Wykorzystanie czytnika kodów kreskowych

Program został przystosowany do wykorzystania kodów kreskowych. Warunkiem koniecznym do używania kodów jest posiadanie czytnika kodów kreskowych emulującego klawiaturę (czytnik podpinany równolegle do klawiatury).

Czytnik możemy wykorzystywać do :

wpisywania kodu EAN na formularz towaru,
odszukiwania pozycji w cenniku/ na liście zasobów – operacje można wykonać z poziomu Cennika/Listy zasobów,
dopisywania pozycji na dokument – program szuka na liście zasobów pozycji o zadanym kodzie i jeśli taki kod istnieje pozycja zostanie dopisana. Pozostaje ustalenie ilości i ceny,
wprowadzania towaru jako składnika na recepturę.

W Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry znajduje się parametr Sprzedaż tylko wg kodów EAN. Jeśli parametr jest zaznaczony (przy ustawionej w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry metodzie dodawania pozycji na dokument przez edycję na liście lub podniesienie formularza) to podczas wpisywania pozycji na dokument program wyszukuje towar wg pola kod EAN, jeśli nie znajdzie towaru o takim kodzie EAN generowany jest komunikat: Nie znaleziono pozycji o kodzie EAN: XXXXXXXX. – Anuluj. Okno z komunikatem można zamknąć klawiszem <ESC> lub za pomocą myszy naciskając w oknie komunikatu przycisk Anuluj.

Kody wagowe

Podczas wystawiania dokumentów w systemie Comarch ERP Optima (z wyjątkiem dokumentów PWP, RWS dostępnych w modułach Handel, Handel Plus) istnieje możliwość odczytywania tzw. kodów wagowych (zawierających informację o wadze towaru). Kody takie są drukowane przez wagi, natomiast w chwili odczytu program rozpoznaje, że jest to kod wagowy i odpowiednio odczytuje ilość, wprowadzając ją na dokument. Sam towar jest rozpoznawany na podstawie kodu EAN wprowadzonego na karcie.

Kod wagowy ma określoną strukturę, w związku z czym:

kod EAN zapisane na karcie towaru może mieć 4 znaki
waga towaru nie może przekraczać 99.9999 kg
kody rozpoczynające się prefiksem od 20 do 29 rozpoznawane są zawsze jako wagowe i program nie sprawdza poprawności cyfr kontrolnych, jeśli w Konfiguracji Firmy/ Handel/ Autonumeracja i kody EAN wyłączony zostanie parametr Walidacja poprawności kodu EAN

Uwaga

Funkcja odczytywania kodów wagowych działa tylko jeśli w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry wybrano parametr: Dodawanie pozycji na dokumencie jako: edycja na liście.

Uwaga

Funkcja odczytywania kodów wagowych nie działa na dokumentach: Przyjęcie Wewnętrzne Produktu i Rozchód Wewnętrzny Składników (uwaga dotyczy modułów Handel, Handel Plus).

Zestawienie rabatów kontrahenta

Zestawienie dostępne jest z poziomu:

listy kontrahentów,
formularza kontrahenta,
formularzy dokumentów: Faktura Sprzedaży, Paragon, Rezerwacja Odbiorcy, Faktura Pro Forma, Wydanie Zewnętrzne,
okna Sprzedaż dedykowana.

Zestawienie jest tworzone w oparciu o rabaty procentowe i typu stała cena, zdefiniowane w oknie Ogólne/ Rabaty.

W oknie Rabaty kontrahenta znajduje się przycisk , który umożliwia wyliczenie zarówno informacji o przydzielonych rabatach, jak również indywidualnego cennika „na życzenie” użytkownika. Dane nie są wyświetlane zaraz po otwarciu okna – pojawiają się dopiero po wciśnięciu przycisku. Jeśli użytkownik zmieni parametry wyświetlania przycisk zmieni się na , informując o konieczności ponownego wyliczenia.

Zakładka [Rabaty]

Zestawienie zawiera wszystkie rabaty typu procentowego, przyznane kontrahentowi. Na zakładce wyświetlane są rabaty obowiązujące dla kontrahenta – w przypadku, gdy kontrahentowi przyznane jest kilka rabatów na ten sam towar, wyświetlany jest ten o najwyższym priorytecie (na przykład przyznany jest rabat typu wszyscy kontrahenci/ jeden towar oraz jeden kontrahent/ jeden towar – w takim przypadku wyższy priorytet ma rabat jeden kontrahent/ jeden towar i on pojawi się na zestawieniu). Przy czym jeśli na dany towar przyznany jest zarówno upust typu rabat kontrahenta i rabat towaru – to na zestawieniu wyświetlone zostaną obydwa upusty.

