e-Teczka

– elektroniczna dokumentacja pracownicza dostępna w programie, służy przechowywaniu dokumentów kadrowych związanych z pracownikiem w formie elektronicznej, umożliwiając jednocześnie łatwy dostęp do danych pracownika. Funkcjonalność jest dostępna w module Płace i Kadry oraz Płace i Kadry Plus z poziomu listy pracowników oraz z formularza pracownika.

Dodawanie dokumentu do e-teczki pracownika jest możliwe z poziomu okna e-Teczka za pomocą przycisku 

Formularz dokumentu w e-Teczce zawiera następujące dane:

• numer dokumentu, ze standardowo wskazanym w konfiguracji schematem numeracji,
• tytuł dokumentu – w tym polu użytkownik ma możliwość wybrania tytułu dokumentu z listy słownikowej
• opis – pole do wpisania dodatkowych informacji dotyczących wprowadzanego dokumentu,
• część e-Teczki, w której jest dany dokument,
• datę dokumentu,
• informacje dotyczące dołączonego do dokumentu pliku w formacie PDF, jego lokalizacji wraz ze ścieżką, operatorze, który dodał plik PDF oraz czy został opatrzony podpisem cyfrowym

Przede wszystkim pracownik musi mieć wprowadzoną datę zwolnienia – na formularzu danych kadrowych na zakładce Etat (taka informacja pojawia się przed wydrukiem świadectwa pracy, w oknie ‘Ustalenie wartości parametrów wydruku’).

Informacje o wykorzystanym urlopie wypoczynkowym pojawią się na świadectwie pracy pod warunkiem, iż urlop został udzielony i wykorzystany w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy. Pracownik musi mieć przypisany limit nieobecności ‘Urlop wypoczynkowy’, urlop wykorzystany musi dotyczyć roku, w którym ustał stosunek pracy.

Użytkownik może zmodyfikować ilość dni wykorzystanego urlopu (np. chcąc wprowadzić informację o wypłaconym ekwiwalencie za niewykorzystany urlop), jeśli przed wydrukiem, w oknie ‘Ustalenie wartości parametrów wydruku’, odznaczy parametr ‘Urlop zgodny z limitem’ i w polu ‘Liczba dni z ekwiw.’ wpisze łączną ilość dni wykorzystanego urlopu oraz urlopu niewykorzystanego, za który wypłacono ekwiwalent.

Informacja o liczbie godzin/dni, za który wypłacony został ekwiwalent, pojawi się na wydruku w polu 'Wykorzystał urlop wypoczynkowy w wymiarze’,jeśli Użytkownik naliczy wypłatę pracownikowi z rozliczonym ekwiwalentem za niewykorzystany urlop.

Aby ekwiwalent za niewykorzystany urlop naliczył się w wypłacie etatowej automatycznie, muszą być spełnione warunki:

• pracownik ma odnotowaną w kadrach datę zwolnienia w zapisie historycznym dotyczącym okresu, za który jest naliczona wypłata na liście etatowej,
• pracownik nie ma przedłużonej umowy z dniem kolejnym po zwolnieniu,
• wypłata jest naliczana na liście płac o rodzaju Etat,
• pracownik ma niewykorzystany urlop w standardowym limicie nieobecności urlop wypoczynkowy, którego data do jest równa dacie zwolnienia pracownika,
• pracownik nie ma naliczonego standardowego typu wypłaty Ekwiwalent za niewykorzystany urlop, na innej liście płac za ten sam miesiąc.

Nowość w wersji 2019.5
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Sparametryzowano automatyczne naliczanie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop dla zwolnionego pracownika. Z poziomu Konfiguracja / Firma / Płace / Parametry w sekcji ‘Parametry dotyczące naliczania wypłat’ dodano parametr ‘Ekwiwalent za urlop liczony automatycznie po zwolnieniu pracownika’. Działanie parametru:
• Zaznaczony (domyślne ustawienie) – dla zwolnionego pracownika, który nie wykorzystał przysługującego mu urlopu wypoczynkowego, automatycznie w wypłacie za ostatni miesiąc zatrudnienia zostanie naliczony ekwiwalent za niewykorzystany urlop.
• Niezaznaczony – ekwiwalent za niewykorzystany urlop nie będzie automatycznie naliczany w wypłacie dla zwolnionego pracownika. Użytkownik, w przypadku konieczności wypłaty ekwiwalentu może go dodać ręcznie w wypłacie.

