Dokument bilansu otwarcia

Formularz obsługują standardowe przyciski, opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie niniejszego podręcznika.

W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tego formularza.

Dokument – pole na numer dokumentu. Jest on tworzony automatycznie na podstawie schematu numeracji. Schemat numeracji jest ustawiany w Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Bilans otwarcia. Dokładny opis sposobu ustalania numeracji jest umieszczony w części podręcznika opisującej Konfiguracje.

Kategoria – w przypadku bilansu otwarcia w polu tym wprowadzamy opis zdarzenia gospodarczego.

Data księg. – data wprowadzenia bilansu otwarcia.

Bufor – jeżeli parametr jest zaznaczony, to użytkownik może dowolnie modyfikować dany dokument bilansu otwarcia. Odznaczenie tego parametru powoduje zatwierdzenie bilansu otwarcia.

Uwaga
Jeśli inicjalizacja BO nastąpiła na podstawie zapisów z poprzedniego roku, znajdujących się w buforze (poprzedni okres obrachunkowy nie został zamknięty), nie jest możliwe zapisanie BO na trwałe. W programie pojawia się komunikat: Poprzedni okres obrachunkowy nie został zamknięty

Korekta bilansu otwarcia – parametr zaznaczany tylko w przypadku zapisów związanych z korektami danego bilansu otwarcia.

Wpływa na bilans zamknięcia okresu poprzedniego – parametr aktywny tylko w przypadku, gdy zaznaczona jest Korekta bilansu otwarcia. Powoduje zmianę wartości w bilansie zamknięcia poprzedniego okresu obrachunkowego.

Wprowadził, zmodyfikował – tutaj wprowadzane są kody operatorów, którzy wprowadzili i zmodyfikowali zapis.

Kwota Wn, Kwota Ma – podsumowanie stron Wn i Ma.

Przy wprowadzaniu dokumentu Użytkownik uzupełnia następujące informacje:

Konto – numer konta z Planu Kont, którego dany zapis dotyczy. Po ustawieniu się w tym polu mamy możliwość wywołania listy kont z programu.

Kwota Wn, Kwota Ma – wprowadzamy wartość na właściwą stronę konta.

Rozrachunek – w kolumnie Rozrachunek dla kont rozrachunkowych wyświetlany jest stan rozrachunku.

Po zaznaczeniu wybranych pozycji BO Operator ma możliwość seryjnego zaznaczenia/odznaczenia parametru Rozrachunek poprzez wybór opcji z menu kontekstowego Zaznacz rozrachunek/Odznacz rozrachunek.

Jeżeli użytkownik korzysta z modułu Księga Handlowa Plus oraz ma aktywną obsługę kont walutowych, wówczas na formatce dokumentu BO są dodatkowe 3 kolumny: Wn w walucie, Ma w walucie oraz Waluta.

Dokument bilansu otwarcia przy włączonej obsłudze kont walutowych

Ikona Szukaj  lub kombinacja klawiszy <CTRL>+<F> umożliwiają przeszukiwanie dokumentów BO. Za ich pomocą uruchamiane jest przeszukiwanie po wszystkich kolumnach widocznych na liście w dodatkowo wyświetlanym polu na dokumencie.

Po wpisaniu ciągu znaków w polu wyszukiwania, klawisz <ENTER> lub przycisk Znajdź rozpoczynają przeszukiwanie, natomiast ponowne wybranie któregoś z nich powoduje przejście do następnego wyszukanego rekordu. Kombinacja klawiszy <SHIFT>+<ENTER> umożliwia edycję znalezionego dekretu.

Obok ikony , oznaczającej dodanie nowej pozycji na dokumencie BO, znajduje się przycisk , który daje możliwość wypełnienia formularza. Poprawne jego wypełnienie wymaga podania:

  • Konta księgowego,
  • Kwot strony Wn i Ma – w przypadku konta walutowego należy podać typ kursu oraz notowanie.

Dodawanie pozycji Dokumentu BO przez formularz

Opcja Dodanie pozycji zapisu przez formularz także umożliwia użytkownikowi generowanie płatności w Preliminarzu Płatności podczas wprowadzania zapisów na dokumentach BO. Po rozrachowaniu dekretu parametr o generowaniu płatności jest wyszarzony i niemożliwy do odznaczenia.

Aby skorzystać z takiej możliwości w pierwszej kolejności powinno zostać zaznaczone pole Generowanie płatności dla bilansu otwarcia na kontach rozrachunkowych znajdujące się w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa.

Na formularzu pozycji zapisu konieczne jest:

  • Wypełnienie konta kontrahenta, dla którego zostanie wygenerowana płatność w Preliminarzu,
  • Zaznaczenie pola Generowanie płatności,
  • Określenie formy płatności i przewidywanego terminu realizacji płatności.

W momencie zapisywania dokumentu BO, w Preliminarzu dodane zostanie automatycznie nowe zdarzenie dla kontrahenta, którego konto zostało wskazane na formularzu.

Opcja Bez rozliczenia w K/B (widoczna jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa zaznaczony jest parametr Automatyczne rozliczenia i rozrachunki) umożliwia rozrachowanie na kontach księgowych bez generowania automatycznego rozliczenie w module Kasa/Bank. Analogicznie jeżeli następuje rozliczenie dokumentów w module Kasa/Bank to nie następuje rozrachowanie odpowiadających im dekretów na kontach księgowych. Parametr jest aktywny po zaznaczeniu pola Rozrachunek. Po jego zaznaczeniu przenoszą się ustawienia z formularza konta. Parametr podlega edycji.