Na zestawieniu pojawiają się wszystkie towary, na które został udzielony jakikolwiek rabat.

Typ rabatu – określa sposób przyznania rabatu dla kontrahenta:

kontrahent – rabat dla pojedynczego kontrahenta,
grupa kontrahentów – rabat dla grupy kontrahentów,
wszyscy kontrahenci – rabat dla wszystkich kontrahentów.

Na co – określa sposób przyznania rabatu na dany towar:

towar – rabat dla wskazanego pojedynczego towaru,
grupa towarów – rabat przyznany dla całej grupy towarów,
wszystkie towary – upust standardowy na wszystkie towary.

Przykład

Kombinacja tych dwóch wartości określa, jakiego typu jest dany rabat.

Kontrahent i Grupa towarów [Akcesoria] – jest to rabat typu pojedynczy kontrahent/ grupa towarowa [Akcesoria]

Wszyscy kontrahenci i towar – jest to rabat typu jeden towar/ wszyscy kontrahenci

Zakładka [Stała cena]

Na zakładce widoczne są wszystkie przyznane kontrahentowi rabaty typu stała cena. W kolumnie Poziom podana jest informacja, czy jest to stała cena przyznana na towar dla pojedynczego kontrahenta, grupy kontrahentów czy też wszystkich kontrahentów. Przy czym należy pamiętać, że na zestawieniu wyświetlana jest stała cena o najwyższym priorytecie. Przykładowo, jeśli na jeden towar ustalona jest stała cena zarówno dla grupy kontrahentów jak i dla pojedynczego kontrahenta – na zestawieniu pojawi się cena przyznana dla pojedynczego kontrahenta.

Zakładka [Indywidualny cennik]

Na zakładce dostępny jest cennik dla kontrahenta, uwzględniający wszystkie przyznane kontrahentowi stałe ceny, rabaty oraz sposób ich wyliczania. Na zestawieniu widoczne są ceny końcowe na wszystkie towary oraz procentowa wartość udzielonych na nie upustów (jeśli przyznane rabaty są typu procentowego).

Cennik indywidualny dla kontrahenta jest wyliczany po wciśnięciu przycisku „pioruna”. Wyliczany cennik można zawęzić do wybranej grupy towarów (uwzględniana jest grupa domyślna, przypisana na karcie towaru na zakładce [Ogólne]), po zaznaczeniu parametru Nieaktywne uwzględniane są również towary, które na kartotece, na zakładce [Dodatkowe] mają zaznaczoną opcję Karta nieaktywna.

Listy dokumentów handlowych/magazynowych

Listy dokumentów handlowych i magazynowych dostępnych w module Faktury i Magazyn wyglądają bardzo podobnie. W podobny sposób są również obsługiwane.

Uwaga

W menu System/Konfiguracja/Firma/Magazyn/Parametry znajduje się parametr: Ilości na listach: liczba miejsc po przecinku. Pozwala on określić format liczb (maksymalnie cztery miejsca po przecinku), na listach, na których występują ilości związane z magazynem. Należy jednak pamiętać, że format dotyczy jedynie wyświetlania nieznaczących zer – jeśli ilość towaru przekracza określony format zostanie on wyświetlony poprawnie (niezależnie od ustalonego formatu).

Warto również wiedzieć, że na wszystkich listach przyjęto zasadę oznaczania dokumentów przy pomocy kolorów:

zielony – oznacza dokument w buforze (niezapisany na trwałe),

czarny – oznacza dokument zapisany na trwałe,

niebieski– oznacza dokument zaksięgowany (przesłany do modułów księgowych, np. do rejestru VAT) ‑ dokument taki nie może być anulowany,

czerwony – oznacza dokument anulowany, nieuwzględniany w żadnych zestawieniach.

Filtrowanie list

Listy dokumentów zawęzić można do pozycji spełniających wskazane przez użytkownika warunki. Standardowo wyświetlane są wszystkie dokumenty.

