Definiowanie list płac

Cel ćwiczenia: Definiowanie listy płac etatowej, na której będzie wypłacane wynagrodzenie dla pracowników.

Wybieramy z menu głównego modułu Płace i Kadry Listy płac.
Otwieramy nowy Formularz listy płac i wybieramy (pod przyciskiem Dokument) schemat numeracji o symbolu E (Etat).
- Rodzaj: Etat
- Data wypłaty: ostatni dzień bieżącego miesiąca
- Okres Od: pierwszy dzień bieżącego miesiąca, Do: ostatni dzień bieżącego miesiąca
- Deklaracja za: bieżący miesiąc (dotyczy deklaracji PIT i ZUS)
- Opis – wpisujemy: Wypłaty etatowe za (nazwa bieżącego miesiąca i rok)
- Miesięcy wstecz: 0 (rozliczamy tylko bieżący okres)
Zapisujemy formularz – widzimy listę w kolorze zielonym, czyli jest w buforze.

Korekta schematu płatności na formularzu wypłaty

W kadrach został ustalony następujący schemat płatności dla pracownika – połowa kwoty netto wynagrodzenia ma być przelewana na rachunek bankowy, a druga połowa ma być pobierana w formie gotówki w kasie. Po naliczeniu wypłaty pracownik zwraca się z prośbą, aby część wynagrodzenia, którą miał odebrać w kasie przelać na podane wcześniej konto. Aby nie usuwać naliczonej już wypłaty korekty płatności dokonujemy bezpośrednio na formularzu wypłaty.

Edytujemy formularz wypłaty.
Wybieramy schemat płatności
Zaznaczam flagę ‘ręczna korekta płatności w wypłacie’ – opcja ta pozwoli zmieniać schemat płatności ustalony dla pracownika w kadrach.
Kasujemy na liście płatności pozycję dotyczącą gotówki.
Edytujemy formularz płatności ‘przelewowej’ i ręcznie modyfikujemy kwotę przelewu (w tym przypadku kwota przelewu = wartości netto wypłaty).

Dopełnienie do minimalnej

Program kontroluje, czy wynagrodzenie pracownika naliczone za czas przepracowany nie jest za niskie i czy nie należy dopełnić go do obowiązującego w danym roku minimalnego wynagrodzenia. Kwotę minimalnego wynagrodzenia podajemy w Konfiguracji programu/ Płace/ Wynagrodzenia. Jeśli po wyliczeniu wypłaty zostały dokonane zmiany w wypłacie (dodano, usunięto składnik wypłaty) konieczne jest usunięcie i ponowne dodanie elementu „Wyrównanie do najniższego wynagrodzenia” w celu obliczenia przez program odpowiedniej kwoty. Przeliczenie (piorunek) w elemencie wypłaty nie działa. Wyrównanie do minimalnej o zerowej wartości nie pojawia się w wypłacie, na wydrukach list płac i kwitkach wypłat. Zasady obliczania wyrównania wynagrodzenia do płacy minimalnej określa Ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz.U. z 2005 r. nr 157, poz.1314 ze zm.).

W konfiguracji firmy [Konfiguracja / Firma/ Płace/ Parametry] jest dostępny parametr ‘Nie licz wyrównania do najniższego wynagr. przy pomniejszeniu za zwolnienie chorob.’. Użytkownik może zdecydować czy w przypadku, gdy pracownik w danym miesiącu ma nieobecność typu ZUS i w związku z tym nie osiąga minimalnego wynagrodzenia odpowiedniego do czasu przepracowanego, ale przed pomniejszeniem za tą nieobecność miał zagwarantowane wynagrodzenie w kwocie odpowiadającej minimalnemu wynagrodzeniu za godziny przepracowane łącznie z czasem pracy przypadającym w okresie nieobecności ZUS Wyrównanie do najniższego wynagrodzenia ma zostać naliczone w wypłacie. Podczas weryfikowania czy pracownik miał zagwarantowane minimalne wynagrodzenie uwzględniane są naliczone w wypłacie elementy zaliczane do najniższego wynagrodzenia (zaznaczony parametr ‘Przyrównuj do najniższego wynagrodzenia’ w typie wypłaty) przed pomniejszeniem za nieobecności typy ZUS np. zwolnienie chorobowe. Jeśli pracownik nie miał zagwarantowanego minimalnego wynagrodzenia wyrównanie do najniższego wynagrodzenia zostanie naliczone pomimo zaznaczenia paranetru.

Zmiana daty wypłaty wynagrodzeń, a podstawa do urlopu

W sytuacji, gdy data wypłaty wynagrodzeń zostanie zmieniona z końca miesiąca na do 10-go następnego miesiąca i w konfiguracji firmy zostanie zaznaczony parametr średnia do urlopu według daty wypłaty to należy wygenerować zerową listę płac typu Inna.

Przykład

Pracownik otrzymał wynagrodzenie:

za czerwiec – data wypłaty 30 czerwca,
za lipiec – data wypłaty 5 sierpnia,
za sierpień – data wypłaty 5 września (w sierpniu pracownik był cały miesiąc na urlopie bezpłatnym)
za wrzesień – data wypłaty 5 października (we wrześniu ma urlop wypoczynkowy).

