1

Formularz definicji konta

Formularz definicji konta składa się z trzech zakładek: [Ogólne], [Serwery] oraz [Certyfikaty podpisów].

1. Zakładka [Ogólne].

Zakładka [Ogólne] zawiera dwie sekcje: Konto oraz Użytkownicy konta. W sekcji Konto, należy wypełnić pola:

Nazwa: Nazwa konta, która będzie wyświetlana na liście kont oraz w polu „OD” podczas dodawania nowego e‑maila (razem z adresem e-mail). Jest to pole wymagane.

Imię i nazwisko/ Firma: Informacja, która będzie wyświetlana w polu „OD” po wysłaniu e-maila (razem z adresem e-mail).

Adres e-mail: Jest to pole wymagane.

Parametr Dodaj podpis cyfrowy do wysyłanych wiadomości – zaznaczenie tego parametru powoduje, że podczas wysyłania wiadomości podpis cyfrowy będzie domyślnie dołączony.

W sekcji użytkownicy konta, znajduje się tabela z listą użytkowników kont. Musi być dodany przynajmniej jeden użytkownik (lista nie może być pusta), w przeciwnym wypadku przy próbie zapisu pojawi się komunikat:

Tabela zawiera kolumny:

  • Kod operatora – pole to umożliwia rozwinięcie listy operatorów,
  • Imię i Nazwisko – pole wypełnione na podstawie danych zapisanych na formularzu wybranego operatora,
  • Opiekun – parametr wskazujący, że wprowadzany użytkownik jest opiekunem konta. Opiekun konta ma możliwość edycji konta, nawet jeśli nie jest administratorem,
  • Konto może posiadać tylko jednego opiekuna, czyli w kolumnie „Opiekun” może być zaznaczony tylko jeden rekord. Zaznaczenie rekordu innemu użytkownikowi, spowoduje odznaczenie rekordu na dotychczasowym,
  • Domyślne – zaznaczenie tego parametru określa, dla których użytkowników to konto jest domyślne. Każdy użytkownik może posiadać tylko jedno konto domyślne, czyli w sytuacji kiedy temu samemu użytkownikowi zostanie zaznaczony parametr Domyślne na innym koncie, to automatycznie zostanie odznaczone na poprzednim koncie.

Ponadto zakładka jest obsługiwana przez standardowe przyciski:

 Dodaj – umożliwia dodanie nowego użytkownika konta,

 Zmień – umożliwia podgląd/ edycję użytkownika,

 Usuń – umożliwia usunięcie użytkownika,

 Zamknij – umożliwia zamknięcie okna,

 Zapisz zmiany – umożliwia zapisanie wprowadzonych zmian.

Pod tabelą z listą użytkowników konta znajduje się parametr Nieaktywne. Zaznaczenie tego parametru powoduje, że konto jest nieaktywne, ale będzie widoczne w skrzynce pocztowej (w trybie do odczytu wiadomości), bez możliwości pobierania i wysyłania nowych e-maili. Dodatkowo, po zaznaczeniu opcji Nieaktywne, widoczny jest parametr Nie wyświetlaj na liście kont w skrzynce pocztowej. W przypadku zaznaczenia obu parametrów dane konto e-mail nie będzie widoczne w skrzynce pocztowej na zakładce [Według kont].

2. Zakładka [Serwery]

Zakładka [Serwery] zawiera informacje potrzebne do skonfigurowania poczty przychodzącej oraz wychodzącej. Składa się z dwóch sekcji Informacje o serwerze oraz użytkownik, w których należy wypełnić odpowiednie pola.

  • Informacje o serwerze: w tej części znajdują się pola:

Typ konta – wybór protokołu POP3 albo IMAP

Poczta przychodząca (POP3) – w tym polu należy wpisać adres serwera poczty przychodzącej. Pole wymagane dla protokołu IMAP.