Uwaga

Podczas określania warunków wyszukiwania dokumentów, brane są pod uwagę wszystkie określone w oknie parametry. Jeśli określimy np. kod kontrahenta i zakres dat wystawienia – na liście widoczne będą wszystkie dokumenty sprzedaży wystawione w podanym okresie dla danego kontrahenta.

Schemat numeracji – listę można zawęzić tylko do dokumentów wystawionych wg jednego schematu numeracji. Strzałka z prawej strony pola rozwija zestaw dostępnych schematów. Wybór jednego z nich zawęża listę pozycji. Jeśli chcemy wrócić do pełnej listy – na liście schematów numeracji wybieramy opcję wszystkie.

Numery od/do– listę dokumentów można zawęzić wskazując przedział, do którego powinny należeć numery kolejne dokumentów. Jeśli zaznaczymy parametr Numery i podamy zakres numerów, na ekranie pozostaną wszystkie dokumenty, których numery kolejne mieszczą się w podanym przedziale.

Data sprzedaży od/do – na liście będą widoczne wszystkie dokumenty wystawione z datą sprzedaży mieszczącą się w podanym okresie czasu.

Data wystawienia od/do – pole pozwala wyszukać wszystkie dokumenty wystawione w podanym okresie czasu.

Kwota od/do – pozwala wyszukać wszystkie dokumenty, których wartość netto mieści się w podanym zakresie, w polu można wprowadzić kwotę ujemną.

Dla parametrów: Numery od – do, Data sprzedaży od – do, Data wystawienia od – do, Kwota od – do należy zaznaczyć widoczny obok znacznik, by parametr był uwzględniony. Po zaznaczeniu dostępne są pola, gdzie można określić przedział od – do.

Magazyn – lista wystawionych dokumentów może zostać ograniczona do pozycji dotyczących wybranego magazynu. Wyboru dokonujemy z listy zdefiniowanych w programie magazynów. Można wskazać również magazyn nieaktywny.

Kontrahent – listę zawęzić można do dokumentów wystawionych dla danego podmiotu. Rodzaj podmiotu – czy jest to kontrahent, bank, pracownik, wspólnik czy urząd określamy naciskając strzałkę obok przycisku Kontrahent. W polu obok podajemy kod podmiotu, lub po naciśnięciu przycisku – wybieramy odpowiednią pozycję z listy. Po zaznaczeniu na liście kontrahentów parametru Nieaktywni można wskazać również kontrahenta nieaktywnego.

Listę zawęzić można zgodnie z kryteriami filtra zaawansowanego:

Zasady obsługi filtra:

Tak – wyszukane zostaną pozycje spełniające warunek

Nie – wyszukane zostaną pozycje, które nie spełniają warunku

Tak i Nie – warunek nie będzie uwzględniony podczas wyszukiwania

Przykład

W zależności od zaznaczeń program wyszukuje faktury np. zaksięgowane lub te, które jeszcze nie zostały zapisane w rejestrze VAT. Jeśli chcemy aby podczas wyszukiwania status zaksięgowany nie był brany pod uwagę – należy zaznaczyć oba pola . Wtedy podczas wyszukiwania wyszukiwane będą zarówno faktury zaksięgowane jak i nie.

Rozliczanie zaliczek

Podczas wystawiania dokumentu handlowego możliwe jest wykorzystanie nierozliczonych dotąd zapisów kasowych/bankowych. Na zakładce [Płatności] znajduje się tabela Zaliczki do rozliczenia. Jeśli istnieją nierozliczone zaliczki związane z podmiotem wybranym na zakładce [Kontrahent] w polu Domyślny płatnik, ikona plusa znajdująca się pod tabelą, zawiera wykrzyknik . Po jej naciśnięciu można wskazać zaliczki, które chcemy rozliczyć z wystawianym dokumentem.

Przycisk wyboru zaliczkobiorcy w rozwijanym menu umożliwia wybór innych podmiotów: banku, pracownika, wspólnika czy urzędu.

Ikony pozwalają na dodawanie, edycję oraz usuwanie zaliczek.

Uwaga

Na liście pojawią się zapisy kasowe, które jako walutę rozliczenia mają podaną walutę zgodną z walutą dokumentu. Walutę rozliczenia Użytkownik ustala wprowadzając dokument kasowy do raportu w module Kasa/Bank.

