Operacje seryjne na dokumentach

Seryjne kopiowanie dokumentów

Możliwość seryjnego kopiowania dotyczy dokumentów sprzedaży: FakturParagonów.

Funkcja działa w ten sposób, że po wciśnięciu <CTRL> i <INSERT> (<CTRL> i  ) kopiowane są wszystkie dokumenty zaznaczone  na liście. Po wciśnięciu <CTRL> i <INSERT> program pyta, czy rozpocząć kopiowanie zaznaczonych dokumentów. Jeśli użytkownik potwierdzi – program rozpoczyna operację. Podczas kopiowania dokumentów program wyświetla okno z informacją, które dokumenty są kopiowane i jakie numery zostały nadane nowym dokumentom.

Utworzone dokumenty są zapisywane do bufora.

Podczas seryjnego kopiowania obowiązują takie same zasady jak w przypadku kopiowania pojedynczych dokumentów.

Seryjne zatwierdzanie dokumentów

W programie możliwe jest seryjne zatwierdzenie z listy dokumentów będących w buforze. Opcja działa dla:

  • Faktur Sprzedaży,
  • Paragonów,
  • Faktur Zakupu od rolnika ryczałtowego,
  • Dokumentów Wewnętrznych Sprzedaży,
  • Dokumentów Wewnętrznych Zakupu,
  • Faktur Pro Forma,
  • Korekt,

W modułach Handel, Handel Plus dla:

  • Wydań Zewnętrznych,
  • Przyjęć Zewnętrznych,
  • Rozchodów Wewnętrznych,
  • Przyjęć Wewnętrznych,
  • Przesunięć Międzymagazynowych,
  • Przyjęć Wewnętrznych Produktów,
  • Rezerwacji Odbiorcy,
  • Zamówień u Dostawcy.

Dokumenty można zatwierdzić wybierając z menu kontekstowego opcję Zatwierdź dokumenty.

Dotyczy wersji: 2020.5.1
Seryjnie zatwierdzać można zarówno dokumenty z odroczonym terminem płatności, jak i te płatne gotówką czy kartą.

Uwaga
W wersji standardowej programu dokumenty są zapisywane bez tworzenia WZ/ PZ. Utworzenie WZ do Faktury/ Paragonu jest możliwe z poziomu listy (uwaga dotyczy modułów Handel, Handel Plus).

Przy jednoczesnym zatwierdzaniu kilku dokumentów przychodowych zmieniających ostatnią cenę zakupu na karcie towaru, dokument zatwierdzany jako ostatni zaktualizuje cenę zakupu na karcie towaru.

W przypadku zatwierdzania z listy korekty do Faktury Zakupu od Rolnika Ryczałtowego, jeśli korygowana FRR jest powiązana z Fakturą Zakupu, program nie utworzy automatycznie korekty do FZ. Aby utworzyć korektę do Faktury Zakupu należy na korekcie do FRR z menu kontekstowego wybrać opcję Przekształcenie do FZ korekta.

Na karcie operatora (menu System/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy), na zakładce [Blokady dostępu] jest procedura Seryjne zatwierdzanie dokumentów umożliwiająca zablokowanie operatorowi opcji zatwierdzania dokumentów z listy.

Seryjne zatwierdzanie dokumentów płatnych gotówką oraz kartą płatniczą

W przypadku dokumentów generujących płatności:

  • Faktur Zakupu,
  • Faktur Sprzedaży,
  • Paragonów,
  • Wydań Zewnętrznych (z zaznaczonym parametrem Płatność)


po wywołaniu funkcji seryjnego zatwierdzenia dokumentów, generowany jest komunikat: Zaznaczone dokumenty zostaną zatwierdzone. Czy podczas zatwierdzania rozliczyć dokumenty płatne gotówką/ kartą? (Tak/ Nie/ Anuluj).

Wybór opcji Tak będzie skutkował rozliczeniem dokumentów, na których wskazano formę płatności o typie gotówka bądź karta z terminem 0 dni – w menu Kasa/ Bank/ Zapisy kasowo/ bankowe zostanie utworzona wpłata/ wypłata rozliczająca dany dokument:

