Zlecenia serwisowe w walutach obcych
W systemie istnieje możliwość rejestracji zleceń w walutach obcych. W walucie podawana jest zarówno wartość poszczególnych części i czynności jak i całego zlecenia. Wartości te są ponadto przenoszone na dokumenty (FA/PA/WZ) powstałe przy realizacji zlecenia.
Konfiguracja
Podczas konfigurowania systemu do ewidencji dokumentów w walutach obcych konieczne jest zdefiniowanie obsługiwanych walut w Konfiguracji programu/ Ogólne/ Waluty. Aby możliwe było wystawianie zleceń w walutach i prawidłowe przeliczanie wartości dokumentu dla każdej waluty należy zdefiniować kurs.
W systemie może funkcjonować kilka typów kursów (np. kurs średni NBP – pobierany na życzenie użytkownika, kurs podstawowy- uzupełniany ręcznie itp.). Rodzaje kursów, które są wykorzystywane w firmie, definiuje użytkownik z poziomu Konfiguracji programu/ Ogólne/ Typy kursów walut. Jeden z nich musi być kursem domyślnym i jest proponowany na zleceniu w walucie. Kurs domyślny Użytkownik może określić zaznaczając na formularzu typu kursu parametr Domyślny:
Określenie notowania na dany dzień jest możliwe z poziomu listy walut po wciśnięciu przycisku 
.
W przypadku, gdy na dzień, dla którego powinien zostać pobrany kurs nie ma wprowadzonego notowania działanie programu zależne jest od ustawienia parametru Pobieraj ostatnio ustalony kurs waluty przed wskazaną datą w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Parametry:
- jeśli jest on odznaczony – wyświetlony zostanie komunikat o braku kursu i typ kursu zmieni się na ręczny, z możliwością wprowadzenia notowania przez użytkownika.
- jeśli parametr jest zaznaczony – pobrany zostanie ostatni kurs wprowadzony przed wskazaną datą kursu bądź datą bieżącą (jeżeli zlecenia wystawiane są wg aktualnego kursu).
Oprócz powyższych ustawień konieczne jest również określenie w jaki sposób mają być wyliczane ceny walutowe dla czynności oraz części dodawanych na zlecenie. W tym celu w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Serwis należy wybrać jedną z opcji:
- wg kursu na zleceniu (domyślnie zaznaczona) – ceny czynności oraz części będą przeliczane w oparciu o kurs określony przez Operatora na formularzu zlecenia serwisowego,
- wg aktualnego kursu – ceny czynności oraz części będą przeliczane wg kursu domyślnego, pobieranego z konfiguracji programu w momencie wprowadzania pozycji na zlecenie. Tym samym w długim okresie czasu poszczególne części i czynności mogą być przeliczane wg różnych kursów (aktualnych na dzień ich wprowadzenia na zlecenie).
Rejestrowanie zlecenia serwisowego w walucie obcej
Jeśli parametr Zezwalaj na zmianę waluty na dokumencie jest zaznaczony i w systemie zdefiniowano obsługiwane waluty obce to na Formularzu zlecenia serwisowego, na zakładce [Ogólne] aktywne jest pole Waluta. Użytkownik może określić walutę dla rejestrowanego zlecenia wybierając odpowiednią z rozwijanej listy.
W przypadku, gdy w Konfiguracji wybrano opcję przeliczania cen wg kursu na zleceniu – na formularzu zlecenia oprócz waluty użytkownik może określić: typ kursu waluty oraz datę notowania, a w przypadku typu kursu ręcznego może wprowadzić kurs bezpośrednio na zleceniu. Kurs określony na zleceniu będzie stosowany dla wszystkich czynności i części dodawanych na dokument.
Jeżeli natomiast w Konfiguracji wybrano metodę wyliczania cen wg aktualnego kursu – wówczas użytkownik wskazuje na zleceniu tylko walutę dla dokumentu, natomiast kurs jest pobierany każdorazowo z Konfiguracji w chwili dodawania czynności i części.
Wyliczone zgodnie z kursem ceny walutowe na zleceniu użytkownik może modyfikować. W przypadku zmiany notowania lub typu kursu ceny walutowe na zleceniu nie są ponownie przeliczane. Wyliczana jest wówczas jedynie nowa wartość PLN pozycji w oparciu o wprowadzoną uprzednio cenę walutową oraz nowy kurs.