‘Nieobecności typu ZUS wykazywać na podstawie wypłat’ – nieobecności typu ZUS wykazywane są zgodnie z elementami z zakładki ‘2 Elementy wypłaty” z okresów, w których wystąpiły te nieobecności.

Aby pojawiła się informacja o urlopie opiekuńczym udzielonym na podstawie art. 188 Kodeksu Pracy, pracownik musi mieć przypisany limit nieobecności ‘Urlop opiekuńczy kp.188’.

Liczba dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie zgodnie z art. 92 Kodeksu Pracy pojawi się na wydruku świadectwa pracy pod warunkiem, że zwolnienie lekarskie zostało rozliczone – na formularzu wypłaty na zakładce ‘Elementy wypłaty’ pojawił się składnik ‘Wynagrodzenie za czas choroby’.
Dodatkowo umożliwiono dla kilku pozycji na wydruku świadectwa pracy opcjonalne drukowanie opisu ‘nie dotyczy’, jeżeli nie ma żadnych informacji do wykazania. Parametry są dostępne przed wydrukiem, domyślnie są zaznaczone.

Wydruk „Informacja o dokumentacji pracowniczej”  jest dostępny z poziomu formularza pracownika w sekcji Wydruki kadrowe. Wydruk zawiera informację o okresie przechowywania dokumentacji, terminie w jakim pracownik może ją odebrać oraz o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania.

Data od kiedy dokumentacja będzie przechowywana jest pobierana z danych pracownika z pola „Obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej do dnia”. Data do kiedy pracownik ma możliwość odbioru swojej dokumentacji pracowniczej jest wyliczana jako koniec miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Informację o okresie przechowywania dokumentacji należy przekazać pracownikom, którzy zostali zatrudnieni po 31.12.2019 (wraz ze świadectwem pracy).

 

W module Płace i Kadry Plus istnieje możliwość odebrania nadgodzin w bieżącym i kolejnych miesiącach rozliczeniowych.

Przykład

Odbiór nadgodzin w bieżącym miesiącu: 

Pracownik jest zatrudniony w pełnym wymiarze etatu i jest rozliczany według kalendarza Standard godziny pracy 7:00-15:00.W dniu 02.02.2018r. przepracował 11 godzin, czyli za ten dzień należą się pracownikowi 3 nadgodziny. Ustalono, że 05.02.2018r. pracownik odbierze wypracowane wcześniej nadgodziny i skończy pracę wcześniej. Aby poprawnie odnotować odbiór nadgodzin w programie należy wejść w (Nie)obecności pracownika i otworzyć formularz dnia 02.02.2018 r. Następnie należy wprowadzić nowe wejście ikoną  i wprowadzić czas pracy ponad normę (15:00-18:00), strefę Czas przerwy oraz w polu ‘nadgodziny’ wybrać O.BM. Formularz dnia 02.02.2018 powinien wyglądać następująco:

W kolejnym kroku należy ustawić odpowiednio formularz dnia pracy, w którym pracownik będzie odbierać czas wolny za nadgodziny.Dzień należy podzielić na dwa wejścia. Pierwsze wejście tego dnia jest faktycznie przepracowanym czasem pracy w tym dniu. Zostało ono skrócone o liczbę godzin, które pracownik odbiera. Drugie wejście należy ustawić od godziny 12:00 do godziny 15:00 (jest to czas pracy, który pracownik odbiera) strefa Czas pracy podstawowy, nadgodziny W.PŁ. Formularz dnia 05.02.2018r. powinien wyglądać tak jak poniżej:

Więcej dokładniejszych informacji, przykładów oraz opisów zostało umieszczonych w biuletynie: Rozliczanie czasu pracy w modułach płacowych  

Jeżeli pracownik ma powtarzalny czas pracy, np. pracuje tylko od poniedziałku do środy, a pozostałe dni ma wolne, wówczas najlepiej stworzyć dla niego oddzielny kalendarz. Czas pracy na kalendarz zostanie wprowadzony za pomocą odpowiednio skonfigurowanej serii kalendarza.

Przykład

Pracownik pracuje na 1/2 etatu, w poniedziałek i wtorek po 8 h, w środę 4 h. 

• Tworzymy serię kalendarza, w której określamy dni i godziny w jakich odbywa się praca.

Z poziomu System / Konfiguracja /Firma / Płace / Serie kalendarzy dodajemy nową serię. Na zakładce Ogólne wprowadzamy nazwę oraz symbol serii.          

