Konfiguracja przesyłek
Z poziomu System/Konfiguracja/Firma/Przesyłki istnieje możliwość skonfigurowania poszczególnych przesyłek:
Z poziomu System/Konfiguracja/Firma/Przesyłki istnieje możliwość skonfigurowania poszczególnych przesyłek:
Do poprawnej konfiguracji konta DPD w programie Comarch ERP Optima konieczne jest: – wcześniejsze podpisanie umowy z DPD, – uzyskanie dostępu do DPD Services u opiekuna klienta DPD. Nadawanie przesyłek DPD z poziomu Comarch ERP Optima jest funkcją niezależną od aplikacji Webklient DPD Online (dane dostępowe do DPD Online nie zadziałają w programie Comarch ERP Optima). Przesyłki nadane za pomocą Comarch ERP Optima nie będą widoczne w panelu klienta DPD Online.
Aby skonfigurować współpracę z DPD, w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Przesyłki/ DPD na zakładce [Ogólne] należy zaznaczyć parametr DPD, następnie należy podać login do usługi DPD Services, hasło oraz numer klienta (FID).
Jeśli zostanie zaznaczony parametr Spedytor domyślny, Zlecenia nadania przesyłki domyślnie będą tworzone dla tego spedytora (wymagane w przypadku korzystania z więcej niż jednego spedytora).
Posiadam umowę na stały odbiór paczek – należy zaznaczyć jeśli z DPD jest podpisana tego typu umowa. Wówczas zlecenia z programu są rejestrowane w systemie kuriera wyłącznie celem nadania numeru listu przewozowego i przygotowania etykiet. Nie jest weryfikowana dostępność kuriera w dniu określonym jako data nadania przesyłki.
Zakładka [Szablon spedycji]:
Ogólne:
Aby przesyłka została automatycznie dodana na tworzone Zlecenie nadania przesyłki, na zakładce [Parametry przesyłki] należy zaznaczyć parametr Domyślna przesyłka i wybrać typ przesyłki:
Na Zleceniu nadania przesyłki domyślnie będzie tworzona paczka o zadanym powyżej typie.
Dla poszczególnych typów można określić:
Dla przesyłki paletowej domyślnie ustawiona jest szerokość 80 cm i długość 120 cm.
Jeśli skonfigurowano wagę/ wymiary przesyłki, a nie zaznaczono parametru Domyślna przesyłka, przesyłka o zadanych parametrach nie jest automatycznie dodawana na Zlecenie, natomiast po ręcznym wybraniu na Zleceniu danego typu przesyłki, jej wymiary podpowiedzą się automatycznie zgodnie z ustawionymi w konfiguracji.
W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych – po zaznaczeniu parametru przy generowaniu Zlecenia nadania przesyłki wyliczana jest sumaryczna waga pozycji z dokumentu, na podstawie którego powstało ZNP (waga, która jest brana do wyliczenia znajduje się na formularzu towaru, na zakładce [Dodatkowe]). Jeśli łączna waga pozycji przekracza wagę maksymalną, na zleceniu zostanie ona zaokrąglona do wartości granicznej – 999,99 kg.
Waga ustalona przez użytkownika w konfiguracji jest brana domyślnie dla pojedynczej paczki wskazanej na zleceniu jeżeli:
Na etykiecie przesyłki można drukować dodatkowe informacje, w związku z tym w sekcji Informacje dodatkowe przekazywane do zlecenia można ustawić domyślne parametry:
Na zakładce [Usługi dodatkowe] można określić domyślne usługi dodatkowe dla tworzonych ZNP:
Ustawiaj domyślnie pobranie – po zaznaczeniu parametru na ZNP (zakładka [Paczki i usługi]) będzie zaznaczona opcja Pobranie – parametr dotyczy kwoty, jaka ma zostać pobrana od odbiorcy przesyłki:
Na Zleceniu nadania przesyłki powstałym z Wydania Zewnętrznego:
Deklarowana wartość/ Ubezpieczenie:
Dokumenty zwrotne – usługa, która powoduje, że kurier dostarczając przesyłkę odbierze od odbiorcy podpisany dokument (np. fakturę, umowę..). Po zaznaczeniu tej opcji można wybrać opcję Nr dokumentu – wówczas będzie to dokument, na podstawie którego powstało zlecenie.