  • Podczas generowania płatności z poziomu listy dokumentów sprawdzane są takie same warunki jak podczas generowania płatności z poziomu formularza dokumentu.
  • Zapis zostanie utworzony w Rejestrze kasowo/ bankowym skojarzonym z formą płatności wybraną na dokumencie. Jeśli w danym Rejestrze nie ma otwartego Raportu, do którego można dodać płatność – Użytkownik otrzyma pytanie czy chce taki Raport otworzyć.
  • Numeracja zapisu jest zależna od ustawienia parametru w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Kasa/ Bank/ Parametry – Domyślny schemat numeracji dla automatycznych zapisów kasowych.
    • Jeżeli parametr jest zaznaczony to przy automatycznych zapisach kasowych/ bankowych schemat numeracji dokumentów jest pobierany z menu System/ Konfiguracja/ Firma / Kasa/ Bank/ Dokumenty: KP/KW z kolumny Definicja – KP dla zapisów typu Przychód, KW dla zapisów typu Rozchód.
    • Jeżeli parametr jest niezaznaczony to przy automatycznych zapisach kasowych/bankowych schemat numeracji dokumentów jest taki sam jak numer rozliczanego dokumentu.
  • Zapis kasowy otrzyma datę zgodną z ustawieniem w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Kasa/ Bank/ Daty dokumentów – Data zapisu kasowego przy zapisie FS/ PA/ FZ.
  • Zapisy tworzone są zgodnie z podziałem wprowadzonym na dokumencie, na zakładce [Płatności].
  • Jeśli na Fakturze Sprzedaży dodano kaucję płatną gotówką bądź kartą – podczas zatwierdzania FS zostanie utworzony również zapis kasowy rozliczający kaucję. Po utworzeniu dokumentu Wydania Kaucji – zapis zostanie rozliczony z WKA.

Uwaga
Podczas seryjnego zatwierdzania Paragonów, nie zostaną one automatycznie fiskalizowane. Aby je zafiskalizować, po ich zatwierdzeniu na stałe, dla każdego dokumentu należy wybrać na liście PA opcję w menu kontekstowym Fiskalizacja paragonu.

Uwaga
W przypadku seryjnego zatwierdzania Faktur Sprzedaży oraz Paragonów z formą płatności, która jest powiązana z terminalem płatniczym (forma płatności z zaznaczonym w konfiguracji parametrem Terminal płatniczy), płatność nie zostanie przekierowana na terminal płatniczy.

Seryjne usuwanie dokumentów

Na listach istnieje możliwość seryjnego kasowania dokumentów. Jeśli na liście zaznaczona jest przynajmniej jedna pozycja  - po wciśnięciu przycisku Usuń (lub wybraniu opcji z menu kontekstowego) program dodatkowo poprosi o potwierdzenie usunięcia dokumentów. W trakcie kasowania spośród zaznaczonych pozycji usunięte zostaną wszystkie dokumenty w buforze. Informacja o przebiegu operacji kasowania jest wyświetlana w odrębnym oknie.

Seryjne tworzenie dokumentów magazynowych

Uwaga
Do tworzenia dokumentów magazynowych jest wymagany moduł Handel lub Handel Plus.

Funkcja została opisana w artykule Tworzenie WZ/PZ do dokumentów handlowych.

Seryjna zmiana stawek VAT na dokumentach w buforze

Dla dokumentów:

  • FS, PA, FZ, FPF, FWS,
  • RO, ZD, WZ, PZ (wymagany moduł Handel lub Handel Plus)

będących w buforze można zmienić stawki zgodnie z zapisanymi na karcie towaru (opcja nie jest dostępna dla korekt w buforze).

Po zaznaczeniu dokumentów, dla których chcemy wykonać aktualizację stawek VAT należy wybrać opcję dostępną na liście w menu kontekstowym: Pobierz stawki VAT z cennika.

Aktualizacja stawek VAT nie dotyczy:

  • FS, FZ, PA w buforze utworzonych na podstawie WZ/PZ,
  • Faktury Sprzedaży finalnej w buforze utworzonej na podstawie Faktury Pro Forma,
  • WZ w buforze utworzonego do FPF powiązanej z Fakturami Zaliczkowymi.

Seryjna zmiana atrybutów dokumentów handlowych i magazynowych

Dla zaznaczonych na liście handlowych i magazynowych poprzez operacje seryjne

można dodawać/ usuwać/ zmieniać atrybuty dokumentu.

Operacje seryjne – Dodaj/ zmień/ usuń atrybut dokumentu

  • Dodaj atrybut – w oknie operacji należy wybrać atrybut, który chcemy przypisać do zaznaczonych dokumentów, można opcjonalnie wskazać jego wartość.
  • Zmień atrybut – w oknie operacji należy wybrać atrybut, którego wartość chcemy zmienić na zaznaczonych dokumentach. Pozostawienie nieuzupełnionej wartości skutkuje usunięciem dotychczasowej wartości atrybutu z formularza dokumentu, z zakładki [Atrybuty].
  • Usuń atrybut – w oknie operacji należy wybrać atrybut, który chcemy usunąć z zaznaczonych dokumentów.

