Limity nieobecności pracownika

Limity nieobecności – pozwalają na odnotowanie informacji o przysługującym i wykorzystanym limicie. Domyślnie w programie zostały zdefiniowane progi urlopowe dotyczące limitu dotyczące urlopu wypoczynkowego (20, 26 dni) i limit urlopu opiekuńczego nad zdrowym dzieckiem (kp.188) rozliczany w dniach i godzinach.

Lista limitów nieobecności pracownika zawiera informacje o:

  • nazwie limitu,
  • okresie, w jakim obowiązuje limit,
  • dacie aktualności limitu (od kiedy obowiązuje),
  • limicie w przeliczeniu na godziny, z podziałem na urlop należny, wykorzystany oraz pozostały do wykorzystania,
  • limicie w przeliczeniu na dni, z podziałem na urlop należny, wykorzystany oraz pozostały do wykorzystania (limit wykorzystany i pozostały do wykorzystania jest wyświetlany z dokładnością do 4 miejsc po przecinku),
  • informacja o liczbie godzin (dni) urlopu wypoczynkowego, za które wypłacono ekwiwalent,
  • opisie, uwagach dotyczących danego limitu zapisanych przez użytkownika.

Dla urlopów rozliczanych w dniach (np. urlop opiekuńczy art. 188 Kp) kolumny, dotyczące limitu przeliczanego na godziny są wypełniane zerami.

Dodatkowo na formularzu można filtrować limity po latach poprzez zaznaczenie flagi „zawęź do roku” i wpisaniu konkretnego roku. Jeżeli flaga nie jest zaznaczona, to na liście wyświetlają się wszystkie limity, które miał przyznane pracownik.

Z poziomu listy limitów nieobecności pracownika dostępna jest funkcja przelicz wybrany limit   z dwoma opcjami do wyboru: automatycznie przeliczony zostanie pojedynczy limit za wybrany rok lub wszystkie limity nieobecności za dany rok, bez konieczności otwierania kolejno formularzy poszczególnych limitów, przydatne np. po zmianie wymiaru etatu w trakcie roku, czy po uzupełnieniu historii zatrudnienia (wykształcenia) pracownika powodującej zwiększenie stażu pracy uwzględnianego przy wyliczaniu limitu. Jeżeli na liście wyświetlone są limity za kilka lat i uruchomimy opcje pojedynczego przeliczanie limitów, to przeliczy się tylko limit, z tego roku, który był wpisany w polu „zawęź do roku”.

Przy dodawaniu i przeliczaniu standardowego limitu dla urlopu wypoczynkowego u pracownika – proponuje się należny limit w wysokości wyliczonej na podstawie ogólnego stażu pracy i nauki. Przy automatycznym naliczaniu program pobiera dane o stażu z następujących formularzy kadrowych:

  • Historia wykształcenia (staż nauki),
  • Historia zatrudnienia (poprzednie zatrudnienie),
  • Historia etatu (staż w aktualnej firmie),

Procedura uwzględnia również niewykorzystany limit urlopowy z poprzedniego roku.




Formularz limitu nieobecności

Formularz limitu zawiera następujące informacje: 

  • Aktualny od – data, od jakiej obowiązuje dany limit,
  • Za okres Od Do – zakres dat, dla jakiego wyliczono dany limit,
  • Korekta okresu limitu – flaga pozwalająca na zmianę daty Do w okresie limitu liczonego dla pracownika tymczasowego i pracownika podejmującego pierwszą pracę. Dokładny opis parametru w rozdziale Pracownik Tymczasowy.
  • Typ limitu – wybór z dostępnej listy słownikowej (przykładowo opisany typ limitu- urlop opiekuńczy kp.188) ,
  • Wysokość limitu z konfiguracji – wysokość limitu w dniach za cały rok,
  • Pracownikowi przysługuje dodatkowy limit – flaga pozwalająca na wskazanie, czy roczny limit pobrany z konfiguracji ma być zwiększony o limit dodatkowy. Flaga jest możliwa do edycji tylko na formularzy urlopu wypoczynkowego, na pozostałych limitach pole to jest nieaktywne. Limit dodatkowy rejestrowany jest na formularzu pracownika Zakładka Inne informacje.
  • Urlop uzupełniający od dnia – data, od której obowiązuje pracownika podwyższony wymiar urlopu.

Wysokość limitu w dniach i godzinach:

  • Należny za rok – liczba dni (godzin) należnego rocznego limitu z uwzględnieniem wymiaru etatu pracownika
  • Proporcjonalny – liczba dni (godzin) należnego limitu przeliczona proporcjonalnie do okresu obejmującego dany limit
  • Z przeniesienia – liczba dni (godzin) dodana do bieżącego limitu, z pozostałego (niewykorzystanego) limitu za poprzedni rok
  • Korekta ręczna – pole pozwalające na wprowadzenie przez operatora ręcznej korekty wyliczonego limitu w godzinach
  • Korekta pomniejszająca – flaga pozwalająca na wskazanie, że liczba godzin zapisana w polu Korekta ręczna ma być interpretowana jako ujemna wartość
  • Należny łącznie – sumaryczna wartość limitu do wykorzystania przez pracownika w okresie, jakiego limit dotyczy, od dnia wskazanego datą aktualności
  • Wykorzystany – liczba dni (godzin) wykorzystanego limitu w danym okresie
  • W tym zaplanowany – informacja o urlopie zaplanowanym w aplikacji Comarch HRM, a jeszcze nie zatwierdzonym
  • Wypłacono ekwiwalent – liczba dni (godzin) za które wypłacono ekwiwalent
  • Pozostało – liczba dni (godzin) limitu pozostałego do wykorzystania w danym okresie
  • Na żądanie łącznie – informacja o liczbie dni (dni pracy), na które udzielono pracownikowi urlopu na żądanie.

Dotyczy wersji: 2018.6.1

  • W tym poza firmą – informacja o liczbie dni (dni pracy) urlopu na żądanie, które pracownik wykorzystał u poprzednich pracodawców.
  • Opis – dodatkowe informacje lub uwagi (max 200 znaków).

Przykład
Zmiana wymiaru etatu z ½ na 1/1 w dniu 2019-09-20, limit roczny 20 dni

dla zapisu 2019-01-01 do 2019-09-19 – 10 dni /12 miesięcy * 9 miesięcy = 8 dni

dla zapisu 2019-09-20 do 2019-12-31 – 10 dni/12 miesięcy*9 miesięcy + 20 dni/12 miesięcy * 3 miesiące = 8 +5 = 13 dni.

Nieobecności nieusprawiedliwione, urlop bezpłatny, trwające co najmniej miesiąc pomniejszają limit urlopu wypoczynkowego o 1/12 za każdy miesiąc nieobecności, jeśli pracownik po takiej nieobecności powraca do pracy w trakcie danego roku kalendarzowego.

Podczas wpisywania nieobecności typu urlop wypoczynkowy, należny limit urlopu jest pomniejszany godzinowo zgodnie z obowiązującą pracownika normą czasu pracy w okresie, w którym korzysta z urlopu. W bazie danych jest zapisywana informacja o godzinowej wysokości limitu w przeliczeniu na pełny wymiar etatu, w danych pracownika jest wyświetlana zarówno ta wartość, jak i limit godzinowy dla aktualnego wymiaru etatu pracownika. W związku z tym przy zmianie wymiaru etatu pracownika w trakcie roku, jest widoczna prawidłowa informacja również w limitach nieobecności za dany rok.

Podstawa wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy liczona ze średniej z wypłat z poprzednich miesięcy również jest wyliczana z dokładnością do godziny.

Program pozwala na wprowadzenie nieobecności powodującej przekroczenie limitu. W takim przypadku program wyświetla ostrzeżenie, a liczba dni pozostałych do wykorzystania przyjmuje ujemne wartości.

Może zaistnieć taka sytuacja, że w danych pracownika odnotowaliśmy nieobecność, a później w Konfiguracji firmy/Typy nieobecności powiązaliśmy nieobecność z limitem. Podczas wpisywania limitu u pracownika program „zobaczy” wcześniej odnotowaną absencję i wykaże w polu Wykorzystano. Pozostała część limitu wyświetli się w polu Pozostało.

Uwaga
Uwagi do przeliczania limitów:

W limicie urlopowym z zaznaczona flagą „Przysługuje dodatkowy limit”, limit proporcjonalny liczony jest od sumy limitu należnego i dodatkowego,

Jeżeli po zastosowaniu korekty pomniejszającej pole „Pozostało” jest dodatnie, to wartość tego pola przenosi się to do limitu na następny rok. Jeśli natomiast limit pozostały jest na minus, to nie ma wpływu na limit w kolejnym roku. Jeśli Użytkownik programu chce pomniejszyć limit na kolejny rok o wartość ujemną „pozostałego” urlopu, to musi zastosować ręczną korektę (taki przypadek ma miejsce np. wtedy, gdy urlop był udzielany zaliczkowo),

Limity urlopowe dla aktualizacji w trakcie miesiąca lub zatrudnienia w trakcie miesiąca. Jeżeli w trakcie miesiąca naliczamy kolejny limit w ciągu roku (proporcjonalny), to tego miesiąca nie uwzględniamy w obu częściach wyliczeń. Liczymy najpierw urlop proporcjonalny od początku roku do miesiąca, w którym nastąpiła zmiana i dodajemy do tego urlop proporcjonalny od miesiąca następnego po miesiącu ze zmianą do końca roku.

W przypadku zmiany normy dobowej do urlopu limit urlopu do limitu urlopu wypoczynkowego za okres przypadający po zmianie normy dobowej w trakcie roku, przenoszona jest informacja o ilości wykorzystanych przed zmianą dni z limitu urlopu i ta liczba dni jest przeliczana na godziny według nowej normy dobowej.




Limit urlopu wypoczynkowego dla pracownika podejmującego pierwszą pracę

Formularz danych kadrowych

Pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy, w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługują­cego mu po przepracowaniu roku.

Na formularzu danych kadrowych pracowników podejmujących pierwszą pracę należy zaznaczyć na zakładce [Etat] parametr Limit urlopu – pierwsza praca, który ma wpływ na sposób naliczenia limitu urlopu wypoczynkowego w pierwszym roku zatrudnienia. W module Płace i Kadry Plus jest możliwość zaznaczenia/odznaczenia tego parametru poprzez Seryjną zmianę pola dla zaznaczonych pracowników.

Formularz danych kadrowych – parametr limit urlopu pierwsza praca

Ogólne zasady wyliczenia limitu urlopu – pierwsza praca

Dla pracowników podejmujący pierwszą pracę nalicza się standardowy limit nieobecności Urlop wypoczynkowy. Limit urlopu wypoczynkowego nalicza się w wysokości 1/12 rocznego limitu, za każdy przepracowany miesiąc.

Liczenie okresów „miesięcznych” uzależnione jest od parametru w konfiguracji Limit urlopu dla pracownika tymczasowego/pierwsza praca – miesiąc równy 30 dni oraz Limit urlopu pierwsza praca – upływ miesiąca w dniu, który datą poprzedza dzień zatrud.

W przypadku zaznaczenia obu parametrów  limit urlopu dla pracownika podejmującego pierwszą pracę wyliczany jest zgodnie z parametrem Limit urlopu pierwsza praca – upływ miesiąca w dniu, który datą poprzedza dzień zatrud.

Parametr Limit urlopu dla pracownika tymczasowego/pierwsza praca – miesiąc równy 30 dni – działanie: 

  • niezaznaczony – dla osób zatrudnionych od 1 dnia miesiąca okres miesięczny kończy się z ostatnim dniem miesiąca, (np. 1-28.02.2017, 1-31.03.2017), a dla osób zatrudnionych w trakcie miesiąca lub pracujących niepełny miesiąc – okres miesiąca kończy się po 30 dniach,
  • zaznaczony – za okres miesiąca uznaje się zawsze 30 dni, np. 1.02.– 2.03.2017 (30 dni), 3.03 – 1.04. 2017 (30 dni).

Przy naliczaniu limitu urlopu wypoczynkowego nie stosuje się zaokrąglenia w górę do pełnych dni i nie uwzględnia się niepełnych miesięcy.