Przechodzimy na zakładkę Pozycje i  dodajemy poszczególne dni:

1. Pierwszy dzień serii – wypełniamy: Typ dnia: Pracy, Od godziny 08:00, Do godziny: 16:00, Strefa: Czas pracy podstawowy,
2. Drugi dzień pracy: Typ dnia: Pracy, Od godziny 08:00, Do godziny: 16:00, Strefa: Czas pracy podstawowy,
3. Trzeci dzień pracy: Typ dnia: Pracy, Od godziny 08:00, Do godziny: 12:00, Strefa: Czas pracy podstawowy,
4. Czwarty dzień pracy aż do szóstego: typu Wolny – z zerowym czasem pracy i bez wskazania strefy,
5. Siódmy dzień typu Święto – z zerowym czasem pracy i bez wskazania strefy

• Definiujemy nowy kalendarz. 

Z poziomu System / Konfiguracja / Firma / Płace/ Kalendarze dodajemy nowy kalendarz.

1. Na zakładce Ogólne: wprowadzamy nazwę i symbol oraz odznaczamy parametr 'Uwzględniaj wymiar etatu’ (pole powinno być puste).
2. Przechodzimy na zakładkę Kalendarz  i wybieramy  Wstawianie serii. W formularzu wstawiania serii na zakładce Ustawienia podajemy okres, na który będzie naniesiona nasza seria – od dnia do dnia (zakres dat należy podać w ten sposób, aby rozpoczynał się od poniedziałku, jako początku tygodnia pracy).
3. W części Pozostaw bez zmian – odznaczamy wszystkie parametry.
4.  Przechodzimy na zakładkę Seria i wybieramy z listy naszą zdefiniowaną serię. Pojawiają się zdefiniowane dni serii.
5. Uruchamiamy nanoszenie serii dni na kalendarz używając przycisku  . Po naniesieniu serii w kalendarzu obok daty pojawia się godzina rozpoczęcia pracy, a w nawiasie liczba godzin do przepracowania (norma).
6. Następnie nanosimy święta – naciskamy przycisk  i określamy okres (wybrany rok), na jaki wprowadzamy standardowe święta. Zapisujemy kalendarz.

• Przypisujemy pracownikowi kalendarz.

Kalendarz przypisujemy na formularzu danych kadrowych pracownika, zakładka Etat, w polu Kalendarz. Jeżeli pracownik był wcześniej rozliczany wg innego kalendarza i chcemy zachować historyczność danych, wówczas zmianę należy wprowadzić poprzez Aktualizację zapisu.

Aby odnotować nieobecność związaną z oddawaniem krwi przez pracownika należy z poziomu zakładki System/ Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Opisy nieobecności do kart pracy. W pozycji „wolne2” należy wpisać „Krwiodawstwo”. Następnie w gałęzi „Typy nieobecności” należy dodać za pomocą ikony plusa  nieobecność „Krwiodawstwo”, skonfigurowaną w następujący sposób:

Po odnotowaniu pracownikowi nieobecności „Krwiodawstwo” w wypłacie pojawi się pomniejszone wynagrodzenie zasadnicze za nieobecność, a także wynagrodzenie za czas urlopu okolicznościowego.

W programie Comarch ERP Optima istnieje również możliwość rozliczania nieobecności związanej z oddawaniem krwi innym, samodzielnie zdefiniowanym typem wypłaty, np. „Wynagrodzenie za krwiodawstwo”. Aby dodać taki typ wypłaty należy z poziomu zakładki System/ Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Typy wypłat dodać ikoną plusa  nowy typ wypłaty o tej nazwie. Na oknie formularza typu wypłaty, na zakładce 1. Ogólne można wskazać Algorytm: 8 „Element liczony jak urlop okolicznościowy”. W kolejnym kroku należy w konfiguracji edytować  zdefiniowany wcześniej typ nieobecności „Krwiodawstwo” i w polu „Rozliczenie nieobecności” wskazać utworzony typ wypłaty „Wynagrodzenie za krwiodawstwo”.

 

Wydruki generowane dla pracowników mogą być dodawane do e-Teczki na dwa sposoby. W menu wydruków jest dostępna opcja Dodaj do e-Teczki. Wywołany w ten sposób wydruk zapisze się jako plik PDF w dodanym automatycznie dokumencie w e-Teczce pracownika będącego podmiotem danego wydruku, bez konieczności wykonania wydruku na drukarkę.