Jeżeli bieżący okres obrachunkowy nie jest pierwszym okresem i jeżeli na bilansie otwarcia nie ma żadnych pozycji i nie ma żadnych innych dokumentów bilansu otwarcia w bieżącym okresie, to ikona  Inicjalizuj BO jest aktywna i powoduje import bilansu zamknięcia jako bilans otwarcia.

Aby program zaimportował bilans otwarcia z poprzedniego okresu muszą być spełnione następujące warunki:

  • Konta znajdują się w aktualnym okresie obrachunkowym,
  • Konta są aktywne,
  • Są kontami analitycznymi,
  • Są typu: aktywne, pasywne, aktywno-pasywne, pozabilansowe,
  • W poprzednim okresie obrachunkowym konto ma zdefiniowane konto w przyszłym okresie,
  • Operator nie ma zakazu do konta,
  • Obroty na koncie są różne od zera.

Uwaga
W programie jest możliwość inicjalizacji BO, pomimo że zapisy w poprzednim roku obrachunkowym znajdują się w buforze oraz poprzedni rok obrachunkowy nie został zamknięty. W takim przypadku podczas dokonywania importu pojawi się komunikat: Poprzedni okres obrachunkowy nie został zamknięty. Zaimportowane dane mogą być niekompletne. Czy kontynuować?

Jeżeli bieżący okres obrachunkowy jest pierwszym okresem i nie ma żadnych innych dokumentów bilansu otwarcia w bieżącym okresie oraz w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa odznaczono parametr Generowanie płatności dla bilansu otwarcia na kontach rozrachunkowych, wówczas przycisk  Inicjalizuj BO na podstawie Preliminarza i kasy jest aktywny i powoduje wygenerowanie pozycji w bilansie otwarcia dla kont rozrachunkowych słownikowych na podstawie zatwierdzonych (przeznaczonych Do realizacji), nierozliczonych zapisów w Preliminarzu i w raportach kasowo/bankowych. Pozostałe stany kont (np. kont zwykłych) w bilansie otwarcia należy uzupełnić ręcznie. Dodatkowo, aby użytkownikowi ułatwić wprowadzanie dokumentów źródłowych (do Preliminarza czy raportów kasowo/bankowych), w oknie bilansu otwarcia z boku dostępne są przyciski umożliwiające Dodawanie zdarzeń do Preliminarza   i Zapisów do kasy/banku .

Obok przycisków służących do dodawania zdarzeń i zapisów jest strzałka służąca do rozwijania menu dostępnych rejestrów kasowo/bankowych. Po wybraniu jakiegoś rejestru dodawane jest zdarzenie do Preliminarza lub zapis kasowy. Data dokumentu ustalana jest na dzień bilansu otwarcia, można ją zmodyfikować, jeśli zachodzi taka konieczność. Pozostałe dane użytkownik wypełnia samodzielnie.

Konto, na którym jest dokonywana inicjalizacja bilansu otwarcia, pobierane jest z zapisu kasowo/bankowego lub zdarzenia w Preliminarzu. Na formatce zapisu kasowo/bankowego, na zakładce [Ogólne], wprowadzono pole Konto przeciwstawne, w którym można wprowadzić tylko fragment numeru konta lub można skorzystać z Planu Kont i pobrać konkretny numer z listy.

Na Formatce zdarzenia w Preliminarzu, na zakładce [Dodatkowe], również wprowadzono pole Konto przeciwstawne BO, w którym podobnie jak na zapisie kasowo/bankowym można wprowadzić tylko fragment numeru konta lub można skorzystać z Planu Kont i pobrać konkretny numer z listy.

Po zatwierdzeniu bilansu otwarcia pole Konto przeciwstawne jest blokowane:

  • W przypadku Preliminarza na wszystkich zdarzeniach,
  • W przypadku zapisów tylko na tych, które zostały pobrane na BO.

Uwaga
Pole Konto przeciwstawne na zapisie kasowo/bankowym jest widoczne tylko w przypadku, gdy wybrana jest księgowość kontowa. W przypadku Preliminarza pole Konto przeciwstawne BO jest aktywne, jeśli dodatkowo data dokumentu wprowadzanego do Preliminarza jest wcześniejsza niż początek okresu obrachunkowego.

Uwaga
Jeśli zapisy z Kasy/Banku lub zdarzenia z Preliminarza zostały już zainicjalizowane na BO, to przy próbie zmiany Kontrahenta, Kwoty, Konta, Daty dokumentu itp. na tych zapisach pojawi się komunikat: Zmiana danych może wymagać ponownej inicjalizacji bilansu otwarcia w księgowości. Należy pamiętać, że dotyczy to wyłącznie zapisów kasowo/bankowych zdarzeń w Preliminarzu wprowadzonych ręcznie, a nie automatycznie generowanych przez program np. na podstawie wprowadzonych faktur do Rejestru Sprzedaży.

Uwaga
Należy pamiętać, iż włączenie parametru Automatyczne zakładanie kont analitycznych niesłownikowych w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa ma powiązanie z księgowaniem raportów kasowo/bankowych i ustalaniem kont przeciwstawnych na zapisach kasowo/bankowych. W momencie księgowania odpowiednim schematem, jeśli wpisane w polu konto przeciwstawne nie istnieje, to program będzie próbował je założyć. Do użytkownika należy prawidłowe uzupełnienie pola Konto przeciwstawne.

W pozostałych przypadkach przycisk  Inicjalizuj BO jest nieaktywny.