Uwaga

Pracownik podejmujący pierwszą pracę jest zatrudniony od 1.01.2017 do 31.03.2017 na pełny etat. Parametr Limit urlopu dla pracownika tymczasowego/pierwsza praca – miesiąc równy 30 dni nie jest zaznaczony.

Za każdy przepracowany miesiąc naliczy się 1/12 przysługującego mu rocznego limitu. Za 3 miesiące pracy pracownik uzyskał prawo do 5 dni urlopu wypoczynkowego.

Naliczenie limitu dla pracownika podejmującego pierwsze zatrudnienie

Parametr Limit urlopu pierwsza praca – upływ miesiąca w dniu, który datą poprzedza dzień zatrud.  – działanie: 

  • Zaznaczony – upływ miesiąca pracy następuje w dniu bezpośrednio poprzedzającym dzień, który nazwą lub datą odpowiada początkowemu dniowi terminu np. pracownik, który podjął pracę 6 lipca otrzyma 1/12 z 20 dni limitu z dniem 5 sierpnia, 5 września, 5 października, 5 listopada i 5 grudnia.
  • Niezaznaczony (domyślne ustawienie) – przy wyliczaniu limitów miesięcznych dla pracowników podejmujących pierwszą pracę zatrudnionych w trakcie miesiąca za pełny miesiąc pracy przyjmuje się 30 dni kalendarzowych. Dla osób zatrudnionych od 1 dnia miesiąca okres miesięczny kończy się z ostatnim dniem miesiąca, (np. 1-28.02.2017, 1-31.03.2017).
 

Uwaga

Pracownik zatrudniony 06.07.2018 r. Do 31.01.2019 r. Parametr Limit pierwsza praca – upływ miesiąca w dniu, który datą poprzedza dzień zatrud. zaznaczony.

Za każdy przepracowany miesiąc limit naliczy się jako 1/12 przysługującego mu rocznego limitu. Za 2018 rok pracownikowi przysługuje 8,3333 dnia urlopu.

Podczas zapisu nieobecności Urlop wypoczynkowy dla pracownika podejmującego pierwszą pracę wprowadzona jest kontrola limitu urlopu wypoczynkowego, aby należny za dany miesiąc urlop można było wykorzystać dopiero po upływie miesiąca pracy. W przypadku próby wprowadzenia większej niż przysługująca liczby dni urlopu pojawia się komunikat: „Przekroczono limit nieobecności na ten miesiąc. Czy chcesz kontynuować ?” z możliwością wyboru czy nieobecność ma być zapisana jako urlop wypoczynkowy pomimo przekroczenia limitu czy Użytkownik chce ją edytować i zmienić okres.




Limit Urlop opiekuńczy kp. 188

W związku ze zmianami przepisów od 1.01.2016 r. pracownik może wykorzystywać urlop opiekuńczy kp. 188 na godziny lub dni. Do naliczenia przysługującego pracownikowi limitu urlopu opiekuńczego na dni służy standardowy limit Urlop opiekuńczy kp 188 (2dni), który jest powiązany z nieobecnością Urlop opiekuńczy kp 188 (2dni). W przypadku urlopu opiekuńczego udzielanego na godziny należy dodać pracownikowi limit Urlop opiekuńczy kp.188/godz. i powiązaną z nim nieobecność Urlop opiekuńczy kp 188 (2dni)/godz.

Limit Urlop opiekuńczy kp.188/godz. jest liczony proporcjonalnie do wymiaru etatu i przeliczany na godziny. Wyliczony limit podlega zaokrągleniu w górę do pełnych godzin. Limit Urlop opiekuńczy kp 188 (2dni) zawsze jest naliczany w wysokości 2 dni niezależnie od wymiaru etatu pracownika. Wykorzystany przez pracownika urlop opiekuńczy kp. 188 jest wykazywany w świadectwie pracy.

Przykład
Pracownik zatrudniony na 1/3 etatu ma 6 godzin urlopu opiekuńczego kp.188/godz. (2 dni*8 h =16 h = 960 min; 960 min*1/3=5,3333h, po zaokrągleniu 6 h).