazenieParametr Odwrotne obciążenie (widoczny w oknie Pozycji cennika na zakładce [Ogólne] po zaznaczeniu w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry – Odwrotne obciążenie wg karty towaru ):
0 – Nie
1 – Tak
2 – Powyżej limitu
20.Twr_CenaZCzteremaMiejscamiCenaZCzteremaMiejscamiParametr Ceny z czterema miejscami po przecinku (widoczny w oknie Pozycji cennika na zakładce [Ogólne] po zaznaczeniu w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry – Ceny z czterema miejscami po przecinku ):
0 – niezaznaczony
1 – zaznaczony
21.Twr_TypMinimumGranica ceny0 – brak granicy ceny,
1 – minimalna marża,
2 – maksymalny rabat.
22.Twr_MinCenaMarzaMinimalna cena/marżaWartość ustalonej granicy ceny (min. marży/ max. rabatu).
23.Twr_Kntid (Id z tabeli CDN.Kontrahenci)DostawcaDostawca (kod dostawcy z zakładki Dodatkowe na karcie towaru), Dostawca musi być wcześniej wprowadzony na listę kontrahentów oraz na swojej karcie musi mieć zaznaczony parametr Dostawca.
24.Twr_KoddostawcyKod u dostawcyKod u dostawcy (kod towaru u dostawcy z zakładki Dodatkowe na karcie towaru).
25.Twr_ProducentKodKod producentaKod producenta (kod towaru producenta z zakładki Dodatkowe na karcie towaru).
26.Prd_KodProducentProducent towaru (zakładka Dodatkowe na karcie towaru).
27.Mrk_NazwaMarkaMarka towaru (zakładka Dodatkowe na karcie towaru).
28.Twr_KCNId (Id z tabeli CDN.KodyCN)Intrastat - kod CNOśmiocyfrowy kod CN.
W sytuacji kiedy w arkuszu Cennik dla towaru uzupełniono kod CN, ale nie ma go bazie, do której wykonywany jest import i nie uzupełniono go w arkuszu KodyCN , kod ten nie zostanie uzupełniony na importowanej/ aktualizowanej kartotece towarowej.
29.Twr_KrajPochodzeniaIntrastat - kraj pochodzeniaDwuznakowy symbol kraju pochodzenia towaru.
30.Twr_MasaIntrastat - masaMasa netto dla jednostki podstawowej towaru podana w kg.
31.Twr_JmPomPrzelicznikLIntrastat - JmPomPrzelicznikLLicznik przelicznika jednostki miary uzupełniającej przypisanej do kodu CN określającego jej stosunek do podstawowej jednostki miary towaru.
32.Twr_JmPomPrzelicznikMIntrastat - JmPomPrzelicznikMMianownik przelicznika jednostki miary uzupełniającej przypisanej do kodu CN określającego jej stosunek do podstawowej jednostki miary towaru.
33.Twr_SplitPayPodzielona płatnośćParametr MPP - podzielona płatność (widoczny w oknie Pozycji cennika na zakładce [Ogólne]):
0 - niezaznaczony
1 - zaznaczony
34Twc_wartosc dla Twc_TwcNumer=1 dla odpowiedniego towaru Twc_twridCena zakupuCena zakupu
35.TwC_Waluta dla TwcNumer=1 dla odpowiedniego towaru Twc_twridWaluta Cena zakupuWaluta ceny zakupu
36.Twc_wartosc dla Twc_TwcNumer= 2Cena hurtowa 1Cena hurtowa (1)
37.TwC_Waluta dla TwcNumer=2Waluta Cena hurtowa 1Waluta ceny hurtowej (1)
38.Twc_wartosc dla Twc_TwcNumer=3Cena hurtowa 2Cena hurtowa (2)
39.TwC_Waluta dla TwcNumer=3Waluta Cena hurtowa 2Waluta ceny hurtowej (2)
40.Twc_wartosc dla Twc_TwcNumer=4Cena hurtowa 3Cena hurtowa (3)
41.TwC_Waluta dla TwcNumer=4Waluta Cena hurtowa 3Waluta ceny hurtowej (3)
42.Twc_wartosc dla Twc_TwcNumer=5Cena detalicznaCena detaliczna
43.TwC_Waluta dla TwcNumer=5Waluta Cena detalicznaWaluta ceny detalicznej
44.Twc_wartosc dla Twc_TwcNumer=6Cena iSklep24Ewentualna cena dodana przez Użytkownika
45.TwC_Waluta dla TwcNumer=6Waluta Cena iSklep24Waluta ceny iSklep24