Uwaga
Jeżeli w konfiguracji  konta e-mail adres serwera POP3 nie zostanie wypełniony wówczas konto nie będzie uwzględniane przy odbieraniu poczty. Program w takim przypadku nie będzie pobierał poczty i nie będzie również wyświetlał żadnych komunikatów.

Poczta wychodząca (SMTP) – w tym polu należy wpisać adres serwera poczty wychodzącej. Pole jest wymagane dla obu typów kont.

Parametr Pozostaw kopie wiadomości na serwerze (dla kont o typie POP3) – jeśli parametr jest zaznaczony to po pobraniu, wiadomości nie są kasowane z serwera, jeśli  nie jest zaznaczony to wiadomości są kasowane z serwera.

Pole Zaawansowane – wyświetla okno z możliwością ustawienia portów dla poczty wychodzącej i przychodzącej oraz parametrów związanych z wymaganiem przez serwer bezpiecznego połączenia (SSL).

Zaawansowane ustawienia serwera

Przy czym, użytkownik ma możliwość wysyłania i odbierania e-maili gdy serwer wymaga bezpiecznego połączenia SSL, a certyfikat nie spełnia procedury sprawdzania poprawności certyfikatu. Użytkownik może dodać wyjątek bezpieczeństwa jeżeli uznaje, że certyfikat jest poprawny. W tym celu, po pojawieniu się błędu operacji skrzynki e‑mail: „Według procedury sprawdzania poprawności certyfikat zdalny jest nieprawidłowy” należy kliknąć na błędzie, pojawi się okno:

Dodanie wyjątku bezpieczeństwa

W oknie można podglądnąć certyfikat za pomocą przycisku Pokaż certyfikat”. Jeżeli nie budzi on wątpliwości – kliknięcie w przycisk Potwierdź wyjątek bezpieczeństwa spowoduje, że certyfikat zostanie zapisany w bazie danych i odbieranie/wysyłanie poczty będzie możliwe.

Dodatkowo możliwe jest skonfigurowanie konta tak, aby hasło było szyfrowane lub nie. W tym celu należy w polu Metoda uwierzytelniania wybrać odpowiednią opcję. Parametr może przyjmować wartości:

  • najmocniejsza dostępna (domyślna),
  • szyfrowane hasło (DIGEST-MD5),
  • szyfrowane hasło (CRAM-MD5),
  • normalne hasło (LOGIN),
  • normalne hasło (PLAIN),

Najmocniejsza dostępna – system pobiera listę metod uwierzytelniania z serwera smpt i wybiera najmocniejszą
w kolejności: DIGEST-MD5, CRAM-MD5, LOGIN, PLAIN. Konkretną metodę należy wskazać w sytuacji gdy serwer ma problem z uwierzytelnieniem użytkownika i hasła. W przypadku łączenia z serwerem SMTP bez autoryzacji należy wskazać opcję brak.

Usuń z serwera po usunięciu z folderu „Elementy usunięte” (dla kont o typie POP3) jeśli parametr jest zaznaczony to po skasowaniu wiadomości z folderu „Elementy usunięte” wiadomości są również kasowane na serwerze

Przechowuj w bazie treści pobranych wiadomości przez (dla kont o typie IMAP) – możliwość określenia przez jak czas mają być przechowywane wiadomości w bazie (do wyboru z listy: Zawsze, 1 miesiąc, 3 miesiące, 6 miesięcy, 12 miesięcy, 18 miesięcy, 24 miesiące). Domyślne ustawiona jest opcja Zawsze. Codzienne program sprawdza po dacie wysłania i odbioru, czy jakieś wiadomości nie przekroczyły ustalonego terminu. Treści starszych wiadomości są usuwane, a w bazie pozostają tylko nagłówki wiadomości. W każdym czasie treści mogą zostać ponownie pobrane (już bez zapisu do bazy), np. przy otworzeniu wiadomości. Parametr pomija wiadomości robocze oraz te zapisane w folderach lokalnych.

  • Użytkownik: w tej części znajdują się pola:

Nazwa użytkownika poczty e-mail – należy wpisać nazwę użytkownika poczty. Pole jest wymagane.