Lista składa się z kolumn:

Kwota – wpisujemy kwotę zaliczki jaką chcemy rozliczyć na tej fakturze. Standardowo program proponuje kwotę maksymalną. Program kontroluje, aby rozliczana kwota zaliczki nie była większa od kwoty możliwej do rozliczenia.

Kwota maks. – program wyświetla kwotę zaliczki jaka pozostała nam do rozliczenia. Pole nie podlega edycji.

Numer dokumentu – numer zapisu KP, na podstawie którego zaliczka została zarejestrowana w kasie.

Przykład

Całkowite rozliczenie

Wystawiamy fakturę płatną gotówką. Kontrahent prosi o rozliczenie wpłaconych wcześniej zaliczek Faktura opiewa na kwotę brutto 800 zł. Klient wcześniej wpłacił kwotę 200 zł, co odnotowane zostało dokumentem KP. Na zakładce Płatności pojawi się zapis:

termin – data dzisiejsza
forma płatności: gotówka
kwota: 800 zł
kwota rozliczona: 0 zł

W oknie obok Zaliczki do rozliczenia pojawi się ikona plusa z wykrzyknikiem, informująca o istniejącej nierozliczonej zaliczce, po wskazaniu KP z listy dokumentów do rozliczenia

Kwota – wyświetla się maksymalna kwota zaliczki, jaką możemy wykorzystać (200), ponieważ rozliczamy całą zaliczkę, zostawiamy tą kwotę 200 zł
Kwota maks. – program wyświetla 200 zł, ponieważ to jest kwota nierozliczonego zapisu kasowego

Fakturę zatwierdzamy (trwale – nie do bufora!). Program sygnalizuje wpłatę gotówki – 600 zł do kasy. Efekty zatwierdzenia faktury płatnej gotówką przy jej wystawieniu to:

w raporcie kasowym pojawił się zapis kasowy KP z kwotą wpłaconą 600 zł. Zapis ma status Rozliczony.
zapis kasowy odpowiadający zaliczce również otrzymał status Rozliczony
w Preliminarzu płatności pojawiło się zdarzenie związane z wystawioną fakturą ze statusem Rozliczone.

Na zakładce Rozliczenia widać, że faktura została rozliczona dwoma zapisami kasowymi:

KP 200 zł – odpowiadające wpłaconej zaliczce
KP 600 zł – odpowiadające wpłacie dokonanej przy wystawieniu dokumentu
na zakładce Ogólne, w polu Zapłacono pojawiła się kwota 800 zł

na zakładce Płatności kwota rozliczona również będzie równa 800 zł (do kasy wpłynęła zapłata 200zł+600zł)

Przykład

Częściowe rozliczenie

Wystawiamy fakturę płatną przelewem na kwotę 1000 zł. Kontrahent wpłacił wcześniej zaliczkę 500 zł (zapis KP o statusie Nierozliczony), jednak prosi, by rozliczyć z niej tylko 300 zł.

Na fakturze (zakładka Płatności) pojawi się jedna płatność:

termin: za 14 dni
forma płatności: przelew
kwota: 1000 zł
kwota rozliczona: 0 zł

W oknie z zaliczkami pojawi się ikona plusa z wykrzyknikiem, informująca o istniejącej nierozliczonej zaliczce, po wskazaniu KP z listy dokumentów do rozliczenia ustalamy:

Kwota – wpisujemy 300 zł (które kontrahent chce rozliczyć)
Kwota maks. – widać maksymalną kwotę do rozliczenia, czyli 500 zł

Fakturę zatwierdzamy (nie do bufora!). W efekcie:

w Preliminarzu płatności pojawiło się zdarzenie ze statusem Rozliczono częściowo:
kwota rozliczona: 300 zł
pozostaje do rozliczenia: 700 zł
na zakładce Rozliczenia widać, że faktura została rozliczona z zapisem odpowiadającym zaliczce.
Zapis kasowy odpowiadający zaliczce ma status Rozliczony częściowo:
kwota rozliczona: 300 zł
na zakładce Rozliczenia widać, że zapis została rozliczona z wystawioną wcześniej fakturą.
Na fakturze sprzedaży:
na zakładce Ogólne kwota zapłacona to 300 zł, pozostaje do zapłaty 700 zł

na zakładce Płatności kwota rozliczona to 300 zł.

