1

Faktury zaliczkowe

Ustawa o VAT zobowiązuje podatników do naliczania i odprowadzenia VAT-u należnego w sytuacji, w której podatnik pobrał od klienta część lub całość należności jeszcze przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi, zanim została wystawiona faktura VAT. VAT należy rozliczać po wpłaceniu każdej kwoty dotyczącej zamówienia.

W systemie Comarch ERP Optima:

  • Odpowiednikiem składanego zamówienia/ umowy jest Faktura Pro Forma.
  • Do Faktury Pro Forma można wystawiać faktury zaliczkowe (są widoczne na liście Faktur Sprzedaży). Do jednej Faktury Pro Forma można wystawić kilka faktur zaliczkowych – program kontroluje, by kwota wpłacanych zaliczek nie przekroczyła wartości Faktury Pro Forma.
  • W przypadku zwrotu zaliczki można wystawić fakturę korygującą (korekta wartości do Faktury zaliczkowej).
  • Na Fakturze Sprzedaży wystawionej do FPF domyślnie rozliczają się wszystkie zaliczki wystawione do tej FPF. Wartość końcowa Faktury jest pomniejszana o kwotę wpłaconych zaliczek. Jeśli na FA usuwane są pozycje lub zmieniane ilości, należy również zmniejszyć wartość zaliczek do rozliczenia, w przeciwnym przypadku Faktura może mieć wartość ujemną.
  • Na Fakturze do FPF istnieje możliwość wskazania na zakładce [Płatności], które zaliczki i w jakiej kwocie mają zostać rozliczone.
  • Jeżeli na Fakturze Pro Forma znajduje się przynajmniej jedna pozycja, która na kartotece ma zaznaczony parametr MPP – podzielona płatność i wartość FPF wynosi powyżej 15 000 PLN brutto, to Faktury Zaliczkowe oraz Finalne tworzone na podstawie FPF bez względu na ich wartość, będą miały automatycznie zaznaczony parametr MPP – podzielona płatność. Szczegóły tej funkcjonalności zostały opisane w artykule Mechanizm podzielonej płatności.

Faktury Zaliczkowe można tworzyć nawet, jeśli została wygenerowana Faktura Sprzedaży na całość FPF.

Faktura Zaliczkowa może być wystawiona do jednej Faktury Pro Forma.

Zaliczki są wpłacane do konkretnej umowy/ zamówienia, która w systemie Comarch ERP Optima powinna być zarejestrowana w postaci Faktury Pro Forma. Dlatego warunkiem utworzenia Faktury Zaliczkowej jest wcześniejsze wystawienie odpowiedniej Faktury Pro Forma.

Funkcja wystawiania Faktur Zaliczkowych jest dostępna na liście Faktur Pro Forma. Aby wystawić Fakturę Zaliczkową należy ustawić na liście kursor na Fakturze Pro Forma, której dotyczy zaliczka, a następnie wybrać z menu wyświetlanego przy pomocy strzałki widocznej obok przycisku opcję Faktura zaliczkowa.

Uwaga
Utworzenie Faktury Zaliczkowej jest możliwe również z poziomu Sprzedaży Dedykowanej – na zakładce  Pro Forma w menu kontekstowym.

Formularz faktury zaliczkowej:

Dokument – schemat numeracji jest pobierany zgodnie z ustawieniami w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty/ Faktura zaliczkowa. Nowy schemat numeracji można utworzyć w Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Faktura sprzedaży zgodnie z obowiązującymi w systemie zasadami.

Kontrahent – dane kontrahenta są zgodne z danymi podanymi na Fakturze Pro Forma. Użytkownik nie ma możliwości ich zmiany.

Data wystawienia – proponowana jest data bieżąca.

Dokument liczony od – zaliczka dotyczy zawsze wartości brutto zamówienia/ umowy. Dlatego ustawiany jest zawsze algorytm liczenia od brutto i użytkownik nie ma możliwości jego zmiany.

MPP – podzielona płatność – parametr jest zaznaczany automatycznie bez względu na wartość zaliczki jeśli  na Fakturze Pro Forma, do której jest tworzona FZAL, znajduje się przynajmniej jedna pozycja, która na kartotece ma zaznaczony parametr MPP – podzielona płatność i wartość FPF wynosi powyżej 15 000 PLN brutto. Szczegóły tej funkcjonalności zostały opisane w artykule Mechanizm podzielonej płatności.

  • Wartość podlegająca MPP – łączna wartości brutto towarów (z uwzględnieniem podatku VAT) dodanych na dokument, które na swoich kartotekach mają zaznaczony parametr o zastosowaniu podzielonej płatności. Nie są tu uwzględnianie pozycje ze stawką VAT NP.

Uwaga
Pozycje, do których nie jest wpłacana zaliczka (wartość zaliczki 0) należy usunąć z faktury zaliczkowej. W przypadku usunięcia towaru/ usługi z Faktury Zaliczkowej pozycje nie są renumerowane, dzięki czemu zachowana jest zgodność LP dla pozycji na Fakturze Pro Forma i Fakturze Zaliczkowej.

Jeśli wpłacana zaliczka nie dotyczy konkretnej pozycji z Faktury Pro Forma, a całości zamówienia/ umowy – użytkownik może proporcjonalnie podzielić kwotę zaliczki na wszystkie pozycje. Po wciśnięciu przycisku  wyświetlane jest okno, gdzie należy podać kwotę wpłacanej zaliczki. Po zaakceptowaniu – program podzieli podaną kwotę na wszystkie pozycje widoczne na fakturze zaliczkowej bądź procent wartości Faktury Pro Forma, który powinien wpłacić klient jako zaliczkę.

W polu Płatność użytkownik może wybrać formę płatności dla faktury zaliczkowej. Zasady generowania płatności dla faktur zaliczkowych są podobne jak dla innych dokumentów, należy jednak pamiętać o kilku różnicach:

  • W przypadku generowania zapisu kasowego na podstawie faktury zaliczkowej kwota wpłacana w oknie potwierdzenia wpłaty gotówki nie jest udostępniona do edycji.
  • Dla faktur zaliczkowych nie ma możliwości rozbicia płatności na raty (tabela płatności na zakładce [Płatności]nie jest udostępniona do edycji).

Dokumenty – na zakładce [Dokumenty] widoczny jest numer Faktury Pro Forma (typ PF), której dotyczy Faktura Zaliczkowa oraz numery Faktur Korygujących dotyczących zwrotu zaliczek (typ KOR).

Zasady tworzenia Faktur Zaliczkowych do Faktury Pro Forma

  • Faktura Pro Forma, do której wystawiono Fakturę Zaliczkową na liście widoczna jest ze statusem ZL.
  • Utworzona Faktura Zaliczkowa jest widoczna na liście Faktur Sprzedaży ze statusem ZL.
  • Nie można wystawić Faktury Zaliczkowej do Faktury Pro Forma, która jest w buforze anulowana lub zamknięta.
  • Jeśli do Faktury Pro Forma została wystawiona Faktura Zaliczkowa – nie można anulować FPF. Należy najpierw anulować Fakturę Zaliczkową.
  • W przypadku anulowania Faktury Zaliczkowej rozpięte zostaje powiązanie z Fakturą Pro Forma (Faktura Pro Forma jest nadal aktywna).
  • Faktury Zaliczkowej ani Faktury Pro Forma nie można anulować jeśli została już utworzona Faktura Sprzedaży. Należy najpierw anulować Fakturę Sprzedaży.
  • Faktura Zaliczkowa nie może być wystawiona do FPF w sytuacji kiedy więcej niż jedna FPF jest przekształcona do jednego RO (dotyczy modułów Handel, Handel Plus).
  • Faktura Zaliczkowa nie może być wystawiona do FPF w sytuacji kiedy dokument RO powiązany z FPF jest zapisany do bufora (dotyczy modułów Handel, Handel Plus).
  • Faktury Zaliczkowe nie są uwzględniane w analizach dotyczących sprzedaży (liczonych wg elementów dokumentów). W raportach tego typu uwzględniane są dopiero Faktury Sprzedaży.
  • W raportach liczonych wg dokumentów (np. RKZ, lista faktur) Faktury Zaliczkowe będą uwzględniane. W przypadku RKZ dla Faktur Zaliczkowych wartość zakupu będzie wynosiła 0, zaś wartość netto wpłaconej zaliczki będzie widoczna jako marża. Natomiast na Fakturze Sprzedaży marża zostanie pomniejszona o wartość netto wpłaconych wcześniej zaliczek. W efekcie sumaryczna wartość marży będzie poprawna.
  • Faktur zaliczkowych nie można wysyłać do systemu Comarch EDI.
  • Faktur zaliczkowych nie można zapisać w pliku XML.

Wyliczanie marży na Fakturach Zaliczkowych (dotyczy modułów Handel, Handel Plus):

W chwili utworzenia Faktury Zaliczkowej nie jest zdejmowany towar z magazynu. Dlatego cała wartość zaliczki jest traktowana jako marża – firma nie poniosła jeszcze kosztów związanych z wydaniem tego towaru. W szczególnym przypadku tego towaru może w ogóle nie być jeszcze w magazynie.

Dopiero po utworzeniu Faktury Sprzedaży częściowej (i dokumentu WZ) program zna rzeczywisty koszt towaru. Wtedy też od wartości Faktury częściowej (która jest pomniejszona o wpłacone wcześniej zaliczki) odejmowany jest koszt towaru i wyliczana jest marża. Przy czym charakterystyczny jest fakt, że wartość netto faktury nie obejmuje już całego towaru, natomiast wyliczony koszt – obejmuje wszystkie pozycje. Dlatego często zdarza się, że na FS częściowej marża jest ujemna. Oznacza to, że wpłacona wcześniej zaliczka przekraczała wartość marży uzyskanej na całej transakcji (czyli na fakturze zaliczkowej marża naliczona była za wysoka) i na Fakturze częściowej trzeba ją skorygować.

Wydruk Faktury Zaliczkowej.

Wydruk jest dostępny z poziomu formularza dokumentu. Na wydruku Faktury Zaliczkowej pojawiają się:

  • kwota zaliczki brutto z podziałem na poszczególne pozycje
  • zestawienie pozycji z Faktury Pro Forma
  • tabela z zestawieniem Faktur Zaliczkowych wpłaconych poprzednio do danej Faktury Pro Forma – zawiera datę wystawienia, numer dokumentu i wartość brutto zaliczki. W tabeli uwzględniane są faktury zaliczkowe wystawione z datą wcześniejszą lub taka samą jak bieżąca faktura zaliczkowa.
  • daty otrzymania zaliczek – są zgodne z datą wprowadzenia odpowiedniego zapisu w module Kasa/Bank.

Na wydruku umieszczane są tylko dane nabywcy (bez odbiorcy).

Korekta faktury zaliczkowej

Aby udokumentować zwrot zaliczki należy wystawić Fakturę Korygującą do wystawionej wcześniej faktury zaliczkowej. W tym celu należy na liście faktur ustawić kursor na pozycji odpowiadającej fakturze zaliczkowej, a następnie z menu wyświetlanego pod przyciskiem strzałki  wybrać opcję Korekta wartości (ceny).

Uwaga
Korektę faktury zaliczkowej można wykonać tylko poprzez korektę wartościową. W przypadku faktur zaliczkowych nie można wykonać korekty ilości ani VAT.

Dokument – schemat numeracji jest pobierany zgodnie z ustawieniami w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty: Faktura zaliczkowa korekta. Nowy schemat numeracji można utworzyć w Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Faktura Sprzedaży zgodnie z obowiązującymi w systemie zasadami.

Kontrahent – dane kontrahenta są zgodne z danymi podanymi na fakturze zaliczkowej. Użytkownik nie ma możliwości ich zmiany.

Dokument liczony od – zaliczka dotyczy zawsze wartości brutto zamówienia/ umowy. Dlatego ustawiany jest zawsze algorytm liczenia od brutto i użytkownik nie ma możliwości jego zmiany (również w przypadku korekt).

Korekta z tytułu – przyczyna korekty, która pojawia się również na wydrukach. Dla korekty Faktury Zaliczkowej domyślnie podpowiada się opis „Zwrot zaliczki”.

Pozycje

Jako pozycje na fakturze korygującej przepisywane są wszystkie towary/ usługi, których dotyczyła faktura zaliczkowa. Użytkownik nie ma możliwości dopisania nowych pozycji. Na liście pozycji widoczne są:

Kod, Nazwa – kod i nazwa towaru/ usługi.

Stawka VAT – procentowa stawka VAT dla towaru/ usługi.

Maksymalna kwota zaliczki – maksymalna kwota zaliczki, jaka może być zwrócona dla danej pozycji. W przypadku, gdy wcześniej były już wystawiane korekty do Faktury Zaliczkowej, maksymalna kwota zaliczki możliwa do zwrotu zostanie odpowiednio pomniejszona o wcześniejsze korekty. W ten sposób program kontroluje, by kwota zwracanych zaliczek nie była większa niż wartość zaliczki wpłaconej.

Kolumna Maksymalna kwota zaliczki  jest widoczna na dokumencie tylko podczas jego wystawiania. Po zaakceptowaniu i ponownym podglądzie kolumna nie jest już widoczna.