Hasło – jeżeli zostanie wprowadzone niepoprawne hasło, w menu głównym Comarch ERP Optima pojawi się informacja „Błąd operacji skrzynki e-mail” i okno, na którym należy uzupełnić hasło.

Formularz do wpisania poprawnego hasła

Przycisk Testuj połączenie – pozwala na sprawdzenie poprawności ustawień serwera poczty (pop, imap i smtp) bez pobierania wiadomości do programu.

Ponadto zakładka jest obsługiwana przez standardowe przyciski:

 Zapisz zmiany – umożliwia zapisanie wprowadzonych zmian,

 Zamknij – umożliwia zamknięcie okna.

3. Zakładka [Foldery IMAP]

Jeżeli przy konfiguracji konta użytkownik wybierze opcję IMAP oraz uzupełni informacje o serwerze, na formularzu Właściwości konta e-mail pojawi się dodatkowa zakładka [Foldery IMAP].

Zbudowana jest ona z trzech kolumn:

  • Nazwa folderu – wyświetlana jest tutaj struktura katalogów lokalnych i pobranych z serwera pocztowego. Niesynchronizowane foldery z serwera pocztowego oraz foldery lokalne utworzone w programie widoczne są również w tej kolumnie i mają oznaczenie odpowiednio [folder serwerowy] i [folder lokalny]).

Foldery domyślne z klienta pocztowego (takie jak Skrzynka odbiorcza, Kosz, Elementy wysłane) nie są dublowane – następuje ich mapowane do folderów standardowych w skrzynce pocztowej w programie. Zmapowane foldery są wyszarzone, bez możliwości zmiany. Dla pozostałych folderów, których nie można zmapować po nazwie lub typie wyświetla się lista proponowanych katalogów z Comarch ERP Optima

Mapowanie folderów IMAP

  • Subskrybuj – możliwość wyboru, które foldery mają być subskrybowane, czyli wyświetlane w skrzynce pocztowej w programie i synchronizowane z serwerem poczty. W kolumnie domyślnie wszystkie foldery są zaznaczone. Jeżeli do subskrypcji zaznaczono subfolder, to subskrybowane będą również wszystkie foldery nadrzędne. Dla starszych folderów zmiana w tej kolumnie jest możliwa tylko wówczas, gdy nie jest wykonywana synchronizacja IMAP.
  • Tylko nagłówki – istnieje możliwość określenia sposobu subskrypcji. Zaznaczenie w tej kolumnie powoduje pobieranie tylko nagłówków wiadomości, a pełna wiadomość (bez zapisu do bazy) widoczna będzie tylko przy jej podglądzie/ edycji. Odznaczenie opcji powoduje synchronizację od razu całych wiadomości wraz z załącznikami i zapisanie ich w bazie programu Comarch ERP Optima.

Uwaga
W przypadku subskrycji samych nagłówków e-maili na liście wiadomości nie będzie widoczna informacja o ewentualnych załącznikach. Jest ona dostępna wyłącznie po pobraniu całej wiadomości.

Należy pamiętać, że w sytuacji pobierania samych nagłówków, podgląd bardzo dużych wiadomości może trwać długo. Wynika to z faktu, iż pełna treść pobierana jest w momencie otwierania e-maila. Ponadto, jeżeli tak oznaczony folder, zostanie zmieniony na lokalny (odznaczenie opcji Subskrypcja), wówczas dla przypisanych do niego e-maili będą pobierane pełne treści wiadomości. Ta operacja również może być czasochłonna.

Powyższe informacje dotyczą również przenoszenia e-maili do folderów lokalnych. Wiadomość w folderze lokalnym musi być kompletna, czyli zawierać wszystkie załączniki i oryginalny plik w formacie MSG pobrany z serwera. Powoduje to większy przyrost danych w bazie, ale w sytuacji przenoszenia wiadomości między folderami lokalnym i synchronizowanym, dostępna będzie w dalszym ciągu pierwotna wiadomość wraz z podpisem

Uwaga
Po przeniesieniu wiadomości do folderu lokalnego są one usuwane z serwera, ale pozostają zapisane w bazie programu.

