Cel ćwiczenia: wprowadzenie towaru do magazynu na podstawie kilku dokumentów PZ, a następnie utworzenie na ich podstawie jednej Faktury Zakupu.

Istnieje możliwość przekształcenia kilku dokumentów PZ do jednej FZ. Przyjęcia Zewnętrzne muszą: dotyczyć jednego Kontrahenta, być wyliczane wg tego samego algorytmu netto/ brutto, mieć taką samą kategorię, być wystawione w tej samej walucie.

• Wprowadzamy pierwszy dokument PZ (menu Handel/ Przyjęcia Zewnętrzne):
  • kontrahent: LAS (pozostałe informacje są uzupełniane na podstawie danych z karty kontrahenta)
  • numer obcy: WZ/555/2009
  • wprowadzamy towary:
    • TUJE_3L: 50 szt. w cenie 6.25 zł
    • RÓŻA_PN: 50 szt. w cenie 3.70 zł
  • wartość brutto dokumentu: 611.93 zł
• Zatwierdzamy dokument PZ na trwałe. Parametr FZ dotyczący automatycznego tworzenia Faktury Zakupu nie powinien być zaznaczony (fakturę utworzymy później):
  • towar został wprowadzony do magazynu (jest dostępny do sprzedaży)
  • nie powstała płatność w Kasie/Banku
• Wprowadzamy drugi dokument PZ (menu Handel/ Przyjęcia Zewnętrzne):
  • kontrahent: LAS (pozostałe informacje są uzupełniane na podstawie danych z karty kontrahenta)
  • numer obcy: WZ/556/2013
  • wprowadzamy towar:
    • TUJE_3L: 70 szt. w cenie 6.25 zł
  • wartość brutto dokumentu 538.13 zł
• Zatwierdzamy dokument PZ na trwałe. Parametr FZ dotyczący automatycznego tworzenia Faktury Zakupu nie powinien być zaznaczony (fakturę utworzymy później).
  • towar został wprowadzony do magazynu (jest dostępny do sprzedaży)
  • nie powstała płatność w Kasie/Banku

Konwertujemy dokumenty PZ do Faktury Zakupu:

• Na liście dokumentów PZ zaznaczamy obydwa dokumenty.
• Przycisk FZ pozwala na utworzenie Faktury Zakupu na podstawie zaznaczonych dokumentów PZ. O zakończeniu operacji program poinformuje komunikatem.
  • dokumenty PZ otrzymują status FZ, co oznacza, że zostały już przekonwertowane do Faktury Zakupu i ponowna konwersja nie będzie możliwa
• Na liście Faktur Zakupu (menu Handel/ Faktury Zakupu) pojawił się nowy dokument:
  • informacje o kontrahencie zostały przepisane z dokumentów PZ
  • numer obcy: przepisany został numer z pierwszego dokumentu WZ, w pole należy jednak wpisać numer faktury otrzymanej od dostawcy (FA/500/2009)
  • forma płatności: PRZELEW z terminem 7 dni.
  • towary zostały przepisane z dokumentów PZ. Towar TUJE_3L został zagregowany do jednej pozycji 120 szt. (50 szt. z pierwszego PZ i 70 szt. z drugiego PZ)
  • wartość brutto Faktury Zakupu to 1 150.06 zł
• Zatwierdzamy dokument na trwałe:
  • w Kasie/Banku powstaje planowana płatność w rejestrze PKO na kwotę faktury: 1 150.06 zł
  • w magazynie nie ma żadnych zmian. Towar został wcześniej wprowadzony do magazynu na podstawie dokumentów PZ.

Utworzone zasoby:

• Zajrzyjmy jeszcze na kartę towaru TUJE_3L na zakładkę [Zasoby] (menu Handel/ Zasoby). Na liście zasobów widoczne są trzy pozycje:
  • 100 szt. wprowadzone Bilansem Otwarcia
  • 50 szt. wprowadzone pierwszym dokumentem PZ
  • 70 szt. wprowadzone drugim dokumentem PZ
• Jak widać pomimo, że na Fakturze Zakupu towar został skompresowany do jednej pozycji to każdy dokument PZ utworzył w magazynie własny zasób !!!

Cel ćwiczenia: edycja tabeli VAT na dokumentach zakupu

• Wprowadzamy Fakturę Zakupu zgodnie z podanymi informacjami:
  • numer obcy: 333/2013
  • kontrahent: MARKUS
  • forma płatności: PRZELEW
  • faktura liczona od: netto
  • towary: PIŁA_SPALINOWA 2 szt. w cenie 800 zł
• Program wylicza wartość faktur: netto 1600.00 zł, VAT 368.00 zł, brutto 1968.00 zł.
• Załóżmy jednak, że na fakturze, którą otrzymaliśmy od dostawcy wyliczona wartość VAT to 01 zł, a wartość brutto to 1968.01 zł.
• Do programu powinniśmy wprowadzić Fakturę Zakupu zgodnie z dokumentem otrzymanym od dostawcy:
  • tabela VAT znajduje się na zakładce [Płatności];
  • w tabeli znajdują się wyliczone przez program wartości;
  • kwota netto nie jest edytowalna (faktura była wystawiana w cenach netto i na tej podstawie została wyliczona wartość netto). Edytowalne są kwoty VAT i brutto;
  • edytujemy pozycję dotyczącą stawki 23% i w pole VAT wpisujemy wartość 368.01;
  • program automatycznie wylicza kwotę brutto 1968.01.
• Zatwierdzamy fakturę (z dokumentem PZ).
• W Kasie/Banku powstała planowana płatność na kwotę 1968.01 (uwzględnia zmiany w tabeli VAT)
• Zaksięgujmy fakturę do Rejestru VAT (rejestr ZAKUP). Zaksięgowane wartości uwzględniają zmiany wprowadzone w tabeli VAT.

Cel ćwiczenia: przeniesienie wystawionych dokumentów sprzedaży do Rejestrów VAT

• Otwieramy menu Handel/ Faktury.
• Księgujemy faktury:
  • faktury, które mają zostać przeniesione do rejestru VAT zaznaczmy na liście. Zaznaczmy wszystkie faktury.
  • wciskamy przycisk VAT.
  • księgowanie faktur do rejestru VAT – wybieramy rejestr SPRZEDAŻ.
  • wciśnięcie ikony pioruna rozpoczyna księgowanie.
  • po zakończeniu księgowania wyświetlane jest okno z informacją, które faktury zostały przeniesione – należy je zamknąć.
• Faktury na liście otrzymują status V (przeniesione do rejestru VAT). Ponowne przeniesienie nie będzie możliwe.
• Otwieramy menu Rejestry VAT: Rejestry VAT. Wybieramy:
  • zakładka pionową [Rejestry sprzedaży]
  • rejestr: SPRZEDAŻ
  • miesiąc: bieżący
  • na liście pojawiają się wszystkie zaksięgowane faktury
• Wyedytujmy fakturę dla kontrahenta TERRA, gdzie pozycje posiadały różne kategorie:
  • IGLAKI_CYPRYS maja kategorię SPRZED.TOWARÓW
  • PROJ_ZIELENI ma kategorię SPRZED.USŁUG
• Na zapisie w rejestrze VAT widać, że chociaż sprzedaż dotyczyła jednej stawki VAT (23%) to została dodatkowo rozbita na kategorie::
  • w kategorii SPRZED.TOWARÓW: 240 zł (wartość netto IGALKI_CYPRYS)
  • w kategorii SPRZED.USŁUG: 250 zł (wartość netto PROJ_ZIELENI)

Cel ćwiczenia: ustalenie warunków sprzedaży dla kontrahenta zarejestrowanego w systemie

• Otwieramy Ogólne/ Kontrahenci. Na liście widoczni są wszyscy kontrahenci wprowadzeni do bazy.
• Edytujemy kartę wprowadzonego wcześniej kontrahenta GALERIA (jeśli nie ma takiego na liście należy go dopisać zgodnie z ćwiczeniem 6.3).
• Na zakładce [Handlowe] ustalamy warunki sprzedaży:
  • status: podmiot gospodarczy, odbiorca krajowy
  • domyślna: hurtowa 3 (przy każdej sprzedaży proponowana będzie dla klienta cena 3 – dla której domyślna marża wynosi 30%)
  • rabat standardowy: 3% (od ceny hurtowej 3 klient przy każdej sprzedaży otrzyma rabat 3%)
• Zatwierdzamy kartę.

Cel ćwiczenia: sprzedaż towaru wg schematu rezerwacja towaru przez odbiorcę → wystawienie Faktury Sprzedaży → wydanie towaru z magazynu

Kontrahent rezerwuje towar:

• Z poziomu menu Handel/ Rezerwacje Odbiorcy otwieramy listę rezerwacji (jest pusta). Dodajemy nową rezerwację.
• Na nowym formularzu uzupełniamy informacje:
  • kontrahent: GALERIA
  • towar: CYKLAMEN 30 szt. w cenie 7.28 zł (cena hurtowa 3 pomniejszona o 3% upustu standardowego)
• Zatwierdzamy rezerwację (na trwałe)
• W Kasie/Banku na razie nie jest jeszcze widoczna żadna płatność.
• Zwróćmy teraz uwagę, jakie ma to konsekwencje w magazynie (menu Handel/ Zasoby):
  • przed wystawieniem rezerwacji w magazynie było 130 szt. towaru. Była to również ilość towaru dostępna do sprzedaży;
  • po zatwierdzeniu rezerwacji ilość w magazynie to nadal 130 szt., ale pojawiła się ilość zarezerwowana 30 szt., a ilość dostępna do sprzedaży wynosi już tylko 100 szt. (130 – 30 = 100).

Kontrahent kupuje towar (rezerwację przekształcamy do Faktury Sprzedaży):

• Na liście rezerwacji zaznaczamy dokument RO/1/2013.
• Wciskamy przycisk FS. Program przeprowadza konwersję rezerwacji do dokumentu Faktury Sprzedaży. Po zakończeniu konwersji wyświetlony zostanie formularz faktury, na który przepisane zostały wszystkie informacje z rezerwacji. Dodatkowo z karty kontrahenta pobrana została informacja o formie i terminie płatności (przelew z terminem 10 dni). Faktura jest edytowalna (można wprowadzać na niej zmiany).
• W zależności od modyfikacji dokonanych na formularzu, po zatwierdzeniu faktury rezerwacja otrzyma status:
  • Zrealizowano – wszystkie pozycje z rezerwacji zostały przeniesione na fakturę z niezmienioną ilością, nie ma możliwości dalszej realizacji rezerwacji,
  • W realizacji – dokonano częściowej realizacji rezerwacji poprzez modyfikację pozycji na fakturze, istnieje możliwość dalszej realizacji rezerwacji lub jej zamknięcia,
  • Zamknięto – dokument rezerwacji został zamknięty, nie ma możliwości dalszej realizacji rezerwacji.
• Na liście faktur pojawia się nowa Faktura Sprzedaży.
  • faktura jest w buforze (na liście widoczna w kolorze zielonym)
  • faktura ma status RO, co oznacza, że powstała na podstawie rezerwacji.
• Towar nadal nie został zdjęty z magazynu, jest zarezerwowany
• Zatwierdzamy fakturę na trwałe, z odznaczonym parametrem WZ – program nie tworzy automatycznie dokumentu WZ, czyli towar nie zostaje jeszcze wydany z magazynu:
  • towar nadal nie został zdjęty z magazynu (jest zarezerwowany)
  • w Preliminarzu płatności, w rejestrze PKO, pojawiła się już planowana płatność na kwotę 268.63 zł

Kontrahent pobiera towar z magazynu (tworzymy dokument WZ):

• Na liście faktur zaznaczamy dokument, który przed chwilą powstał na podstawie RO.
• Wciskamy przycisk WZ. Na podstawie danych z faktury tworzony jest dokument WZ. Po zakończeniu konwersji informuje o tym odpowiednim komunikatem.
• Faktura otrzymuje na liście status WZ, co oznacza, że ten dokument został już przekonwertowany i ponowna konwersja nie będzie możliwa.
• Na liście dokumentów WZ (menu Handel/ Wydania Zewnętrzne) pojawia się nowy dokument WZ.
  • WZ jest w zatwierdzony na stałe (nie można w nim wprowadzać zmian)
  • WZ ma status FA, co oznacza, że jest już skojarzony z Fakturą Sprzedaży
• Na formularz WZ przepisane zostały wszystkie informacje z Faktury Sprzedaży.
• W magazynie towar został zdjęty z magazynu – zarówno ilość w magazynie jak i ilość dostępna do sprzedaży wynosi 100 szt. Znikła rezerwacja.
• Dokument WZ nie jest widoczny w module Kasa/Bank (płatność powstała wcześniej na podstawie Faktury Sprzedaży).

Kontrahent wpłaca zaliczkę, pobiera towar z magazynu w dwóch ratach:

• Na liście rezerwacji tworzymy dokument RO/2/2013. Na formularzu uzupełniamy informacje:
  • Kontrahent: TWÓJ OGRÓD
  • Towar: Jabłonie, 20 szt.
• Zatwierdzamy na trwałe dokument RO.
• Wciskamy przycisk FPF. Program przeprowadza konwersję Rezerwacji Odbiorcy do dokumentu Faktury Pro Forma. Po zakończeniu konwersji wyświetlony zostanie formularz FPF, na który przepisane zostaną wszystkie informacje z RO. Dokument FPF jest edytowalny wyłącznie pod względem daty wystawienia, numeru, terminu, cen i rabatów – nie można zmienić listy pozycji, ich ilości i Kontrahenta. FPF otrzymała status RO.
• Do FPF wystawiamy Fakturę Zaliczkową. Schemat wystawiania Faktury Zaliczkowej został opisany w artykule Faktury zaliczkowe.
• Klient pobiera pierwszą partię towaru z magazynu – 12 szt. towaru JABŁONIE. Na liście FPF zaznaczamy dokument FPF/2/2013. Wciskamy przycisk WZ. Program przeprowadza konwersję FPF do dokumentu Wydania Zewnętrznego. Na WZ w polu Ilość dla towaru JABŁONIE wpisujemy 12 szt. Po zapisie WZ – 12 szt. towaru JABŁONIE zostało zdjętych z magazynu. Dokument FPF/2/2013 otrzymał status WZ, natomiast RO/2/2013 otrzymało status W realizacji.
• Następnie dla Klienta generujemy Fakturę Sprzedaży na towar, który został przez niego pobrany dokumentem WZ. Na liście FPF zaznaczamy FPF/2/2013. Wciskamy przycisk FS. Na FA program automatycznie podpowie 12 szt. towaru JABŁONIE. Na zakładce [Płatności] dokumentu FA widoczna jest wpłacona wcześniej przez Klienta zaliczka. W tabeli związanej z zaliczką zostawiamy opcję „Użyj – TAK” oraz maksymalną kwotę pochodzącą z zaliczki. Wartość częściowej Faktury Sprzedaży została pomniejszona o wprowadzoną wcześniej zaliczkę (szczegółowy schemat wystawiania Faktury Sprzedaży do FPF opisany jest w artykule Faktury zaliczkowe). Dokument FA jest powiązany z wystawionym wcześniej dokumentem WZ.
• Po upływie 14 dni Klient odbiera pozostałą część towaru – 8 szt. towaru JABŁONIE. Należy wygenerować dokumenty WZ oraz FA analogicznie jak w punktach 4, 5. Po wykonaniu tej operacji RO otrzyma status Zrealizowane (wszystkie pozycje z rezerwacji zostaną przeniesione na Faktury Sprzedaży – nie będzie możliwości dalszej realizacji rezerwacji).

Załóżmy, że na Fakturach Sprzedaży muszą być umieszczone dodatkowo kody towarowe, jakie obowiązują u nabywcy towaru. Równocześnie w firmie nie jest prowadzona żadna analiza danych wg „obcych” kodów towarów. W związku z tym wystarczy, by taki kod był przez program umieszczany w polu opisowym pozycji.

• Zakładamy atrybut dla towaru (z poziomu menu Ogólne/ Atrybuty):
  • Kod i nazwa: KOD KONTRAHENTA
  • format: tekst
  • zależny od kontrahenta: tak
  • dokleić do opisu elementu: tak
  • przenosić na transakcję: nie (atrybut nie będzie wykorzystywany podczas analizy danych, więc wystarczy, by był drukowany jako opis towaru)
• Przypisujemy atrybut na kartę towaru (zakładka [Atrybuty]):
  • towar: IGLAKI_CYPRYS
  • dodajemy atrybut KOD KONTRAHENTA
  • wybieramy poszczególnych kontrahentów i przypisujemy kody, które u nich obowiązują:
  • podmiot: LAS, wartość: IGL123
  • podmiot: MARKUS, wartość: IG/555
  • dodatkowo zaznaczamy opcję: kod atrybutu przed wartością (dzięki temu na opis będzie kopiowany tekst: KOD KONTRAHENTA, a dopiero potem wartość)

Podczas wystawiania dokumentów dla kontrahenta LAS program będzie w pole opis kopiował wartość IGL123, a dla kontrahenta MARKUS: wartość IG/555.

Aby program w chwili sprzedaży towaru automatycznie naliczał towarzyszące opakowania zwrotne należy powiązać towar handlowy ze schematem. Jeden schemat może być wykorzystany dla wielu towarów handlowych.

• Dodajemy towar handlowy skojarzony z opakowaniami kaucjonowanymi:
  • kod: NAWÓZ
  • nazwa: Nawóz w butelkach
  • stawka VAT zakupu/ sprzedaży: 23%
  • podstawowa: szt.
  • cena zakupu: 8.00 PLN
  • ceny sprzedaży odpowiednio: 8.80 PLN, 9.60 PLN, 10.00 PLN i cena detaliczna: 12.79 PLN
• Przypisujemy do towaru schemat opakowań kaucjonowanych:
  • wciskamy przycisk Schemat opakowań
  • z listy wybieramy schemat SO1
  • zatwierdzamy kartę