Przesyłka zwrotna – usługa polegająca na przyjęciu od odbiorcy, przy wydawaniu mu przesyłki, innej paczki adresowanej do nadawcy przesyłki pierwotnej.
Usługi dodatkowe można modyfikować z poziomu formularza Zlecenia nadania przesyłki (zakładka [Paczki i usługi]).
Zakładka [Parametry wydruku]:
DPD udostępnia dwa formaty wydruku listu przewozowego: A4 oraz A6 (Etykieta).
W zależności od wybranego formatu dostępne są dwa rozszerzenia plików:
W menu głównym programu na zakładce [Ogólne], pod przyciskiem – Nadanie przesyłki dostępna jest lista przesyłek kurierskich.
Lista zawiera kolumny:
Dodatkowo dla listy można wybrać kolumny:
Numer protokołu odbioru – nadawany podczas wydruku protokołu odbioru z poziomu listy zleceń bądź z formularza.
Numer zlecenia odbioru – numer zlecenia nadany przez firmę kurierską.
Lista jest obsługiwana przez standardowe przyciski Dodaj, Usuń, Zmień.
W dolnej części listy oprócz standardowych filtrów, możliwe jest filtrowanie według Statusu z dokumentu Zlecenia nadania przesyłki oraz statusu przesyłki nadawanego przez firmę kurierską.
Dodatkowo na liście przesyłek kurierskich dla pozycji zaznaczonych na liście bądź dla podświetlonego zlecenia dostępne są:
– Zamów kuriera. Przycisk pozwala na seryjne zamówienie kuriera dla zaznaczonych zleceń.
Po wybraniu tej opcji generowane jest okno, w którym należy określić datę i przedział czasowy, w którym ma przyjechać kurier:
Jeżeli w konfiguracji firmy kurierskiej zaznaczono Posiadam umowę na stały odbiór przesyłek, wówczas ta opcja nie zamawia kuriera, ale służy tylko do zarejestrowania wybranych zleceń w systemach kuriera celem nadania nr przewozowego i wydrukowania potrzebnych dokumentów przewozowych. Dla DPD okno Planowany przyjazd kuriera nie pojawia się.
Jeżeli zlecenie nie może zostać zarejestrowane w logu z operacji pojawi się odpowiedni komunikat i zostanie ono pominięte. Pozostałe zlecenia zostaną przesłane do spedytora i zostaną im nadane numery listów przewozowych.
Błędy zwrócone przez serwis kuriera DPD będą wyświetlane w kolumnie Błąd walidacji oraz w dedykowanym polu na formularzu ZNP.
– Drukuj protokół odbioru. Opcja powoduje nadanie nr protokołu odbioru na poszczególnych zleceniach. W przypadku kilku adresów nadawczych, drukowane jest tyle PO, ile adresów nadawczych na zleceniach. W zależności od ustawień (menu System/ Konfiguracja/ Stanowisko/ Ogólne/ Przesyłki) wydruk może być wysyłany bezpośrednio na drukarkę domyślną lub do plików, zapisywanych we wskazanej w konfiguracji lokalizacji.
– Drukuj list przewozowy – seryjny wydruk listów przewozowych dla zleceń zaznaczonych na liście. W zależności od ustawień (menu System/ Konfiguracja/ Stanowisko/ Ogólne/ Przesyłki) wydruk może być wysyłany bezpośrednio na drukarkę domyślną lub do plików, zapisywanych we wskazanej w konfiguracji lokalizacji.