Uwaga
Aby zmieniać atrybuty (w tym seryjnie) na dokumentach zapisanych na stałe, należy w menu System/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy – na karcie operatora, na zakładce [Ogólne] zaznaczyć parametr Zmiana atrybutów/ kodów JPK na zatw. dok.

Zmiana kategorii w nagłówku dokumentu

Na listach dokumentów handlowo magazynowych dostępna jest opcja seryjnej zmiany kategorii w nagłówku dokumentu:

Funkcja działa dla pozycji zaznaczonych na liście bądź dla dokumentu podświetlonego na liście, jeśli nie zaznaczono żadnych pozycji:

Wykonanie funkcji  Zatwierdź bez wyboru kategorii skutkuje usunięciem kategorii z nagłówka dokumentu.

Seryjna zmiana atrybutów JPK_FA

Funkcja seryjnego dodawania/ usuwania/ zmiany atrybutów przenoszonych do pliku JPK_FA jest dostępna na liście:

  • Faktur Sprzedaży,
  • Faktur Zakupu,

 
dla zaznaczonych pozycji, pod przyciskiem Operacji seryjnych:

Uwaga
Uwaga: Aby zmieniać atrybuty JPK_FA (w tym seryjnie) na dokumentach zapisanych na stałe, należy w menu System/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy – na karcie operatora, na zakładce [Ogólne] zaznaczyć parametr Zmiana atrybutów/ kodów JPK na zatw. dok.

Seryjna zmiana kodów JPK_V7

Funkcja seryjnego dodawania/ usuwania kodów JPK_V7 jest dostępna na liście:

  • Faktur Sprzedaży,
  • Faktur Zakupu,
  • Paragonów,
  • Dokumentów Wewnętrznych Sprzedaży,
  • Dokumentów Wewnętrznych Zakupu.

dla zaznaczonych pozycji, pod przyciskiem Operacji seryjnych:

Uwaga
Uwaga: Aby zmieniać kody JPK_V7 (w tym seryjnie) na dokumentach zapisanych na stałe, należy w menu System/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy – na karcie operatora, na zakładce [Ogólne] zaznaczyć parametr Zmiana atrybutów/ kodów JPK na zatw. dok.

Po wybraniu tej operacji należy zaznaczyć kody, które chcemy dodać do/ usunąć z dokumentów i zatwierdzić wybór przyciskiem Dodaj kody JPK_V7/ Usuń kody JPK_V7 bądź klawiszem <F8>:

Seryjne dodawanie kodów JPK_V7




Ceny sprzedaży

Początkowa cena sprzedaży, która będzie podpowiadała się na dokumencie, zależy od tego, jaka cena domyślna została ustawiona dla magazynu, kontrahenta i towaru oraz od rabatów kontrahenta i towaru. Podczas dodawania pozycji na dokument sprawdzane są kolejno:

  1. Rabat typu stała cena – ponieważ rabat ten ma najwyższy priorytet w programie, stała cena będzie podpowiadać się na dokumencie bez uwzględniania pozostałych rabatów kontrahenta i towaru.
  2. Cena domyślna dla magazynu – jeżeli dla towaru nie ustawiono stałej ceny, w następnym kroku sprawdzane jest, czy na formularzu magazynu (Ogólne/ Inne/ Magazyny), na który wystawiany jest dokument, przypisano domyślną cenę sprzedaży spośród cen zdefiniowanych w Konfiguracji Firmy/ Handel/ Ceny towarów i usług.
    Łatwa sprzedaż: Jeżeli magazyn wybrany na oknie Łatwej Sprzedaży jest powiązany z ceną domyślną, na formularzu podpowie się ona automatycznie, jako cena sprzedaży.
    Handel Plus: Wmodule Handel Plus ceny dla towarów pobierane są z magazynu ustawionego w nagłówku dokumentu bez względu na to, jaki magazyn został ustawiony na pozycji.
  1. Cena domyślna kontrahenta – jeśli na karcie kontrahenta na zakładce [Handlowe] wybrano cenę domyślną, zostanie ona ustawiona jako cena początkowa dla tego kontrahenta.
  2. Cena domyślna towaru – jeżeli na karcie kontrahenta w polu Cena domyślna wybrano domyślna, to początkowa cena sprzedaży zostanie pobrana z karty towaru (zakładka [Ogólne], pole Cena domyślna).
  3. Rabaty – po ustaleniu początkowej ceny sprzedaży program wylicza cenę końcową uwzględniając rabaty ustawione w Ogólne/Rabaty, na karcie kontrahenta (zakładka [Handlowe]), w nagłówku dokumentu lub na pozycji dokumentu w kolumnie Rabat.

Uwaga
Cena domyślna dla magazynu oraz Rabaty z menu Ogólne/ Rabaty są dostępne w modułach Handel, Handel Plus.




Zestawienie rabatów kontrahenta

Zestawienie dostępne jest z poziomu: 

  • listy kontrahentów,
  • formularza kontrahenta,
  • formularzy dokumentów: Faktura Sprzedaży, Paragon, Rezerwacja Odbiorcy, Faktura Pro Forma, Wydanie Zewnętrzne,
  • okna Sprzedaż dedykowana.

Zestawienie jest tworzone w oparciu o rabaty procentowe i typu stała cena, zdefiniowane w oknie Ogólne/ Rabaty.

W oknie Rabaty kontrahenta znajduje się przycisk , który umożliwia wyliczenie zarówno informacji o przydzielonych rabatach, jak również indywidualnego cennika „na życzenie” użytkownika. Dane nie są wyświetlane zaraz po otwarciu okna – pojawiają się dopiero po wciśnięciu przycisku. Jeśli użytkownik zmieni parametry wyświetlania przycisk zmieni się na , informując o konieczności ponownego wyliczenia.

Zakładka [Rabaty]

Zestawienie zawiera wszystkie rabaty typu procentowego, przyznane kontrahentowi. Na zakładce wyświetlane są rabaty obowiązujące dla kontrahenta – w przypadku, gdy kontrahentowi przyznane jest kilka rabatów na ten sam towar, wyświetlany jest ten o najwyższym priorytecie (na przykład przyznany jest rabat typu wszyscy kontrahenci/ jeden towar oraz jeden kontrahent/ jeden towar – w takim przypadku wyższy priorytet ma rabat jeden kontrahent/ jeden towar i on pojawi się na zestawieniu). Przy czym jeśli na dany towar przyznany jest zarówno upust typu rabat kontrahenta i rabat towaru – to na zestawieniu wyświetlone zostaną obydwa upusty.

Na zestawieniu pojawiają się wszystkie towary, na które został udzielony jakikolwiek rabat.

Typ rabatu – określa sposób przyznania rabatu dla kontrahenta:

  • kontrahent – rabat dla pojedynczego kontrahenta,
  • grupa kontrahentów – rabat dla grupy kontrahentów,
  • wszyscy kontrahenci – rabat dla wszystkich kontrahentów.

Na co – określa sposób przyznania rabatu na dany towar:

  • towar – rabat dla wskazanego pojedynczego towaru,
  • grupa towarów – rabat przyznany dla całej grupy towarów,
  • wszystkie towary – upust standardowy na wszystkie towary.

Przykład

Kombinacja tych dwóch wartości określa, jakiego typu jest dany rabat.

Kontrahent i Grupa towarów [Akcesoria] – jest to rabat typu pojedynczy kontrahent/ grupa towarowa [Akcesoria]

Wszyscy kontrahenci i towar – jest to rabat typu jeden towar/ wszyscy kontrahenci


Zakładka [Stała cena]

Na zakładce widoczne są wszystkie przyznane kontrahentowi rabaty typu stała cena. W kolumnie Poziom podana jest informacja, czy jest to stała cena przyznana na towar dla pojedynczego kontrahenta, grupy kontrahentów czy też wszystkich kontrahentów. Przy czym należy pamiętać, że na zestawieniu wyświetlana jest stała cena o najwyższym priorytecie. Przykładowo, jeśli na jeden towar ustalona jest stała cena zarówno dla grupy kontrahentów jak i dla pojedynczego kontrahenta – na zestawieniu pojawi się cena przyznana dla pojedynczego kontrahenta.

Zakładka [Indywidualny cennik]

Na zakładce dostępny jest cennik dla kontrahenta, uwzględniający wszystkie przyznane kontrahentowi stałe ceny, rabaty oraz sposób ich wyliczania. Na zestawieniu widoczne są ceny końcowe na wszystkie towary oraz procentowa wartość udzielonych na nie upustów (jeśli przyznane rabaty są typu procentowego).

Cennik indywidualny dla kontrahenta jest wyliczany po wciśnięciu przycisku „pioruna”. Wyliczany cennik można zawęzić do wybranej grupy towarów (uwzględniana jest grupa domyślna, przypisana na karcie towaru na zakładce [Ogólne]), po zaznaczeniu parametru Nieaktywne uwzględniane są również towary, które na kartotece, na zakładce [Dodatkowe] mają zaznaczoną opcję Karta nieaktywna.

 




Podgląd ostatnich cen sprzedaży dla kontrahenta

Na dokumentach związanych ze sprzedażą towarów:

  • Faktura Sprzedaży (z pominięciem Faktur Zaliczkowych), Paragon, Faktura Pro Forma,
  • Rezerwacja Odbiorcy, Wydanie Zewnętrzne (moduł Handel, Handel Plus

możliwy jest szybki podgląd ostatnich pięciu cen sprzedaży dla kontrahenta wybranego na dokumencie. Funkcja jest dostępna na górnej wstążce programu:  z poziomu zakładki [Ogólne] formularza dokumentu bądź z poziomu okna Pozycja dokumentu,pod prawym przyciskiem myszy dla pozycji dokumentu: Ostatnie ceny sprzedaży.

Funkcję można również uruchomić za pomocą skrótu klawiszowego <CTRL>+<Q>.

Podgląd ostatnich cen sprzedaży

W zestawieniu uwzględniane są: Paragony, Faktury Sprzedaży (z pominięciem Faktur Zaliczkowych) oraz Wydania Zewnętrzne (w przypadku pracy na module Handel lub Handel Plus). Dokumenty w buforze wyświetlane są w kolorze zielonym.

W sytuacji, gdy PA, FS są powiązane z WZ, na zestawieniu jest widoczna tylko Faktura/ Paragon.

Jeśli Paragon zostanie przekształcony do Faktury Sprzedaży, w zestawieniu uwzględniana jest zawsze Faktura. W sytuacji, kiedy Paragon zawiera kilka pozycji, a zafakturowana zostanie część z nich, dla pozostałych Paragon nie jest wyświetlany w zestawieniu ostatnich cen sprzedaży.

Przykład

Wystawiamy PA/1/2016 na towary: X, Y, Z.

Przekształcamy PA/1/2016 do Faktury Sprzedaży na towar X.

Na zestawieniu ostatnich pięciu cen sprzedaży dla towarów Y, Z, PA/1/2016 nie zostanie uwzgledniony (z racji tego, że został przekształcony do FS).

W przypadku połączenia kart kontrahentów, wyświetlane są również ceny z dokumentów dla kontrahentów, którzy zostali przyłączeni do kontrahenta głównego.

Za pomocą przycisku   wybraną cenę można przenieść na dokument (opcja jest nieaktywna jeśli operator ma włączoną blokadę zmian cen).

 




Współpraca z kolektorami danych

Obecnie program współpracuje z następującymi typami kolektorów:

  • Dolphin
  • BHT
  • Cipherlab
  • Opticon

Konfiguracja danych dotyczących współpracy z kolektorem jest możliwa z poziomu Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Kolektor. Należy tam wskazać przede wszystkim typ kolektora, z którym będzie współpracował program oraz port COM, przez który będzie przebiegała transmisja danych.

Należy również wskazać protokół, wg którego przebiega transmisja oraz inne parametry współpracy.

W części Definicja rekordu należy podać specyfikację dotyczącą formatu pliku przesyłającego dane.

Uwaga
Po wybraniu typu kolektora, program proponuje domyślne ustawienia parametrów transmisji. Użytkownik powinien jednak skontrolować, czy proponowane ustawienia są zgodne ze specyfikacją producenta kolektora.

W przypadku, gdy  kolektor komunikuje się z komputerem przy wykorzystaniu tranceivera należy dodatkowo zaznaczyć parametr Używaj tranceivera.

Obsługa kolektorów jest zrealizowana w taki sposób, żeby umożliwić automatyczne dodawanie towarów wprowadzonych do kolektora na dokumenty handlowe i magazynowe oraz na arkusze inwentaryzacyjne.

Możliwość importu danych z kolektora dostępna jest z poziomu większości formularzy dokumentów. Import z kolektora następuje automatycznie po wciśnięciu przycisku  znajdującego się na górnej wstążce programu lub po wciśnięciu kombinacji klawiszy <CTRL>+<ALT>+<K>. Na podstawie danych z Konfiguracji stanowiska program nawiązuje łączność z kolektorem danych, a następnie wywołuje transmisję.

W efekcie na formularzu dokumentu zostają wpisane towary wraz z ilościami. Ilości są wyrażone zawsze w jednostkach podstawowych. Ceny na dokumencie są proponowane przez program, zgodnie z obowiązującymi zasadami. W przypadku dokumentów zakupowych (FZ, PZ, PW, ZD) proponowane są ostatnie ceny zakupu. W przypadku dokumentów sprzedażowych (FA, WZ, RO, FPF…) – proponowane są ceny sprzedaży z grupy cenowej skojarzonej z kontrahentem wpisanym na dokument, z uwzględnieniem wszystkich rabatów.

