Article Category: Dokumenty (informacje dodatkowe) - Baza Wiedzy programu Comarch ERP Optima Article Category: Dokumenty (informacje dodatkowe) - Baza Wiedzy programu Comarch ERP Optima

Uwagi o kontrahencie przy wystawianiu dokumentu

W programie istnieje możliwość wyświetlania dodatkowych informacji o kontrahencie podczas wystawiania i podglądu dokumentów handlowo-magazynowych za pomocą żółtej karteczki, na którą są przenoszone informacje z pola Opis na formularzu kontrahenta.

Formularze dokumentów

Na formularzach dokumentów handlowo-magazynowych, na wysokości nazwy kontrahenta, kategorii i magazynu, dostępne jest okno informacji o kontrahencie. Widoczne jest ono na wszystkich dokumentach, gdzie można wskazać jednego kontrahenta, tj.: FS, PA, RO, FPF, FZ, ZD, TaxFree, FRR, FWS, FWZ, WZ, PZ, RW, PW, PKA, WKA. Jeżeli na dokumencie zostanie wybrany inny typ podmiotu (bank, urząd, pracownik, wspólnik) niż kontrahent, okno nie jest wyświetlane, nie jest też otwierane dla wewnętrznych dokumentów magazynowych, na których informacja ta jest zbędna.

Uwaga
Aby wystawiać dokumenty magazynowe wymagana jest licencja na moduł Handel lub Handel Plus.

Informacje o kontrahencie na FS, PA, RO, FPF, WZ

Najbardziej rozbudowana wersja okna dostępna jest na dokumentach: FS, PA, RO, FPF, WZ oraz ich korektach. Okno wyświetlane jest tylko na zakładce [Ogólne]. Przy pracy w trybie wielu okien żółta karteczka wyświetlana jest dla aktywnego okna/formularza dokumentu, nie jest dostępna na innych otwartych oknach/ formularzach dokumentów, na których standardowo jest widoczna.

Formularz Faktury Sprzedaży – okno z opisem w rozmiarze domyślnym

Wyświetlane są tam trzy rodzaje informacji: 

  • Sprzedaż z ostatnich trzech miesięcy (w przeliczeniu na walutę systemową), tj. ostatnich 90 dni, licząc od daty wystawienia dokumentu. Wartość ta uwzględnia także korekty (również korekty do dokumentów pierwotnych). Dodatkowo nagłówek zawiera opcje:
  • Informacja o oknie. Po najechaniu na nią pojawi się krótka informacja o funkcjonalności okna, z możliwością jego powiększenia oraz informacja o możliwości jego wyłączenia.
  • Minimalizuj, pozwalająca na zminimalizowanie okna, skrót klawiaturowy: <CTRL> + <->
  • Maksymalizuj, pozwalająca na zmaksymalizowanie okna, skrót klawiaturowy: <CTRL> + <+>
  • Przywróć, pozwalająca na przywrócenie rozmiaru okna do domyślnych rozmiarów.

Jeżeli kontrahenci zostali scaleni, to wartość sprzedaży na panelu pokazuje:

  • Dla kontrahenta nadrzędnego – sumę z dokumentów wystawionych dla niego i dla kontrahentów podrzędnych.
  • Dla podrzędnego – 0,00 PLN.

Uwaga
Faktury zapisane do bufora są uwzględniane w wartości sprzedaży z ostnich trzech miesięcy. Na wartość sprzedaży wpływają także dokumenty z przekształcenia, które przy generowaniu od razu zapisywane są do bufora, np. FS z WZ. Przy włączonym parametrze w Konfiguracji/ Firma/ Magazyn/ Parametry: Kontrola ilości na dokumentach rozchodowych przy akceptacji pozycji (przez bufor) wartość sprzedaży aktualizowana jest na bieżąco przy dodawaniu pozycji.