Przycisk Odśwież listę folderów  pozwala na pobranie do konfiguracji konta e-mail aktualnej listy folderów.

Foldery niesubskrybowane lokalne będą wyświetlane na liście folderów skrzynki pocztowej. Foldery niesubskrybowane serwerowe nie będą wyświetlane na liście folderów skrzynki pocztowej.

4. Zakładka [Certyfikaty podpisów]

Na tej zakładce znajduje się lista zapisanych domyślnych certyfikatów dla poszczególnych użytkowników. Lista certyfikatów składa się z kolumn: Operator, Nazwa certyfikatu, Odcisk palca. Z tego poziomu można również dodawać oraz usuwać certyfikat. Dodawać certyfikat może tylko operator aktualnie zalogowany do programu, który posiada pełne prawo do modyfikacji konta e-mail.

Ponadto zakładka obsługiwana jest przez standardowe przyciski:

 Dodaj – umożliwia dodanie nowego certyfikatu,

 Usuń – umożliwia usunięcie certyfikatu,

 Zapisz zmiany – umożliwia zapisanie wprowadzonych zmian,

 Zamknij – umożliwia zamknięcie okna.




Konta e-mail

W tym miejscu należy zdefiniować konta e-mail dla Skrzynki pocztowej.

Okno składa się z trzech zakładek: [Konta pocztowe], [Parametry] oraz [Archiwizacja].

  1. Zakładka [Konta pocztowe]Na zakładce [Konta pocztowe] znajduje się pole Operator z możliwością wyboru operatora, dla którego będzie wyświetlona lista zdefiniowanych kont (domyślnie podpowiada się akronim zalogowanego operatora) oraz Lista kont, na której znajdują się kolumny: Nazwa, adres e-mail, Opiekun, Domyślne, Typ konta.
    Ponadto zakładka obsługiwana jest przez standardowe przyciski:
     Dodaj – umożliwia utworzenie nowego konta,
     Zmień – umożliwia podgląd/ edycję już istniejącego konta,
     Usuń – umożliwia usunięcie konta z listy,
     Zamknij – umożliwia zamknięcie okna.Pod listą kont znajduje się parametr: Pokazuj tylko aktywne konta.W zależności czy do programu zalogowany jest operator, który jest administratorem czy bez praw administratora, jest możliwość edycji istniejącej listy kont pocztowych.Jeżeli do programu będzie zalogowany operator, który jest administratorem to będzie widział listę wszystkich kont założonych w programie. Administrator będzie też mógł skonfigurować/ zmieniać/ skasować konto każdemu innemu operatorowi. Nad listą zdefiniowanych kont, pole Operator będzie aktywne co pozwoli na wyświetlenie listy operatorów i wyboru operatora, dla którego wyświetli się lista założonych kont pocztowych.Jeżeli do programu będzie zalogowany operator, który nie jest administratorem będzie widział tylko konta, dla których jest przypisany a ponadto:
    – nad listą zdefiniowanych kont – pole Operator będzie nieaktywne,
    – może dodawać konta, jeśli administrator nie zablokuje takiej możliwości standardowymi blokadami,
    – może zmieniać i kasować tylko konta, których jest opiekunem – jeśli administrator nie zblokuje takiej możliwości standardowymi blokadami.
  1. Zakładka [Parametry]
    Zakładka [Parametry] zawiera wspólne ustawienia związane z obsługą kont e-mail. Parametry jakie można ustawić to:

    Zakładka Parametry

    Format wysyłanych wiadomości – wiadomości można wysyłać w formacie tekstowym lub HTML oraz wybrać rodzaj, rozmiar i kolor czcionki.

