Jak poprawić dane kontrahenta na zatwierdzonym dokumencie?

Niekiedy zdarza się, że dane kontrahenta na zatwierdzonym dokumencie odbiegają od stanu rzeczywistego, lub zostały omylnie wprowadzone do programu Comarch ERP Optima.

W takim przypadku możliwe jest skorzystanie z funkcji Aktualizacja danych kontrahenta, która powoduje zaktualizowanie danych kontrahenta na zatwierdzonym dokumencie po wcześniejszym ich poprawieniu na jego karcie.

Należy na tym miejscu podkreślić, że Aktualizacja danych kontrahenta może być przeprowadzona dla kilku dokumentów równocześnie, pod warunkiem, że dokumenty te zostały wystawione na jednego kontrahenta.

Aby funkcja była dostępna należy w menu System/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy na karcie konkretnego Operatora -> zakładka Parametry zaznaczyć parametr: Aktualizacja kontrahenta na dokumencie.




Jak zmienić dane na zatwierdzonym dokumencie?

Dokument w buforze (kolor zielony) można dowolnie modyfikować. Jeżeli dokument zostanie zatwierdzony na stałe (będzie on na liście dokumentów w kolorze czarnym) oznacza to, że jest ograniczona możliwość modyfikowania dokumentu. Możliwa jest tylko:

  1. Zmiana danych kontrahenta na zatwierdzonym dokumencie (na karcie operatora należy zaznaczyć parametr Aktualizacja kontrahenta na dokumencie, wówczas funkcja będzie dostępna na liście dokumentów pod prawym przyciskiem myszy).
    Szerszy opis znajduje się w pytaniu: Jak poprawić dane kontrahenta na zatwierdzonym dokumencie?
  2. Zmiana opisu i osoby odbierającej na dokumencie i na pozycji dokumentu (na karcie operatora należy zaznaczyć parametr Zmiana opisu i osoby odbierającej na dok.).
  3. Zmiana kategorii na zatwierdzonym dokumencie (na karcie operatora należy zaznaczyć parametr Zmiana kategorii na niezaksięgowanym dok.).
  4. Zmiana atrybutów na zatwierdzonym dokumencie. Na karcie operatora należy zaznaczyć parametr Zmiana atrybutów na zatwierdzonym dok. Operator będzie miał możliwość zmiany atrybutu na dokumentach niezaksięgowanych pomimo, że zostały zapisane na stałe.

Karty operatorów znajdują się w menu System/Konfiguracja/Program/Użytkowe/Operatorzy. Dwukrotne kliknięcie na konkretnym operatorze podniesie jego kartę.

Jeżeli muszą być zmienione inne dane niż wymienione powyżej, pozostaje wystawienie korekty danych lub anulowanie dokumentu i wystawienie go jeszcze raz (można wykorzystać numer dokumentu anulowanego: należy wprowadzić go ręcznie w polu AUTO). Funkcja anulowania jest dostępna na liście dokumentów pod prawym klawiszem myszy. Jej działanie zostało opisane w pytaniu: Kiedy można anulować dokument? Dokument anulowany zostaje na liście w kolorze czerwonym.

Korektę można wykonać z poziomu listy dokumentów, rozwijając menu dostępne obok przycisku korekty.

Dostępne korekty dla:

a) faktur sprzedaży, to:

  • korekta ilości,
  • korekta wartości (ceny),
  • korekta kursu waluty,
  • korekta stawki VAT,
  • korekta zbiorcza/rabat,
  • korekta danych.

Korektę można wykonać z poziomu listy dokumentów, rozwijając menu dostępne obok przycisku korekty:

b) faktur zakupu, to:

  • korekta ilości,
  • korekta wartości (ceny),
  • korekta kursu waluty,
  • korekta stawki VAT,
  • nota korygująca,
  • korekta graniczna/cło.

Korektę można wykonać z poziomu listy dokumentów, rozwijając menu dostępne obok przycisku korekty:




Kiedy można anulować dokument?

Jeżeli dokument zapisany jest na stałe (na liście w kolorze czarnym) można go anulować i wystawić nowy z tym samym numerem. Dokument, który ma być anulowany należy podświetlić na liście i pod prawym klawiszem myszy wybrać opcję Anulowanie faktury.

Często przy próbie anulowania dokumentów możemy spotkać się z komunikatem:

Nie można anulować dokumentu. Dokument posiada rozliczone płatności.

Oznacza on, że dokument został już rozliczony. Dokumenty wystawione na gotówkę rozliczane są automatycznie w momencie zapisu dokumentu.

Rozliczenie można usunąć ręcznie np. z poziomu menu Kasa/Bank / Preliminarz płatności. Na liście dokumentów należy otworzyć dokument, który chcemy anulować. Następnie  na zakładce Rozliczenia w tabelce zaznaczamy dokument i klikamy Usuń.

Zapis kasowy/ bankowy należy usunąć ręcznie z poziomu menu Kasa/Bank/ Zapisy kasowe/bankowe.

Jeżeli w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Kasa i Bank/ Parametry zaznaczony zostanie parametr: Kasowanie rozliczeń przy kasowaniu i anulowaniu dokumentów, to podczas anulowania dokumentu zapis kasowy/ bankowy zostanie automatycznie usunięty.

Zasady automatycznego usuwania zapisów kasowych:

  • Zapis kasowy zostanie usunięty, jeśli powstał automatycznie w chwili zatwierdzenia faktury.
  • Jeśli faktura była rozliczana „ręcznie” – rozpięte zostanie jedynie powiązanie pomiędzy fakturą a odpowiednim zapisem. Zapis pozostanie w raporcie ze statusem Nierozliczony.

Dokumenty anulowane zostają na liście w kolorze czerwonym (nie mają wpływu na płatności, ani na stany magazynowe, pozostają tylko informacyjnie, jako ślad wykonanej operacji w programie). Nie zalecamy ich usuwania, ale jeśli to będzie konieczne, usunąć je może Autoryzowany Partner Comarch narzędziami serwisowymi.

Jeśli dokument został zaksięgowany, przed jego anulowaniem należy cofnąć księgowanie.




Jak usunąć kontrahenta ?

Jeżeli dany kontrahent został w programie Comarch ERP Optima wykorzystany na jakimś dokumencie, wówczas nie można go usunąć z bazy danych, można natomiast na karcie kontrahenta na zakładce Handlowe zaznaczyć parametr Nieaktywny.

Po zaznaczeniu tego parametru, kontrahent nie będzie widoczny na liście z poziomu Ogólne/ Kontrahenci chyba, że zaznaczymy parametr Nieaktywni (znajduje się pod listą), wówczas wyświetli się na liście w kolorze czerwonym.

Na dokumencie będzie istniała możliwość wyboru takiego kontrahenta – żeby zablokować możliwość wystawiania dokumentów rozchodowych na kontrahenta nieaktywnego można zaznaczyć na jego karcie (na zakładce Handlowe) parametr Blokada wystawiania dok. rozchodowych.




Czy można wykorzystać numer dokumentu anulowanego?

Tak, dokument anulowany zwalnia numer, ale nie zostanie on automatycznie uzupełniony, dlatego wystawiając kolejny dokument należy w polu AUTO , na formularzu dokumentu (zakładka Ogólne) wpisać ręcznie numer dokumentu anulowanego.




Kiedy można usunąć dokument?

Jeżeli dokument znajduje się w buforze (na liście w kolorze zielonym) można użyć opcji Usuń po zaznaczeniu dokumentu (przycisk kosza ). Jeśli natomiast dokument nie jest już w buforze, można go jedynie anulować.

Szczegóły na temat anulowania dokumentów znajdują się w pytaniu: Kiedy można anulować dokument?




Jak ustawić autonumerację kodu towaru jako kod EAN?

Jeżeli w konfiguracji dla autonumeracji (System/ Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Autonumeracja i kody EAN) zaznaczono Autonumeracja kodów towarów oraz w Schemacie numeracji wybrano kod EAN i zaznaczono parametr Generuj kod EAN automatycznie przy dodawaniu nowej karty, po podniesieniu nowej karty w polu EAN pojawi się automatycznie kod EAN, a w polu z kodem towaru będzie napis <AUTO>. Kod towaru w postaci kodu EAN zostanie nadany dopiero w momencie zapisu karty.

Jeśli parametr Generuj kod EAN automatycznie przy dodawaniu nowej karty jest wyłączony, to użytkownik nie będzie mógł zapisać karty towaru bez wygenerowania/wpisania kodu EAN lub ręcznego uzupełnienia kodu towaru w sytuacji, jeśli w polu z kodem będzie <AUTO>.

Polecamy obejrzenie filmu instruktażowego. Film znajduje się tutaj lub z poziomu programu Comarch ERP Optima (Pomoc/ Filmy instruktażowe w sekcji Handel).