Nadanie przesyłki jest możliwe również z listy oraz formularza dokumentu Faktury Sprzedaży, Paragonu, Faktury Pro Forma, Faktury Zaliczkowej oraz w przypadku modułów Handel, Handel Plus z listy oraz formularza dokumentu Rezerwacji Odbiorcy i Wydania Zewnętrznego, a także Rozchodu Wewnętrznego i Przesunięcia Międzymagazynowego. Opcja generowania ZNP jest dostępna na górnej wstążce . Utworzone w ten sposób ZNP jest powiązane ze wskazanym wcześniej dokumentem. Dane odbiorcy z dokumentu handlowego lub magazynowego zostaną przeniesione do pól związanych z odbiorcą na zleceniu. Dane nadawcy (uzupełnione na adresach oddziałów w konfiguracji) przenoszą się zgodnie z poniższymi zasadami:
Do jednej Faktury Sprzedaży/ Paragonu/ Wydania Zewnętrznego/ Rezerwacji Odbiorcy/ Faktury Pro Forma/ Rozchodu Wewnętrznego/ Przesunięcia Międzymagazynowego użytkownik może utworzyć wiele zleceń.
Jeśli w konfiguracji (System/Konfiguracja/Firma/Przesyłki/DPD) zaznaczono, aby kwota pobrania/ deklarowana wartość/ ubezpieczenie pobierane były z dokumentu (dla parametru Pobranie lub Deklarowana Wartość/Ubezpieczenie), to dla dokumentów MM i RW wartość pobrania lub ubezpieczenia uzupełniana jest na dokumencie ZNP na podstawie wartości netto dokumentu. Dla pozostałych dokumentów wartość pobrania lub ubezpieczenia uzupełniana jest na podstawie wartości brutto z dokumentu.
Powiązanie między dokumentami będzie widoczne na zakładce [Dokumenty]. Z tego poziomu będzie możliwy pogląd dokumentów skojarzonych.
Na dokument, z którego utworzono Zlecenie nadania przesyłki przenoszony jest Nr listu przewozowego ze zlecenia (jest on widoczny na formularzu dokumentu, na zakładce [Kontrahent]). Należy pamiętać, że nr listu przewozowego nie jest przenoszony, na dokumenty powiązane z dokumentem, z którego utworzono ZNP.
Dla wszystkich dostępnych kurierów jest możliwość seryjnego tworzenia Zleceń Nadania Przesyłki dla zaznaczonych dokumentów: Faktur Sprzedaży, Paragonów, Rezerwacji Odbiorcy, Wydań Zewnętrznych, Faktur Pro Forma, Rozchodów Wewnętrznych, Przesunięć Międzymagazynowych. Dla zaznaczonych dokumentów tworzony jest jeden dokument ZNP do jednego dokumentu, na takich samych zasadach jak podczas tworzenia przesyłki z poziomu formularza dokumentu.
Dla dokumentów mających tego samego odbiorcę i adres nadawczy jest możliwość zagregowania zaznaczonych dokumentów do jednego Zlecenia Nadania Przesyłki. W związku z tym, w konfiguracji (System/Konfiguracja/Firma/Przesyłki) dla poszczególnych kurierów na zakładce [Szablon spedycji] należy zaznaczyć parametr Seryjne generowanie przesyłek – jedno ZNP dla zaznaczonych. W przypadku tworzenia Zlecenia Nadania Przesyłki z poziomu dokumentów:
Jeżeli w konfiguracji na zakładce [Parametry przesyłki] zaznaczono parametr: W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych, to przy seryjnym generowaniu Zlecenia nadania przesyłki waga ta zostanie zsumowana z dokumentów agregowanych do jednego Zlecenia nadania przesyłki.
Jeżeli, żaden z powyższych parametrów nie jest zaznaczony, to przy seryjnym generowaniu Zlecenia nadania przesyłki zostanie przeniesiona waga ustalona przez użytkownika dla konkretnej kategorii paczki (dla DPD, DHL, SENDIT) lub usługi (dla Poczty Polskiej).
W sytuacji gdy, w konfiguracji w sekcji Usługi dodatkowe zaznaczona zostanie opcja Ustawiaj domyślnie pobranie oraz jeśli forma płatności na dokumencie to: np. przelew, to w momencie seryjnego generowania dokumentów ZNP z listy dokumentów opcja Pobranie zostanie zaznaczona na formularzu ZNP tylko dla tych dokumentów, które spełniają warunek dotyczący formy płatności. W pole Pobranie zostaną przeniesione kwoty z dokumentu lub ustalona w zależności od ustawień w konfiguracji.
Pozostałe ustawienia są przenoszone na ZNP analogicznie jak na dokument ZNP tworzony z poziomu formularza dokumentu.
Zasady seryjnego tworzenia jednego ZNP, gdzie agregowane będą pozycje z kilku dokumentów dla tego samego odbiorcy (w konfiguracji zaznaczony parametr Seryjne generowanie przesyłek – jedno ZNP dla zaznaczonych dokumentów):
Dokument X1 jest wystawiony na magazyn ‘MAG Kraków’, natomiast dokument X2 – na ‘MAG Lublin’.
W powyższym przypadku dokumenty te, zostaną zagregowane do jednego dokumentu ZN, gdyż dokument X1 ma magazyn powiązany z adresem oddziału, natomiast na dokumencie X2 magazyn nie posiada powiązania z adresem oddziału, więc pobierany jest domyślny adres oddziału – w tym przypadku ‘MAG Kraków’
Przy generowaniu przesyłek dla zaznaczonych dokumentów w przypadku, gdy zostaną zaznaczone także Faktury Zaliczkowe, to w logu otrzymamy stosowne ostrzeżenie w celu weryfikacji, czy dla danej faktury zaliczkowej ma zostać wygenerowana przesyłka.
Aby nadawać paczki z programu za pośrednictwem Sendit należy zaznaczyć parametr Sendit i przeprowadzić konfigurację konta.
Konto do współpracy z Comarch ERP Optima powinno być założone z poziomu programu. Nie ma możliwości współpracy z kontami założonymi poprzez serwis Sendit. Aby skonfigurować konto NIP wpisany w pieczątce firmy musi być zgodny z numerem NIP zapisanym na Certyfikacie Rejestracji Oprogramowania wystawionym przez Comarch. Jeżeli numery NIP nie będą zgodne, konfiguracja konta Sendit nie będzie możliwa.
Jeśli zostanie zaznaczony parametr Spedytor domyślny, Zlecenia nadania przesyłki domyślnie będą tworzone dla tego spedytora (wymagane w przypadku korzystania z więcej niż jednego spedytora).
Zakładka [Ogólne]
Na zakładkę [Ogólne] pobierane są dane adresowe z Pieczątki Firmy. Następnie należy wprowadzić:
Przed wysyłką zlecenia zawsze wyświetl wycenę – jeżeli parametr będzie zaznaczony, podczas zamawiania kuriera z poziomu dokumentu Zlecenia Nadania Przesyłki zostanie wyświetlona wycena dla przesyłki. Przy seryjnym zamawianiu kuriera z poziomu listy dokumentów w logu pojawi się ostrzeżenie: ZNP/X/20XX: Wymagana wycena przed wysłaniem zlecenia. Przy wyłączonym parametrze, po wciśnięciu przycisku Zamów kuriera zlecenie zostanie od razu przesłane do serwisu Sendit. Przy zaznaczonym parametrze nie jest możliwe seryjne zamówienie kuriera z listy zleceń.
Aby zarejestrować nowe konto, należy wybrać opcję Załóż konto w Sendit:
Adres e-mail jest przenoszony z okna konfiguracji i staje się loginem do serwisu Sendit. Aby założyć konto, należy wprowadzić hasło (6-30 znaków alfanumerycznych) oraz zaakceptować regulamin (dostępny pod przyciskiem Regulamin) i zgodę na przetwarzanie danych, a następnie wcisnąć przycisk Załóż konto.
Na adres e-mail podany przy rejestracji przesłana zostanie wiadomość o założeniu konta z prośbą o przesłanie dokumentów rejestracyjnych firmy. Wysyłanie Zleceń Nadania Przesyłki możliwe będzie od razu po założeniu konta.
Podczas każdego połączenia z serwisem Sendit sprawdzane jest, czy adres firmy i dane kontaktowe w Sendit i w Comarch ERP Optima są takie same. Jeżeli się różnią, zostaną zaktualizowane po stronie Sendit.
Jeżeli użytkownik zakładał już z poziomu programu konto, które z jakiejś przyczyny obecnie nie jest dostępne (np. zostało odłączone przez użytkownika, założono nową bazę, program został zainstalowany na innym stanowisku), pod przyciskiem Odzyskaj poprzednią konfigurację możliwe jest ponowne jego podłączenie. Należy wówczas podać hasło do tego konta oraz ponownie zaakceptować regulamin i zgodę na przetwarzanie danych.
Aby ustawić nowe hasło, po wciśnięciu przycisku Zresetuj hasło użytkownik zostanie przekierowany na stronę Sendit.pl.
Po założeniu nowego lub podłączeniu już istniejącego konta w oknie konfiguracji wyświetlone zostaną przyciski:
Zresetuj hasło, Zmień hasło – po wciśnięciu przycisku użytkownik zostanie przekierowany na stronę Sendit.pl w celu resetu lub zmiany hasła.
Odłącz konto – po zatwierdzeniu komunikatu powiązanie z kontem w Sendit zostanie usunięte, funkcjonalność będzie wyłączona.
Jeżeli konto Sendit zostanie odłączone lub program nie będzie na gwarancji, funkcjonalność będzie działać w trybie tylko do odczytu.
W sytuacji, kiedy zmieniony zostanie klucz do programu, aby konto działało poprawnie konieczne będzie jego odłączenie i ponowne podłączenie.
Zakładka [Szablon spedycji]:
Ogólne:
Należy wybrać domyślną numerację i opcjonlanie domyślną serię dla dokumentów Zlecenia Nadania Przesyłki. Nowe schematy numeracji i serie dla dokumentu Zlecenia Nadania Przesyłki można dodać w Konfiguracji Firmy/ Definicje dokumentów/ Wspólne/ Zlecenie nadania paczek oraz Serie dokumentów.
Ponadto na zakładce [Parametry przesyłki] można określić za pomocą liczb całkowitych domyślne parametry paczki (kartonu o kształcie prostopadłościanu lub koperty) dodawanej na tworzone Zlecenie nadania przesyłki:
Na Zleceniu nadania przesyłki domyślnie będzie tworzona paczka o zadanych parametrach.
Aby paczka została automatycznie dodana na zlecenie należy zaznaczyć parametr Dodaj paczkę na nowe zlecenie.
W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych – po zaznaczeniu parametru przy generowaniu Zlecenia nadania przesyłki wyliczana jest sumaryczna waga pozycji z dokumentu, na podstawie którego powstało ZNP (waga, która jest brana do wyliczenia znajduje się na formularzu towaru, na zakładce [Dodatkowe]). Jeśli łączna waga pozycji przekracza wagę maksymalną, na zleceniu zostanie ona zaokrąglona do wartości granicznej – 999 kg.
Waga ustalona przez użytkownika w konfiguracji jest brana domyślnie dla pojedynczej paczki na zleceniu jeżeli:
Na zakładce [Usługi dodatkowe] można określić domyślne usługi dodatkowe dla tworzonych ZNP:
Ustawiaj domyślnie pobranie – po zaznaczeniu parametru na ZNP (zakładka [Paczki i usługi]) będzie zaznaczona opcja Pobranie – parametr dotyczy kwoty, jaka ma zostać pobrana od odbiorcy przesyłki. Dla opcji Pobranie wymagane jest uzupełnienie rachunku bankowego na pierwszej zakładce [Ogólne].
Deklarowana wartość/ Ubezpieczenie (wartość maksymalna ubezpieczenia to 50 000,00 PLN):
Usługi dodatkowe można modyfikować z poziomu formularza Zlecenia nadania przesyłki (zakładka [Paczki i usługi]).