W systemie Comarch ERP Optima istnieje możliwość zdefiniowania atrybutów dla towaru, umożliwiających pamiętanie większej ilości parametrów związanych z towarem. Parametry takie to np. kolor towaru, numer seryjny, położenie w magazynie, waga, termin ważności, kod (numer katalogowy) u dostawcy itp. Wykorzystanie atrybutów na poszczególnych kartach zależy od potrzeb danego towaru. Dodatkowe atrybuty karty rozszerzają także możliwości analityczne programu. Możliwa jest zmiana kolejności atrybutów za pomocą strzałek, znajdujących się po prawej stronie formularza. Ustalona kolejność atrybutów jest przenoszona na dokumenty i wydruki.

Istnieje możliwość wydruku atrybutu na fakturze. Można więc na zdefiniowanym wydruku faktury drukować np. datę ważności towaru, wagę lub położenie w magazynie.

Dodatkowo atrybut może mieć opcję związany z kontrahentem. Oznacza to, że dla atrybutu jego wartość będzie inna dla każdego kontrahenta. Taka funkcjonalność może być wykorzystana np. W przypadku deklarowania list kodów towarów u różnych dostawców lub odbiorców.

Lista atrybutów skojarzonych z danym towarem jest obsługiwana przez standardowe przyciski: Dodaj, Usuń, Zmień.

Dodając nowy atrybut należy określić:

Atrybut – utworzona wcześniej definicja atrybutu. Lista atrybutów dla towaru jest dostępna w menu Ogólne/ Atrybuty (zakładka [Towaru]). Definicję można wybrać z listy zdefiniowanych wcześniej atrybutów dostępnej po wciśnięciu przycisku. Po wybraniu atrybutu część parametrów zostaje ustawiona zgodnie z definicją atrybutu.

Wartość – wartość atrybutu. Pole jest dostępne tylko w przypadku, gdy atrybut nie jest zależny od kontrahenta. W takim przypadku wartość parametru dla tego towaru jest zawsze taka sama.

Zależny od kontrahenta – parametr decyduje o tym czy wartość atrybutu dla towaru jest zawsze taka sama (parametr odznaczony), czy dla każdego kontrahenta jest inna (parametr zaznaczony).

W przypadku, gdy parametr zależy od kontrahenta w tabeli poniżej istnieje możliwość ustalenia jego wartości dla poszczególnych kontrahentów. Przycisk Dodaj umożliwia dodawanie kolejnych kontrahentów oraz określonych dla nich wartości atrybutu (np. kod kontrahenta – dostawcy oraz kod towaru u tego dostawcy). Listę kontrahentów w kolumnie Podmiot można wywołać wciskając prawy przycisk myszy lub klawisz <TAB> w pustym polu.

Oprócz kontrahentów istnieje możliwość zdefiniowania atrybutu dla innych podmiotów (pracownik, wspólnik, urząd, bank…). Zmiana typu podmiotu jest możliwa po wybraniu potrzebnej opcji z menu wyświetlanego pod przyciskiem strzałki (obok Dodaj).

Język – opcja wyboru języka dostępna w module Handel Plus związana z funkcjonalnością wielojęzyczności opisaną w artykule Formularz pozycji cennika – zakładka [Języki].

Dokleić do opisu elementu – parametr odpowiada za kopiowanie atrybutu na wystawiane dokumenty:

• jeśli parametr jest zaznaczony – podczas wpisywania towaru na dokument w pole Opis na formularzu pozycji automatycznie kopiowana jest ustalona dla tego towaru wartość atrybutu.
• Jeśli parametr jest odznaczony – atrybut jest widoczny jedynie na karcie towaru, natomiast nie jest kopiowany w pole Opis podczas wpisywania towaru na dokument.