Uwaga
Funkcja importu danych z kolektora nie działa w przypadku dokumentów korygujących oraz dokumentów, na których zblokowana jest możliwość dopisywania nowych pozycji (np. Faktura Sprzedaży utworzona na podstawie WZ z różnych magazynów).

Uwaga
Obsługa gospodarki magazynowej jest dostępna w modułach Handel, Handel Plus. W module Faktury można prowadzić obrót wyłącznie usługami.




Kontrola limitu płatności kontrahenta

Na karcie kontrahenta znajdują się parametry dotyczące limitu kredytu oraz limitu przeterminowanych płatności dla określonego kontrahenta. W programie istnieje mechanizm, który pozwala kontrolować przy zatwierdzaniu Faktur Sprzedaży oraz Paragonów, czy któryś z limitów nie został przekroczony.

Funkcja działa jeśli na karcie ewidencyjnej kontrahenta został określony limit kredytu lub limit przeterminowanych płatności dla kontrahenta.

Uprawnienia operatorów

Sposób kontroli przeterminowanych płatności ustawiany jest dla każdego operatora indywidualnie (na jego karcie w Konfiguracji). Dostępne opcje to: 

  • brak – program nie kontroluje płatności podczas zapisu dokumentów, niezależnie od tego, czy kontrahent ma ustawione limity, czy nie. opcja jest dostępna tylko podczas zapisu dokumentów do bufora.
  • ostrzeżenie – podczas zapisu dokumentu program informuje o ewentualnym przekroczeniu limitu kredytu lub limitu przeterminowanych płatności (w zależności od ustawienia parametrów na karcie kontrahenta), ale pozwala na jego zatwierdzenie
  • blokada – program blokuje możliwość zapisu dokumentu w przypadku, gdy kontrahent przekroczy przyznany limit kredytu lub przeterminowanych płatności. Operator może jedynie powrócić na formularz dokumentu, by dokonać na nim zmian.

Istnieje możliwość kontroli płatności (zarówno limitu kredytowego, jak i limitu płatności przeterminowanych) podczas zapisu dokumentu do bufora. Jeśli użytkownik chce kontrolować płatności podczas zapisu dokumentu do bufora powinien dla operatora zaznaczyć odpowiednią opcję dla parametru Kontrola płatności przy sprzedaży – zapis do bufora. Jeśli użytkownik wybierze opcję brak, wtedy podczas zapisu dokumentów  do bufora limity płatności nie będą kontrolowane. Natomiast w przypadku zapisu na stałe – kontrola jest prowadzona zawsze, jeśli kontrahent na swojej karcie ma określony limit kredytu lub limit przeterminowanych płatności.

Warto przy tym pamiętać, że odrębnie ustalane są uprawnienia dotyczące zapisu do bufora, a odrębnie zapisu na stałe.

Z obsługą funkcji związany jest dodatkowo parametr na karcie operatora Zmiana limitu na karcie kontrahenta:

  • jeśli parametr jest aktywny – operator może ustalać limit kredytu na karcie kontrahenta
  • jeśli parametr nie jest aktywny – pole dotyczące limitu kredytu na karcie kontrahenta nie jest dostępne dla operatora

Kontrola limitu kredytu dotyczy transakcji: Faktur Sprzedaży oraz Paragonów i dokumentów WKA (które można wystawiać w module Handel, Handel Plus).

W trakcie zatwierdzania dokumentu, jeśli stan zadłużenia przekracza przyznany limit, a operator blokadę sprzedaży po przekroczeniu limitu, wyświetlany jest komunikat z informacją o kwocie przekraczającej dopuszczalne zadłużenie. Operator ma do wyboru dwie opcje:

  • Anuluj – powoduje powrót na formularz dokumentu (operator może wtedy zmienić formę płatności)
  • Pokaż zaległości– otwierany jest Preliminarz płatności kontrahenta, gdzie widać wszystkie dokumenty nierozliczone.

Jeśli stan zadłużenia/ przeterminowanych płatności przekracza przyznany limit, a operator ma ustawione jedynie ostrzeżenie o przekroczeniu limitu, podczas zatwierdzenia faktury/ paragonu pojawia się dodatkowo możliwość zatwierdzenia dokumentu (OK).

Uwaga
Podczas seryjnego zatwierdzania faktur kontrolowane są zarówno limit kredytu jak i limit przeterminowanych płatności. W przypadku, gdy kontrahent przekroczy któryś z tych limitów – dokument nie zostanie zatwierdzony, niezależnie od uprawnień operatora (ostrzeżenie/ blokada).