Formularz dokumentu – zakładka [Atrybuty/JPK]

Atrybuty na dokumentach handlowych i magazynowych:

Na formularzu dokumentu znajduje się zakładka: [Atrybuty/ JPK]. Z tego poziomu użytkownik może uzupełniać i modyfikować listę atrybutów związanych z dokumentem. Do dokumentu można przypisać dowolną ilość atrybutów, a jeden atrybut może być przypisany do dokumentu wiele razy (na przykład z różnymi wartościami).

Podczas wystawiania nowego dokumentu na zakładkę [Atrybuty/ JPK] przenoszone są automatycznie wszystkie atrybuty kontrahenta, przypisane na jego karcie z zaznaczonym parametrem Przenosić na transakcje. W takim przypadku proponowana jest również wartość domyślna atrybutu podana na karcie kontrahenta.

Użytkownik może na dokument dopisać inne atrybuty. Podczas dodawania atrybutu na dokument, po wciśnięciu przycisku wyświetlana jest lista atrybutów zbudowana z dwóch zakładek:

Atrybuty dokumentu – na liście widoczne są wszystkie atrybuty typu atrybut dokumentu, jakie zostały zdefiniowane w programie. Atrybuty dokumentu nie są przenoszone na zakładkę automatycznie.
Atrybuty kontrahenta – na liście widoczne są wszystkie atrybuty typu atrybut kontrahenta zdefiniowane w programie, niezależnie od tego, czy zostały przypisane na karcie kontrahenta.

W przypadku atrybutów dokumentu i atrybutów kontrahenta wpisywanych na dokument bezpośrednio z poziomu transakcji nie ma możliwości określenia wartości domyślnej dla atrybutu (użytkownik musi uzupełniać wartość bezpośrednio na dokumencie).

Uwaga

W przypadku zmiany kontrahenta NIE są aktualizowane atrybuty przypisane na dokument. Zmiany na zakładce [Atrybuty/ JPK] związane za zmianą kontrahenta Użytkownik musi wprowadzić bezpośrednio z poziomu zakładki.

Atrybuty przypisane do dokumentu wraz z wartościami są przenoszone podczas kopiowania dokumentów.

Dla zaznaczonych na liście dokumentów handlowych i magazynowych poprzez operacje seryjne można dodawać/ usuwać/ zmieniać atrybuty dokumentu.Dla Faktur Sprzedaży oraz Zakupu można również seryjnie zmieniać atrybuty wykorzystywane w JPK_FA.

Uwaga

Wystawianie dokumentów związanych z obsługą magazynów jest dostępne w modułach Handel, Handel Plus.

Na zakładce [Atrybuty/ JPK] znajduje się również tabela Kody JPK_V7 zawierająca kody, którymi dokument musi być opisany na potrzeby deklaracji JPK_V7. Szczegóły tej funkcji zostały opisane w biuletynie Jednolity plik kontrolny.

Dotyczy wersji: 2020.5.1

Z poziomu listy, dla zaznaczonych Faktur Sprzedaży, Faktur Zakupu, Paragonów, Dokumentów Wewnętrznych Sprzedaży oraz dla Dokumentów Wewnętrznych Zakupu można poprzez operacje seryjne

zmienić kody JKP_V7.

Przenoszenie atrybutów na dokumenty skojarzone i korygujące

Przenoszenie atrybutów na dokumenty skojarzone (w przypadku przekształceń dokumentów np.: RO -> FS, FS -> WZ itp.) jest uzależnione od zaznaczenia parametru w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Parametry: Kopiuj atrybuty na dokumenty powiązane.

Przenoszenie atrybutów na dokumenty korygujące jest uzależnione od ustawienia parametru w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Parametry: Kopiuj atrybuty na korekty.

Jeśli parametr jest zaznaczony – na dokumenty powiązane/ korekty przenoszone są wszystkie atrybuty wraz z wartościami, wskazane na zakładce [Atrybuty/ JPK] na dokumencie źródłowym, niezależnie od tego, czy są to atrybuty typu dokument, czy atrybuty kontrahenta.

W przypadku przekształceń dokumentów, gdy przekształcanych jest wiele dokumentów (np. kilka RO) do jednego (np. FS) – wtedy na dokument wynikowy przenoszone są wszystkie atrybuty z dokumentów przekształcanych. Jeśli zdarzy się sytuacja, że na dokumenty przekształcane przypisany jest taki sam atrybut z identyczną wartością – wtedy na dokumencie wynikowym atrybut ten pojawi się tylko raz.