Kod atrybutu przed wartością – parametr jest dostępny tylko w przypadku, gdy zaznaczono wcześniej parametr Dokleić do opisu elementu:

• jeśli parametr jest zaznaczony – podczas kopiowania wartości atrybutu na dokument równocześnie kopiowany jest jego kod (np. KOD DOSTAWCY RO333/2003, gdzie KOD DOSTAWCY to kod atrybutu, a RO333/2003 to wartość atrybutu ),
• jeśli parametr jest odznaczony – na dokument kopiowana jest jedynie wartość atrybutu bez jego kodu (w powyższym przykładzie jedynie RO333/2003).

Przenosić na transakcję – jeśli parametr jest zaznaczony to atrybut wraz z wartością są przenoszone na odrębną zakładkę [Atrybuty] pozycji dokumentu.

Drukować na dokumencie – parametr związany z poprzednim. Jeśli jest zaznaczony to atrybut (po przeniesieniu na zakładkę [Atrybuty] pozycji transakcji) wraz z wartością są drukowane na dokumentach.

W przypadku atrybutu towaru można  określić dodatkowy format atrybutu: binaria. Atrybut binarny pozwala na skojarzenie towaru z dowolnym plikiem (na przykład grafiką, obrazkiem itp.). Atrybuty binarne nie mogą być kopiowane na transakcje (dlatego pozostałe parametry są ukrywane).

Przy włączonym module Handel Plus na karcie atrybutu pojawia się sekcja Pozycje, zasoby z parametrami Przenosić na dostawy i Obowiązkowy. Funkcjonalność została dokładniej opisana w artykule Handel Plus.

Dodawanie załączników odbywa się na karcie towaru na zakładce [Atrybuty], w sekcji Załączniki.

W sekcji Załączniki dostępne są kolumny:

• Nazwa pliku/ścieżka – nazwa pliku lub ścieżka, jeśli wybrano opcję link
• Nazwa – zgodna z nazwą pliku, w przypadku dodawania pliku z dysku uzupełniana automatycznie, w przypadku dodawania z listy danych binarnych zgodna z nazwą danej binarnej
• Typ – plik lub link
• Typ pliku – program automatycznie rozpoznaje znane formaty i odpowiednio ustawia typ. Jeśli format nie zostanie rozpoznany wówczas ustawiony zostanie typ Inne.

Domyślnie lista typów zawiera następujące pozycje:

• Grafika – domyślnie ustawiany dla plików o rozszerzeniach: bmp, gif, png, jpg
• Word – domyślnie ustawiany dla plików o rozszerzeniach: doc, docx, docm, txt, rtf, odt
• PDF – pliki pdf
• Excel – domyślnie ustawiany dla plików o rozszerzeniach: xls, xlsx, xlsm,xlsb
• Video  – avi, mp4, mkv
• Audio – mp3, wav
• Flash – swf
• Archiwa – zip, rar
• Inne –  w przypadku nierozpoznanego typu pliku

W przypadku, gdy skonfigurowany został e-Sklep/Wszystko.pl, widoczne są dodatkowe kolumny:

• e-Sklep –  opcja udostępnienia w e-Sklep, wybór TAK/NIE  (opcja TAK niedostępna dla linków)
• wszystko.pl  –  opcja udostępnienia na Wszystko.pl, wybór TAK/NIE (opcja TAK niedostępna dla linków)

Uwaga

Konfiguracja Comarch e-Sklep, wszystko.pl jest dostępna w modułach Handel, Handel Plus.

Jeśli dodawane są załączniki, a towar ma ustawioną opcję wysyłania do e-Sklep/wszystko.pl, to przed dodaniem pozycji pojawia się pytanie: Towar jest wysyłany do Comarch e-Sklep/wszystko.pl. Czy ustawić dla załączników parametr e-Sklep/wszystko.pl?

Link – pole tekstowe do wprowadzania linku do zdjęcia (dozwolone znaki zgodnie ze specyfikacją URL).

Atrybut Alt – pole tekstowe do wprowadzania krótkiego opisu zdjęcia

Atrybut Rel – wartości na liście wyboru: brak (puste), nofollow. Określa, czy odnośnik do pliku ma znaczenie dla robotów sieciowych i czy mają za nim podążać

Atrybut Title – Pole tekstowe do wprowadzania rozszerzonego opisu o elemencie.

