Formularz dokumentu w Bibliotece – zakładka Dokumenty

Uwaga

Zakładka jest dostępna tylko do poziomu dokumentu firmowego.

Dokument w Bibliotece można wiązać z innymi dokumentami, zadaniami i kontaktami CRM oraz transakcjami zarejestrowanymi w programie Comarch ERP Optima. Na zakładce [Dokumenty] widoczne są tabele: Dokumenty skojarzone, Biblioteka dokumentów, Zadania i kontakty CRM (widoczna w przypadku posiadania licencji na moduł CRM).

Lista Dokumentów skojarzonych obsługiwana jest przez standardowe przyciski:

Dodaj – dodaje nowy dokument powiązany. Po wciśnięciu przycisku pojawi się lista dokumentów, na której użytkownik będzie mógł wskazać właściwy dokument. Domyślnie po wciśnięciu „plusa” wyświetlana jest lista dokumentów, z jakiej użytkownik korzystał ostatnio. Typ transakcji, z którym można wiązać dokumenty w Bibliotece, można wybrać z poziomu menu wyświetlanego po wciśnięciu strzałki obok.

Otwórz – podnosi formularz podświetlonego dokumentu

Usuń – usuwa powiązanie z dokumentem

Na liście wyświetlany jest numer oraz typ dokumentu skojarzonego, data wystawienia dokumentu oraz akronim (kod) podmiotu z tego dokumentu.

Uwaga

Wiązanie dokumentu w Bibliotece z transakcją w systemie Comarch ERP Optima jest wykonywane „obustronnie”. Oznacza to, że powiązanie będzie również widoczne z poziomu wybranych transakcji (na przykład Faktury sprzedaży).

Na formularzach transakcji, które mogą być powiązane z dokumentem w Bibliotece, pojawiła się tabela, gdzie widać skojarzone dokumenty. Szczegóły zostały opisane w odrębnym rozdziale dotyczącym współpracy z innymi modułami systemu.

Wiązanie dokumentu z innym dokumentem w Bibliotece odbywa się z poziomu dedykowanej tabeli – Biblioteka dokumentów.
W przypadku wiązania dokumentu z zadaniami i kontaktami CRM lub mailami ze skrzynki pocztowej, odbywa się to z poziomu tabeli – Zadania i kontakty CRM.

Uwaga

Jeśli na dokumencie firmowym występuje dokładnie jeden podmiot (przypisany na zakładce [Podmioty]), wówczas Kod/Akronim oraz adres E-mail z karty tego podmiotu są automatycznie przenoszone do pól Podmiot i Adres na formularzu nowo tworzonej wiadomości e-mail, jeśli dodamy powiązanie poprzez opcję „Dodaj nowy e-mail.
Jeśli na dokumencie firmowym przypiszemy więcej niż jeden podmiot, wówczas wiążąc taki dokument z mailem, dane podmiotu nie są przenoszone ze względu na to, że w mailu może być wskazany tylko jeden podmiot

Formularz dokumentu w Bibliotece -zakładka Podmioty

Uwaga

Zakładka jest dostępna tylko do poziomu dokumentu firmowego.

Na zakładce [Podmioty] użytkownik ma możliwość powiązania dokumentu z kontrahentem, pracownikiem, wspólnikiem, urzędem lub bankiem. Jeden dokument może być powiązany z wieloma podmiotami.

Uwaga

W przypadku wersji programu współpracującej z Comarch ERP XL (sprzedaż) istnieje możliwość wiązania dokumentów wyłącznie z podmiotami typu kontrahent oraz bank.

Lista jest obsługiwana przez przyciski:

Dodaj – umożliwia dodanie nowego podmiotu na dokument. Wybór typu podmiotu jest możliwy po wciśnięciu przycisku strzałki obok „plusa”.

Otwórz – umożliwia podgląd karty danego kontrahenta/ pracownika/ wspólnika/ urzędu/ banku. Formularz jest podnoszony tylko do odczytu, bez możliwości wprowadzania zmian.

Usuń – umożliwia usuniecie powiązania dokumentu i podmiotu.

Powiązania dokumentu z podmiotem mogą być następnie wykorzystane do wyszukiwania dokumentów. Funkcja taka jest dostępna z poziomu listy dokumentów Biblioteki (filtrowanie wg Podmiotu)

Biblioteka dokumentów – zakładka Wg atrybutów

Na zakładce [Wg atrybutów] istnieje możliwość filtrowania dokumentów, które mają przypisane atrybuty (dokumentu lub kontrahenta).

Przy zmianie zakładki z [Ogólne] na [Wg atrybutów] (i odwrotnie) przejmowane są ustawione filtry. Na zakładce [Wg atrybutów] istnieje możliwość wyświetlania tylko dokumentów firmowych, do których mogą być przypisane atrybuty. Dlatego na zakładce parametr Katalogi: Wspólne nie jest dostępny.

Na zakładce dostępne są tylko przyciski:

Zmień – edycja dokumentu,

Zamknij – umożliwia zamknięcie okna.

Z poziomu tej zakładki nie ma możliwości dodawania oraz usuwania dokumentów.

Biblioteka dokumentów – zakładka Wg atrybutów

Na zakładce [Wg atrybutów] możliwe jest wyszukiwanie dokumentów wg przypisanych atrybutów. Oprócz standardowych parametrów umożliwiających filtrowanie listy, na zakładce dostępne jest pole Atrybut oraz Wartość atrybutu:

Jeśli nie zostanie wskazany ani atrybut, ani wartość – wyświetlone będą wszystkie dokumenty z przypisanym jakimkolwiek atrybutem.
Jeśli wybrany zostanie atrybut oraz konkretna wartość – wyświetlone zostaną wszystkie dokumenty, gdzie wystąpił atrybut z taką właśnie wartością.
Jeśli wybrany zostanie atrybut, bez wskazania wartości – wyświetlone zostaną wszystkie dokumenty, do których został przypisany atrybut, bez względu na jego wartość.
W przypadku atrybutów typu liczba – wskazanie zakresu od 0 do 0 wykaże wszystkie dokumenty z danym atrybutem, niezależnie od wartości
W przypadku atrybutu typu data :
- Jeśli wartość od oraz do są wypełnione – widoczne będą dokumenty z atrybutami o wartości zawierającej się w podanym przedziale .
- Jeśli wartość od będzie pusta, a wartość do wypełniona – widoczne będą wszystkie dokumenty, na których wartość atrybutu nie została wypełniona (pusta) oraz te, na których wskazana wartość jest mniejsza/ równa wskazanej wartości do.
- Jeśli wartość od będzie wypełniona, a wartość do pusta – widoczne będą dokumenty, dla których wartość atrybutu jest większa lub równa podanej wartości
- Jeśli zarówno wartość od jak i do będą puste – wyświetlone będą wszystkie dokumenty, niezależnie od wartości atrybutu