Limit kredytu kontrahenta

Informacja dotycząca aktualnego zadłużenia kontrahenta jest widoczna na jego karcie ewidencyjnej (zakładka [Handlowe]) w polu Limit wykorzystany. Wartość w polu jest wyliczana na bieżąco podczas wystawiania dokumentów dla kontrahenta, wprowadzania zapisów kasowo/bankowych oraz dokonywania rozliczeń.

Zasady obliczania limitu wykorzystanego:

Podczas obliczania zadłużenia uwzględniane są kwoty jeszcze pozostające do rozliczenia.

Podczas obliczania zadłużenia kontrahenta uwzględniane są zdarzenia w buforze.

Podczas obliczania zadłużenia nie są uwzględniane zdarzenia o statusie nie podlega.

Podczas obliczania zadłużenia kwota zadłużenia jest pomniejszana o wpłacone przez kontrahenta zaliczki.

Podczas obliczania zadłużenia kwota zadłużenia jest pomniejszana o zobowiązania wobec kontrahenta (np. nierozliczone faktury korygujące sprzedaż, Faktury Zakupu od kontrahenta itp.)

W przypadku dokumentów w walucie obcej – wartość transakcji w PLN jest wyliczana na podstawie kursu podanego na dokumencie.

W przypadku dokumentów płatnych częściowo gotówką, a częściowo np. przelewem – podczas obliczania zadłużenia kontrahenta program uwzględnia tylko część z odroczonym terminem płatności.

Limit jest kontrolowany również podczas zatwierdzania faktury płatnej gotówką. Program sprawdza, czy kwota wpłacana nie jest mniejsza niż do zapłaty. Jeśli tak – program sprawdza limit kredytu kontrahenta, uwzględniając kwotę pozostającą do zapłaty.

Kontrola limitu kredytu nie jest aktywna w trakcie wystawiania dokumentów pierwotnych (wykorzystywanych podczas wystawiania korekt do dokumentów nie zarejestrowanych w systemie).

Limit przeterminowanych płatności

Wartość przeterminowanych płatności nie jest zapisywana w bazie, tylko wyliczana jest na bieżąco w momencie zatwierdzania dokumentów.

Uwaga
Wartość przeterminowanych płatności dla kontrahenta jest wyliczana w momencie zatwierdzania dokumentu na podstawie dokumentów przeterminowanych w Preliminarzu płatności. Jako datę graniczną, wg której określany jest termin do blokady przyjmowany jest termin realizacji płatności.

Należy pamiętać, że termin realizacji płatności uwzględnia automatycznie dwa parametry: dopuszczalną zwłokę kontrahenta (określaną na jego karcie ewidencyjnej) oraz czas realizacji przelewu przez bank. Jeśli więc użytkownik chce, by blokada nie następowała zaraz po przekroczeniu terminu płatności, tylko dopuszcza jeszcze jakiś okres „przejściowy” od terminu płatności, zanim sprzedaż zostanie zablokowana – może wypełnić na karcie kontrahenta pole Dopuszczalna zwłoka. Na jej podstawie zostanie wyliczony termin realizacji płatności. W efekcie, podczas wyliczania wartości przeterminowanych płatności, program uwzględni przyznany kontrahentowi „okres przejściowy”.

Podczas wyliczania wartości przeterminowanych płatności uwzględniane są dokumenty z Preliminarza: typu przychodowego, zarówno płatności w buforze, jak i „do realizacji”.

Obsługa limitu kredytu kontrahenta na dokumentach WZ, RO, FPF

Limit kredytu oraz limit przeterminowanych płatności kontrahenta mogą być kontrolowane również podczas wystawiania Wydań Zewnętrznych, Rezerwacji Odbiorcy oraz Faktur Pro Forma. Funkcjonalność jest dostępna po zaznaczeniu parametru Kontrola płatności na dokumentach WZ, RO, FPF w Konfiguracji Programu/ Użytkowe/ Operatorzy na karcie operatora, na zakładce [Parametry].

Ponieważ dokumenty WZ, RO oraz FPF nie tworzą zdarzeń w Preliminarzu Płatności, nie będą wpływać na wysokość zadłużenia kontrahenta oraz przeterminowane płatności. Oznacza to, że kwota z zapisywanego dokumentu nie zwiększy wykorzystanej już kwoty limitu.

W przypadku, gdy któryś z limitów zostanie przekroczony, program zadziała zgodnie z ustawieniami wprowadzonymi na karcie operatora (ostrzeżenie, blokada, brak reakcji).

Podczas wystawiania dokumentu WZ, w przypadku, gdy Klient ma przekroczony limit, wydanie towaru będzie możliwe jeżeli od razu zostanie uregulowana za niego należność (po zaznaczeniu parametru Płatność na dokumencie WZ).

Uwaga
Aby wystawiać dokumenty magazynowe (w tym WZ, RO) wymagana jest licencja na moduł Handel lub Handel Plus.




Dokumenty w buforze

Każdy dokument można zapisać: 

  • w sposób trwały. Wtedy nie można dokonywać na nim żadnych zmian ani go skasować. Dopuszczane są jedynie korekty ilościowe lub wartościowe albo anulowanie. W tym ostatnim przypadku dokument anulowany pozostaje na liście faktur (ma kolor czerwony), ale nie jest brany pod uwagę w żadnych analizach i zestawieniach.
  • do bufora. Dokumenty w buforze, na liście oznaczone kolorem zielonym, to dokumenty, na których można dokonywać wszelkich zmian.

Możliwość zapisu do bufora może zostać zablokowana dla wybranych operatorów. Parametr Blokada zapisu dokumentów FS i PA do bufora został dokładniej opisany w artykule Konfiguracja uprawnień operatora.

Najważniejsze zasady (i konsekwencje) umieszczania dokumentów w buforze

  • Dokumentowi w buforze nadawany jest numer kolejny w obrębie wykorzystywanego schematu numeracji. Skasowanie dokumentu w buforze pozostawia lukę w numeracji, której program nie wypełnia automatycznie. Użytkownik powinien to zrobić we własnym zakresie.
  • Dokumentów w buforze nie da się anulować, ani wystawiać do nich korekt. Można je modyfikować lub usunąć.
  • Na podstawie dokumentu w buforze nie można utworzyć innego, skojarzonego z nim dokumentu.
  • Do dokumentów w buforze nie da się zrealizować żadnych płatności. Oznacza to, że zatwierdzenie do bufora faktury płatnej gotówką nie wprowadzi zapisu do rejestru kasowego.
  • Wszystkie płatności do dokumentów w buforze (bez względu na formę płatności) umieszczane są w buforze preliminarza płatności, ze statusem (N) nierozliczone. Z poziomu preliminarza nie da się ich rozliczać ani zmienić ich stanu i statusu. Dopiero trwałe zatwierdzenie dokumentu zmienia stan zdarzenia w preliminarzu na Zatwierdzone do realizacji i pozwala na wykonywanie dalszych rozliczeń (automatem, lub ręcznie).
  • Do dokumentów w buforze nie da się wydrukować Paragonu fiskalnego.
  • Dokumentów w buforze nie można przenieść do rejestru VAT ani zaksięgować na konta.

Dokumenty w buforze a ilość towaru

Uwaga
Aby wystawiać dokumenty magazynowe wymagana jest licencja na moduł Handel lub Handel Plus.

Program umożliwia zapisywanie wszystkich dokumentów do bufora, ale nie wszystkie one wpływają na ilość towaru. Generalna zasada jest taka, że:

  • dokumenty magazynowe, przychodowe (PZ, PW) nie wpływają na ilości, wpływają na zamówienia
  • dokumenty magazynowe, rozchodowe (WZ, RW) zmniejszają ilości (magazynową i dostępną)
  • dokumenty handlowe sprzedaży (FS, PA) powodują rezerwacje lub pobranie.

Dla przypomnienia, w programie z towarem związane są 2 ilości:

  • ilość towaru jaki jest na magazynie (fizycznie)
  • ilość dostępna, uwzględniającą rezerwacje

W trakcie wystawiania dokumentów magazynowych WZ, RW program sprawdza aktualną ilość towaru na magazynie lub ilość dostępną (pomniejszoną o rezerwacje) jeżeli zaznaczono parametr w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry Nie pozwalaj na wydanie towaru gdy występują rezerwacje. Ilość ta sprawdzana jest także w przypadku dokumentów handlowych (PA, FS) jeśli określono, że mają one pobierać a nie rezerwować.

W tabeli poniżej przedstawiony został wpływ dokumentów handlowych zapisanych do bufora (nie na stałe) na poszczególne ilości widoczne na liście zasobów.

TYP DOKUMENTUILOŚĆREZERWACJEZAMÓWIENIA
FS/PA (pobranie)
FS/PA (rezerwacja)
FS/PA Kor. ilości
FZ
FZ Kor. ilości

Nieco inaczej wygląda sytuacja w przypadku dokumentów magazynowych.

TYP DOKUMENTUILOŚĆREZERWACJEZAMÓWIENIA
WZ
WZ Kor ilości
PZ
PZ Kor. ilości
PW
PW kor. ilości
RW
RW Kor. ilości
PWP
RWS (rezerwacja)
RWS (pobranie)
ZD
RO