Dla opcji Wybór kolumn (dostępnej na liście pod prawym przyciskiem myszy) znajdują się kolumny:

Podgląd – kolumna, w której wyświetlana jest miniaturka zdjęcia (grafiki). W przypadku plików/linków doc, xls, pdf itp. jest wyświetlana standardowa ikona obrazująca rodzaj pliku. Na dole listy znajduje się suwak, który umożliwia zmianę wielkości miniaturki.

Język – opcja wyboru języka dostępna w module Handel Plus związana z funkcjonalnością wielojęzyczności opisaną w artykule Formularz pozycji cennika – zakładka [Języki].

W tabeli Załączniki dostępne są przyciski:

 – Dodaj załącznik

 – Podgląd pliku – podgląd załącznika z pomocą domyślnego programu ustawionego dla danego typu pliku

 – Usuń

Funkcja dodawania załącznika posiada trzy opcje:

Wskaż plik na dysku i zapisz do bazy

Wybierając opcję Wskaż plik na dysku i zapisz do bazy program wyświetla okno, w którym użytkownik może wyszukać lokalizację pliku i wskazać plik. Po zatwierdzeniu wyboru wskazany plik zostanie zapisany w bazie danych. Jeśli użytkownik zaznaczy więcej niż jeden plik, wówczas dodane zostaną wszystkie zaznaczone pliki. W oknie wyszukiwania plików domyślnie podpowiadają się pliki typu: pliki graficzne; zapamiętywana jest ostatnio wybierana ścieżka.

Wybór opcji spowoduje, że załącznik trafia od razu na listę danych binarnych i zostaje zapisany w bazie.

Stosując takie rozwiązanie należy pamiętać, że:

• w kopii bezpieczeństwa wykonywanej z poziomu programu będą zapamiętane również pliki z załącznikami
• zapisywanie plików w bazie danych powoduje jej szybki przyrost.

Wskaż plik na dysku i zapisz link

Wybierając opcję Wskaż plik na dysku i zapisz link rejestrowane jest powiązanie załącznika z plikiem, który jest zapisany na dysku komputera. W efekcie w bazie danych ten plik nie jest zapisany, a jedynie zapamiętana jest ścieżka dostępu do pliku.

Stosując takie rozwiązanie należy pamiętać o tym, że:

• pliki NIE BĘDĄ archiwizowane wraz z kopią bezpieczeństwa bazy danych (w kopii będą zapamiętane tylko ścieżki dostępu),
• powiązanie dokumentów jedynie w postaci linków nie powoduje szybkiego przyrostu baz danych.

Wybierz z listy danych binarnych

Wybierając opcję Wybierz z listy danych binarnych otwierane jest okno danych binarnych, na którym możliwe jest wskazanie zapisanych już w bazie danych binarnych.

Okno z listą danych binarnych posiada kolumny:

Zaznaczeń, dzięki czemu możliwe jest równoczesne dodawanie wielu danych binarnych przez zaznaczenie wybranych pozycji.

Podgląd – w której wyświetlana jest miniaturka zdjęcia (grafiki). W przypadku plików doc, xls, pdf jest wyświetlana standardowa ikona obrazująca rodzaj pliku. Na dole listy znajduje się suwak, który umożliwia zmianę wielkości miniaturki.

Nazwa – nazwa danej binarnej

Nazwa pliku – nazwa pliku

Na oknie istnieje też możliwość podglądu widoku pliku, na którym aktualnie jest umieszczony kursor. Opcja podglądu ma możliwość ukrycia lub zwinięcia. Domyślnie podgląd jest ukryty po prawej stronie listy, gdzie widnieje pasek Podgląd – kliknij, aby wyświetlić okienko podglądu pliku. Po kliknięciu w pasek rozwijany jest panel, w którym widoczny jest podgląd pliku. W panelu widoczne jest zdjęcie (grafika), w przypadku innych plików wyświetla się standardowa ikona obrazująca rodzaj piku. Położenie panelu może być przez użytkownika zmieniane. Aby zadokować panel z innej strony okna należy go „złapać” i przeciągnąć w inną lokalizację. Dodatkowo panel wyposażony jest w przycisk pinezki: jeśli pinezka jest „wyciśnięta” po ustawieniu kursora z powrotem na liście danych binarnych panel jest zwijany. Jeśli pinezka jest „wciśnięta” – panel jest na stałe dokowany.