  • Treść opisu kontrahenta wprowadzona na jego karcie. Jeżeli treść opisu jest zbyt długa, na końcu tekstu wyświetlany jest trzykropek. Aby wyświetlić pełny opis należy zmaksymalizować okno. Po zmaksymalizowaniu żółtej karteczki ej wysokość dopasowywana jest do zawartości. Jeżeli opis kontrahenta nie mieści się na zmaksymalizowanym oknie, w części opisowej widoczny jest suwak do przewijania treści opisu. Również w rozmiarze domyślnym wysokość okna dopasowywana jest do zawartości.
    Po kliknięciu w treść opisu na żółtej karteczce, użytkownik zostaje przekierowany do karty kontrahenta na zakładkę [Handlowe]. Kursor ustawiony jest w polu Opis. Po zmodyfikowaniu opisu i zapisaniu karty kontrahenta, zawartość pola jest aktualizowana na oknie.
  • Po zmaksymalizowaniu okna pojawia się trzecia informacja – pięć najstarszych nierozliczonych dokumentówdla tego kontrahenta (pięć najstarszych zdarzeń z preliminarza). Informacja o nierozliczonych fakturach wczytywana jest dopiero w momencie maksymalizacji okna. W dolnej części okna wyświetlane są numery najstarszych, nierozliczonych dokumentów wraz z kwotami do rozliczenia. W przypadku ich braku, wyświetlana jest informacja: „Wszystkie dokumenty zostały rozliczone”. W przypadku, gdy scalano kartoteki kontrahentów i jedną kartotekę oznaczono jako duplikat, przy otwieraniu dokumentu wystawionego na kontrahenta głównego, w najstarszych, nierozliczonych dokumentach wyświetlane są dokumenty wystawione zarówno na kontrahenta głównego jak i na kontrahenta będącego duplikatem.

Żółta karteczka widoczna w oknie dokumentu jest rozwinięta, tylko jeśli na karcie kontrahenta wprowadzono opis (w przeciwnym wypadku karteczka jest widoczna w formie zminimalizowanej).

Karteczkę można „złapać” za nagłówek i przesunąć w dowolne miejsce na oknie programu (bez możliwości nachodzenia na wstążkę). Dla danego typu dokumentu zapamiętywane jest umiejscowienie i rozmiar okna (zminimalizowane, domyślne), jakie ustawił operator w momencie zamykania formularza dokumentu. Jeżeli w chwili zamykania formularza dokumentu okno z opisem było zmaksymalizowane lub wysunięte poza obszar formularza dokumentu, po otwarciu dokumentu przywracane jest do rozmiarów domyślnych.

Po zmianie kontrahenta na dokumencie, na żółtą karteczkę automatycznie pobierane są informacje z karty nowo wybranego kontrahenta. Jeżeli pole Opis na karcie wybranego kontrahenta jest puste, wyświetlana jest stosowna informacja:

Okno informacji o kontrahencie w przypadku nieuzupełnionego opisu na karcie kontrahenta

Uwaga
Dla kontrahenta !Nieokreślony! wyświetlane jest okno z samym opisem.

Informacje o kontrahencie na pozostałych dokumentach

Na formularzach dokumentów: FZ, ZD, TaxFree, FRR, FWS, FWZ, PZ, RW, PW, PKA, WKA oraz ich korektach, okno informacji o kontrahencie zawiera tylko sam opis z karty kontrahenta, a w nagłówku okna wyświetlany jest tekst: „Informacje o kontrahencie”.

Sprzedaż dedykowana

Ponieważ wszystkie dane dotyczące zadłużenia i wartości sprzedaży znajdują się już na oknie Sprzedaży Dedykowanej, żółta karteczka wyświetlana w tym miejscu zawiera tylko informacje wprowadzone w polu Opis na karcie kontrahenta.

Okno sprzedaży dedykowanej – domyhślna lokalizacja informacji o kontrahencie

Domyślna szerokość wykresu dostosowana jest do rozmiaru okna informacji o kontrahencie.

Jeżeli przed aktualizacją programu okno z wykresem miało inne ustawienia niż domyślne np. schowany wykres lub ustawiony w innym rozmiarze, panel może przysłaniać dane dostępne na oknie. W takiej sytuacji można go przesunąć w inne, dogodne dla użytkownika miejsce lub zminimalizować.