Zmiana waluty na zleceniu
Do momentu rozpoczęcia realizacji zlecenia – tj. do momentu wystawienia do zlecenia pierwszego dokumentu typu FA/PA/WZ możliwa jest zmiana waluty na zleceniu.
W przypadku, gdy na zleceniu są już wprowadzone czynności/ części, a użytkownik zmieni walutę dokumentu na walutę obcą (inną niż PLN) wszystkie ceny zostaną od nowa pobrane z cennika i przeliczone zgodnie ze wskazanym/pobranym kursem.
W przypadku zmiany waluty obcej na walutę systemową PLN – program podstawi w miejsce ceny walutowej cenę PLN ze zlecenia, nie przeliczając jej. Dzięki temu użytkownik może obsłużyć sytuację, gdy ceny na zleceniu są uzależnione od kursu waluty, ale samo zlecenie ma być fakturowane w PLN:
- Zlecenie jest rejestrowane w walucie.
- Przed zafakturowaniem zlecenia Użytkownik wprowadza odpowiedni kurs.
- Przeliczane są wartości w PLN wg podanego kursu.
- Użytkownik zmienia walutę zlecenia na PLN.
- Ceny w PLN są przeliczone z waluty wg podanego kursu.
Zmiana kontrahenta na zleceniu
Jeżeli nastąpi zmiana Kontrahenta na zleceniu użytkownik decyduje czy ceny czynności i części mają być na nowo pobrane z cennika i wyliczone zgodnie z kursem, czy mają pozostać bez zmian.
Realizacja zleceń w walucie
Realizacja zleceń walutowych przebiega wedle określonych zasad:
- Na dokumenty FA/WZ powstałe w wyniku realizacji zleceń w walutach obcych przenoszone są ceny i wartości w walucie określonej na zleceniu.
- W przypadku fakturowania jedną usługą zlecenia w walucie obcej na Fakturę przekazywana jest suma wartości fakturowanych pozycji w walucie.
- Jeżeli w Konfiguracji zaznaczono opcję przeliczania cen na zleceniu wg kursu aktualnego to na Fakturach sprzedaży oraz Wydaniach zewnętrznych podpowie się typ kursu określony jako domyślny w System/ Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ Typy kursów walut.
- W przypadku, gdy ceny wyliczane są wg kursu wskazanego na zleceniu na dokumenty FA/WZ przenoszony jest typ kursu ze zlecenia.
- W przypadku, gdy na zleceniu wybrany jest kurs ręczny, na dokument FA (i WZ) przenoszony jest taki sam kurs.
- Zgodnie z obowiązującymi przepisami na dokumentach FA (i WZ) tworzonych podczas realizacji zleceń w walutach obcych proponowane jest notowanie z dnia poprzedzającego datę wystawienia faktury.
- Zasady naliczania VAT-u na zleceniach walutowych są analogiczne jak w przypadku walutowych dokumentów handlowych. Podatek VAT jest naliczany pod warunkiem, że zlecenie zarejestrowano dla Kontrahenta o statusie Krajowy i w menu Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry zaznaczono opcję VAT na fakturach w walucie.
- Jeśli parametr VAT na fakturach w walucie jest niezaznaczony i kontrahent ma status Krajowy to dla Czynności i Części zostanie przyjęta stawka VAT – 0%
- Jeśli parametr jest niezaznaczony i kontrahent ma status Wewnątrzunijny/Pozaunijny to dla Czynności będzie się ustawiać stawka VAT – NP, a dla Części stawka– 0%.
- Jeżeli na zleceniu fakturowane są tylko czynności (nie jest generowany dokument WZ), wówczas na powstałym dokumencie FA użytkownik ma możliwość zmiany waluty, typu kursu oraz notowania.
- Jeżeli podczas realizacji zlecenia generowany jest dokument FA powiązany z WZ użytkownik nie ma możliwości zmiany waluty na powstałej Fakturze. Może natomiast zmienić typ kursu i notowanie. Wówczas w zależności od ustawienia parametru Generuj korekty WZ po zmianie ceny/kursu na FA/PA dostępnego w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry zostaną /lub nie wygenerowane odpowiednie korekty do WZ.
- Nie można wystawiać Paragonów do zleceń w walutach obcych, ani przekształcać zleceń w różnych walutach lub z różnymi typami kursów waluty do jednego dokumentu FA/WZ.