Arkusz JednostkiMiary

38.Twr_KodKodTowaruKod towaru - pole obowiązkowe
39.TwJZ_JM (Twr_TwrID = TwJZ_TwrID)JMZNazwa jednostki miary - pole obowiązkowe
40.TwJZ_JMPrzelicznikL ((Twr_TwrID = TwJZ_TwrID)PrzelicznikLJeżeli kolumna nie występuje w arkuszu lub jest nieokreślona przyjmowana jest wartość równa 1.
41.TwJZ_JMPrzelicznikM (Twr_TwrID = TwJZ_TwrID)PrzelicznikMJeżeli kolumna nie występuje w arkuszu lub jest nieokreślona przyjmowana jest wartość równa 1.

Arkusz KodyKreskowe

42.Twr_KodKodTowaruKod towaru – pole obowiązkowe
43.TwE_EAN (Twr_TwrID = TwE_TwrID)EanKod kreskowy – pole obowiązkowe
44.TwE_JM (Twr_TwrID = TwE_TwrID)JmDlaEanJeżeli kolumna nie występuje w arkuszu lub jest nieokreślona przyjmowana jest wartość z JM.
45.TwE_DomyslnyDomyslnyStatus kodu kreskowego – pole obowiązkowe

Arkusz Producenci

46.Prd_KodKodKod producenta – pole obowiązkowe
47.Prd_NazwaNazwaNazwa producenta
48.Prd_URLURLOdsyłacz do adresu internetowego

Arkusz Marki

49.Mrk_NazwaMarkaNazwa marki – pole obowiązkowe
50.Prd_KodProducentKod producenta

Arkusz Kody CN

51.KCN_KodKodOśmiocyfrowy kod CN – pole obowiązkowe
52.KCN_OpisOpisOpis kodu CN
53.KCN_UzupJMJmDla kodów CN związanych z jednostką miary uzupełniającą należy podać nazwę tej jednostki
54.KCN_MasaMasaPrzyjmuje wartość 1 jeśli dla kodu CN należy określić masę towaru. W przeciwnym wypadku pole należy pozostawić puste bądź uzupełnić wartością 0 .

Uwaga
Wszystkie ceny z arkusza będą traktowane wg ustawień w konfiguracji programu Comarch ERP Optima (System/ Konfiguracja Firmy/ Handel/ Ceny towarów i usług). Jeśli przed importem cena np. Cena hurtowa 2 została usunięta z konfiguracji, wówczas podczas importu pomijana jest Cena hurtowa 2 (rozpoznawane są nazwy).

Jeżeli cena w arkuszu jest ceną netto, dla odpowiedniej ceny w Comarch ERP Optima należy ustawić typ: netto. Jeżeli cena w arkuszu jest ceną brutto, dla odpowiedniej ceny w Comarch ERP Optima należy ustawić typ: brutto. Ustawienie to musi być zrobione przed rozpoczęciem importu.

Aby zostały zaimportowane ceny z czterema miejscami po przecinku, w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry musi by zaznaczony parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku i w arkuszu w kolumnie CenaZCzteremaMiejscami musi być wartość 1.

Przy aktualizacji cen (kolejne importy) nie jest podmieniany typ karty cennikowej – towar/ usługa, prosty/ złożony.

Przy aktualizacji pól tekstowych np. numeru katalogowego, jeśli pola w arkuszu nie są wypełnione, to wartości w Comarch ERP Optima nie są czyszczone (pozostają takie jak przed aktualizacją).

Przykładowy plik do zaimportowania znajduje się pod tym linkiem.

Pliki do pobrania