Article Category: Płace i Kadry - Baza Wiedzy programu Comarch ERP Optima Article Category: Płace i Kadry - Baza Wiedzy programu Comarch ERP Optima

Jak zdefiniować kalendarz na podstawie domyślnie dodanego kalendarza Standard?

Dla poprawnego ustalenia wysokości należnego wynagrodzenia, w szczególności wynagrodzenia zasadniczego niezbędne jest określenie wymiaru czasu pracy. Domyślnie dodany jest Kalendarz Standard, który należy odpowiednio zmodyfikować przed rozpoczęciem naliczania wypłat.  Sprawdź zatem jak wygląda definicja kalendarza w kilku krokach.

  1. Wejdź w  menu SystemKonfiguracja, a następnie gałąź Firma / Płace / Kalendarze.
  2. Domyślnie dodany jest kalendarz Standard. Jeśli praca w Twojej firmie odbywa się od poniedziałku do piątku w godzinach 7:00 – 15:00 to możesz wykorzystać ten harmonogram pracy.
  3. Ustaw się na kalendarzu i za pomocą ikony   otworzysz do edycji Kalendarz.
  4. Przejdź na zakładkę Kalendarz. Dni będą widoczne ze znacznikiem , co oznacza, że kalendarz nie został zdefiniowany.
  5. Kalendarz zawsze powinien mieć zdefiniowane wszystkie dni danego roku (bez), aby szybko je zdefiniować możesz wykorzystać Serię kalendarzy.
  6. W Seriach kalendarzy jest domyślnie przygotowana seria Tydz_40. Serię kalendarzy należy nanosić od dnia, który jest poniedziałkiem. Ustaw więc kursor na pierwszym poniedziałku z danego roku  (01.01.2018r.) i naciśnij ikonę Wstawianie serii .  Uzupełnij pole Do dnia – datą ostatniego dnia roku (31.12.2018r.).
  7. W części Pozostaw bez zmian odznacz wszystkie parametry (Zdefiniowane dni, Niedziele i święta, Dni wolne).
  8. Przejdź na zakładkę Seria. w polu Wykorzystaj serię – wybierz Tydz_40 (domyślnie zdefiniowana).
  9. Następnie ikoną  uruchomisz wstawianie serii na kalendarz Standard.
  10. Po wstawieniu serii wyświetl dowolny miesiąc roku, który jest definiowany aby wstawić Święta i wybierz ikonę Wstawianie świąt .
  11. Jeśli w danym roku występują święta przypadające w soboty, należy odnotować dodatkowe dni wolne
    za te święta (podstawa prawna: art. 130 § 2 K.p.). W roku 2018 święto wypadające w sobotę mamy 6.01.2018r, należy zatem pamiętać by oddać pracownikom dzień wolny za to święto.
  12. Sprawdź także czy wymiar czasu pracy w poszczególnych miesiącach jest prawidłowy. Jeśli są miesiące, w których wymiar pomimo zdefiniowania dni i wstawienia świąt jest zawyżony lub zaniżony, powinieneś wprowadzić odpowiednie zmiany ręcznie.
  13. Po sprawdzeniu wymiarów czasu pracy zapisz kalendarz .

 

Zapoznaj się z filmem instruktażowym przedstawiającym definicję kalendarza:




Jak przygotować deklarację rozliczeniową ZUS DRA?

Zanim przejdziesz do naliczenia deklaracji ZUS rozliczeniowej DRA wprowadź Indywidualny numer rachunku składkowego ZUS (tutaj znajdziesz szczegóły dotyczące wprowadzania samego rachunku: W jaki sposób należy wprowadzić Indywidualny numer rachunku składkowego ZUS (NRS)? ).

Przed przygotowaniem deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA należy także naliczyć wszystkie wypłaty, które będą wypłacane w danym miesiącu deklaracji. Zobacz teraz jak przygotowć deklarację ZUS DRA w programie.