Na liście załączników istnieje również możliwość dodania załącznika za pomocą menu kontekstowego, dostępnego pod prawym przyciskiem myszy. Z tego poziomu dostępne są opcje: Dodaj (odpowiadająca opcji: Wskaż plik na dysku i zapisz do bazy), Wskaż plik na dysku i zapisz link, Wybierz z listy danych binarnych.

Atrybuty binarne a załączniki

Dodanie atrybutu binarnego do towaru i przypisanie mu jakiejś wartości binarnej powoduje automatyczne pojawienie się tej danej binarnej na liście załączników. Usunięcie atrybutu binarnego nie usuwa załącznika. Załącznik można usuwać z listy załączników. Nie można też usuwać załącznika powiązanego z atrybutem binarnym, wcześniej konieczne będzie usunięcie atrybutu.

W związku z przeniesieniem danych binarnych z atrybutów binarnych do załączników w trakcie konwersji bazy wszystkie wartości atrybutów binarnych powiązanych z danym towarem trafią do załączników na tych towarach.

Jeśli atrybut binarny miał zaznaczony parametr Udostępniaj w e-Sklep wówczas dana binarna, która była podpięta do takiego atrybutu zostanie oznaczona w załącznikach, jako wysyłana do e-Sklepu.

Opcja zamienników umożliwia zapisanie powiązania pomiędzy towarem a innymi towarami, które mogą być stosowana zamiennie. Daje to możliwość wybrania towaru zamiennego w sytuacji, kiedy towaru szukanego nie ma na magazynie lub przykładowo klient pyta o zamiennik (za wysoka cena, inny producent).

Lista zamienników tworzona jest z poziomu zakładki [Zamienniki]. Lista jest obsługiwana przez standardowe przyciski:

  Dodaj –umożliwi dodanie zamienników. Jeśli na liście cennikowej nie zaznaczono pozycji, do towaru dodawany jest zamiennik, na którym ustawiony jest kursor.Po zaznaczeniu towarów, które mają zostać dopisane do listy zamienników i naciśnięciu opcji Wybierz, wyświetlane jest pytanie: Czy dodawany zamiennik jest obustronny?

 Usuń – powoduje usunięcie zamiennika.

Zarówno w przypadku kopiowania karty towaru, jak i importu cennika z innej bazy danych (menu Narzędzia) – kopiowana jest również lista zamienników.

W programie istnieje możliwość ustalania priorytetów dla kolejnych zamienników, poprzez odpowiednie ustawianie ich na liście zamienników. Przesuwanie pozycji w górę/ w dół następuje przy użyciu przycisków  i  bądź poprzez przeciągnięcie pozycji myszką w wybrane miejsce. Podczas wystawiania dokumentów zamienniki na liście pojawią się w kolejności ustalonej na tej zakładce.

Zakładka jest dostępna tylko dla użytkowników modułu Handel Plus.

Na zakładce znajduje się tabelka z trzema kolumnami: Język, Nazwa i Opis. Kolejne pozycje można dodawać ikoną , po jej naciśnięciu pojawi się okno, na którym będzie możliwość wyboru języka, wpisania nazwy i opisu towaru w wybranym języku.

Pole Nazwa jest wymagane i bez jego wypełnienia program nie pozwoli na zapis języka, opis może pozostać pusty.

Przycisk Kopiuj nazwę i opis z towaru  pozwala na przeniesienie nazwy towaru z zakładki [Ogólne] i opisu z zakładki [Dodatkowe] z formularza towaru odpowiednio do pól Nazwa i Opis na formularzu Języki obce.