Wyliczając wynagrodzenie za czas urlopu wykorzystanego we wrześniu, program wylicza średnią cofając się 3 miesiące wstecz. Zgodnie z przepisami odrzuca miesiąc sierpień, w którym miał urlop bezpłatny, powinien uwzględnić średnią z trzech miesięcy patrząc po dacie wypłaty tj.: sierpień, lipiec, czerwiec.

W miesiącu lipcu nie wystąpiła żadna wypłata, aby ten miesiąc uwzględnił w podstawie obliczeniowej urlopu należy utworzyć listę płac typu „Inne” z zerową wartością i datą wypłaty lipca.

Rozliczanie wypłat w walucie obcej

Z uwagi na coraz częściej występującą sytuację zatrudniania pracowników poza Polską i wypłacania im wynagrodzeń w walucie obcej (przy zachowaniu polskich przepisów podatkowych i składkowych przy naliczaniu wypłat) i braku modułu Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus (funkcjonalności dla rozliczania osób oddelegowanych) w module Kasa/Bank – Preliminarz płatności istnieje możliwość przeliczenia wypłaty (kwoty netto) na inną walutę, niż wynika z dokumentu źródłowego według kursu aktualnego na dany dzień. Oznacza to, że wypłaty są policzone w walucie PLN, tym samym powstają zdarzenia w walucie PLN, a w Preliminarzu płatności jest możliwość przeliczenia wypłaty na wybraną – przez użytkownika – walutę obcą.

W Konfiguracji/ Program/ Ogólne/ Waluty należy dodać waluty, które będą potrzebne do przeliczeń wynagrodzenia. Należy uzupełnić kurs waluty (np. przez import z NBP). Następnie trzeba sprawdzić czy są naliczone wypłaty. Jeśli nie ma, należy je naliczyć i zamknąć. Po wykonaniu wymienionych czynności, można przejść do modułu Kasa/Bank – Preliminarz płatności i dokonać zmiany waluty w płatnościach z PLN na inną.

Uwaga

Funkcja przeliczania wypłaty na inną walutę dostępna jest tylko dla wypłat o statusie Zamknięta. Płatność (w preliminarzu płatności) ma status Do realizacji.

W module Kasa / Bank – Preliminarz płatności można zmienić walutę na inną niż PLN dla pojedynczej wypłaty lub seryjnie:

zmiana waluty na pojedynczej płatności pracownika należy edytować płatność ikoną lupki lub 2-krotnie klikając, przejść na zakładkę Rozliczenia, w polu Waluta rozl. wybrać z rozwijanej listy walutę,
seryjna zmiana waluty rozliczenia – funkcja działa dla zaznaczonych zdarzeń, i tak po zaznaczeniu płatności, należy nacisnąć prawy klawisz myszy, pojawi się menu kontekstowe i wybieramy opcję Zmień walutę rozliczenia. Pojawi się pytanie, które potwierdzamy TAK, następnie podajemy informacje dotyczące wybranej waluty (innej niż PLN).

Uwaga

W przypadku, gdy na dany dzień nie będzie podanego kursu wybranej waluty, należy kurs wprowadzić ręcznie.
W danej płatności – zakładka [Rozliczenia], pole Waluta rozliczenia aktywne jest tylko wtedy, gdy w polu Waluta dokumentu wybrano walutę PLN. W przeciwnym wypadku będzie nieaktywne (wyszarzone).
Pole Waluta rozliczenia będzie nieaktywne również wtedy, gdy dokument został już rozliczony przynajmniej częściowo.

Po zmianie waluty w płatnościach – wszystkie wydruki płacowe z kwotami płatności: gotówka i ROR drukowane są zawsze w PLN (w walucie systemowej). Dotyczy to wydruków:

Kwitek wypłaty (z formularza listy płac i z listy Wypłaty pracowników),
Lista płac skrócona (obydwa – j.w.),
Lista płac szczegółowa (z czasem pracy i bez),
Lista ROR,
Lista wypłat gotówkowych,
Zestawienia list płac (z formularza listy płac i z listy list płac).

Seryjne naliczenie wypłat etatowych

Cel ćwiczenia: Dla zaznaczonych osób naliczamy seryjnie wynagrodzenia.

W oknie Wypłaty pracowników dla listy etatowej za bieżący miesiąc zmieniamy filtr na Bez wypłat – widzimy pozostałe osoby, które nie mają jeszcze naliczonych wypłat (są widoczne w kolorze szarym). Zaznaczamy wszystkich pracowników za pomocą klawiszy <Ctrl>+<A>. Ikoną plusa uruchamiamy seryjne naliczenie wypłat. Po zakończeniu operacji pojawi się log z informacją
o naliczeniu wypłat dla poszczególnych pracowników
W oknie Wypłaty pracowników z filtrem Wszyscy, dla wybranej listy etatowej za bieżący miesiąc widzimy, że każdy pracownik ma naliczoną wypłatę, wyświetlane w kolorze zielonym, można je jeszcze modyfikować.

Ograniczenie zdrowotnego do wysokości podatku

Program posiada funkcjonalność pozwalającą na ograniczenie składki na ubezpieczenie zdrowotne do wysokości podatku. Brane są przy tym pod uwagę wszystkie wypłaty w danym miesiącu deklaracji. Wyliczono pierwszą wypłatę, w której nastąpiło ograniczenie zdrowotnego. Dla tego samego pracownika realizujemy inną wypłatę, np. premię i przy naliczaniu premii, program uwzględni ograniczenie składki zdrowotnej z pierwszej wypłaty.