  1. Z poziomu modułu Płace i Kadry wybierz Deklaracje ZUS rozliczeniowe.
  2. Dodaj nową Deklarację ZUS DRA za pomocą ikony .
  3. Wybierz przycisk KEDU i wyszukaj wcześniej dodany plik KEDU lub ikoną  dodaj nowy plik. Następnie zatwierdź   .
  4. Nie wypełniaj pola Właściciel (poniżej będzie widoczny wyszarzony napis Pracownicy co oznacza, że wyliczasz deklarację rozliczeniową dotyczącą pracowników razem z Właścicielem)
  5. Deklaracja za miesiąc – ustalasz miesiąc, za który ma być obliczona deklaracja ZUS DRA.
  6. Za pomocą ikony  nalicz deklarację i zapisz .
  7. Po naliczeniu deklaracji możesz ją wyeksportować do programu Płatnik. W tym celu wchodzisz do deklaracji ponownie za pomocą ikony  i wybierasz ikonę Eksport do programu Płatnik  .
  8. Wpisz ścieżkę docelową pliku *.xml. W polu Nazwa pliku musi widnieć nazwa pliku wraz z rozszerzeniem, w przeciwnym wypadku Program Płatnik nie rozpozna pliku (np. C:\DRA12.xml).
  9. Po wpisaniu ścieżki naciśnij . Jeżeli został zaznaczony parametr Otwórz program Płatnik po wyeksportowaniu uruchomiony zostanie Program Płatnik i z poziomu tego programu należy zapisany plik zaimportować
  10. W Programie Płatnik dokonujesz importu dokumentów – wskazując zapisany plik o rozszerzeniu *.xml.
  11. Po zweryfikowaniu poprawności raportów ZUS możesz zamknąć deklarację – w tym celu wróć do formularza deklaracji ZUS i zaznacz pole Zablokowana.
  12. Zapisz formularz deklaracji .

 

Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak naliczyć deklarację DRA:




Płace i Kadry

Płace i Kadry

Nowości

  1. Deklaracje podatkowe

  • Umożliwiono naliczenie deklaracji rocznych na formularzach obowiązujących za rok 2019: PIT-4R(9), PIT-8AR(8), PIT-11(25) z załącznikiem PIT-R(20), PIT -8C(10), IFT-1/1R(15).

W związku z brakiem schem na czas udostępnienia wersji Comarch ERP Optima 2020.1.2 podczas próby wysyłki deklaracji: PIT-11(25) z załącznikiem PIT-R(20), IFT-1/1R(15), PIT 4R(9), PIT-8AR(8), PIT -8C(10) do systemu e-Deklaracje pojawi się komunikat: Deklaracja nie została wyeksportowana z powodu błędów. Eksport niemożliwy. Na dzień udostępnienia wersji nie została opublikowana struktura pliku e-Deklaracji. Eksport będzie możliwy, gdy odpowiedni schemat zostanie opublikowany.

  • Dodano nowe wzory wydruków dla deklaracji podatkowych: PIT-4R(9), PIT-8AR(8), PIT-11(25) z załącznikiem PIT-R(20), PIT -8C(10), IFT-1/1R(15).
  • Umożliwiono przekazanie nowych wzorów deklaracji PIT-11(25), PIT‑4R(9), PIT-8AR(8), PIT-8C(10) do Comarch ERP Optima Pulpit Menadżera.
  • Dostosowano wydruk PIT-2 Oświadczenie pracownika dla celów obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych do nowego wzoru.
  1. Naliczanie deklaracji PIT-11 w wersji 25:

  • Na formularzu PIT-11 wprowadzono zmiany związane z wykazywaniem przychodów otrzymanych przez pracowników, którzy w 2019 roku byli uprawnieni do skorzystania ze zwolnienia z PIT dla młodych:
    • W pozycjach 1 i 5 części E wykazywane są odpowiednio przychody ze stosunku pracy lub umów zleceń, które pracownik otrzymał od stycznia do lipca 2019 oraz w okresie od sierpnia do grudnia 2019, ale które przypadało po dacie ukończenia 26 lat. Podczas sprawdzania czy wynagrodzenie zostało wypłacone po ukończeniu 26 lat porównywana jest data ukończenia przez pracownika 26 lat z datą wypłaty na liście płac, na której była naliczona wypłata.
    • W pozycjach 2 i 6 części E wykazywane są odpowiednio przychody ze stosunku pracy lub umów zleceń, które pracownik otrzymał w okresie od sierpnia 2019 do grudnia 2019 jednak nie później niż do ukończenia 26 lat, od których pracodawca pobierał podatek. W tych pozycjach uwzględniany jest także przychód w wysokości przekraczającej kwotę zwolnioną od podatku.
    • W części G w polach 86, 87 i 88 wykazywany jest przychód, do którego było zastosowane zwolnienie z podatku dla pracowników do 26 lat. W przypadku pracowników oddelegowanych do pracy za granicę wykazywana jest kwota przychodu bez pomniejszenia o 30% diet. Aby w tych pozycjach był uwzględniony przychód pracownik musiał mieć zaznaczony parametr Zwolnienie z PIT dla młodych w momencie naliczania wypłat za 2019 rok. Jeśli w wypłatach zaliczka podatku była ręcznie usuwana przychód nie zostanie zakwalifikowany jako zwolniony.
  • W części E w pozycjach 5 i 6 uwzględniane są przychody z tytułu umów zleceń. Jako umowy zlecenie traktowane są elementy wypłaty, które mają ustawioną pozycję na deklaracji PIT jako PIT-8B 6. Przychody z osobiście wykonywanej działalności w tym umowy zlecenia.
  • W związku z wyjaśnieniami zawartymi w punkcie 17 na deklaracji PIT-11 (25) wypłacone przez zakład pracy zasiłki z ubezpieczenia społecznego powinny być wykazane w części E w pozycji 8.Inne źródła. W związku z tym otrzymane przez pracownika zasiłki, od których była naliczana zaliczka podatku niezależnie od wskazanej pozycji na deklaracji PIT w nieobecności będą wykazane jako Inne źródła.
  1. Naliczanie podatku od składek PPK. Umożliwiono naliczanie podatku od składek PPK finansowanych przez pracodawcę w kolejnym miesiącu, w stosunku do miesiąca, w którym zostały naliczone. W konfiguracji firmy (Konfiguracja/Firma/Płace/Parametry) dodano parametr ‘Nalicz podatek od składek PPK pracodawcy na podstawie składek z bieżącej wypłaty’, który decyduje o momencie powstania przychodu i pobrania podatku od składek PPK finansowanych przez pracodawcę. Ustawienie parametru jest zapamiętywane historycznie. Użytkownik może wskazać, od którego miesiąca deklaracji ma obowiązywać zmiana. Działanie parametru:

  • Zaznaczony (domyślne ustawienie) – podatek jest naliczany na podstawie składek PPK naliczonych w bieżącej wypłacie. Elementy Przychód z tytułu PPK/E, Przychód z tytułu PPK/U, Przychód z tytułu PPK/IFT-1, Przychód z tytułu PPK/PIT-8A są naliczane automatycznie w wypłatach etatowych, umowach, zaliczkach brutto oraz innych, w których zostały naliczone składki PPK. Element nalicza się w kwocie będącej sumą składek PPK podstawowych i dodatkowych pracodawcy pobranej z bieżącej wypłaty i od tej kwoty jest pobierany podatek.
  • Niezaznaczony – podatek od składek PPK finansowanych przez pracodawcę jest naliczany na podstawie kwot składek naliczonych w poprzednim miesiącu deklaracji w stosunku do miesiąca deklaracji, który jest ustawiony na liście płac, na której jest naliczana bieżąca wypłata. Elementy Przychód z tytułu PPK/E, Przychód z tytułu PPK/U, Przychód z tytułu PPK/IFT-1, Przychód z tytułu PPK/PIT-8A są naliczane automatycznie w wypłatach etatowych oraz umowach. W wypłacie etatowej naliczany jest element Przychód z tytułu PPK/E w kwocie będącej sumą składek PPK pracodawcy z poprzedniego miesiąca naliczonych w wypłatach etatowych, innych oraz zaliczkach brutto. W wypłacie umowy elementy Przychód z tytułu PPK/U, Przychód z tytułu PPK/IFT-1, Przychód z tytułu PPK/PIT-8A są naliczane w kwocie składek naliczonych w wypłatach umów. W przypadku, gdy pracownik ma w danym miesiącu kilka wypłat etatowych lub umów przychód z tytułu PPK i podatek jest naliczany tylko w pierwszej wypłacie. W drugiej zostanie doliczony jedynie w przypadku, gdy zostanie usunięty z pierwszej wypłaty. W przypadku zwolnienia pracownika lub zmiany formy zatrudnienia w celu naliczenia podatku od składek PPK z poprzedniego miesiąca należy w miesiącu, w którym powstał przychód naliczyć wypłatę i dodać odpowiedni element Przychód z tytułu PPK/E, Przychód z tytułu PPK/U, Przychód z tytułu PPK/IFT-1 lub Przychód z tytułu PPK/PIT-8A w zależności od tego z jakiego źródła jest to przychód.