Zaliczka – w polu użytkownik ma możliwość wpisania kwoty zwracanej zaliczki dla danej pozycji. Wpisana kwota (ze znakiem minus) nie może przekroczyć kwoty widocznej w polu Maksymalna kwota zaliczki . Program proponuje zwrot całości zaliczki.

Jeśli zwracana zaliczka nie dotyczy konkretnej pozycji z Faktury Zaliczkowej, a całości – użytkownik może proporcjonalnie podzielić zwracaną kwotę zaliczki na wszystkie pozycje. Po wciśnięciu przycisku  Dystrybucja zaliczki na wszystkie pozycje wyświetlane jest okno, gdzie należy podać kwotę zwracanej zaliczki bądź procent korekty, który należy zwrócić klientowi.

Po zaakceptowaniu – program podzieli podaną kwotę na wszystkie pozycje widoczne na korekcie.

Płatności do korekt faktur zaliczkowych są generowane na identycznych zasadach jak płatności tworzone do faktur zaliczkowych (opisane w rozdziale dotyczącym faktur zaliczkowych).

Wydruk korekty do faktury zaliczkowej jest dostępny z poziomu formularza korekty i zawiera m.in.:

  • numer faktury zaliczkowej korygowanej,
  • wartość wpłaconej zaliczki (brutto) – dotyczy tylko pozycji, które zostały skorygowane,
  • wartość zwracanej zaliczki (brutto).

Częściowe fakturowanie

Wystawianie częściowych WZ i FS pozwala na częściowe wydawanie i fakturowanie towarów/usług. Funkcjonalność ta umożliwia wystawianie wielu dokumentów WZ i wielu FS do jednej FPF.

Uwaga
Dokumenty magazynowe WZ są dostępne w modułach Handel, Handel Plus.

Wystawianie Faktury Sprzedaży do Faktury Pro Forma

Utworzenie Faktury Sprzedaży do Faktury Pro Forma jest możliwe z poziomu listy Faktur Pro Forma. W tym celu należy ustawić kursor na Fakturze Pro Forma, która będzie przekształcana i wcisnąć przycisk  (lub z menu kontekstowego pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Faktura Sprzedaży). Faktura częściowa jest widoczna na liście Faktur Sprzedaży.

Na utworzonej Fakturze Sprzedaży do Faktury Pro Forma:

Dokument – schemat numeracji jest zgodny ze schematem określonym w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty w pozycji Faktura sprzedaży z PF. Użytkownik może go zmienić, wybierając jeden ze schematów dostępnych po wciśnięciu przycisku Dokument.

Kontrahent – dane kontrahenta są zgodne z danymi podanymi na Fakturze Pro Forma. Użytkownik nie ma możliwości ich zmiany. Użytkownik może zmienić jedynie dane Odbiorcy, z poziomu zakładki [Kontrahent].

Dokument liczony od – algorytm wyliczania na Fakturze Sprzedaży częściowej jest zgodny z algorytmem wybranym na Fakturze Pro Forma (można zmienić algorytm naliczania podatku VAT na FS w buforze po zaznaczeniu w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry Pozwalaj na zmianę netto/brutto). Trzeba jednak pamiętać, że zmiana algorytmu przy dodanych pozycjach może spowodować nieznaczne różnice w cenach i wartości.

Pozycje

  • W sytuacji gdy już zostaną wydane wszystkie towary z FPF można nadal generować kolejne dokumenty FS. Wówczas podpowiada się pusty formularz FS, na którym istnieje możliwość dodawania kolejnych pozycji lub zapisania do bufora pustego dokumentu (taka opcja może być przydatna przy fakturowaniu usługi etapami, np. jeśli na Fakturze Pro Forma jest jedna pozycja typu usługa, natomiast fakturowanie tej usługi odbywa się etapami).

Dotyczy modułów Handel, Handel Plus:

  • Jeśli wcześniej towar z FPF nie został wydany na dokumentach WZ – na Fakturę Sprzedaży częściową przenoszone są wszystkie pozycje zgodnie z Fakturą Pro Forma. Faktura Sprzedaży częściowa podlega całkowitej edycji. Użytkownik może modyfikować istniejące pozycje, usuwać je lub dodawać nowe. Na tej podstawie program wylicza wartość Faktury częściowej, zawsze odejmując od jej wartości wartość zaliczek wskazanych na zakładce [Płatności] w tabeli Faktury zaliczkowe.
  • Jeśli wcześniej towar został wydany na dokumenty WZ – na Fakturę częściową przenoszone są tylko pozycje, które zostały wydane na WZ, a użytkownik ma ograniczoną możliwość ich edycji (zmiany ilości, usunięcia itp.). Może natomiast dopisywać nowe pozycje na Fakturze częściowej i na te pozycje, w momencie zatwierdzania Faktury, zostanie wygenerowany dodatkowy dokument WZ.
  • W przypadku kiedy FPF powiązana jest z RO, wówczas przy wystawianiu FS do FPF na część towaru, fakt ten jest odnotowany również na Formularzu RO. Następuje jednoczesna realizacja RO na część towaru, jaki został zafakturowany. Na formularzu RO, na zakładce [Dokumenty], widoczne jest powiązanie z dokumentami wygenerowanymi z poziomu FPF.

Uwaga
Na Fakturze Sprzedaży można usuwać istniejące i dodawać nowe pozycje. Przy dodawaniu kolejnych Faktur proponowane są pozycje, które do tej pory nie zostały zafakturowane. Korekty wystawionych Faktur częściowych nie mają wpływu na kolejne Faktury do FPF. Towar, który został raz zafakturowany nie wraca na FPF.

Częściowe rozliczanie zaliczek na FA

Zaliczka częściowo rozliczona na Fakturze Sprzedaży jest odpowiednio pomniejszana na kolejnych Fakturach Sprzedaży.

Zaliczka może być wielokrotnie wybierana na Fakturach częściowych aż do całkowitego jej rozliczenia. Program podczas wystawiania kolejnej Faktury Sprzedaży do FPF podpowiada te zaliczki, które pozostają do rozliczenia.

Domyślnie na Fakturze Sprzedaży proponowane jest rozliczenie wszystkich zaliczek, natomiast istnieje możliwość wskazania, które zaliczki i w jakiej części mają zostać rozliczone na Fakturze.

Na zakładce [Płatności] na formularzu Faktury Sprzedaży w tabelce Faktury zaliczkowe można wskazywać, które zaliczki i w jakiej części mają zostać rozliczone. Tabelka zawiera wszystkie nierozliczone zaliczki wystawione do Faktur Pro Forma, do których wystawiana jest aktualnie Faktura Sprzedaży. Przy wystawianiu kolejnych Faktur Sprzedaży widoczne są tylko te zaliczki, które nie zostały rozliczone. Jeśli dana zaliczka została rozliczona tylko częściowo, wówczas w polu Kwota maks. wyświetlana jest wartość, która pozostaje do rozliczenia.

Domyślnie tabela z Fakturami Zaliczkowymi ma ustawienia pól: Użyj na TAK, Stawka VAT zaliczki, Kwota wypełniona ma wartość równą wartości z pola Kwota maks.

Jeśli dana zaliczka ma nie być rozliczana na tym dokumencie, w kolumnie Użyj należy ustawić Nie.

Jeśli z danej zaliczki chcemy rozliczyć część, w polu Użyj należy zostawić Tak natomiast w polu Kwota należy wpisać kwotę, która ma zostać rozliczona. Wartość z pola Kwota nie może przekroczyć wartości z pola Kwota maks.

Po wprowadzeniu zmian w tabelce Faktury zaliczkowe, automatycznie przeliczane są wartości w tabelce VAT. Kwoty z zaliczek pojawiają się w tabelce VAT na minus. Jeśli zaliczki wystawione są na różne stawki VAT, wówczas w tabelce VAT oraz w tabelce Faktury zaliczkowe kwoty zaliczek widnieją w rozbiciu na stawki VAT.

Tabela VAT

Wartość Faktury częściowej powinna zostać pomniejszona o wartość wpłaconych wcześniej zaliczek. Zaliczki wyświetlane są w tabeli VAT na Fakturze Sprzedaży z wartościami ujemnymi. Kwoty te odpowiadają wartości wskazanych w tabeli Faktury zaliczkowe w polu Kwota  zaliczek, które mają zostać rozliczone.

Ponadto w tabeli VAT znajdują się standardowe pozycje związane z wartościami wyliczanymi na podstawie pozycji wpisanych na Fakturę Sprzedaży częściową.

Wartość całkowita dokumentu jest wyliczana jako suma kolumn z tabelki VAT z uwzględnieniem wierszy ujemnych.

Uwaga
W przypadku gdy towary/usługi wydawane są tylko częściowo może zaistnieć sytuacja, że wartość Faktury Sprzedaży będzie mniejsza niż wartość zaliczek, które zostały wybrane do rozliczenia. Przy zatwierdzaniu dokumentu na minus pojawi się komunikat:

Wartość dokumentu jest ujemna. Czy kontynuować zapis?

Po wyborze opcji TAK dokument jest zapisywany z wartością ujemną.

Po wyborze opcji NIE Operator wraca na formularz Faktury Sprzedaży na zakładkę Płatności.

Wydruki

W programie istnieje możliwość wydruku Faktur Sprzedaży częściowych na dwa sposoby:

  • wydruki standardowe – w tabeli VAT drukowana jest tylko wartość dokumentu pomniejszona o wartość zaliczek.
  • wydruk Faktura VAT: pełna tabela zaliczek – na którym drukowana jest odrębnie tabela VAT przed odliczeniem zaliczek, tabela VAT dla wpłaconych zaliczek oraz tabela VAT dla wartości po odliczeniu zaliczek.

Płatności

Płatność do Faktury Sprzedaży częściowej obejmuje kwotę brutto faktury, czyli pomniejszoną o wpłacone wcześniej zaliczki. Zasady tworzenia płatności w module Kasa/Bank dla Faktury częściowej są zgodne z zasadami obowiązującymi dla „zwykłych” faktur.

Zakładka [Dokumenty]

Na zakładce [Dokumenty] widoczne są numery dokumentów powiązanych. W przypadku Faktury Sprzedaży częściowej mogą to być:

  • PF – Faktura Pro Forma, na podstawie której powstała Faktura Sprzedaży
  • FS – Faktury Zaliczkowe wystawione do Faktury Pro Forma
  • KOR – faktury korygujące, również zwroty Faktur Zaliczkowych
  • WZ – dokumenty WZ wystawione do Faktury Pro Forma

Do Faktury Sprzedaży częściowej może zostać przekształconych kilka Faktur Pro Forma. W tym celu na liście Faktur Pro Forma należy zaznaczyć dokumenty , które będą przekształcane, a następnie wcisnąć przycisk  Warunki, jakie muszą zostać spełnione są identyczne, jak w przypadku przekształcania „zwykłych” Faktur Pro Forma do Faktury Sprzedaży.

Zasady przekształcania Faktury Pro Forma z Fakturami Zaliczkowymi do Faktury Sprzedaży Częściowej:

  • Faktura Pro Forma po przekształceniu do Faktury Sprzedaży otrzymuje status FS.
  • Faktura Sprzedaży częściowa jest wystawiana w walucie zgodnej z Fakturą Pro Forma i użytkownik nie ma możliwości jej zmiany.
  • Jeśli do Faktury Zaliczkowej była wystawiana korekta – program pomniejszy wartość wpłaconych zaliczek.
  • Wydruk Faktury częściowej to standardowy wydruk Faktury Sprzedaży. Na wydruku znajduje się tabela z numerami skojarzonych Faktur Zaliczkowych.
  • Anulowanie Faktury częściowej nie powoduje anulowania Faktury Pro Forma oraz Faktur Zaliczkowych – zostaje jedynie rozpięte powiązanie pomiędzy dokumentami.
  • Faktura częściowa związana z Fakturami Zaliczkowymi nie może zostać zapisana w pliku XML.

Wystawianie częściowych Wydań Zewnętrznych (WZ) i Faktur Sprzedaży (FS) do tych WZ

W przypadku modułów Handel, Handel Plus Istnieje możliwość częściowego wydawania towarów z FPF na dokumencie WZ.

Formularz częściowego WZ jest standardowym formularzem WZ i został szczegółowo opisany w artykule Wydania Zewnętrzne.

Uwaga
Po wygenerowaniu pierwszego częściowego WZ, na kolejnym podpowiadane są tylko te towary, które nie zostały wykazane na poprzednim dokumencie WZ. Jeśli dokument WZ zostanie skorygowany (zwrot ilości), wówczas towar wróci na FPF i będzie go można kolejny raz wydawać.

Po zaznaczeniu Faktury Pro Forma na liście FPF i naciśnięciu ikony  Faktura Sprzedaży tworzona jest na sumę wszystkich wystawionych WZ i jest z nimi powiązana. Faktura ta zawiera elementy z  wystawionych wcześniej WZ i nie można zmienić istniejących pozycji, natomiast można dopisywać kolejne pozycje. Na dopisane pozycje tworzony jest kolejny dokument WZ (przy zapisie faktury).

Po wystawieniu Faktury Sprzedaży, nadal można wystawiać WZ na pozycje, które nie zostały jeszcze zafakturowane.

Kolejne naciśnięcie przycisku WZ pozwoli na wystawienie WZ na pozostające jeszcze na FPF towary.

Kolejne naciśnięcie przycisku FS spowoduje utworzenie kolejnej Faktury do FPF, która obejmie te WZ, które zostały wystawione po wygenerowaniu pierwszej Faktury. Dzięki takiemu rozwiązaniu można częściowo fakturować towary, na które została wpłacona zaliczka.

Do WZ utworzonych z FPF nie można generować FS ani PA z listy tych dokumentów. Tworzenie Faktur zawsze musi mieć miejsce z poziomu listy FPF.

W przypadku, kiedy FPF powiązana jest z RO, wówczas przy wystawianiu WZ do FPF na część towaru, fakt ten jest odnotowany również na Formularzu RO. Następuje jednoczesna realizacja RO na część towaru, jaki został wydany na WZ. Na formularzu RO, na zakładce [Dokumenty] widoczne jest powiązanie z dokumentami wygenerowanymi z poziomu FPF.

Fiskalizacja Faktur Zaliczkowych

W przypadku fiskalizacji Faktur Zaliczkowych, na wydruku Paragonu fiskalnego pojawiają się zbiorczo kwoty wyliczone dla poszczególnych stawek VAT (tabela VAT), bez poszczególnych pozycji.

Kwoty są drukowane w określonej postaci:

  • Zaliczka + nazwa stawki VAT (z konfiguracji),
  • Ilość =1.0000,
  • Jm = szt.
  • Cena = wartość brutto zaliczki dla danej stawki

Fiskalizacja Faktury Finalnej może być przeprowadzona na dwa sposoby, w zależności od ustawienia w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry parametru Fiskalizacja faktur finalnych skojarzonych z fakturami zaliczkowymi – pełny Paragon bez zaliczek:

  • parametr odznaczony – Faktura Finalna jest drukowana w podobny sposób jak Faktura Zaliczkowa. Na drukarkę fiskalną wysyłane są jedynie kwoty z tabeli VAT na dokumencie (jako Rozliczenie zaliczki). Ponieważ na Fakturze Finalnej w tabeli VAT są zarówno wartości dodatnie jak i ujemne – do drukarki wysyłana jest suma tych wartości w poszczególnych stawkach. Parametr powinien być odznaczony w przypadku, gdy użytkownik wcześniej fiskalizuje Faktury Zaliczkowe – wtedy na drukarce fiskalnej jest zarejestrowana rzeczywista wartość transakcji (wartość Faktury Finalnej jest pomniejszona o wpłacone wcześniej zaliczki).
  • parametr zaznaczony – na drukarce fiskalnej drukowany jest Paragon ze wszystkimi pozycjami towarowymi, a wartość zarejestrowana na drukarce fiskalnej nie jest pomniejszana o wpłacone zaliczki. Parametr powinien być zaznaczony w przypadku, gdy Użytkownik nie fiskalizuje faktur zaliczkowych – wtedy wartość transakcji jest rejestrowana w całości na podstawie Faktury Finalnej.

Uwaga
Należy pamiętać, że Faktury Zaliczkowe są liczone algorytmem od brutto, w związku z czym zawsze istnieje możliwość ich fiskalizacji. Natomiast w przypadku Faktury Finalnej jej algorytm jest zgodny z algorytmem Faktury Pro Forma (netto/ brutto), a możliwość jej fiskalizacji jest uzależniona od wykorzystanego algorytmu (tylko brutto).

Jeśli transakcja docelowo ma być zarejestrowana na drukarce fiskalnej ‑ Użytkownik już podczas wystawiania Faktury Pro Forma musi ustawić prawidłowy algorytm (brutto) tak, aby możliwa była fiskalizacja zarówno Faktur Zaliczkowych, jak i Faktury Finalnej.


Faktury Zaliczkowe i Faktury Sprzedaży częściowe w walutach obcych

Jeśli użytkownik wystawia dokumenty w walutach obcych (szczegóły opisane w artykule Wielowalutowość), może również rejestrować i rozliczać zaliczki wpłacane w walutach obcych. Wystawianie Faktur Zaliczkowych do Faktur Pro Forma w walutach obcych przebiega podobnie, jak w przypadku dokumentów złotówkowych.

Należy pamiętać o kilku zasadach:

  • Można wystawiać Faktury Zaliczkowe i Faktury Częściowe na takich samych zasadach jak opisane wyżej w złotych polskich.
  • Nie można wystawiać Faktur Zaliczkowych do Faktury Pro Forma w przypadku, gdy na FPF zaznaczony jest parametr Płatność walutowa dokumentu od wartości PLN (w zależności od konfiguracji parametr może być widoczny na zakładce [Płatności]na FPF, gdzie użytkownik może go zmienić lub być zaznaczony bezpośrednio w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry). Jeśli wartość FPF wyliczana jest przy włączonej opcji liczenia płatności od wartości PLN – przy próbie utworzenia Faktury Zaliczkowej, pojawi się komunikat informujący o blokadzie.
  • Faktura Zaliczkowa musi być wystawiona w takiej samej walucie, jak Faktura Pro Forma. Natomiast na Fakturze Zaliczkowej użytkownik może zmienić zarówno typ kursu waluty, datę kursu jak i notowanie (w przypadku kursu ręcznego).

Uwaga
Obowiązek podatkowy dla Faktur Zaliczkowych powstaje w momencie zapłaty. W związku z tym kurs na fakturach zaliczkowych powinien być ustawiany w stosunku do daty płatności. Ponieważ mechanizm w programie pozwala na automatyczne ustawianie daty kursu na dzień poprzedzający datę sprzedaży lub wystawienia, kurs na Fakturze Zaliczkowej należy ustawić ręcznie, według daty przyjęcia płatności (data kursu na Fakturze Zaliczkowej powinna być zgodna z datą kursu na zapisie kasowym).

  • W przypadku, gdy na Fakturze Pro Forma został naliczony podatek VAT, będzie on naliczany na wszystkich kolejnych dokumentach (Fakturach Zaliczkowych i Fakturze Sprzedaży częściowej), a użytkownik nie będzie miał możliwości zmiany ustawienia parametru Naliczaj VAT.
  • Wyliczanie tabeli VAT na Fakturze Sprzedaży częściowej w walucie obcej różni się od sposobu wyliczania tabeli VAT na Fakturach Sprzedaży częściowych w PLN. Na Fakturze częściowej w walucie w tabeli VAT pojawia się dla każdej stawki VAT suma wartości wpłaconych zaliczek (w PLN) w dwóch pozycjach: „na plus” i „na minus”. Natomiast wartość Faktury Sprzedaży częściowej jest wyliczana w oparciu o wartość Faktury Sprzedaży częściowej w walucie (wartość całkowita dokumentu w walucie pomniejszona o wartość zaliczek w walucie) oraz kurs z Faktury częściowej.

Przykład
FPF: 200.00 EUR

FSZL: 50.00 EUR, kurs 1 EUR= 3.00 PLN (wartość zaliczki w PLN: 150.00 PLN)

FS częściowa: 150.00 EUR, kurs 1 EUR = 3.50 PLN

W tabeli VAT pojawią się pozycje: 
0150.00 PLNwartość zaliczki w PLN „na plus”
0- 150.00 PLNwartość zaliczki w PLN „na minus”
0525 PLNWartość faktury częściowej: (200 EUR – 50 EUR) * 3.50




Łatwa sprzedaż

Funkcja ta pozwala na optymalizację procesu sprzedaży. Wystawianie dokumentu związanego ze sprzedażą zostało sprowadzone do trzech kroków: wyboru towaru, określenia rodzaju dokumentu sprzedaży oraz określenia kontrahenta.

Zasady obsługi okna zostały opisane tutaj. (należy pamiętać, że nie można włączyć Wiersza sum dla kolumn, które podlegają edycji).

Uwaga
W module Faktury można prowadzić obrót tylko usłagami, w modułach Handel, Handel Plus dostępne są również towary proste i złożone wraz z obsługą gospodarki magazynowej.

Krok 1 – towary

Pierwszy krok polega na wyborze towarów oraz określeniu sprzedawanej ilości.

Lista zasobów magazynowych

Wybór towarów opiera się na Liście zasobów magazynowych, która jest wyglądem zbliżona do listy zasobów dostępnej w menu Magazyn (dotyczy modułów Handel, Handel Plus).

W oknie możemy ustalić:

Typ – typ sprzedawanych aktualnie pozycji. Musimy ustalić jakie towary powinny się na niej pojawić. Listę możemy zawęzić tylko do towarów handlowych (prostych) czy produktów (towary złożone) lub usług. Wyboru typu lub dowolnej ich kombinacji dokonujemy zaznaczając odpowiednie opcje. Przy kolejnym otwarciu okna – ustawienia zostaną zapamiętane. W przypadku samodzielnie działającego modułu Faktury – mogą to być jedynie usługi proste.

Magazyn – zgodnie z zasadą, że na dokumencie może znaleźć się towar z jednego magazynu, aby prawidłowo wyświetlana była dostępna ilość towaru należy wybrać magazyn, z którego następuje sprzedaż. Lista magazynów jest rozwijana po wciśnięciu strzałki obok pola. W module Faktury jest to zawsze magazyn główny.

Grupa – na liście wyświetlane mogą być wszystkie towary lub tylko z wybranych grup asortymentowych. Jeżeli dana grupa jest zaznaczona na drzewie to towary należące do tej grupy pojawią się na liście.

Data – data, na jaką wyliczana jest ilość dostępna towaru (istotne przy pracy z modułem Handel, Handel Plus).

Zerowe – zaznaczenie parametru spowoduje, że na liście wyświetlane są wszystkie towary z ilością dostępną 0.

Niezerowe – zaznaczenie parametru spowoduje, że na liście pojawią się towary z ilością dostępną różną od zera.

Jeśli obydwa parametr są zaznaczone – lista zawiera wszystkie towary, niezależnie od ilości dostępnej.

Usługi wyświetlane są niezależnie od ustawień parametrów Zerowe/ Niezerowe.

Dodatkowo w oknie znajdują się przyciski:

Zmień – wyświetlany jest formularz pozycji (karta magazynowa). Tą samą akcję wywoła kombinacja klawiszy <CTRL>+<ENTER>.

Zamknij – zamyka okno

Faktura Sprzedaży,  Paragon, ,  Faktura Pro Forma,

Dla modułów Handel, Handel Plus:

Rezerwacja Odbiorcy,  Wydanie Zewnętrzne  – tworzenie dokumentu związanego ze sprzedażą (krok 2)

Wybór pozycji

Wyboru pozycji dokonujemy poprzez zaznaczenie towarów/ usług, wciskając przycisk <SPACJA> lub klikając lewym przyciskiem myszki w daną pozycję.

Po zaznaczeniu towaru należy wpisać sprzedawaną ilość. Wpisujemy ją w kolumnie Ilość. Domyślnie kolumna ta przyjmuje wartość zero (0). Po zaznaczeniu towaru pole z ilością standardowo ustawia się na 1. Pole to podlega edycji po dwukrotnym kliknięciu lewym przyciskiem myszy lub po wciśnięciu klawisza <ENTER>.

Klawisz <ENTER> pozwala również na edycję pozycji bez uprzedniego jej zaznaczenia.

Po otwarciu formularzy w kolumnach Ilość dostępna oraz Ilość JM wybrana początkowo wyświetlane są te same wartości, czyli dostępna ilość towaru wyrażona w jednostce podstawowej. Dopiero po zmianie jednostki na pomocniczą w kolumnie JM, kolumna Ilość JM wybrana zostanie przeliczona według wskazanej jednostki.

Po zaznaczeniu wszystkich potrzebnych pozycji i określeniu ich ilości możemy przejść do kroku nr 2.

Krok 2 – dokument

Krok 2 to utworzenie na podstawie listy zaznaczonych towarów dokumentu sprzedaży. Z okna łatwej sprzedaży utworzyć możemy Fakturę Sprzedaży, Paragon, Rezerwację Odbiorcy, Fakturę Pro Forma lub Wydanie Zewnętrzne.

Proces przebiega w dwóch etapach. Najpierw wyświetla się okno z listą wszystkich zaznaczonych towarów/usług, ich ilością i wartością sprzedaży. Wartość wyliczana jest na podstawie ceny zdefiniowanej, jako domyślna na karcie towaru/ usługi. Okno to ma dwa przyciski:

Potwierdź generowanie dokumentu – tworzony jest dokument sprzedaży zawierający wyświetlone pozycje.

Anuluj generowanie dokumentu – powoduje powrót na listę zasobów magazynowych np. W celu wskazania dodatkowych pozycji lub poprawienia ich ilości.

Krok 3 – kontrahent

Trzeci krok sprowadza się do określenia kontrahenta i ustalenia ostatecznych warunków sprzedaży.

Po zatwierdzeniu listy towarów wyświetlany jest formularz wybranego typu dokumentu z wpisanymi już pozycjami. Należy jeszcze w nagłówku ustalić kontrahenta (zwłaszcza w przypadku Faktury Sprzedaży). Zasady obsługi są opisane w artykułach poświęconych konkretnym dokumentom.