    Żądaj potwierdzenia przeczytania dla wszystkich wiadomości – parametr dotyczy wiadomości wychodzących. Po jego zaznaczeniu wszystkie wysyłane z Comarch ERP Optima wiadomości będą miały domyślnie ustawione żądanie potwierdzenia przeczytania wiadomości. Ustawienie to można zmienić z poziomu formularza wiadomości.

    Włącz wątkowanie korespondencji – Jeśli parametr zostanie zaznaczony, wątek będzie automatycznie nadawany. Niezależnie od tego czy parametr w konfiguracji o wątkowaniu jest zaznaczony lub odznaczony – użytkownik ma możliwość wyłączenia/ włączenia wątkowania dla wybranych wiadomości wychodzących np. wyłączenia w przypadku seryjnej wysyłki życzeń świątecznych, gdzie wątkowanie jest nie potrzebne.

    Przedrostek dodawany do numeru wątku – parametr umożliwiający definiowanie własnych tekstów dodawanych do numeru wątku w formie przedrostka (domyślnie jest to „OPT!MA”). Aby zdefiniować własny tekst (maksymalnie 20 znaków), należy go wpisać bezpośrednio w to pole i zapisać zmiany. Dodane w ten sposób przedrostki tworzą listę, z której nie mogą zostać usunięte. Zapisane przedrostki nie podlegają również edycji. Dzięki temu możliwe jest zachowanie ciągłości wątku w sytuacji kontynuacji wcześniejszych konwersacji.

    Sprawdzaj czy są nowe wiadomości co X minut – parametr dotyczy poczty przychodzącej.

    Limit czasu serwera – parametr odpowiada za to, jak długo program czeka na połączenie z serwerem.

    Ponadto zakładka obsługiwana jest przez standardowe przyciski:

     Zapisz zmiany – umożliwia zapisanie wprowadzonych zmian,

     Przywróć poprzedni stan,

     Zamknij – umożliwia zamknięcie okna.

    1. Zakładka [Archiwizacja]

Zakładka[Archiwizacja] zawiera dwa pola służące do podania loginu i hasła do konta Comarch IBARD, na którym będą archiwizowane maile ze skrzynki pocztowej.

Uwaga
Dostęp do zakładki [Archiwizacja] ma tylko operator z uprawnieniami administratora w programie Comarch ERP Optima.

Ponadto zakładka obsługiwana jest przez przyciski:

 Zapisz zmiany – zapisuje zmiany i zamyka formularz,

 Przywróć poprzedni stan – w przypadku zmiany ustawień parametrów wciśnięcie przycisku powoduje przywrócenie ustawień poprzednich (po ostatnim zapisie),

 Zamknij – zamknięcie okna.




SMS

Aby możliwa była konfiguracja sms należy posiadać skonfigurowane konto pocztowe (menu System/ Konfiguracja/ Program/ CRM/ Konta e-mail).

Odbiorca wiadomości sms zamiast numeru telefonu nadawcy będzie widział jego nazwę. Tę nazwę należy zdefiniować po stronie Comarch ERP Optima. Użytkownik posiadający kilka baz danych może wysyłać sms z taką samą nazwą ze wszystkich baz lub z indywidualną nazwą dla danej bazy. Dlatego konfiguracja nazwy jest dostępna w dwóch miejscach:

  • Konfiguracja firmy/ CRM/ SMS – tutaj użytkownik może wskazać indywidualną konfigurację nazwy nadawcy dla danej bazy.
  • Konfiguracja programu/ CRM/ SMS – wprowadzona tutaj nazwa dotyczy wszystkich baz firmowych.

Szczegółowy opis jest dostępny w rozdziale Firma/ CRM/ SMS




Dokumenty

Dla dokumentów typu EMAIL – wątek mailowy, WP – wiadomość przychodząca, WW – wiadomość wychodząca – właściwych dla modułu CRM, możemy w tym miejscu określić schemat numeracji oraz serię. Definiowanie schematów numeracji oraz serii jest możliwe z poziomu Konfiguracja Program/ Definicje dokumentów/ CRM.