Zakładka ta pojawia się tylko wtedy, gdy mamy do czynienia z towarem złożonym lub usługą złożoną.

Na zakładce tej wyświetlana jest lista receptur i ich skład. W tym celu okno zostało podzielone na dwie części. W oknie górnym wyświetlana jest lista receptur i tylko jedna z nich może mieć domyślna. Receptury towaru złożonego można kopiować poprzez kombinację klawiszy <CTRL> + <INSERT> lub <CTRL> oraz przycisk . W momencie produkcji możliwa jest zmiana domyślnej receptury lub nawet modyfikacja wybranego składu w oknie poniżej wyświetlana jest lista składników związanych z daną recepturą.

Na zakładce tej znajdują się następujące przyciski i klawisze:

– dodanie receptury <INSERT> lub polecenie Dodaj z menu kontekstowego – umożliwia dodanie nowej receptury. Po wciśnięciu przycisku pojawia się formularz receptury, w którym należy wypełnić kod, nazwę, jednostkę miary i ilość dla której definiujemy skład. W przypadku receptur o zbliżonym składzie można wykorzystać kombinację klawiszy <CTRL> , która powoduje kopiowanie receptury.

 – edycja pozycji <CTRL>+<ENTER> – umożliwia podgląd i zmianę danej receptury.

W programie możliwe jest tworzenie Zestawów Promocyjnych, dzięki którym w ramach sprzedaży określonego towaru głównego (lub usługi) objętego promocją, można zaoferować klientowi pakiet dodatkowych towarów i usług w obniżonej cenie.

Na zakładce znajduje się lista wszystkich zestawów promocyjnych dla tego towaru. Po kliknięciu na wybrany Zestaw w dolnej części okna wyświetlą się jego pozostałe elementy.

Zasady tworzenia zestawów zostały opisane w artykule Zestawy promocyjne.

Użytkownik ma możliwość tworzenia grup wielopoziomowych, czyli hierarchicznego indeksu towaru. Lista grup, w postaci drzewa, jest dostępna w menu Ogólne/ Grupy towarowe. Lista jest obsługiwana przez standardowe przyciski:

Dodaj – dodaje nową grupę. Nowa grupa jest zawsze dodawana jako „podgrupa” dla tej, na której ustawiony jest aktualnie kursor. Dodając nową grupę należy podać obowiązkowo jej Kod i opcjonalnie Nazwę.

Zmień – umożliwia podgląd i modyfikację szczegółów dotyczących grupy (akronim i nazwa).

Usuń – umożliwia usunięcie grupy z listy. Usunięcie jest możliwe tylko w przypadku, gdy:  

Zakładka [Zasoby] jest aktywna tylko w przypadku, gdy daną pozycję cennika zdefiniujemy jako towar.

W zależności od wybranej metody rozliczania magazynu zakładka Zasoby może przyjmować różną formę. Dla metody FIFO i LIFO na liście tej pojawią się zapisy przedstawiające kolejne, dostępne na magazynie dostawy towaru. W przypadku metody AVCO (średnich ważonych) będzie to tylko jeden zapis przedstawiający aktualny stan towaru na magazynie (ilość i wartość).

Dla metody FIFO i LIFO zakładka ta przedstawia listę wszystkich dostępnych dostaw. Zakładka [Zasoby] dostarcza następujących informacji:

Magazyn – na który towar został przyjęty

Typ – dokumentu na podstawie którego towar wpłynął na magazyn

Dostawca– kod dostawcy towaru

Data dostarczenia – data przyjęcia towaru do magazynu.

Numer dokumentu źródłowego– numer dokumentu u dostawcy

Numer dokumentu – jest to numer nadany przez system Comarch ERP Optima

Ilość – aktualna ilość towaru na magazynie

Wartość – wartość towaru na magazynie

Cena – cena zakupu (podana informacyjnie)

W module Handel Plus wyświetlane są dodatkowo poszczególne partie dla każdej z dostawy wraz z kolumnami zawierającymi wartości cech je opisujących. Funkcjonalność opisana została dokładniej w artykule Handel Plus.