Utworzony dokument może rezerwować towar lub pobierać go z magazynu w zależności od ustawień w konfiguracji. Zagadnienie opisano dokładnie w artykułach Co należy wiedzieć o fakturach? oraz Co należy wiedzieć o paragonach

 




Dokumenty wewnętrzne sprzedaży

Co należy wiedzieć o FWS

Dokumenty Wewnętrzne Sprzedaży mogą być wykorzystywane w trzech przypadkach: 

  • Nabycie wewnątrzunijne – dokumenty wewnętrzne, których zadaniem jest naliczenie podatku VAT przy dostawach wewnątrzunijnych (które powstały na podstawie Faktur Zakupu). Szczegóły można znaleźć tutaj.
  • Odwrotne obciążenie wprzypadku towarów objętych odwrotnym obciążeniem podatkowym obowiązek podatkowy ciąży na nabywcy będącym podatnikiem VAT. Jednocześnie nabywcom przysługuje prawo do odliczenia VAT. W programie mechanizm ten realizowany jest poprzez Dokumenty Wewnętrzne Sprzedaży i Dokumenty Wewnętrzne Zakupu. Do Faktury Zakupu, niezależnie od statusu kontrahenta na FZ, można wygenerować FWS pod warunkiem, że:
    • Pozycje na FZ nie mają naliczonego podatku VAT,
    • W przypadku kiedy na FZ część pozycji ma wykazany podatek VAT, na FWS zostaną przeniesione wyłącznie pozycje bez naliczonego podatku VAT.
  • Reklama – dokumenty wewnętrzne dotyczące m.in. przekazania towarów na cele reprezentacji i reklamy, wystawiane bezpośrednio przez Użytkownika.
  • Warto przy tym pamiętać, że:
    • FWS nie mają żadnego wpływu na zasoby w magazynie (nie powodują zdjęcia ani zarezerwowania towaru – dotyczy modułów Handel, Handel Plus),
    • FWS nie powodują powstania płatności w module Kasa/Bank.

Lista Dokumentów Wewnętrznych Sprzedaży

Lista Dokumentów Wewnętrznych Sprzedaży dostępna jest z poziomu menu Handel/ Inne(Handel).

Lista zawiera zarówno dokumenty, które powstały na podstawie Faktur Zakupu (dokumenty wewnętrzne, których zadaniem jest naliczenie podatku VAT przy dostawach wewnątrzunijnych oraz przy zakupie towarów objętych odwrotnym obciążeniem podatkowym), jak i „ręcznie” wystawione przez użytkownika dokumenty wewnętrzne dotyczące m.in. przekazania towarów na cele reprezentacji i reklamy. Zasady obsługi listy zostały opisane szczegółowo tutaj.

W programie dokumenty te są rozróżniane przy pomocy schematów numeracji:

  • FAW – dokumenty wewnętrzne wystawiane przez Użytkownika,
  • FAWFZ – dokumenty wewnętrzne dotyczące nabycia wewnątrzunijnego.

Schematy numeracji FAWFAWFZ są predefiniowane w programie w trakcie tworzenia bazy danych. Użytkownik może je zmienić zgodnie z zasadami obowiązującymi w programie (tworzenie schematu numeracji w Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Handel: Dokumenty wewnętrzne sprzedaży oraz przypisanie schematu domyślnego w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty: Dokument sprzedaży wewnętrzny i Dokument sprzedaży wewnętrzny z FZ).

Lista Dokumentów Wewnętrznych Sprzedaży jest obsługiwana przez standardowe przyciski i pola, na podobnych zasadach jak zwykłe Faktury Sprzedaży. Ponadto na liście znajduje się:

 – utworzenie Dokumentu Wewnętrznego Zakupu do Dokumentu Wewnętrznego Sprzedaży (w przypadku nabycia wewnątrzunijnego lub zakupu towarów objętych odwrotnym obciążeniem podatkowym).

 – Przenieś do rejestru VAT.

 – księgowanie na konta, zgodnie z wybranym schematem księgowań (funkcja dostępna dla użytkowników modułu Księga Handlowa).

Korekta – po wciśnięciu przycisku wywoływany jest domyślnie formularz korekty ilości. Wszystkie możliwe korekty (ilości, wartości i stawki VAT) dostępne są po wciśnięciu przycisku strzałki widocznej obok przycisku. Opcja korekty dostępna jest również na liście dla wybranego dokumentu pod prawym przyciskiem myszy.

– Operacje seryjne umożliwiające:

  • dodawanie/ usuwanie/ zmianę atrybutów dokumentu,
  • zmianę kategorii dokumentu,
  • dodawanie/ usuwanie kodów JPK_V7.


 
Więcej informacji na ten temat jest dostępnych w artykule Operacje seryjne.

Formularz Dokumentu Wewnętrznego Sprzedaży

Formularz jest zbliżony do formularza zwykłej Faktury Sprzedaży (zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo tutaj).

Formularz FW: zakładka Ogólne

Schemat numeracji – proponowany jest taki, jak ustawiony w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty: w pozycji Dokument Wewnętrzny Sprzedaży (domyślnie FAW), dla dokumentów wystawianych „ręcznie” lub Dokument Wewnętrzny Sprzedaży z FZ (domyślnie FAWFZ), dla dokumentów powstałych z FZ. Użytkownik ma możliwość zmiany schematu.

Kontrahent – w przypadku FWS wystawianych przez użytkownika proponowany jest kontrahent !NIEOKREŚLONY!, natomiast na FWS do FZ dane kontrahenta są przepisywane z Faktury Zakupu.

Magazyn – magazyn proponowany jest zgodnie z przyjętymi w programie zasadami (magazyn domyślny dla operatora/ magazyn domyślny dla stanowiska/ magazyn główny). W przypadku modułu Faktury jest to zawsze magazyn domyślny.

Uwaga
Dokument FWS nie powoduje zdjęcia towaru z magazynu. Dlatego, jeśli faktura dotyczy np. przekazania towaru na cele reprezentacji i reklamy, aby zdjąć towar z magazynu należy wystawić dodatkowy dokument rozchodowy np. RW (uwaga dotyczy modułów Handel, Handel Plus).

Na formularzu Dokumentu Wewnętrznego Sprzedaży znajdują się ponadto dwa parametry: 

  • Bufor – tak jak w przypadku pozostałych dokumentów Dokument Wewnętrzny Sprzedaży można zapisać do bufora (z możliwością wprowadzania zmian) lub na trwałe.
  • FWZ – na podstawie Dokumentu Wewnętrznego Sprzedaży może powstać Dokument Wewnętrzny Zakupu. Parametr można zaznaczyć tylko wtedy, gdy odznaczony jest parametr Bufor (zaznaczenie FWZ spowoduje automatyczne odznaczenie Bufor). Jeśli parametr zostanie zaznaczony, to podczas zapisu Dokumentu Wewnętrznego Sprzedaży program automatycznie tworzy Dokument Wewnętrzny Zakupu.

Uwaga
Parametr FWZ jest dostępny tylko na FWS dotyczących nabycia wewnątrzunijnego lub zakupu towarów objętych odwrotnym obciążeniem podatkowym (powstałych w wyniku przekształcenia Faktury Zakupu). Na FWS wystawianych bezpośrednio z listy parametr nie jest dostępny.

Formularz FW: zakładka Kontrahent

Na zakładce [Kontrahent] znajduje się tylko jedna sekcja Sprzedawca. Jako dane kontrahenta przepisywane są odpowiednio dane podatnika z Pieczątki firmy (Konfiguracja firmy/ Dane firmy/ Pieczątka firmy) – dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO! lub dane dostawcy z Faktury Zakupu.

Kontrahenta na dokumencie FWS można zmienić – wtedy dane zostaną pobrane z karty ewidencyjnej wybranego kontrahenta.

Formularz FW: zakładka Dodatkowe

Dokumenty skojarzone – informacje o dokumentach powiązanych z FWS: 

  • FZ – Faktura Zakupu, na podstawie której powstała FWS,
  • KOR – dokumenty korygujące do Faktury Zakupu, które zostały uwzględnione na FWS (w tym również FZKG), lub dokumenty korygujące wystawione bezpośrednio do FWS,
  • FWZ – Dokument Wewnętrzny Zakupu, która powstała na podstawie FWS.

Tabela VAT – kwoty VAT są wyliczone na podstawie wartości z FZ oraz wszystkich korekt. Stawka VAT jest pobierana z kart cennikowych poszczególnych towarów. Tabela jest udostępniona do edycji przez użytkownika (możliwość zmiany w kwotach netto, brutto i VAT).

Razem – kwota brutto faktury.

Uwaga
Wystawienie Dokumentu Wewnętrznego Sprzedaży nie powoduje powstania płatności w module Kasa/Bank.




Sprzedaż dedykowana

Funkcja Sprzedaż dedykowana ma na celu ułatwienie obsługi klienta i przyspieszenie procesu sprzedaży. Głównym założeniem podczas projektowania okna było zgromadzenie w jednym miejscu kluczowych informacji na temat kontrahenta.

Z poziomu okna użytkownik ma od razu dostęp do informacji o warunkach płatności przyznanych kontrahentowi, jego zadłużeniu czy wpłaconych zaliczkach.

W tym miejscu użytkownik ma również możliwość wystawienia dokumentu sprzedaży (faktury, WZ), zarejestrowania rezerwacji dla kontrahenta. W tabeli z zadaniami CRM można nie tylko podglądnąć zadania do wykonania skojarzone z kontrahentem, ale również zarejestrować kontakt (np. przeprowadzoną rozmowę telefoniczna), można także podglądać i tworzyć nowe oferty dla klientów czy rejestrować informacje o przepływie dokumentów w firmie w bibliotece dokumentów. Z poziomu zakładki [Serwis] można podglądać zlecenia serwisowe, wystawiać nowe zlecenia i przekształcać je do FS, PA, RW, WZ.

Uwaga
Aby wystawić Wydanie Zewnętrzne, Rozchód Wewnętrzny oraz Rezerwację Odbiorcy wymagana jest licencja na moduł Handel lub Handel Plus.

W związku z tak szeroką funkcjonalnością okno Sprzedaż dedykowana podzielone jest na pięć części:

  • pierwsza zawiera dane kontrahenta oraz informacje na temat warunków płatności,
  • druga to wykres przedstawiający sprzedaż dla danego kontrahenta z ostatnich trzech miesięcy,
  • trzecia to tabela z dokumentami wystawionymi dla kontrahenta (Faktury Sprzedaży, WZ , Rezerwacje Odbiorcy, Faktury Pro Forma),
  • czwarta to tabela zawierająca zadania, kontakty, oferty związane z danym kontrahentem, zarejestrowane w module CRM,
  • piąta część to zakładka zawierająca zlecenia związane z danym kontrahentem, ewidencjonowane w module Serwis.

Sprzedaż dedykowana

Informacje o kontrahencie

Dane kontrahenta oraz informacje o warunkach płatności są pobierane bezpośrednio z karty kontrahenta. Dane te mają charakter informacyjny i nie są edytowalne. Z poziomu okna można:

wysłać wiadomość do kontrahenta (adres e-mail jest pobierany z karty kontrahenta)

wywołać raport przedstawiający historie obrotów z kontrahentem

wywołać zestawienie wszystkich rabatów przyznanych kontrahentowi.

Informacja o przyznanym limicie kredytu oraz aktualnym zadłużeniu pobierana jest z karty kontrahenta. Kwota przeterminowanych płatności jest zawsze wyliczana na bieżąco, w stosunku do daty bieżącej. Natomiast kwota wpłaconych zaliczek pobierana jest z listy zapisów kasowych/ bankowych (są to nierozliczone zapisy KP zarejestrowane dla kontrahenta).

Obok pól znajdują się przyciski umożliwiające:

Po terminie – wywołanie listy przeterminowanych płatności (Preliminarz płatności podmiotu, zawężony do płatności przeterminowanych wg terminu realizacji).

Zaliczki – wywołanie listy wpłaconych zaliczek (Zapisy kasowe/ bankowe podmiotu zawężone do listy zapisów nierozliczonych).

Zadłużenie – wywołanie listy dokumentów nierozliczonych (Preliminarz płatności podmiotu) – kwota zadłużenia jest pomniejszona o nierozliczone wpłaty kontrahenta.

Kwota kredytu pozostająca jeszcze do wykorzystania (Pozostało) jest wyliczana jako różnica pomiędzy przyznanym limitem kredytu oraz kwotą zadłużenia.

