Przenoszenie danych jest możliwe za pomocą mechanizmu pracy rozproszonej. Aby aktywować pracę rozproszoną należy przejść do Konfiguracji firmy/Ogólne/Praca Rozproszona, dla bazy eksportowej wybrać opcję Sprzedaż/Płace, a dla bazy do której wykonujemy import należy zaznaczyć księgowość.

W zależności od wybranych ustawień uaktywniają się kolejne parametry konfiguracyjne, które Użytkownik powinien ustawić:

Identyfikator działu sprzedaży/płac – widoczny tylko wtedy, gdy z danego komputera będzie prowadzona sprzedaż lub kadry/płace

Identyfikator księgowości – widoczny również wtedy, gdy w danym komputerze prowadzimy księgowość firmy. Identyfikator księgowości musi być identyczny w obu bazach.

Po skonfigurowaniu Pracy rozproszonej w zakładce Narzędzia pojawia się ikona  umożliwiająca eksport/import wybranych danych.

Na oknie eksportu można zaznaczyć wybrane dane, zakres dat oraz miejsce zapisu pliku w przypadku eksportu lub wskazać plik w przypadku importu.

Konfiguracja Pracy rozproszonej została przedstawiona również na filmie instruktażowym:

Istnieje również możliwość wymiany danych za pomocą Internetowej Wymiany Dokumentów poprzez serwer Comarch – w którym, w momencie eksportu, plik przesyłany jest na serwer Comarch. Gdy w dziale księgowym uruchamiany jest import – plik jest pobierany z serwera Comarch i wczytywany do bazy danych. Więcej informacji na ten temat znajduje się w biuletynie OPT039 Internetowa Wymiana Dokumentów dostępnym tutaj.

Dane słownikowe oraz środki trwałe można dodatkowo przenosić między bazami wykorzystując import w menu Narzędzia/Importy/Z innej bazy danych. Po wybraniu bazy wzorcowej i wskazaniu odpowiednich elementów importu należy uruchomić import ikoną pioruna .

1. W pierwszej kolejności należy przeksięgować przychody i koszty na wynik finansowy, następnie przenieść wszystkie zapisy z bufora do dzienników na czysto oraz zatwierdzić BO na 20XX rok.Przykładowe przeksięgowanie przychodów i kosztów za pomocą księgowania okresowego zostało opisane tutaj .
Po przeksięgowaniu przychodów i kosztów należy zamknąć okres obrachunkowy w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Okresy obrachunkowe.

2. Następnie w Konfiguracji Firmy/Księgowość/ Okresy obrachunkowe należy otworzyć nowy okres obrachunkowy na kolejny rok. Program zapyta czy kopiować ustawienia z poprzedniego okresu obrachunkowego, (chodzi o plan kont, nazwy dzienników cząstkowych, grupy kont, kręgi kosztów oraz domyślne dzienniki dla RK i KOMP) oraz czy ustawić ten okres obrachunkowy jako bieżący? Jeżeli Użytkownik wybierze opcje TAK, wówczas program będzie się uruchamiał zawsze z tym okresem obrachunkowym. Funkcja została zaprezentowana na filmie instruktażowym:

3. W nowym okresie obrachunkowym 20XX można zaimportować BO na podstawie zapisów z okresu poprzedniego ikoną „Inicjalizuj bilans otwarcia”, która jest dostępna na formularzu BO. Jeżeli poprzedni okres obrachunkowy nie został zamknięty pojawi się komunikat: „Poprzedni okres obrachunkowy nie został zamknięty. Zaimportowane dane mogą być niekompletne. Czy kontynuować ?”, dlatego też najlepiej wykonywać tę operację, gdy już wszystkie dokumenty w poprzednim roku obrachunkowym zostały zapisane z bufora na czysto, gdy zostało wykonane przeksięgowanie na wynik finansowy, wszystkie dane zostały sprawdzone oraz okres obrachunkowy 20XX został zamknięty. Funkcja została zaprezentowana na filmie instruktażowym:

4. Płatności pozostają w module Kasa/Bank i nie trzeba wykonywać dodatkowych czynności. Dekrety są widoczne do rozliczania niezależnie od tego jaki jest ustawiony bieżący okres obrachunkowy.

https://www.youtube.com/embed/2F5ZuZaPXwQ

W menu Księgowość/ Księgowania okresowe trzeba dodać schemat księgowań okresowych, który przeksięguje obroty kont zespołu „4” oraz kont zespołu „7” na konto wynik finansowy. Poniżej przykład takiego schematu z wykorzystaniem maski.

W zaprezentowanym księgowaniu okresowym maska 7@{[34]1*} umożliwia automatyczne przeksięgowanie przychodów np. z konta 731-2 czy 741-1 na konto 860. Z kolei używając maski 7@{[56]2*} będzie można przeksięgować na wynik finansowy przychody np. z konta 752-1-1, 752-2-2, 762-3.

Menu Księgowość/ Dzienniki zapisy Bufor, wszystkie dzienniki, zaznaczona opcja Rok zaznaczamy wszystkie zapisy na liście (skrót z klawiatury Ctrl+A) i naciskamy przycisk książeczki .

Otrzymujemy komunikat „Przed przeniesieniem zapisów z bufora do księgi należy wykonać renumerację oraz posortować zapisy narastająco po kolumnie Data księgowania. Czy przenieść zaznaczone zapisy do księgi?” Wybieramy TAK.

Uwaga

Przed księgowaniem „na czysto” dokumenty muszą być posortowane na liście według daty księgowania, w tym celu należy wykonać renumerację ikoną pioruna albo posortować listę wg Daty księgowania.

Tak. Na formularzu BO jest przycisk „Inicjalizuj bilans otwarcia”. Dodajemy na liście Dokument BO i ikoną  inicjalizujemy bilans otwarcia.

Aby program zaimportował bilans otwarcia z poprzedniego okresu muszą być spełnione następujące warunki: 

Dokument BO wprowadzamy przechodząc Księgowość/ Inne/ Dokumenty BO.

Dokument możemy utworzyć ręcznie kolejno wprowadzając dokumenty lub salda poszczególnych kont. Do których możemy utworzyć płatności widoczne w Preliminarzu płatności.

Parametr w konfiguracji (System/ Konfiguracja Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa parametr „Generowanie płatności dla bilansu otwarcia na kontach rozrachunkowych”): 

Dokument można również zainicjalizować na podstawie wcześniej zaimportowanych dokumentów do których powstały płatności. Szczegółowo zostało to opisane tutaj.

Aby utworzyć dokument deklaracji rocznej, należy otworzyć Listę zaliczek PIT-36 (lub Listę zaliczek PIT-36L/Listę zaliczek na CIT-8/Listę zaliczek na podatek ryczałtowy), a następnie obok ikony zielonego plusa wybrać odpowiedni formularz

i za pomocą przycisku  Przelicz deklarację lub < F8 > przeliczyć deklarację.