Zmiana sposobu naliczania podatku od PPK w trakcie funkcjonowania programu PPK w firmie

  1. W przypadku, gdy do tej pory podatek od PPK był pobierany od razu w wypłacie, w której zostały naliczane składki PPK, aby zmienić sposób naliczania podatku należy w konfiguracji ustawić okres, od którego ma obowiązywać zmiana i odznaczyć parametr ‘Nalicz podatek od składek PPK pracodawcy na podstawie składek z bieżącej wypłaty’. Okres powinien być ustawiony zgodnie z ustawieniami miesiąca i roku deklaracji z listy płac, na której będzie naliczana pierwsza wypłata po zmianie. W wypłacie, której okres deklaracji będzie zgodny z datą zmiany ustawienia parametru nie zostanie naliczony podatek od PPK. W kolejnej wypłacie podatek zostanie naliczony od składek PPK naliczonych w poprzednim miesiącu.

Przykład
Firma naliczała podatek od PPK od razu w wypłacie, w której były naliczane składki i wpłacała je do instytucji finansowej w miesiącu wypłaty wynagrodzenia. Podatek był naliczany w ten sposób do wypłat, które mają ustawiony okres deklaracji jako 12/2019. Firma chce przekazywać wpłaty do PPK do 15. dnia miesiąca kolejnego w stosunku do miesiąca, w którym składki PPK zostały naliczone i w tym miesiącu pobierać podatek od składek finansowanych przez pracodawcę. W konfiguracji firmy Użytkownik powinien odznaczyć parametr ‘Nalicz podatek od składek PPK pracodawcy na podstawie składek z bieżącej wypłaty’ od stycznia 2020. W wypłacie, która będzie wypłacona w styczniu 2020 (decyduje wskazany okres deklaracji na liście płac) podatek od PPK nie zostanie naliczony w ogóle, w związku z tym, że podatek od składek PPK został pobrany w poprzednim miesiącu. W wypłatach wypłaconych w lutym 2020 r. zostanie naliczony podatek od składek PPK ze stycznia 2020 r.

  1. W przypadku, gdy firma przekazywała wpłaty do instytucji finansowej w kolejnym miesiącu, w stosunku do miesiąca, w którym zostały obliczone i podatek od PPK był naliczany dopiero w tym miesiącu (Użytkownik zmieniał domyślnie wyliczoną kwotę przychodu PPK w wypłatach, usuwał standardowy składnik Przychód z tytułu PPK lub stosował niestandardowe elementy), aby zmienić sposób naliczania podatku należy w konfiguracji ustawić okres, od którego ma obowiązywać zmiana i odznaczyć parametr ‘Nalicz podatek od składek PPK pracodawcy na podstawie składek z bieżącej wypłaty’. Okres powinien być ustawiony zgodnie z ustawieniami miesiąca i roku deklaracji z listy płac, od której podatek był pobierany w kolejnym miesiącu. W wypłacie, której okres deklaracji będzie zgodny z datą zmiany ustawienia parametru nie zostanie naliczony podatek od PPK. W kolejnej wypłacie podatek zostanie naliczony od składek PPK naliczonych w poprzednim miesiącu.