Sprzedaż za ostatnie trzy miesiące

Wykres przedstawia raport sprzedaży dla kontrahenta za ostatnie trzy miesiące (włączając miesiąc bieżący). Dla porównania na wykresie znajduje się informacja o tym, jak kształtowała się sprzedaż za ten sam okres w roku poprzednim. Panel wykresu rozwijany jest za pomocą pionowego przycisku Wykres sprzedaży

Ustalenie widoczności panelu wykresu na stałe włącza się przez wciśnięcie przycisku pinezki 

Dokumenty sprzedaży

Tabela z dokumentami wystawionymi dla kontrahenta zawiera zakładki:

  • Faktury – zawiera listę faktur wystawionych dla kontrahenta,
  • Wydania – zawiera listę dokumentów WZ dla kontrahenta (widoczna tylko w przypadku, gdy użytkownik posiada moduł Handel lub Handel Plus),
  • Rezerwacje – zawiera listę dokumentów RO – rezerwacji dokonanych przez kontrahenta (widoczna tylko w przypadku, gdy użytkownik posiada moduł Handel lub Handel Plus),
  • Faktury Pro Forma – zawiera listę dokumentów FPF, wystawionych dla kontrahenta,
  • Oferty – dokumenty tworzone w module CRM (widoczna tylko w przypadku, gdy użytkownik posiada moduł CRM).

Tylko bufor – wyświetlana lista może zawierać wszystkie wystawione dla kontrahenta dokumenty lub tylko te w buforze.

 – z poziomu listy istnieje możliwość wystawiania nowych dokumentów dla kontrahenta. W zależności od zakładki możliwe jest dopisanie nowej Faktury Sprzedaży, nowego dokumentu WZ, zarejestrowanie nowej rezerwacji lub Faktury Pro Forma.

Zasady wystawiania oraz przekształcania FA/ WZ/ RO/ FPF w oknie Sprzedaży dedykowanej są identyczne jak w przypadku dokumentów wystawianych z poziomu list tych dokumentów.

CRM

Na liście widoczne są albo zadania skojarzone z kontrahentem oraz kontakty.

Tylkorealizacji – parametr umożliwia zawężenie listy tylko do tych kontaktów/ zadań, które nie zostały jeszcze zrealizowane. Jeśli parametr nie jest aktywny, lista zawiera wszystkie zadania lub kontakty – zarówno te aktualne, jak i już zrealizowane.

Z poziomu listy można dopisać nowy kontakt/ zdanie. Dokumenty można dodawać po wejściu na odpowiednią zakładkę.

Z poziomu zakładki [Zadania] dostępny jest parametr Tylko przeterminowane (po zaznaczeniu widoczne będą wyłącznie zadania, dla których upłynął ustalony termin realizacji).

Dostęp do zadań uzależniony jest od parametru na karcie operatora Dostęp do zadań innych operatorów. Jeśli nie jest on zaznaczony, dany operator będzie miał dostęp tylko do swoich zadań.

Z poziomu zakładki [Biblioteka] widoczne są dokumenty wystawiane w module Obieg dokumentów związane z danym kontrahentem. Z poziomu listy można tworzyć nowe dokumenty.

Z poziomu zakładki [Oferty] widoczne są oferty handlowe wystawione w module CRM dla danego kontrahenta. Z poziomu listy można tworzyć nowe oferty.

Zlecenia serwisowe

Tylko otwarte – parametr pozwala zawęzić listę do zleceń, które nie zostały jeszcze zamknięte (kolor zielony).

Z poziomu listy można tworzyć nowe zlecenia, przekształcać je do Faktur Sprzedaży, Paragonów, Rozchodów Wewnętrznych i  Wydań Zewnętrznych.




Urządzenia fiskalne

Ustawienia na karcie towaru

Na kartotece towaru (menu Ogólne/ Cennik, Pozycja cennika) na zakładce [Dodatkowe] znajduje się obszar Urządzenia fiskalne pozwalający na zdefiniowanie dla towarów odrębnych kodów i nazw, wykorzystywanych wyłącznie podczas współpracy z urządzeniami fiskalnymi.

Pozycja cennika, zakładka Dodatkowe – definiowanie PLU i nazwy dla urządzeń fiskalnych

PLU – jest to numeryczny kod towaru wykorzystywany przy współpracy z kasą fiskalną, o długości max. do 18 znaków. Przycisk  Kopiuj kod towaru – pozwala na skopiowanie kodu towaru z zakładki [Ogólne]. W pole PLU skopiowany może zostać wyłącznie kod numeryczny. Jeżeli ogólny kod towaru jest numeryczny i dłuższy niż 18 znaków, w pole PLU skopiowanych zostanie pierwszych osiemnaście znaków kodu.

Nazwa – nazwa towaru wykorzystywana podczas współpracy z drukarką/ kasą fiskalną, o długości max. do 40 znaków. Przycisk  Kopiuj nazwę towaru – pozwala na skopiowanie nazwy towaru z zakładki [Ogólne] (jeżeli ogólna nazwa towaru jest dłuższa niż 40 znaków, w pole Nazwa skopiowanych zostanie pierwszych 40 znaków).

W Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry znajduje się opcja Kontrola unikalności nazwy fiskalnej – jeżeli zostanie włączona, podczas próby zapisu karty towaru z wprowadzoną nazwą fiskalną, która już istnieje program wygeneruje komunikat: W bazie istnieje już towar o nazwie fiskalnej: nazwa fiskalna.

Współpraca z drukarkami fiskalnymi

Program umożliwia fiskalizację wystawionych dokumentów sprzedaży na drukarkach fiskalnych: 

  • POSNET (oparte o protokół DF-3001, Thermal, Thermal HS i FV, HD, HD EJ, XL2 OnLine, Temo)
  • ELZAB (Omega, Mera, Mera OnLine, ZETA),
  • INNOVA (Profit, Market, DF-1),
  • NOVITUS (Vivo, Vento, Quarto, Delio Prime (E) , Deon(E), Bono (E), Bono OnLine),
  • TORELL (Duo Pro, Andros),
  • EMAR (Printo, Tempo 3),
  • Epson TM-T801FV.

Uwaga
Program nie obsługuje wersji aptecznych drukarek.

Przed przystąpieniem do pracy z urządzeniem fiskalnym należy odpowiednio skonfigurować program.

Konfiguracja programu

  • Instalacja urządzenia fiskalnego – z poziomu Konfiguracji stanowiska/Ogólne/ Drukarki fiskalne:
    • Model drukarki– z rozwijanej listy należy wybrać właściwy sterownik drukarki,
    • Port – należy wskazać port szeregowy, do którego podłączona jest drukarka.
    • Prędkość portu – należy ustawić prędkość portu szeregowego, do którego podpięta jest drukarka.
  • Sterowanie przepływem – niektóre drukarki wymagają ustawienia odpowiedniego sterowania przepływem danych w porcie COM. Użytkownik może wybrać w programie Comarch ERP Optima opcje:
    • ustawienia systemowe (program nie ustawia sterowania przepływem, brane są ustawienia systemu),
    • RTS (do sterowania przepływem jest wykorzystywana w porcie para linii RTS/CTS),
    • Xon / Xoff (sterowanie przepływem odbywa się przez wysłanie znaczników Xon oraz Xoff),
    • RTS i Xon / Xoff (wykorzystuje obydwie metody sterowania przepływem),
    • brak (nie jest wykorzystywana żadna metoda kontroli przepływu danych).
  • Drukarka Posnet Temo podłączona bezpośrednio przez USB do poprawnej komunikacji musi mieć ustawione sterowanie przepływem: RTS. Przy pracy przez port COM parametr ten może być dowolny można ustawić ustawienia systemowe.W nowych drukarkach Posnet Thermal i Novitus Delio w konfiguracji drukarki można ustawić sterowanie przepływem, w Comarch ERP Optima musi być wybrana taka sama opcje (drukarki te mają domyślne ustawienie „brak”).
  • Test – po wciśnięciu przycisku program sprawdza, czy istnieje możliwość komunikacji pomiędzy komputerem i drukarką.

Uzupełnienie listy drukarek fiskalnych – z poziomu Konfiguracji programu/ Ogólne/ Drukarki fiskalne. Lista drukarek fiskalnych zawiera listę drukarek współpracujących z systemem. W razie konieczności listę można uzupełnić o właśnie zainstalowane urządzenie. Ważne jest by wpisana tu nazwa była identyczna jak nazwa, która pojawiła się w oknie po zainstalowaniu drukarki.

Przyporządkowanie stawek VAT – z poziomu Konfiguracji programu/ Ogólne/ Symbole stawek VAT. Stawki zdefiniowane w systemie Comarch ERP Optima należy skojarzyć z symbolami wykorzystywanymi przez drukarkę fiskalną.

W drukarkach DF-300 stawki VAT skojarzone są z literami alfabetu. Standardowe przyporządkowanie to:

  • A – 23%
  • B – 8%
  • C – 0%
  • D – stawka rezerwowa
  • Z – stawka zwolniona, nie ma możliwości zmiany jej przypisania.

Uwaga
Przed kojarzeniem stawek VAT należy jednak wydrukować raport dobowy z drukarki fiskalnej, na której wyszczególnione są stawki VAT wraz z przypisanymi im literami.

–  wciśnięcie przycisku umożliwia skojarzenie stawki VAT programu i drukarki. Dla wybranej stawki VAT zdefiniowanej w programie (widoczne w kolumnie Stawka) określić należy symbol fiskalny (czyli przyporządkowaną jej na drukarce fiskalnej literę).

– przycisk umożliwia odczyt stawek VAT ustawionych na drukarce fiskalnej,

– wciśnięcie przycisku skutkuje zapisem na drukarce fiskalnej stawek VAT ustawionych w programie.

Przygotowanie bazy danych

W przypadku drukarki DF-300 nie jest konieczne specjalne przygotowanie bazy danych do pracy z drukarką. Po odpowiednim skonfigurowaniu systemu można rozpocząć pracę na istniejącej bazie danych.

Wykonanie testu spowoduje wyświetlenie listy towarów, dla których nie jest spełnione wymaganie dotyczące długości nazwy.

Ustawienia portów COM

Ustawienia portów COM w systemie operacyjnym wprost wpływają na działanie drukarek fiskalnych w programie. W związku z tym należy poprawnie ustawić port COM, zgodnie z instrukcją użytkownika drukarki:

Posnet, Novitus, Innova, Emar, Torell:

  • szybkość: 9600
  • parzystość: brak (none)
  • liczba bitów: 8
  • bit stopu: 1
  • sterowanie przepływem: brak

Elzab:

  • szybkość: 9600 / 19200
  • parzystość: parzysta (even)
  • liczba bitów: 8
  • bit stopu: 1
  • sterowanie przepływem: brak, xon/xoff

W przypadku drukarek Elzab starszego typu należy sterowanie przepływem ustawić na: sprzętowe

Fiskalizacja dokumentu

Dokumenty, które mogą zostać zafiskalizowane muszą spełniać jeden podstawowy warunek: muszą być wystawione w cenach brutto (podatek VAT musi być liczony algorytmem „od brutto”).

Paragony: w chwili otwarcia formularza Paragonu znacznik Drukuj fiskalnie jest widoczny i domyślnie zaznaczony. Wtedy zatwierdzenie Paragonu powoduje jego wydruk na drukarce fiskalnej. Dodatkowo możliwy jest wydruk Paragonu na zwykłej drukarce (dostępny pod przyciskiem drukarki w pasku zadań).

Faktura Sprzedaży: w chwili zatwierdzania dokumentu, po odznaczeniu opcji Bufor – pojawia się możliwość wydruku fiskalnego. Podczas wystawiania Faktur Sprzedaży, Faktur Zaliczkowych parametr jest automatycznie zaznaczany tylko w przypadku, gdy dokument jest wystawiany „od brutto” i kontrahent ma status osoba fizyczna. W przypadku, gdy kontrahent ma status podmiot gospodarczy – parametr jest domyślnie odznaczony.

Zaznaczenie opcji Fiskalizuj spowoduje, że w momencie zapisu faktury na drukarce fiskalnej wydrukowany zostanie Paragon fiskalny.

Uwaga
Jeżeli wydruk Paragonu na drukarce fiskalnej nie powiedzie się w chwili zapisu dokumentu istnieje możliwość powtórnej fiskalizacji z poziomu menu kontekstowego (prawy klawisz myszy wciśnięty, gdy dokument zaznaczony jest kursorem).

Operator nie będzie mógł wykonać powtórnej fiskalizacji z poziomu listy jeśli:

  • na formularzu operatora w konfiguracji ma zaznaczony parametr: Blokada ponownej fiskalizacji FS i PA
  • ma założony zakaz dostępu do magazynu (na formularzu magazynu), na którym wystawiony jest dany dokument.

Dokument zafiskalizowany zaznaczony jest na liście dużą literą F.

Jakie dokumenty nie mogą zostać zafiskalizowane (parametr Fiskalizuj nie pojawi się):

  • faktury wystawiane w cenach netto – wynika to z niezgodności algorytmu wyliczania podatku VAT na fakturze i w drukarce,
  • dokumenty w buforze – wynika to z możliwości dokonywania zmian na takim dokumencie, fiskalizacja natomiast jest procesem nieodwracalnym,
  • dokumenty korygujące – urządzenia fiskalne nie rejestrują dokumentów korygujących, na ich podstawie sporządzić należy odrębny protokół zwrotów dla urzędu skarbowego,
  • faktury na wybrane pozycje powstałe z niefiskalnych paragonów.

Ponadto w chwili zatwierdzania dokumentu, jeśli parametr Fiskalizuj jest zaznaczony, program prowadzi kontrolę czy:

  • czy nie jest pusty (nie są wpisane żadne pozycje),
  • czy nie występują pozycje bez nazwy,
  • czy nie występują pozycje z ceną sprzedaży 0.