Informacje o kontrahencie są aktualizowane przy każdej zmianie kontrahenta.

Konfiguracja

Wyświetlanie okna informacji o kontrahencie można wyłączyć na karcie operatora w System/ Konfiguracja/ Program Użytkowe/ Operatorzy na zakładce [Parametry]. W parametrach modułu handlowego dostępny jest parametr: Okno informacji o kontrahencie na dokumentach. Parametr jest domyślnie zaznaczony.

Formularz operatora – zakładka Parametry

Modyfikowanie pokazywanych informacji

Możliwe jest spersonalizowanie wyświetlanych informacji zgodnie z potrzebami użytkownika. Dokonanie takiej personalizacji możliwe jest wyłącznie poprzez zmodyfikowanie funkcji wyświetlających dane przez Autoryzowanych Partnerów Comarch.

Każda informacja na oknie generowana jest za pomocą oddzielnej procedury SQL (z parametrami: ID kontrahenta, rodzaj dokumentu, ID operatora).

Na dokumentach rozchodowych dostępne są procedury:

  • wartość sprzedaży z ostatnich trzech miesięcy (funkcja GetKntSumaOstatniejSprzedazy),
  • opis kontrahenta (funkcja GetKntOpis),
  • pięć najstarszych nierozliczonych faktur – procedura wywoływana dopiero w momencie maksymalizacji okna (funkcja GetKntNajstarszeNierozliczone).

Na oknie sprzedaży dedykowanej oraz na dokumentach przychodowych dostępne są procedury:

  • stały tekst „Informacje o kontrahencie” (funkcja GetKntSumaOstatniejSprzedazy),
  • opis kontrahenta (funkcja GetKntOpis).

Zastosowanie parametrów ID kontrahenta, ID operatora oraz rodzaj dokumentu pozwala na dostosowanie informacji do danego operatora biorąc pod uwagę kontrahenta wybranego na dokumencie oraz rodzaj dokumentu. W zależności od potrzeb, na różnych dokumentach będzie można wczytywać zupełnie różne dane.

Widok okna informacji o kontrahencie w połączeniu terminalowym

Na panelu użyta jest czcionka Segoe Print.

Jeżeli:

  • w połączeniu terminalowym jest wyłączona opcja wygładzania czcionek,
  • w panelu sterowania wyłączona jest opcja Dopasuj tekst ClearType,
  • zaznaczono opcję Dopasuj dla uzyskania najlepszej wydajności/ Wygładź krawędzie czcionek ekranowych.

wówczas czcionka zmieniana jest na standardową.

 




Aktualizacja cen sprzedaży

Aby program aktualizował ceny sprzedaży zgodnie z ustalonymi parametrami na karcie towaru powinien być zaznaczony parametr Aktualizacja: TAK dla poszczególnych cen (które powinny być przeliczane w chwili zakupu towaru). Aktualizacja cen sprzedaży działa zawsze po zatwierdzeniu dokumentu wprowadzającego towar do magazynu.

Uwaga
Aktualizacja cen sprzedaży wykonywana jest wyłącznie dla pozycji zaznaczonych przez Użytkownika. Domyślnie zaznaczone są wszystkie pozycje.

Jeśli towar jest przyjmowany w takiej samej cenie jak ostatnia cena zakupu – proponowane ceny sprzedaży są zgodne z wcześniejszymi.

Jeśli na oknie modyfikowanych cen zaznaczymy parametr Pokaż tylko pozycje, dla których zmieniono cenę, wówczas na liście pozycji pojawią się tylko te towary, dla których zmieniono cenę zakupu. Dla towarów w walucie brany jest pod uwagę również kurs waluty – zmiana kursu oznacza zmianę ceny.

Przy zapisie okna, aktualizacja cen zostanie wykonana tylko dla towarów aktualnie widocznych na liście pozycji. Parametr jest niedostępny dla dokumentów korygujących, ponieważ na oknie modyfikowane ceny wyświetlanym po zapisie korekty pojawiają się tylko pozycje zmieniające cenę.