Uwaga

Wystawianie dokumentów związanych z obsługą magazynów jest dostępne w modułach Handel, Handel Plus.

Współpraca z kolektorami danych

Obecnie program współpracuje z następującymi typami kolektorów:

Dolphin
BHT
Cipherlab
Opticon

Konfiguracja danych dotyczących współpracy z kolektorem jest możliwa z poziomu Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Kolektor. Należy tam wskazać przede wszystkim typ kolektora, z którym będzie współpracował program oraz port COM, przez który będzie przebiegała transmisja danych.

Należy również wskazać protokół, wg którego przebiega transmisja oraz inne parametry współpracy.

W części Definicja rekordu należy podać specyfikację dotyczącą formatu pliku przesyłającego dane.

Uwaga

Po wybraniu typu kolektora, program proponuje domyślne ustawienia parametrów transmisji. Użytkownik powinien jednak skontrolować, czy proponowane ustawienia są zgodne ze specyfikacją producenta kolektora.

W przypadku, gdy kolektor komunikuje się z komputerem przy wykorzystaniu tranceivera należy dodatkowo zaznaczyć parametr Używaj tranceivera.

Obsługa kolektorów jest zrealizowana w taki sposób, żeby umożliwić automatyczne dodawanie towarów wprowadzonych do kolektora na dokumenty handlowe i magazynowe oraz na arkusze inwentaryzacyjne.

Możliwość importu danych z kolektora dostępna jest z poziomu większości formularzy dokumentów. Import z kolektora następuje automatycznie po wciśnięciu przycisku znajdującego się na górnej wstążce programu lub po wciśnięciu kombinacji klawiszy <CTRL>+<ALT>+<K>. Na podstawie danych z Konfiguracji stanowiska program nawiązuje łączność z kolektorem danych, a następnie wywołuje transmisję.

W efekcie na formularzu dokumentu zostają wpisane towary wraz z ilościami. Ilości są wyrażone zawsze w jednostkach podstawowych. Ceny na dokumencie są proponowane przez program, zgodnie z obowiązującymi zasadami. W przypadku dokumentów zakupowych (FZ, PZ, PW, ZD) proponowane są ostatnie ceny zakupu. W przypadku dokumentów sprzedażowych (FA, WZ, RO, FPF…) – proponowane są ceny sprzedaży z grupy cenowej skojarzonej z kontrahentem wpisanym na dokument, z uwzględnieniem wszystkich rabatów.

Uwaga

Funkcja importu danych z kolektora nie działa w przypadku dokumentów korygujących oraz dokumentów, na których zblokowana jest możliwość dopisywania nowych pozycji (np. Faktura Sprzedaży utworzona na podstawie WZ z różnych magazynów).

Uwaga

Obsługa gospodarki magazynowej jest dostępna w modułach Handel, Handel Plus. W module Faktury można prowadzić obrót wyłącznie usługami.

Eksport danych z Comarch ERP Optima do Comarch ERP Klasyka

Eksport danych z systemu Comarch ERP Optima do programów księgowych Comarch ERP Klasyka (Księga Handlowa, Książka Podatkowa) jest realizowany w kilku miejscach na listach dokumentów: Faktur Sprzedaży, Paragonów, Faktur Zakupu, Dokumentów Wewnętrznych Sprzedaży i Dokumentów Wewnętrznych Zakupu oraz rejestrów VAT sprzedaży i rejestrów VAT zakupu.

Funkcja eksportu dokumentów do Comarch ERP Klasyka będzie szczególnie przydatna w przypadku, gdy firma prowadzi sprzedaż i/lub ewidencję rejestrów VAT w systemie Comarch ERP Optima, natomiast księgowość jest prowadzona na programie Księga Handlowa lub Książka Podatkowa. Jest to przypadek stosunkowo często występujący w firmach, które zlecają prowadzenie księgowości biurom rachunkowym.

Operacja eksportu realizowana jest za pomocą mechanizmu Funkcji dodatkowych uruchamianego na listach dokumentów za pomocą klawisza . W przypadku gdy na danej liście aktywnych jest kilka różnych funkcji uruchamianych tym klawiszem, wyboru eksportu do programów Comarch ERP Klasyka dokonujemy za pomocą widocznego obok przycisku .

Eksport dokumentów jest wykonywany do pliku tekstowego VAT_R.TXT o ustalonej strukturze, który jest obsługiwany przez funkcje importu w rejestrach VAT programów Księga Handlowa oraz Książka Podatkowa.

Wyeksportowane mogą zostać tylko te dokumenty, które zostaną na liście zaznaczone. Nie są eksportowane dokumenty posiadające status w buforze oraz dokumenty anulowane. Eksportowi podlegają również dokumenty tzw. pierwotne, czyli dokumenty wprowadzone do bazy danych tylko po to, aby możliwe było zarejestrowanie korekty do nieistniejącego w systemie dokumentu.

Każdy wyeksportowany dokument otrzymuje na liście w kolumnie Status znaczek E.

Uwaga

Eksport dokumentów do programów księgowych Comarch ERP Klasyka nie jest możliwy w przypadku programu Comarch ERP Optima w wersji oddziałowej (współpracującej z systemem Comarch ERP XL).

Po uruchomieniu operacji eksportu, na ekranie pojawia się okno pozwalające ustawić dodatkowe parametry zawężające zakres eksportowanych dokumentów. W zależności od miejsca wywołania funkcji eksportu danych okno zawierające parametry eksportu może wyglądać tak:

lub tak:

Eksportując dokumenty spoza rejestru VAT musimy określić, do jakiego rejestru w programie księgowym Comarch ERP Klasyka będą trafiać zapisy po ich zaimportowaniu. Zapisy eksportowane z rejestrów VAT będą przypisane do takiego rejestru, do jakiego zostały wprowadzone w systemie Comarch ERP Optima.

W przypadku eksportu z listy Paragonów, Faktur, Dokumentów Wewnętrznych itp. można ograniczyć zakres eksportowanych dokumentów wyłącznie do tych, które nie zostały zaksięgowane do rejestru VAT.

W przypadku eksportu z rejestrów można jego zakres zawęzić tylko do faktur wprowadzonych do rejestru ręcznie (pominąć faktury zaksięgowane z innych list). Dodatkowo w oknie eksportu z rejestrów można wyłączyć z eksportu Paragony (jeśli ktoś preferuje ich eksport z odpowiedniej listy).

W oknie tym określamy także lokalizację, w której będzie zapisywany plik tekstowy VAT_R.TXT – ścieżkę możemy podać ręcznie lub wybierając ją z listy po naciśnięciu przycisku Nazwa katalogu. Należy zwrócić uwagę na to, aby podać nazwę istniejącego katalogu, ponieważ próba eksportu zakończy się błędem wewnętrznym tworzenia pliku. Funkcja eksportu NIE TWORZY automatycznie nieistniejących katalogów.

Jeśli dokumenty były już raz eksportowane (na liście dokumentów w kolumnie status posiadają znacznik E), a zachodzi konieczność ich ponownego przesłania do programów księgowych Comarch ERP Klasyka, wówczas musimy zaznaczyć parametr Eksportuj ponownie.

Eksportując dokumenty spoza rejestru VAT musimy określić do jakiego rejestru w programie księgowym Comarch ERP Klasyka będą trafiać zapisy po ich zaimportowaniu. Zapisy eksportowane z rejestrów VAT będą przypisane do takiego rejestru, do jakiego zostały wprowadzone w systemie Comarch ERP Optima.

Z uwagi na różnice w strukturze baz danych programów księgowych Comarch ERP Klasyka i systemu Comarch ERP Optima należy zwrócić uwagę na pewne elementy:

nazwa rejestru VAT w Comarch ERP Optima ma długość dwudziestu, a w KH i KP pięciu znaków, należy więc dopilnować, aby nie było w systemie Comarch ERP Optima nazw rejestrów (odpowiednio sprzedaży i zakupów) o identycznych pierwszych pięciu znakach,
numer dokumentu w Comarch ERP Optima ma długość 30 znaków, w KH i KP długość ta wynosi 15 znaków – z tego powodu numery dłuższe niż 15 znaków będą skracane. Zapobiec temu można stosując w Comarch ERP Optima numerację maksymalnie 15 znakową,
kod kategorii w Comarch ERP Optima ma 20 znaków, natomiast odpowiadający im kod transakcji w programach KP oraz KH ma tylko 8 znaków – w konsekwencji w trakcie eksportu kody kategorii będą obcinane do 8 znaków. Podobnie jak w opisanym wyżej wypadku rozwiązaniem problemu może być zastosowanie w Comarch ERP Optima skróconych do maksymalnie 8 znaków kodów kategorii,
system rodzaju zakupu (towar, inne, usługa, środek trwały, nowy środek transportu, nieruchomość) oraz odliczeń VAT (Tak, Nie, Warunkowo) jest bardziej rozbudowany w systemie Comarch ERP Optima, ponieważ można go ustalać na poziomie poszczególnych pozycji każdego zapisu rejestru VAT. W programach Comarch ERP Klasyka ten system ogranicza się do wyboru jednej z podanych opcji dla wszystkich pozycji zapisu. Problem został rozwiązany w programach KH i KP poprzez zastosowanie systemu hierarchii parametrów. I tak jeśli zapis eksportowany z rejestru VAT zakupów systemu Comarch ERP Optima posiada ustawionych kilka rodzajów zakupu, to nadrzędnym z nich (i przenoszonym do pliku VAT_R.TXT) jest towar, następnie (jeśli towar nie występuje) inne, a w dalszej kolejności: środek trwały, usługa, nowy środek transportu i na końcu nieruchomość. W przypadku odliczeń VAT hierarchia jest następująca: Tak, Warunkowo i na końcu Nie.

Oczywiście zastosowana hierarchia może nie odpowiadać poszczególnym użytkownikom programów Comarch ERP Klasyka, jednak w każdej chwili mają oni możliwość po wykonaniu importu ustawienia własnych statusów na poszczególnych zapisach.

Jeśli programem, w którym będziemy wykonywali import zapisów z systemu Comarch ERP Optima jest program Księga Handlowa, wówczas należy zwrócić uwagę na pewne ustawienia, które należy wykonać w Comarch ERP Optima, aby poprawnie przenoszone były informacje na temat kosztu własnego zakupu (dotyczy modułów Handel, Handel Plus):

FA musi być skojarzona z dokumentem WZ,
jeśli na FA ustawione jest „pobranie”, wtedy po wygenerowaniu dokumentu WZ do tej FA, koszt własny zakupu na FA przed konwersja do WZ i po konwersji może być różny,
jeśli w konfiguracji programu jest ustawiona „symulacja marży”, wówczas (jak wyżej) po wygenerowaniu WZ koszt na takiej FA skojarzonej z WZ może być inny niż przed konwersją do WZ,
dla FA nie skojarzonych z dokumentem WZ koszt własny zakupu będzie równy 0.

System Comarch ERP Optima różni się znacznie od programów Comarch ERP Klasyka w zakresie obsługi form płatności: Comarch ERP Optima posiada formy płatności definiowane przez użytkownika, w Comarch ERP Klasyka są one z góry zdefiniowane i niezmienialne. System Comarch ERP Optima posiada zdefiniowane 4 typy form płatności: gotówka, przelew, karta i kompensata. Każdy z tych typów można przypisać do stworzonej przez siebie formy płatności. Dzięki temu rozwiązaniu istnieje możliwość bezproblemowego przenoszenia do Comarch ERP Klasyka form płatności, dla których ustalono typ gotówka i przelew – mają one swoje odpowiedniki w programach Comarch ERP Klasyka. Dla typów karta oraz kompensata przyjęto w Comarch ERP Klasyka formę płatności inne.

W kwestii rozliczania płatności warto również zwrócić uwagę na sposób przenoszenia do programów księgowych Comarch ERP Klasyka dokumentów rozliczonych. Jeżeli faktura w Comarch ERP Optima zapłacona została gotówką i automatycznie rozliczona w momencie wystawienia, to do programu KH/KP jej wartość trafia w pole Zapłacono.

Jeżeli mamy dokument z odroczonym terminem płatności np. przelew, to zawsze wartość tego dokumentu jest przenoszona do KH/KP jako Zaległość (nawet jeżeli w Comarch ERP Optima została już rozliczona).

Jeżeli dokument jest w części płatny gotówką, w części jest to płatność odroczona, to część gotówkowa trafia w pole Zapłacono, część odroczona w pole Zaległość.