W przypadku wykrycia jednej z tych nieprawidłowości program wyświetli komunikat – nie dopuści do zatwierdzenia dokumentu i jego fiskalizacji.

Oprócz informacji, że dokument był wysłany na drukarkę fiskalną, w programie zapisywana jest również informacja, czy fiskalizacja się powiodła.

Jeśli fiskalizacja odbywa się z poziomu listy dokumentu – jeżeli nie przebiegnie poprawnie status F (fiskalny) nie jest nadawany.

Jeżeli fiskalizacja odbywa się w momencie zatwierdzania dokumentu (zaznaczony parametr Fiskalizuj na dokumencie) w przypadku, gdy się nie powiedzie na liście dla dokumentu pojawi się statusu F (fiskalny), ale dodatkowo dokument będzie oznaczony #. Na podglądzie dokumentu, w nagłówku widoczna jest treść błędu.

Uwaga
Dokument, który nie został poprawnie zafiskalizowany może zostać anulowany.

Jeżeli w Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Drukarki fiskalne zaznaczono parametr Wysyłaj nazwę zdefiniowaną dla urządzeń fiskalnych podczas fiskalizacji dokumentów na drukarkę fiskalną wysyłane są nazwy fiskalne towarów, zdefiniowane na kartotekach towarowych, na zakładce [Dodatkowe]. Jeżeli dany towar nie posiada zdefiniowanej nazwy dla urządzeń fiskalnych, a parametr jest zaznaczony, na drukarkę fiskalną wysyłana jest nazwa zwykła towaru, pobrana z jego karty, z zakładki [Ogólne].

Identyfikacja operatora oraz stanowiska

W programie istnieje możliwość takiego skonfigurowania pracy z drukarką, by ułatwić identyfikację operatora oraz stanowiska, gdzie Paragon został wystawiony. W chwili rejestracji operatora w programie do drukarki fiskalnej zostają wysłane dwie informacje: Kod/ numer operatora oraz oznaczenie stanowiska. Informacje te obowiązują aż do chwili ponownego zalogowania i są drukowane w stopce Paragonu fiskalnego.

Uwaga
Jeśli Użytkownik nie chce, by informacje te były wysyłane do drukarki fiskalnej powinien w Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Drukarka fiskalna wpisać w polu Oznaczenie stanowiska dla drukarki fiskalnej wartość -1.

Kod/ numer operatora dla drukarki fiskalnej –  można uzupełnić na karcie operatora (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy) na zakładce [Parametry]. W pole można wpisać dowolną wartość alfanumeryczną, maksymalnie 10-znakową. Należy jednak pamiętać o tym, że poszczególne drukarki fiskalne mają różne wymagania związane z formatem kodu operatora i wpisywany tu ciąg należy do nich dostosować.

Oznaczenie stanowiska dla drukarki fiskalnej – można uzupełnić w Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Drukarka fiskalna. W pole można wpisać dowolny ciąg alfanumeryczny, maksymalnie 10-znakowy. Należy jednak pamiętać, by format dostosować do typu posiadanej drukarki fiskalnej.

Uwaga
Jeśli pola przeznaczone na numer operatora i stanowiska nie zostaną wypełnione w programie to podczas logowania operatora w systemie do drukarki fiskalnej zostaną wysłane wartości domyślne: dla operatora jego identyfikator (kod) dostosowany do wymogów drukarki, a w przypadku oznaczenia stanowiska – wartość domyślna 1.

Drukuj rozpoczęcie pracy operatora – parametr dostępny jest w Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Drukarka fiskalna. Po jego zaznaczeniu przy logowaniu i wylogowaniu operatora z programu na drukarce fiskalnej wykonywany jest wydruk dotyczący rozpoczęcia\ zakończenia pracy kasjera (funkcja nie dotyczy drukarek firmy Elzab).

Formy płatności dla drukarki fiskalnej

Na Paragonie fiskalnym istnieje możliwość wydruku informacji o płatnościach (parametr Formy płatności w Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Drukarka fiskalna).

Dodatkowo w Konfiguracji firmy/ Handel/ Formy płatności dla drukarki fiskalnej należy skojarzyć formy płatności zdefiniowane w systemie Comarch ERP Optima z formami płatności, które mogą być wykazywane przez drukarkę fiskalną.

W konfiguracji w lewej części okna widoczne są wszystkie formy płatności zdefiniowane w module Kasa/Bank.

W prawej części okna istnieje możliwość skojarzenia formy płatności w systemie z formą płatności dla drukarki fiskalnej. Lista form płatności dla drukarki jest ściśle zdefiniowana i dostępna na rozwijanej liście.

Uwaga
Do jednej formy płatności dla drukarki fiskalnej może być przypisane kilka form płatności z Kasy/Banku.

W trakcie wystawiania dokumentów użytkownik ustala w tabeli płatności formę wpłaty. Przy zatwierdzaniu dokumentu program sprawdza formy płatności z dokumentu, kojarzy je z formami zdefiniowanymi dla drukarki i na Paragonie fiskalnym drukuje informacje o płatnościach.

Na Paragonie fiskalnym wydruk płatności jest tworzony wg form przypisanych dla drukarki:

  • jeśli na dokumencie w tabeli płatności wykorzystano kilka razy taką samą formę płatności to na Paragonie fiskalnym płatności te zostaną zsumowane,
  • jeśli w konfiguracji kilka różnych form płatności z Kasy/Banku zostało skojarzone z jedną formą płatności dla drukarki to na Paragonie fiskalnym będą one sumowane.

Uwaga
Drukarka fiskalna Torell Duo Pro obsługuje tylko 4 formy płatności: bon, gotówka, karta i czek. Jeżeli zostanie przypisana inna forma płatności w konfiguracji programu to przy próbie fiskalizacji dokumentu pojawi się komunikat informujący o tym a wydruk nie zostanie wykonany

Wydruk numeru na Paragonie fiskalnym

W Konfiguracji firmy/ Stanowisko/ Ogólne/ Drukarka fiskalna znajduje się parametr umożliwiający wydruk numeru dokumentu wystawianego w systemie Comarch ERP Optima na związanym z nim Paragonem fiskalnym (Drukuj numer faktury/ paragonu na paragonie fiskalnym).

Jednak pomimo zaznaczenia parametru nie wszystkie drukarki drukują numer dokumentu na paragonie fiskalnym. Wynika to albo z braku takiej możliwości (drukarki ze „starą homologacją”, i generacji) albo z nieprawidłowego ustawienia (w drukarce) parametrów związanych z wydrukiem tekstów dodatkowych.

Na przykład w przypadku drukarek VentoViking nowej homologacji w przypadku wydruku tekstów dodatkowych istnieją opcje:

1) brak linii dodatkowych

2) stałe linie dodatkowe

3) predefiniowane

W (2) przypadku – na Paragonach drukowany jest stały tekst linii dodatkowych zapamiętany z pierwszego w danym dniu Paragonu sprzedaży. Jest on traktowany jako tekst ZADEKLAROWANY. Jeżeli w kolejnych Paragonach drukarka będzie otrzymywała identyczny – będzie go drukować pod Paragonem, a treść TEKSTU ZADEKLAROWANEGO zostanie wyszczególniona na raporcie dobowym. W przypadku gdy w kolejnych wystawianych Paragonach treść tekstu nie będzie się zgadzała z ZADEKLAROWANYM treść taka będzie ignorowana i nie zostanie wydrukowana (a tak będzie w przypadku numeru dokumentu, który na każdym Paragonie będzie inny).

Aby drukarka Viking (Vento) drukowała numer dokumentu w systemie Comarch ERP Optima należy odpowiednio skonfigurować drukarkę. Należy ustawić następujące opcje:

1.3.1. Linie dod. Paragonu ustawić na: Stałe

1.3.2. Źródło linii dodatkowych ustawić na: Stopka

1.3.3. Linia nr systemowy paragonu ustawić na: Druga

Jeśli takie ustawienie nie pomoże można spróbować przestawić opcję:

1.3.1. Linie dod. paragonu ustawić na: Predefiniowane

Faktury na drukarkach fiskalnych

W Konfiguracji firmy/ Stanowisko/ Ogólne/ Drukarka fiskalna znajduje się parametr Drukuj Faktury VAT na drukarce fiskalnej dostępny dla drukarek Elzab Mera EFV, Novitus Delio E, Novitus Delio Prime E, Posnet Thermal FV, Posnet Thermal HS, Posnet Thermal FV EJ, Posnet Thermal HS EJ, Posnet Temo HS EJ. Po jego zaznaczeniu dla Faktury Sprzedaży z naliczonym podatkiem VAT algorytmem „od brutto”, na której jest zaznaczona opcja Fiskalizuj, przy zapisie na stałe zamiast Paragonu fiskalnego na drukarce wykonywany jest wydruk fiskalny Faktury. Dla Faktury fiskalnej pobierane są następujące dane:

  • Numer Faktury VAT z programu Comarch ERP Optima. Ze względu na możliwe ograniczenia liczby drukowanych znaków w niektórych modelach drukarek, użytkownik może skorzystać dodatkowo z parametru Skrócony numer faktury (również dostępny w Konfiguracji firmy/ Stanowisko/ Ogólne/ Drukarka fiskalna), który powoduje wydruk numeru bez symbolu i zer wiodących.
  • Jako data dokumentu drukowana jest zawsze data bieżąca. Jeżeli na FS jako datę wystawienia ustawiono inną datę niż systemowa przy zapisie na stałe FS generowany jest komunikat: Data faktury niezgodna z datą bieżącą. Czy na pewno chcesz zapisać fakturę fiskalną z niezgodną datą? (Tak/Nie).
  • Nazwa i adres kontrahenta z Faktury VAT w Comarch ERP Optima – na wydruk pobierane są dwie linie nazwy, ulica, numer domu, kod pocztowy, miasto, poczta, NIP. Długość nazwy wysyłanej na drukarkę jest uzależniona od modelu drukarki, różne drukarki maja różną ilość znaków przeznaczoną na dane kontrahenta. Jeśli są to trzy linie, w pierwszej drukowana jest nazwa kontrahenta, w drugiej ulica i nr domu, w trzeciej kod pocztowy i miasto.
  • Forma płatności – na Fakturę fiskalną może zostać wysłana tylko jedna forma płatności. Jeżeli w Comarch ERP Optima na FS podzielono płatność na raty, na drukarkę fiskalną wysyłana jest płatność z zakładki [Ogólne] formularza FS wraz z terminem płatności z zakładki [Ogólne]. Podczas fiskalizacji FS z listy Faktur Sprzedaży generowany jest komunikat: Podzielono płatność faktury, na drukarkę zostanie wysłana tylko jedna płatność. Czy na pewno chcesz drukować dokument? (Tak/Nie).

NIP nabywcy na pragonie fiskalnym

W menu System/ Konfiguracja firmy/ Stanowisko/ Ogólne/ Drukarka fiskalna znajduje się parametr Drukuj NIP nabywcy. Po zaznaczeniu na drukarkach fiskalnych współpracujących z programem i posiadających taką możliwość, na pragonie fiskalnym drukowany jest NIP nabywcy.

Inne parametry współpracy

W Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Drukarka fiskalna znajdują się również inne parametry dotyczące współpracy z drukarką fiskalną:

Opakowania – zaznaczenie parametru spowoduje wydruk informacji o opakowaniach kaucjonowanych towarzyszących transakcji na Paragonie, w części niefiskalnej dokumentu (jeśli drukarka fiskalna posiada taką opcję).

Przykład
Jeśli na dokumencie na zakładce Kaucje odznaczony zostanie parametr Płatności, wówczas po zafiskalizowaniu, płatności za opakowania zostaną wydrukowane na Paragonie z formą płatności gotówka.

Nie wysyłaj informacji na wyświetlacz drukarki – parametr jest dostępny tylko w przypadku współpracy z drukarkami Novitus. Powoduje, że na wyświetlacz drukarki nie są wysyłane informacje z programu.

Wysyłaj nazwę zdefiniowaną dla urządzeń fiskalnych – po zaznaczeniu parametru podczas fiskalizacji dokumentów na drukarkę fiskalną wysyłane są nazwy fiskalne towarów, zdefiniowane na kartotekach towarowych, na zakładce [Dodatkowe]. Jeżeli dany towar nie posiada zdefiniowanej nazwy dla urządzeń fiskalnych, a parametr jest zaznaczony, na drukarkę fiskalną wysyłana jest nazwa zwykła towaru, pobrana z jego karty, z zakładki [Ogólne].

Szuflada kasowa

W przypadku współpracy z drukarką fiskalną istnieje możliwość podłączenia szuflady kasowej. Jeśli szuflada jest podpięta to jej otwarcie następuje po każdym poprawnie zakończonym wydruku Paragonu fiskalnego lub w dowolnym momencie po wciśnięciu kombinacji klawiszy <CTRL>+< SHIFT>+<S>.

Wydruk raportów fiskalnych

Z poziomu menu Narzędzia możliwy jest wydruk raportów fiskalnych: dobowych oraz okresowych.

Raport dobowy obejmuje sprzedaż dokonaną od ostatnio wykonanego raportu dobowego do chwili wydruku.

Raport za okres obejmuje wszystkie raporty dobowe wykonane w podanym okresie czasu.

Funkcja obsługiwana jest przez przyciski:

wydruk raportu

zamknięcie okna bez wydruku raportu

Uwaga
Raporty fiskalne drukowane są na drukarce fiskalnej.

Uwaga
Drukarka fiskalna wylicza raport dobowy w taki sposób, że sumuje sprzedaż z doby w grupach po stawce VAT. Następnie oblicza podatek VAT. Sumując paragony w Comarch ERP Optima nie uzyskamy takiego efektu. Dla każdego elementu paragonu mamy już naliczony VAT. Stąd pojawiają się różnice. Do celów księgowych używa się sumy z raportu dobowego.

Wydruki fiskalne przez terminal

System Comarch ERP Optima posiada możliwość pracy w środowisku Terminal Servises (TS). Istotnym elementem pracy tych systemów jest możliwość korzystania z drukarek fiskalnych. Przepisy wymagają od użytkownika umieszczenia ich na stanowisku, gdzie odbywa się sprzedaż.

W środowisku terminalowym oznacza to podłączenie drukarki fiskalnej do komputera, na którym pracuje klient terminala. W przypadku systemów Microsoft Windows Terminal Server do podłączenia drukarki fiskalnej do portu COM służy stworzone w Comarch ERP oprogramowanie.

Oprogramowanie pozwala na przekazanie do końcówki terminala danych dla drukarki fiskalnej poprzez tzw. kanał wirtualny. Aby przekazywanie danych do drukarki mogło mieć miejsce zarówno po stronie końcówki terminala jak i po stronie serwera musi być zainstalowane odpowiednie oprogramowanie. Więcej szczegółów można znaleźć na stronach internetowych Comarch ERP (biuletyny techniczne na stronach dla Partnerów) lub otrzymać bezpośrednio w COMARCH.

Uwaga
Aby korzystać z wydruków fiskalnych przez terminal należy posiadać odrębną opcję wydruków fiskalnych za pośrednictwem usług terminalowych.

Współpraca z kasami fiskalnymi

W aktualnej wersji systemu Comarch ERP Optima możliwa jest współpraca z kasami:

  • Novitus (zgodne z protokołem Tango: Bravo, Nano, PS-3000, PS-4000E, Soleo)
  • Sharp (ER-457, ER-237P, ER-277P, ER-A285P),
  • Elzab (Alfa, Delta, Jota, Teta, Eco, Mini, K10).

Obsługa kas fiskalnych polega na przesyłaniu danych o towarach do kasy i imporcie raportu sprzedaży z kasy do programu. Współpraca przebiega w trybie off-line.

Uwaga
Aby korzystać z kas fiskalnych w programie Comarch ERP Optima należy posiadać moduł Handel lub Handel Plus oraz wykupić odrębną opcję do współpracy z kasami fiskalnymi.




Faktury RR


Lista Faktur RR

Lista Faktur zakupu od rolnika ryczałtowego jest zbudowana i obsługiwana w podobny sposób jak lista Faktur Sprzedaży.

 Utwórz Fakturę Zakupu – na liście dostępna jest funkcja przekształcenia dokumentu do Faktury Zakupu. Dokument, na podstawie którego została już utworzona Faktura Zakupu ma na liście status FZ.

 Korekta Faktury – pod tym przyciskiem możliwe jest utworzenie korekty ilości, wartości (ceny) oraz stawki VAT do Faktury RR.

– Operacje seryjne umożliwiające:

  • dodawanie/ usuwanie/ zmianę atrybutów dokumentu,
  • zmianę kategorii dokumentu.

 
Więcej informacji na ten temat jest dostępnych w artykule Operacje seryjne.

Formularz Faktury RR: zakładka [Ogólne]

Dokument – schemat numeracji dla faktury RR. Faktury RR tworzą odrębna klasę dokumentów handlowych. Oznacza to, że dla FRR można tworzyć odrębne schematy numeracji (Konfiguracja firmy/ Definicje dokumentów/ Handel/ Faktura rolnika ryczałtowego). Jeden z utworzonych schematów można przypisać jako schemat domyślny w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty w pozycji FRR- faktura rolnika ryczałtowego. Domyślnie utworzony jest schemat FRR. Zasady definiowania i konfigurowania schematów numeracji są zgodne z ogólnie obowiązującymi w systemie Comarch ERP Optima.

Kontrahent – wybór kontrahenta jest możliwy w identyczny sposób jak na pozostałych dokumentach. Na formularzu kontrahenta, na zakładce Handlowe znajduje się parametr Rolnik. Listę kontrahentów zawęzić można do podmiotów o statusie:  

Magazyn – zasady przypisywania magazynu są identyczne jak w przypadku innych dokumentów handlowych i magazynowych. W przypadku modułu Faktury jest to zawsze magazyn domyślny.

Uwaga
Należy pamiętać, że wystawienie faktury RR nie powoduje żadnych zmian na liście zasobów. Ilości nie są wprowadzane do magazynu, jak również nie są widoczne jako ilość zamówienia (uwaga dotyczy modułów Handel, Handel Plus).

Dopiero przekształcenie do dokumentu FZ/ PZ spowoduje zmiany na zasobach. Jednak magazyn z dokumentu FRR jest w chwili przekształcenia przenoszony na dokument FZ/ PZ i dlatego jego konieczne jest jego określenie już na dokumencie FRR.

Uwaga
Obsługa gospodarki magazynowej jest dostępna w modułach Handel, Handel Plus. W module Faktury można prowadzić obrót wyłącznie usługami.

Data wystawieniasprzedaży – są podczas tworzenia dokumentów FZ i PZ przenoszone odpowiednio jako daty wystawienia i zakupu.

Płatność – proponowana jest forma płatności skojarzona z kontrahentem. Należy jednak pamiętać, że należność za Fakturę RR powinna być zapłacona przelewem na konto bankowe. Jeśli ustawiona forma płatności jest inna niż typu przelew – przy zapisie na trwałe program wyświetli ostrzeżenie.

Algorytm – decyduje o tym, czy Faktura RR będzie wystawiana w cenach netto czy brutto.

Uwaga
Podczas dodawania towaru na dokument należy pamiętać, że towary są dodawane ze stawką VAT określoną na karcie towaru jako stawka VAT zakupu. Jeżeli stawka ta jest inna niż obowiązująca dla Faktury RR (7%), przy zapisie dokumentu pojawi się komunikat z taką informacją oraz pytanie, czy zapisać dokument. Jeśli Użytkownik wybierze Nie, pojawia się komunikat o następującej treści: Czy zmienić stawkę VAT na 7%?. Wybór Tak spowoduje zmianę stawki na 7% dla każdej pozycji występującej na dokumencie. Przycisk Nie pozostawi dokument bez zmian.

Na formularzu FRR widoczne są trzy parametry:

  • Bufor – Faktura RR może zostać zapisana do bufora. Dokument w buforze podlega całkowitej edycji, można go usunąć, jednak na podstawie FRR w buforze nie można utworzyć Faktury Zakupu ani dokumentu PZ.
  • FZ – parametr jest dostępny tylko w przypadku, gdy odznaczono Bufor. Jeśli jest zaznaczony to automatycznie na podstawie zatwierdzanej Faktury RR tworzona jest Faktura Zakupu.
  • PZ – parametr jest dostępny w modułach Handel, Handel Plus tylko w przypadku, gdy zaznaczony jest parametr FZ. Powoduje, że równocześnie z Fakturą Zakupu tworzony jest dokument magazynowy PZ (towar jest wprowadzany do magazynu).

Formularz Faktury RR: zakładka Kontrahent

W odróżnieniu od innych dokumentów na Fakturze RR pojawia się tylko jedna sekcja związana z kontrahentem: Sprzedawca. Dane kontrahenta są pobierane z jego karty ewidencyjnej (trzy linie z nazwy). Dodatkowo program pobiera informację o numerze NIP sprzedawcy. Jeśli numer NIP na karcie nie jest uzupełniony, wtedy program pobiera numer PESEL.

Kontrahent określony jako sprzedawca jest następnie przenoszony na Fakturę Zakupu/ PZ zarówno jako DostawcaNadawca.

Dotyczy wersji: 2020.2.1

Domyślny płatnik – automatycznie jest tu przenoszony Sprzedawca z dokumentu. Jeśli płatność ma zostać wygenerowana na inny podmiot, w tym miejscu można zmienić Płatnika. Więcej informacji na temat tej funkcjonalności znajduje się w artykule Domyślny płatnik na dokumentach.

Nr rach. bankowego – należy wskazać numer rachunku bankowego Płatnika, na który ma zostać wykonana płatność (automatycznie podpowiada się konto bankowe oznaczone na karcie kontrahenta jako domyślne).

Formularz Faktury RR: zakładka Tabela VAT

Na zakładce widoczna jest tabela VAT oraz informacja o wartości brutto dokumentu.

Uwaga
Faktura RR nie ma powiązania z modułem Kasa/Bank, co oznacza, że jej zatwierdzenie nie powoduje powstania płatności. Dopiero po utworzeniu na jej podstawie Faktury Zakupu powstaje płatność w Kasie/Banku.

Opis/Atrybuty – po naciśnięciu przycisku dostępna jest lista atrybutów kontrahenta wybranego na dokument.

Formularz Faktury RR: zakładka Dokumenty

Na zakładce widać numer utworzonej na podstawie FRR Faktury Zakupu. Numer Faktury Zakupu tworzonej na podstawie Faktury RR jest tworzony zgodnie ze schematem określonym w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty w pozycji FZ – Faktura Zakupu z FRR.

Zasady przekształcenia FRR do FZ/ PZ

  • Przekształcenie Faktury RR do Faktury Zakupu jest możliwe tylko 1:1 (nie można tworzyć jednej Faktury Zakupu na podstawie kilku Faktur RR).
  • Fakturę RR można przekształcić do FZ tylko raz. Po utworzeniu na podstawie FRR Faktury Zakupu na liście otrzymuje ona status FZ i nie jest możliwe ponowne przekształcenie.
  • Jeśli na formularzu FRR nie zaznaczono FZ to po zapisie dokumentu FRR na trwałe nie jest tworzona Faktura Zakupu. W takim przypadku utworzenie Faktury Zakupu jest możliwe z listy Faktur RR po wciśnięciu przycisku Faktura Zakupu jest zapisywana do bufora.
  • Jeśli na formularzu FRR zaznaczono FZ, ale nie zaznaczono PZ to Faktura Zakupu jest zapisywana do bufora.
  • Jeśli na formularzu FRR zaznaczono FZ i równocześnie zaznaczono PZ to po zatwierdzeniu FRR powstają dwa dokumenty:
    • FZ – zapisana na trwałe (powstaje płatność w Kasie/Banku)
    • PZ – zapisany na trwałe (towar jest wprowadzany do magazynu)
  • W przypadku przekształcenia FRR, gdzie możliwe jest równoczesne utworzenie dwóch dokumentów docelowych program działa w następujący sposób:
    • zaznaczony parametr FZ – podnoszony jest formularz dokumentu FZ,
    • zaznaczony parametr FZ i PZ – formularz nie podnosi się, FZ i PZ są zapisane na stałe
  • Jeśli Faktura RR jest płatna gotówką to przy zatwierdzaniu z zaznaczonymi parametrami FZPZ w raporcie kasowym tworzony jest automatycznie zapis KW.
  • Jeśli Faktura RR jest płatna gotówką i zaznaczono parametry FZPZ, natomiast w trakcie zatwierdzania okaże się, że nie ma aktualnego raportu kasowego (żeby wprowadzić zapis KW), wtedy Faktura Zakupu zapisywana jest do bufora i nie jest tworzony dokument magazynowy PZ.

Zasady tworzenia FRR na podstawie FZ

Dokumenty FRR mogą być tworzone na podstawie Faktury Zakupu wprowadzonej w systemie. Tym samym obsługiwany jest scenariusz, gdy towar najpierw przyjmowany jest PZ, a potem na podstawie PZ wystawiana jest Faktura Zakupu i Faktura RR.

Na formularzu FZ, jeśli wpisany tam kontrahent ma na karcie nadany status Rolnik (!), pojawia się dodatkowy parametr FRR (obok dotychczas funkcjonujących BuforPZ). Po jego zaznaczeniu tworzona jest na podstawie Faktury Zakupu – Faktura RR. Opcja przekształcenia do FRR jest również dostępna z menu kontekstowego (pod prawym przyciskiem myszy) na liście Faktur Zakupu. Podczas wprowadzania Faktury Zakupu (oraz PZ) od kontrahenta-rolnika (parametr Rolnik na karcie kontrahenta, zakładka [Handlowe]), nie jest wymagane wprowadzenie numeru obcego. Jeżeli pole nie zostanie wypełnione, zaktualizuje się po przekształceniu FZ do FRR – w polu numer obcy na FZ pojawi się numer FRR. Numer ten pojawi się również w Preliminarzu Płatności, w polu numer obcy na zaległości dotyczącej Faktury Zakupu pod warunkiem, że nie został uzupełniony ręcznie.

  • Do Faktury RR może zostać przekształcona tylko Faktura Zakupu wystawiona w walucie systemowej (PLN).
  • Do faktury RR może zostać przekształcona tylko Faktura Zakupu wystawiona dla podmiotu typu kontrahent. W przypadku innych typów konwersja FZ -> FRR jest blokowana.
  • Tworzona faktura RR jest od razu zapisywana na trwałe.
  • Podczas tworzenia FRR sprawdzana jest forma płatności na FZ (przelew) oraz stawki VAT dla towarów (7 %) – na podobnych zasadach jak podczas wystawiania FRR bezpośrednio z listy.
  • FZ przekształcona do FRR na liście jest widoczna ze statusem RR i nie ma możliwości ponownego przekształcenia. Status ten nie zostanie zmieniony nawet, jeśli potem FZ zostanie przekształcona do innego dokumentu (PZ).

Anulowanie FRR i dokumentów skojarzonych

  • Anulowanie FRR jest możliwe na liście Faktur RR z menu kontekstowego.
  • Anulowanie FRR jest możliwe również w przypadku, gdy skojarzona z nią Faktura Zakupu jest zapisana do bufora.
  • Po anulowaniu FRR – skojarzona Faktura Zakupu nie jest automatycznie anulowana (znika jedynie status RR)
  • Podczas anulowania FZ skojarzonej z FRR program sprawdza powiązane z FZ dokumenty magazynowe PZ:
    • jeśli z FZ skojarzony jest jeden PZ – anulowana zostanie FZ oraz PZ (bez FRR)
    • jeśli FZ skojarzony jest z większą ilością PZ – anulowana zostanie tylko Faktura Zakupu.
  • Jeśli do FRR przekształcana była Faktura Zakupu z korektą, to przy próbie anulowania FZKOR program będzie wymagał wcześniejszego anulowania FRR.
  • Jeśli FRR jest skojarzone z FZ, która posiada jeden PZ i jeden PKA (opakowania kaucjonowane) – to w chwili anulowania FZ anulowane zostają wszystkie dokumenty: FZ, PZ i PKA poza Fakturą RR.

Ewidencjonowanie opłat na fundusze promocji produktów rolno-spożywczych

Zgodnie z ustawą o funduszach promocji produktów rolno-spożywczych, wszystkie podmioty skupujące określone płody rolne są zobowiązane do naliczania, pobierania i odprowadzania wpłat na fundusze promocji produktów rolno-spożywczych.

W programie Comarch ERP Optima znajdują się wydruki, na których widoczne są informacje na temat potrąceń na fundusz promocji produktów rolno-spożywczych.

Wydruk Faktury RR

Z poziomu formularza Faktury RR dostępny jest wydruk Faktura RR (GenRap) – Potrącenia na fundusze promocji produktów rolnych.

Jeżeli na Fakturze VAT RR znajdują się towary, podlegające potrąceniom, wówczas na wydruku, pod tabelą VAT pojawi się informacja, jaką wartość potrącono na poszczególne fundusze oraz oświadczenie nabywcy o dokonaniu potrąceń (z wyszczególnieniem kwoty netto, od której naliczono potrącenie oraz kwotę potrącenia). Na wydruku faktury informacja: Razem do zapłaty oraz Kwota płatności będzie pomniejszona o sumę potrąceń.

Opłata na właściwy fundusz naliczana jest automatycznie na podstawie kodu PKWiU danego towaru.

Kody PKWiU towarów objętych ustawą określone są rozporządzeniem w sprawie szczegółowego wykazu towarów, od których naliczane są wypłaty na fundusze promocji produktów rolno-spożywczych.

Wydruk listy Faktur RR

Z poziomu listy Faktur VAT RR jest dostępny wydruk dla zaznaczonych Faktur, na którym znajduje się podsumowanie dokonanych potrąceń na poszczególne fundusze. Aby uzyskać wydruk, należy zaznaczyć na liście Faktury VAT RR, dla których ma być wydrukowane podsumowanie, a następnie wybrać wydruk: Lista faktur (GenRap) – Potrącenia na fundusze promocji produktów rolnych.




Terminale płatnicze

Comarch ERP Optima zapewnia współpracę z następującymi terminalami: 

  • Verifone VX 520 dystrybuowanym przez eService
  • Verifone VX 520 dystrybuowanym przez First Data Polcard
  • Ingenico iCT220 ETH

Za pomocą terminali płatniczych obsługiwane są dwie operacje kartą płatniczą: obciążenie karty płatniczej oraz zwrot środków płatniczych na kartę.

Konfiguracja płatności obsługiwanych przez terminal płatniczy

Aby rozpocząć współpracę z terminalem, należy dokonać odpowiedniej konfiguracji:

  • Na dokumentach musi być wybrana forma płatności o typie karta z zaznaczonym parametrem: Terminal Płatniczy (opcja do zaznaczenia na formularzu formy płatności dostępnym z poziomu System/ Konfiguracja/ Firma/ Kasa/Bank/ Formy płatności).
  • W menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Kasa/Bank/ Parametry należy zaznaczyć parametr Automatycznie generuj dokumenty zapłaty kartą kredytową.

Uwaga
Przed uruchomieniem współpracy z terminalem należy upewnić się, że operator wystawiający dokumenty nie ma ustawionego zakazu lub blokady na wprowadzanie zapisów, powodujących ujemne saldo do rejestru powiązanego z płatnością wysyłaną na terminal. W przeciwnym wypadku płatność zostanie zarejestrowana, ale dokument nie będzie rozliczony.

Formularz formy płatności

Parametr Terminal płatniczy jest aktywny tylko dla typu płatności Karta, dla innych typów płatności parametr jest nieaktywny.

W System/ Konfiguracja/ Stanowisko/ Ogólne/ Terminal płatniczy należy wybrać sterownik do terminala płatniczego.

Konfiguracja terminala płatności

Model terminala – pole które domyślnie jest niewypełnione, po rozwinięciu listy możemy wskazać odpowiedni model terminala:

  • eService Verifone VX 520
  • First Data Polcard Verifone VX 520
  • Ingenico iCT220 ETH
  • eService Verifone VX 520 Terminal
  • First Data Polcard Verifone VX 520 Terminal
  • Ingenico iCT220 ETH Terminal

Uwaga
Konfiguracja samego terminala powinna być wykonywana przez Serwis obsługujący terminale.

W zależności od wybranego modelu aktywują się lub uzupełniają następujące pola: 

  • Typ połączenia – ustawia się automatycznie, w zależności od wybranego sterownika terminala płatniczego.
  • Port szeregowy – pole dostępne dla urządzeń o typie połączenia RS232. Należy wskazać w nim port COM, do którego podłączone jest urządzenie.
  • Adres IP – pole dostępne dla urządzeń o typie połączenia TCP/IP. Należy w nim wpisać adres IP terminala płatniczego.
  • Port TCP/IP – pole dostępne dla urządzeń o typie połączenia TCP/IP. Należy w nim wprowadzić numer portu, na którym odbywać się będzie komunikacja pomiędzy programem Comarch ERP Optima, a terminalem płatniczym.
  • Test – po wciśnięciu przycisku Test program sprawdza, czy istnieje możliwość komunikacji pomiędzy komputerem i terminalem.

Uwaga
Po wybraniu w Konfiguracji systemowego wirtualnego portu COM dla terminala płatniczego, program Comarch ERP Optima może działać niestabilnie.
Domyślnie w systemie WINDOWS ten port jest oznaczony jako COM1

Płatności terminalowe a rodzaje obsługiwanych dokumentów

Przesyłanie płatności do terminala realizowane jest na formularzach następujących dokumentów: 

  • Fakturze Sprzedaży i na wszystkich dostępnych dla niej korektach (z wyjątkiem korekty danych),
  • Fakturze Zaliczkowej i korekcie wartości do niej,
  • Paragonie i korekcie ilości do Paragonu,
  • Wydaniu Zewnętrznym z opcją płatności i korekcie ilości/ wartości/ stawki VAT do WZ.

Płatności za pomocą terminala płatniczego na dokumentach FS, PA, WZ z płatnością i FZAL

Jeśli na dokumencie Faktury lub Paragonu wybrana jest forma płatności typu Karta z zaznaczonym parametrem Terminal Płatniczy, to przy zapisie dokumentu na stałe, płatności zapisywane są w preliminarzu, a następnie wyświetlane jest okno Potwierdzenie obciążenia karty.

Pole Klient wpłaca jest domyślnie przepisane z pola Do zapłaty, a ustawienie kursora znajduje się w polu potwierdzenia, co pozwala od razu zatwierdzić wpłatę. Nie ma możliwości zmiany kwoty w polu Klient wpłaca. Zmiany kwoty wysyłanej na terminal można dokonywać tylko z poziomu samego dokumentu na zakładce [Płatności].

Kwota na zakładce [Płatności] może zostać podzielona. Jeżeli dokument ma być rozliczony na przykład gotówką i kartą, wówczas w tabelce płatności należy wprowadzić kwotę płatną gotówką, wybrać przycisk z płatnością gotówkową, a następnie przycisk z płatnością kartą. Kwota dla karty płatniczej zostanie przesłana do terminala płatniczego.

Po wyświetleniu okna z wpłatą: 

  • można się z niego wycofać (wciskając przycisk Anuluj zmiany), wystawiany wówczas dokument nie jest zapisywany na stałe i nie jest realizowana płatność.
  • można zatwierdzić płatność, wystawiany wówczas dokument zapisywany jest na stałe i uruchamiany jest proces płatności przez terminal płatniczy.

Podczas trwania transakcji w programie wyświetlane są komunikaty odzwierciedlające postęp wykonywania transakcji na terminalu.

W przypadku wystąpienia błędu przy płatności wyświetlany jest komunikat: „Transakcja nie została zakończona poprawnie, czy powtórzyć transakcję” Do wyboru dostępne są opcje: Tak/Nie. W przypadku wyboru opcji Nie dokument jest zapisywany na stałe i nie jest rozliczany, a po wybraniu opcji Tak następuje próba rozliczenia.

Jeśli po wysłaniu płatności Klient nie zdąży wpisać pin-u (w ciągu 60 sekund) wyświetlana jest informacja, że minął czas oczekiwania i pojawia się pytanie czy transakcja przeszła poprawnie. Użytkownik może potwierdzić tę transakcję lub nie. Jeżeli transakcja zostanie odrzucona i nie zostanie potwierdzona, dokument zapisuje się na stałe. Brak potwierdzenia dotyczy wówczas samej transakcji, a nie dokumentu.

Jeśli płatność kartą zostanie zaakceptowana, wówczas zapis z preliminarza rozliczany jest z zapisem kasowo bankowym. Jeżeli podczas rozliczania nie jest otwarty Raport kasowo/bankowy, to przy zapisie jest on od razu tworzony (analogiczne działanie jak przy zapisie gotówki).

Wydruk samego dokumentu może być wykonany po zakończeniu procesu wystawiania dokumentu, natomiast jeśli dokument ma zostać zafiskalizowany, drukowanie dokumentu na drukarce fiskalnej odbywa się po zakończeniu płatności. Jeśli po rozliczeniu płatności wystąpi błąd fiskalizacji i dokument nie będzie mógł być zafiskalizowany, do dokumentu generującego płatność można wykonać korektę, której zatwierdzenie spowoduje zwrot środków na kartę płatniczą. Można też anulować dokument i wystawić dokument KW na pobraną przez terminal kwotę.

W przypadku, gdy nie jest zaznaczony parametr: Domyślny schemat numeracji dla automatycznych zapisów kasowych w menu Konfiguracja/ Firma/ Kasa/Bank/ Parametry, na zapisie kasowym generowanym automatycznie podczas płatności przez terminal w polu Numer wewnętrzny pojawi się numer zgodny ze schematem domyślnym dla zapisów, wskazanym w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Dokumenty. Natomiast w polu Numer pojawi się numer dokumentu handlowego, który jest rozliczany.

Uwaga
Aby wystawiać dokumenty magazynowe wymagana jest licencja na moduł Handel lub Handel Plus.

Płatności za pomocą terminala płatniczego na dokumentach korekt do FS i PA oraz FZAL

Jeśli dokument korygujący posiada płatności typu Karta z zaznaczonym parametrem Terminal płatniczy, to w momencie zapisu dokumentu na stałe wykonywana jest transakcja płatnicza za pomocą terminala. Operacje wykonywane są analogicznie jak dla płatności dokumentu FS i PA.

W sytuacji realizowania płatności do korekt, kwota do zapłaty może być zarówno na plus jak i na minus, dlatego w zależności od kierunku płatności na oknie wpłaty podpowiadana jest odpowiednia operacja: obciążenie karty płatniczej bądź zwrot środków na kartę.

Płatności za pomocą terminala płatniczego na dokumentach walutowych

Jeżeli dokument wystawiony jest w walucie, to wszystkie wartości na terminal wysyłane są w walucie systemowej.

Na terminal wysyłana jest wartość złotówkowa, równa wartości brutto z tabelki VAT na dokumencie.

Wartość złotówkowa wysyłana na terminal przeliczana jest po kursie użytym na dokumencie.