W tabeli pojawiają się kolumny z ceną zakupu i cenami sprzedaży (w wartości netto i brutto) , jakie ostatnio były zapamiętane na karcie oraz kolumna z nową ceną zakupu i proponowanymi cenami sprzedaży (w wartości netto i brutto).

Nowe ceny sprzedaży wyliczane są zgodnie z ustawionymi na karcie parametrami: procentem marży, zaokrągleniem, offsetem. Jeśli w tabeli zmienimy jeden z parametrów – cena wyliczana jest od nowa.

Istnieje również możliwość wpisania bezpośrednio ceny sprzedaży – w tej sytuacji program odpowiednio przeliczy procentową wartość marży.

Uwaga
Należy pamiętać, że Faktura Zakupu, która powstaje w wyniku skojarzenia z PZ jest zawsze zapisywana w buforze – w chwili jej zatwierdzenia na trwałe tabela z aktualizowanymi cenami pojawi się ponownie.

Aktualizacja cen

Dodatkowo w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry znajduje się parametr Pokazuj aktualizowane ceny sprzedaży:

  1. jeśli parametr jest aktywny – w chwili zatwierdzania dokumentu przychodowego (FZ, PZ, PW, PWP…) bądź korekty wartości (ceny) do dokumentu przychodowego pojawia się tabela z informacją o wcześniejszych cenach oraz z propozycją nowych. Użytkownik ma możliwość ich edycji na zasadach opisanych powyżej.
  2. jeśli parametr nie jest aktywny – w chwili zatwierdzania dokumentu przychodowego ceny są zmieniane bezpośrednio na formularzu towaru (zgodnie z ustawieniami), bez dodatkowego informowania Użytkownika. Tabela z cenami nie pojawi się.

Uwaga

Marża na karcie jest marżą zakładaną w przypadku, gdy okno z aktualizacją cen zostanie zamknięte bez zapisu – ceny sprzedaży nie zostaną zmienione, ale nie zostanie również przeliczona procentowa wartość marży.

Jeśli Użytkownik chce, by procentowa wartość marży została przeliczona powinien w kolumnie Cena po wpisać ceny identyczne jak w kolumnie Cena przed i zatwierdzić zmiany.

Aktualizacja cen dla usług

Jeśli usługa ma określony koszt kwotowy (zakładka [Dodatkowe]) na karcie w tabeli z cenami widoczne są pola Aktualizacja cen oraz Marża, ZaokrąglenieOffset, które są odpowiedzialne za wyliczanie nowych cen sprzedaży.

Zasady działania mechanizmu są takie jak w przypadku aktualizacji cen dla towarów:

Jeśli usługa ma określony koszt procentowy (zakładka Dodatkowe) na karcie nie są widoczne pola dotyczące aktualizacji cen sprzedaży i mechanizm jest wyłączony.




Terminy płatności na dokumentach

W Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank znajduje się gałąź Daty dokumentów. Ustalone tu parametry odpowiadają za daty na zapisach kasowych oraz terminy płatności dla zdarzeń w Preliminarzu. Parametry są wykorzystywane podczas wystawiania dokumentów w module Faktury oraz tworzenia na ich podstawie płatności w module Kasa/Bank.

W przypadku parametrów dotyczących terminu płatności użytkownik ma możliwość ustalenia, która data powinna być podstawą do wyliczania terminu płatności:  

  • FS, PA – termin może być wyliczany od daty wystawienia lub daty sprzedaży. Parametr jest również wykorzystywany podczas wystawiania Faktur Sprzedaży i Paragonów w module Faktury oraz wprowadzania dokumentów do rejestrów VAT.
  • FZ – w przypadku Faktur Zakupu wystawianych w module Faktury termin płatności może być wyliczany od daty wpływu, daty wystawienia lub daty zakupu. Warto pamiętać, że parametr jest również wykorzystywany podczas wprowadzania faktur kosztowych w rejestrach VAT.

W przypadku płatności gotówkowych, gdzie w raporcie kasowym powinien powstać odpowiedni zapis KP/ KW istnieje możliwość zdefiniowania, z jaką datą powinien być do raportu dopisywany:

Data zapisu kasowego przy zapisie FS – zapis KP, tworzony automatycznie w chwili zatwierdzania Faktury Sprzedaży, może być generowany z datą wystawienia faktury lub z datą sprzedaży.

Data zapisu kasowego przy zapisie PA – zapis KP tworzony w chwili zatwierdzania Paragonu może być generowany z datą wystawienia PA lub datą sprzedaży.

Data zapisu kasowego przy zapisie FZ – zapis KW tworzony w chwili zatwierdzania Faktury Zakupu może być generowany z datą wpływu, datą wystawienia dokumentu lub datą zakupu.

Uwaga
Dla wszystkich dokumentów istnieje możliwość takiego ustawienia, by zapis kasowy był zawsze generowany z datą obowiązującą podczas wyliczania terminu płatności. Takie ustawienie parametru zapobiega sytuacji, gdy termin płatności widoczny na dokumencie jest inny (wyliczany np. wg daty wystawienia), natomiast zapis KP tworzony jest z inną datą (np. sprzedaży).

Data zdarzenia w preliminarzu dla FZ – w chwili zatwierdzania Faktury Zakupu powstaje zdarzenie w Preliminarzu płatności. W zależności od wykorzystanej formy płatności oraz, w przypadku faktur kosztowych wprowadzanych w Rejestrach VAT, ustawień konfiguracyjnych zdarzenie może być Nierozliczone lub od razu ze statusem Rozliczono.

Parametr jest wykorzystywany podczas tworzenia zdarzenia w Preliminarzu do określenia Daty dokumentu. W zależności od tego, którą datę wybierze użytkownik (data wpływu, data zakupu, data wystawienia) – jako data zdarzenia będzie proponowana odpowiednia data wprowadzona na dokument FZ.

Data zdarzenia w preliminarzu dla FS/WKA, PA – określa, czy zapis wygenerowany w Preliminarzu Płatności podczas zamykania Faktury sprzedaży/ Wydania kaucji/ Paragonu będzie opatrzony datą wystawienia czy datą sprzedaży.




Blokada dostępu do cen zakupu

W Konfiguracji programu/ Użytkowe/ Operatorzy na formularzu operatora (zakładka [Parametry]) znajduje się parametr Brak dostępu do cen zakupu. Po zaznaczeniu parametru dany operator nie będzie widział cen zakupu, kosztu i marży wyświetlanych z poziomu list, dokumentów, raportów (Historia obrotu towarem i Historia obrotów z kontrahentem) oraz wydruków dostępnych w programie. Taki operator nie ma możliwości wyeksportowania pozycji do pliku oraz wyeksportowania całego dokumentu do pliku XML.




Limit płatności gotówkowych

Od 1 stycznia 2017 r. firmowe płatności powyżej 15 tys. zł mogą być dokonywane tylko za pośrednictwem rachunku płatniczego. W związku z tym, na dokumentach handlowych oraz na Wydaniu Zewnętrznym z płatnością (z pominięciem korekt) wystawionych po 1 stycznia 2017 r. z typem płatności gotówka, których wartość transakcji przekroczy 15 tys. PLN, w sekcji Daty i Wartości przy polu Razem wyświetlane jest ostrzeżenie: Został przekroczony limit płatności gotówkowych między przedsiębiorcami. Płatności gotówkowej nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Zmień formę płatności.




Sortowanie pozycji na dokumentach

Na większości dokumentów handlowych i magazynowych (wyjątkiem są dokumenty korygujące oraz Dokumenty Wewnętrzne Sprzedaży do FZ i Dokumenty Wewnętrzne Zakupu) możliwe jest sortowanie pozycji wg kodu lub wg nazwy. Opcja sortowania jest dostępna w menu kontekstowym (pod prawym przyciskiem myszy) na liście pozycji dokumentu.

W wyniku sortowania wszystkie pozycje już wpisane na dokument zostają ułożone odpowiednio wg kodu/ wg nazwy i równocześnie następuje renumeracja liczby porządkowej. Natomiast pozycje, które zostają dopisane do dokumentu po sortowaniu pozycji są umieszczane na końcu listy.