Przykład
Firma przekazywała wpłaty do instytucji finansowej do 15. dnia miesiąca kolejnego w stosunku do miesiąca, w którym składki PPK zostały naliczone i w miesiącu wpłaty pobierała podatek od składek finansowanych przez pracodawcę. W wypłatach były wprowadzane ręczne modyfikacje, aby podatek był naliczany na podstawie składek PPK pracodawcy obliczonych w poprzednim miesiącu. Podatek był naliczany w ten sposób od wypłat, które mają ustawiony okres deklaracji jako 10/2019 do 12/2019. Firma chce nadal przekazywać wpłaty do PPK w kolejnym miesiącu. W konfiguracji firmy Użytkownik powinien odznaczyć parametr ‘Nalicz podatek od składek PPK pracodawcy na podstawie składek z bieżącej wypłaty’ od października 2019. W wypłacie, która będzie wypłacona w styczniu 2020 (decyduje wskazany okres deklaracji na liście płac) podatek od PPK zostanie naliczony od składek PPK pracodawcy obliczonych w poprzednim miesiącu.

Przykład
Firma chce przekazywać wpłaty do PPK do 15. dnia miesiąca kolejnego w stosunku do miesiąca, w którym składki PPK zostały naliczone i w tym miesiącu pobierać podatek od składek finansowanych przez pracodawcę. Firma zaczęła naliczać składki PPK dla pracowników od wypłat, które zostały naliczone w listopadzie 2019 (okres deklaracji na liście płac 11/2019). W tych wypłatach Użytkownik nie pobrał podatku od naliczonych składek PPK pracodawcy (element Przychód z tytułu PPK został usunięty). Aby w wypłatach wypłaconych w grudniu i w miesiącach kolejnych podatek był naliczany od składek z poprzedniego miesiąca w konfiguracji firmy Użytkownik powinien ustawić okres jako listopad 2019 i odznaczyć parametr ‘Nalicz podatek od składek PPK pracodawcy na podstawie składek z bieżącej wypłaty’. W wypłacie, która będzie wypłacona w grudniu 2019 (decyduje wskazany okres deklaracji na liście płac) podatek od PPK zostanie naliczony od składek PPK pracodawcy obliczonych w listopadzie 2019.

Zmiany

  1. Wydruk Pracownicy z przychodami. Na wydruku dodano informację o przychodzie, do które było zastosowane zwolnienie z podatku dla młodych. Przychód ten jest wykazywany w nowej kolumnie Przych. zwol. dla młodych. W kolumnie Przychód wykazywany jest przychód, od którego była naliczana zaliczka podatku.



Jak dodać pracownikowi limit Urlopu wypoczynkowego?

W przypadku zatrudniania pracowników w oparciu o umowę o pracę należy pamiętać, że taki pracownik ma prawo do corocznego, nieprzerwanego i płatnego urlopu, którego to nie może się zrzec. Przejdźmy do przypisania pracownikowi limitu urlopy wypoczynkowego.

  1. Z poziomu modułu Płace i Kadry wybierz Kadry.
  2. Ustaw się na wybranym pracowniku a następnie przy ikonie Kalendarz   rozwiń menu dostępnych opcji i wybierz Limity nieobecności.
  3. Za pomocą ikony  dodaj nowy Formularz limitu nieobecności i wybierz typ limitu Urlop wypoczynkowy. Program obliczy wymiar limitu adekwatnie do stażu pracy, daty zatrudnienia oraz wymiaru etatu pracownika.
  4. Zapisz Formularz limitu nieobecności oraz uzupełnioną Listę limitów nieobecności.

Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak dodać pracownikowi limit urlopu wypoczynkowego:




Jak naliczyć zwolnionemu pracownikowi ekwiwalent za niewykorzystany urlop?

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny. Sprawdźmy jak naliczyć zwolnionemu pracownikowi ekwiwalent za niewykorzystany urlop.

  1. Aby poprawnie naliczyć pracownikowi ekwiwalent za niewykorzystany urlop należy uzupełnić datę zwolnienia na formularzu danych kadrowych oraz przeliczyć limit urlopu wypoczynkowego.
  2. Z menu Płace i Kadry wybierz Wypłaty pracowników.
  3. W polu Lista płac wybierz listę płac etatową za ostatni miesiąc zatrudnienia pracownika i nalicz wypłatę za pomocą ikony .
  4. Przejdź na zakładkę Elementy wypłaty i  dodaj element Ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Kwota ekwiwalentu naliczy się automatycznie.  Dodatek zapisz . Po zapisaniu nowy element pojawi się na Elementach wypłaty .
  5. Zapisz Formularz wypłaty .

Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak naliczyć zwolnionemu pracownikowi ekwiwalent za niewykorzystany urlop:




Jak utworzyć zestawienie zaliczek na podatek dochodowy PIT-4R?

Deklarację PIT-4R składa się do urzędu skarbowego w celu dostarczenia informacji o zaliczkach pobranych i odprowadzonych na rzecz urzędu przez płatnika (pracodawcę) na podatek dochodowy od osób fizycznych. Zobacz jak w programie naliczyć zaliczkę na PIT-4 oraz deklarację roczną PIT-4R

  1. Z menu Płace i Kadry wybierz Zaliczki na PIT-4R.
  2. Za pomocą ikony  dodaj nowy Formularz zaliczki na PIT-4R w odpowiedniej wersji.
  3. Określ miesiąc i rok, za który ma być obliczona zaliczka.
  4. Używając ikony  przelicz deklarację.
  5. Możesz zaznaczyć pole Zablokuj deklarację przed zmianami i za pomocą ikony  zapisz formularz.
  6. Na liście pojawi się zamknięte zestawienie, które stanowi część składową dla deklaracji rocznej PIT-4R.
  7. Przeliczenie deklaracji spowoduje automatyczne wygenerowanie płatności do Urzedu Skarobowego. Płatność pojawi się w module Kasa/Bank Preliminarz płatności.

Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak utworzyć zestawienie zaliczek na podatek dochodowy PIT-4R:




Jak rozliczyć nieobecność z poprzedniego miesiąca?

W praktyce zdarzają się sytuacje, gdy po naliczeniu wypłaty pracownik dostarcza nam np. zwolnienie lekarskie. Możemy taką nieobecność rozliczyć w kolejnym miesiącu. Zobacz jak rozliczyć taką nieobecność.

  1. Z menu Płace i Kadry wybierz Listy płac.
  2. Dodaj  nowy Formularz listy płac. Określ bieżący okres, a w polu Miesięcy wstecz zmień wartość z 0 na 1 i zapisz formularz listy płac posługując się ikoną . Ustawienie parametru Miesięcy wstecz z wartością 1 – oznacza, że będziemy rozliczać nieobecność, która nie została wypłacona na liście etatowej za poprzedni miesiąc.
  3. W oknie Wypłaty pracowników za pomocą  wybierz  zdefiniowaną w poprzednim kroku listę płac.
  4. Ustaw się na wybranym pracowniku i otwórz Kalendarz pracownika wybierając ikonę   a następnie nanieś nieobecność w poprzednim miesiącu.
  5. Po wprowadzeniu nieobecności (np. Zwolnienie chorobowe) pracownikowi nalicz wypłatę korzystając z ikony   lub <Insert>. Przejdź na zakładkę Elementy wypłaty – pojawi się tutaj rozliczenie nieobecności z poprzedniego miesiąca np. Wynagrodzenie za czas choroby.

 Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak rozliczyć nieobecność z poprzedniego miesiąca: